Как скрыть все заметки в Excel сразу

Обновлено: 23.11.2024

При создании книги Excel пользователи могут использовать комментарии Excel по разным причинам. Одним из применений этой функции является объяснение формулы. Расширенные формулы Excel необходимо знать. Эти расширенные формулы Excel очень важны, чтобы их знать, и они поднимут ваши навыки финансового анализа на новый уровень. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу Excel! в ячейке, особенно когда другие люди будут использовать файл Excel. Кроме того, комментарии Excel можно использовать для добавления напоминаний или заметок для других пользователей, а также для создания перекрестных ссылок с другими книгами Excel.

После добавления комментария Excel предоставляет пользователям возможность изменять его размер, форму, а также форматировать комментарии в нужном стиле. Пользователь Excel должен освоить способы управления комментариями, чтобы максимально использовать их.

Обзор

Комментарии Excel используются для добавления примечания или объяснения формулы в ячейке.
Excel предоставляет пользователям гибкие возможности редактирования, удаления, а также отображения или скрытия комментариев на листе Excel.
Пользователи также могут изменять размер и перемещать поле комментария Excel.

Как добавить комментарии Excel в ячейку

Хотя существуют разные версии Excel, добавление комментариев во всех версиях выполняется практически одинаково. Чтобы добавить комментарий к ячейке, сначала поместите курсор на ячейку, в которую вы хотите добавить комментарий, щелкните ячейку правой кнопкой мыши и прокрутите список вниз до команды «Вставить комментарий».

В качестве альтернативы выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку "Обзор", чтобы развернуть инструменты комментирования, а затем нажмите "Новый комментарий". Появится новое текстовое поле, содержащее имя пользователя и точку вставки, расположенную в начале новой строки под именем пользователя.
Добавьте текст в текстовое поле.
Затем нажмите за пределами ячейки, чтобы закрыть редактирование. В правом углу ячейки появится перевернутый маленький красный треугольник. Треугольник позволяет легко найти ячейку с комментарием.
Чтобы просмотреть комментарий, наведите указатель мыши на ячейку с маленьким красным треугольником.

Как показать или скрыть комментарии Excel

По умолчанию в Excel комментарии скрыты, и каждый комментарий можно просмотреть, наведя указатель мыши на ячейку с комментарием. Если вы хотите скрыть или отобразить комментарий в каждой ячейке, сделайте следующее:

Щелкните правой кнопкой мыши где-нибудь в ячейке и выберите либо показать, либо скрыть комментарий. Либо нажмите на вкладку "Рецензирование", чтобы открыть инструменты комментирования, и нажмите "Показать/скрыть комментарии".
Если вы хотите отобразить все комментарии в книге, перейдите на вкладку "Рецензирование" и нажмите кнопку "Показать все комментарии". Чтобы скрыть все комментарии, снова нажмите «Показать все комментарии», чтобы отменить предыдущее действие.

Примечание. Параметр «Показать все комментарии» показывает все комментарии ко всем листам рабочей книги и рабочим книгам, которые вы создаете, когда этот параметр активен. Используйте кнопки «предыдущий/следующий», чтобы просмотреть комментарии один за другим. Если щелкнуть параметр «Показать все комментарии», комментарии будут отображаться постоянно, пока этот параметр не будет отключен. В Excel нет функции, позволяющей пользователям отображать комментарии только на одном листе книги.

Как переместить или изменить размер комментария

Excel также позволяет пользователям изменять размер поля комментария или перемещать комментарии в другую ячейку на листе. Изменение размера и перемещение комментариев важно, когда некоторые комментарии блокируют другие ячейки или комментарии в соседних ячейках.

Чтобы переместить комментарий в другую ячейку, выберите параметр «Показать все комментарии» на вкладке «Рецензирование», чтобы комментарии отображались без наведения курсора на ячейки. Затем наведите указатель мыши на границу поля комментария, пока указатель не примет вид крестообразного курсора со стрелками. Затем выберите конкретное поле комментария, которое вы хотите переместить, а затем щелкните и перетащите поле в нужное место. Прежде чем перетаскивать поле, убедитесь, что маркеры изменения размера видны во всех углах поля комментария.

Если вы хотите изменить размер поля комментария, наведите указатель мыши на один из маркеров изменения размера в углах или по бокам, пока он не примет форму знака плюс со стрелками. Затем нажмите и перетащите один из маркеров, чтобы изменить размер поля комментария до желаемого размера.

Как отредактировать или удалить комментарий

После добавления комментариев в книгу Excel вы можете внести изменения в добавленные комментарии. Чтобы отредактировать комментарий, вы можете сделать одно из следующих:

Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, которую хотите изменить, и выберите «Редактировать комментарий» в появившемся раскрывающемся списке.
Откройте вкладку "Рецензирование" и нажмите команду "Редактировать комментарий" под инструментами комментирования.
Нажмите Shift+F12.

После активации редактирования введите текст, который хотите добавить, или просмотрите существующий комментарий, чтобы внести в него изменения. Закончив редактирование, щелкните в любом месте за пределами ячейки, но в пределах рабочего листа, чтобы остановить дальнейшее редактирование.

Если вы хотите удалить комментарий из ячейки, вы можете сделать одно из следующих действий:

Переместите указатель курсора на ячейку с комментарием и щелкните правой кнопкой мыши. Затем выберите Удалить комментарий из раскрывающегося списка.
Перейдите на вкладку "Рецензирование" и нажмите "Удалить" под инструментами комментирования.

Как отформатировать комментарий

Excel также позволяет пользователям форматировать комментарии в желаемом стиле. По умолчанию в комментариях используется шрифт Tahoma и размер шрифта девять.

Чтобы изменить стиль или размер шрифта, сначала щелкните правой кнопкой мыши ячейку (с комментарием, который вы хотите отформатировать) и выберите "Редактировать комментарий". Затем выберите текст, который вы хотите отформатировать, щелкните правой кнопкой мыши выделенный текст и выберите «Форматировать комментарий». Появится диалоговое окно «Формат комментария», в котором можно изменить шрифт, стиль шрифта, размер, цвет и эффекты.

Дополнительные ресурсы

Спасибо, что прочитали руководство CFI по комментариям в Excel. Чтобы продолжать учиться и продвигаться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие ресурсы CFI:

Вы можете скрыть комментарии и заметки в книгах Excel. В дополнение к добавлению комментариев в Excel существует малоизвестная функция, называемая функцией N, которую вы можете использовать для ввода комментариев непосредственно в формулу. Функция N существует уже давно, поэтому ее можно использовать в более ранних версиях Excel.

В Excel 2016 комментарии были заменены цепочками комментариев, а устаревшие комментарии стали примечаниями. Поэтому параметры для версии 2016 и более поздних версий немного отличаются от более ранних версий Excel. Цепочки комментариев отображаются с маркером комментария, в отличие от традиционного красного маркера. Маркеры отображаются по умолчанию.

Управление отображением комментариев и индикаторов

Если вы добавляете комментарии в Excel, вы можете указать параметры того, как вы хотите, чтобы комментарии отображались в вашей книге. По умолчанию при вставке комментариев в ячейки Excel отображает индикаторы в виде маркеров комментариев или красных маркеров в ячейках с комментариями.

Чтобы управлять отображением комментариев и индикаторов с помощью параметров Excel в Excel 2010 и 2013:

Перейдите на вкладку «Файл» на ленте, а затем нажмите «Параметры». Появится диалоговое окно "Параметры".
Нажмите на категорию "Дополнительно" на левой панели.
На правой панели прокрутите вниз до раздела "Экран".
В области Для ячеек с комментариями показать выберите нужный вариант. Установите флажок Нет комментариев или индикаторов, если вы не хотите, чтобы отображались красные маркеры. Установите флажок Только индикаторы, комментарии при наведении курсора отображают красные маркеры. Установите флажок Комментарии и индикаторы, если хотите, чтобы комментарии и индикаторы отображались.
Нажмите "ОК".

В версиях 2010 и 2013 появляется следующее диалоговое окно параметров:

Чтобы управлять отображением комментариев и индикаторов с помощью параметров Excel в Excel 2016 и более поздних версиях:

Перейдите на вкладку «Файл» на ленте, а затем нажмите «Параметры». Появится диалоговое окно "Параметры".
Нажмите на категорию "Дополнительно" на левой панели.
На правой панели прокрутите вниз до раздела "Экран".
В области Для ячеек с комментариями показать выберите нужный вариант.
Нажмите "ОК".

В Excel 2016 и более поздних версиях появляется следующее диалоговое окно «Параметры», которое включает параметры для цепочек комментариев и заметок (устаревшие комментарии):

Отображение или скрытие всех комментариев на вкладке "Обзор"

Предполагая, что вы настроили отображение комментариев для отображения маркеров и комментариев при наведении, вы можете захотеть показать все комментарии, когда вы работаете над ними, а затем скрыть комментарии, чтобы снова отобразить маркеры.

Чтобы показать или скрыть все комментарии с помощью ленты:

Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
Нажмите «Показать все комментарии» или «Показать комментарии» в группе «Комментарии», чтобы отобразить или скрыть комментарии (это переключатель).

В версии 2016 и более поздних версиях функция «Показать комментарии» отображает комментарии, а не примечания (устаревшие комментарии).

Скрытие всех комментариев и индикаторов с помощью параметров Excel

Чтобы скрыть комментарии и индикаторы с помощью параметров Excel:

Перейдите на вкладку «Файл» на ленте, а затем нажмите «Параметры». Появится диалоговое окно.
Нажмите на категорию "Дополнительно" на левой панели.
На правой панели прокрутите вниз до раздела "Экран".
В области Для ячеек с комментариями отметьте флажок Нет комментариев или индикаторов в 2010 и 2013 годах или Нет комментариев, примечаний или индикаторов в 2016 году и более поздних версиях.
Нажмите "ОК".

Это может быть очень опасно, если вы не знаете, что в книге есть комментарии, и она отправляется клиенту или третьему лицу со скрытыми комментариями.

Использование функции N для ввода примечаний в формулу

Вы можете использовать функцию N для ввода примечаний непосредственно в формулу. Просто введите +N("любая заметка, которую вы хотите") в конце формулы. Текст примечания должен быть заключен в двойные кавычки ("") и возвращает значение 0, поэтому оно не влияет на расчет.

Функция N имеет следующий синтаксис:

=COUNTA(A1:A900)+N("Этот образец набора данных взят из данных United Global за 2014 год")

Функция N возвращает следующие значения:

Если значение является числом или ссылается на него, функция N возвращает число, поэтому в формуле =N(A1), где A1 содержит 400, возвращаемое значение будет равно 400.
Если значение является датой или ссылается на нее, функция возвращает порядковый номер даты, поэтому в формуле =N(A1), где A1 содержит 01.01.2014, возвращаемое значение будет 41640 или число дней с первой даты в системе.
Если значение равно TRUE или ссылается на него, функция N возвращает 1.
Если значение равно FALSE или ссылается на него, функция N возвращает 0.
Если значение является значением ошибки или ссылается на него, функция N возвращает значение ошибки.
Если значение равно чему-либо или ссылается на что-либо еще (например, на примечание в кавычках), функция N возвращает 0.

Поиск формул с примечаниями

Вы можете найти формулы с примечаниями, введенными с помощью функции N с помощью команды "Найти":

Перейдите на вкладку "Главная" на ленте.
Нажмите «Найти и выбрать» в группе «Редактирование».
Нажмите «Найти». Кроме того, вы можете нажать Ctrl + F. Появится диалоговое окно "Найти".
В диалоговом окне "Найти" введите N( или N(*) в поле "Найти".
Выберите поиск на листе или в книге и в формулах.
Нажмите «Найти». Продолжайте нажимать «Найти» для каждого экземпляра заметки, используя функцию N. Вы также можете нажать «Найти все», чтобы просмотреть список всех экземпляров.

Обычно вы не используете функцию N в формуле для преобразования значений в числа, поскольку Excel автоматически преобразует значения. Функция N предназначена для совместимости с другими программами для работы с электронными таблицами, но также предоставляет интересный способ ввода заметок в Excel.

Подпишитесь, чтобы получать больше статей, подобных этой

Была ли эта статья полезной для вас? Если вы хотите получать новые статьи, присоединяйтесь к нашему списку адресов электронной почты.

Как легко вставлять, редактировать, удалять, показывать и скрывать комментарии в книгах Excel

От группы обучения Avantix | Обновлено 9 декабря 2019 г.

Применимо к: Microsoft ® Excel ® 2010 и 2013 (Windows)

Вы можете вставлять комментарии в Microsoft Excel, используя функцию комментариев. После вставки комментариев в ячейки вы можете редактировать, отображать, скрывать и удалять комментарии. Обратите внимание, что эта статья относится к Excel 2010 и 2013, а не к 2016, а более новые версии Excel с цепочками комментариев и традиционными комментариями называются примечаниями. Хотя вы также можете вставлять текстовые поля с комментариями, здесь мы отказываемся от этого метода.

Хотите узнать больше об Excel? Посетите наш виртуальный класс или онлайн-курсы Excel >

Настройка параметров для управления отображением комментариев и индикаторов

Если вы используете функцию комментариев в Excel, первое, что вам нужно сделать, это указать параметры отображения комментариев. По умолчанию при вставке комментариев в ячейки Excel отображает индикаторы в виде красных маркеров в ячейках с комментариями.

Чтобы управлять отображением комментариев и индикаторов с помощью параметров Excel:

Перейдите на вкладку «Файл» на ленте, а затем нажмите «Параметры». Появится диалоговое окно «Параметры».
Нажмите на категорию "Дополнительно" на левой панели.
На правой панели прокрутите вниз до раздела "Экран".
В области Для ячеек с комментариями показать выберите нужный вариант. Установите флажок Нет комментариев или индикаторов, если вы не хотите, чтобы отображались красные маркеры. Установите флажок Только индикаторы, комментарии при наведении курсора отображают красные маркеры. Установите флажок Комментарии и индикаторы, если хотите, чтобы комментарии и индикаторы отображались.
Нажмите "ОК".

Вставка комментария

Вы можете вставить комментарий в ячейку с помощью ленты:

Нажмите на ячейку, в которую хотите ввести комментарий.
Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
Нажмите «Новый комментарий» в группе «Комментарии».

Вы также можете щелкнуть ячейку правой кнопкой мыши и выбрать "Вставить комментарий" в появившемся раскрывающемся меню.

После вставки комментария вы можете ввести текст в поле комментария и перетащить границы комментария, чтобы переместить его, или маркеры, чтобы изменить его размер.

Отображение всех комментариев с помощью ленты

Предполагая, что вы настроили отображение комментариев для отображения красных маркеров и комментариев при наведении курсора, вы можете захотеть показать все комментарии, когда вы работаете над ними, а затем скрыть комментарии, чтобы снова отобразить красные маркеры.

Чтобы отобразить все комментарии с помощью ленты:

Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
Нажмите «Показать все комментарии» в группе «Комментарии».

Скрытие всех комментариев с помощью ленты

Предполагая, что вы настроили отображение комментариев так, чтобы они отображались красными маркерами и комментариями при наведении курсора, вы можете скрыть комментарии и отображать красные маркеры.

Чтобы скрыть все комментарии с помощью ленты:

Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
Нажмите «Показать все комментарии» в группе «Комментарии», чтобы скрыть комментарии.

Редактирование комментариев

Чтобы легко редактировать комментарии:

Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
Нажмите «Показать все комментарии» в группе «Комментарии», чтобы отобразить комментарии.
Нажмите на комментарий, который хотите отредактировать, и измените его содержание, форматирование, размер и/или положение.
Нажмите «Показать все комментарии» в группе «Комментарии», чтобы скрыть комментарии.

Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши ячейку с комментарием и выбрать "Редактировать комментарий" в появившемся раскрывающемся меню.

Скрытие всех комментариев и индикаторов с помощью параметров

Вы можете использовать параметры Excel, чтобы скрыть комментарии и индикаторы:

Перейдите на вкладку «Файл» на ленте, а затем нажмите «Параметры». Появится диалоговое окно.
Нажмите на категорию "Дополнительно" на левой панели.
На правой панели прокрутите вниз до раздела "Экран".
В области Для ячеек с комментариями показать установите флажок Нет комментариев или индикаторов.
Нажмите "ОК".

Удаление всех комментариев

Вы можете удалить все комментарии в книге, скрытые или нет, с помощью Инспектора. Неплохо запустить Инспектор перед отправкой любой книги клиенту или третьему лицу.

Чтобы удалить все комментарии с помощью Инспектора:

Сохраните книгу.
Сохраните копию книги (при условии, что вы хотите сохранить оригинал с комментариями).
В копии нажмите вкладку "Файл" на ленте, а затем нажмите "Информация".
Нажмите «Проверить наличие проблем», а затем «Проверить документ» в раскрывающемся меню. Появится инспектор.
Убедитесь, что выбран параметр «Комментарии и аннотации». Отмените выбор других параметров.
Нажмите "Проверить".
Если комментарии найдены, рядом с комментариями и аннотациями появляется красный восклицательный знак.
Нажмите «Удалить все» (эту операцию нельзя отменить) и нажмите «Закрыть».

Инспектор — это очень важный инструмент, который можно использовать для предотвращения отправки конфиденциальной информации клиенту или третьей стороне.

Подпишитесь, чтобы получать больше статей, подобных этой

Была ли эта статья полезной для вас?Если вы хотите получать новые статьи, присоединяйтесь к нашему списку адресов электронной почты.

Скажем, у вас есть комментарии в ячейках D3, C4 и D5. Чтобы отобразить все комментарии в Excel, на ленте выберите Обзор > Комментарии > Показать комментарии.

В результате все три комментария отображаются справа в разделе комментариев.

Скрыть все комментарии

Когда отображаются все комментарии, кнопка «Показать комментарии» на вкладке «Обзор» на ленте становится серой. Чтобы скрыть все комментарии, снова перейдите в «Обзор» > «Комментарии» > «Показать комментарии», как и в предыдущих шагах. Теперь раздел «Комментарии» со всеми комментариями скрыт.

Показать все примечания

В новых версиях Excel примечания — это то, чем раньше были комментарии. Теперь комментарии преобразованы в цепочку, где вы можете вводить комментарии, отвечать на них и даже отмечать людей в беседе, в то время как заметки представляют собой простые комментарии в желтом поле.

Теперь начните с примечаний в ячейках D3, C4 и D5 вместо комментариев. Чтобы отобразить все заметки, на ленте выберите Обзор > Заметки > Показать все заметки.

После этого шага все заметки отображаются рядом с их ячейками.

Скрыть все заметки

Как и в случае с комментариями, когда выбраны все примечания, кнопка «Показать все примечания» становится серой. Если вы хотите скрыть все примечания, снова выберите Обзор > Примечания > Показать все примечания.

Показать все комментарии в Google Таблицах

Чтобы отобразить все комментарии в Google Таблицах, нажмите Открыть историю комментариев (или используйте сочетание клавиш CTRL + ALT + SHIFT + A).

В результате все комментарии отображаются в правой части листа.

Скрыть все комментарии в Google Таблицах

Чтобы скрыть все комментарии в Google Таблицах, снова нажмите Открыть историю комментариев.

Читайте также: