Как создавать текстовые документы в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Разные приложения генерируют данные в разных формах.

Приложение SaaS может создать отчет в формате PDF, а другое приложение может создать данные в виде файла TXT или CSV.

Сложность заключается в объединении данных в единое приложение, которое может работать со всеми данными для получения требуемых результатов.

Microsoft Excel — это одно из приложений, которое часто используется для этого благодаря его универсальности при импорте данных из файлов с самыми разными расширениями.

Например, если у вас есть список элементов, сохраненный в файле Text (или в Блокноте), Excel позволяет импортировать этот список для дальнейшей обработки.

В этом руководстве мы покажем вам два способа преобразования текстового файла в формат Excel:

С помощью Мастера импорта текста
открыв файл непосредственно в Excel

Оглавление

Что такое текстовый файл?

Файл Text – это файл, содержащий текст без специального форматирования (например, выделенный полужирным шрифтом, курсивом, изображениями и т. д.).

Эти файлы имеют расширение .txt и могут быть открыты в любом текстовом редакторе, таком как Блокнот, или текстовом процессоре, таком как Microsoft Word.

Но во многих случаях у вас могут быть данные в текстовом файле, который нужно открыть в Excel и проанализировать там.

К счастью, вы можете легко открывать текстовые файлы в Microsoft Excel, а затем работать с ними дальше.

Давайте посмотрим, как это сделать!

Как преобразовать текстовый файл в Excel

Давайте рассмотрим два способа преобразования текстового файла (.txt) в Excel.

Способ 1. Использование мастера импорта текста для преобразования текстового файла в формат Excel

Если у вас есть электронная таблица, открытая в Excel, и вы хотите импортировать содержимое текстового файла в определенную область электронной таблицы, мастер импорта текста может быть лучший способ пойти.

Этот мастер сканирует ваш текстовый файл и гарантирует, что данные в файле будут импортированы так, как вы хотите.

Чтобы использовать Мастер импорта текста, выберите вкладку Данные, а затем "Из текста" (которую вы найдете в разделе < em>группа "Получить внешние данные".

После этого выберите текстовый файл, который вы хотите импортировать.

Мастер импорта текста должен открыться автоматически.

С помощью Мастера импорта текста вы сможете настроить оптимальные параметры для импорта данных текстового файла, выполнив 3 шага:

Шаг 1 из 3

На этом шаге вы можете указать следующие параметры:

Исходный тип данных. Здесь вы можете выбрать способ разделения данных на столбцы. У вас есть два варианта:

С разделителями: выберите этот вариант, если данные вашего текстового файла разделены символами табуляции, двоеточиями, точками с запятой или другими символами.
Фиксированная ширина. Выберите этот вариант, если все элементы в каждом столбце ваших данных имеют одинаковую ширину.

Шаг 2 из 3

Если вы выбрали переключатель "С разделителями" на шаге 1, то на этом шаге вы можете указать разделители, которые содержатся в ваших данных (например, табуляции, запятые, точки с запятой и т. д.) Вы также можете указать, хотите ли вы, чтобы последовательные разделители считались одним.

Более того, если ваши текстовые значения заключены в специальный набор символов (например, в одинарные или двойные кавычки), вы можете указать символ на этом шаге.

Эти символы известны как квалификаторы текста и помогают указать, хотите ли вы, чтобы набор значений импортировался как одно целое.

Например, «Скотт, Стив» импортируется как одно значение, даже если слова разделены запятой.

В нижней части экрана вы можете предварительно увидеть, как ваши данные повлияют на электронную таблицу после преобразования.

С другой стороны, если вы выбрали переключатель "Фиксированная ширина" на шаге 1, то на шаге 2 можно указать ширины для каждого столбца.

Вы можете ввести новый разрыв столбца в окне предварительного просмотра, просто щелкнув соответствующую точку на шкале.

Линия со стрелкой должна обозначать разрыв столбца.

Размещайте разрывы строк в любом месте окна предварительного просмотра.

Если вы хотите переместить разрыв строки, просто перетащите его. Если вы хотите удалить линию, просто дважды щелкните по ней.

Шаг 3 из 3

Это позволяет указать формат данных для каждого столбца.

Вы можете указать, хотите ли вы, чтобы формат столбца оставался в формате по умолчанию, установленном мастером импорта текста, или вы хотите установить формат: Общий, Текст или Дата.

Просто выберите столбец в окне предварительного просмотра и выберите нужный формат.

Если вы хотите удалить выбранный столбец, выберите последний вариант переключателя (с надписью «Не импортировать столбец»).

Кнопка Дополнительно на этом шаге открывает диалоговое окно Дополнительные настройки импорта текста.

В этом диалоговом окне можно указать дополнительные параметры форматирования.

Например, вы можете использовать Расширенные настройки импорта текста, чтобы указать, какие десятичные разделители или разделители тысяч использовались в текстовом файле, чтобы их можно было настроить в соответствии с региональными настройками вашего компьютера.< /p>

Задав все настройки для импортированных текстовых данных, нажмите кнопку Готово.

Откроется диалоговое окно Импорт данных.

В этом поле вы можете выбрать, куда вы хотите импортировать данные вашего текстового файла.

Если вы хотите импортировать его на существующий лист, вы можете выбрать или ввести ссылку на ячейку, в которой вы хотите, чтобы Excel начал отображать импортированные данные.

Однако, если вы хотите открыть его на новом рабочем листе, установите переключатель рядом с "Новый рабочий лист".

Теперь ваш текстовый файл должен быть импортирован в выбранное вами место в Excel с настройками формата, которые вы указали в Мастере импорта текста.

Способ 2. Открытие текстового файла непосредственно в Excel

Вы также можете просто открыть текстовый файл непосредственно в Excel.

При открытии Excel распознает текстовый файл и автоматически преобразует его в формат, пригодный для отображения в электронной таблице.

Все, что вам нужно сделать, это нажать на вкладку Файл, выбрать Открыть, а затем просмотреть и выбрать текстовый файл, который вы хотите открыть.

Одна из проблем, с которой вы, вероятно, столкнетесь при попытке открыть текстовый файл непосредственно в Excel, — это попытка найти файл в папке.

Это связано с тем, что диалоговое окно Excel "Открыть файл" по умолчанию фильтрует и отображает только файлы Excel с расширениями ".xls", '.xlsx' и т. д.

Он также отображает файлы CSV, если ваш компьютер настроен на использование Excel в качестве приложения по умолчанию для открытия файлов CSV.

Поэтому, если вы не видите нужный текстовый файл в папке при попытке открыть его в Excel, просто выберите "Все файлы" в разделе "Типы файлов". ', как показано ниже:

Откроется Мастер импорта текста, где вы можете настроить способ отображения данных вашего текстового файла в Excel (как показано в способе 1).

Теперь текстовый файл должен быть преобразован и отображен в Excel.

Если после открытия файла некоторые столбцы (или отдельные ячейки) по-прежнему не преобразованы в требуемый формат, вы можете преобразовать их вручную.

Хотя этот метод открытия текстового файла непосредственно в Excel работает хорошо, преимущество использования первого метода (с помощью мастера импорта текста) позволяет внести некоторые коррективы еще до загрузки данных в Excel.

В этом руководстве мы показали вам два способа преобразования и открытия текстового файла в Excel.

Третий метод может заключаться в использовании онлайн-инструментов, таких как Online2pdf, но мы не слишком останавливались на этом, потому что Мастер импорта текста в Excel обеспечивает гораздо большую гибкость, позволяя вам настроить данные и отформатировать их именно так, как вы хотите.

Вы когда-нибудь пытались преобразовать текстовый файл в файл Excel с разделителями? В этой статье я расскажу о методах решения этой проблемы.

Импорт текстового файла на лист с разделителем или без него

Преобразование текстового файла в лист с разделителем с помощью Open

Чтобы преобразовать текстовый файл в лист, вы можете использовать утилиту Open в Excel.

<р>1. Щелкните Файл > Открыть > Обзор. Смотрите скриншот:

<р>2. Затем в диалоговом окне «Открыть» выберите «Текстовые файлы» в раскрывающемся списке рядом с именем файла и выберите текстовый файл, который вы используете. Смотрите скриншот:

<р>3. Нажмите «Открыть» и в диалоговом окне «Мастер импорта текста» установите флажок «С разделителями» и нажмите «Далее», чтобы проверить разделитель, который вы используете для разделения текста, и продолжайте нажимать «Далее», чтобы указать формат, который вы используете. Смотрите скриншот:

<р>4. Нажмите «Готово», и новый лист новой книги будет создан с текстами.

Импорт текстового файла на лист с разделителем или без него

Если вы хотите импортировать текстовый файл в определенный диапазон листа с разделителем или без разделителя, как вам нужно, вы можете попробовать Вставить файл в утилиту курсора Kutools for Excel для решения этой задачи.

После установки Kutools for Excel сделайте следующее: (Бесплатно загрузите Kutools for Excel сейчас!)

<р>1. Выберите ячейку, в которую вы поместите содержимое импортированного текстового файла, и нажмите Kutools Plus > Импорт и экспорт > Вставить файл в курсор. Смотрите скриншот:

<р>2. В диалоговом окне «Вставить файл в курсор» нажмите «Обзор», чтобы отобразить диалоговое окно «Выбор файла для вставки в положение курсора ячейки», выберите «Текстовые файлы» в раскрывающемся списке рядом с «Имя файла», выберите нужный файл и нажмите «Открыть». Смотрите скриншот:

<р>3. Нажмите OK, после чего текстовый файл будет вставлен в размещенную ячейку без разделителя.

Примечание:

ЕСЛИ вы хотите разделить текст на ячейки с разделителем, выберите тексты и нажмите Kutools > Объединить и разделить > Разделить ячейки. Смотрите скриншот:

Затем отметьте нужные параметры в разделе «Тип» и «Разделить по разделам». Смотрите скриншот:

Нажмите "ОК", чтобы выбрать ячейку для размещения текстов.

Нажмите "ОК" для завершения.

Сегодня мы собираемся создать сценарий VBA, который создаст текстовый файл на основе определенной таблицы в книге Excel. Это полезно для создания текстовых шаблонов для различных целей, например для загрузки данных в базы данных и другие системы, которые принимают только текстовые файлы.

Мы хотели бы сохранить следующую таблицу (Table1) в Excel:

в текстовый файл, как показано ниже. В частности, мы хотим создать текстовый файл с тем же содержимым, что и в таблице Excel выше, и вставить пустые строки между строками с разными описаниями в столбце Memo. Также. Мы хотим сохранить структуру таблицы Excel без изменений:

Первый шаг включает объявление соответствующих переменных.

Затемнить имя файла как строку, lineText как строку

Затемнить мой диапазон как диапазон

Затем мы указываем путь к файлу на локальном диске, где мы хотим сохранить текстовый файл. Код «ThisWorkbook.path» определяет путь к файлу для текущей книги, и мы используем этот путь к файлу в качестве корневого каталога для текстового файла. Код «Рабочие листы («Таблица продуктов»). Имя» определяет имя текстового файла, который необходимо сохранить.

filename = ThisWorkbook.path & "\" & Worksheets("Таблица продуктов").Name & ".txt"

Следующая строка кода настраивает выходной файл и дает номер выходного файла. Номер файла позволяет нам различать разные выходные файлы, если у нас есть более одного выходного текстового файла.

Затем мы назначаем диапазон целевой таблицы (Table1) предопределенной переменной myrng и будем использовать эту переменную позже в коде.

Установите myrng = Range("Table1")

Следующие несколько строк кода перебирают строки и столбцы таблицы с помощью цикла For. Мы уже рассказывали о цикле For в предыдущем блоге, вы можете прочитать об этом здесь.

Для i = 1 To myrng.Rows.Count + 1

Для j = 1 To myrng.Columns.Count

Строка кода ниже вставляется в цикл, где мы записываем содержимое каждой строки таблицы Table1 в текстовый файл. Код «IIf(j = 1, "", lineText & Chr(9))" определяет, что если j = 1, то печатается пустое значение, чтобы игнорировать содержимое первого столбца. Если нет, мы используем комбинированный контекст «lineText» и Chr(9), который эквивалентен горизонтальной вкладке, определенной в кодах ASCII. Chr(9) используется в качестве разделителя табуляции для текстового файла. Следующий код «myrng.Cells(i - 1, j)» находит содержимое предыдущей строки в таблице данных, а затем объединяется с контекстом, определенным ранее. Затем новый связанный контекст присваивается переменной «lineText», которая суммирует содержимое каждого столбца в таблице данных.

lineText = IIf(j = 1, "", lineText & Chr(9)) & myrng.Cells(i - 1, j)

Чтобы создать пустую строку между двумя записями с разными описаниями заметок, нам нужно написать дополнительный код. Приведенный ниже код идентифицирует содержимое третьего столбца таблицы данных. Во-первых, мы определяем критерии «i > 2», это используется для исключения строки заголовка, потому что мы не хотим вставлять пустую строку между заголовком и первой строкой таблицы данных. Если содержимое текущей строки таблицы данных в третьем столбце отличается от содержимого следующей строки, вставляется пустая строка. Если нет, то ничего не делайте.

Если i > 2 И Ячейки(i, 3).Значение <> Ячейки(i + 1, 3), То

Объединяя все строки кода вместе, мы получаем следующее:

Затемнить имя файла как строку, lineText как строку

Затемнить мой диапазон как диапазон

filename = ThisWorkbook.path & "\" & Worksheets("Таблица продуктов").Name & ".txt"

Установите myrng = Range("Table1")

Для i = 1 To myrng.Rows.Count + 1

Для j = 1 To myrng.Columns.Count

lineText = IIf(j = 1, "", lineText & Chr(9)) & myrng.Cells(i - 1, j)

Если i > 2 И Ячейки(i, 3).Значение <> Ячейки(i + 1, 3), То

Таким образом, мы можем создать требуемый текстовый файл из целевой таблицы, не изменяя структуру в файле Excel.

Есть два способа импортировать данные из текстового файла в Excel: вы можете открыть его в Excel или импортировать как диапазон внешних данных. Чтобы экспортировать данные из Excel в текстовый файл, используйте команду «Сохранить как» и измените тип файла в раскрывающемся меню.

Существует два широко используемых формата текстовых файлов:

Текстовые файлы с разделителями (.txt), в которых символ TAB (код символа ASCII 009) обычно разделяет каждое поле текста.

Текстовые файлы значений, разделенных запятыми (.csv), в которых символ запятой (,) обычно разделяет каждое поле текста.

Вы можете изменить символ-разделитель, который используется как в текстовых файлах с разделителями, так и в текстовых файлах .csv. Это может быть необходимо, чтобы убедиться, что операция импорта или экспорта работает так, как вы хотите.

Примечание. Вы можете импортировать или экспортировать до 1 048 576 строк и 16 384 столбцов.

Импортируйте текстовый файл, открыв его в Excel

Текстовый файл, созданный в другой программе, можно открыть как книгу Excel с помощью команды "Открыть". Открытие текстового файла в Excel не меняет формат файла — вы можете увидеть это в строке заголовка Excel, где имя файла сохраняет расширение имени текстового файла (например, .txt или .csv).

Выберите «Файл» > «Открыть» и перейдите в папку, содержащую текстовый файл.

Выберите «Текстовые файлы» в раскрывающемся списке типов файлов в диалоговом окне «Открыть».

Найдите текстовый файл, который хотите открыть, и дважды щелкните его.

Если это текстовый файл (.txt), Excel запускает мастер импорта текста. Когда вы закончите с шагами, нажмите «Готово», чтобы завершить операцию импорта. Дополнительную информацию о разделителях и дополнительных параметрах см. в Мастере импорта текста.

Если файл имеет формат .csv, Excel автоматически открывает текстовый файл и отображает данные в новой книге.

Примечание. Когда Excel открывает CSV-файл, он использует текущие настройки формата данных по умолчанию для интерпретации того, как импортировать каждый столбец данных. Если вам нужна большая гибкость при преобразовании столбцов в другие форматы данных, вы можете использовать мастер импорта текста. Например, формат столбца данных в CSV-файле может быть MDY, но формат данных Excel по умолчанию — YMD, или вы хотите преобразовать столбец чисел, содержащий начальные нули, в текст, чтобы сохранить начальные нули. Чтобы заставить Excel запустить мастер импорта текста, вы можете изменить расширение имени файла с .csv на .txt, прежде чем открывать его, или вы можете импортировать текстовый файл, подключившись к нему (дополнительные сведения см. в следующем разделе).

Импортировать текстовый файл, подключившись к нему (Power Query)

Вы можете импортировать данные из текстового файла в существующий лист.

На вкладке "Данные" в группе "Получить и преобразовать данные" нажмите "Из текста/CSV".

В диалоговом окне "Импорт данных" найдите и дважды щелкните текстовый файл, который нужно импортировать, и нажмите "Импорт".

В диалоговом окне предварительного просмотра у вас есть несколько вариантов:

Выберите Загрузить, если вы хотите загрузить данные непосредственно на новый лист.

Кроме того, выберите Загрузить в, если вы хотите загрузить данные в таблицу, сводную таблицу/сводную диаграмму, существующий/новый лист Excel или просто создать подключение. Вы также можете добавить свои данные в модель данных.

Выберите «Преобразовать данные», если вы хотите загрузить данные в Power Query и отредактировать их перед переносом в Excel.

Если Excel не преобразует определенный столбец данных в нужный формат, вы можете преобразовать данные после их импорта. Дополнительные сведения см. в разделах Преобразование чисел, сохраненных в виде текста, в числа и Преобразование дат, сохраненных в виде текста, в даты.

Экспортировать данные в текстовый файл, сохранив его

Вы можете преобразовать рабочий лист Excel в текстовый файл с помощью команды "Сохранить как".

Выберите «Файл» > «Сохранить как».

Нажмите "Обзор".

В диалоговом окне "Сохранить как" в поле "Тип файла" выберите формат текстового файла для рабочего листа; например, нажмите «Текст» (с разделителями табуляции) или «CSV» (с разделителями-запятыми).

Примечание. Различные форматы поддерживают разные наборы функций. Дополнительные сведения о наборах функций, поддерживаемых различными форматами текстовых файлов, см. в разделе Форматы файлов, поддерживаемые в Excel.

Перейдите к месту, где вы хотите сохранить новый текстовый файл, и нажмите "Сохранить".

Появится диалоговое окно с напоминанием о том, что в новый файл будет сохранен только текущий рабочий лист.Если вы уверены, что текущий рабочий лист — это тот, который вы хотите сохранить в виде текстового файла, нажмите «ОК». Вы можете сохранить другие рабочие листы как отдельные текстовые файлы, повторив эту процедуру для каждого рабочего листа.

Вы также можете увидеть предупреждение под лентой о том, что некоторые функции могут быть потеряны, если вы сохраните книгу в формате CSV.

Дополнительную информацию о сохранении файлов в других форматах см. в разделе Сохранение книги в другом формате файла.

Импортировать текстовый файл, подключившись к нему

Вы можете импортировать данные из текстового файла в существующий лист.

Нажмите на ячейку, в которую вы хотите поместить данные из текстового файла.

На вкладке "Данные" в группе "Получить внешние данные" нажмите "Из текста".

Следуйте инструкциям мастера импорта текста. Нажмите «Справка» на любой странице мастера импорта текста, чтобы получить дополнительные сведения об использовании мастера. Когда вы закончите шаги мастера, нажмите Готово, чтобы завершить операцию импорта.

В диалоговом окне "Импорт данных" выполните следующие действия:

В разделе Куда вы хотите поместить данные? выполните одно из следующих действий:

Чтобы вернуть данные в выбранное место, щелкните Существующий лист.

Чтобы вернуть данные в левый верхний угол нового рабочего листа, нажмите "Новый рабочий лист".

При необходимости нажмите "Свойства", чтобы установить параметры обновления, форматирования и макета для импортированных данных.

Excel помещает диапазон внешних данных в указанное вами место.

Если Excel не преобразует столбец данных в нужный формат, вы можете преобразовать данные после их импорта. Дополнительные сведения см. в разделах Преобразование чисел, сохраненных в виде текста, в числа и Преобразование дат, сохраненных в виде текста, в даты.

Экспортировать данные в текстовый файл, сохранив его

Вы можете преобразовать рабочий лист Excel в текстовый файл с помощью команды "Сохранить как".

Выберите «Файл» > «Сохранить как».

Появится диалоговое окно "Сохранить как".

В поле "Тип файла" выберите формат текстового файла для листа.

Например, нажмите Текст (с разделителями табуляции) или CSV (с разделителями-запятыми).

Перейдите к месту, где вы хотите сохранить новый текстовый файл, и нажмите "Сохранить".

Появится диалоговое окно с напоминанием о том, что в новый файл будет сохранен только текущий рабочий лист. Если вы уверены, что текущий рабочий лист — это тот, который вы хотите сохранить в виде текстового файла, нажмите «ОК». Вы можете сохранить другие рабочие листы как отдельные текстовые файлы, повторив эту процедуру для каждого рабочего листа.

Появится второе диалоговое окно с напоминанием о том, что ваш рабочий лист может содержать функции, не поддерживаемые форматами текстовых файлов. Если вас интересует только сохранение данных рабочего листа в новый текстовый файл, нажмите «Да». Если вы не уверены и хотели бы узнать больше о том, какие функции Excel не поддерживаются форматами текстовых файлов, нажмите «Справка», чтобы получить дополнительную информацию.

Способ изменения разделителя при импорте зависит от того, как вы импортируете текст.

Если вы используете «Получить и преобразовать данные» > «Из текста/CSV», после выбора текстового файла и нажатия кнопки «Импорт» выберите символ для использования из списка в разделе «Разделитель». Вы можете сразу же увидеть результат своего нового выбора в предварительном просмотре данных, поэтому вы можете быть уверены, что сделали правильный выбор, прежде чем продолжить.

Если вы используете мастер импорта текста для импорта текстового файла, вы можете изменить разделитель, используемый для операции импорта, на шаге 2 мастера импорта текста. На этом шаге вы также можете изменить способ обработки последовательных разделителей, таких как последовательные кавычки.

Дополнительную информацию о разделителях и дополнительных параметрах см. в Мастере импорта текста.

Если вы хотите использовать точку с запятой в качестве разделителя списка по умолчанию при сохранении файла .csv, но вам нужно ограничить изменение Excel, рассмотрите возможность изменения десятичного разделителя по умолчанию на запятую. В этом случае Excel будет использовать точку с запятой. -двоеточие для разделителя списка. Очевидно, что это также изменит способ отображения десятичных чисел, поэтому рассмотрите возможность изменения разделителя тысяч, чтобы избежать путаницы.

Очистить параметры Excel > Дополнительно > Параметры редактирования > Использовать системные разделители.

Установите для десятичного разделителя значение , (запятая).

Установите для разделителя тысяч значение . (точка).

При сохранении книги в виде CSV-файла разделителем списка по умолчанию является запятая. Вы можете изменить его на другой символ-разделитель, используя настройки региона Windows.

Внимание! Изменение настроек Windows вызовет глобальные изменения на вашем компьютере, затрагивающие все приложения.Чтобы изменить разделитель только для Excel, см. раздел Изменение разделителя списка по умолчанию для сохранения файлов в виде текста (.csv) в Excel.

В Microsoft Windows 10 щелкните правой кнопкой мыши кнопку "Пуск" и выберите "Параметры".

Нажмите «Время и язык», а затем нажмите «Регион» на левой панели.

На главной панели в разделе «Региональные настройки» нажмите «Дополнительные настройки даты, времени и региона».

В разделе "Регион" нажмите "Изменить формат даты, времени или чисел".

В диалоговом окне "Регион" на вкладке "Формат" нажмите "Дополнительные параметры".

В диалоговом окне "Настройка формата" на вкладке "Числа" введите символ, который будет использоваться в качестве нового разделителя в поле "Разделитель списка".

Дважды нажмите "ОК".

В Microsoft Windows нажмите кнопку "Пуск" и выберите "Панель управления".

В разделе Часы, язык и регион нажмите Изменить формат даты, времени или чисел.

В диалоговом окне "Регион" на вкладке "Формат" нажмите "Дополнительные параметры".

Дважды нажмите "ОК".

Примечание. После изменения символа-разделителя списка на вашем компьютере все программы используют новый символ в качестве разделителя списка. Вы можете изменить символ обратно на символ по умолчанию, выполнив ту же процедуру.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

Читайте также: