Как сделать выпадающий список в Google Excel

Обновлено: 02.07.2024

В этом руководстве вы узнаете, как создавать раскрывающиеся списки в Google Таблицах.

Раскрывающиеся списки Google Таблиц — отличный способ добавить динамичности процессу ввода данных. Добавляя раскрывающиеся списки, вы упрощаете добавление часто используемых параметров в поддерживаемые электронные таблицы. Хотя для создания раскрывающегося списка не обязательно использовать две электронные таблицы, я лично считаю, что в долгосрочной перспективе это более эффективно для управления раскрывающимися списками в крупномасштабных проектах. Для этого руководства в раскрывающемся списке будут использоваться две разные электронные таблицы.

Создание раскрывающегося списка

Настройка электронной таблицы

Создайте новую таблицу Google.
В самом нижнем левом углу электронной таблицы вы увидите знак "плюс", значок меню и имя вкладки листа, которое по умолчанию "Лист 1". Нажмите на значок плюса.
При нажатии на значок плюса создается «Лист 2».
Назовите Лист 1 названием таблицы, а Лист 2 – "Список данных".

Данные раскрывающегося списка

На листе 1 настройте два столбца. Заморозьте верхнюю строку, чтобы создать заголовки. Для этого выберите «Просмотр» > «Заморозить» > 1 строка.
В столбце A должен быть указан элемент/человек.
Столбец B будет зарезервирован для раскрывающегося списка, помогающего описать элемент.
В столбце A таблицы данных списка (лист 2) создайте список данных, которые вы хотите включить в раскрывающийся список.

Например, если вам нужен раскрывающийся список цветов радуги, данные будут такими: красный, оранжевый, желтый, зеленый, синий, фиолетовый, индиго.

Раскрывающийся список «Список из диапазона»

Создание раскрывающегося списка из диапазона упрощает применение списка к нескольким ячейкам и создание новых раскрывающихся ячеек с согласованными параметрами списка.

Вернитесь к листу 1. В столбце B выберите все ячейки, в которых вы хотите создать раскрывающийся список.
Выберите Данные > Проверка данных. Появится всплывающее окно, в котором вы можете ввести спецификации.
В разделе "Критерии" выберите "Список из диапазона".
Рядом с этой опцией будет пустое текстовое поле, в котором вы можете ввести диапазон, в котором будет находиться раскрывающийся список.
Не закрывая всплывающее окно, перейдите к листу данных списка (лист 2).
Нажмите в поле ввода диапазона, а затем выделите ячейки, содержащие данные списка.
Нажмите "ОК". Это введет диапазон в текстовое поле.
Выберите «Показать раскрывающийся список в ячейке».
Под этим флажком стоит "Для недопустимых данных". Это сообщит Google Таблицам, как обрабатывать ввод данных в раскрывающийся столбец на основном листе, который не является частью раскрывающегося списка.
«Показать предупреждение» сообщит вам, что оно не является частью списка. «Отклонить ввод» не позволит вам вводить данные.
Нажмите "Сохранить".

Раскрывающийся список «Список элементов»

Вы также можете создать раскрывающееся меню, напрямую введя список элементов. Это лучше работает для небольших проектов.

Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающееся меню.
Выберите Данные > Проверка данных.
Рядом с критериями выберите из списка "Список элементов".
Введите список элементов в текстовое поле рядом с вашим выбором.
Выберите вариант недопустимых данных и нажмите "Сохранить".

Заключение

После того как вы создали раскрывающееся меню, важно протестировать его и убедиться, что оно работает правильно. Для этого вернитесь к основному листу. Вы должны указать маленькую стрелку в правом углу ячеек. Это означает, что вы успешно создали раскрывающееся меню.

Узнав, как создавать раскрывающиеся списки, вы мгновенно добавите крутости своему набору навыков работы с Google Sheet. Это знание программы, которое ставит вас впереди игры. А если вам нужно вести основные списки, это значительно облегчит вам ввод данных.

Раскрывающийся список в Google Таблицах может быть полезен, когда вы хотите, чтобы пользователь выбирал из заранее определенных параметров. Это отличный способ сделать ввод данных согласованным.

Посмотреть видео – Как добавить выпадающий список в Google Sheets

Например, пользователь из раскрывающегося списка может легко выбрать страну США. Но если вы дадите ему возможность ввести его вручную, он может ввести США, или США, или Соединенные Штаты, или Соединенные Штаты Америки.

Вы видите здесь преимущество. Предоставив ему готовый вариант в виде раскрывающегося списка, вы сделали ввод данных простым и последовательным.

В этом руководстве вы узнаете:

Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах.
Как копировать раскрывающиеся списки.
Как удалить раскрывающиеся списки из ячеек.

В этой статье рассматриваются:

Как добавить раскрывающийся список в Google Sheets

Использование диапазона ячеек для создания раскрывающегося списка.
Ввод элементов раскрывающегося списка вручную.

Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах с использованием диапазона ячеек

Предположим, у вас есть список стран в ячейках A1:A6, и вы хотите получить раскрывающийся список в ячейках B1:B4.

Вот как это сделать:

Это создаст раскрывающийся список в ячейках B1:B4 и покажет элементы в диапазоне A1:A6.

В ячейках, где у вас есть раскрывающееся меню в Google Таблицах, вы можете либо выбрать параметр из раскрывающегося списка, либо ввести его вручную. Если вы введете что-либо, что не соответствует указанным элементам, вы увидите, что ячейка будет выделена (с красным треугольником в правом верхнем углу ячейки), как показано ниже:

Есть также возможность отключить ввод данных в ячейки, если введенные данные не соответствуют указанным элементам. Для этого в настройках проверки данных (как показано выше) в поле При недопустимых данных выберите вариант Отклонить ввод.

Теперь, если вы введете что-то, что не соответствует указанным элементам, вы увидите сообщение "Неверное примечание", как показано ниже:

Как редактировать выпадающий список в Google Таблицах вручную

Если вы хотите создать раскрывающийся список со статическими параметрами (например, Да/Нет, Высокий/Средний/Низкий, Согласен/Не согласен), вы также можете вручную ввести эти параметры при проверке данных.

Вот как изменить раскрывающиеся списки в Google Таблицах:

Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список. Если вы хотите, чтобы раскрывающийся список состоял из нескольких ячеек, выберите все ячейки.
Перейдите в Данные –> Проверка.
Во всплывающем окне "Проверка данных" внесите следующие изменения:
- Диапазон ячеек: Sheet1!B1:B4
- Критерии: список элементов (в поле справа введите элементы вручную через запятую)
- При недопустимых данных: показать предупреждение
- Внешний вид: установите флажок "Отображать в ячейке", чтобы отобразить список.
Нажмите "Сохранить".

Это создаст раскрывающийся список в выбранных ячейках, в котором будут показаны указанные элементы.

Как скопировать выпадающий список Google Sheet

Если у вас есть раскрывающийся список в одной (или нескольких ячейках) и вы хотите быстро скопировать раскрывающийся список, вы можете сделать это с помощью простого приема копирования и вставки.

Вот шаги:

Выпадающий список будет скопирован в выбранные ячейки.

Как удалить раскрывающиеся списки из ячеек

Чтобы удалить раскрывающийся список из ячеек в Google Таблицах:

После изучения того, как добавить раскрывающийся список в Google Таблицы, вам также могут понравиться следующие уроки:

В этом руководстве вы узнаете, как добавлять раскрывающиеся списки в Google Таблицы с помощью проверки данных.

Раскрывающиеся списки можно использовать при вводе данных, если вы хотите, чтобы пользователь выбирал только из предопределенных параметров. Это также гарантирует отсутствие ошибок (например, слов с ошибками).

Вы также можете использовать раскрывающиеся списки в таблицах Google для создания интерактивных диаграмм, списков дел и информационных панелей.

Например, вы можете создать раскрывающийся список со списком дел, в котором пользователь может выбирать из таких параметров, как завершенная задача, выполняемая задача или еще не начатая.

Другое (расширенное) использование раскрывающегося списка может заключаться в извлечении данных для выбранного элемента. Например, предположим, что у вас есть список учащихся и их оценки по пяти предметам.

Вы можете использовать раскрывающееся меню, чтобы выбрать имя учащегося, и использовать формулы для автоматического извлечения сведений о баллах этого учащегося.

Вы также узнаете, как копировать раскрывающиеся списки из одной ячейки и вставлять их в другие ячейки. Вы также можете легко удалить все раскрывающиеся списки сразу из всех ячеек.

В Google Таблицах есть несколько полезных функций, которые помогут вам повысить эффективность ввода данных.

Одной из таких функций являются раскрывающиеся списки, которые позволяют быстро выбирать из предварительно заполненного списка. Таким образом, вам не нужно вводить текст вручную — просто выберите его из раскрывающегося списка (как показано ниже).

Независимо от того, составляете ли вы бюджет для ежемесячных расходов или подсчитываете оценки каждого учащегося в классе, раскрывающийся список может быть полезным и быстрым способом сделать это.

Преимущество создания раскрывающегося списка заключается в том, что это довольно просто и дает немедленные результаты.

Это также гарантирует, что ввод данных не содержит ошибок, поскольку вы позволяете пользователю выбирать из раскрывающегося списка вместо того, чтобы вводить данные вручную (что может привести к ошибкам в написании слов или неправильному формату).

Оглавление

Как создать раскрывающийся список Google Sheets

В этом руководстве я покажу вам, как создавать и использовать раскрывающиеся списки в Google Таблицах.

Как добавить раскрывающееся меню в Google Таблицы, используя диапазон ячеек

Вы можете создать раскрывающийся список в Google Sheets, используя набор данных, который уже находится в диапазоне ячеек.

Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите создать раскрывающийся список в ячейке C2 (вы также можете создать эти раскрывающиеся списки в нескольких ячейках одновременно).

Ниже приведены шаги по созданию раскрывающегося списка в Google Таблицах:

Теперь у вас есть раскрывающиеся списки в выбранных ячейках. Вы можете щелкнуть значок раскрывающегося списка (маленькая стрелка, указывающая вниз), и он покажет вам все варианты, из которых вы можете выбрать. И как только вы сделаете выбор, это значение будет добавлено в ячейку.

Как добавить раскрывающийся список в Google Таблицы, указав элементы вручную

Если вы не хотите иметь список элементов в диапазоне на листе и вместо этого указываете их вручную, вы также можете сделать это.

Это может быть тот случай, когда вы хотите, чтобы в раскрывающемся списке были такие варианты, как "Да/Нет" или "Хорошо/Хорошо/Плохо". Вместо того, чтобы хранить их где-то на листе, вы можете легко указать их при создании раскрывающегося списка.

Как вставить раскрывающийся список в Google Sheets

Ниже приведены шаги по созданию раскрывающегося списка путем указания параметров вручную:

Теперь, когда вы нажимаете значок раскрывающегося списка в ячейке, в раскрывающемся списке отображаются варианты Да и Нет.

Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах, скопировав другой раскрывающийся список

После того как вы добавите раскрывающийся список в таблицу Google, вы можете легко скопировать и вставить раскрывающийся список из одной ячейки в другую.

Все, что вам нужно сделать, это выбрать ячейку, в которой уже есть раскрывающееся меню, скопировать ячейку (Control + C), а затем вставить ее в нужные ячейки/диапазон.

Как только вы это сделаете, раскрывающиеся списки внутри ячейки будут доступны и в скопированных ячейках.

Если вы хотите скопировать из ячейки только раскрывающийся список, а не форматирование (например, цвет, рамку или числовой формат), выполните следующие действия:

Выберите ячейку, из которой вы хотите скопировать раскрывающийся список.
Скопируйте ячейку (control + C).
Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую хотите скопировать раскрывающийся список.
Наведите курсор на параметр "Специальная вставка".
Выберите параметр "Вставить только данные для проверки".

Как изменить или удалить раскрывающееся меню в Google Таблицах

Если у вас есть раскрывающийся список (или правило проверки данных) в ячейке, и вы хотите удалить или отредактировать его, вы можете легко это сделать.

Ниже приведены действия по удалению раскрывающегося списка из ячейки или диапазона ячеек:

Выберите ячейки, из которых вы хотите удалить раскрывающийся список.
Выберите пункт «Данные» в меню.
Нажмите "Проверка данных". Откроется диалоговое окно «Проверка данных».
Убедитесь, что в диалоговом окне "Проверка данных" выбрана правильная ячейка. При желании вы также можете изменить ячейки в диалоговом окне.
Нажмите «Удалить проверку».
Нажмите "Сохранить".

Если вы хотите отредактировать раскрывающееся меню и изменить его (например, добавить в него дополнительные элементы или сделать так, чтобы оно ссылалось на какой-либо другой диапазон в качестве источника), вы можете сделать это, выполнив те же действия. Просто внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить.

Часто задаваемые вопросы о том, как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

Что происходит, когда вы вставляете данные, которых нет в раскрывающемся списке?

В зависимости от параметров, выбранных вами при создании раскрывающегося списка, могут произойти две вещи.Если вы выбрали «Отклонить ввод», данные не останутся в ячейке. Если вы выбрали Показать предупреждение, в ячейке появится маленький красный треугольник, указывающий на наличие недопустимых данных.

Как расположить раскрывающийся список в Google Таблицах в алфавитном порядке? / Как отсортировать раскрывающийся список?

Все, что вам нужно сделать, чтобы расположить в алфавитном порядке или отсортировать раскрывающийся список в Google Таблицах, — это отсортировать столбец или диапазон, в котором есть данные проверки. Для этого:

Выберите диапазон для сортировки (исходные данные для раскрывающегося списка).
Перейдите к данным > Сортировать
Во всплывающем меню выберите способ сортировки раскрывающегося списка.

Как раскрасить раскрывающийся список в Google Таблицах? / Как связать раскрывающийся список с цветом в Google Sheets?

Цветовое кодирование раскрывающегося списка — отличная идея, особенно если вы хотите, чтобы пользователям было проще идентифицировать выбор. Вы можете использовать условное форматирование, чтобы раскрасить раскрывающийся список. Например, если в раскрывающемся списке есть варианты «Да» или «Нет», вы можете использовать условное форматирование, чтобы отобразить все варианты «Да» зеленым цветом, а варианты «Нет» — красным.

Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы добиться этого:

Выберите раскрывающийся список(и)
В меню "Формат" выберите "Условное форматирование".
На появившейся боковой панели условного форматирования задайте правила форматирования.

В нашем случае у вас может быть два правила форматирования. Для первого правила выберите «Точно текст» в раскрывающемся меню «Форматировать ячейки, если…» и введите «Да». Выберите цвет заливки, например красный, в параметрах стиля форматирования. Нажмите «Добавить другое правило» и повторите, чтобы указать форматирование зеленого цвета, когда текст точно «Нет».

Примечание. Если в раскрывающемся списке Google Таблиц есть числовые значения, вы можете закодировать их цветом, используя вкладку Цветовая шкала на боковой панели условного форматирования.

Вам также могут понравиться следующие учебные пособия по Google Таблицам:

В этом посте мы рассмотрим, как создать раскрывающееся меню Google Sheets.

Раскрывающиеся меню отлично подходят для более удобного ввода данных и делают ваши Таблицы динамичными.

В этом посте мы рассмотрим обе эти техники на примерах.

Но сначала давайте посмотрим, как создать раскрывающееся меню Google Sheets.

Как создать раскрывающийся список в Google Sheets

Для создания раскрывающегося списка в Google Таблицах требуется всего несколько шагов.

Шаг 1. Создайте проверку данных

Выберите ячейку, в которой должно находиться раскрывающееся меню.

Затем перейдите в меню: Данные > Проверка данных

Шаг 2. Добавьте элементы

Для раскрывающихся меню вам нужно выбрать либо

в качестве критериев.

Список элементов

Список элементов проще. Вы просто вводите значения так, как хотите, чтобы они отображались в вашем списке, разделенные запятыми.

Например, здесь я создаю раскрывающийся список, который пользователь может использовать для выбора своих параметров связи: Электронная почта, Телефон, Текст, Почта

Список из диапазона

Вводить длинный список элементов нецелесообразно и чревато ошибками, поэтому, если у вас больше нескольких элементов, я рекомендую использовать критерий "Список из диапазона".

В этом случае вы создаете список всех возможных элементов где-то в своей таблице Google и ссылаетесь на него.

Например, предположим, что мы хотим, чтобы пользователи сами выбирали, в каком штате они находятся.

Оставлять это как ячейку ввода со свободным входом было бы плохой идеей, потому что мы получим огромное количество вариантов (например, "CA", "Cali", "California" и т. д.), которые все будут по-разному интерпретироваться пользователем. Лист.

Кроме того, вводить их для проверки данных в виде списка элементов будет огромной головной болью, особенно когда дело доходит до внесения изменений.

Поэтому лучшим вариантом является создание списка элементов где-нибудь в вашем листе и ссылка на него, как показано на этом изображении:

Вы можете ввести диапазон в виде формулы

Или щелкните сетку в поле ввода, чтобы открыть второе всплывающее окно, позволяющее выбрать диапазон с помощью мыши:

Шаг 3. Создайте раскрывающийся список

Убедитесь, что установлен флажок "Показывать раскрывающийся список в ячейке".

Затем нажмите «Сохранить», чтобы добавить раскрывающийся список в свою ячейку.

Примечание: сначала ячейка будет пустой, но в углу вы увидите треугольник. Нажмите, чтобы открыть раскрывающийся список и выбрать элемент.

Шаг 4. Повторное использование

К счастью, вам не нужно повторно вводить список для каждой новой ячейки, в которой вы хотите использовать раскрывающийся список.

Просто скопируйте ячейку с раскрывающимся списком и вставьте ее в другое место. В этой ячейке также будет доступно раскрывающееся меню.

Шаблон раскрывающегося списка

Вы можете сделать копию: Файл > Создать копию…

Если вы не можете получить доступ к шаблону, это может быть связано с настройками Google Workspace вашей организации. Если вы щелкнете ссылку правой кнопкой мыши и откроете ее в окне инкогнито, вы сможете ее увидеть.

Вы также можете прочитать о раскрывающихся списках в документации Google.

Примеры раскрывающихся списков Google Таблиц

Улучшение пользовательского ввода с помощью раскрывающихся списков

Классический вариант использования раскрывающегося списка в Google Таблицах – это создание предопределенного набора входных данных, которые пользователи просто выбирают при вводе данных.

Это называется проверкой данных (поэтому мы создаем раскрывающиеся списки через меню проверки данных).

Рассмотрите следующий пример: предположим, вы собираете данные об оценках учащихся и требуете, чтобы учителя указали, к какому классу относится учащийся.

Вы получите разные ответы: 5, 5th, 5th Grade, Fifth, Fifth Grade и т. д.

Это вызывает проблемы, потому что Google Таблицы рассматривают все это как разные ответы в формулах или сводных таблицах. Прежде чем вы сможете использовать эти данные, вам нужно стандартизировать их, чтобы все они записывались, например, как «5 класс».

Но если вы настроите свой столбец с помощью раскрывающегося списка с вариантами "1-й класс", "2-й класс", "3-й класс" и т. д., то вы полностью избежите этой проблемы и сэкономите массу времени. .

Вот как будет выглядеть этот столбец:

А вот аналогичный пример системы обратной связи по результатам курса, которая отправляет данные из Google Sheets в Slack и использует раскрывающийся список для ввода данных:

Я также использую раскрывающиеся списки в Google Sheet, которые мы с женой используем для отслеживания наших привычек в отношении расходов.

Раскрывающийся список представляет собой список категорий транзакций (например, "Еда", "Газ", "Страхование", "Здоровье", "Подарки" и т. д.). Вы можете себе представить, насколько проще, быстрее и надежнее эта система по сравнению с полем ввода произвольной формы.

Динамические диаграммы с использованием раскрывающихся меню в Google Таблицах

Наряду с флажками и срезами это отличный способ добавить интерактивности в ваши Таблицы и позволить пользователям управлять данными.

Динамические диаграммы действительно улучшают отчеты и информационные панели, позволяя отображать больше информации на том же самом пространстве экрана.

Вы можете создавать динамические диаграммы, комбинируя раскрывающееся меню в Google Sheets с формулами поиска. Когда значение в раскрывающемся списке Google Таблиц изменяется, формулы обновляют свои значения, а затем, в свою очередь, обновляется и диаграмма.

Информационные панели с помощью раскрывающегося списка в Google Таблицах

Рассмотрите этот пример динамической информационной панели, которая показывает раскрывающийся список в Google Sheets для управления данными, отображаемыми на диаграмме:

Динамическая информационная панель с использованием раскрывающегося списка Google Sheets

Он позволяет пользователям исследовать данные по своему усмотрению и изменять то, что они видят.

Как видите, пользователю предлагается выбор параметров, которые контролируют какое-либо действие ниже по течению.

В этом случае раскрывающийся список позволяет пользователю выбрать параметр (канал продаж или период времени) и автоматически обновить диаграммы на основе этого выбора.

Это делает панель управления действительно эффектной! Это позволяет зрителю исследовать данные по-своему.

Расширенные зависимые выпадающие меню

Можно объединить два (или более) раскрывающихся списка, зависящих друг от друга. т.е. выбор в первом раскрывающемся списке определяет, какие элементы отображаются во втором раскрывающемся списке.

Узнайте, как создавать зависимые раскрывающиеся списки, в четвертом дне моего бесплатного курса Advanced Formulas 30 Day Challenge.

Читайте также: