Как сделать шаблон документа в word с активными полями для заполнения

Обновлено: 21.11.2024

Настройка объединения слов в SmartSimple состоит из трех шагов:

Создайте документ MS Word, который будет использоваться в качестве шаблона. На этой странице описан процесс добавления полей формы в документ Word.
Загрузите документ Word в SmartFolder. (Инструкции см. в разделе Загрузка документа Word Merge Document в SmartFolder.)
Создайте настраиваемое поле Special — MS Word Merge, которое сопоставляет поля SmartSimple, которые вы хотите объединить, с шаблоном Word.

Ваш документ Word будет содержать поля формы, связанные с «Закладками». Поле SmartSimple Word Merge будет настроено для сопоставления закладок с переменными SmartSimple на третьем шаге.

На этом шаге вы добавите поля формы и назначите закладки для каждого поля в документе Word, которое необходимо объединить. Шаги немного различаются в разных версиях Word.

Обратите внимание на все закладки, которые вы добавляете в поля формы ниже. Они будут использоваться на шаге 3: создание настраиваемого поля MS Word Merge.

Содержание

MS Word 2000-2003

В меню "Вид" выберите "Панели инструментов" и включите панель инструментов "Формы".
Щелкните в документе Word в том месте, где вы хотите вставить поле формы.
На панели инструментов форм нажмите первую кнопку, чтобы вставить поле формы в документ:
Щелкните правой кнопкой мыши поле формы и выберите "Свойства". Затем укажите имя поля в разделе «Закладка».

MS Word 2007

Нажмите кнопку "Меню" и выберите "Параметры Word".
В разделе "Популярные" выберите Показать вкладку "Разработчик" на ленте
Щелкните в документе Word в том месте, где вы хотите вставить поле формы.
В меню "Разработчик" выберите значок "Устаревшие инструменты" в разделе "Управление":
В меню "Устаревшие формы" нажмите первый значок, чтобы вставить поле формы.
Щелкните правой кнопкой мыши поле формы и выберите "Свойства". Затем укажите имя поля в разделе «Закладка».

MS Word 2010/2013

Щелкните в документе Word в том месте, где вы хотите вставить поле формы.
Перейдите на вкладку "Разработчик".

Если вкладка "Разработчик" не отображается, нажмите "Файл" > "Параметры" > "Настроить ленту" и отметьте вкладку "Разработчик" в правом фрейме.

На вкладке "Разработчик" нажмите кнопку "Устаревшие инструменты": .
Нажмите кнопку "Поле текстовой формы".

Ворд 2010

Ворд 2013

Поле текстовой формы будет вставлено в место расположения курсора.
Щелкните правой кнопкой мыши поле формы и выберите "Свойства". Затем укажите имя поля в разделе «Закладка».

В Word 2013 документ должен быть сохранен как «Документ Word 97-2003»:

Подготовка шаблона для экспорта списка

Экспорт представления списка в поле слияния Word требует, чтобы поля использовались как слияние Word вместо старых закладок, описанных выше. Этот метод также будет работать для полей слияния Word, используемых вне представления списка.

Чтобы обеспечить работу экспорта в виде списка, поля должны быть созданы с использованием следующего:

Примечание. Если вы не переименуете поле, объединенные данные будут одинаковыми для всех полей с одинаковыми именами.

Вы можете использовать Word для создания интерактивных цифровых форм, которые другие люди могут заполнять на своих компьютерах, прежде чем распечатать или отправить их вам. Это требует небольшой подготовки, но избавляет вас от необходимости расшифровывать грязный почерк! Вот некоторые из инструментов, которые вы будете использовать при создании формы:

Шаблоны. Обычно формы сохраняются в виде шаблонов, чтобы их можно было использовать снова и снова.
Элементы управления содержимым. Области, в которых пользователи вводят информацию в форму.
Таблицы. Таблицы часто используются в формах для выравнивания текста и полей формы, а также для создания границ и блоков.
Защита: пользователи могут заполнять поля формы без возможности изменить текст и/или дизайн формы.

Показать вкладку "Разработчик"

Прежде чем вы сможете создать форму, вам нужно включить вкладку "Разработчик", чтобы получить доступ к расширенным инструментам.

Откроется окно параметров Word.

Столбец справа определяет, какие вкладки ленты включены.

На ленте теперь отображается вкладка "Разработчик". В дополнение к расширенным инструментам для записи макросов, надстроек и защиты документов теперь у нас есть доступ к элементам управления формами.

Создать форму

После включения вкладки "Разработчик" и создания макета и структуры формы вы можете приступить к добавлению полей формы в документ с помощью элементов управления содержимым.

Поместите текстовый курсор туда, куда вы хотите вставить поле формы.
Перейдите на вкладку "Разработчик" на ленте.

Группа «Элементы управления» содержит различные типы элементов управления содержимым, которые можно добавить в форму, а также кнопку-переключатель для режима «Дизайн».

Пока активен режим дизайна, вставляемые вами элементы управления не будут активны, поэтому установка флажка для его перемещения не приведет к его установке. Вы также можете настроить текст-заполнитель для некоторых элементов управления.

Элемент управления содержимым вставлен.

Выберите поле формы и нажмите кнопку «Свойства» на ленте, чтобы изменить параметры элемента управления. В зависимости от типа вставленного элемента управления вы можете изменить его внешний вид, настроить параметры в виде списка или заблокировать элемент управления после редактирования.

Вы выходите из режима дизайна, и теперь можно использовать вставленные элементы управления содержимым.

Типы элементов управления формы

Существует множество различных типов элементов управления формы, которые вы можете добавить в форму, что позволит людям добавлять различные типы ответов.

Элементы управления содержимым формы

Завершение формы

Когда вы будете готовы распространить форму, чтобы другие могли ее заполнить, вы можете ограничить форму, чтобы элементы управления содержимым не могли быть удалены или изменены теми, кто ее заполняет.

Справа появится панель «Ограничить редактирование».

Если этот параметр включен, единственным изменением, которое кто-либо еще может внести в этот документ, является заполнение полей формы.Они не смогут сами перемещать, удалять или редактировать поля, пока защита не будет отключена.

Для включения защиты пароль не требуется, но вы можете добавить его, если хотите, чтобы никто не мог отключить эту защиту.

Теперь доступ к документу ограничен, и любой, кому вы его отправите, сможет заполнять только формы.

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

В этой статье предлагаются расширенные методы Microsoft Word (2010–2013) для создания защищенного шаблона с заполняемыми полями (или «элементами управления содержимым» в терминологии Microsoft) для данных, которые не могут быть дополнены тегами полей слияния Clio. Эти методы могут быть полезны для создания защищенных трастовых квитанций с помощью Document Automation.

Если вы не знакомы с Document Automation, см. следующие статьи поддержки:

Содержание

Отображение вкладки "Разработчик"

Инструменты, необходимые для добавления элементов управления формой в шаблон, можно найти на вкладке "Разработчик", которая по умолчанию скрыта.

Чтобы отобразить вкладку "Разработчик", нажмите "Файл".

Затем нажмите "Параметры".

В окне параметров Word

Нажмите "Настроить ленту" на левой боковой панели.
В области "Вкладки" справа установите флажок "Разработчик".
Нажмите "ОК".

Добавление элементов управления формы

На вкладке "Разработчик" 1 в группе "Элементы управления" 2 находится ряд доступных полей управления формой.

Чтобы добавить элемент управления формы в шаблон, нажмите в документе, где вы хотите разместить элемент управления, затем щелкните значок элемента управления, который вы хотите добавить.

Чтобы изменить текст заполнителя по умолчанию в элементе управления ("Нажмите здесь, чтобы ввести текст" в приведенном выше примере), нажмите "Режим дизайна".
Чтобы изменить свойства элемента управления, нажмите "Свойства".

Каждый элемент управления имеет параметры, доступ к которым можно получить, нажав «Свойства» с выбранным элементом управления, который вы хотите изменить.

Например, именно так вы добавите параметры в элемент управления "Выпадающий список" или укажете формат даты, отображаемый при использовании элемента управления "Выбор даты".

В примере слева показаны основные параметры свойства, доступные для формирования элементов управления содержимым.

Добавление имени в поле "Название" будет отображать это имя при выборе элемента управления.
Раскрывающийся список "Показать как" позволяет изменить основной внешний вид ограничивающей рамки или тегов элемента управления.

Параметры "Блокировка" полезны только в том случае, если элементы управления шаблона уже содержат контент, который вы не хотите изменять или удалять. Не устанавливайте эти параметры, если вы предполагаете, что содержимое может потребоваться добавить или изменить в элементе управления содержимым.

В дополнение к свойствам, описанным выше, свойства управления раскрывающимся списком дают вам возможность добавлять параметры, которые пользователь может выбирать при заполнении формы.

Чтобы добавить новый параметр в раскрывающийся список, нажмите кнопку "Добавить". Чтобы отредактировать существующую опцию, нажмите на нее, а затем нажмите кнопку «Изменить». Чтобы удалить параметр, нажмите на него, а затем нажмите "Удалить".

Свойства элемента управления выбора даты позволяют выбрать формат даты, которая отображается, когда пользователь выбирает день в мини-календаре.

Нажмите на формат даты в области выбора, чтобы выбрать его, затем нажмите OK.

Форматирование элементов управления формы

По умолчанию текст, который вводится в элемент управления, будет иметь то же форматирование, что и строка, в которую он был добавлен. Чтобы изменить форматирование текста, вводимого в элемент управления, выделите элемент управления с выключенным режимом «Дизайн» и внесите изменения в форматирование, как и в любой другой текст.

Чтобы изменить формулировку или форматирование текста-заполнителя элемента управления:

Включите "Режим конструктора".
Выделите текст-заполнитель и внесите необходимые изменения в форматирование.
Отключите "Режим дизайна".

Управление форматированным текстовым содержимым — конечный пользователь сможет форматировать текст, введенный в эту текстовую область.

Элемент управления содержимым простого текста — конечный пользователь НЕ сможет форматировать текст, введенный в эту текстовую область.

Комбо/выпадающий элемент управления выбором — параметры можно добавить к этому элементу управления, чтобы пользователи могли выбирать из него.

Выбор даты — вызывает мини-календарь для выбора даты.

Элемент управления формой с текстом-заполнителем по умолчанию и без форматирования — режим конструктора включен

При форматировании текста заполнителя элемента управления имейте в виду, что стиль этого заполнителя по умолчанию может не сразу идентифицировать его как элемент управления формы. Добавление выделения или особого стиля к заполнителю сделает его более заметным в документе. Когда конечный пользователь вводит или выбирает содержимое в элементе управления, форматирование заполнителя исчезает, а содержимое принимает стиль этой строки в документе.

Добавление ограничений на редактирование/защиты к вашему шаблону

Защита вашего шаблона может гарантировать, что любой пользователь или контакт, который может заполнять ваши объединенные документы, сможет изменять только информацию, которая находится в элементах управления формы, которые вы добавляете в свой шаблон.

Чтобы ограничить редактирование вашего шаблона:

Перейдите на вкладку "Разработчик".
Нажмите "Ограничить редактирование".
На боковой панели «Ограничить редактирование» справа установите флажок под пунктом «2. Ограничения редактирования» и измените раскрывающийся список на «Заполнение форм».
Нажмите «Да, начать принудительное применение защиты» на шаге «3. Начать принудительное применение».

После загрузки в Clio защищенный шаблон будет создавать новые защищенные документы Word, в то же время извлекая информацию из Clio.

Меньше чем за час мы продемонстрируем передовые методы MS Word для добавления условных полей и элементов управления формы в ваш шаблон Word. Мы также покажем, как добавить ограничения на редактирование вашего шаблона. Этот расширенный веб-семинар предназначен для пользователей, которые уже умеют создавать шаблоны Word для использования в автоматизации документов.

Нажмите ЗДЕСЬ, чтобы просмотреть запись.

Спасибо за отзыв.

Мы будем использовать эту информацию для постоянного улучшения наших ресурсов самопомощи.

<р>1. Откройте документ Word, который вы хотите преобразовать в форму PDF.

<р>2. Перейдите в меню «Файл» -> «Печать», убедитесь, что в качестве принтера выбран «Adobe PDF», а затем нажмите кнопку «Печать».

<р>3. Word спросит, куда сохранить создаваемый PDF-файл. Выберите свой рабочий стол или общую папку и нажмите OK.

<р>4. Ваш компьютер создаст файл PDF, который затем автоматически откроется в программе редактирования Adobe Acrobat PDF.

<р>5. На данный момент у вас есть базовый PDF-документ, но вам все еще нужно указать Acrobat сделать его заполняемой формой. Чтобы продолжить, нажмите кнопку "Инструменты", затем кнопку "Формы" и затем "Создать".

<р>6. Acrobat задаст вам пару вопросов. На первом экране убедитесь, что выбран вариант «Использовать существующий файл», затем нажмите «Далее».

<р>7. На следующем экране убедитесь, что выбран вариант «Использовать текущий документ», затем нажмите «Далее».

<р>8. Acrobat попытается распознать все заполняемые поля в вашей форме. Это не идеально. Возможно, вам придется отредактировать некоторые поля вручную, так как Acrobat обычно неправильно устанавливает декоративные линии как заполняемые поля.

<р>9. Если вы видите поле формы, которое хотите удалить, щелкните его (оно будет выделено синим цветом) и нажмите кнопку «Удалить» на клавиатуре. Вы удаляете не строку, а поле, которое Acrobat установил неправильно.

<р>10. Когда вы решите, что ваша форма готова, нажмите кнопку Предварительный просмотр, чтобы увидеть, как она выглядит для того, кто ее заполняет.

<р>11. Если вы хотите внести дополнительные изменения, нажмите «Изменить», чтобы вернуться в редактор формы. В противном случае перейдите в Файл -> Сохранить как и сохраните готовую форму.

Читайте также: