Как создать групповое собрание в Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Microsoft Teams — одно из лучших и самых надежных приложений для совместной работы в бизнесе. Он входит в состав Office 365 с 2016 года, и с тех пор его популярность только росла.

Одна из причин, по которой так много компаний используют его для удаленной работы, заключается в простоте планирования встречи. Вы можете сделать это, создав ссылку, а затем поделившись ею с одним человеком или всей командой.

В этой статье рассказывается, как создать ссылку на собрание и поделиться ею, а также мы ответим на некоторые часто задаваемые вопросы о Teams.

Как создать ссылку на встречу для Microsoft Teams на ПК

Несмотря на то, что Microsoft Teams доступен как для настольных компьютеров, так и для мобильных устройств, многие пользователи предпочитают ПК, потому что они уже работают на нем.

Если вы отвечаете за планирование новой встречи с одним человеком или даже с командой, это потребует нескольких шагов. Вот как это сделать:

Когда вы копируете ссылку на собрание, вы можете вставить ее в свою электронную почту, Blackboard или отправить через любую другую платформу. Люди, которые получат его, должны будут нажать на него, чтобы присоединиться к запланированному собранию Teams.

Как создать ссылку на встречу для Microsoft Teams на iPhone

Одним из доказательств того, что Teams является универсальной платформой для рабочего места, является то, что вы можете запланировать собрание или присоединиться к нему из любого места.

Если у вас стабильное подключение к Интернету. Это означает, что если у вас есть Teams на iPhone и пришло время создать встречу, вот что вам нужно сделать:

Собрание будет успешно создано. Затем все, что вам нужно сделать, это снова зайти в Календарь и нажать на встречу, которую вы запланировали. Затем выполните следующие действия, чтобы создать ссылку на встречу:

  1. Нажав на запланированную встречу в календаре, перейдите на вкладку "Подробности".
  2. Под заголовком встречи, информацией о времени и дате рядом со значком совместного доступа будет отображаться надпись "Поделиться приглашением на встречу".
  3. Когда вы нажмете на параметр общего доступа, в нижней части экрана появится всплывающее окно.
  4. Выберите приложение, которое хотите использовать для отправки ссылки. Это может быть электронная почта, WhatsApp, текстовое сообщение, Google Диск или даже отправка непосредственно кому-либо в Teams.

    5. Когда человек, с которым вы поделились ссылкой, получит ее, все, что ему нужно будет сделать, это коснуться или щелкнуть ее и присоединиться к встрече.

    Как создать ссылку на встречу для Microsoft Teams на устройстве Android

    Пользователи iPhone и iPad могут не только брать Teams с собой, куда бы они ни пошли. Если вы являетесь пользователем Android, вы также можете скачать Teams и запланировать встречу или присоединиться к ней всего несколькими касаниями.

    К счастью, мобильное приложение Microsoft Teams для Android работает точно так же, как и на устройствах iOS. Итак, если вы являетесь пользователем Android, выполните следующие действия:

    Когда собрание создано, пришло время получить ссылку на собрание, которой вы можете поделиться с другими. Вот что нужно сделать:

    Получатель должен щелкнуть ссылку, чтобы присоединиться к собранию Teams.

    Как создать ссылку на собрание Microsoft Teams в Outlook

    Команды являются частью Office 365, поэтому неудивительно, что они интегрированы в Outlook. А если вы уже используете Outlook для работы, то вам будет приятно узнать, что вы также можете создать встречу и отправить ссылку через Outlook. Во-первых, вам нужно убедиться, что у вас установлена ​​последняя версия Outlook. Затем выполните следующие действия:

    1. Откройте настольный клиент Outlook.
    2. В календаре выберите время, когда вы хотите запланировать встречу.
    3. Когда откроется новое окно встречи, нажмите "Встреча Teams" на панели инструментов в верхней части окна.
    4. Добавьте все сведения о встрече, включая имя, участников, или измените время, если это необходимо.
    5. Убедитесь, что в разделе "Местоположение" указано "Microsoft Teams Meeting".
    6. Вы также можете добавить текст в тело сообщения.
    7. Нажмите «Отправить» в левом верхнем углу, чтобы отправить электронное письмо с приглашением на собрание.

      8. Но, может быть, вы хотите отправить электронное письмо со ссылкой из Outlook, и вам просто нужно скопировать автоматически сгенерированную ссылку. Если это так, вместо того, чтобы нажимать «Отправить», прокрутите вниз и найдите параметр «Присоединиться к собранию Microsoft Teams».

      Затем щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Копировать гиперссылку». Затем вставьте ссылку на встречу в другое приложение или сохраните ее на потом, если вам нужно ее переслать.

      Дополнительные часто задаваемые вопросы

      Могу ли я запланировать встречу на будущее при создании ссылки на встречу?

      Когда вы создаете ссылку на собрание команды, она будет доступна в течение 60 дней. Если по истечении этого времени ею никто не воспользуется или не обновит ее, срок действия ссылки истечет.

      Если кто-то использует его на 59-й день, срок действия сбрасывается еще на 60 дней. Таким образом, вы можете запланировать встречу на будущее и изменить время, если вам нужно, ссылка будет оставаться активной до тех пор, пока у вас есть встреча в этот период времени.

      Присоединение к собранию Teams одним щелчком мыши

      Поначалу Microsoft Teams может показаться слишком сложной платформой, но вскоре вы поймете, что она интуитивно понятна и оптимизирована для работы с другими продуктами Microsoft. Если вы используете Outlook для отправки сообщений по электронной почте и планирования встреч, Teams органично сочетается с ним.

      И даже если вы этого не сделаете и хотите отправить кому-нибудь ссылку для присоединения к собранию, за несколько шагов вы сможете создать собрание, скопировать ссылку и поделиться ею с кем угодно. И вы можете сделать это как на компьютере, так и на мобильном устройстве.

      Вы чаще используете Teams на компьютере или смартфоне? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.

      Microsoft Teams включает надстройку Outlook, которая позволяет создавать новые собрания Teams прямо из Outlook. Вы также можете просматривать, принимать или присоединяться к встречам в любом приложении.

      Примечание. В настоящее время вы можете планировать собрания Teams из Outlook, но не можете выбрать канал для их проведения.

      В этой статье

      Запланировать собрание Teams

      Outlook для ПК

      Откройте Outlook и переключитесь в режим просмотра календаря.

      Выберите Новое собрание Teams вверху экрана.

      Примечание. Даже если вы начнете с выбора "Новая встреча" или "Новая встреча", вы можете сделать ее совещанием Teams, выбрав "Собрание Teams" в верхней части формы нового события.

      Добавьте приглашенных в обязательное или необязательное поле (поля) — вы даже можете пригласить целые контактные группы (ранее известные как списки рассылки).

      Добавьте тему встречи, место (если применимо), время начала и время окончания.

      Создайте свое сообщение.

      Выберите Отправить.

      Примечание. Сведения о присоединении к собранию Teams автоматически добавляются в приглашение на собрание.

      Если вы не видите значок нового собрания Teams в классической версии Outlook, возможно, надстройка Teams для Outlook установлена ​​неправильно.

      Для автоматического устранения неполадок можно запустить Помощник по поддержке и восстановлению Майкрософт.

      Чтобы устранить эту проблему вручную, см. раздел Использование надстройки Teams Meeting в Outlook.

      Outlook в Интернете

      В новой форме мероприятия выберите переключатель собрания Teams, чтобы включить его.

      После отправки приглашения вы увидите информацию о присоединении к встрече в мероприятии.

      Удалить Teams из собрания

      Вы можете удалить Teams из собрания во время его создания, но не после отправки приглашения.

      Outlook для ПК

      В верхней части формы новой встречи выберите "Настройки" > "Не проводить онлайн".

      ​​​​​​Outlook в Интернете

      В новой форме мероприятия выберите переключатель собрания Teams, чтобы отключить его.

      Сделайте все собрания собраниями Teams

      Вы можете включить параметр "Календарь", чтобы все собрания, которые вы планируете в Outlook, включая Outlook в Интернете и на мобильных устройствах, проводились онлайн в Teams.

      Примечание. В зависимости от графика выпуска обновлений для вашей организации у вас может не быть доступа к этой функции.

      Outlook для ПК

      В верхней части экрана Outlook выберите Файл > Параметры.

      На странице "Параметры Outlook" выберите "Календарь" слева.

      В разделе "Параметры календаря" выберите "Добавить онлайн-встречу ко всем встречам".

      Outlook в Интернете

      В правом верхнем углу экрана выберите «Настройки», а затем «Просмотреть все настройки Outlook» в правом нижнем углу.

      Выберите Календарь > События и приглашения > Добавить собрания по сети ко всем собраниям.

      Выберите Сохранить.

      В этой статье

      Запланировать собрание Teams

      В Outlook коснитесь значка календаря в правом нижнем углу приложения, затем коснитесь .

      Прокрутите вниз до Teams Meeting и включите тумблер.

      Добавьте приглашенных в обязательное или необязательное поле (поля) — вы даже можете пригласить целые контактные группы (ранее известные как списки рассылки).

      Добавьте сведения о встрече и нажмите на галочку в правом верхнем углу приложения.

      Удалить Teams из собрания

      Вы можете удалить Teams из собрания во время его создания, но не после отправки приглашения.

      В форме «Новое мероприятие» коснитесь переключателя «Собрание Teams», чтобы отключить его.

      Сделайте все собрания собраниями Teams

      Вы можете включить параметр "Календарь", чтобы все собрания, которые вы планируете в Outlook, включая Outlook для настольных компьютеров и веб-сайтов, проводились онлайн в Teams.

      Примечание. В зависимости от графика выпуска обновлений для вашей организации у вас может не быть доступа к этой функции.

      В Outlook коснитесь изображения своего профиля (или значка Office) в левом верхнем углу, а затем выберите "Настройки" .

      В разделе "Учетные записи почты" нажмите Office 365.

      В разделе "Настройки учетной записи" нажмите "Собрания по сети", чтобы включить тумблер.

      В этой статье

      Запланировать собрание Teams

      В Outlook коснитесь значка календаря в правом нижнем углу приложения, затем коснитесь .

      Прокрутите вниз до Teams Meeting и включите тумблер.

      Добавьте приглашенных в обязательное или необязательное поле (поля) — вы даже можете пригласить целые контактные группы (ранее известные как списки рассылки).

      Добавьте сведения о встрече и нажмите на галочку в правом верхнем углу приложения.

      Удалить Teams из собрания

      Вы можете удалить Teams из собрания во время его создания, но не после отправки приглашения.

      В форме "Новое мероприятие" коснитесь переключателя "Собрание Teams", чтобы отключить его.

      Сделайте все собрания собраниями Teams

      Вы можете включить параметр "Календарь", чтобы все собрания, которые вы планируете в Outlook, включая Outlook для настольных компьютеров и веб-сайтов, проводились онлайн в Teams.

      Примечание. В зависимости от графика выпуска обновлений для вашей организации у вас может не быть доступа к этой функции.

      В Outlook коснитесь изображения своего профиля (или значка Office) в левом верхнем углу, а затем выберите "Настройки" .

      Роб Вудгейт

      Роб Вудгейт
      Писатель

      Роб Вудгейт — писатель и ИТ-консультант с почти 20-летним опытом работы в частном и государственном секторах. Он также работал инструктором, специалистом по технической поддержке, менеджером по доставке, системным администратором и выполнял другие функции, связанные с обеспечением совместной работы людей и технологий. Подробнее.

      Теперь, когда работа из дома стала нормой, видеоконференции стали фактически способом общения. Вот как можно создавать собрания Microsoft Teams прямо из Outlook, не записывая их через приложение Teams.

      Чтобы создавать собрания Teams из Outlook — Outlook Online или клиента Outlook — вам необходимо установить клиент Teams на свой компьютер. Это установит надстройку для Outlook, которая предоставляет новый параметр при создании собрания. Надстройки, устанавливаемые в клиенте Outlook, автоматически добавляются в Outlook Online и наоборот. После установки приложения Teams надстройка должна быть доступна в обоих клиентах.

      Сначала мы проведем вас через установку клиента Teams. Если вы установили клиент, но эти параметры по-прежнему не отображаются, у нас также есть несколько советов по устранению неполадок.

      Установите клиент Teams

      Самый быстрый способ получить клиент Teams — открыть Teams в Интернете. На первой странице вам будет предложено загрузить клиент Teams.

      Если у вас уже открыта онлайн-команда Teams, нажмите на параметр загрузки приложения в нижней части левой боковой панели.

      Установите файл .exe и войдите в систему, используя данные своей учетной записи O365/M365, когда это потребуется. Чтобы убедиться, что надстройка установлена ​​в Outlook, перезапустите Teams, а затем перезапустите Outlook.

      Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы использовать надстройку в клиенте Outlook и в Outlook Online. Если он недоступен, следуйте этим советам по устранению неполадок от Microsoft.

      Создание собрания Teams в клиенте Outlook

      Когда вы устанавливаете клиент Teams на свой компьютер, он устанавливает надстройку для Outlook, которая предоставляет новый параметр при создании собрания. Этот параметр доступен в меню «Главная» > «Новые элементы».

      Он также доступен на ленте нового приглашения на собрание.

      При выборе одного из этих вариантов приглашение на собрание изменится и будет включать в себя местоположение «Microsoft Teams Meeting» и ссылку в тексте запроса, по которой участники могут щелкнуть, чтобы присоединиться к собранию.

      Создание собрания Teams в Outlook Online

      Когда вы устанавливаете клиент Teams на свой компьютер, он устанавливает надстройку для Outlook, которая предоставляет новый параметр при создании собрания. В Outlook Online этот параметр доступен в приглашении на собрание.

      Включите параметр, чтобы провести собрание Teams. В отличие от собраний Teams, которые вы создаете в клиенте Outlook, в приглашении на собрание Outlook Online ничего не меняется, но после того, как вы отправите приглашение на собрание, ссылка Teams появится в событии в вашем календаре.

      Как для Outlook Online, так и для клиента Outlook введите участников, а также дату и время собрания, как обычно. Отправьте приглашение на собрание так же, как и при обычном собрании. Единственное отличие состоит в том, что вы и ваши участники присоединитесь к собранию в Teams, а не в комнате для собраний в офисе.

      • ›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
      • › Почему не было Windows 9?
      • › Как восстановить метки панели задач в Windows 11
      • › Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
      • › Как установить Google Play Маркет в Windows 11
      • › Что означает XD и как вы его используете?

      Microsoft Outlook позволяет пользователям планировать собрания Teams непосредственно из календаря планирования, но для большинства пользователей эта кнопка отсутствует. Это связано с тем, что кнопка Teams Meeting является функцией, включенной только в лицензионные продукты Office 365, а UWEC обычно использует корпоративное лицензирование вместо продуктов Microsoft Office. В этом руководстве описаны шаги, необходимые для перехода с корпоративного лицензирования на лицензирование Office 365, чтобы кнопка Teams Meeting правильно отображалась в клиенте Outlook. Чтобы кнопка Teams Meeting отображалась, необходимо, чтобы Microsoft Office имел лицензию Office 365, Outlook был настроен с использованием вашей учетной записи UWEC, а клиент Microsoft Teams для настольных ПК был установлен и выполнен вход с той же учетной записью UWEC.

      Содержание:

      Поиск версии лицензии Office

      Информацию о смене версий Microsoft Office см. в разделе "Переход на лицензирование Office 365" этой статьи.

      Переход на лицензирование Office 365

      1. Закройте все запущенные приложения Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams).
      2. В папке «Приложения» найдите и запустите приложение «Самообслуживание».
      3. Войдите, используя свои учетные данные UWEC.
      4. Перейдите к категории Microsoft Office или выполните поиск вверху по запросу «Удалить все лицензии Microsoft Office».Нажмите Удалить и дождитесь окончания действия политики, которая полностью удалит все лицензии с ваших продуктов Microsoft Office (сами приложения и пользовательские данные не изменятся).
      5. Запустите любое приложение Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Powerpoint), и вам будет предложено войти в систему для активации. Введите свой адрес электронной почты UWEC и нажмите «Далее».
      6. Введите свои учетные данные UWEC.
      7. После успешного ввода учетных данных Office 365 будет активирован!

        8. Настроить учетную запись электронной почты UWEC в Outlook

        Войдите в клиент Teams Desktop и запрос на перезапуск Outlook

        1. Откройте приложение Teams для настольных ПК и в правом верхнем углу приложения убедитесь, что вы вошли в систему, используя свое удостоверение UWEC.
        2. Откройте приложение Outlook и перейдите к функции календаря. Нажмите кнопку «Новая встреча». Кнопка "Собрание Teams" должна быть доступна, и ее можно нажать, чтобы добавить информацию о собрании по сети в приглашение на собрание.
        3. Часто кнопка "Собрание Teams" появляется через несколько минут, или пользователю может быть предложено перезапустить Outlook, чтобы улучшить синхронизацию календаря. Выберите Перезапустить Outlook, после чего кнопка Teams Meeting должна быть доступна.

          4. Была ли эта статья полезной? Да Нет

          Подключиться к УВЭК
          Университет Висконсина – О-Клэр

          Авторское право © 2022 UW-Eau Claire и Попечительский совет системы Университета Висконсина

          См. видеоруководство ниже или перейдите в раздел Управление собраниями в Microsoft Teams.

          Просмотр совещаний:

          Выберите Календарь на левой боковой панели. Это отобразит все встречи и встречи для выбранного дня. Эти собрания синхронизируются с вашим календарем Outlook SU.

          Выберите приглашение на собрание, чтобы узнать, о чем оно, кто на нем присутствует, и ответить на него.

          Назначить встречу:

          Выберите Календарь на левой боковой панели. Это отобразит все встречи и встречи для выбранного дня. Нажмите кнопку "Новая встреча".

          Введите название встречи (1) и добавьте место (5).

          Укажите время начала и окончания(3) и при необходимости укажите дополнительные данные.

          Используйте поле "Добавить участников"(2), чтобы добавить имена людей, которых вы хотите пригласить на собрание. Участники могут быть необязательными или обязательными.

          В вашем списке участников будет отображаться доступность каждого приглашенного. При необходимости используйте Помощник по планированию(6) вверху, чтобы увидеть доступность участников в представлении календаря.

          Раскрывающийся список «Добавить канал»(4) можно использовать для добавления к собраниям каналов всей команды. Это откроет собрание для всех членов команды этого канала.

          По завершении обязательно нажмите Сохранить.

          Если вы добавите встречу в канал, она появится на вкладке "Беседы" канала. Члены команды смогут устанавливать повестки дня, обмениваться файлами или добавлять комментарии.

          Чтобы начать мгновенную встречу

          Выберите «Календарь» на левой боковой панели, затем нажмите «Встреча сейчас».

          Назовите собрание, выберите настройки звука и видео, затем нажмите кнопку "Присоединиться сейчас", чтобы начать собрание.

          Введите имена участников, которых вы хотите пригласить.

          Чтобы присоединиться к собранию Teams

          Выберите свой календарь и найдите встречу. В приглашении на собрание Teams выберите Присоединиться.

          Выберите настройки звука и видео, которые вы хотите использовать.

          Выберите Присоединиться сейчас, чтобы присоединиться к собранию.

          Отменить собрание Teams

          Откройте Microsoft Teams и перейдите на вкладку "Календарь" в меню навигации слева.

          Затем перейдите к встрече, которую хотите отменить, и нажмите на нее.

          Появится краткое меню параметров. Нажмите кнопку "Изменить".

          Откроется экран сведений о встрече. Нажмите кнопку "Отменить встречу" в левом верхнем углу.

          Появится запрос на подтверждение. Вы можете добавить примечание об отмене для участников собрания, но это совершенно необязательно. Нажмите кнопку "Отменить встречу".

          Это приведет к удалению собрания из вашего календаря, и Microsoft Teams также уведомит участников собрания об этом изменении.

          Читайте также: