Как создать заметку в Microsoft Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Иногда я получаю сообщение электронной почты, на которое мне не нужно отвечать напрямую, но у меня есть некоторые мысли, которые я хочу записать и вернуться к ним позже.

Есть ли хороший способ добавить примечание к полученному сообщению?

В Outlook это можно сделать несколькими способами. Какой метод лучше всего подходит для вас, зависит главным образом от того, насколько длинной будет ваша заметка и насколько сильное форматирование вам потребуется.

Помимо нескольких методов в самом Outlook, вы также можете использовать другие приложения или надстройки, которые можно интегрировать с Outlook.

Способ 1. Пользовательские флаги

Когда вы помечаете элемент, вы можете выбрать текст для пометки. По умолчанию для текста установлено значение «Последующие действия», и есть список для выбора другого заранее заданного текста, но вы также можете ввести любой текст, который хотите.

Этот метод отлично подходит, если вам нужно добавить только короткую заметку.

Чтобы ввести текст, щелкните правой кнопкой мыши столбец «Флажок» в Outlook и выберите «Пользовательский…» или нажмите CTRL+SHIFT+G, чтобы открыть то же диалоговое окно.

Введенное вами примечание будет отображаться на информационной панели непосредственно над самим сообщением, когда вы открываете его в области чтения или в отдельном окне.

Для параметров Дата начала и Срок выполнения можно задать значение Нет.

Способ 2: изменить тему

Другой способ добавить короткую заметку — изменить тему сообщения.

Для этого дважды щелкните сообщение, чтобы открыть его в отдельном окне, и непосредственно введите примечание в поле Тема.

Если вы используете Outlook 2013, 2016 или Outlook 2019 и заголовок сообщения свернут, вы не сможете изменить тему сообщения, пока не развернете заголовок сообщения, нажав маленькую стрелку вниз в правом нижнем углу сообщения. заголовок.

Увеличьте заголовок сообщения, чтобы иметь возможность редактировать тему сообщения.

Способ 3. Введите текст сообщения

Если ваши заметки немного длиннее, вы также можете ввести их прямо в текст сообщения. Для этого необходимо дважды щелкнуть сообщение, чтобы открыть его в отдельном окне. Затем выберите;

Outlook 2007
Другие действия-> Изменить сообщение
Outlook 2010/2013/2016/2019/Office 365 (классическая лента)
Действия-> Изменить сообщение
Office 365 (однострочная лента)
Нажмите многоточие (…) в правой части ленты-> Действия-> Изменить сообщение

Находясь в режиме редактирования, вы можете свободно печатать сообщение. Закрывая элемент, не забудьте сохранить изменения, чтобы сохранить заметку.

Убедитесь, что вы сначала открываете сообщение двойным щелчком мыши.

Способ 4. Прикрепить примечание

Если вы хотите добавить правильное примечание, вам сначала нужно написать его в разделе «Примечания» Outlook. После этого откройте сообщение и поместите его в режим редактирования, как указано выше. Теперь вы можете перетащить заметку в сообщение, и она будет отображаться как вложение.

После этого вы можете удалить заметку из папки "Заметки", так как она будет сохранена вместе с сообщением.

Способ 5. Используйте OneNote

Если на вашем компьютере также установлен Microsoft OneNote, у вас также будет кнопка OneNote на панели инструментов или на ленте. Нажатие этой кнопки позволит вам создать «связанную заметку», в которой сообщение будет храниться в Outlook, а заметка к сообщению — в OneNote.

Оба элемента содержат ссылки друг на друга, поэтому можно легко найти связанное сообщение или заметку в Outlook или OneNote.

Этот метод отлично подходит для более длинных заметок или заметок, содержащих форматирование или даже изображения, изображения или рисунки.

Способ 6. Используйте надстройку

Еще один способ сделать это — использовать надстройку для создания заметок для Outlook. Это могут сделать две надстройки: Standss EmailNotes и Bells & Whistles для Outlook.

Standss EmailNotes — это серьезная надстройка для создания заметок для Outlook. Заметки можно делать напрямую в отдельной панели заметок. Текст заметки можно форматировать, добавлять ссылки, а заметки можно распечатывать и включать в ответы и пересылки.

Bells & Whistles for Outlook – это более общая надстройка, которая помимо добавления примечаний к сообщению предлагает такие функции, как создание шаблонов сообщений, автоматический выбор учетной записи электронной почты, напоминание о забытой теме/вложениях, простое слияние почты и многое другое.< /p>

Способ 7. Использование веб-надстройки Office Store

Преимущество этих надстроек заключается в том, что они также работают с Outlook в Интернете (OWA) и Outlook для Mac, а поддержка приложения Outlook для iOS и Android появится позже.

Имейте в виду, что это не похоже на то, что доступные в настоящее время надстройки для создания заметок все еще активно поддерживаются, а также требуют, чтобы вы предоставили доступ к почтовому ящику третьей стороне, поэтому вы можете дважды подумать, прежде чем использовать какие-либо этих решений;

Роб Вудгейт

Роб Вудгейт
Писатель

Роб Вудгейт — писатель и ИТ-консультант с почти 20-летним опытом работы в частном и государственном секторах. Он также работал инструктором, специалистом по технической поддержке, менеджером по доставке, системным администратором и выполнял другие функции, связанные с обеспечением совместной работы людей и технологий. Подробнее.

Microsoft Outlook позволяет создавать электронные заметки, которые можно отображать либо в Outlook, либо прямо на рабочем столе, что позволяет хранить все настоящие заметки прямо на рабочем столе.

Прежде чем мы начнем, давайте вспомним, что записывать пароли на стикерах Post-It, электронных или иных, просто плохо. Мы много писали о безопасности паролей на протяжении многих лет, поэтому найдите время, чтобы выбрать менеджер паролей и использовать его. Однажды вы поблагодарите нас.

Создание новой заметки

Первое, что нужно сделать, это открыть параметр "Заметки" в Outlook. Для этого перейдите в левый нижний угол Outlook, нажмите на три точки в разделе «Навигация», а затем нажмите «Заметки».

Откроется параметр «Заметки», где вы можете добавлять, редактировать и удалять свои заметки.

Чтобы создать новую заметку, нажмите «Новая заметка». Будет создана новая заметка с размером и цветом по умолчанию.

Работа с заметкой

Заметки Outlook кажутся простыми, но в небольшом квадрате они сочетают множество функций. Ваша заметка состоит из шести отдельных областей.

<р>1. Сама заметка, где вы можете набрать свой текст.
2. Меню заметки с различными опциями, которые вы можете выполнять с заметкой.
3. «Ручка перемещения», по которой можно щелкнуть и использовать для перетаскивания заметки по экрану.
4. Параметр закрытия, закрывающий заметку.
5. «Ручка изменения размера», которую вы можете нажать и перетащить, чтобы изменить размер заметки.
6. Дата и время последнего изменения заметки.

Одна вещь, которую вы не увидите, – это кнопка "Сохранить". Когда вы нажимаете кнопку «Закрыть» или даже щелкаете от заметки в другое место, заметка автоматически сохраняется для вас, и для вас не существует версий (точно так же, как физический стикер).

Первая строка заметки становится именем файла (даже если первая строка пуста), поэтому, если вы хотите переименовать заметку, вам нужно будет переписать в ней первую строку текста.

Организация заметок

Тот факт, что первая строка заметки становится именем файла, можно использовать для систематизации заметок, сделав первое слово действием, которое необходимо выполнить (например, «Делать», «Позвонить», « Напоминание» и др.). По умолчанию ваши заметки отображаются в виде значков.

Это упорядочивает ваши заметки по дате их изменения, при этом заметки, которые были изменены (или созданы) последними, находятся впереди. Если вы переключитесь на представление списка заметок, вы сможете увидеть это более четко.

Чтобы упорядочить заметки по типу действия, вы можете упорядочить их по теме, выбрав «Просмотр» > «Настройки просмотра».

Мы уже рассказывали об изменении настроек просмотра, поэтому не будем вдаваться в подробности, но если вы делали это для своих почтовых папок, то знаете, что это очень просто.После того как вы измените режим просмотра на сортировку по теме, ваши различные действия станут более заметными.

Классификация заметок по цвету

Вы также можете изменить цвет заметок, изменив категорию. Это можно сделать одним из трех способов:

<р>1. Выбрав заметку в окне «Заметки» и нажав кнопку «Главная» > «Категоризировать».

<р>2. Щелкнув правой кнопкой мыши заметку в окне "Заметки" и выбрав "Категоризировать" в контекстном меню.

<р>3. Щелкнув меню в левом верхнем углу открытой заметки и выбрав «Категоризировать» в меню.

Выберите цвет заметки. Если вы до этого не использовали категории, вы увидите возможность переименовать категорию и изменить цвет.

После того, как вы выбрали категорию, вся заметка будет соответствовать выбранному вами цвету, а значок изменит цвет в окне заметки.

Это простой способ отслеживать различные типы ваших заметок, потому что вам не нужно читать или упорядочивать свои заметки, чтобы узнать, что это за заметки.

Добавление заметок на рабочий стол

Хорошо, это касается настройки ваших заметок и их классификации. Давайте посмотрим, как добавить их на рабочий стол. Хорошей новостью является то, что это так же просто, как открыть заметку, а затем свернуть Outlook. Открытые заметки можно перетаскивать и помещать в любое место на рабочем столе.

После того как вы закроете Outlook, заметки также закроются, что логично, но не идеально. Однако, когда вы снова открываете их по отдельности из Outlook, они открываются в том же месте, где вы их оставили, поэтому, как только вы их тщательно расположите, они останутся на том же месте. И если вы относитесь к тому типу людей, которые никогда не закрывают Outlook, пока не перезагрузите компьютер, это в любом случае не будет большой проблемой.

Если вы хотите, чтобы заметки открывались, но не Outlook, вы можете сохранить заметки вне Outlook и открывать их, не открывая основное приложение Outlook. Для этого щелкните пункт меню заметки и выберите «Сохранить как».

Откроется стандартное диалоговое окно Windows, позволяющее выбрать место для сохранения. Мы собираемся выбрать Рабочий стол.

Когда вы откроете сохраненное сообщение, заметка откроется именно там, где вы ее оставили, без открытия приложения Outlook. (Технически приложение Outlook открыто в фоновом режиме, но вы его не видите и не будете получать уведомления.) Поскольку это копия заметки в Outlook, а не исходная заметка, ее изменение не обновите Outlook, но это нормально, если вы используете заметки для визуальных напоминаний, а не для текущего подсчета дел.

Отправка заметок другим людям

Вы также можете отправлять заметки другим людям. Если у них есть Outlook, они смогут открывать их как заметки и использовать их так же, как и вы. Чтобы отправить заметку кому-либо, щелкните пункт меню заметки и выберите «Переслать».

При этом будет создано электронное письмо с заметкой в качестве вложения.

Если получатель откроет вложенную заметку в почтовой программе, такой как Gmail, или клиенте, например Thunderbird, она будет рассматриваться как электронное письмо с обычным текстом, но если он откроет ее в Outlook, она будет обработана как заметка.Это делает его особенно полезным для отправки сообщений коллегам в офисе, использующим Outlook, особенно если ваша команда использует Notes.

Заметки — не самая яркая и многофункциональная часть Outlook, но если вы любите заметки Post-It, они просты и эффективны. И вам никогда не придется беспокоиться о том, что они будут удалены чистильщиками, потеряют свою липкость и отпадут или оставят информацию видимой всем, кто проходит мимо.

› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Что означает XD и как вы его используете?
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11

советы, которые вы можете использовать — короткие и по существу — каждый вторник, среду и четверг

Вторник, 23 мая 2017 г., практика исследования технологий

Технический совет

Добавление личных заметок в сообщения электронной почты Outlook

Мне много раз задавали вопрос о том, как добавить личные примечания, аннотации, дополнительную информацию или комментарии к электронному письму, которое вы отправили или получили. Существует множество несовершенных способов добавления заметок к полученным или отправленным сообщениям электронной почты, но идеального метода нет. На данный момент мы можем выбрать только один или два несовершенных обходных пути и надеяться, что Microsoft когда-нибудь добавит это в качестве функции. Существуют сторонние подключаемые модули, упрощающие добавление примечаний к почтовым сообщениям, но в этой статье я ограничусь продуктами Microsoft Office.

Ниже приведены несколько вариантов, которые вы можете попробовать. Я использовал все это в тот или иной момент и в конечном итоге устранил все, кроме последнего. Версии Outlook, которые я использую, — это Office 365 и Outlook 2010, но все приведенные ниже варианты должны работать и с Outlook 2013.

Использовать пользовательский флажок в качестве поля примечания

Я использовал этот обходной путь некоторое время, но отказался от него, поскольку примечание ограничено 255 символами, не форматируется и его трудно обнаружить, поскольку оно зажато между темой, датой начала/окончания и датой ответа. Кроме того, примечания, введенные в поле «Отметить», недоступны для поиска.

Щелкните правой кнопкой мыши флажок сообщения в столбце списка сообщений.
Выберите «Пользовательский».
Введите примечания в поле "Отметить"

Переслать письмо самому себе

Переадресуйте письмо себе, и вы сможете добавлять длинные заметки и даже вложения и ссылки. Это хорошо работает, если ветка электронной почты не слишком длинная. Если ветка длинная, ваши заметки будут разбросаны по нескольким переадресованным электронным письмам. Использование строки темы для организации «заметок» несколько помогает, но если цепочка включает несколько получателей и длится более нескольких недель, она может быстро запутаться, особенно если вы ежедневно получаете много писем. Так что это вполне осуществимый вариант, но, тем не менее, требующий больших затрат на обслуживание.

Используйте строку темы

Вы можете изменить или добавить строку темы. Опять же, это будет работать только для коротких заметок, так как вы можете использовать не более 255 символов, включая пробелы и знаки препинания.

Дважды щелкните, чтобы открыть электронное письмо (вы не можете изменить тему в области предварительного просмотра)
Введите примечания в поле темы. Вы можете напечатать исходную тему или добавить свои примечания до или после исходной темы.

Создать пользовательский столбец

Опять же, это работает только для коротких заметок, даже короче, чем использование строки темы или пользовательского флага. И, будучи слегка анальным запоминателем, мне не нравится, когда колонка заметок портит колонку списка, даже меньше, чем то, что я не ем свои Smarties в порядке цветов.

Щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка (где написано "Все | Непрочитанные | Упоминания...", если вы не изменили значение по умолчанию) в столбце списка.
Выберите «Настройки просмотра…», затем «Столбцы…», затем «Новый столбец…».
Назовите свой столбец и переместите новый столбец вверх или вниз в нужное место. Обычно легче найти и прочитать заметки, если это первая колонка. Нажмите "ОК", чтобы сохранить.
Затем вам нужно изменить настройки, чтобы вы могли вводить примечания в новый столбец. Снова перейдите в «Просмотр настроек…» и нажмите «Другие настройки…»
В поле "Другие настройки..." установите флажок "Разрешить редактирование в ячейке". Нажмите «ОК». Теперь вы можете ввести новый столбец. Вы можете ввести не более 70 символов, включая пробелы и знаки препинания.
Чтобы настроить отображаемую ширину столбца, перейдите в «Настройки просмотра…», затем «Формат столбцов» и «Определенная ширина». Вы можете выбрать не более 50 символов.

Использовать заметки Outlook

Меня бесконечно сбивает с толку, почему Microsoft создала функцию заметок в Outlook и все же не предоставила способ привязать заметку к сообщению в папке «Входящие» или «Отправленные». Тем не менее, Outlook Notes — это удобная утилита для хранения ваших личных заметок по различным вопросам, и ее, безусловно, можно использовать для хранения простых заметок в электронных письмах, если вы вводите в заметку достаточно информации, чтобы вы могли найти электронные письма, если вам нужно повторно. читать, отвечать или пересылать сообщения. Заметки доступны для поиска, сортировки и цветовой кодировки, но содержимое не форматируется, так как это обычный текстовый файл.

Нажмите значок с тремя точками в нижней части столбца навигации (также называемого столбцом папки) в Outlook и нажмите «Заметки».
Нажмите «Новая заметка».
Откроется окно желтой заметки. Вы можете перетащить угол окна заметки, чтобы увеличить окно. Чтобы изменить цвет заметки, щелкните символ заметки в верхнем левом углу и выберите «Категория». Вы также можете изменить цвет и категорию в любое время после создания заметки, щелкнув значок заметки в представлении значков или в представлении списка.
Введите примечание в окне. Первая строка будет отображаться как тема заметки, поэтому рекомендуется создать осмысленный краткий заголовок. Когда вы закончите печатать, щелкните за пределами окна заметки, и ваша заметка будет автоматически сохранена.
Вы можете сортировать заметки по теме, дате создания или категории.

Сохранить в OneNote

OneNote — это мощное приложение для ведения заметок из семейства Microsoft Office. Это может сделать гораздо больше, чем просто вести заметки для электронной почты. Но это для другой записи в блоге.

Выберите электронное письмо, которое хотите сохранить в OneNote, щелкните значок OneNote в разделе «Переместить» на ленте.
У вас есть возможность выбрать блокноты и раздел, в которых вы хотите сохранить электронное письмо. Например, у вас может быть раздел электронной почты в записной книжке, созданный для определенного проекта. Разделы отображаются в виде вкладок в блокноте, и каждое сохраненное электронное письмо будет новой страницей на вкладке «Электронные письма».
OneNote автоматически откроет страницу со всем сохраненным полным текстом электронной почты. Здесь вы можете добавлять свои заметки, ссылки, вложения и т. д.
Единственная вещь, которую мне не хватает, — это ссылка на электронное письмо, на случай, если мне нужно будет ответить или переслать электронное письмо. Чтобы добавить обратную ссылку в электронное письмо Outlook, откройте Outlook и OneNote рядом, перетащите электронное письмо из списка элементов Outlook в OneNote. Это так просто. Вы можете перетащить столько ссылок электронной почты на одну страницу, сколько хотите. Таким образом, вы можете использовать одну страницу, чтобы отслеживать всю цепочку писем и делать заметки, относящиеся к каждому письму в цепочке.

Это всего лишь несколько методов, которые я пробовал. Я уверен, что есть и другие обходные пути, например использование простого документа Word. Нужно просто найти тот, который лучше всего подходит для вашего рабочего процесса и ваших привычек.

[Этот совет первоначально появился в блоге Юридического общества Саскачеванской библиотеки]

Редактор: Юридическое общество библиотеки Саскачевана

3 комментария к Добавлению личных заметок в сообщения электронной почты Outlook

Редактировать само электронное письмо, включая любые вложения. Откройте существующее электронное письмо. Перейдите на панель быстрого доступа в параметрах Outlook. Показать всю команду. Выберите тот, который называется «Редактировать сообщение», и добавьте его на панель быстрого доступа. Щелкнув по нему, вы сможете отредактировать тему сообщения, основной текст и даже открыть вложение и отредактировать его. Отклоните письмо и обязательно ответьте «Да», когда вас попросят сохранить изменения.

P.S. На самом деле это кошмар для электронного обнаружения, поскольку дата модификации не сохраняется ни в каких метаданных электронной почты… так что вы действительно не знаете, было ли оно изменено после отправки.

Создание «настраиваемого столбца» — отличная идея. Одна проблема, которую я заметил, заключается в том, что когда я перемещаю электронное письмо из папки «Входящие» в папку проекта, заметка исчезает. Я могу создать еще один настраиваемый столбец в папке проекта, но заметка, созданная в папке «Входящие», не хочет перемещаться вместе с письмом. Есть мысли?

Еще удобно после перемещения сообщения электронной почты в OneNote скопировать ссылку на сгенерированную страницу OneNote и вставить ее в пользовательское продолжение. Это упрощает повторный поиск заметки.

Создание, изменение и удаление заметок в Outlook в Интернете
Форматирование заметок в Outlook в Интернете.

Давайте посмотрим, как это сделать.

Вы также можете изменить цвет заметок.Для этого выберите заметку, цвет которой вы хотите изменить, затем щелкните раскрывающееся меню «Цвет» и выберите нужный цвет.

Сначала его нужно выбрать.
Когда вы выберете заметку, справа откроется панель редактирования, где вы найдете ряд параметров форматирования.
Вы можете сделать текст жирным, курсивом и подчеркнутым.
Кроме того, доступны варианты маркеров, зачеркивания и добавления изображения.
Вы также можете добавить описание к изображениям. Для этого щелкните изображение, а затем нажмите кнопку "Изменить описание".

Это описание будет отображаться при наведении указателя мыши на изображение.

Как найти заметки в Outlook?

Запустите Microsoft Outlook.
Нажмите на три горизонтальные точки в левом нижнем углу.
Выберите «Примечания». Откроется раздел заметок в Outlook.

Почему мои заметки не работают?

Существует множество причин, по которым ваши заметки не работают. Одной из таких причин является повреждение кеша Sticky Notes. Если это произойдет, вы можете столкнуться с различными симптомами, такими как сбой или зависание Sticky Notes.

Исправить сбой Outlook при создании нового профиля

Подключение к Microsoft Exchange недоступно при настройке Outlook

Outlook не получает письма от Gmail

сообщить об этом объявлении

Читайте также: