Как сделать спецификацию в word
Обновлено: 23.11.2024
Вы можете использовать этот шаблон функциональных требований, чтобы определить функцию программной системы и то, как система должна вести себя при наличии определенных входных данных или условий. Сюда могут входить вычисления, манипулирование и обработка данных, а также другие специальные функции.
Шаблон функциональных требований: цель
Используйте этот шаблон функциональных требований, чтобы:
- Определить конкретное поведение системы.
- Помогите читателю понять, зачем нужно требование.
- Отслеживание требований в процессе разработки системы.
Этот шаблон функциональных требований включает 27-страничный шаблон в формате MS Word™, который можно легко изменить для вашего следующего проекта.
Шаблон функциональных требований: синяя тема
Вы можете использовать требования для создания вариантов использования. Каждый вариант использования описывает одно или несколько функциональных требований и фиксирует объем, бизнес-цели, а также функциональные и нефункциональные требования текущей/предлагаемой системы. Типичное функциональное требование имеет уникальное имя, номер, сводку и обоснование.
Шаблон функциональных требований: красная тема
Функциональные требования: страница утверждения заинтересованными сторонами проекта
Глава 1, Введение
Допущения, ограничения и зависимости
Шаблон функциональных требований: глава 2, общее описание
Шаблон функциональных требований: Глава 3, Функциональные требования
Шаблон функциональных требований: подразделы для каждого функционального требования
Шаблон функциональных требований: Глава 4, Системные требования
Шаблон функциональных требований: Глава 4.3, Требования пользователя
Шаблон функциональных требований: Глава 5, Нефункциональные требования
Шаблон функциональных требований: Глава 6, Требования к данным
Шаблон функциональных требований: Глава 7, Требования к внешнему интерфейсу
Шаблон функциональных требований: Глава 8, Ограничения дизайна
Шаблон функциональных требований: Глава 9, Улучшения и последствия
Бесплатный шаблон матрицы отслеживания требований
Бесплатный шаблон словаря данных
Инструкции по работе со словарем данных
Словарь данных — Образец сущности
3 бесплатные таблицы Excel с функциональными требованиями
Функциональные требования в таблице Excel
Таблица Excel с нефункциональными требованиями
Требования к отчетности Таблица Excel
Форма оценки функциональных требований
Шаблон функциональных требований: Содержание
1 Введение
1.1 Цель этого документа
1.2 Область применения
1.3 Профиль организации
1.4 Допущения
1.5 Ограничения
1.6 Зависимости
2 Общее описание
2.1 Перспектива продукта
2.2 Функции продукта
2.3 Операционная среда
2.4 Характеристики пользователя
3 Функциональные требования
3.1 Функциональные требования n
3.2 Функциональные требования n
3.3 Функциональные требования n
4 Системные требования
4.1 Требования к программному обеспечению
4.1.1 Функциональность программного обеспечения
4.1.2 Характеристики программного обеспечения
4.2 Требования к оборудованию
4.2.1 Функциональность оборудования
4.2.2 Характеристики оборудования
4.3 Требования пользователя
4.4 Требования к входу и выходу
4.5 Требования к связи
4.5.1 Аппаратное обеспечение связи
4.5.2 Программное обеспечение связи
4.6 Требования к удобству использования
5 Нефункциональные требования
5.1.1 Точность
5.2 Контрольный журнал
5.3 Доступность
5.4 Ограничения емкости
5.5 Хранение данных
5.6 Эксплуатационные требования
5.7 Производительность
5.8 Возможность восстановления
5.9 Надежность
5.10 Требования безопасности
5.11 Время
6 Требования к данным
6.1 Структуры данных и отношения
6.2 Структура данных и отношения
6.3 Входные данные
6.4 Выходные данные
6.5 Межфункциональные определения данных
6.6 Справочник по компонентам
7 Требования к внешнему интерфейсу
7.1 Программные интерфейсы
7.2 Аппаратные интерфейсы
7.3 Коммуникационные интерфейсы
7.4 Пользовательские интерфейсы
8 Ограничения дизайна
8.1 Ограничения дизайна программного обеспечения
8.1.1 Интерфейсы программного обеспечения
8.1.2 Пакеты программного обеспечения
8.1.3 База данных
8.1.4 Операционная система< br />8.1.5 Допустимые отклонения, запасы и непредвиденные обстоятельства
8.2 Ограничения конструкции аппаратного обеспечения
8.2.1 Требования к аппаратному обеспечению и среда
8.2.2 Стандарты аппаратного обеспечения
8.2.3 Интерфейсы аппаратного обеспечения
8.3 Ограничения пользовательского интерфейса
8.3.1 Пользовательские характеристики
8.3.2 Окружающая среда/операционные ограничения
8.4 Ограничения памяти
9 Улучшения и последствия
9.1 Улучшения существующих возможностей
9.1.1 Обновления и улучшения существующих возможностей
9.2 Влияние
9.2.1 Влияние на пользователя
9.2. 2 Операционные последствия
10 Матрица прослеживаемости требований
Характеристики продукта
Шаблоны представлены в формате Microsoft Word и Excel. Пакет шаблонов включает следующие документы:
| Шаблон функциональных требований | < td align="center" width="20%">27 страниц|
| Матрица отслеживания требований | 6 страниц |
| Шаблон словаря данных | 8 страниц |
| Таблица функциональных требований | 2 рабочих листа |
| таблица требований к отчетности | 1 рабочий лист |
| Форма оценки | 1 рабочий лист |
Характеристики продукта
Формат файла. Шаблоны представлены в формате Microsoft Word (.docx) и Microsoft Excel (.xlsx).
Размер файла: загружаемый файл весит 5 МБ.
Открытие файлов. Для распаковки файлов не требуется никакого специального программного обеспечения. Чтобы разархивировать файлы, щелкните их правой кнопкой мыши, затем выберите «Извлечь» и сохраните на свой компьютер.
Приступая к работе. В зависимости от настроек MS Office файлы могут иметь статус «Только для чтения» при их открытии. В этом случае нажмите «Файл», «Сохранить как» и сохраните файлы. Ни в одном из файлов нет настроек безопасности.
Изображения. Все изображения в шаблонах защищены авторскими правами.
Спецификация Word — это автоматически созданный документ Microsoft Word, который при необходимости служит компонентом функциональной спецификации вашего файла Axure RP. Этот тип вывода является одним из вариантов, доступных вам, когда вашему проекту требуется официальная печатная версия.
Чтобы создать документ спецификации Word для вашего прототипа, выберите «Публикация» → «Создать спецификацию Word».
Файл спецификации, сгенерированный из RP, имеет формат Microsoft Word .docx. Вам не нужно, чтобы Word был установлен на вашем компьютере для создания документации Word, но вам понадобится Word или Word для Mac — или другой инструмент, который может открывать файлы .docx, например LibreOffice — для просмотра созданного файла Word и отредактируйте файл шаблона Word (подробнее об этом позже).
Если у вас установлены Word 2000, Word XP или Word 2003, установщик Axure RP установит пакет обеспечения совместимости Microsoft Office, который позволяет этим версиям Word открывать, редактировать и сохранять файлы .docx.
Диалоговое окно "Создать спецификацию Word"
Вы можете настроить сгенерированный документ спецификации Word с помощью параметров в диалоговом окне «Публикация» → «Создать спецификацию Word».
На вкладке "Общие" укажите место сохранения файла. Расположение по умолчанию выглядит следующим образом:
- Mac: ~/Documents/Axure/Specifications
- Windows: C:\Users\%username%\Documents\Axure\Specifications
На вкладке "Страницы" вы можете выбрать, какие страницы будут включены в документ и как они будут организованы.
Раздел «Включить страницы». Определяет, будут ли включены в документ сводки страниц. Если снять этот флажок, все остальные параметры на вкладке будут отключены.
Включить заголовок раздела страниц: помечает раздел страниц документа заголовком. Используйте текстовое поле для настройки заголовка.
Включить список Sitemap: включает иерархический список всех страниц в проекте.
Включить заголовок списка файлов Sitemap: помечает список файлов Sitemap заголовком. Используйте текстовое поле для настройки заголовка.
Страницы для создания
Выберите, какие страницы включить в документ. Вы можете выбрать отдельные страницы или установить флажок Создать все страницы, чтобы включить их все.
Примечание
Если ваши страницы организованы в виде отношений родитель-потомок, вы должны включить родительскую страницу, чтобы включить любую из ее дочерних. Снятие флажка с родительской страницы автоматически снимет отметку с ее дочерних страниц.
На вкладке "Компоненты" вы можете выбрать, какие компоненты будут включены в документ и как они будут организованы.
Раздел «Включить компоненты». Определяет, будет ли документ включать специальный раздел для сводки компонентов. Снятие этого флажка приведет к отключению большинства других параметров на вкладке.
Включить заголовок раздела компонентов: помечает раздел компонентов документа заголовком. Используйте текстовое поле для настройки заголовка.
Включить список компонентов: включает иерархический список всех компонентов проекта.
Включить заголовок списка компонентов: помечает список компонентов заголовком. Используйте текстовое поле для настройки заголовка.
Только список сгенерированных компонентов: список только компонентов, включенных в страницы в прототипе.
Компоненты для создания
Выберите, какие компоненты включить в документ.Вы можете выбрать покомпонентно или установить флажок Создать все компоненты, чтобы включить их все.
Примечание
Если ваши компоненты организованы в отношения родитель-потомок, вы должны включить родительский компонент, чтобы включить любой из его дочерних элементов. Снятие флажка с родительского компонента также автоматически снимет отметку с его дочерних элементов.
Вы можете применить дополнительную фильтрацию к компонентам, выбранным в списке:
Создавать только компоненты, используемые на сгенерированных страницах: документация создается только для компонентов, включенных в страницы, заданные для создания на вкладке "Страницы".
Не создавать компоненты, настроенные на отрыв: не создает документацию для компонентов с поведением падения "отрыв".
Компоненты документа в разделе "Страницы"
Вне зависимости от того, хотите ли вы включить раздел компонентов в документ, вы можете включить информацию о компонентах вашего проекта в раздел страниц. Документация каждой страницы будет включать сводку компонентов на странице.
Вы можете настроить эту документацию следующим образом:
Документировать только первое использование компонента: каждый компонент документируется только один раз, на первой странице, на которой он появляется.
Исключить примечания к компоненту: примечания, которые вы ввели в самом компоненте, не будут включены в документацию о компоненте в разделе страниц. Однако в документацию будут включены примечания о виджетах, содержащихся в компоненте.
На вкладке "Свойства" вы можете выбрать, какую информацию о странице или компоненте включить в документ.
Включить примечания к страницам. Определяет, будут ли примечания к страницам включены в документ.
Показывать имена примечаний к страницам в качестве заголовка: имена полей ваших примечаний к страницам используются в качестве заголовков в разделах примечаний к страницам документа.
Использовать базовый стиль заголовков. Применяет стиль "Основной заголовок" к заголовкам названий заметок на странице.
Включить взаимодействия со страницей. Определяет, будут ли в документе суммированы взаимодействия на уровне страницы.
Заголовок взаимодействия со страницей: разделы взаимодействия со страницей документа помечаются заголовком. Используйте текстовое поле для настройки заголовка.
Использовать базовый стиль заголовка: применение стиля "Базовый заголовок" к заголовку взаимодействия со страницей.
Включить список компонентов, используемых на странице/компоненте: документация для каждой страницы и компонента будет включать список используемых компонентов.
Заголовок раздела: помечает список компонентов заголовком. Используйте текстовое поле для настройки заголовка.
Отчет об использовании компонентов
Включить отчет об использовании компонентов (только компоненты): документация для каждого компонента будет включать список страниц и компонентов, на которых он используется.
Заголовок раздела: заголовок отчета об использовании.
Заголовок страниц: заголовок списка страниц в отчете об использовании.
Заголовок компонентов: заголовок списка компонентов в отчете об использовании.
Панели и повторители
- Включить панели и повторители. Документация для каждой страницы и компонента будет включать снимки экрана каждой динамической панели и повторителя, используемых на странице или компоненте.
На вкладке "Снимок экрана" можно настроить макет страниц и снимков экрана компонентов, отображаемых в документе.
Включить скриншот: определяет, будут ли скриншоты включены в документ. Если снять этот флажок, все остальные параметры на вкладке будут отключены.
Заголовок снимка экрана: помечает снимок экрана каждой страницы и компонента заголовком. Используйте текстовое поле для настройки заголовка.
Показывать сноски на снимке экрана. Показывает желтые пронумерованные значки сносок на виджетах с примечаниями. При желании вы можете исключить сноски для виджетов, которые не соответствуют фильтрам таблицы виджетов.
Поместить рамку на снимок экрана: помещает рамку вокруг страниц и снимков экрана компонентов.
Не масштабировать сноски вместе со снимком экрана: значки сносок сохраняются одинакового размера на каждом снимке экрана независимо от масштабирования содержимого. Установите этот флажок, если значки сносок на снимках экрана слишком малы для чтения.
Применить варианты загрузки страницы и виджета по умолчанию: применение взаимодействий, происходящих при первой загрузке страницы в веб-браузере перед созданием снимка экрана.
Включить подменю: включает отдельные снимки экрана, показывающие полностью развернутые подменю для всех классических виджетов меню.
Включить развернутые деревья: включает отдельные снимки экрана, показывающие полностью развернутые элементы для всех виджетов дерева.
Показывать страницы по умолчанию во встроенных фреймах. Если целью виджета встроенного фрейма является страница в файле RP, эта страница будет загружена во фрейм до того, как будет сделан снимок экрана. В противном случае, если целью фрейма является внешняя страница или файл, будет отображаться изображение предварительного просмотра фрейма.
Не применять стили фона: стили фона для страниц и компонентов не включаются в их снимки экрана.
Максимальная ширина/высота в %: определяет, сколько места снимки экрана могут занимать на странице документа.
Разрешить разбивать скриншоты на несколько страниц (только один столбец): при необходимости скриншоты можно размещать на нескольких страницах. Этот параметр применяется только к варианту макета с одним столбцом.
На вкладке "Таблицы виджетов" можно настроить макет таблиц виджетов, которые отображаются со снимком экрана каждой страницы и компонента. Документ включает одну таблицу виджетов по умолчанию, но вы можете создать столько, сколько вам нужно, каждая со своей меткой и настройками.
Включить таблицы виджетов: определяет, будут ли таблицы виджетов включены в документ. Если снять этот флажок, все остальные параметры на вкладке будут отключены.
Заголовок таблицы: помечает текущую выбранную таблицу виджетов заголовком. Используйте текстовое поле для настройки заголовка.
Совет
Если вы создали дополнительные таблицы виджетов, пометьте каждую из них отдельным заголовком, чтобы упростить их использование в конечном документе.
Столбцы таблицы виджетов
- Сноска: номер сноски для виджетов с примечаниями.
- Имя: имя виджета, отображаемое на панели «Структура».
- Взаимодействия: текстовая сводка взаимодействий с виджетом.
- Примечание: все примечания, назначенные виджету.
- Текст виджета: текст, введенный в виджет.
- Подсказка виджета: всплывающая подсказка виджета, указанная в меню "Дополнительные настройки" на панели "Взаимодействия".
- Параметры списка: все параметры раскрывающегося списка или виджета списка.
- Расположение и размер: числовые координаты и размеры холста виджета.
Включить виджеты без примечаний: как виджеты с примечаниями, так и без них могут быть включены в таблицу виджетов. Снимите этот флажок, если вы хотите включать только виджеты с примечаниями.
Удалить строки, содержащие только данные сносок и имен: если в таблицу виджетов будут включены только номер сноски и имя виджета, виджет вообще не будет включен.
Вы также можете фильтровать данные по определенным значениям столбца, используя параметры под третьим флажком. Например, вы можете включить в заметки только виджеты с определенной датой.
- Удалить пустые столбцы. Если столбец в таблице виджетов будет полностью пустым, вместо этого он будет удален.
На вкладке "Макет" можно настроить порядок и макет информации каждой страницы в документе.
Вы можете выбрать макет с одним или двумя столбцами. Если вы выберете макет с двумя столбцами, используйте числовое поле, чтобы указать процент страницы, который будет занимать левый столбец. Обычно это регулируется в зависимости от желаемого размера снимка экрана, который можно настроить на вкладке «Снимок экрана».
В поле под переключателями можно перетаскивать элементы, чтобы изменить порядок разделов спецификаций страницы в окончательном документе. Если вы выбрали макет с двумя столбцами, вы можете выбрать столбец, в котором будет отображаться каждый раздел, перетащив их выше или ниже элемента "Разрыв столбца".
На вкладке "Шаблон" можно изменить шаблон документа Word, на основе которого смоделирована спецификация, и настроить используемые стили из документа Word.
Файл шаблона представляет собой стандартный файл Word в формате .docx. (Файлы Word .dot использовать нельзя.) В сгенерированный документ можно добавить дополнительное содержимое, например верхние и нижние колонтитулы, название, информацию о проекте или любое другое содержимое, окружающее документацию. Вы также можете изменить стили Word, указанные в разделе Шаблон Word.
Текстовая строка [[AXURE CONTENT]] (включая двойные квадратные скобки) должна появиться в файле шаблона один раз. Сгенерированное содержимое спецификации будет вставлено на место этого текста.
Чтобы отредактировать существующий файл шаблона файла RP, нажмите «Редактировать». Файл откроется в Microsoft Word (или в предпочитаемом вами приложении для редактирования файлов Word). Когда вы закончите редактирование шаблона, сохраните его и закройте Microsoft Word. Затем сохраните файл RP.
Чтобы импортировать существующий файл шаблона в файл RP, нажмите «Импорт». Нажмите «Новый шаблон», чтобы создать новый файл шаблона на основе выбранного размера бумаги, ориентации, необходимости нумерации заголовков и количества столбцов.
Для генератора спецификаций Word требуются определенные стили, перечисленные в разделе "Применяемые стили слов". Вы можете использовать стандартные стили «Axure» или встроенные стили Word. Вы также можете указать имена любых пользовательских стилей, созданных вами в файле шаблона.
Другие генераторы спецификаций Word
Вы можете создать дополнительные генераторы спецификаций Word в разделе «Публикация» → «Дополнительные генераторы и конфигурации». Это полезно, если вы регулярно экспортируете спецификации Word с разными ограничениями для разных аудиторий.
В раскрывающемся списке "Добавить" выберите "Спецификация Word". Назовите новую конфигурацию и нажмите «Создать», чтобы настроить и использовать новый генератор.
Оставайтесь на связи
Подпишитесь, чтобы получать учебные пособия и новости по Axure. Вы можете отказаться от подписки в любое время.
Практическая группа CSI по спецификациям собралась для обсуждения концепций, советов и приемов, позволяющих упростить и повысить эффективность создания спецификаций (и других документов по обработке текстов). Присоединяйтесь к группе, чтобы получать уведомления о каждой встрече. Это бесплатно. Больше участников означает больше обмена и больше обучения. На каждой встрече я узнаю что-то новое.
Чтобы просмотреть и прослушать запись сеанса, войдите на веб-сайт CSI и получите доступ к архивам практических групп.
Результаты группового опроса
Вот результаты нашего опроса с 87 участниками. Это почти так, как и ожидалось.
99 % используют Microsoft Word в качестве текстового процессора
69 % используют Microsoft Word 2007 и более поздние версии
64 % используют просмотр страницы для отображения документов на экране
49 % используют стили для управления форматированием< br />42 % Используйте параметры программного обеспечения для настройки рабочей среды
39 % Используйте шаблоны для применения форматирования
17 % Используйте макросы для повторяющихся задач
Поскольку большинство из них используют Word 2007 и более поздние версии, в обсуждении не рассматривались более ранние версии. Хотя концепции те же и могут быть применены к более ранним версиям.
Стили и шаблоны
Я объяснил, что никто не должен вручную форматировать спецификации. Все коммерческие системы основных спецификаций предоставляют файлы, отформатированные с использованием стилей. Стили — это мощный инструмент форматирования. Если клиенту требуется уникальный вид спецификаций, измените стили, чтобы сразу изменить весь документ.
Но подождите, скажете вы, я должен внести те же изменения в 200 спецификаций, которые составляют руководство по проекту. Нет, не знаешь. Как только стили одного документа будут правильно изменены, сохраните документ как шаблон, чтобы определить требуемый формат вашего клиента. Затем просто примените сохраненный шаблон к другим файлам спецификаций и автоматически обновите стили в соответствии с шаблоном.
Примененный шаблон можно изменить в любое время. Луис Медкалф отметил, что это позволяет спецификаторам использовать один шаблон для черновиков документов, а другой — для окончательных документов.
Все абзацы одного стиля можно выбрать одновременно с помощью панели стилей. Это может быть удобно для внесения определенных изменений в отдельный документ или для простого выделения группы абзацев, чтобы упростить навигацию по документу.
Устранение нежелательного форматирования.
При копировании и вставке текста из одного документа в другой нежелательные стили и форматирование могут остаться прикрепленными к вставленному тексту. Один из способов избежать этого — использовать Специальную вставку для вставки неформатированного текста. Затем вставленный текст примет форматирование абзаца, в который он вставлен.
Текст внутри абзаца может быть отформатирован с использованием стиля символов, жирного шрифта, подчеркивания, курсива, шрифта, размера шрифта или другого атрибута. Все эти атрибуты можно сбросить с помощью команды клавиатуры. Нежелательное форматирование абзаца также можно сбросить до базовых настроек стиля абзаца с помощью команды клавиатуры. Просто выберите текст или абзац и используйте следующее.
Клавиша
Результат
Сбрасывает
текстовые атрибуты к базовому стилю
Сбрасывает
атрибуты абзаца в базовый стиль
Выделение текста
Работайте с левым полем для выбора абзаца. Курсор превратится в указатель вверх-вправо. Затем дважды щелкните, чтобы выделить абзацы целиком. Выберите несколько абзацев, удерживая клавишу Ctrl при щелчке. Абзацы не обязательно должны быть последовательными для выбора.
Linton Stables, CSI, CCS, LEED AP из Perkins Eastman в Нью-Йорке предложили еще одно предложение по удалению номеров абзацев вручную при вставке текста в форматированный документ. Удерживайте клавишу Alt при выделении текста. Это позволяет выделять текст в вертикальном столбце в нескольких абзацах. Будь осторожен. Будет затронут весь текст в поле выбора.
Навигация по документам
Мне нравится использовать панель навигации (карта документа для старых версий Word). Луи любит использовать вид схемы. Оба метода имеют преимущества. Оба основаны на структуре схемы, используемой в спецификациях. Вы можете настроить отображение на определенный уровень структуры, а затем разворачивать и сворачивать представление по мере необходимости. Мы с Луи работаем с уровнем структуры, настроенным на отображение только заголовков частей и статей.
Панель навигации позволяет быстро перемещаться по документу. Оставьте панель открытой и щелкните заголовок статьи. Мгновенно вы там.Это особенно удобно, когда клиенты отвечают на вопросы и ссылаются на определенный абзац в документе. Просто нажмите. Нет прокрутки.
К сожалению, Word 2007 и 2010 открывают панель навигации с настройкой по умолчанию, отображающей 3 уровня структуры. Невозможно изменить это значение по умолчанию. Таким образом, отображение должно быть настроено вручную, чтобы отображать 2 уровня структуры каждый раз, когда вы открываете документ, если вы хотите просматривать только заголовки частей и статей.
В представлении структуры отображается вся структура структуры документа. В представлении структуры, когда вы выбираете один абзац, вы фактически выбираете ветвь схемы (текущий абзац и все подпараграфы), независимо от того, отображается она или нет. Используйте вид схемы для редактирования первого прохода. Показать файл только с названиями статей. Статья не нужна? Выберите строку и нажмите «Удалить». Сделанный. Нет необходимости просматривать или прокручивать абзацы нижнего уровня.
Для тех, кому нужно удобство, вот макрос, который включает и выключает панель навигации. Это также установит представление структуры для отображения только двух уровней — заголовков частей и статей. Я хотел бы установить уровни структуры в области навигации, но Word не поддерживает эту функцию. У меня этот макрос настроен как команда клавиатуры, поэтому я могу использовать его каждый раз, когда открываю документ.
Sub DocMapToggle()
'включает и выключает карту документа
ActiveWindow.DocumentMap = Not ActiveWindow.DocumentMap
'Установить отображение схемы на 2 уровня — названия частей и статей только
ActiveWindow.View.ShowHeading 2
End Sub
Учтите, что в представлении структуры продвижение и понижение уровня абзацев и ветвей до другого уровня структуры не будет работать, если какой-либо абзац не является частью ветви структуры. Если примечания-описатели или другой текст встречаются в ветви структуры, уровни абзаца должны быть изменены по отдельности. Кроме того, в режиме структуры использование Tab и Back-Tab (Shift-Tab) не изменит уровень структуры абзаца, как в других представлениях страницы.
Форматирование документов
Избегайте необходимости в пустых абзацах в конце страницы, чтобы текст переместился на следующую страницу. Используйте элементы управления «Сохранить вместе» и «Сохранить со следующим абзацем». Эти элементы управления могут быть установлены как часть стиля абзаца. Луи и я используем Keep with Next для заголовков частей и заголовков статей. Это предотвратит появление этих строк в одиночку внизу страницы.
Keep Together предотвращает разделение абзаца на две страницы. Поскольку большинство абзацев спецификаций относительно короткие, это может быть полезно в качестве разрыва контрольной страницы. Другой метод может быть более эффективным, не создавая много пустого пространства внизу страницы. Установите форматирование абзаца, включив управление Widow и Orphan. Это предотвращает появление на странице первой и последней строк абзаца по отдельности.
Держите символы вместе на одной строке абзаца, чтобы их было легче читать. Стандартное обозначение, такое как ASTM A 53, использует пробелы между символами. Чтобы все имя оставалось на одной строке, используйте неразрывные пробелы в обозначении. То же самое можно сделать с дефисами.
Вставка текста
Луис объяснил, как он использует функции автотекста и автокоррекции для вставки текста, который обычно повторяется во многих местах. Просто введите текст, который вы хотите использовать. Затем выделите текст и создайте запись Auto Text или Auto Correct для представления текста. Затем всякий раз, когда вы вводите имя записи, Microsoft заменяет запись назначенным текстом. Эти записи могут состоять из одного слова или нескольких абзацев.
Автокоррекция особенно полезна, если вы постоянно ошибаетесь в слове при наборе текста. Хотя это никак не улучшает ваши навыки набора текста; это помогает предотвратить распространенные ошибки, не полагаясь на проверку орфографии.
Клавиатурные команды
Я, например, использую клавиатурные команды везде, где это возможно. Дотягиваться до мыши просто замедляет меня. Если вы используете мышь, попробуйте просмотреть эти выпадающие меню. Многим командам, к которым вы регулярно обращаетесь, уже назначена команда клавиатуры. А те, что нет? Вы можете сделать свои собственные задания. Мне? Я использую Shift-Alt плюс клавишу для специально назначенных команд. Обычно они не мешают определенным командам Microsoft, и я все еще могу делать это одной рукой.
Я рекомендую изучать или назначать по одному. Затем используйте его, чтобы он укоренился. Затем добавьте еще один, медленно пополняя свой командный арсенал, чтобы вы запомнили. Назначать каждую задачу клавиатурной команде, а затем останавливаться, чтобы посмотреть, какое сочетание клавиш было назначено, бесполезно. Оно должно быть интуитивно понятным и запоминающимся.
Комментарии?
Добавьте свой комментарий, чтобы поделиться своими советами и рекомендациями. Мы продолжим это обсуждение в январе, чтобы рассмотреть некоторые из более продвинутых функций.
Итак, это мой первый пост, но я воспользуюсь им, чтобы начать небольшое обсуждение и внести свой вклад, и, надеюсь, получу помощь и отзывы.
Я работаю в фирме по мониторингу и оценке (базирующейся в Канаде), и, поскольку я парень, который по необходимости научился несколько лет назад для проекта, где у владельца/клиента были некоторые жесткие, архаичные и устаревший стандарт для спецификаций, которым мы были вынуждены следовать, я научился лучшему способу написания спецификаций, чтобы успешно приспособиться к архаичному стандарту, и на самом деле пытаюсь составить набор инструкций для моих коллег и архитекторов, с которыми я работаю. с, чтобы помочь им (и, в конце концов, облегчить мою жизнь).
Иногда я работаю главным консультантом, а иногда заместителем. На самом деле сейчас я нахожусь в той точке, когда могу настроить всю спецификацию проекта в соответствии со «стандартом» архитектора за считанные минуты. Нашим приоритетом является содержание, и все же презентация является очень важной частью, которая, если ее не решить правильно, может выставить нас в плохом свете. Клиент может не понимать техническую информацию, содержащуюся в спецификации, но он знает, что выглядит хорошо.
Я надеюсь, что кое-что из того, что я пишу, получит конструктивную обратную связь, что позволит внести улучшения.
Для стилей я просто использую заголовки с 1 по 9, так как они в любом случае встроены в Word (в отличие от инструкций Шелдона).
Моя нумерация задается с помощью функции многоуровневого списка в Word 2010.
У меня есть один вопрос: PageFormat на самом деле описывает только части плюс 6 уровней (часть, статья, абзац и 4 подпункта). Позволяет ли формат страницы пойти дальше четырех подпунктов? Да, на самом деле я иногда видел, как это делается в спецификациях производителя, и MS Word может это сделать.
Некоторые из наиболее интересных стилей абзаца, которые я использую:
"Заголовок x.Last" (типично для заголовков с 3 по 9). Этот заголовок я использую для предпоследнего абзаца в документе, т. е. тот, который непосредственно предшествует "Концу раздела". Определяется как "На основе: заголовка". x", "Строка абзаца и разрывы страниц: Сохранить на следующем". Это предотвратит потерю "Конца раздела" на новой странице. К сожалению, в Word нет функции "Сохранить на предыдущем".
Аналогично, по умолчанию я установил для «Заголовок 1 (части)» и «Заголовок 2 (статьи)» значение «Оставить дальше», чтобы таким же образом избежать потери этого материала в нижней части страницы с абзацами на следующая страница.
<р>2. УПРАВЛЕНИЕ ШАБЛОНАМИ ДОКУМЕНТОВЯ использую три файла *.dot для каждого проекта. Один из них я называю «Шаблон спецификации хххх — Редактирование», «Шаблон спецификации хххх — Окончательный» и «Шаблон спецификации хххх». Основное отличие заключается в любых стилях абзаца, где предполагается установить флажок «все прописные» (например, в частях, статьях, конце раздела и т. д.). Я настрою все свои разделы спецификации так, чтобы они ссылались на последний файл точечного шаблона, который в процессе редактирования спецификации является копией файла «-редактирования». Если мы отправляем спецификацию (для проверки, согласования или выпуска для тендер), я удаляю этот точечный файл, делаю копию «окончательного» файла, переименовывая его как файл без суффикса. Логика здесь в том, что я не хочу, чтобы мои коллеги (или я сам) использовали заглавные буквы, чтобы писать все части и статьи заглавными буквами, когда они должны быть написаны заглавными буквами, так как иногда я хочу повторно использовать спецификацию в другом проекте, где части или статьи не пишутся с заглавной буквы (т.е. Часть 1 - Общие по сравнению с ЧАСТЬ 1 - ОБЩИЕ). Я быстро упомяну команду «Shift + F3», которая станет вашим новым лучшим другом в Word, если вы столкнетесь со словом или абзацем, написанным всеми заглавными буквами, которые должны быть строчными, заглавными и т. д. <р>3. ИМЕНА ФАЙЛОВ И МЕТАДАННЫЕ МАСТЕРФОРМАТ.
Когда я пишу спецификации, я стараюсь следовать стандарту каждого раздела в виде отдельного файла word, где имя файла "xx xx xx - имя раздела.doc", где "xx xx xx" – номер раздела в МФ04. Я также использую некоторые легкодоступные коды полей, а именно «Тема» и «Заголовок» для номера раздела и названия раздела соответственно. Если мне нужно скопировать/вставить верхний или нижний колонтитул (или совсем недавно я сделал это с помощью пользовательского макроса), мне просто нужно обновить поля, чтобы уловить верхний или нижний колонтитул отдельного документа для этого раздела спецификации.
<р>4. ЗАВЕРШЕНИЕ РАЗДЕЛОВ СПЕЦИФИКАЦИЙ НА ЧЕТЫРНЫХ СТРАНИЦАХ.http://word.mvps.org/FAQs/TblsFldsFms/InsEvnPgEndChap.htm
Я поэкспериментировал с информацией на указанной выше странице, чтобы добавить код поля в конце всех моих разделов в тот же абзац, что и «Конец раздела», чтобы каждый раздел заканчивался на четной странице (четном листе). Похоже, что PageFormat не решает эту проблему, и «Конец раздела» должен прояснить это, я видел это в некоторых спецификациях в Интернете. Кто-нибудь так делает или считает это хорошей идеей?
Я знаю, что на доске обсуждалась эта тема, но как субконсультанту мне в значительной степени приходится сопоставлять все, что использует архитектор и/или говорит мне, что использовать. Как я могу побудить архитектора перейти на стандарт MF04, если он либо не знает, либо намеренно придерживается стандарта MF95?Все мои основные спецификации для офиса написаны на MF04, но в настоящее время я застрял с набором устаревших спецификаций для определенных архитекторов.
Преобразование MF95 в MF04 для Div 0/00 в Div 14 довольно просто (несмотря на Div 2), но для всего, что находится в диапазоне 21–28, обратно в 15–16, это собачий завтрак.
Номер сообщения: 648
Зарегистрирован: 01-2003
Во-первых, я бы предложил перенести это обсуждение в другую область, например "обсуждение спецификаций" или "компьютеры, Интернет и сети", потому что на самом деле это не проблема MasterFormat. Если вы посмотрите в архивы в этих двух областях, вы найдете комментарии о похожих проблемах написания спецификаций. Возможно, Колин сможет перенести ваш и мой комментарии, а также любые другие, которые появятся.
Когда я начал читать ваши комментарии, первое, что пришло мне в голову, это мой "SpecProcessor!" ряд; Я усмехнулся, когда увидел, что ты это уже видел. Я много раз думал о том, чтобы сделать обновленную версию, но не нашел времени, чтобы копаться в ней. Может быть, я так и сделаю, если мне не о чем будет писать.
Я также использую уровни заголовков по умолчанию по той же причине, но предпочитаю использовать более очевидные названия стилей для статьи, а также использую функцию многоуровневого списка. Великие умы.
Я считаю, что обычно не требуется более четырех уровней адресации, т. е. часть, статья, абзац и подабзац, хотя иногда я использую пятый. Если имеется пять или более уровней, это говорит о том, что необходима некоторая реорганизация или, возможно, необходим еще один раздел. Это более важно в двухколоночном формате, так как более глубокие уровни становятся слишком узкими для чтения.
У меня сложилось впечатление, что вы используете текущий интерлиньяж по умолчанию, который добавляет интерлиньяж после абзаца. Я не уверен, почему они это сделали; начало впереди имеет больше смысла и намного лучше работает с автоматической нумерацией, поскольку устраняет необходимость трактовать один абзац иначе, чем другие абзацы того же уровня адреса.
Ты правильно употребил фразу "продолжать со следующим" (хотя я знаю одного спецификатора, который считает, что забота о вдовах и сиротах излишня). Ошибка, которую я иногда замечаю, заключается в повсеместном использовании функции "продолжить со следующим", что противоречит цели этой функции.
Пожалуйста, пришлите примеры, показывающие, как вы используете несколько шаблонов; Я не совсем понимаю.
О свойствах документа часто забывают. Я часто получаю спецификации от консультантов, которые использовали существующий раздел для создания нового, но оставили исходные свойства нетронутыми. Видимо, они не знают, что они там.
Однажды меня беспокоили разделы, заканчивающиеся на нечетной странице, но теперь меня это не волнует. Принтеры вполне способны сделать так, чтобы разделы начинались с нечетных страниц, и если документ просматривается на мониторе, это не имеет значения.
Разговор о переходе на просмотр на мониторе заставил меня отказаться от использования нечетных и четных верхних и нижних колонтитулов. Они имеют смысл для печатных материалов, но раздражают и не имеют большого значения при использовании компьютера.
Ага! Ваши последние комментарии связаны с MasterFormat. Для меня загадка, что со всеми остальными изменениями, за которыми они должны последовать, некоторые офисы отказываются переходить на нынешний MasterFormat. Мне повезло, что я работаю в области, которая некоторое время назад совершила переход, с относительно небольшим количеством несогласных, поэтому я удивлен, когда узнаю, что в некоторых областях, по-видимому, все еще используются более старые версии. Интересно, что одной из первых фирм, перешедших на MF04 в моем районе, была фирма M/E; для них это было намного больше работы, чем для архитекторов.
Номер сообщения: 158
Зарегистрирован: 04-2010
Если вы работаете в Канаде, рассматривали ли вы возможность присоединиться и стать активным участником Construction Specifications Canada (CSC), дочерней канадской организации CSI? MasterFormat, SectionFormat/PageFormat и UniFormat являются совместными публикациями CSI и CSC.
Номер сообщения: 143
Зарегистрирован: 04-2000
Ваши комментарии были интересны. Здорово, что вы беспокоитесь о внешнем виде контента. PageFormat называет это удобочитаемостью, и это важно.
Однако вы задали вопрос, который был пропущен. Мое предложение «Как я могу побудить архитектора перейти на стандарт MF04, если они либо не знают, либо намеренно придерживаются MF95?» просто сделать это. Примите во внимание тот факт, что MasterFormat 95 не поддерживается, и вы сделали все возможное, чтобы быть ответственным спецификатором. Поскольку похоже, что вы уже используете MasterFormat 04 для некоторых клиентов, просто начните выдавать его каждому клиенту. Вы знаете, что содержание двух мастеров стоит вам времени, поэтому поднимите плату клиентам MF 95. Или просто попросите их пойти в другое место, поскольку, похоже, им не нужно качественное руководство по проекту. Вы можете потратить сэкономленное время, внедрив больше макросов и повысив эффективность процесса, например, выполнив больше проектов за заданный период времени.
Дэвид: отличный комментарий.К сожалению, на самом деле у меня был архитектор, который сказал «не использовать этот материал NMS (National Master Specification)», а также безуспешно пытался объяснить коллеге, что NMS является подмножеством MF2004, а не наоборот. Я поражен тем, что многие люди, с которыми я работаю, даже не знают, что это «отраслевой стандарт».
Джон: Если бы я только мог быть разборчивым в выборе клиентов. Я работаю на среднем уровне, поэтому проекты поручаются мне, и у меня нет возможности указывать клиенту, что делать (особенно, когда в некоторых из этих проектов очень низкая плата).
Совсем недавно у меня появился архитектор, который на самом деле использует MF04, но непреклонен в том, что разделы M&E будут полностью отдельным томом от архитектурного материала, и не предоставит мне Division 01, который, откровенно говоря, должен быть написан. как Архитектором, так и Инженерами.
Номер сообщения: 164
Зарегистрирован: 04-2010
Одна вещь, которую наши американские коллеги и друзья (и многие канадцы в отрасли) не совсем понимают, заключается в том, что, поскольку NMS разрабатывается федеральным правительством Канады, это далеко не готовый полезный инструмент. Это несколько хорошо для следования SectionFormat / PageFormat, перечисления применимых справочных стандартов (хотя я действительно хотел бы, чтобы они просто позволили 20-летним стандартам CGSB умереть быстрой и безболезненной смертью) и более «приземленных» и процедурных аспектов спецификаций; они лишены какой-либо полезной информации о продукте. Если вы основываете свой офисный мастер на NMS, вы должны быть готовы вложить МНОГО работы в часть 2 для каждого раздела. Я также обнаружил, что механическая и электрическая секции не соответствуют нумерации и/или названию MF04, в дополнение к добавлению ненужных секций (нам действительно нужна отдельная секция для прерывателей цепи замыкания на землю - класс A, когда они, в конце концов, просто еще один литой корпус Автоматический выключатель?» Типичный ответ, который я получаю, — ДА, потому что именно так это делает NMS, и в этот момент мои глаза тускнеют, и у меня нет сил бросить швабру им в голову). Хотя MasterSpec или BSD не идеальны, судя по комментариям, которые я читал здесь и в других местах, кажется, что они прилагают меньше усилий для внедрения их в повседневную жизнь.
Что касается MF95 и MF04, некоторые владельцы сильно сопротивляются изменениям из-за того, что все их финансовые системы основаны на номерах и названиях разделов MF95, и они просто не хотят менять свои системы.< /p>
Читайте также: