Как создать макрос в word

Обновлено: 21.11.2024

Джеймс Маршалл — профессиональный журналист, освещающий вопросы, связанные с технологиями и устранением неполадок компьютеров. Он также имеет опыт работы с Microsoft Word, Apple Pages и другими текстовыми процессорами.

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

В этой статье

Перейти к разделу

Макрос — это последовательность команд, которая записывается для последующего воспроизведения (выполнения). Макросы отлично подходят для сокращения объема работы, которую вам нужно выполнить в серии шагов, которые вы часто выполняете. Вот как создать и протестировать макрос в Microsoft Word.

Инструкции в этой статье относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.

Зачем использовать макрос

С помощью макроса вы можете получить те же результаты, щелкнув команду, а не выполняя все шаги. Вот некоторые способы использования макросов для повышения производительности:

Вставьте логотип и название вашей компании определенным шрифтом. которые нужно создавать регулярно.
Отформатируйте документ с определенными характеристиками, такими как нумерация страниц и абзацы с двойным интервалом.

Создание и использование макросов требует приобретения навыков, но полученная эффективность стоит затраченных усилий.

Создать макрос

В Word более 950 команд, большинство из которых находится в меню и на панелях инструментов, и для них назначены сочетания клавиш. Однако некоторые из этих команд по умолчанию не назначаются меню или панелям инструментов. Прежде чем создавать собственный макрос Word, проверьте, существует ли он и может ли он быть назначен панели инструментов.

Чтобы просмотреть команды, доступные в Word, выполните следующие действия:

Выберите вкладку "Вид".

Выберите «Макросы».

Выберите «Просмотреть макросы».

Или нажмите сочетание клавиш Alt+F8, чтобы открыть диалоговое окно "Макросы".

Выберите Макросы в стрелке раскрывающегося списка и выберите Команды Word.

В алфавитном списке имен команд выделите имя, чтобы отобразить описание команды в нижней части диалогового окна «Макросы» под меткой «Описание».

Если команда, которую вы хотите создать, уже существует, не дублируйте ее собственным макросом Word. Если его нет, продолжите создание макроса Word.

Планирование эффективных макросов Word

Самым важным шагом в создании эффективных макросов Word является тщательное планирование. Это планирование включает в себя четкое представление о том, что вы хотите, чтобы макрос Word выполнял, как он облегчит вашу будущую работу и в каких обстоятельствах вы собираетесь его использовать.

Как только вы это поймете, спланируйте фактические шаги. Это важно, потому что диктофон запомнит все, что вы делаете, и включит это в макрос. Например, если вы что-то напечатаете, а затем удалите, каждый раз, когда вы запускаете этот макрос, Word будет делать одну и ту же запись, а затем удалять ее, создавая неаккуратный и неэффективный макрос.

При планировании макросов необходимо учитывать следующее:

Спланируйте команды и порядок, в котором вы хотите, чтобы макрос выполнял команды.
Знайте сочетания клавиш для команд, которые вы планируете использовать.Это особенно важно для навигации, так как вы не можете использовать мышь для навигации в области документа, когда вы запускаете диктофон. Кроме того, вы создадите более компактный макрос, если будете использовать сочетание клавиш, а не клавиши со стрелками.
Запланируйте сообщения, которые Word может отображать и которые остановят макрос.
Используйте как можно меньше шагов, чтобы сохранить эффективность макроса.
Выполните хотя бы один пробный запуск перед началом записи.

После того как вы спланировали свой макрос Word и выполнили прогон, вы готовы его записать. Если вы тщательно спланировали свой макрос, записать его для последующего использования будет самой простой частью процесса. Единственная разница между созданием макроса и работой с документом заключается в том, что вам нужно нажать несколько дополнительных кнопок и сделать пару выборов в диалоговых окнах.

Записать макрос

Когда вы начинаете записывать макрос, рядом с указателем мыши появляется небольшой значок в виде кассеты, указывающий на то, что Word записывает ваши действия. Затем вы можете следовать шагам, которые вы изложили на этапе планирования. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Стоп» (это синий квадрат слева). Как только вы нажмете кнопку «Стоп», ваш макрос Word будет готов к использованию.

Вот как записать макрос.

Перейдите на вкладку "Вид", выберите "Макросы", затем выберите "Запись макроса", чтобы открыть диалоговое окно "Запись макроса".

В текстовом поле "Имя макроса" введите уникальное имя.

Имена могут содержать до 80 букв или цифр (без символов и пробелов) и должны начинаться с буквы. Имя должно быть уникальным, чтобы вы могли определить, что оно делает, не обращаясь к описанию.

В текстовом поле Описание введите описание действий, которые выполняет макрос.

Выберите, хотите ли вы, чтобы макрос был доступен во всех документах или только в текущем документе. Если вы решите ограничить доступность команды, выделите имя документа в раскрывающемся меню «Сохранить макрос».

По умолчанию Word делает макрос доступным для всех ваших документов, и вы, вероятно, обнаружите, что это имеет смысл.

После ввода информации для макроса нажмите OK. Панель инструментов записи макроса появится в верхнем левом углу экрана.

Чтобы приостановить запись, нажмите кнопку «Пауза записи/Возобновление записи» (она справа). Чтобы возобновить запись, выберите его еще раз.

Проверить макрос

Целью создания макросов в Word является ускорение вашей работы за счет удобного управления повторяющимися задачами и сложными последовательностями команд. Убедитесь, что ваш макрос работает должным образом, протестировав макрос.

Чтобы запустить макрос, нажмите сочетание клавиш Alt+F8, чтобы открыть диалоговое окно "Макросы".

Выделите макрос в списке и выберите "Выполнить".

Если вы не видите свой макрос, убедитесь, что он находится в правильном месте в поле «Макросы в».

Создание сочетаний клавиш для макросов

Если вы создали несколько макросов, поиск в диалоговом окне "Макросы" займет некоторое время. Если вы назначите макросу сочетание клавиш, вы можете обойти диалоговое окно и получить доступ к своему макросу непосредственно с клавиатуры так же, как вы используете сочетания клавиш для доступа к другим командам в Word.

Выберите «Файл», затем выберите «Параметры».

В диалоговом окне "Параметры Word" перейдите на левую панель и выберите "Пользовательская лента".

Выберите «Настроить».

В списке "Категории" прокрутите вниз до "Макросы" и выберите макрос, для которого вы хотите создать новый ярлык.

Если для макроса в настоящее время назначена комбинация клавиш, она появится в поле под меткой Текущие клавиши.

Если макросу не назначено сочетание клавиш или если вы хотите создать второе сочетание клавиш для макроса, выберите текстовое поле Нажать новое сочетание клавиш.

Введите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать для доступа к макросу.

Если клавиша быстрого доступа назначена команде, в сообщении будет указано В настоящее время назначено, за которым следует имя команды.Либо переназначьте сочетание клавиш, продолжив, либо выберите новое сочетание клавиш.

Выберите стрелку раскрывающегося списка Сохранить изменения в и выберите Обычный, чтобы применить изменения ко всем документам, созданным в Word.

Чтобы использовать сочетание клавиш только в текущем документе, выберите имя документа из списка.

Макрос — это последовательность команд, которые записываются и сохраняются, чтобы их можно было легко запустить снова по требованию. Если у вас есть ряд повторяющихся задач, запись макроса может сэкономить вам много времени.

Показать вкладку "Разработчик"

Прежде чем вы сможете создавать или использовать макросы, вам необходимо включить вкладку "Разработчик".

Откроется окно параметров Word.

Столбец справа определяет, какие вкладки ленты включены.

Вкладка "Разработчик" теперь отображается в конце ленты.

Включить макросы

После включения вкладки "Разработчик" вы можете изменить настройки безопасности документа, чтобы разрешить использование макросов.

Включите вкладку "Разработчик" в параметрах Word.
Перейдите на вкладку "Разработчик".
Нажмите кнопку "Безопасность макросов".

Прежде чем использовать макросы, важно знать, что макросы могут представлять угрозу безопасности. Поскольку они запускают внешний код, запуск одного из них из ненадежного источника может заразить ваш компьютер или другие устройства в вашей сети вирусом.

Существует четыре уровня безопасности макросов:

Первый уровень полностью отключает макросы, блокируя их без уведомления. Этот вариант является самым безопасным, но он вообще не позволяет вам запускать макросы, даже макросы, которые вы записываете самостоятельно.
Настройка по умолчанию блокирует макросы, но отображает уведомление. Это уведомление позволяет включать макросы в каждом конкретном случае. Этот вариант безопасен, если вы знаете, что можете доверять разрешенным макросам.
Вы можете автоматически включать макросы с цифровой подписью. Вам по-прежнему будет предлагаться ввести большинство макросов, но доверенные макросы будут разрешены без запроса.
Наконец, вы можете включить все макросы без запроса. Это может быть опасно, поэтому используйте эту команду с осторожностью.

Выбранный параметр безопасности макросов включен.

Запись макроса

Если вам нужно выполнить серию повторяющихся задач, вы можете записать эти задачи в виде макроса.

Поместите курсор туда, где вы хотите начать запись макроса.
Нажмите кнопку "Записать макрос".

Откроется окно "Запись макроса", в котором можно настроить имя, описание и механизм срабатывания макроса перед его записью.

Обратите внимание, что макрос будет сохранен в шаблоне "Обычный", что означает, что он будет доступен в других документах, созданных с использованием этого шаблона. Если вам нужно сохранить его в другом шаблоне или документе, обязательно укажите это здесь.

Далее вы можете выбрать, запускается ли макрос кнопкой, которую можно добавить на панель быстрого доступа, или комбинацией клавиш быстрого доступа. В этом уроке мы рассмотрим добавление макроса, использующего сочетание клавиш.

Убедитесь, что вы используете сочетание клавиш, которое не будет мешать другим командам Word или системным командам.

Макрос немедленно начинает запись.

Во время записи макрос фиксирует нажатия клавиш и кнопок, но выделение текста с помощью мыши не записывается. Используйте клавиатуру для выбора текста и перемещения курсора, если вы хотите, чтобы эти действия записывались.

Кнопка "Стоп" также отображается в строке состояния во время записи макроса.

Запись останавливается, и макрос сохраняется.

Запустить макрос

Когда вы записали и сохранили макрос в документе, вы можете запустить его с помощью сочетания клавиш или кнопки на панели быстрого доступа, назначенной ему при создании. Вы также можете просмотреть все макросы в документе и выбрать один из них для прямого запуска.

Нажмите, где вы хотите запустить макрос.
Перейдите на вкладку "Разработчик".
Нажмите кнопку "Макросы".

Все макросы в текущем шаблоне перечислены в диалоговом окне "Макросы". Отсюда вы можете запустить макрос, отредактировать его, создать новый или удалить макрос, который вам больше не нужен.

Выберите макрос и нажмите кнопку "Изменить", чтобы открыть макрос в редакторе Visual Basic. Оттуда вы можете просмотреть шаги, которые использует макрос, удалить ненужные шаги или даже изменить свойства шага, чтобы еще больше настроить макрос.

Выбранный макрос запущен.

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

Макрос помогает повысить эффективность при создании документов и электронных таблиц, добавлении или сохранении информации или создании форм для заполнения другими людьми. Microsoft Word и Excel — популярное программное обеспечение, в котором люди используют макросы для упрощения ввода и хранения данных. Макросы в Word и Excel создаются с помощью языка программирования Visual Basic или путем записи выполняемых действий.

Чтобы создать макрос в Microsoft Word или Microsoft Excel, выберите его из списка ниже и следуйте инструкциям.

Создать макрос в Microsoft Word

Чтобы создать макрос в Microsoft Word, выберите способ его создания: вручную или путем записи действий, и следуйте инструкциям.

Создать макрос вручную с помощью Visual Basic

В Microsoft Word нажмите вкладку "Вид" в строке меню.
Нажмите «Макросы».

В окне Макросы введите имя нового макроса в текстовом поле Имя макроса.
Нажмите кнопку "Создать".
Откроется программа Microsoft Visual Basic для приложений, в которой можно создать макрос, введя код Visual Basic вручную.
После завершения создания макроса щелкните значок "Сохранить" в строке меню и закройте программу Visual Basic.

Создать макрос, записывая действия

В Microsoft Word нажмите вкладку "Вид" в строке меню.
Нажмите стрелку под параметром Макросы и выберите параметр Записать макрос.

В окне Запись макроса введите имя нового макроса в текстовом поле Имя макроса.
Нажмите значок клавиатуры, чтобы назначить комбинацию клавиш для выполнения макроса.
В окне Настроить клавиатуру нажмите в поле «Нажмите новое сочетание клавиш», затем нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать для выполнения макроса в Microsoft Word. Например, вы можете нажать клавиши Ctrl + Shift + M , и эта комбинация клавиш будет автоматически введена в поле.

Нажмите кнопку "Назначить" в левом нижнем углу, затем нажмите кнопку "Закрыть".
Запись макроса начинается сразу после нажатия кнопки "Закрыть". Выполните действия, которые вы хотите записать, и выполните макрос. Вы можете вводить текст, форматировать текст, создавать таблицы, добавлять фигуры или изображения и выполнять другие действия.
Выполнив все действия, которые хотите включить в макрос, на вкладке "Вид" нажмите стрелку под параметром Макросы и выберите Остановить запись.

Создать макрос в Microsoft Excel

Чтобы создать макрос в Microsoft Excel, выберите способ его создания: вручную или путем записи действий, и следуйте инструкциям.

Если вы много работаете с Microsoft Word и постоянно делаете одни и те же действия, создайте макрос. Макрос – это сокращение от слова макроинструкция, которое означает последовательность инструкций для выполнения задачи.

Преимущество создания макросов в Word заключается в том, что вам не нужно уметь программировать. Если вы можете нажать запись и остановить, вы можете это сделать.

Разве макросы не опасны?

Слышали ли вы о том, что макросы вредны, поскольку могут содержать вирусы? Хотя вам нужно быть осторожным при открытии документов Office от неизвестных людей, потому что они могут содержать вредоносные макросы, здесь это не проблема. Вы создаете свой собственный макрос, чтобы знать, что это не вирус.

Как записать макрос в Word

В этом примере вы создадите макрос в Word, чтобы вставить свою подпись в конце документа.

Открыв Word, перейдите на вкладку "Вид".
Нажмите стрелку вниз под кнопкой "Макросы".
Выберите «Запись макроса»… откроется новое окно.

В поле Имя макроса: введите осмысленное имя макроса. Пробелы не допускаются. Используйте знак подчеркивания или тире.
В раскрывающемся списке "Сохранить макрос в:" вы можете выбрать, в каких документах вы хотите использовать этот макрос. Если вы выберете «Все документы» (Normal.dotm), макрос будет доступен вам в каждом новом документе Word, который вы создаете с этого момента. Если вы выберете один документ, он будет применяться только к этому одному документу. Обычно лучше выбрать «Все документы».

В поле Описание: укажите, что делает макрос. Это простой макрос с описательным именем, но когда вы освоитесь с макросами, вы будете делать более сложные вещи, поэтому описание всегда полезно.
Вы можете выбрать «Назначить макрос» либо кнопке, которую вы создадите с помощью кнопки, либо горячим клавишам, которые вы можете выбрать с помощью кнопки «Клавиатура». Для Word уже есть много сочетаний клавиш, поэтому кнопка может быть лучше. Выберите кнопку. Откроется новое окно под названием «Параметры Word».

Здесь вы назначите макросу кнопку на ленте Word. Выберите «Настроить ленту».
В раскрывающемся списке «Выбрать команды из:» выберите «Макросы». Это покажет нам наши макросы в области под ним.

Вам нужно где-то на ленте поместить макрос. В этом примере выберите «Главная» в области «Основные вкладки». Затем выберите "Новая группа".
Выберите «Переименовать», чтобы присвоить ему осмысленное имя.
В окне "Переименовать" выберите один из значков, представляющих группу, затем введите "Мои макросы" в поле "Отображаемое имя".
Нажмите "ОК", чтобы применить его. Вы увидите изменения в области основных вкладок.

Выбрав новые «Мои макросы» в области основных вкладок, выберите макрос Normal.NewMacros.Insert_Signature.
Нажмите «Добавить», чтобы вставить его в группу «Мои макросы».

Конечно, вы захотите переименовать его. Выбрав макрос в области основных вкладок, выберите "Переименовать...".
В окне "Переименовать" выберите значок и введите простое имя в поле Отображаемое имя:.
Нажмите OK, чтобы зафиксировать изменение. Вы увидите изменения в области основных вкладок.
Нажмите "ОК" под областью "Основные вкладки", чтобы завершить создание кнопки для макроса.

Идите вперед и создайте любой блок подписи, который вы хотите. Добавьте скан вашей подписи или других изображений. Что бы вы ни хотели. После этого нажмите стрелку вниз под кнопкой "Макросы".
Выберите Остановить запись. Вот и все. Ваш макрос "Вставка подписи" создан.

Проверьте это, найдя созданную вами кнопку "Вставить подпись" на вкладке "Главная" и нажав ее. Ваш блок подписи волшебным образом должен выглядеть именно так, как вы его создали.

Как написать макрос

Для большинства макросов метод записи является наиболее эффективным способом их создания. В конце концов, вы захотите сделать что-то более сложное. Для этого необходимо написать макрос на языке Visual Basic для приложений (VBA). У нас есть лучшее руководство по VBA для начинающих, так что добавьте его в закладки. Давайте создадим макрос, который даст нам среднее количество слов в предложении, чтобы помочь нам понять, когда мы многословны.

Вам необходим доступ к вкладке "Разработчик", которая по умолчанию скрыта в Word. В верхнем левом углу Word выберите "Файл".

В левом нижнем углу выберите "Параметры".

В открывшемся окне выберите «Настроить ленту».
С правой стороны найдите "Разработчик" и установите рядом с ним галочку.
Выберите OK, чтобы закрыть окно. Откроется вкладка "Разработчик".

Выберите вкладку "Разработчик".
Нажмите кнопку "Макросы".

Введите осмысленное имя в поле «Имя макроса». Оставьте поле «Макрос в:» как Normal.dotm, чтобы оно применялось ко всем документам Word. Всегда вводите описание в поле Описание:.
Выберите Создать. Откроется средство разработки Microsoft Visual Basic для приложений.

Код, показанный в зеленых прямоугольниках ниже, уже должен быть там с некоторым пустым пространством между ними. Скопируйте и вставьте в это место следующий код:

Размерить как диапазон
Размерить numWords как целое
Размерить numSentences как целое
numSentences = 0
numWords = 0

Для каждого s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Далее

MsgBox «Среднее количество слов в предложении» + Str(Int(numWords / numSentences)) + «. Лучше всего меньше 15».

Нажмите кнопку "Выполнить", чтобы протестировать код. Если он не работает должным образом, отредактируйте код, чтобы он работал так, как вы хотите.

Нажмите кнопку "Сохранить" и закройте окно разработки.

Найдите только что созданную кнопку и протестируйте ее.

Мой макрос не работает, когда я сохраняю документ Word

По умолчанию Word сохраняет файл с расширением .docx, что не позволяет автоматически запускать макросы. Если вы хотите, чтобы макрос запускался, вам нужно изменить тип файла на документ Word с поддержкой макросов (*.docm).

Этот тип файла существует частично для борьбы с проблемами безопасности макросов. Если вы видите это расширение файла в документе, который не ожидали получить, насторожитесь.

Что еще я могу сделать с макросами?

Вы можете создавать макросы в Excel, Outlook и даже PowerPoint. Все, что вы сейчас делаете вручную, вы должны иметь возможность записать или написать макрос для этого. Использование макросов в Word вместе с отличными сочетаниями клавиш Windows повысит вашу производительность в десять раз.

О Гае писали в Интернете и в печатных газетах, его номинировали на писательские награды и цитировали в научных статьях из-за его способности говорить о технологиях с кем угодно, но он по-прежнему предпочитает аналоговые часы. Прочитать полную биографию Гая

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш канал YouTube на нашем родственном сайте Online Tech Tips. Мы охватываем Windows, Mac, программное обеспечение и приложения, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и обучающих видеороликов. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Читайте также: