Как создать шаблон электронной почты в Outlook
Обновлено: 21.11.2024
Вы отправляете много стандартных ответов в Outlook? Или вы хотите стандартизировать ответы, отправленные вашими сотрудниками? Тогда шаблоны электронной почты Outlook — отличный способ повысить эффективность работы с Outlook.
Шаблоны электронной почты позволяют создавать короткие стандартные блоки контента, которые вы можете использовать для ответа своим клиентам. Таким образом, вам нужно только немного персонализировать содержимое электронной почты, что сэкономит вам много времени.
Для создания шаблонов электронной почты Outlook мы можем использовать функцию «Мои шаблоны» в Outlook, блоки содержимого Quick Parts или даже подписи. В этой статье я объясню различные варианты, в том числе дам совет о том, как поделиться шаблонами с коллегами.
Параметры шаблона электронной почты Outlook
В основном есть три полезных варианта создания шаблонов электронной почты в Outlook. Мы можем использовать надстройку «Мои шаблоны», доступную в настольном приложении Outlook и Outlook Online, блоки контента, доступные только в настольном приложении Outlook, или функцию подписи Outlook.
Быстрые части
Функция быстрых частей в Outlook позволяет создавать блоки содержимого, которые можно добавить в сообщение. С помощью этой функции вы можете создавать полные шаблоны электронной почты с форматированным текстом, изображениями, таблицами и т. д.
Быстрые части нельзя использовать в Outlook Online, они хранятся локально на вашем компьютере. Вы можете скопировать этот файл на другие компьютеры, чтобы поделиться своими шаблонами.
Подписи Outlook
Хотя подписи не предназначены для использования в качестве шаблонов, их можно использовать для создания шаблонов электронной почты в Outlook. Единственным недостатком является то, что это перезапишет вашу подпись Outlook по умолчанию, поэтому вам нужно будет включить подпись в сам шаблон.
Подписи также хранятся локально, поэтому вы можете поделиться ими со своими коллегами.
Создание шаблонов электронной почты Outlook с помощью Мои шаблоны
Надстройка «Мои шаблоны» в приложении Outlook позволяет создавать короткие почтовые шаблоны, которые можно легко вставлять в сообщения. Шаблоны, созданные с помощью Мои шаблоны, могут содержать форматированные сообщения и изображения.
Установка надстройки Мои шаблоны
Первый шаг – убедиться, что надстройка "Мои шаблоны в Outlook" включена:
Создать шаблон электронной почты в Outlook
Чтобы создать новый шаблон электронной почты, нам сначала нужно открыть новое сообщение. Если вы нажмете кнопку «Просмотр шаблонов» на вкладке «Сообщение», вы увидите небольшой список шаблонов по умолчанию и возможность создать новый шаблон.
Нажмите + Шаблон, чтобы создать новый шаблон электронной почты Outlook.
Откроется форма нового шаблона, где вы можете дать шаблону имя и добавить содержимое шаблона.
В новой форме шаблона нет параметров форматирования, поэтому проще написать шаблон в Outlook (или Word) и просто скопировать/вставить его в новую форму шаблона.
Убедитесь, что вы проверяете разрывы строк после вставки контента, потому что иногда это добавляет дополнительный разрыв строки к вашему контенту.
Имейте в виду, что вы не можете добавить предварительно заполненную тему в «Мой шаблон». Нажмите «Сохранить», когда закончите.
Использование моих шаблонов в Outlook
Чтобы использовать шаблон, просто откройте сообщение, на которое хотите ответить, и нажмите «Просмотреть шаблоны». Теперь вы можете выбрать один из ваших шаблонов, после чего он будет вставлен в тело сообщения.
Редактирование и удаление шаблонов
Чтобы изменить или удалить шаблон, просто наведите указатель мыши на шаблон и нажмите значок редактирования или удаления.
Общий доступ к шаблонам Outlook
Невозможно поделиться шаблонами с коллегами. Проблема в том, что шаблоны электронной почты хранятся в вашей учетной записи Office 365. Это здорово, потому что это означает, что вы также можете использовать их в Outlook Online, но недостатком является то, что вы не можете поделиться ими со своими коллегами.
Использование шаблонов электронной почты Outlook в Outlook Online
Шаблоны синхронизируются через вашу учетную запись Microsoft. Это означает, что вам нужно создавать только свои шаблоны, и вы можете использовать их в обеих версиях Outlook.
Чтобы создать или использовать шаблоны электронной почты в Outlook Online, откройте надстройку шаблонов:
Теперь вы увидите тот же экран шаблона, что и в приложении Outlook для настольных ПК. Как и в Outlook, вы можете выбрать шаблон или создать новый:
Использование быстрых частей для создания шаблонов электронной почты Outlook
Еще один вариант создания шаблонов — использование быстрых частей в Outlook. Этот параметр доступен только в настольном приложении Outlook, но не в Outlook Online. Преимущество быстрых частей в том, что вы можете создавать короткие блоки контента и комбинировать их по мере необходимости. Конечно, вы также можете создать полный шаблон электронной почты.
Чтобы создать шаблон электронной почты Outlook с Quick Parts, нам сначала нужно написать содержимое:
Теперь вы увидите небольшое диалоговое окно с несколькими вариантами сохранения контента для нашего блока контента Quick Parts.
- Имя – название блока контента.
- Галерея — Краткие сведения
- Категория — создавайте собственные категории по мере необходимости.
- Описание — краткое описание контента.
- Сохранить в – NormalEmail.dotn
- Параметры – вставить только контент
Использование экспресс-блоков в Outlook
Чтобы использовать быстрые части в Outlook, просто откройте новое электронное письмо (или ответьте на электронное письмо) и нажмите на вкладку "Вставка".
Теперь вы увидите список ваших шаблонов, организованных по категориям. Просто нажмите на блок контента, чтобы вставить его в электронное письмо.
Использование автотекста в Outlook
Автотекст в Outlook — это, по сути, функция автозаполнения с пользовательскими шаблонами. Вы создаете их так же, как и быструю часть, только вместо «Быстрые части» > «Сохранить выделение в..» вы делаете «Быстрые части» > «Автотекст» > «Сохранить выделение в галерее автотекста»
Преимущество функции автотекста заключается в том, что вы можете начать вводить первую часть шаблона, после чего автотекст предложит ту часть, которую вы хотите вставить.
Как видно из приведенного ниже примера, первая часть шаблона начинается со слова Awesome. Когда я начну вводить Awes.., Outlook предложит шаблон автотекста, и мне нужно будет только нажать Enter, чтобы вставить содержимое шаблона.
Вы по-прежнему можете выбирать шаблоны, как и в случае с быстрыми частями, только вам нужно будет выбрать один дополнительный шаг, Автотекст в меню быстрых частей.
Быстрый доступ к быстрым частям
Если вы планируете часто использовать экспресс-блоки или автотекст, рекомендуется добавить экспресс-блоки на панель быстрого доступа.
Если вы используете функцию автотекста, вы можете сделать то же самое для параметра автотекста. Таким образом, вы можете легко выбирать свои шаблоны на экране сообщений.
Общий доступ к шаблонам быстрых частей Outlook
Создавать шаблоны — это здорово, но еще лучше, когда вы можете поделиться ими со своими коллегами. С быстрыми деталями, когда действительно можно это сделать.
Быстрые части, созданные в Outlook, хранятся локально в файле NormalEmail.dotm. Мы можем просто скопировать этот файл на другой компьютер, чтобы иметь доступ к шаблонам.
Сначала создайте необходимые шаблоны быстрых частей, а затем закройте Outlook. Шаблоны сохраняются в локальный файл dotm только после закрытия Outlook.
Откройте проводник и перейдите к:
Здесь вы найдете файл NormalEmail.dotm. Просто скопируйте этот файл в то же место на другом компьютере и запустите Outlook.
Использование подписей Outlook в качестве шаблонов электронной почты
Еще один вариант — использовать подписи Outlook для создания шаблонов электронной почты. Подписи не имеют ограничений по содержанию, и вы можете использовать все виды форматирования и изображений. Недостатком использования подписей является то, что это переопределяет подпись компании по умолчанию и всегда добавляет пустое правило над подписью.
Это означает, что вам нужно будет создать шаблоны, включающие почтовую подпись компании с личной контактной информацией пользователя. Так что лично я не нахожу это действительно удобным способом создания шаблонов, но это возможно.
Чтобы создать подпись в Outlook, откройте новое сообщение:
Теперь вы можете выбрать свой «шаблон» в разделе «Сообщение» > «Подпись».
Преимущество подписей заключается в том, что вы можете поделиться каждой отдельной подписью со своими коллегами, поскольку подписи точно так же, как экспресс-блоки, хранятся локально.
Скопируйте файлы и папки с именем подписи, которое мы создали ранее, на другой компьютер:
Имейте в виду, что вам может потребоваться обновить личную контактную информацию сотрудника в подписи.
Подведение итогов
Функция AutoText или Quick Parts, на мой взгляд, является лучшим способом создания шаблонов электронной почты Outlook. Он поддерживает все параметры контента, вы можете легко получить к ним доступ и упорядочить их, и вы даже можете поделиться шаблонами со своими коллегами.
Если вы часто переключаетесь между приложением Outlook для настольных ПК и Outlook Online, надстройка «Мои шаблоны» может оказаться лучшим вариантом, так как таким образом шаблоны синхронизируются между ними. Но вы ограничены в количестве шаблонов, которые вы можете создать.
Используйте шаблоны электронной почты для отправки сообщений, содержащих информацию, которая не меняется от сообщения к сообщению. Вы можете составить сообщение и сохранить его как шаблон, а затем повторно использовать его в любое время, добавляя новую информацию, если это необходимо. В этих инструкциях предполагается, что вы уже создали и сохранили шаблон сообщения. Инструкции по созданию шаблона сообщения см. в разделе Создание шаблона сообщения электронной почты.
Эти инструкции предполагают, что вы уже создали шаблон сообщения. Чтобы создать шаблон сообщения электронной почты, см. раздел Создание шаблона сообщения электронной почты.
Чтобы использовать шаблон сообщения электронной почты, выполните следующие действия:
Выберите «Новые элементы» > «Другие элементы» > «Выбрать форму».
В диалоговом окне "Выбор формы" в поле "Поиск" нажмите "Пользовательские шаблоны в файловой системе".
Откроется папка шаблонов по умолчанию. Расположение папки (в Windows 7 и более поздних операционных системах) — c:\users\имя пользователя\appdata\roaming\microsoft\templates. Если ваш шаблон сохранен в другой папке, нажмите «Обзор» и выберите шаблон.
Выберите шаблон и нажмите «Открыть».
Внесите любые дополнения или изменения в адреса получателей в полях "Кому", "Копия" или "Скрытая копия", а также любые изменения в теме и тексте сообщения.
Примечание. Внесенные изменения не сохраняются в шаблоне. Если вы используете команду «Сохранить», это создает черновик вашего сообщения, но не обновляет шаблон. Чтобы обновить шаблон, выполните действия по сохранению нового шаблона в разделе Создание шаблона сообщения электронной почты.
Нажмите "Отправить".
Важно! Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Создать шаблон
В меню "Файл" выберите "Создать", а затем нажмите "Почтовое сообщение".
Сочетание клавиш Чтобы создать новое сообщение электронной почты, нажмите Ctrl+Shift+M.
В теле сообщения введите желаемое содержание.
В окне сообщения нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите Сохранить как.
В диалоговом окне "Сохранить как" в списке "Тип файла" выберите "Шаблон Outlook".
В поле "Имя файла" введите имя шаблона и нажмите "Сохранить".
По умолчанию шаблоны сохраняются (в Windows Vista и более поздних версиях) в папку c:\users\имя_пользователя\appdata\roaming\microsoft\templates.
Отправить сообщение электронной почты на основе шаблона
В меню "Инструменты" выберите "Формы" и нажмите "Выбрать форму".
В диалоговом окне "Выбор формы" в поле "Поиск" нажмите "Пользовательские шаблоны в файловой системе".
Откроется папка шаблонов по умолчанию. Расположение папки (в Windows Vista и более поздних операционных системах) — c:\users\имя пользователя\appdata\roaming\microsoft\templates. Если ваш шаблон сохранен в другой папке, нажмите «Обзор» и выберите шаблон.
Выберите шаблон и нажмите «Открыть».
1 Выберите шаблон, который хотите использовать.
2 Нажмите "Открыть", чтобы продолжить.
Внесите любые дополнения или изменения в получателей в поле "Кому", "Копия" или "Скрытая копия", "Тема" или текст сообщения по своему усмотрению.
Примечание. Вносимые вами изменения не сохраняются в шаблоне. Если вы используете команду «Сохранить», это создаст черновик вашего сообщения, но не обновит шаблон. Чтобы обновить шаблон, выполните шаги из первого раздела Создание шаблона, начиная с шага 3.
Создайте шаблон в Outlook, чтобы отправлять одно и то же письмо снова и снова
Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.
В этой статье
Перейти к разделу
Если вы часто отправляете очень похожие электронные письма, сначала сохраните одно из этих сообщений в качестве шаблона сообщения в Outlook. Затем вместо того, чтобы создавать электронное письмо с нуля, начните с шаблона и настройте его в соответствии с вашим получателем электронной почты. Вы сэкономите время и станете более эффективно решать задачи, связанные с электронной почтой.
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; и Outlook для Microsoft 365.
Создать шаблон электронной почты (для новых сообщений) в Outlook
Чтобы сохранить сообщение в качестве шаблона в Outlook:
Создайте новое сообщение электронной почты. Выберите «Главная» > «Новая электронная почта» или нажмите Ctrl+N.
Введите тему, если вы хотите использовать ее в своем шаблоне сообщения.
Вы можете сохранить шаблон электронной почты без темы по умолчанию в Outlook.
Введите текст, изображения и другие элементы, которые должны отображаться в шаблоне сообщения электронной почты.
Удалите все подписи, если вы ранее создали подпись электронной почты в Outlook, которая добавляется автоматически при создании нового сообщения.
Настроив шаблон электронной почты, выберите «Файл» > «Сохранить как». В Outlook 2007 выберите Кнопка Office > Сохранить как.
Введите имя файла.
Выберите стрелку раскрывающегося списка Тип файла, затем выберите Шаблон Outlook (*.oft). В Outlook 2007 выберите стрелку раскрывающегося списка Тип файла, а затем выберите Шаблон Outlook.
Выберите Сохранить.
Закройте исходное письмо.
Создание электронного письма с использованием шаблона в Outlook
Чтобы написать новое сообщение (ответы см. ниже), используя шаблон сообщения в Outlook:
Перейдите на вкладку «Главная», затем выберите «Новые элементы» > «Дополнительные элементы» > «Выбрать форму». В Outlook 2007 выберите Инструменты > Формы > Выбрать форму.
В диалоговом окне "Выбор формы" выберите стрелку раскрывающегося списка "Искать в", затем выберите "Пользовательские шаблоны в файловой системе".
Выберите шаблон, который хотите использовать.
Выберите Открыть.
Создание простого шаблона электронной почты для быстрых ответов в Outlook
Чтобы настроить шаблон для ответов в Outlook:
Выберите вкладку "Главная".
В группе "Быстрые действия" выберите "Создать новый".
В текстовом поле Имя введите описательное имя шаблона ответа.
Выберите стрелку раскрывающегося списка Выберите действие.
В разделе "Ответить" выберите "Ответить".
Чтобы настроить простой шаблон для новых сообщений с указанием получателя по умолчанию, выберите Новое сообщение.
Выберите Показать параметры.
В текстовом поле Текст введите текст ответа. Включите подпись.
Выберите стрелку раскрывающегося списка Важность и выберите Обычный, чтобы ваш ответ вышел с обычной важностью независимо от уровня исходного сообщения.
При необходимости выберите Автоматически отправлять через 1 минуту задержки. Сообщение автоматически попадает в папку «Исходящие» и остается в папке «Исходящие» в течение 1 минуты. В течение этого времени вы можете удалить его или внести изменения.
Чтобы добавить дополнительные действия, выберите Добавить действие. Например, добавьте действие, чтобы переместить сообщение электронной почты в Outlook в папку архива, или добавьте действие, чтобы классифицировать его по цвету, чтобы идентифицировать сообщения, на которые был получен шаблонный ответ.
Чтобы добавить сочетание клавиш для действия, выберите стрелку раскрывающегося списка "Сочетание клавиш", затем выберите сочетание клавиш.
Выберите Сохранить. В Outlook 2019 нажмите Готово.
Быстрый ответ на электронное письмо с помощью шаблона быстрого ответа в Outlook
Чтобы отправить ответ с заранее заданным шаблоном Quick Step:
Выберите сообщение, на которое хотите ответить. Либо откройте сообщение в области чтения, либо в отдельном окне.
Если сообщение отображается в области чтения, выберите вкладку "Главная". Если сообщение появляется в отдельном окне, выберите вкладку Сообщение.
В группе Быстрые шаги выберите быстрый шаг шаблона ответа. Если вы определили сочетание клавиш для действия, нажмите соответствующие клавиши клавиатуры.
Роб Вудгейт
Роб Вудгейт
Писатель
Роб Вудгейт — писатель и ИТ-консультант с почти 20-летним опытом работы в частном и государственном секторах. Он также работал инструктором, специалистом по технической поддержке, менеджером по доставке, системным администратором и выполнял другие функции, связанные с обеспечением совместной работы людей и технологий. Подробнее.
Шаблоны электронной почты в Microsoft Outlook легко создавать, но не так просто переходить к ним, когда вы действительно хотите их использовать.К счастью, вы можете создать шаблон и закрепить его на ленте для более удобного доступа.
Шаблоны очень удобны для повторяющихся писем, в которых используется шаблонный текст. В Outlook легко создать и сохранить шаблон. Однако для открытия одного из них требуется множество щелчков меню. Проще просто сохранить электронное письмо в папке "Черновики", а затем скопировать и вставить содержимое в новое электронное письмо.
Это работает, но вы можете значительно упростить жизнь, если добавите на ленту средство выбора шаблонов. Это уменьшает количество щелчков мышью и позволяет использовать шаблоны по назначению. Библиотека полезных готовых писем, которые вы можете выбрать из меню, сэкономит вам много времени.
Для начала мы покажем вам, как создать шаблон электронной почты, а затем как добавить на ленту средство выбора шаблона.
Создать шаблон электронной почты
Прежде чем закрепить шаблон, его необходимо создать. Откройте Microsoft Outlook и создайте новое электронное письмо. Настройте его по своему усмотрению.
Шаблоны будут хранить тему, текст и форматирование, включая цвета, фоновые изображения, вашу подпись и т. д. Когда ваш шаблон электронного письма будет выглядеть так, как вы хотите, нажмите «Файл».
В окне "Сохранить как" измените поле "Тип файла:" на "Шаблон Outlook (*.oft)", а затем нажмите "Сохранить".
Теперь ваш шаблон готов к использованию.
Как открывать шаблоны электронной почты в Outlook
Чтобы открыть шаблон электронной почты так, как ожидает вас Outlook, вам нужно перейти на вкладку "Главная", а затем нажать "Новые элементы" > "Дополнительные элементы" > "Выбрать форму".
В окне «Выбрать форму» необходимо изменить раскрывающееся меню «Искать в:» на «Пользовательские шаблоны в файловой системе». Наконец, вы можете дважды щелкнуть шаблон, чтобы открыть его.
Откроется новое электронное письмо с содержанием шаблона. Это работает, но это не быстрый процесс. Также легко забыть путь к меню.
Открывать шаблоны будет намного проще, если вы добавите на ленту параметр "Выбрать форму".
Как легко открывать шаблоны электронной почты
Мы добавим новую кнопку на вкладку "Главная" на ленте Outlook, чтобы можно было открыть панель "Выбрать форму" прямо оттуда.
Чтобы начать, щелкните правой кнопкой мыши любую из вкладок на ленте и выберите "Настроить ленту".
На панели «Настройка ленты» измените раскрывающееся меню «Популярные команды» на «Все команды».
Прокрутите вниз и выберите "Выбрать форму".
Чтобы добавить эту кнопку на ленту, сначала необходимо добавить ее в одну из групп в столбце справа.
Мы собираемся добавить нашу кнопку на вкладку "Главная" в отдельной группе рядом с "Новая". Чтобы указать Outlook, что вы хотите сделать это, нажмите «Создать», а затем нажмите «Новая группа».
Нажмите на добавленную новую группу, а затем нажмите «Переименовать». Измените название на «Шаблоны» (или на любое другое) и нажмите «ОК».
Название новой группы изменится на то, которое вы назвали. Последний шаг — добавить кнопку в группу. Выберите «Выбрать форму» в столбце слева, нажмите «Добавить», чтобы добавить ее в группу, а затем нажмите «ОК».
Ваша новая группа, содержащая кнопку "Выбрать форму", теперь будет видна на вкладке "Главная".
Теперь вы можете просто нажать "Выбрать форму", чтобы открыть панель и избавить себя от необходимости щелкать тонны меню.
- › Как отправлять электронные письма с автоматическим ответом в Gmail
- › Как переслать электронное письмо как вложение в Microsoft Outlook
- › Как добавить цвет фона или изображение в сообщения электронной почты в Outlook
- › Как использовать надстройку Outlook «Мои шаблоны» для быстрого ввода текста
- › Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
- › Что означает XD и как вы его используете?
- › Как восстановить метки панели задач в Windows 11
- › Как установить Google Play Маркет в Windows 11
Если большую часть вашего онлайн-общения составляют повторяющиеся электронные письма, вполне естественно, что вы стремитесь оптимизировать эту часть своей работы. Ответ с помощью шаблона может стать отличной альтернативой составлению электронных писем с нуля в утомительном пошаговом режиме.
Шаблоны Outlook
Шаблоны электронной почты в Outlook аналогичны шаблонам документов в Word или шаблонам листов в Excel. Если вы часто отправляете одинаковые или очень похожие сообщения разным людям, вы можете сохранить одно из таких сообщений в качестве шаблона, нажав Файл > Сохранить как > Шаблон Outlook. (*.oft). И затем, вместо того, чтобы составлять электронное письмо с нуля, вы начинаете с шаблона, настраиваете его при необходимости и нажимаете Отправить. Сообщение исчезает, но шаблон остается готовым к следующему использованию.
По умолчанию все шаблоны Outlook сохраняются в указанной ниже папке. Это значение не следует изменять, иначе вы не сможете открыть свой шаблон в Outlook.
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
- Легко создавать и сохранять.
- Поля адреса (Кому, Копия и СК), строка темы и даже учетная запись отправителя могут быть заданы заранее.
- Шаблоны сообщений могут содержать вложения, графику и форматирование, например шрифты, цвета фона и т. д.
Недостатки: утомительно использовать — чтобы открыть шаблон, нужно довольно глубоко копаться в меню.
Поддерживаемые версии: Outlook 365–2010
Как и многие другие полезные функции, эта скрыта от непосредственного просмотра. Чтобы использовать его, вам нужно сделать следующее:
В правом нижнем углу окна Новое сообщение нажмите кнопку с многоточием (…) и выберите Мои шаблоны.
Появится панель Мои шаблоны с несколькими примерами по умолчанию, готовыми к использованию. Чтобы создать свой собственный, нажмите кнопку + Шаблон и введите заголовок и текст шаблона в соответствующие поля. Или вы можете набрать и отформатировать текст в окне сообщения, а затем скопировать/вставить - все форматирование сохранится.
Чтобы вставить шаблон в сообщение электронной почты, просто щелкните его имя на панели.
Преимущества: простота и интуитивность
Недостатки: ограниченные возможности
Быстрые части и автотекст
Экспресс-части – это многократно используемые фрагменты контента, которые можно быстро добавить в сообщение электронной почты, встречу, контакт, приглашение на встречу и задачу. Помимо текста, они также могут включать графику, таблицы и пользовательское форматирование. В то время как шаблоны .oft предназначены для создания полного сообщения, быстрые части представляют собой небольшие строительные блоки.
Экспресс-блоки — это современная замена автотекста в Outlook 2003 и более ранних версиях. В последних версиях доступны оба типа. Единственная разница между ними заключается в том, что предметы находятся в разных галереях. Во всем остальном экспресс-блоки и автотекст практически одинаковы.
Чтобы создать новый элемент, введите текст в сообщении, выделите его и нажмите вкладку Вставка > Быстрые части > Сохранить выбранное в галерее быстрых частей< /эм>.
Чтобы добавить быструю часть в электронное письмо, выберите нужную из галереи.
Или вы можете ввести имя быстрой части сообщения (не обязательно полное имя, а только его уникальную часть) и нажать F3 . В Outlook 2016 и более поздних версиях, когда вы начинаете вводить имя, появляется всплывающее предложение, и вы можете просто нажать клавишу Enter, чтобы ввести весь текст.
Чтобы создать резервную копию быстрых частей, скопируйте этот файл в папку для сохранения. Чтобы экспортировать на другой компьютер, вставьте его в папку Шаблоны на другом компьютере.
Преимущества: очень просто и понятно
- Нет возможности поиска. Если у вас в галерее несколько произведений, может возникнуть проблема с поиском нужного.
- Содержимое быстрой части изменить нельзя — его можно только заменить новым.
- Невозможно добавлять вложения.
Поддерживаемые версии: Outlook 365–2007
Шаблоны электронной почты Quick Steps
Быстрые шаги – это ярлыки, позволяющие выполнять несколько действий с помощью одной команды. Одним из таких действий может быть ответ по шаблону или создание нового письма на основе шаблона. Помимо текста сообщения, вы можете предварительно заполнить поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия» и «Тема», установить флаг последующих действий и важность.
Чтобы создать шаблон быстрого шага, нажмите Создать новый в поле Быстрые шаги на вкладке Главная, а затем выберите один из следующие действия: Новое сообщение, Ответить, Ответить всем или Переслать. В окне Редактировать введите текст вашего шаблона в соответствующее поле, настройте любые другие параметры, которые вы считаете подходящими, и дайте вашему шаблону описательное имя. При необходимости назначьте одну из предустановленных клавиш быстрого доступа.
Вот пример шаблона ответа Outlook:
После установки новый быстрый шаг сразу же появится в галерее. Просто нажмите на нее или нажмите назначенную комбинацию клавиш, и все действия будут выполнены сразу.
- Можно создавать разные шаблоны для новых электронных писем, ответов и переадресаций.
- Можно предварительно настроить не только текст сообщения, но и почти все поля электронной почты.
- Одним и тем же быстрым шагом можно выполнить несколько действий, например ответ на сообщение с шаблоном и перемещение исходного сообщения в другую папку.
- Можно быстро выполнить с помощью сочетания клавиш.
Недостатки: шаблон электронной почты может быть только текстовым.
Поддерживаемые версии: Outlook 365–2010
Черновики Outlook как шаблоны
Черновики в Outlook — это не что иное, как неотправленные электронные письма. Обычно это незаконченные сообщения, которые автоматически сохраняются программой Outlook или вручную вами. Но кто сказал, что окончательный черновик нельзя использовать в качестве шаблона электронной почты?
Преимущество этого метода заключается в том, что вы можете создать повторно используемый шаблон черновика электронной почты точно так же, как вы это обычно делаете: введите текст в теле сообщения, заполните поля электронной почты, прикрепите файлы, вставьте изображения, примените желаемое форматирование. и т. д. Когда ваше сообщение будет готово, не отправляйте его. Вместо этого нажмите кнопку Сохранить или нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить сообщение в папку Черновики. Если у вас слишком много элементов в папке Черновики, вы можете хранить свои шаблоны в отдельных подпапках или назначать им категории.
В следующий раз, когда вы захотите отправить кому-то конкретное сообщение, перейдите в папку Черновики и откройте это сообщение. Главное, чтобы вы не отправляли черновик, а пересылали! При пересылке черновика Outlook создает его копию, сохраняя исходное сообщение для будущего использования. Кроме того, информация заголовка не добавляется над текстом черновика, как это обычно делается при пересылке входящего электронного письма. Строка темы также не будет начинаться с префикса "FW:".
Вам может быть интересно, как переслать черновик в Outlook? Гораздо проще, чем вы думаете :)
Преимущества: очень удобно создавать, редактировать и систематизировать.
Недостатки: чтобы сохранить шаблон, не забудьте переслать черновик, а не отправлять его.
Поддерживаемые версии: Outlook 365–2000
Шаблоны подписей Outlook
Подпись — это традиционный элемент письменного общения, и большинство пользователей Outlook автоматически добавляют подпись по умолчанию в свои электронные письма.Но ничто не мешает вам иметь более одной подписи и включать информацию, отличную от стандартных контактных данных.
Вы можете создать подпись в виде целого шаблона электронной почты и вставить ее в сообщение буквально в пару кликов (вкладка Сообщение > Подпись).
Осторожно! Помимо текста сообщения, не забудьте включить свои стандартные данные в каждую подпись, которую вы создаете. Когда вы выбираете другую подпись для определенного сообщения, подпись по умолчанию автоматически удаляется.
Преимущества: очень быстрый и удобный в использовании
Недостатки: вы можете добавлять информацию только в тело сообщения, но не можете предопределять поля электронной почты.
Поддерживаемые версии: Outlook 365–2000
Автозамена
Хотя функция автозамены изначально не предназначалась для использования в качестве текстовых шаблонов, она позволяет мгновенно вставлять определенный текст с помощью назначенного ключевого слова или кода. Вы можете думать об этом как об упрощенной версии AutoText или Quick Parts.
Вот как это работает: вы назначаете ключевое слово некоторому тексту, который может быть любой длины (конечно, в разумных пределах) и форматироваться по вашему выбору. В сообщении вы вводите ключевое слово, нажимаете клавишу Enter или пробел , и ключевое слово мгновенно заменяется вашим текстом.
Чтобы открыть диалоговое окно автозамены, перейдите на вкладку Файл > Параметры > Почта > Правописание и автозамена…< Кнопка /em> > кнопка Проверка правописания > Параметры автозамены….
Чтобы настроить новую запись, сделайте следующее:
Совет. Если вы хотите отформатировать текст, как на скриншоте ниже, то сначала введите замещающий текст в сообщении, выделите его, а затем откройте диалоговое окно автозамены. Текст вашего шаблона будет автоматически добавлен в поле С. Чтобы сохранить форматирование, установите переключатель Форматированный текст и нажмите Добавить.
Преимущества: однократная настройка
Недостатки: количество текстовых шаблонов ограничено количеством сочетаний клавиш, которые вы можете запомнить.
Поддерживаемые версии: Outlook 365–2010
Канцелярские товары Outlook
Функция Канцелярские товары в Microsoft Outlook используется для создания персонализированных электронных писем в формате HTML с вашим собственным фоном, шрифтами, цветами и т. д. Вместо различных элементов дизайна или в дополнение к ним вы также можете включить текст, и он будет автоматически вставлен в сообщение, когда вы выберете канцелярский файл.
Вы начинаете с создания нового сообщения, разработки его макета и ввода текста шаблона. Нет смысла определять тему или любые другие поля электронной почты, потому что при использовании канцелярских принадлежностей эта информация будет отображаться в верхней части тела сообщения.
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\
После сохранения вы можете выбрать канцелярские принадлежности следующим образом: вкладка Главная > Новые элементы > Отправить сообщение по электронной почте с помощью > < em>Еще канцелярские товары. Недавно использовавшиеся канцелярские файлы появятся непосредственно в меню Использование сообщения электронной почты:
Вы также можете выбрать определенный бланк в качестве темы по умолчанию для всех новых сообщений, которые вы создаете.
Вот пример того, как может выглядеть шаблон стандартного сообщения Outlook:
Преимущества: множество вариантов форматирования благодаря поддержке HTML
Недостатки: количество кликов для сохранения и доступа к канцелярским файлам чертовски больше, чем нужно
Поддерживаемые версии: Outlook 365–2007
Пользовательские формы в Outlook
Скажу сразу - эта техника предназначена для профессионалов.Разработка пользовательской формы намного сложнее, чем любой другой метод, обсуждаемый в этом руководстве, и может потребовать навыков программирования VBA. Для начала включите вкладку Разработчик в Outlook. Затем нажмите Создать форму, выберите одну из стандартных форм в качестве основы для пользовательской формы, добавьте поля, элементы управления и, возможно, код, задайте атрибуты и опубликуйте форму. Звучит загадочно и неясно? Действительно, потребуется время, чтобы разобраться в этом.
Преимущества: очень мощная функция с большим количеством опций
Недостатки: крутая кривая обучения
Поддерживаемые версии: Outlook 365–2007
Общие шаблоны электронной почты
Хотите верьте, хотите нет, но это решение понравится как новичкам, так и гуру. Новички оценят простоту — начало работы с общими шаблонами электронной почты достаточно интуитивно понятно, чтобы сразу приступить к работе. Эксперты Outlook могут использовать многие расширенные функции, такие как создание персонализированных ответов с помощью макросов, настройка предопределенных, заполняемых и раскрывающихся полей, извлечение информации из наборов данных и многое другое.
В отличие от встроенных функций, общие шаблоны электронной почты переносят все функции прямо в окно сообщения! Теперь вы можете создавать, редактировать и использовать свои шаблоны в любой момент, не переключаясь между вкладками и не копаясь в меню.
Чтобы создать новый шаблон, просто выберите нужное содержимое (текст, изображения, ссылки и т. д.) в сообщении и нажмите Новый шаблон
.
Чтобы вставить шаблон в сообщение, нажмите значок Вставить или дважды щелкните имя шаблона.
- Быстро и удобно создавать.
- Вставка в сообщение одним щелчком мыши.
- Используйте лично или поделитесь с вашей командой.
- Добавьте заполняемые текстовые поля и раскрывающиеся списки.
- Заполните поля электронной почты, вставьте изображения и прикрепите файлы автоматически.
- Применяйте базовое форматирование в встроенном редакторе для создания сложных дизайнов с использованием HTML.
- Свяжите свою папку Черновики и используйте любые черновики Outlook в качестве шаблонов электронной почты.
- Используйте ярлыки для быстрых ответов.
- Доступ к своим шаблонам с любого устройства, будь то Windows, Mac или Outlook Online.
Недостатки: вы можете протестировать и сообщить нам :)
Поддерживаемые версии: Outlook для Microsoft 365, Outlook 2019–2016, Outlook для Mac 2019–2016, Outlook в Интернете
Как получить: выберите план подписки или загрузите бесплатную версию из Microsoft AppSource.
Вот как создать шаблон электронной почты в Outlook. Надеемся, наш урок поможет вам выбрать понравившуюся технику. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!
Читайте также: