Как сделать таблицу в Excel, чтобы можно было посчитать самостоятельно

Обновлено: 21.11.2024

Эта статья может содержать ссылки на некоторых наших рекламных партнеров. Если вы нажмете на эти ссылки, мы можем получить компенсацию. Подробнее о нашей политике в отношении рекламы читайте здесь.

Составление бюджета в Excel может показаться сложной задачей, особенно если вы не пользуетесь программой регулярно. К счастью, вам не нужно быть бухгалтером, чтобы настроить шаблон бюджета в Excel.

Независимо от того, является ли ваш бюджет очень простым или очень сложным, это пошаговое руководство научит вас создавать бюджет в Excel, который можно быстро настроить в соответствии с потребностями вашей семьи. Вот как можно прямо сейчас приступить к созданию собственной таблицы бюджета!

Бесплатная таблица бюджета. Не хотите создавать собственный шаблон бюджета в Excel? Не беспокойтесь, мы вас прикрыли. Вот бесплатный шаблон электронной таблицы, который вы можете использовать, чтобы контролировать свои деньги! Получите это здесь.

Как составить бюджет в Excel с помощью готовых шаблонов

Давайте признаем: пандемия COVID-19 превратилась для многих из нас в финансовый кошмар. Поскольку многие люди теряют работу, а ежемесячный доход других сильно падает, создание надежного бюджета как никогда важно.

Использование технологий может оказать огромную помощь. В наши дни на рынке существуют десятки приложений и программ для ведения бюджета. Однако найти программу, которая соответствует вашим уникальным потребностям, может быть непросто.

Войдите в Excel. Программа Microsoft уже давно является отличным средством для создания электронных таблиц бюджета. Лучше всего то, что если вы уже являетесь клиентом Майкрософт, вам ничего не стоит начать.

Самый простой и быстрый способ составить бюджет в Excel — использовать библиотеку готовых шаблонов бюджета, включенную в Excel. Если вы не знаете, с чего начать, я настоятельно рекомендую начать с одного из шаблонов бюджета программного обеспечения, чтобы понять, что вы можете включить в свой собственный бюджет.

Когда вы открываете программу, просто выберите "Файл" > "Создать", а затем выполните поиск по слову "бюджет". Появится несколько шаблонов бюджета Excel, таких как семейный бюджет, калькулятор личных расходов, отпускной бюджет и т. д.

Вместо этого вы найдете места для ввода данных на двух других вкладках — «Ежемесячный доход» и «Ежемесячный расход». Эти цифры автоматически передают информацию на вкладку "Денежный поток", чтобы отслеживать, сколько вы зарабатываете и тратите.

Настройка готового шаблона

Если вы хотите добавить что-то к существующему шаблону, просто выберите место, куда вы хотите добавить поле, и щелкните правой кнопкой мыши. Прокрутите вниз до «Вставить» и выберите «Столбцы таблицы слева» или «Строки таблицы выше». Это должно автоматически синхронизировать новую информацию с существующими вкладками. Если это не так, выберите маленькую стрелку вниз рядом со столбцом «Прогнозы», и вы сможете включить новый столбец в расчеты.

Вы также можете удалить разделы, которые вам не нужны. Например, если вам не нужна строка кредитов на вкладке «Ежемесячные расходы», просто щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите «Удалить» и «Строки таблицы».

Это действительно так просто!

Воспользуйтесь БЕСПЛАТНЫМ шаблоном бюджета. Вам нужен шаблон бюджета в виде электронной таблицы, но вы не хотите делать это самостоятельно? Сэкономьте время и силы, воспользовавшись нашей бесплатной таблицей бюджета! Получите свой здесь.

Как составить бюджет в Excel с нуля

Нужно еще больше настроить бюджет? Вы также можете создать электронную таблицу бюджета Excel с нуля! Вот как составить бюджет в Excel с нуля, включая некоторые из моих любимых советов и приемов по настройке нового бюджета.

Шаг 1. Откройте пустую книгу

Ваша цель – создать бюджет с нулевой базой, в котором вы будете учитывать каждый потраченный и заработанный доллар. Это отличный способ следить за своими деньгами, потому что он чертовски точен. Честно говоря, как только вы начнете использовать этот тип бюджета, я не думаю, что вы когда-нибудь снова будете использовать другой стиль бюджета.

Для начала откройте Excel и выберите "Пустая книга" или перейдите в меню "Файл" > "Создать" > "Пустая книга". Теперь у вас есть новый холст для начала.

Шаг 2. Настройте вкладку "Доход"

Когда у вас будет пустая рабочая книга, выделите часть столбцов, чтобы использовать их в качестве заголовка месяца. Для этого выберите первые две строки в столбцах A-G и выберите «Объединить и центрировать» в меню «Главная» рабочей книги. Это сделает весь раздел теперь A1, и вы можете пометить его по своему желанию.

Далее выберите ячейки A3–A11, выберите «Объединить и центрировать», а затем напишите и отцентрируйте слово «Доход». Если вы хотите проявить творческий подход, смело выбирайте разные шрифты и цвета.

Затем объедините ячейки B3 и C3 и пометьте их как "Источник", чтобы показать, откуда генерируется ваш доход, например, ваша основная зарплата, ваша дополнительная работа и т. д. Вы также можете объединить каждую строку B&C по отдельности через строку. 11.

Пометьте ячейку D3 как "Дата", чтобы отслеживать, когда поступил этот платеж. Добавлять раздел даты необязательно и полезно, если ваши источники дохода меняются каждый месяц. Это может быть бесполезно, если ваши зарплаты предсказуемы.

Далее пометьте раздел E3 как "Запланировано" или "Предусмотрено в бюджете". Это сумма дохода, которую вы планируете получить. Раздел F3 — это ваш столбец «Фактические», и он представляет фактические суммы денег, поступающие в банк. счет — надеюсь, больше, чем вы планировали. Наконец, столбец «Разница» в G3 автоматически отслеживает разницу между вашим запланированным и фактическим доходом.

Шаг 3. Добавьте формулы для автоматизации

Чтобы ваш бюджет в Excel выглядел немного чище, выберите весь раздел. Затем используйте инструмент границ на вкладке «Главная» рабочей книги (выглядит как квадрат, разделенный на четыре части) и выберите «Все границы». Чтобы было еще легче читать, вы также можете заштриховать несколько областей.

После того, как вам понравится внешний вид таблицы бюджета, пришло время добавить формулы, которые будут автоматически рассчитывать все за вас. В приведенном ниже примере я добавил «Всего» в ячейку B11. Однако вы можете добавить его в конце всех источников дохода, которые хотите отслеживать.

После того, как у вас есть метка «Итого», выберите все в столбце «Запланировано» и используйте функцию «Автосумма», чтобы получить итог за месяц. Кроме того, вы также можете выбрать последнюю строку в этом столбце и ввести формулу «= СУММ (E4: E10)». Конечно, вы захотите заменить обозначения E4 и E10 диапазоном ячеек, которые вы хотите сложить. Повторите этот процесс для столбцов «Фактическое» и «Разница».

Чтобы автоматически рассчитать разницу между «Запланированным» и «Фактическим» доходом, введите формулу «=СУММ(F4-E4)» после каждой строки. Снова замените F4 и E4 ячейками, соответствующими вашим разделам «Фактическое» и «Запланированное». Повторите это для каждой строки дохода.

Шаг 4. Добавьте свои расходы

После того, как вы определили свой раздел доходов, пришло время подсчитать ваши расходы. Вы можете сделать это на том же листе или начать новый лист. Чтобы сохранить расходы на одном листе, создайте новую область под разделом «Доход» и настройте ее по своему усмотрению. Затем используйте те же заголовки столбцов «Срок выполнения», «Запланировано», «Факт» и «Разница», как и раньше.

Создавайте формулы так же, как и раньше, за одним важным исключением. В столбце «Разница» вместо использования формулы «=СУММ(фактическое число-плановое число)» вам нужно будет поменять местами. Для расчета ваших расходов вы хотите использовать формулу «=СУММ(Запланированное количество-Фактическое количество)», чтобы рассчитать, сколько вы перерасходовали.

Если вы предпочитаете перечислять свои расходы на отдельном листе, просто нажмите знак + внизу рядом с "Лист 1". Затем вы можете переименовать каждый лист, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Переименовать».

При перечислении своих расходов вы можете настроить категории по своему вкусу. Сделайте это конкретным или расплывчатым, как вы хотите. Ключ в том, чтобы упростить отслеживание ваших регулярных расходов. Некоторые люди могут захотеть отслеживать свой природный газ, мусор и электроэнергию отдельно, в то время как другие могут захотеть объединить их вместе как «коммунальные услуги». Это полностью зависит от вас!

Шаг 5. Добавьте дополнительные разделы

Теперь становится весело! Добавьте столько разделов или листов в свой бюджет Excel, сколько хотите. В примере я добавил раздел «Средства» и «Сбережения».Вы можете заметить, что я удалил столбец «Разница» из этих разделов, так как нас не беспокоит чрезмерная экономия. Если вы хотите увидеть, сколько вы сэкономили сверх того, что планировали, не стесняйтесь оставить их.

Шаг 6.0. Окончательный баланс

После того как вы создали все разделы, которые хотите отслеживать, важно всегда знать свой текущий баланс. К счастью, вы можете оставить свой калькулятор в ящике стола и автоматически отслеживать его в Excel.

Если вы храните все на одном листе, это очень просто. Просто создайте еще один раздел внизу листа. Затем назовите одну строку «Общие расходы», а другую — «Итоговый баланс». Это простой способ помочь вам отслеживать свои расходы, чтобы вы могли сравнить запланированные суммы с фактическими суммами.

Чтобы рассчитать общий запланированный бюджет, введите формулу «=СУММ(Всего запланированных расходов, Всего запланированных средств, Всего запланированных сбережений)». Затем для расчета запланированного баланса используйте формулу «=СУММ(Общие запланированные расходы – Общий запланированный доход)». Сделайте то же самое для разделов фактических расходов и баланса, но вместо этого используйте фактические итоги.

Помните, что для окончательного баланса вы должны вычесть общую сумму расходов за вычетом общей суммы дохода.

В приведенном ниже вымышленном примере бюджет превышается на 115 долларов США. Поскольку мы составили свой бюджет с помощью электронной таблицы, очень легко увидеть, где семья перерасходовала, а где недоработала. И в этом весь смысл — максимально упростить отслеживание ваших денег, чтобы вы знали, на что тратится каждый доллар.

Шаг 6.1. Суммирование чисел из других листов

Если вы создали отдельные листы для своих расходов, сбережений и других средств, выберите, на какой лист вы хотите поместить итоговую сумму. Вы можете либо добавить итог на первый лист, либо создать новый лист только для итоговых остатков.

В приведенном выше примере я пометил свои листы и добавил новый итоговый лист в самом конце. В общей таблице будут рассчитаны общие запланированные расходы и запланированный окончательный баланс, а также итоги фактических расходов и окончательный баланс.

Чтобы вычислить итоги по разным листам, нажмите на ячейку, в которой хотите отобразить итог, и введите формулу «=СУММ(ИмяЛиста!Ячейка,ИмяЛиста!Ячейка,ИмяЛиста!Ячейка)». В примере эта формула будет «=СУММ(Расходы!E24,Средства!D6,Сбережения!D5)». Повторите это для запланированной суммы и фактической суммы.

Чтобы рассчитать разницу между вашим доходом и общими расходами, выберите ячейку, в которой должен отображаться баланс. Затем введите формулу «=СУММ(ИмяЛиста!Ячейка-расходная ячейка)». В примере это «=СУММ(Доход!F11-D2)». В этой ячейке будет отображаться отрицательное число, если вы потратили больше, чем заработали.

Шаг 7. Вставьте диаграмму (необязательно)

Использование диаграммы в вашем бюджете в электронной таблице необязательно, но это может помочь вам лучше представить, сколько вы тратите. Чтобы создать круговую диаграмму или столбчатую диаграмму, отображающую ваши расходы, сначала необходимо создать столбец для процентов.

Как видно из примера, я просто добавил еще один столбец. Для автоматического суммирования процентов используется формула «= Общая ячейка категории / Фактическая общая ячейка». В нашем примере формула будет выглядеть так: «=F2/F24».

Введите эту формулу для каждой категории, которую вы хотите отобразить в процентах. Чтобы числа отображались в процентах, а не в десятичном виде, выделите столбец и выберите «%», чтобы быстро изменить его на проценты. Общий процент должен составлять 100 процентов.

Далее одновременно выделите столбец категории и процентный столбец. Как только оба будут выделены, перейдите к «Вставить» и выберите тип графика, который вы хотите. Если вам не нравится выбранный стиль, вы всегда можете изменить его впоследствии, щелкнув правой кнопкой мыши график и выбрав «Изменить тип диаграммы».

График, показанный ниже, представляет собой кольцевую диаграмму, и мне нравится, как он аккуратно разбивает категории расходов.

Создание таблицы бюджета: полезные советы

Вы можете сохранить электронную таблицу бюджета Excel в качестве шаблона для использования каждый месяц. Если вы сохранили свои доходы, расходы, сбережения и т. д. на одном листе, вы также можете скопировать все поля и вставить их на новый лист. Просто переименуйте этот лист для другого месяца. Это отличный способ сохранить расходы за весь год в одной книге Excel. В конце года вы можете создать новую формулу для суммирования своих годовых сбережений, расходов и доходов.

Excel может автоматически выполнить расчеты за вас.Я рассмотрел сложение и вычитание, но вот еще формулы умножения и деления:

Умножение. В нужной ячейке введите «=», а затем ячейку с числом, которое нужно умножить. Затем введите «*» и закончите ячейкой для другого числа, которое вы хотите умножить. Наконец, нажмите Enter. Например, «=F5*H50».
Деление. В нужной ячейке введите «=», а затем ячейку с числом, которое нужно разделить. Затем введите «/» и закончите ячейкой для другого числа, на которое вы хотите разделить. Наконец, нажмите Enter. Например, "=E15/A10".

Допустим, вы хотите, чтобы в нижней строке складывались все суммы. Вместо того, чтобы вводить формулу в каждую ячейку, вы можете ускорить процесс, перетащив одну и ту же формулу по всей строке. Для этого введите формулу в одну ячейку, щелкните ячейку после появления суммы и перетащите зеленую рамку в область, к которой вы хотите применить эту формулу. Это так просто.

Что делать, если у вас нет Excel?

Если вам нравится идея использования электронной таблицы бюджета, но на вашем компьютере нет Excel, не беспокойтесь. Google предлагает бесплатную версию программы для работы с электронными таблицами под названием Sheets. Обе программы выглядят и работают одинаково. Кроме того, Google Sheets работает (почти) без проблем с Excel, а это означает, что вы можете легко импортировать шаблон бюджета Excel, который вы создали, в Таблицы.

Сделайте Excel своим собственным

Хотя в этом руководстве объясняется, как составлять бюджет в Excel, вы определенно не ограничены тем, что я показал вам здесь. Excel обладает широкими возможностями настройки, и вы можете создать таблицу, соответствующую любой области ваших финансов. Не бойтесь создать совершенно новую таблицу бюджета для отслеживания бюджета отпуска, праздничных расходов, погашения долга и многого другого.

Excel может стать важным инструментом для изменения ваших привычек в отношении расходов, так что поэкспериментируйте с ним, пока не освоитесь. Как только вы настроите его, автоматические формулы в шаблоне бюджета Excel могут даже превзойти ручку и бумагу для бюджета — по крайней мере, с точки зрения удобства. Просто введите информацию правильно, и все автоматически заполнится для вас. Кроме того, вы можете легко просмотреть данные о бюджете за несколько месяцев (или лет) всего за несколько кликов.

Вот что самое приятное: вам никогда не придется узнавать больше, чем указано в этом руководстве, если вы этого не хотите. Использование простого шаблона бюджета Excel может творить чудеса с управлением финансами, поэтому не думайте, что вам нужно стать гением Excel. Если вы никогда не будете изучать другие функции и параметры Excel, а просто будете следовать этим шагам, все будет в порядке.

Все еще не знаете, как начать составлять бюджет? Наше полное руководство по составлению бюджета поможет вам оценить свой доход, определить ежемесячные расходы и узнать, как составить бюджет с нулевой базой. Проверьте это, используя ссылку выше.

Я надеюсь, что это руководство по созданию бюджета в Excel было полезным. Большое спасибо за прочтение и удачи!

БЕСПЛАТНАЯ таблица бюджета. Создание собственного шаблона бюджета кажется вам слишком сложным? Не волнуйтесь, мы сделали это за вас! Загрузите нашу бесплатную таблицу бюджета здесь.

Создали ли вы собственную таблицу бюджета в Excel? Дайте нам знать, как все прошло в комментариях ниже!

Грег путешествует по миру около 20 недель в году и посетил более 40 стран. Он имеет две степени бакалавра, является лицензированным агентом по страхованию путешествий в Индиане и является соавтором книги Zero Down Your Debt. Узнайте больше о Греге здесь.

Таблицы невероятно гибки, особенно в Excel, одном из самых мощных приложений для работы с электронными таблицами. Однако большинство людей используют лишь небольшой процент своих, казалось бы, бесчисленных возможностей. Тем не менее, чтобы воспользоваться преимуществами электронных таблиц и магией автоматизации макросов Excel, не требуются годы обучения.

Вероятно, вы уже используете такие функции, как =sum(A1:A5) , простые фрагменты текста, которые складывают, усредняют и вычисляют ваши значения. Это то, что делает электронные таблицы мощным инструментом для обработки чисел и текста. Макросы — это следующий шаг: это инструменты, которые автоматизируют простые задачи и помогают сделать больше за меньшее время. Вот как разблокировать эту новую часть вашего набора навыков работы с Excel, создав собственные макросы в Excel.

Каспер Лангманн — эксперт по Excel и соучредитель Spreadsheeto . Этот пост был первоначально опубликован в августе 2016 года, но в него добавлены дополнительные советы

Что такое макросы Excel?

Макросы – это код, автоматизирующий работу в программе. Они позволяют добавлять собственные крошечные функции и улучшения, помогающие выполнять именно то, что вам нужно, одним нажатием кнопки. В таком инструменте для работы с электронными таблицами, как Excel, макросы могут быть особенно мощными. Скрытые за обычным пользовательским интерфейсом, они более эффективны, чем стандартные функции, которые вы вводите в ячейку (например, =ЕСЛИ(A2).

Эти макросы заставят Excel работать на вас. Они заменяют действия, которые вы выполняете вручную, — от форматирования ячеек до копирования значений и подсчета итогов. Таким образом, с помощью нескольких щелчков мыши вы можете быстро заменить повторяющиеся задачи.

Чтобы сделать эти макросы, вы можете просто записать свои действия в Excel, чтобы сохранить их как повторяющиеся шаги, или вы можете использовать Visual Basic для приложений (VBA), простой язык программирования, встроенный в Microsoft Office. Ниже мы покажем вам, как их использовать, а также поделимся примерами макросов Excel, которые помогут вам начать работу.

Совет. Это руководство и все примеры написаны в Excel 2016 для Windows, но принципы применимы к Excel 2007 и более поздним версиям как для Mac, так и для ПК.

Зачем использовать макросы Excel?

Научиться автоматизировать Excel – один из самых простых способов ускорить свою работу, особенно потому, что Excel используется во многих рабочих процессах. Скажем, каждую неделю вы экспортируете аналитические данные из своей системы управления контентом (CMS) для создания отчета о своем сайте. Единственная проблема заключается в том, что эти экспортируемые данные не всегда имеют формат, удобный для Excel. Они беспорядочны и часто содержат гораздо больше данных, чем требуется вашему отчету. Это означает, что вам нужно очищать пустые строки, копировать и вставлять данные в нужное место, а также создавать собственные диаграммы, чтобы визуализировать данные и сделать их удобными для печати. Выполнение всех этих шагов может занять несколько часов.

Если бы можно было нажать одну кнопку и позволить Excel сделать это за вас в одно мгновение… Ну, вы можете догадаться, что я собираюсь сказать дальше?

Все, что требуется, — это немного времени, чтобы настроить макрос, а затем этот код будет автоматически выполнять всю работу за вас каждый раз. Это даже не так сложно, как кажется.

Как создать свой первый макрос Excel

Вы уже знакомы с Excel и знакомы с его сеткой ячеек, в которые вы вводите текст и функции. Однако для создания макросов Excel вам понадобится дополнительный инструмент, встроенный в Excel: редактор Visual Basic.

Прежде чем продолжить: обязательно загрузите файл нашего проекта — он понадобится вам позже, чтобы следовать нашему руководству по макросам Excel.

Познакомьтесь с редактором VBA

В Excel есть встроенный инструмент для написания макросов, который называется редактором Visual Basic или сокращенно редактором VBA. Чтобы открыть его, откройте электронную таблицу и используйте сочетание клавиш Alt + F11 (для Mac: Fn + Shift + F11 ).

Открывшееся новое окно называется редактором VBA. Здесь вы будете редактировать и хранить все свои макросы. Его макет может немного отличаться от этого снимка экрана, но вы можете перемещать окна в нужном вам порядке. Просто убедитесь, что панель Project Explorer открыта, чтобы вы могли легко редактировать свои макросы.

Ваши макросы будут состоять из "модулей" или файлов с вашим кодом VBA. Вы добавите новый модуль или откроете существующий в редакторе VBA, а затем введите нужный код. Чтобы вставить модуль, нажмите «Вставить», а затем нажмите «Модуль». Затем справа вы увидите пустое место для написания кода.

Как записать макрос Excel

Создать макрос можно двумя способами: запрограммировать его или записать. Основное внимание в этой статье уделяется первому, но запись макроса настолько проста и удобна, что ее тоже стоит изучить. Запись макроса — хороший способ познакомиться с основами VBA. Позже он послужит удобным хранилищем кода, который вам не нужно запоминать.

Когда вы записываете макрос, вы указываете Excel начать запись. Затем вы выполняете задачи, которые хотите перевести в код VBA. Когда вы закончите, скажите Excel, чтобы остановить запись, и вы можете использовать этот новый макрос, чтобы повторять действия, которые вы только что выполнили, снова и снова.

У этого есть ограничения, поэтому вы не можете автоматизировать каждую задачу или стать экспертом в области автоматизации, просто записывая. Иногда вам все равно придется вводить или редактировать код вручную. Но это все еще удобный способ начать работу. Вот как: 1. Перейдите на вкладку «Вид» на ленте и щелкните маленькую стрелку под кнопкой «Макросы». 2. Затем нажмите «Записать макрос». 3. Введите имя макроса и нажмите «ОК», чтобы начать запись. 4. Выполните действия в электронной таблице, которые вы хотите превратить в макрос. 5. Когда вы закончите, перейдите на вкладку "Вид", снова нажмите маленькую стрелку под кнопкой "Запись макроса" и выберите "Остановить запись".

Теперь используйте сочетание клавиш Alt + F11 (для Mac: Fn + Shift + F11 ), чтобы открыть редактор VBA, и дважды щелкните «Модуль 1» в проводнике проектов.

Это ваш первый код! Удивительно, правда? Возможно, вы не написали его сами, но оно все равно создается вашими действиями.

Возможно, ваш вариант отличается от моего. Угадайте, что делает мой код?

Sub Makebold — это просто текст Sub, за которым следует имя, которое я ввел, когда начинал запись.

Зеленая линия на самом деле ничего не делает — это комментарий, в который вы можете добавить объяснение того, что делает макрос.

Selection.Font.Bold = True выделяет значения в выбранных ячейках жирным шрифтом.

End sub просто сообщает Excel, что макрос здесь останавливается.

Что произойдет, если я изменю часть True в третьей строке на False? Затем макрос удалит любое выделение полужирным шрифтом из выделения, а не сделает его жирным.

Вот как вы записываете простой макрос. Но настоящая сила макросов проявляется, когда вы можете написать их самостоятельно, поэтому давайте начнем учиться писать простой код VBA.

Как написать свой собственный макрос Excel

Макросы – это фрагменты кода в Excel, которые выполняют ваши задачи. Написав код в редакторе VBA, вы можете запустить его и позволить коду творить чудеса в вашей электронной таблице. Но еще лучше встроить свой макрос в электронную таблицу, и лучший инструмент для этого — кнопки.

Итак, прежде чем мы начнем программировать, давайте добавим кнопку для запуска нашего макроса.

Добавьте кнопку для запуска макроса

Вы можете использовать различные объекты Excel в качестве кнопок для запуска макросов, но я предпочитаю использовать фигуру на вкладке "Вставка". Когда вы вставите свою фигуру, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Назначить макрос…». Затем выберите макрос, который вы хотите запускать при нажатии на фигуру — возможно, тот, который вы только что сделали с записью, и сохраните его, нажав «ОК». < /p>

Теперь, когда вы щелкаете фигуру, которую мы только что превратили в кнопку, Excel будет запускать макрос без необходимости каждый раз открывать код.

Прежде чем мы начнем, обратите внимание еще на одну вещь: сохранение электронной таблицы с помощью макросов. По умолчанию файлы электронных таблиц Excel с расширением .xlsx не могут содержать макросы. Вместо этого при сохранении электронной таблицы выберите формат «Книга Excel с поддержкой макросов (*.xlsm)» и добавьте имя файла, как обычно.

Сделайте это, чтобы сохранить электронную таблицу до того, как мы начнем программировать.

Теперь давайте приступим к написанию кода!

Копирование и вставка — самый простой способ перемещения данных, но он все равно утомительный. Что, если бы ваша электронная таблица могла сделать это за вас? С макросом можно. Давайте посмотрим, как написать макрос, который будет копировать данные и перемещать их в электронной таблице.

Откройте загруженный ранее файл проекта и убедитесь, что выбран лист "Копировать, вырезать и вставить". Это пример базы данных сотрудников с именами, отделами и зарплатами некоторых сотрудников.

Попробуем скопировать все данные из столбцов с A по C в столбцы с D по F с помощью VBA. Во-первых, давайте посмотрим на код, который нам нужен:

Копирование ячеек с помощью VBA

Копировать в VBA довольно просто. Просто вставьте этот код в редактор VBA: Range("Insert range here").Copy . Вот несколько примеров:

Range("A:C").Copy ← копирует столбцы с A по C

Range("A1:C100").Copy ← копирует диапазон A1:C100

Помните, когда вы уже записывали макрос? Макрос имел Sub Nameofmacro() и End sub в верхней и нижней строке кода. Эти строки всегда должны быть включены. В Excel это тоже упрощается: когда вы вводите «Sub», за которым следует имя макроса в начале кода, в нижней строке автоматически вставляется «End sub».

Совет. Не забудьте ввести эти строки вручную, если вы не используете средство записи макросов.

Вставка ячеек с помощью VBA

Вставка может выполняться разными способами в зависимости от того, что вы хотите вставить. В 99% случаев вам понадобится одна из этих двух строк кода:

Range("Ячейка/область, куда вы хотите вставить").Pastespecial ← вставляет как обычно (формулы и форматирование)

Range("Ячейка/область, куда вы хотите вставить").Pastespecial xlPasteValues ← вставляет только значения

Вырезание ячеек с помощью VBA

Если вы хотите переместить данные, а не копировать их, вам нужно их вырезать. Вырезать довольно просто и следует той же логике, что и копирование.

Вот код: Range("Вставьте сюда диапазон"). Вырезать

При вырезании нельзя использовать команду «Специальная вставка». Это означает, что вы не можете вставлять только значения или только форматирование. Поэтому вам нужны эти строки для вставки ячеек с помощью VBA: Range("Вставьте туда, куда вы хотите вставить"). Выберите ActiveSheet.Paste

Например, вот код, который вам понадобится, чтобы вырезать диапазон A:C и вставить его в D1:

Копирование, вырезание и вставка — это простые действия, которые можно выполнять вручную, не задумываясь. Но когда вы копируете и вставляете одни и те же ячейки несколько раз в день, кнопка, которая делает это за вас, может сэкономить кучу времени. Кроме того, вы можете комбинировать копирование и вставку в VBA с другим интересным кодом, чтобы автоматически делать еще больше в своей электронной таблице.

Добавление циклов в VBA

Я только что показал вам, как выполнить простое действие (копирование и вставка) и прикрепить его к кнопке, чтобы вы могли сделать это одним щелчком мыши. Это всего лишь одно автоматизированное действие. Однако когда у вас есть код, который нужно повторять, он может выполнять более длительные и сложные задачи автоматизации за считанные секунды.

Взгляните на лист "Петли" в файле проекта. Это те же данные, что и на предыдущем листе, но каждая третья строка данных теперь перемещена на один столбец вправо. Этот тип ошибочной структуры данных не является чем-то необычным при экспорте данных из старых программ.

На исправление вручную может уйти много времени, особенно если электронная таблица содержит тысячи строк вместо небольшого примера данных в этом файле проекта.

Эта строка гарантирует, что цикл начнется в верхней левой ячейке листа и случайно не испортит данные, начав с другого места.

Строка For i = 1 To 500 означает, что количество выполнений цикла (представленное i ) является возрастающим числом, которое начинается с 1 и заканчивается на 500. Это означает, что цикл будет выполняться 500 раз. Количество запусков цикла зависит от действий, которые вы хотите, чтобы он выполнял. Используйте свой здравый смысл здесь. 500 раз — это слишком много для нашего примера набора данных, но он идеально подходил бы, если бы в базе данных было 1500 строк данных.

Эта строка распознает активную ячейку и указывает Excel переместиться на 3 строки вниз и выбрать эту ячейку, которая затем станет новой активной ячейкой. Если бы в наших данных была неуместна каждая четвертая строка, а не каждая третья, мы могли бы просто заменить 3 на 4 в этой строке.

Эта строка сообщает Excel, что делать с этой новой выбранной ячейкой. В этом случае мы хотим удалить ячейку таким образом, чтобы ячейки справа от ячейки перемещались влево. Это достигается с помощью этой линии. Если бы мы хотели сделать что-то еще с неуместными строками, это место для этого. Если бы мы хотели полностью удалить каждую третью строку, то строка должна была быть такой: Selection.Entirerow.delete .

Эта строка сообщает Excel, что в цикле больше нет действий. В данном случае 2 и 5 — это кадр цикла, а 3 и 4 — действия внутри цикла.

Когда мы запустим этот макрос, он приведет к аккуратному набору данных без каких-либо неуместных строк.

Добавление логики в VBA

Логика — это то, что оживляет фрагмент кода, превращая его в нечто большее, чем просто машину, которая может выполнять простые действия и повторять их. Логика — это то, что делает лист Excel почти человеческим — он позволяет ему самостоятельно принимать разумные решения. Давайте использовать это для автоматизации!

Этот раздел посвящен операторам ЕСЛИ, которые включают логику "если-это-то-то", точно так же, как функция ЕСЛИ в Excel.

Допустим, экспорт из CMS нашего сайта оказался еще более ошибочным, чем ожидалось. Каждая третья строка по-прежнему неуместна, но теперь некоторые из неуместных строк помещаются на 2 столбца вправо, а не на 1 столбец вправо. Взгляните на лист "IF-statement" в файле проекта, чтобы увидеть, как он выглядит.

Как мы учитываем это в нашем макросе? Добавляем в цикл оператор ЕСЛИ!

Давайте сформулируем, что мы хотим от Excel:

Начнем с ячейки A1. Затем идем на три строки вниз (к ячейке A4, A7, A10 и т. д.), пока не закончатся данные. Каждый раз, когда мы спускаемся на три строки вниз, мы проверяем эту строку, чтобы увидеть, не сместились ли данные на 1 или 2 столбца. Затем переместите данные в строке на 1 или 2 столбца влево.

Единственное, что нам сейчас нужно, это написать, что должно происходить внутри цикла. Это часть «спуститься на три строки вниз», которую мы разработали еще в разделе о петлях. Теперь мы добавляем оператор IF, который проверяет, насколько данные неуместны, и исправляет их соответствующим образом.

Это последний код, который нужно скопировать в редактор модулей. Каждый шаг описан ниже:

Это первая часть оператора IF. В нем говорится, что если ячейка справа от активной ячейки (или Activecell.Offset(0,1) в коде VBA) пуста (представлена = "" ) тогда выполните что-то. Это то же самое действие, что и при создании цикла: удаление активной ячейки и перемещение активной строки на одну ячейку влево (выполняется с помощью кода Selection.Delete Shift:=xlToLeft). На этот раз мы делаем это два раза вместо одного, потому что в левой части строки есть две пустые ячейки.

Если вышесказанное неверно и ячейка справа от активной ячейки не пуста, то активная ячейка пуста. Поэтому нам нужно только один раз удалить активную ячейку и переместить активную строку на одну ячейку влево.

Инструкция IF всегда должна заканчиваться оператором End If, чтобы сообщить Excel о завершении выполнения. После IF-оператора цикл может выполняться снова и снова, каждый раз повторяя IF-оператор

Поздравляем, вы только что создали макрос, который может очистить беспорядочные данные! Посмотрите анимацию ниже, чтобы увидеть ее в действии (если вы еще не пробовали сами).

Автоматизация Excel без макросов

У макросов Excel есть только одна проблема: они привязаны к вашему компьютеру и не могут работать в Excel Web App или на вашем мобильном устройстве. И они лучше всего работают с данными, которые уже есть в вашей электронной таблице, что затрудняет получение новых данных из других ваших приложений в вашу электронную таблицу.

Инструмент интеграции приложений Zapier может помочь. Он связывает версию Excel для Office 365 для бизнеса с сотнями других приложений — Stripe, Salesforce, Slack и т. д. — так что вы можете автоматически записывать данные в электронную таблицу или запускать задачи в других приложениях прямо из Excel.

Вот как это работает. Допустим, вы хотите сохранить записи формы Typeform в электронную таблицу Excel. Просто создайте учетную запись Zapier и нажмите кнопку Создать Zap в правом верхнем углу. Затем выберите Typeform в средстве выбора приложений и настройте его на отслеживание новых записей в вашей форме.

Протестируйте Zap, затем нажмите Продолжить, чтобы добавить еще один шаг к Zap. На этот раз мы выберем приложение Excel и выберем Добавить строку в нашу электронную таблицу. Вы также можете обновить строку или найти определенную строку в электронной таблице, если хотите.

Теперь выберите электронную таблицу и рабочий лист, затем нажмите значок + справа от каждой строки электронной таблицы, чтобы выбрать правильное поле формы для сохранения в этой строке электронной таблицы. Сохраните и протестируйте интеграцию с Zapier, а затем включите ее. Затем каждый раз, когда ваша форма Typeform заполняется, Zapier будет сохранять эти данные в вашу электронную таблицу Excel.

Вот несколько отличных способов начать автоматизацию Excel с помощью Zapier в несколько кликов или создать собственную интеграцию с Excel для подключения электронных таблиц к вашим любимым приложениям.

Управление данными электронной таблицы

Сохранение записей формы в электронной таблице Excel

Записывать данные в электронную таблицу Excel

Выполняйте работу из электронной таблицы

Создавайте свои собственные макросы!

Теперь вы изучили некоторые из наиболее важных инструментов VBA для создания макроса для очистки данных и автоматизации вашей работы. Поэкспериментируйте с приемами и инструментами, которые вы только что изучили, потому что они являются основой автоматизации в VBA. Не забывайте использовать макрорекордер (и Google), когда чувствуете, что находитесь выше головы.

Чтобы узнать больше, вот несколько дополнительных ресурсов, которые помогут вам максимально эффективно использовать макросы Excel:

Изучите справочник Microsoft Excel VBA, чтобы узнать обо всем, что можно сделать с помощью кода и макросов VBA.

Очевидно, что это самая популярная таблица, потому что всем нам нужно отслеживать свои доходы и расходы. Хотя многие банки, компании, выпускающие кредитные карты, и кредитные союзы предлагают программы, которые могут разбить ваши расходы на категории, создание собственной таблицы с установленным бюджетом может гарантировать, что вы живете по средствам.

Вот пример таблицы корпоративного медиа-бюджета. Вы можете легко изменить столбцы и цифры, чтобы они соответствовали вашему повседневному образу жизни.

Оттуда вы можете использовать платформу AppSheet, чтобы за считанные минуты превратить электронную таблицу бюджета в бюджетное приложение!

2. Путешествие

Ужасно иронично, что столько стресса может быть связано с планированием спокойного отпуска, и поэтому электронные таблицы могут быть одним из ваших любимых инструментов. От планирования бюджета до составления упаковочного листа и составления ежедневного маршрута для посещения сайтов — вся ваша информация может храниться в одном месте (и вы даже не забудете взять с собой зубную щетку). Если вы ищете шаблон маршрута, это отличная отправная точка, поскольку он включает в себя информацию, о которой вы даже не подозревали, что должны иметь ее при подготовке к поездке. Он содержит столбцы для упаковочных листов, расписания поездок, расписаний рейсов и дат поездок, но вы также рассматривали возможность перечисления групп крови для вас и ваших спутников или номеров экстренных служб? Я тоже!

3. Здоровье и фитнес

Диета и физические упражнения важны для вашего самочувствия, но отслеживание потребления калорий или снижение веса может показаться еще одной задачей. Электронная таблица может упростить эту неприятную задачу, тем более что она может сделать все расчеты за вас. В шаблонах Excel есть отличный калькулятор, поэтому вы точно знаете, сколько калорий требуется вашему телу, исходя из ваших личных характеристик. Хотите отслеживать калории, которые вы сжигаете во время тренировки? Вы можете скачать шаблон здесь, который также предоставляет графики для отображения изменения веса и ежедневных привычек. Кроме того, существует множество диаграмм для отслеживания веса, подобных этой, чтобы вы могли следить за своим прогрессом.

4. Схемы работ

Давайте посмотрим правде в глаза: если бы ваши дети занимались домашними делами, вы могли бы перестать их делать. Это определенно упростило бы вам жизнь.Я выбрал эту диаграмму не из-за ее стиля или содержания, а потому, что она связана с шкалой резервов, чтобы также научить навыкам управления капиталом. Это отличная отправная точка для настройки электронной таблицы, которая будет работать с вашей семейной динамикой.

5. Журнал приема лекарств

Существует около 76 миллионов бэби-бумеров, а это означает, что если вы не один из них, то, возможно, вы ухаживаете за одним из них. Поскольку мы заботимся о стареющих членах нашего населения, соблюдение сложного списка лекарств становится важной задачей. На этом веб-сайте приведены подробные инструкции о том, как использовать журнал приема лекарств, например, когда принимать лекарство, как выглядит таблетка, какое заболевание она лечит, дозировка, номер пополнения и другую важную информацию.

6. Планировщик питания

Веб-сайт по планированию питания Gathered Table обнаружил, что если вы планируете свои обеды заранее, вы можете сэкономить 3 часа и 50 долларов США или больше в неделю (плюс меньше стресса, меньше походов в продуктовый магазин и будем есть намного здоровее!). Чтобы упростить планирование, воспользуйтесь загружаемой электронной таблицей Vertex42, чтобы определиться с основным блюдом, гарнирами и составить список продуктов на неделю.

7. Шаблон проекта/мероприятия

От свадеб и дней рождений до проектов реконструкции — всем нам нужен инструмент, который помогает нам выполнять сложную работу. Эта электронная таблица поможет вам разделить большой проект на небольшие части, чтобы вы могли установить мини-дедлайны, чтобы гарантировать, что все будет сделано вовремя или раньше запланированного срока. Например, если вы планируете свадьбу, вы можете установить крайние сроки, начинающиеся через год после предполагаемой даты свадьбы; За 12 месяцев нужно будет забронировать место, за полгода — заказать платья подружек невесты, за три месяца до свадьбы — заказать торт, за два — пора экспериментировать с прическами и т. д.< /p>

Если вы хотите превратить электронную таблицу управления проектами в приложение, которое могут использовать несколько пользователей, вот простой пример приложения, с которого можно начать.

8. Календари

Жизнь усложняется независимо от того, есть ли у вас несколько детей или несколько деловых встреч. На WinCalendar вы можете скачать множество календарей разных форматов, от недельных до месячных версий. Это идеально подходит для напоминания о юбилейных датах или днях рождения. Или для профессионалов это полезный инструмент для планирования встреч с указанием времени, места и материалов, которые вам нужно принести. Вы никогда не будете беспокоиться о том, что забудете о завтрашнем визите к врачу или заберете ребенка с тренировки по бейсболу, когда ваше расписание будет у вас под рукой.

9. Список дел/управление проектами

Возможно, формат календаря вам не подходит. у вас может быть список дел без конкретных дат, к которым они должны быть выполнены. Кроме того, у вас может быть рабочий проект, в котором участвуют несколько человек, и вам необходимо отслеживать, на какой стадии прогресса находится каждый участник. Попробуйте этот общий шаблон AppSheet, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице. Вы можете составить список заданий, сообщить о ходе выполнения, указать, кто отвечает за каждую задачу, и включить любые заметки, которыми необходимо поделиться.

Вы даже можете превратить электронную таблицу прямо в приложение!

Кроме того, посетите один из наших самых популярных блогов, чтобы узнать, как создать умный список дел за 10 минут!

10. Списки подарков

Санта не единственный, кто должен составить список и проверить его дважды.За последние пять лет я создал электронную таблицу Excel, чтобы отслеживать более 30 членов семьи, учителей, друзей и коллег, которым мне нужно купить подарки. Этот список помогает мне не выходить за рамки бюджета, отслеживать поступления подарков и предотвращать повторные подарки прошлых лет. Я также начинаю делать покупки в сентябре, чтобы мой банковский счет не пострадал сразу, и я мог просматривать распродажи, чтобы получить лучшие товары и предложения. (Хорошо, я просто могу быть немного обсессивно-компульсивным расстройством.) Этот список также отлично подходит для круглогодичного подарка на день рождения.

Начинать таблицу с нуля сложно. Эти шаблоны настроят вас на успех. Вы также получите преимущество в создании мощного мобильного приложения на основе данных электронной таблицы. В итоге у вас будет меньше стресса, разочарований и, конечно же, больше времени!

Нажмите здесь, чтобы увидеть больше бесплатных шаблонов Excel! В этой статье есть табель учета рабочего времени, список клиентов в Excel, управление проектами в Excel, календарь блога и отчет о прибылях и убытках в Excel.

Узнайте, какие приложения создали пользователи AppSheet в разных отраслях и с разными ролями. Чтобы получить дополнительные полезные советы о том, как лучше управлять своей жизнью и работой, узнайте, как создать собственное приложение, или посетите раздел «Функции, советы и веб-семинары».

Кристина пишет для AppSheet. Ее страсть к писательству коренится в том, чтобы быть вдохновленным и бросать вызов. В 2009 году ее любовь к созданию контента соединилась с увлечением миром технологий, и с тех пор она имеет честь писать для множества технологических компаний.

Задайте вопрос или присоединитесь к обсуждению всего, что связано с Excel, на нашем канале Slack.

Когда дело доходит до Excel, золотой середины не так много.

У вас есть люди, которым это очень нравится, и они будут восхвалять электронные таблицы весь день. И тогда у вас есть люди, которые абсолютно ненавидят это. Они скорее закроются в телефонной будке, полной комаров, чем косят глаза, глядя на все эти столбцы и строки.

Признаться, раньше я относился к этой последней группе. Я бы открыл новую книгу Excel из лучших побуждений. Но после 20 с лишним минут попыток заставить одну дурацкую десятичную точку правильно отображаться в своей ячейке, я снова поднимал руки и заявлял, что Excel просто не для меня.

Затем в моей жизни произошел важный поворот сюжета: я вышла замуж за настоящего гения Excel — человека, который буквально весь свой рабочий день проводит за созданием сложных макросов и одних из самых впечатляющих электронных таблиц, которые я когда-либо видел. И он поставил перед собой задачу превратить меня в свое племя любителей Excel (честно говоря, я удивлен, что этого не было в его свадебных клятвах).

С тех пор? Что ж, он добился некоторого прогресса. Я смог отбросить свою ненависть и признать, что Excel на самом деле может быть невероятно мощным инструментом для обработки информации и поиска именно того, что вам нужно, при условии, что вы знаете, как правильно его использовать.

Именно последняя часть сбивает людей с толку. Но, к счастью, Excel не так сложен, как вы, вероятно, думаете.

На самом деле существует множество полезных приемов и инструментов, которые вы можете использовать независимо от того, являетесь ли вы новичком или опытным экспертом. Вот шесть вещей, которые вы обязательно должны уметь делать в Excel (и, поверьте мне, вы будете рады этому!).

Бесплатный ускоренный курс Excel

Изучите основы Excel с помощью этого БЕСПЛАТНОГО курса. Получите сертификат сегодня!

Начать бесплатный курс

1. Сортировать данные

Обычно электронные таблицы удобны для хранения и сортировки большого количества информации — например, списка контактов на 800 человек, которых вы хотите пригласить на корпоративный обед.

Теперь предположим, что вы хотите соответствующим образом отсортировать этих людей. Возможно, вы хотите, чтобы они были перечислены в алфавитном порядке по фамилии. Или, может быть, вы хотите сгруппировать их по городам.

Excel позволяет легко просматривать весь набор данных и сортировать все в чистую и удобную для чтения электронную таблицу.

Вот как это сделать:

Выделите весь набор данных, который вы хотите отсортировать (а не только один столбец!), либо перетащив курсор по всем ячейкам, либо щелкнув треугольник в верхнем левом углу электронной таблицы, чтобы выделить все.
Перейдите на вкладку "Данные".
Нажмите кнопку "Сортировать".
Выберите способ сортировки данных (в приведенном ниже примере я отсортировал данные по городам!).
Нажмите "ОК".

Затем ваши данные будут отсортированы соответствующим образом — в данном случае в алфавитном порядке по городам.

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. Важно, чтобы вы выбрали весь набор данных, который хотите отсортировать, а не только один столбец. Таким образом, ваши строки останутся нетронутыми, то есть в этом случае правильный адрес останется у соответствующего человека.

Если бы я только что выбрал первый столбец, Excel отсортировал бы только этот столбец в алфавитном порядке, что привело бы к несовпадению адресов.

2. Удалить дубликаты

Это неизбежно: когда вы работаете с большим набором данных, обязательно найдется несколько дубликатов, которые проникнут внутрь.

Вместо того, чтобы разочаровываться и пролистывать всю таблицу и искать их самостоятельно, Excel может сделать всю эту работу за вас и удалить дубликаты одним нажатием кнопки.

Вот как это сделать:

Выделить весь набор данных.
Перейдите на вкладку "Данные".
Нажмите кнопку "Удалить дубликаты".
Выберите столбцы, в которых Excel должен находить дубликаты.
Нажмите "ОК".

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. Будьте внимательны и выбирайте достаточное количество квалификаторов, чтобы отсеять истинные дубликаты. Например, если бы я только что выбрал удаление дубликатов только в столбце А выше (это означает, что Excel будет искать дубликаты «Опра»), я бы удалил одну Опра, у которой действительно был тот же адрес, но у которой был совсем другая фамилия и адрес (совсем другая Опра!)

Суть в том, что используйте достаточно информации, чтобы удалять строки, которые являются истинными идентичными копиями друг друга, а не просто имеют одно и то же значение!

Хотите узнать больше?

Поднимите свои навыки работы с Excel на новый уровень с нашей подробной (и бесплатной) электронной книгой!

3. Основные математические функции

Хватит тянуться к этому калькулятору — Excel может выполнить за вас все виды математических функций! Все, что вам нужно сделать, это ввести несколько простых формул.

Думаете, что это выходит за рамки ваших знаний Excel? Подумайте еще раз. Поверьте мне, если я могу это понять, то и вы сможете.

Вот основные формулы, которые вам нужно знать:

Сложение. Введите «=СУММ» в пустую ячейку, где вы хотите, чтобы отображалась сумма, щелкните ячейки, которые вы хотите сложить, а затем нажмите «Ввод».
Вычитание: введите «=» в пустую ячейку, где вы хотите отобразить разницу, щелкните ячейку, из которой хотите вычесть, введите «-», щелкните ячейку, которую хотите вычесть, и нажмите клавишу ВВОД.
Умножение: введите «=» в пустую ячейку, где вы хотите, чтобы отображалась сумма, щелкните ячейку для числа, которое вы хотите умножить, введите «*», щелкните ячейку для другого числа, которое вы хотите умножить, и затем нажмите Enter.
Деление: введите «=» в пустую ячейку, где должен отображаться остаток, щелкните ячейку с числом, которое нужно разделить, введите «/», щелкните ячейку с числом, на которое нужно разделить, и затем нажмите Enter.

Послушайте, я знаю, что это немного запутанно, чтобы выразить словами. Но попробуйте сами, и я уверен, вы быстро увидите, что они совсем не сложные. Вот как выглядит функция СУММ на практике:

СОВЕТ ОТ СПЕЦИАЛИСТА. Если вы хотите перетащить одну и ту же математическую формулу через строку, вы можете это сделать! Введя формулу в одну ячейку, щелкните ячейку, в которой появилась сумма, щелкните маленькое зеленое поле, которое появляется в правом нижнем углу, и перетащите его через остальную часть строки, где вам нужно применить эту формулу.< /p>

Вуаля — это произойдет автоматически! Вы сможете обрабатывать числа в разных столбцах без необходимости снова и снова вводить формулу.

4. Закрепить панели

Нет ничего хуже, чем прокручивать огромную электронную таблицу, которая требует от вас постоянного возврата к началу страницы, чтобы увидеть заголовки столбцов.

К счастью, вы можете сделать так, чтобы заголовки столбцов и номера строк оставались там, где они есть, то есть вы всегда можете их видеть, независимо от того, как далеко вы продвинулись в таблице. Это можно сделать с помощью удобной функции Excel «закрепить области».

Вот как это сделать:

Нажмите строку под заголовками столбцов.
Нажмите на вкладку "Просмотр".
Нажмите кнопку "Закрепить области".

Прокрутите таблицу вниз и прокрутите ее, и вы увидите, что нужная вам информация всегда находится прямо перед глазами!

5. Вставить текущую дату

Надоело смотреть в календарь или в нижнюю часть монитора компьютера, чтобы узнать сегодняшнюю дату и ввести ее в электронную таблицу?

Excel может сделать это за вас — всего одним простым сочетанием клавиш. Вот оно:

Ctrl + ;

Поместите курсор в ячейку, где должна отображаться дата, используйте этот ярлык, и Excel автоматически вставит сегодняшнюю дату. Легко!

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. Даты, введенные с помощью этой функции, являются статическими, то есть они не изменятся с возрастом вашей электронной таблицы!

6. Внесите одинаковые изменения на всех листах

Когда вы работаете с несколькими вкладками, очень сложно просмотреть их все и снова и снова вносить одни и те же изменения. К счастью, вам не нужно!

Вы можете выбрать соответствующие листы в своей книге, на которых должно появиться это изменение. Внесите изменение один раз, и оно будет применено ко всем выбранным вами листам.

Вот как это сделать:

Удерживайте клавишу «Command» на клавиатуре (или «Control», если вы используете ПК).
Выберите соответствующие вкладки книги.
Внесите необходимые изменения в одну ячейку.
Убедитесь, что он применяется ко всем вашим листам.

Хотите увидеть это на практике? Для простоты предположим, что я вышла замуж за Аарона Роджерса (эй, девушка может мечтать!). В результате я изменил свою фамилию с «Бугаард» на «Роджерс». Поскольку мое имя появляется на множестве разных вкладок этой электронной таблицы, я бы использовал этот удобный прием, чтобы ввести мою новую фамилию только один раз.

И это то, что вам нужно знать, как делать в Excel

Я понимаю — Excel может показаться немного пугающим. Но как только вы начнете играть, вы начнете чувствовать себя все более и более комфортно и быстро начнете понимать, насколько это может облегчить вам жизнь.

Начните с того, что освоите эти шесть основных приемов работы с Excel, и вскоре вы станете абсолютным мастером Excel!

Хотите профессионально представить свои данные Excel? Ознакомьтесь с этими советами по созданию презентаций в Excel.

Бесплатный ускоренный курс Excel

Изучите основы Excel с помощью этого БЕСПЛАТНОГО курса. Получите сертификат сегодня!

Читайте также: