Как в документе Excel

Обновлено: 20.11.2024

Если вы пользуетесь Excel, знакомы с написанием формул и только начинаете работать с Airtable, эта статья для вас! Хотя принципы функций формул в Airtable схожи, есть некоторые ключевые отличия, которые нужно изучить в начале, и они окупятся, когда вы станете экспертом по формулам Airtable.

Функция, аналогичная представлению Airtable, отсутствует

Различные типы полей используются для отображения разных данных, которые применяются к каждой записи в таблице

Отдельная ячейка, являющаяся частью записи.

В то время как такие программы, как Excel, функционируют только как традиционные электронные таблицы, Airtable работает одинаково как с электронными таблицами, так и с базами данных. В виде электронной таблицы вы можете структурировать информацию в виде сетки с ожидаемым форматом столбцов, строк и ячеек. В качестве базы данных вы можете связывать записи друг с другом для создания мощных ссылок на данные, которые открывают больше возможностей для ввода данных, расчетов по формулам и многого другого.

Airtable также позволяет просматривать те же данные, которые отображаются в виде сетки, другими способами, такими как календарь, доска канбан, конструктор форм и представление галереи.

В электронной таблице можно поместить формулу в любую ячейку и сделать так, чтобы она ссылалась на любую другую ячейку на листе. Airtable — это реляционная база данных, поэтому формулы применяются ко всему полю (то, что Airtable называет столбцом), так что одна и та же формула применяется ко всем записям в этом поле.

Excel

На любую конкретную ячейку можно ссылаться в другой ячейке. Например, чтобы определить источник каждой покупки в таблице, вы должны написать формулу, которая ссылается на каждую ячейку (например, A3) для проверки типа источника.

Это формула, используемая ниже: =IF(A3='Online','Web','Store')

Эфирный стол

Формула всегда применяется ко всему полю, а не к отдельным ячейкам. Например, чтобы определить источник каждой покупки, вы должны написать одну формулу для ссылки на поле, и формула будет проверять это поле для каждой записи в таблице.

Это формула, используемая ниже: IF(='Online','Web','Store')

В Airtable нельзя начинать формулу с записи = . Вместо этого вы можете просто начать писать формулу.

Как и выше, формулы Airtable по умолчанию ссылаются только на поля в той же таблице. Однако есть способы перенести значение из другой таблицы, чтобы ссылаться на него в поле формулы (в этом подходе используются связанные записи и поля подстановки, которые более подробно рассматриваются здесь).

Excel

Чтобы сослаться на запись в другой таблице, вы должны написать конкретные ссылки на другую таблицу, используя следующий формат: =IF(Tasks!B1='Домашние улучшения',Tasks!A1,0). Затем вам нужно применить эту формулу к каждой ячейке (убедившись, что вы изменили ссылки на ячейки для каждой), где вы хотите запустить формулу.

Эфирный стол

Чтобы сослаться на запись в другой таблице, вы можете сначала связать их, используя поле связанной записи. Когда запись в одной таблице, например проекты, связана с записью в другой таблице, например задачами, вы можете ссылаться на любое поле из любой таблицы с помощью поля поиска, свертки или подсчета.

В приведенном ниже примере поле сводки используется для простой ссылки на стоимость каждой задачи, связанной с проектом, и суммирования расходов для определения общей стоимости проекта.

Это создает ряд возможностей для написания как простых, так и сложных формул для ссылки на данные между таблицами.

Эта статья является частью курса под названием "Основы формул". Весь курс можно посмотреть здесь.

Если вы хотите хранить отчеты о своей работе в одном месте или показывать снимки своих данных, вы можете добавить электронную таблицу Excel (также называемую рабочим листом) на страницу в записной книжке OneNote. В мире книг и папок этот вариант эквивалентен созданию копии электронной таблицы и прикреплению ее к бумажным заметкам.

Добавляя электронную таблицу Excel на страницу в OneNote, вы можете:

Помните, что изменения, которые вы вносите в электронную таблицу в OneNote, не будут отображаться в исходном файле в Excel. Аналогичным образом, если вы измените исходную электронную таблицу Excel, ваши изменения не отобразятся в копии в OneNote.

Прикрепить файл Excel

Если вы хотите создать копию своей электронной таблицы и добавить ссылку на эту копию непосредственно в свои заметки именно там, где она понадобится вам позже, используйте этот параметр. Ссылка появится в виде значка, при двойном щелчке по которому открывается полнофункциональная электронная таблица Excel.

Важно! Помните, что вы создаете копию исходной электронной таблицы Excel. Изменения, которые вы вносите в копию в OneNote, не будут отображаться в оригинале. И изменение оригинала не приведет к обновлению копии.

На вкладке "Вставка" выберите "Электронная таблица" > "Существующая электронная таблица Excel".

Найдите файл, который хотите добавить, щелкните его и выберите "Вставить".

Выберите «Прикрепить файл».

Вот как будет выглядеть прикрепленная таблица.

Важно! Не удаляйте значок, иначе вы не сможете редактировать таблицу.

Вставить статическое изображение электронной таблицы

Этот параметр создает копию вашей электронной таблицы и добавляет ссылку на эту копию непосредственно в ваши заметки вместе со статическим изображением вашей электронной таблицы. Ссылка появится в виде значка, при двойном щелчке по которому открывается полнофункциональная электронная таблица Excel. Если вы обновите связанную таблицу, встроенное изображение автоматически обновится, чтобы показать ваши изменения.

На вкладке "Вставка" выберите "Электронная таблица" > "Существующая электронная таблица Excel".

Найдите файл, который хотите добавить, щелкните его и выберите "Вставить".

Выберите «Вставить электронную таблицу».

Совет. Если вы хотите встроить только таблицу или диаграмму из электронной таблицы, вместо этого выберите «Вставить диаграмму или таблицу».

Вот как будет выглядеть встроенная электронная таблица.

Важно! Не удаляйте значок, иначе вы не сможете редактировать таблицу.

Создать новую таблицу

Если вы хотите создать новую электронную таблицу Excel, вы можете сделать это прямо из заметок.

Как и при встраивании статического изображения существующей электронной таблицы, этот параметр вставляет значок, который открывает полнофункциональную электронную таблицу Excel при двойном щелчке по ней и показывает статическое изображение вашей электронной таблицы на странице. Если вы обновите связанную таблицу, встроенное изображение автоматически обновится, чтобы показать ваши изменения.

На вкладке "Вставка" выберите "Электронная таблица" > "Новая электронная таблица Excel".

На странице появляется значок Excel вместе с пустым статическим изображением электронной таблицы.

Для редактирования электронной таблицы дважды щелкните значок.

Важно! Не удаляйте значок, иначе вы не сможете редактировать таблицу.

Без сомнения, электронные таблицы Excel являются одним из самых передовых инструментов для работы с необработанными данными и одним из самых опасных инструментов. Приложение выглядит сложным, слишком продвинутым и похоже на то, что может занять несколько часов, чтобы разобраться.

Я не удивлюсь, если услышав, что вам нужно начать использовать MS Excel, ваше сердце забилось сильнее. Есть ли способ сделать Microsoft Excel менее страшным и пугающим? Да.

Изучив несколько приемов работы с электронными таблицами, вы сможете перевести Excel на свой уровень и начать смотреть на приложение в другом свете. Мы собрали несколько самых простых, но действенных советов по работе с электронными таблицами MS Excel, которые вы можете начать использовать со своими данными.

1. Используйте MS Excel Format Painter

Для начала ознакомьтесь с форматированием ячеек электронной таблицы. Визуально организованная электронная таблица высоко ценится другими, поскольку она может помочь им легко следить за вашими данными и вычислениями. Чтобы быстро применить форматирование к сотням ячеек, используйте Редактор форматов:

Выберите ячейку с форматированием, которое вы хотите воспроизвести.
Перейдите в главное меню и нажмите «Формат по образцу». Excel отобразит кисть рядом с курсором.
Пока эта кисть видна, нажмите, чтобы применить все атрибуты из этой ячейки к любой другой.

Чтобы отформатировать диапазон ячеек, на шаге 1 дважды щелкните Мастер форматирования.Это позволит сохранить форматирование активным на неопределенный срок. Используйте кнопку ESC, чтобы деактивировать его, когда закончите.

2. Выделить все столбцы или строки электронной таблицы

Еще один небольшой совет: используйте кнопки CTRL и SHIFT, чтобы выделить строки и столбцы целиком.

Нажмите на первую ячейку последовательности данных, которую хотите выбрать.
Удерживайте нажатыми клавиши CTRL + SHIFT.
Затем используйте клавиши со стрелками, чтобы получить все данные выше, ниже или рядом с ячейкой, в которой вы находитесь.

Вы также можете использовать CTRL + SHIFT + *, чтобы выбрать весь набор данных.

3. Правильно импортируйте данные в Excel

Преимущество использования Excel заключается в том, что вы можете комбинировать различные типы данных из самых разных источников. Хитрость заключается в правильном импорте этих данных, чтобы вы могли создавать из них раскрывающиеся списки Excel или сводные таблицы.

Не копируйте сложные наборы данных. Вместо этого используйте параметры из параметра «Получить внешние данные» на вкладке «Данные». Существуют определенные варианты для разных источников. Поэтому используйте соответствующую опцию для ваших данных:

4. Введите одни и те же данные в несколько ячеек

В какой-то момент вам может понадобиться ввести одни и те же данные в несколько разных ячеек. Вашим естественным инстинктом было бы копировать-вставлять снова и снова. Но есть более быстрый способ:

Выделите все ячейки, в которые нужно ввести одни и те же данные (используйте CTRL + щелчок, чтобы выбрать отдельные ячейки, разбросанные по рабочему листу)
В самой последней выбранной ячейке введите свои данные.
Используйте CTRL+ВВОД. Данные будут заполнены для каждой выбранной вами ячейки.

5. Отображение формул электронной таблицы Excel

Перейти к электронной таблице, созданной кем-то другим? Не беспокойтесь. Вы можете легко сориентироваться и узнать, какие формулы использовались. Для этого используйте кнопку Показать формулы. Или вы можете использовать CTRL + ` на клавиатуре. Это даст вам представление обо всех формулах, используемых в книге.

6. Закрепить строки и столбцы Excel

Это мой личный фаворит, когда дело доходит до просмотра длинных электронных таблиц. Как только вы прокручиваете первые 20 строк, первая строка с метками столбцов раздражающе исчезает из поля зрения, и вы начинаете терять представление о том, как были организованы данные.

Чтобы они оставались видимыми, используйте функцию "Закрепить области" в меню "Вид". Вы можете закрепить верхнюю строку или, если у вас есть электронная таблица с большим количеством столбцов, вы можете закрепить первый столбец.

7. Мгновенный ввод шаблонов данных

Одна замечательная функция Excel заключается в том, что он может автоматически распознавать шаблоны данных. Но еще лучше то, что Excel позволяет вводить эти шаблоны данных в другие ячейки.

8. Скрыть строки и столбцы электронной таблицы

В некоторых случаях у вас может быть информация в строках или столбцах, предназначенная только для вас и ни для кого больше. Изолируйте эти ячейки от вашей рабочей зоны (и посторонних глаз), спрятав их:

Чтобы отобразить их, нажмите на первую строку или столбец, которые появляются непосредственно перед и после скрытого диапазона. Повторите шаги 2 и 3, но выберите «Показать строки» или «Показать столбцы».

9. Копировать формулы или данные между листами

Еще один полезный совет: как копировать формулы и данные на отдельный лист. Это удобно, когда вы имеете дело с данными, разбросанными по разным листам и требующим повторяющихся вычислений.

Открыв рабочий лист, содержащий формулу или данные, которые вы хотите скопировать, нажмите клавишу CTRL и щелкните вкладку листа, на который вы хотите их скопировать.
Нажмите или перейдите к ячейке с нужной формулой или данными (в открытом листе).
Нажмите F2, чтобы активировать ячейку.
Нажмите Enter. Это приведет к повторному вводу формулы или данных, а также к той же соответствующей ячейке на другом выбранном листе.

Эти общие советы не превратят вас в гуру Excel за одну ночь. Но они могут помочь вам сделать первый шаг к тому, чтобы стать одним из них! Вы опытный пользователь Excel? Какие из ваших трюков с электронными таблицами вы бы добавили?

Excel – это одно из самых универсальных и важных приложений в наборе инструментов любого бизнеса. Оно используется для организации, управления, анализа, прогнозирования и визуализации данных.

Но поскольку Excel в основном используется на индивидуальных компьютерах, пользователям сложно получить доступ к своим документам из любого места или сотрудничать со своей командой в режиме реального времени.

Пересылка файлов по электронной почте туда и обратно может привести к путанице… и никто не уверен, какая версия является правильной.

Хорошие новости? Есть несколько альтернатив Excel, если вы хотите отказаться от Microsoft Office Suite. Большинство из этих альтернатив бесплатны и работают в облаке, поэтому вся ваша команда может быстро получить к ним доступ.

В этом посте вы увидите несколько альтернатив Excel и сможете приступить к изучению подходящего варианта для вашей команды.

1. Google Таблицы

Очень похожие по внешнему виду и функциям на Excel, Google Таблицы, вероятно, являются самой популярной альтернативой Excel.

Он предлагает функции, позволяющие сэкономить время, аналогичные функциям Excel, такие как диаграммы и графики, встроенные формулы, сводные таблицы и условное форматирование. Оно доступно бесплатно всем, у кого есть аккаунт Google.

Вся информация хранится в облаке, поэтому вам не нужно беспокоиться о резервном копировании файлов. Вы можете получить к ним доступ практически из любой точки мира (кроме Китая), если у вас есть доступ в Интернет.

Кроме того, это отлично подходит для совместной работы и контроля версий, поскольку несколько пользователей могут одновременно работать над одним и тем же документом, а изменения сохраняются автоматически.

Google Таблицы поставляются с готовыми шаблонами, удобными для презентаций, чтобы ускорить настройку электронной таблицы. Вы можете использовать приложение для открытия, редактирования и сохранения файлов Microsoft Excel, а также для преобразования файлов Excel в Google Таблицы и наоборот.

2. Apache OpenOffice

Представленный более 20 лет назад и установленный на более чем 100 миллионах компьютеров, Apache OpenOffice – это набор офисных программ с открытым исходным кодом для обработки текстов, электронных таблиц, презентаций, графики, баз данных и многого другого.

Calc, эквивалент Excel в OpenOffice, очень хорошо работает в качестве инструмента анализа данных, особенно для небольших наборов данных.

Данные хранятся в формате открытого международного стандарта, который работает в Windows, Mac OSX и Linux и может считывать и записывать файлы из других распространенных пакетов офисного программного обеспечения.

Apache OpenOffice можно бесплатно установить на большинство компьютеров. Поскольку он загружается на компьютер, для его использования не требуется подключение к Интернету.

Благодаря открытому исходному коду вы можете модифицировать программу в соответствии с потребностями вашей компании любым удобным для вас способом.

3. Excel онлайн

Microsoft Office 365 — набор бесплатных онлайн-приложений, доступных всем, у кого есть учетная запись Microsoft, — предлагает урезанную версию своего офлайн-аналога. Вы можете открывать и просматривать все файлы, созданные в Microsoft Excel, даже если не можете использовать некоторые функции.

Как и ко всем облачным приложениям, вы можете получить доступ к этому приложению из любого места, где есть подключение к Интернету, и сотрудничать со своей командой в режиме реального времени. Вы можете загружать рабочие листы со своего компьютера или загружать их для работы в автономном режиме.

Эта альтернатива отлично подходит для тех, кто предпочитает оставаться в «зоне комфорта» Excel и может жить с ограниченным набором функций, не тратя деньги на покупку лицензии на программное обеспечение.

4. Лист Зохо

Zoho – это набор приложений, который обеспечивает оперативную поддержку малого и среднего бизнеса.

Zoho Sheet доступен как часть бесплатной учетной записи, и его внешний вид и функциональные возможности аналогичны MS Excel. Вы можете использовать приложение, чтобы открывать файлы на своем компьютере или импортировать таблицу по URL-адресу, а также легко переключаться между такими форматами, как .xlsx, .xls, .csv и .ods.

Приложение и хранилище находятся в облаке, поэтому вы можете получить доступ к файлам из любого места, где есть подключение к Интернету, а также с мобильного устройства и сотрудничать со своей командой в режиме реального времени.

5. ЛибреОфис

LibreOffice доступен для различных вычислительных платформ, включая Microsoft Windows, MacOS и Linux, а также в виде онлайн-офисного пакета.

Он предлагает функции Excel, такие как сводная таблица и текст в столбцах, но не имеет расширенных возможностей форматирования.

6. Байм

Bime помогает анализировать, визуализировать и представлять данные, интегрируя информацию из различных источников и создавая собственные показатели, отчеты и информационные панели.

Несмотря на то, что он не предназначен для реализации всех возможностей и функций MS Excel, он предлагает экономящую время, удобную и удобную альтернативу возможностям визуализации данных Excel, таким как графики и диаграммы, с дополнительными наворотами.

Bime — это облачное программное обеспечение с тарифными планами от 490 долларов США в месяц.

7. Думай бесплатно

ThinkFree Office Online — это набор веб-текстовых процессоров, электронных таблиц и программного обеспечения для презентаций, аналогичных приложениям Google Диска.

Он совместим с Microsoft Office и позволяет пользователям создавать и редактировать документы в веб-приложении, а также сотрудничать с другими пользователями в режиме реального времени.

Компания также предлагает сервис ThinkFree Office Mobile, который позволяет пользователям создавать, просматривать и редактировать документы на своих мобильных устройствах.

8. Числа для Mac

Поставляется бесплатно с каждым Mac, это ответ Apple на Microsoft Excel.

Numbers для Mac отлично подходит для визуализации небольших наборов данных и преобразования их в готовую к презентации графику, на которую приятно смотреть. (От Apple меньшего и не ждешь, верно?).

Numbers для Mac поставляется с готовыми шаблонами и поддерживает широкий спектр возможностей анализа данных.

Он интегрирован в экосистему iOS, поэтому, если вы используете iPhone или iPad, вы можете легко получить доступ к своим документам с мобильных устройств и сотрудничать со своей командой.

Вы можете сохранять свои документы в форматах файлов Excel для тех «компьютеров» мира ;-)

9. FreeOffice 2016

Последняя версия FreeOffice 2016 от SoftMaker полностью совместима с форматами файлов Microsoft Office, что означает, что вы не будете удивлены переносом файлов в MS Office.

Это бесплатное программное обеспечение имеет интерфейс, аналогичный интерфейсу MS Office, и очень быстро загружается.

PlanMaker, аналог Excel для FreeOffice, предлагает такие функции, как условное форматирование и сводные таблицы, которые очень похожи на Excel.

Он также предлагает такие функции, как графика и рисунки, а также инструменты визуализации данных, которые помогут вам создавать материалы, готовые к презентации.

10. РАСПРОСТРАНЕНИЕ32

Эта бесплатная программа для работы с таблицами работает с настольными компьютерами и некоторыми мобильными устройствами и поддерживает большинство распространенных форматов файлов.

Как и большинство обычных программ для работы с электронными таблицами, он предлагает сотни формул и основных функций Excel, таких как фильтрация данных, вставка диаграмм и условное форматирование.

Благодаря урезанным визуальным элементам и дизайну пользовательского интерфейса это программное обеспечение очень «легкое», что позволяет легко передавать файлы.

11. Шистер

Эта автономная веб-программа для работы с электронными таблицами с открытым исходным кодом позволяет создавать, редактировать и просматривать электронные таблицы различных форматов.

Sheetster может импортировать и экспортировать файлы форматов .xls и .xlsx и поддерживает полный спектр формул и функций Excel.

Sheetster предоставляет серверный API для соединителей хранилища документов и многофункциональный REST API для управления открытыми электронными таблицами, что делает его отличным выбором для разработчиков, которые хотят интегрировать электронные таблицы в свои веб-приложения.

12. Листы каллигра

Этот инструмент расчета и работы с электронными таблицами позволяет быстро создавать и рассчитывать различные электронные таблицы, связанные с бизнесом, в среде, очень похожей на среду Excel.

Calligra Sheets поставляется с шаблонами рабочих листов, инструментами стиля, возможностями форматирования, встроенными функциями, диаграммами, сортировкой данных и даже сценариями на Python, Ruby и Javascript.

Calligra, изначально разработанная для операционных систем Linux, BSD и Unix, теперь предлагает предварительную поддержку для MS Windows и OS X.

13. Сиаг

Siag Office – это компактный и легкий, тесно интегрированный бесплатный офисный пакет.

Хотя его компактный дизайн отлично подходит для пользователей, работающих в старых операционных системах с небольшим объемом оперативной памяти, в нем мало функций, к которым мы привыкли в наши дни в большинстве программ для работы с электронными таблицами.

14. ЭфирКалькулятор

Бесплатное веб-приложение, работающее в GNU/Linux, FreeBSD, Mac OS X и Windows, EtherCalc — это программа для работы с электронными таблицами с открытым исходным кодом.

Как и в Google Таблицах, пользователи могут сохранять данные в Интернете, предоставлять разрешения на редактирование и отображать изменения для всех пользователей в режиме реального времени.

Хотя EtherCalc не является полнофункциональной программой для работы с электронными таблицами, ее урезанная функциональность (предоставленная без ущерба для удобства использования) делает ее одним из самых простых приложений для работы с электронными таблицами для совместной работы.

15. Quip для команд

Если вся ваша команда пытается согласовать новый бюджет или хотите прокомментировать цифры, сложно хранить и находить эти комментарии в одном документе Excel. Quip позволяет всей вашей команде работать с электронными таблицами и управлять ими вместе, устраняя потребность в громоздких вложениях. Мощности у него тоже хватает — у него более 400 функций.

Заключение

При таком большом разнообразии инструментов для работы с электронными таблицами возникает искушение попробовать «сделать все» в Excel или его альтернативах.

Однако не все задачи можно хорошо выполнить в Excel, который, несмотря на свою универсальность, является "универсальным" инструментом.

Например, мы видели многих людей, которые пытались консолидировать свои расходы на программное обеспечение, втиснув свои задачи по управлению проектами в Excel, что снова и снова оказывалось ошибкой, поскольку Excel не имеет функций, специально предназначенных для управления проектами. , такие как совместная работа в режиме реального времени, обширное отслеживание изменений и поддержка клиентов.

Читайте также: