Как сохранить электронную почту в формате pdf в Outlook

Обновлено: 15.05.2024

Иногда можно преобразовать файлы в формат, с которым проще работать. Так обстоит дело с электронной почтой, которую можно преобразовать в файл PDF. Файл PDF может храниться вместе с документами Word, Excel и другими в обычной папке документов, а также может использоваться совместно с другими пользователями и просматриваться ими независимо от типа установленного программного обеспечения. Файлы PDF также можно защитить с помощью разрешений и паролей.

Способы конвертировать электронную почту в PDF с помощью Outlook 2016 или более поздней версии

Выполните указанные здесь действия, если на вашем компьютере установлена Windows 2010.

В MS Outlook вам нужно открыть сообщение, которое вы хотите преобразовать в PDF.
Затем перейдите на вкладку "Файл" и выберите параметр "Печать".
Затем откройте раскрывающееся меню в разделе «Принтер» и выберите Microsoft Print to PDF.
Нажмите "Печать".
После этого в диалоговом окне «Сохранить вывод на печать как» перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить файл PDF.
Теперь, если вы хотите изменить имя файла, сделайте это в поле "Имя файла" и нажмите "Сохранить".
Наконец, файл будет сохранен в выбранной вами папке.

Во-первых, откройте в Outlook сообщение, которое хотите преобразовать.
Затем перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Сохранить как".
В диалоговом окне "Сохранить как" перейдите в папку для сохранения файла.
Теперь, если вы хотите изменить имя файла, измените его в поле "Имя файла".
После этого нажмите раскрывающееся меню "Тип файла", выберите HTML и нажмите кнопку "Сохранить".
Откройте Word, перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Открыть». Вам нужно выбрать сохраненный HTML-файл.
Вы должны нажать на вкладку "Файл" и выбрать "Сохранить как".
Теперь перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить файл. В диалоговом окне "Сохранить как" нажмите раскрывающееся меню "Тип файла" и выберите PDF.
Затем нажмите кнопку "Сохранить".
Наконец, файл PDF будет сохранен в выбранной вами папке.

Преобразование электронной почты Outlook в PDF с помощью MS Office 2007

Если вы используете Microsoft Outlook 2007, могут возникнуть трудности с преобразованием сообщения электронной почты напрямую в PDF-файл. Однако вы можете получить информацию в формате PDF, выполнив следующие дополнительные действия:-

В Microsoft Outlook откройте сообщение, которое хотите сохранить.
Теперь поместите курсор в сообщение и нажмите Ctrl+A, чтобы выделить весь текст сообщения.
После этого нужно нажать Ctrl+C, чтобы скопировать текст.
Теперь откройте пустой документ Word.
Затем нажмите Ctrl+V, чтобы вставить текст в документ.
Наконец, нажмите кнопку Microsoft Office, затем нажмите "Сохранить".

Примечание. Описанная выше процедура не включает заголовок сообщения. Если вы хотите включить эту информацию, вы можете вручную ввести ее в документ Word или нажать «Ответить» > «Переслать», скопировать содержимое и вставить его в документ.

Нажмите кнопку Microsoft Office, наведите указатель мыши на пункт "Сохранить как" и выберите PDF или XPS в документе Word.
В поле "Имя файла" введите имя документа.
Теперь в списке "Тип файла" выберите PDF.
После этого в разделе "Оптимизировать для" выберите предпочтительное качество печати.
Далее нажмите "Параметры", чтобы указать дополнительные параметры, а затем нажмите кнопку "ОК".
Нажмите кнопку "Опубликовать".
Теперь файл PDF будет сохранен в выбранной вами папке.

Преобразование электронной почты Outlook в файл PDF с помощью профессионального инструмента

Если все вышеупомянутые ручные процедуры не работают должным образом, вы можете выбрать профессиональное решение для беспроблемного преобразования. Например, вы можете использовать Aryson PST Converter Tool. Это программное обеспечение может сохранять электронное письмо в формате PDF в Outlook, включая его вложения.

Это очень надежная и портативная утилита, которая преобразует электронную почту PST в PDF, а также исправляет и восстанавливает любые повреждения в файле .pst. С помощью этой утилиты вам не нужно беспокоиться о длительных и сложных действиях по сохранению электронной почты в формате PDF в Outlook.

Заключение

В этом блоге описываются способы преобразования электронной почты Outlook в файлы PDF. Выше я описал различные ручные процедуры для сохранения электронных писем в формате PDF в MS Outlook. Если ручное решение не работает должным образом, вы можете выбрать сторонний инструмент.

Об авторе:

Рохан Визе (Rohan Wiese) — автор технических материалов в компании Aryson Technologies, специализирующийся на базах данных, решениях для восстановления и переноса электронной почты. Ему нравится проводить исследования и генерировать информацию, которая помогает администраторам баз данных, компаниям и новичкам решать проблемы с MS SQL Server, базами данных MySQL, облачными вычислениями и Microsoft Exchange.

Создайте файл, который будет проще использовать с другими документами проекта

Университет Колорадо в Денвере
Университет штата Колорадо

Карен Маркус – бывший писатель Lifewire, которая также писала для таких компаний, как HP, Intel, IBM, Samsung и других.

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

Что нужно знать

Откройте электронную почту >Файл >Печать >Принтер >Microsoft Print to PDF >Печать. В поле «Сохранить вывод на печать как» введите имя файла и местоположение >Сохранить.
На Mac откройте электронную почту >Файл >Печать >PDF >Сохранить как PDF > введите имя файла и местоположение >Сохранить.
Для более старых версий необходимо сначала сохранить в формате HTML, а затем преобразовать в PDF.

В этой статье объясняется, как сохранить электронное письмо Outlook в формате PDF. Инструкции относятся к Outlook 2019, 2016, 2010 и 2007.

Преобразование электронной почты в PDF с помощью Outlook 2010 или более поздней версии

Выполните следующие действия, если у вас установлен Outlook 2010.

В Outlook откройте сообщение, которое вы хотите преобразовать в PDF.

Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Печать".

В разделе "Принтер" щелкните раскрывающееся меню и выберите Microsoft Print to PDF.

Нажмите "Печать".

В диалоговом окне "Сохранить вывод на печать как" перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить файл PDF.

Если вы хотите изменить имя файла, сделайте это в поле "Имя файла" и нажмите "Сохранить".

Файл сохраняется в выбранной вами папке.

Предыдущие версии Outlook

В версиях Outlook до 2010 необходимо сохранить сообщение электронной почты в виде файла HTML, а затем преобразовать в PDF. Вот как:

В Outlook откройте сообщение, которое хотите преобразовать.

Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Сохранить как".

В диалоговом окне "Сохранить как" перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить файл.

Если вы хотите изменить имя файла, сделайте это в поле "Имя файла".

Нажмите раскрывающееся меню «Тип файла» и выберите HTML. Нажмите Сохранить.

Теперь откройте Word . Перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Открыть». Выберите сохраненный HTML-файл.

Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Сохранить как".

Перейдите к месту, где вы хотите сохранить файл. В диалоговом окне "Сохранить как" щелкните раскрывающееся меню "Тип файла" и выберите PDF.

Нажмите "Сохранить".

Файл PDF сохраняется в выбранной вами папке.

Преобразование электронной почты в PDF с помощью Office 2007

Если вы используете Outlook 2007, не существует простого способа преобразовать сообщение электронной почты непосредственно в PDF-файл. Но вы можете получить информацию в формате PDF, выполнив несколько дополнительных действий:

В Outlook откройте сообщение, которое хотите сохранить.

Поместите курсор в сообщение и нажмите Ctrl+A на клавиатуре, чтобы выделить весь текст сообщения.

Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать текст.

Откройте пустой документ Word.

Нажмите Ctrl+V, чтобы вставить текст в документ.

Нажмите кнопку Microsoft Office и нажмите Сохранить.

Этот процесс не будет включать заголовок сообщения. Если вы хотите включить эту информацию, вы можете ввести ее в документ Word вручную или нажать «Ответить» > «Переслать», скопировать содержимое и вставить его в документ.

В документе Word нажмите кнопку Microsoft Office, наведите указатель мыши на Сохранить как и выберите PDF или XPS.

В поле "Имя файла" введите имя документа.

В списке "Тип файла" выберите PDF.

В разделе "Оптимизировать для" выберите предпочтительное качество печати.

Нажмите "Параметры", чтобы выбрать дополнительные параметры, а затем нажмите "ОК".

Нажмите "Опубликовать".

Файл PDF будет сохранен в выбранной вами папке.

Преобразование электронной почты в PDF на Mac

Выполните следующие действия, если вы используете Outlook на Mac:

В Outlook откройте сообщение, которое вы хотите преобразовать в PDF.

Нажмите «Файл» в строке меню и выберите «Печать» в раскрывающемся меню.

Нажмите раскрывающееся меню PDF и выберите Сохранить как PDF.

Введите имя файла PDF.

Нажмите стрелку рядом с полем "Сохранить как" и перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить файл.

У вас слишком много сообщений электронной почты в Outlook, и вам нужно сделать их резервную копию в виде PDF-файлов? В этой статье описываются 3 способа сохранения электронных писем Outlook в виде файлов PDF и представлена лучшая альтернатива Adobe® Acrobat® — Wondershare PDFelement — редактор PDF для преобразования электронной почты Outlook в PDF.

Способ 1. Сохранение электронной почты Outlook в формате PDF

Шаг 1. Сохраните электронную почту Outlook в MSG

MSG — это формат файла, в котором вы можете сохранять сообщения электронной почты Outlook. После открытия Outlook выберите электронное письмо, которое вы хотите преобразовать в PDF, затем нажмите кнопку «Файл» > «Сохранить как», чтобы сохранить его в формате файла .msg на вашем компьютере.

Шаг 2. Конвертируйте электронную почту Outlook в PDF

Запустите PDFelement и нажмите «Создать PDF» на главном экране. Найдите файл MSG на своем компьютере и нажмите «Открыть», чтобы открыть его в программе и использовать конвертер Outlook в PDF. Преобразованный PDF-файл будет открыт в PDFelement, и вы можете нажать кнопку «Файл» > «Сохранить», чтобы сохранить его как PDF-файл на вашем устройстве.

Шаг 3. Редактирование преобразованного PDF (необязательно)

Вы можете использовать любой из инструментов на вкладке "Редактировать" в строке меню, чтобы улучшить свой PDF-файл, например "Добавить текст", "Добавить изображение", "Ссылка" и т. д. После внесения изменений вы можете сохранить файл PDF.

Способ 2. Преобразование электронной почты Outlook в PDF

PDFelement также предоставляет другой способ преобразования сообщений электронной почты Outlook в формат PDF с помощью функции печати. Вот простые шаги.

Шаг 1. Печать электронной почты Outlook в формате PDF

Сначала откройте сообщение электронной почты Outlook, которое вы хотите распечатать в формате PDF, затем нажмите кнопку "Файл" > "Печать". В диалоговом окне «Печать» выберите «Wondershare PDFelement» в качестве параметра принтера. Распечатанный PDF-файл будет автоматически открыт в PDFelement.

Шаг 2. Сохраните сообщение Outlook в формате PDF

В PDFelement вы можете нажать кнопку «Файл»> «Сохранить как», чтобы сохранить распечатанный PDF-документ на своем компьютере. Узнайте больше о том, как редактировать PDF-файлы перед их сохранением.

< бр />

Способ 3: сохранение в формате PDF в Outlook с помощью Adobe Acrobat

Вы можете изменить средство просмотра PDF по умолчанию в Windows 10 двумя способами: с помощью проводника или через панель управления. И то, и другое легко сделать, если вы выполните следующие простые шаги:

Шаг 1. Установите Adobe Acrobat

Как и в случае с Microsoft Office, если вы устанавливаете Adobe Acrobat после установки Microsoft Outlook, быстрый доступ к Adobe Acrobat автоматически добавляется в ваш Outlook. Запустите Outlook и щелкните Adobe Acrobat на панели инструментов. Затем вы увидите два варианта: «Прикрепить как Adobe PDF» и «Прикрепить как защищенный Adobe PDF». Прикрепить как Adobe PDF означает, что каждое вложение, например PowerPoint, Word, текст и т. д., будет сохранено в формате PDF.

Прикрепить как защищенный Adobe PDF означает, что вы сохраните документ и вложение как защищенный PDF, то есть файл защищен от открытия, копирования или печати.

Шаг 2. Сохраните электронные письма Outlook в формате PDF

Запустите Outlook и нажмите Adobe Acrobat на панели инструментов. В подменю вы можете увидеть четыре вкладки: «Выбранные сообщения», «Выбранные папки», «Изменить параметры преобразования» и «Настроить автоматическое архивирование». Отсюда у вас есть два варианта преобразования электронной почты Outlook в файлы PDF.

Преобразование выбранных сообщений в PDF. В разделе «Выбранные сообщения» выберите «Создать новый PDF» или «Добавить к существующему PDF». Выберите письмо, которое нужно сохранить в формате PDF, затем щелкните его правой кнопкой мыши. Перейдите к «Преобразовать в Adobe PDF», назовите файл PDF и нажмите «Сохранить». Adobe Acrobat немедленно сохранит ваше электронное письмо и вложение в формате PDF.

Преобразовать выбранную папку сообщений в PDF. Чтобы сэкономить время, вы можете сохранить все электронные письма, которые хотите преобразовать в PDF, в одну папку.Затем нажмите «Выбранные папки» на панели инструментов и выберите соответствующую папку, чтобы начать процесс сохранения сообщений Outlook в файлы PDF.

После сохранения сообщений электронной почты Outlook в файлы PDF они будут открываться в Adobe Acrobat. Просто нажмите на них, чтобы просмотреть все содержимое сообщения. Вы также можете щелкнуть гиперссылку во вложении, чтобы открыть его в другом окне.

К сожалению, все обновления продукта для Adobe Acrobat XI подошли к концу. Вы можете продолжать использовать программу, но у вас не будет поддержки клиентов для доступа к ней. В этом случае нажмите здесь, чтобы найти лучшую альтернативу Adobe Acrobat.

Сохранить электронную почту в формате PDF для Outlook 2016, 2013, 2010

Помимо Adobe Acrobat, PDFelement является одной из лучших программ конвертации электронной почты Outlook в PDF, которая может легко и по разумной цене успешно конвертировать файлы Outlook в PDF. Он считается лучшей альтернативой Acrobat благодаря своим фантастическим функциям.

Как преобразовать электронную почту Outlook в формат PDF — распространенный вопрос среди пользователей Outlook. Пользователям MS Outlook часто требуется сохранять сообщения электронной почты в формате PDF. Но они не знают о методах, с помощью которых они могут конвертировать электронные письма из файлов данных Outlook в PDF. Чтобы помочь им, в этом блоге собраны некоторые популярные способы преобразования сообщений электронной почты Outlook в формат файла PDF.

“Привет, друзья. Мне нужно преобразовать большое количество сообщений электронной почты в PDF для некоторых юридических целей. Ручной метод, который я пробовал, казался длительным для массовых электронных писем Outlook. Поэтому я ищу быстрое решение для преобразования электронной почты Outlook в PDF. Если кто-нибудь знает какой-либо надежный метод массового преобразования электронной почты Outlook, сообщите мне. Я могу открывать как вручную, так и автоматически.”

3 лучших метода преобразования электронной почты Outlook в PDF

Вот лучшие способы сохранения электронной почты в формате переносимых документов в любой системе под управлением ОС Windows.

Способ 1. Преобразование Outlook в PDF с помощью надежного инструмента

Наиболее надежный подход к преобразованию сообщений электронной почты из Outlook в PDF — использование экспортера PST в PDF. Это приложение было разработано с использованием передовых технологий, которые могут быстро конвертировать большое количество электронных писем из нескольких файлов PST, а также с их вложениями. Загрузите программное обеспечение и выполните преобразование Outlook в PDF, выполнив следующие действия:

а. Откройте программу после загрузки.

б. Нажмите кнопку «Добавить файл», чтобы добавить файлы PST (установка Outlook не требуется)

д. Выберите PDF на следующем экране.

ж. Выберите место для сохранения файлов PDF, чтобы экспортировать электронную почту Outlook в PDF.

г. Нажмите кнопку «Экспорт», чтобы преобразовать сообщение электронной почты в формат PDF.

Способ 2. Преобразование сообщений электронной почты Outlook в формат PDF с помощью параметра печати

Если вы не заинтересованы в использовании платного инструмента и вам нужно преобразовать несколько электронных писем, вы также можете выбрать этот вариант преобразования вручную. Вот как вы можете применить этот метод:

а. Запустите MS Outlook на своем компьютере (любая версия, которую вы используете)

б. Дважды щелкните любое электронное письмо Outlook, чтобы открыть его.

д. Откройте раскрывающийся список «Принтер» и выберите параметр Microsoft Print to PDF.

ж. Нажмите кнопку «Сохранить», и электронные письма будут сохранены в виде файла PDF.

Способ 3. Преобразование электронной почты в PDF с помощью параметров Outlook

Если вы хотите использовать ручной метод в любой системе Windows ниже Windows 10, вам необходимо следовать отдельному руководству по преобразованию электронной почты Outlook в PDF. Вот вариант для пользователей Windows 8.1 и других версий:

а. Откройте MS Outlook и откройте сообщение электронной почты, которое вы хотите экспортировать.

б.Перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Сохранить как».

<р>в. Появится диалоговое окно «Сохранить как». Выберите папку, в которой вы хотите сохранить экспортированный файл.

д. Добавьте имя для файла и выберите HTML в качестве типа файла.

<р>т.е. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы сохранить электронные письма в формате HTML.

ж. Теперь щелкните правой кнопкой мыши HTML-файл и откройте его в MS Word.

г. Нажмите «Файл» > «Сохранить как» и выберите PDF, чтобы сохранить файл в формате PDF.

Когда использовать конвертер Outlook в PDF

Поскольку мы упомянули три метода преобразования электронной почты Outlook в PDF, можно запутаться, какой из них выбрать. Пользователи должны выбрать автоматизированный инструмент, т. е. когда они находятся в следующих ситуациях:

Заключение

Независимо от того, по какой причине вам нужно преобразовать электронную почту Outlook в PDF, блог, безусловно, окажется полезным. Здесь мы подробно рассказали о лучших методах преобразования электронной почты из Outlook в PDF. Однако примените метод, который лучше всего соответствует вашим условиям и требованиям, и быстро выполните работу.

Читайте также: