Теперь, когда ваша таблица в порядке, вам нужно сохранить свою работу. Чтобы сохранить электронную таблицу, сделайте следующее.
Пользователи Excel 2007
Если у вас Excel 2007, нажмите круглую кнопку Office в левом верхнем углу Excel 2007. Это:
Нажав кнопку Office, вы увидите список параметров:
В Excel 2007 все операции с файлами выполняются нажатием круглой кнопки Office. Например, нажатие кнопки «Закрыть» закроет текущую электронную таблицу Excel, но не закроет сам Excel. Чтобы закрыть Excel, нажмите кнопку «Выход из Excel» в правом нижнем углу этого диалогового окна. Если вы хотите открыть последний документ Excel, щелкните его имя под заголовком «Последние документы».
Нажмите «Сохранить», чтобы появилось следующее диалоговое окно:
На изображении выше мы сохраняем нашу электронную таблицу Excel в новую папку, которую мы создали в папке «Библиотеки» > «Документы». Но вы можете использовать область слева от диалогового окна, чтобы выбрать другое место для сохранения вашей работы.
Обратите внимание на поле "Тип файла" под именем файла. Это файл XLSX, новинка из Excel 2007. Всякий раз, когда вы видите это окончание, вы знаете, что это файл Excel.
Нажмите кнопку "Сохранить", когда вы будете довольны местоположением
Excel 2010–2013
Для пользователей Excel 2010–2013: нажмите значок "Сохранить" в левом верхнем углу Excel (также можно щелкнуть элемент "Файл" под значком "Сохранить"):
Вы увидите этот экран:
Вы увидите три варианта: OneDrive (ранее он назывался SkyDrive), Компьютер и Добавить место:
Первый вариант — OneDrive. Это сохраняет его на серверах, управляемых и контролируемых Microsoft. Это очень полезно, если вы хотите работать с документом Excel из других мест. Например, вы можете работать с электронной таблицей в своем офисе. Сохранение в OneDrive означает, что вы также сможете открыть его, когда вернетесь домой с работы. Когда вы выберете вариант OneDrive, вы сможете войти, зарегистрироваться или просто узнать больше. Однако мы будем сохранять на компьютер, поэтому выберите эту опцию. Затем нажмите кнопку «Обзор». Затем вы увидите то же диалоговое окно «Сохранить как», что и выше. Выберите место для сохранения электронной таблицы и нажмите кнопку "Сохранить".
Excel 2016 и более поздних версий
Для пользователей Excel 2016: нажмите значок "Сохранить" в верхнем левом углу Excel:
(Вы также можете щелкнуть элемент "Файл" под значком "Сохранить".)
Вы увидите этот экран. (Убедитесь, что слева выбрано «Сохранить как»):
В разделе «Сохранить как» вы можете увидеть четыре элемента: OneDrive, Этот компьютер, Добавить место и Обзор. По умолчанию ваша работа сохраняется на вашем собственном компьютере (этот компьютер) в папке «Мои документы»:
Если вы хотите сохранить свою работу в папке «Мои документы», введите имя в текстовое поле с надписью «Введите имя файла здесь». Нажмите кнопку «Сохранить» справа, и ваш файл будет сохранен в виде электронной таблицы XLSX.
Если вы не хотите сохранять электронную таблицу в папке "Мои документы", нажмите ссылку "Дополнительные параметры". Затем вы увидите то же диалоговое окно «Сохранить как», что и выше, для пользователей 2007 года. Вы также можете щелкнуть синюю стрелку слева от «Мои документы» на изображении выше. Вы увидите следующее:
Перейдите к области на вашем компьютере, щелкнув элемент в списке. Когда вы будете довольны выбранным местоположением, нажмите кнопку Сохранить.
Excel Office 365
Если у вас есть Office 365, щелчок по значку "Сохранить" вверху может открыть это диалоговое окно, если вы еще не сохранили свою работу:
Местоположение по умолчанию обычно находится в папке «Документы». Введите имя для своего файла и нажмите кнопку «Сохранить» внизу, если вас устраивает это местоположение. Если вы хотите выбрать другое место на своем компьютере для сохранения своей работы, щелкните ссылку «Дополнительные параметры» внизу. После этого вы увидите тот же экран, что и в версии 2016 года, описанной выше.
Все пользователи Excel
Если щелкнуть раскрывающийся список, где указано Книга Excel (*.xlsx), вы увидите, что книгу можно сохранить во множестве различных форматов:
Итак, если у кого-то есть более старая версия Excel, вы можете сохранить ее как книгу Excel 97-2003. Затем он будет сохранен в старом формате XLS.
Не забывайте регулярно сохранять свою работу, нажимая либо круглую кнопку Office в Excel 2007, либо меню/значок "Файл" в Excel 2010–2016. Затем нажмите кнопку "Сохранить". Более быстрый способ — просто щелкнуть значок диска на панели быстрого доступа в левом верхнем углу Excel (все версии):
В следующей части этого курса Excel вы узнаете о параметрах валюты.
сообщить об этом объявлении
После того как вы создали книгу, вам нужно сохранить ее, если вы хотите использовать ее снова. Кроме того, если вы вносите изменения в книгу, вам нужно ее сохранить. Вы даже можете сохранить копию существующей книги под новым именем, в другом месте или с использованием другого типа файла.
Сохранить книгу
После того как вы создали новую книгу, вам необходимо сохранить ее, если вы хотите использовать ее снова.
Нажмите Ctrl + S, чтобы быстро сохранить книгу.
Если вы впервые сохраняете книгу, появится экран "Сохранить как".
OneDrive: сохранение в облачном хранилище Microsoft, чтобы вы могли открыть лист на другом компьютере.
SharePoint: сохраните книгу на подключенном сервере SharePoint.
Этот компьютер: сохраните в локальном хранилище на вашем компьютере.
Обзор: открывает диалоговое окно, в котором вы можете просмотреть папки, диски и общие сетевые ресурсы вашего компьютера.
Автосохранение книг
Если файл Excel сохраняется в Интернете, автоматически включается функция автосохранения в левом верхнем углу. Однако это можно изменить по мере необходимости.
Нажмите кнопку-переключатель «Автосохранение», чтобы включить или выключить эту функцию.
Сохранить прогресс
Поскольку вы продолжаете работать в Excel, вам нужно время от времени сохранять любые изменения, которые вы вносите.
Нажмите Ctrl + S, чтобы быстро сохранить книгу.
Старайтесь сохранять свой прогресс каждые 10 минут; таким образом вы не потеряете важные изменения в случае аварии.
Сохранить как новый файл и/или папку
Иногда может потребоваться сделать копию существующей книги и сохранить ее под новым именем. Использование и изменение содержимого существующей книги часто может сэкономить вам много времени.
Сохранить в различных форматах файлов
Excel обычно сохраняет свои файлы как рабочие книги Excel, но вы также можете сохранять информацию в файлах других форматов. Например, иногда вам может понадобиться сохранить данные в виде файла со значениями, разделенными запятыми, или файла CSV, чтобы вы могли импортировать их в другую программу.
Тип файла по умолчанию – файл XLSX Excel, но в этом меню вы можете выбрать один из множества других форматов файлов.
Типы файлов, которые обычно сохраняются в Excel
Тип файла
Расширение
Описание
CSV
. csv
Текстовый файл с разделителями-запятыми, часто используемый для импорта/экспорта данных.
Книга Excel
.xlsx
Формат файлов Excel по умолчанию на основе XLM, используемый с Excel 2007.
Excel 97-2003 Workbook
.xls
Файлы Excel из Excel 2003 и более ранних версий.
Шаблон Excel с поддержкой макросов
.xlsm
Шаблон Excel, который содержит макросы.
Шаблон Excel
.xltx
Файлы шаблонов Excel.
PDF
.pdf
Portable Document Format, формат, который сохраняет форматирование документа и позволяет обмениваться файлами.
Интернет Страница
.html
Веб-страница, сохраненная в виде папки и содержащая файл .htm и вспомогательные файлы, например изображения.
БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник
Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.
поискменю
Урок 4. Сохранение и совместное использование книг
Введение
Каждый раз, когда вы создаете новую книгу в Excel, вам необходимо знать, как ее сохранить, чтобы иметь к ней доступ и редактировать ее позже. Как и в предыдущих версиях Excel, вы можете сохранять файлы локально на свой компьютер. Вы также можете сохранить книгу в облаке с помощью OneDrive, а также экспортировать книги и делиться ими с другими непосредственно из Excel.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о сохранении и совместном использовании книг в Excel.
О OneDrive
Каждый раз, когда вы открываете или сохраняете книгу, у вас будет возможность использовать OneDrive – службу онлайн-хранилища файлов, включенную в вашу учетную запись Microsoft. Чтобы включить этот параметр, вам необходимо войти в Office. Чтобы узнать больше, посетите наш урок «Знакомство с OneDrive».
Сохранить и сохранить как
Excel предлагает два способа сохранения файла: Сохранить и Сохранить как. Эти параметры работают одинаково, но с некоторыми важными отличиями:
Сохранить. При создании или редактировании книги вы будете использовать команду "Сохранить", чтобы сохранить изменения. Вы будете использовать эту команду большую часть времени. Когда вы сохраняете файл, вам нужно будет только выбрать имя файла и местоположение в первый раз. Затем вы можете просто нажать кнопку "Сохранить", чтобы сохранить его с тем же именем и в том же месте.
Сохранить как. Эта команда используется для создания копии книги с сохранением оригинала. При использовании функции "Сохранить как" вам потребуется выбрать другое имя и/или местоположение для скопированной версии.
Чтобы сохранить книгу:
Важно сохранять книгу всякий раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий. Раннее и частое сохранение может предотвратить потерю вашей работы. Вам также нужно обратить особое внимание на то, где вы сохраняете книгу, чтобы ее было легко найти позже.
Вы также можете получить доступ к команде "Сохранить", нажав Ctrl+S на клавиатуре.
Использование «Сохранить как» для создания копии
Если вы хотите сохранить другую версию книги, сохранив оригинал, вы можете создать копию. Например, если у вас есть файл с именем "Данные о продажах", вы можете сохранить его как "Данные о продажах 2", чтобы иметь возможность редактировать новый файл и по-прежнему обращаться к исходной версии.
Для этого нажмите команду «Сохранить как» в представлении Backstage. Как и при первом сохранении файла, вам нужно будет выбрать, где сохранить файл, и дать ему новое имя.
Чтобы изменить место сохранения по умолчанию:
Если вы не хотите использовать OneDrive, вас может расстроить тот факт, что OneDrive выбран в качестве расположения по умолчанию при сохранении. Если вам неудобно каждый раз выбирать «Компьютер», вы можете изменить место сохранения по умолчанию, чтобы по умолчанию был выбран «Компьютер».
Автовосстановление
Excel автоматически сохраняет ваши книги во временной папке, пока вы над ними работаете. Если вы забыли сохранить изменения или произошел сбой Excel, вы можете восстановить файл с помощью автовосстановления.
Чтобы использовать автовосстановление:
Откройте Excel. Если будут найдены автоматически сохраненные версии файла, появится панель DocumentRecovery.
Нажмите, чтобы открыть доступный файл. Книга будет восстановлена.
По умолчанию Excel автоматически сохраняет данные каждые 10 минут. Если вы редактируете книгу менее 10 минут, Excel может не создать автоматически сохраненную версию.
Если вы не видите нужный файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Просто выберите вкладку «Файл», нажмите «Управление книгой», затем выберите «Восстановить несохраненные книги».
Экспорт книг
По умолчанию книги Excel сохраняются в формате файла .xlsx. Однако могут быть случаи, когда вам нужно использовать другой тип файла, например книгу PDF или Excel 97-2003. Книгу легко экспортировать из Excel в файлы различных типов.
Чтобы экспортировать книгу в виде файла PDF:
Экспорт вашей книги в виде документа Adobe Acrobat, обычно известного как файл PDF, может быть особенно полезен, если вы делитесь книгой с кем-то, у кого нет Excel. PDF-файл позволит получателям просматривать, но не редактировать содержимое вашей книги.
По умолчанию Excel экспортирует только активный лист. Если у вас есть несколько рабочих листов и вы хотите сохранить их все в одном файле PDF, нажмите «Параметры» в диалоговом окне «Сохранить как». Появится диалоговое окно «Параметры». Выберите «Вся книга» и нажмите «ОК».
Всякий раз, когда вы экспортируете книгу в формате PDF, вам также необходимо подумать о том, как данные вашей книги будут отображаться на каждой странице PDF, точно так же, как при печати книги. Посетите наш урок «Макет страницы и печать», чтобы узнать больше о том, что следует учитывать перед экспортом книги в формате PDF.
Чтобы экспортировать книгу в другие типы файлов:
Вам также может быть полезно экспортировать книгу в другие типы файлов, например в книгу Excel 97–2003, если вам нужно поделиться с людьми, использующими более старую версию Excel, или в файл .CSV, если вам нужен простой формат. текстовая версия вашей книги.
Вы также можете использовать раскрывающееся меню "Тип файла:" в диалоговом окне "Сохранить как", чтобы сохранять книги в различных типах файлов.
Общий доступ к книгам
Excel упрощает совместное использование и совместную работу над книгами с помощью OneDrive. Раньше, если вы хотели поделиться с кем-то файлом, вы могли отправить его как вложение электронной почты. Несмотря на удобство, эта система также создает несколько версий одного и того же файла, что может быть сложно упорядочить.
Когда вы делитесь книгой из Excel, вы фактически предоставляете другим доступ к тому же файлу. Это позволяет вам и людям, с которыми вы делитесь, редактировать одну и ту же книгу без необходимости отслеживать несколько версий.
Чтобы поделиться книгой, ее нужно сначала сохранить в OneDrive.
Скорее всего, вам нужно было преобразовать файл Excel в формат PDF.
В этом посте я покажу вам 5 способов легко преобразовать файл Excel в формат PDF.
Видеоруководство
Сохранить как PDF
Это наиболее часто используемый метод, и вы, возможно, уже использовали его один или два раза.
Сохраните копию файла в формате PDF.
Это достаточно просто, и ваш новый файл PDF будет сохранен в том же месте, что и файл Excel.
Если вы хотите изменить место сохранения или получить доступ к другим расширенным параметрам PDF-файла, вы можете нажать на ссылку Дополнительные параметры сразу под выбором типа файла.
При этом откроется меню «Сохранить как», и вы сможете перейти к новому местоположению для сохранения, а также получить доступ к дополнительным параметрам для файлов PDF.
Экспортировать в формате PDF
Я никогда не замечал этого, но в меню "Файл" есть параметр "Экспорт".
Оказывается, вы можете использовать это для экспорта файла в формате PDF!
Чтобы экспортировать файл Excel в формате PDF.
Перейдите на вкладку "Файл".
Перейдите на вкладку "Экспорт".
Выберите «Создать документ PDF/XPS».
Нажмите кнопку "Создать PDF/XPS".
Откроется меню «Опубликовать как PDF» или «XPS», которое точно похоже на меню «Сохранить как», и вы можете выбрать место для публикации, а также получить доступ к дополнительным параметрам PDF.
Команда панели быстрого доступа «Опубликовать как PDF»
Вы можете добавить команду "Опубликовать как PDF" на панель быстрого доступа, чтобы не переходить на вкладку "Файл".
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели быстрого доступа и выберите в меню "Настроить панель быстрого доступа".
Откроется меню «Параметры Excel», и отсюда вы сможете добавить команду «Опубликовать как PDF» или «XPS».
Убедитесь, что вы находитесь на вкладке "Панель быстрого доступа" в меню "Параметры".
Выбрать все команды.
Прокрутите вниз и выберите Опубликовать как PDF или XPS.
Нажмите кнопку "Добавить", чтобы добавить команду в набор команд панели быстрого доступа.
Нажмите кнопку ОК.
Теперь вы можете использовать эту команду на панели быстрого доступа, чтобы опубликовать файл Excel в виде документа PDF.
Команда панели быстрого доступа к электронной почте как вложение PDF
Это один из моих фаворитов в списке, так как он дает вам две вещи. Он преобразует ваш файл Excel в PDF, а затем создаст новое сообщение электронной почты с прикрепленным файлом PDF.
Все без кода!
Это очень удобно, если вам нужно отправить файлы по электронной почте в формате PDF.
Снова щелкните правой кнопкой мыши панель быстрого доступа и выберите в меню пункт "Настроить панель быстрого доступа".
В меню «Параметры Excel» вы можете добавить команду «Электронная почта как вложение PDF».
Убедитесь, что вы находитесь на вкладке "Панель быстрого доступа" в меню "Параметры".
Выбрать все команды.
Прокрутите вниз и выберите Электронная почта как вложение PDF.
Нажмите кнопку "Добавить", чтобы добавить команду в набор команд панели быстрого доступа.
Нажмите кнопку ОК.
При этом команда «Отправить электронное письмо как PDF-вложение» появится на панели быстрого доступа.
Когда вы нажимаете эту команду, она автоматически создает новое электронное письмо Outlook с темой в виде названия книги Excel. PDF-файл преобразованного файла Excel также будет добавлен в качестве вложения.
Это сэкономит вам много кликов.
Преобразование файла в PDF в Power Automate
Все предыдущие варианты преобразования файла Excel в PDF великолепны и позволяют сэкономить ценные клики, но они не автоматизированы.
Существует действие Power Automate, которое может преобразовывать файлы в PDF. Это означает, что вы можете конвертировать PDF-файлы в рамках некоторого автоматизированного процесса.
Это можно использовать для автоматического создания и отправки счетов в формате PDF по электронной почте в конце месяца.
Файл, который вы хотите преобразовать, необходимо сохранить в OneDrive.
Вам нужно будет добавить два действия к вашей автоматизации. Первый для преобразования файла, а второй для создания файла.
Добавьте действие «Преобразовать файл» из соединителя OneDrive.
Выберите файл, который хотите преобразовать.
Выберите PDF в качестве целевого типа для преобразования.
Выберите папку, в которой вы хотите создать PDF-файл.
Назовите файл PDF. Обязательно заканчивайте имя расширением .pdf.
Нажмите кнопку динамического содержимого и добавьте динамическое содержимое для содержимого файла, используя содержимое, созданное с помощью действия OneDrive «Преобразовать файл».
Выводы
Преобразование файлов Excel в формат PDF является обычной задачей.
К счастью, это довольно просто и доступно несколько вариантов.
Существует также параметр Power Automate для преобразования Excel в PDF, что означает, что вы можете создавать автоматизированные процессы для преобразования файлов в PDF.
Какой ваш любимый? Дайте мне знать в комментариях!
Об авторе
Джон МакДугалл
Джон — Microsoft MVP, внештатный консультант и тренер, специализирующийся на Excel, Power BI, Power Automate, Power Apps и SharePoint. Другие интересные статьи Джона можно найти в его блоге или на канале YouTube.
