Как сделать пропуск в шаблоне Word

Обновлено: 06.07.2024

Чтобы сэкономить время на форматировании документов, вам предлагается создавать шаблоны со стилями, которые вы знаете и любите. Вы можете создать новый шаблон самостоятельно или создать шаблон, собрав стили из других шаблонов и документов. Стили в шаблонах, как и стили в документах, можно изменять, удалять и переименовывать.

Чтобы создать документ на основе созданного вами шаблона, откройте окно "Создать" (на вкладке "Файл" выберите "Создать"), щелкните вкладку "Личные" и выберите свой шаблон.

Чтобы узнать, какой шаблон использовался для создания документа, перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Информация". Затем нажмите ссылку «Показать все свойства» в информационном окне. Вы увидите список свойств документа, включая имя шаблона, использованного для создания документа.

Создание нового шаблона в Word 2019

Как вы хотите создать новый шаблон? Вы можете сделать это самостоятельно или собрать стили из других шаблонов. Читайте дальше.

Создание шаблона самостоятельно

Один из способов создать шаблон – открыть документ со многими или всеми стилями, которые вы знаете и любите. Когда вы сохраняете этот документ как шаблон, вы передаете стили из документа в шаблон и избавляете себя от необходимости создавать стили для шаблона после его создания.

Выполните следующие действия, чтобы создать шаблон самостоятельно:

Создайте новый документ или откройте документ со стилями, которые можно использовать повторно.
На вкладке "Файл" выберите "Сохранить как".

Откроется окно "Сохранить как".

Появится диалоговое окно "Сохранить как".

Откроется диалоговое окно «Сохранить как» с указанием папки, в которой хранятся шаблоны на вашем компьютере.

Создавайте, изменяйте и удаляйте стили по мере необходимости.

Сборка стилей из разных документов и шаблонов

Предположим, вам понравился стиль в одном документе, и вы хотите скопировать его в другой, чтобы использовать его там. Или вы хотите скопировать его в шаблон, чтобы сделать его доступным для документов, созданных с помощью шаблона. Читайте дальше, чтобы узнать, как копировать стили между документами и между шаблонами.

КОПИРОВАНИЕ СТИЛЯ ИЗ ОДНОГО ДОКУМЕНТА В ДРУГОЙ

Выберите абзац, которому был назначен стиль, который вы хотите скопировать.

Обязательно выберите весь абзац. Если вы хотите скопировать стиль символов, выделите текст, которому вы назначили стиль символов.

Стиль остается на панели «Стили» и в галерее стилей, даже если текст удален. Вы можете вызывать этот стиль всякий раз, когда вам это нужно.

КОПИРОВАНИЕ СТИЛЕЙ В ШАБЛОН

Откройте документ или шаблон со стилями, которые вы хотите скопировать.
На панели "Стили" нажмите кнопку "Управление стилями".

Эта кнопка расположена в нижней части окна. Появится диалоговое окно «Управление стилями».

Вы увидите диалоговое окно Организатор. Стили в документе или шаблоне, который вы открыли на шаге 1, отображаются в списке "В" с левой стороны.

Копирование стилей в шаблон.

Кнопка меняет название и становится кнопкой "Открыть файл".

Имена стилей в выбранном вами шаблоне отображаются в правой части диалогового окна Организатора.

Когда вы нажимаете на названия, они выделяются.

Имена скопированных стилей отображаются в правой части диалогового окна Организатора.

Открытие шаблона Word для его изменения

Вы видите окно Открыть.

Шаблон откроется в окне Word. Изменения стиля, внесенные в шаблон, становятся доступными для всех документов, созданных на основе шаблона.

Изменение, удаление и переименование стилей в шаблонах Word

Изменяйте, удаляйте и переименовывайте стили в шаблоне так же, как вы выполняете эти задачи со стилями в документе. Однако в диалоговом окне «Изменить стиль» выберите кнопку «Новые документы на основе этого шаблона», прежде чем нажимать «ОК».

Ваши изменения стиля будут применяться ко всем документам, которые вы создадите в будущем с помощью вашего шаблона. Чтобы изменения стилей вступили в силу в документах, которые вы уже создали с помощью своего шаблона, скажите Word автоматически обновлять стили документов в этих документах. Выполните следующие действия:

Если какие-либо документы, созданные вами на основе шаблона, открыты, закройте и их.

Чтобы при необходимости отобразить эту вкладку, откройте вкладку "Файл", выберите "Параметры", перейдите в категорию "Настроить ленту" в диалоговом окне "Параметры Word", установите флажок "Разработчик" и нажмите "ОК".

Откроется диалоговое окно "Шаблоны и надстройки". В нем должен быть указан путь к папке «Шаблоны» и шаблону, который вы изменили.Если в списке указан неправильный шаблон, нажмите кнопку «Прикрепить» и выберите правильный шаблон в диалоговом окне «Прикрепить шаблон».

Сообщение Word 2019, где хранятся шаблоны

C:\Users\Имя пользователя\Documents\Пользовательские шаблоны Office

Однако в предыдущих версиях Word шаблоны хранились в одной из следующих папок:

C:\Users\Owner\Documents\Пользовательские шаблоны Office
C:\Users\Имя пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Выполните следующие действия, чтобы сообщить Word 2019, где вы храните шаблоны на своем компьютере:

Откроется диалоговое окно "Параметры Word".

Присоединение другого шаблона к документу Word

На вкладке «Разработчик» нажмите кнопку «Шаблон документа».

Вы увидите диалоговое окно "Шаблоны и надстройки". Если вкладка «Разработчик» не отображается на вашем экране, перейдите на вкладку «Файл», выберите «Параметры», перейдите в категорию «Настроить ленту» в диалоговом окне «Параметры Word», установите флажок «Разработчик» и нажмите «ОК».

Вы вернетесь в диалоговое окно "Шаблоны и надстройки", где имя выбранного шаблона появится в поле "Шаблон документа".

При этом Word применяет стили из нового шаблона к документу.

Об этой статье

Эта статья взята из книги:

Об авторе книги:

Питер Веверка — опытный технический писатель и давний автор книги For Dummies. Среди его достижений — Office 2016 All-in-One для чайников и Windows 10 для пожилых людей и для чайников, которые являются лидерами продаж в своих категориях.

Вам нужно создать собственный документ Word на основе данных CDS. С чего начать? Как изменить данные в документе Word? Что ж, эта запись в блоге покажет вам, как создать счет-фактуру документа Word из шаблона и использовать собственные соединители Microsoft для решения проблемы. Мы также рассмотрим возможность создания PDF-файла из документа без каких-либо сторонних затрат или проблем с данными.

С чего начать

Во-первых, нам понадобятся четыре вещи.

Данные CDS
Файловое хранилище (я буду использовать OneDrive)
Премиум-лицензия Power Automate
Майкрософт Ворд

Итак, нам нужно установить Microsoft Word, зачем? Что ж, нам нужен Word, так как мы собираемся создать шаблон Microsoft Word в нашей системе. Это позволит использовать для создания шаблона, в который мы можем передавать информацию в Power Automate, так что давайте начнем с него.

Microsoft Word — шаблон и дизайн

Если вы никогда раньше не создавали шаблон Word, вам потребуется включить функции разработчика. Для этого выполните следующие действия:

Открыть Word
Нажмите "Файл".
Выберите параметры
Нажмите "Настроить ленту".
В левом столбце найдите «Разработчик».
Нажмите "Добавить >>"

Теперь вы включили параметры разработчика на своей ленте!

Отсюда мы теперь можем создать наш шаблон Word, по сути, в данный момент мы просто делаем счет в word. Я использую таблицы, чтобы упростить разделение контента, и предлагаю вам сделать то же самое. Используйте фиктивные данные для создания имитации счета-фактуры (см. пример ниже).

Теперь у нас есть пример нашего счета, который мы хотим открыть на вкладке разработчика. Мы хотим заменить фиктивные данные элементами управления текстовым содержимым. Вы можете увидеть элемент управления, выделенный ниже, и пример того, как он выглядит при вставке:

После того как вы добавили элемент управления вместо некоторых фиктивных данных (например, номера счета, показанного выше), вам нужно нажать «Свойства» в разделе «Разработчик» > «Элементы управления» на вашей ленте. Это позволит использовать для назначения заголовка и тега этому элементу управления. См. ниже:

Почему мы хотим это сделать?

При открытии этого шаблона в Power Automate нам будет предложено передать данные в этот тег. Мы фактически даем имена параметрам нашего шаблона, готовясь к открытию этого шаблона в Power Automate. Добавьте все эти элементы управления и назовите их соответствующим образом, пока не закончите.Если вы добавляете несколько элементов, назовите их, например, Элемент1, Элемент2, чтобы вы знали, что они представляют в вашем потоке.

Заполнение шаблона Word (общий)

Нам нужно добавить действие «Заполнить шаблон Microsoft Word» в наш поток. Теперь здесь все может легко развалиться. Если мы просто используем один и тот же документ для заполнения каждый раз, мы можем просто выбрать «Расположение», «Библиотека документов» и «Файл». Это даст нам список полей для заполнения.

При таком подходе мы можем просто добавлять динамические или статические значения в поля и заполнять шаблон, однако, если мы динамически передаем документ Word, нам нужно использовать подход динамической схемы файлов. Этот подход находится в отдельном разделе.

Теперь, когда мы заполнили наши значения, мы можем просто создать файл с содержимым выходных данных нашего действия «Заполнить шаблон Microsoft Word».

Заполнение шаблона Word (динамическая схема файла)

Этот подход требует, чтобы мы использовали XML/XPath для определения идентификатора поля и его заполнения. Проблема в том, что идентификаторы могут легко измениться, если они не всегда являются одним и тем же документом, поэтому нам нужен способ получения этих идентификаторов.

Если вы передаете местоположение динамически, вы получите следующее представление:

Схема dynamicFileSchema — это место, где вы будете заполнять шаблон, однако для этого вам необходимо получить идентификаторы. Для этого вам понадобится XML документа.

Сначала сохраните копию документа Word, измените тип файла на .zip, а затем извлеките содержимое. Это предоставит вам все документы, используемые для создания документа Word. Затем вам нужно открыть папку, затем папку «word», а затем открыть файл document.xml.

Теперь, когда у вас открыт XML-документ, вы можете найти идентификатор элемента, который вы хотите заполнить. В приведенном ниже примере показан идентификатор, который нам потребуется для заполнения имени клиента в счете-фактуре.

Теперь мы можем заполнить dynamicFileSchema идентификатором и информацией, которую мы хотим передать. Взгляд высокого уровня на код, который мы будем передавать, будет похож на:

Реальный пример для нашего поля «Имя клиента» будет выглядеть так:

При этом будет выбрано поле с помощью идентификатора, а «FlowJoe» будет передано в имя клиента.

Конечный результат будет выглядеть примерно так:

Очевидно, что вы можете заменить «FlowJoe» любыми динамическими данными по вашему выбору.

Здесь вы можете создать заполненный текстовый документ с помощью команды «Создать файл» (или альтернативы SharePoint) и передать содержимое файла с помощью действия «Заполнить шаблон Microsoft Word».

Это НЕ будет работать для документов, созданных в виде шаблона, поскольку идентификаторы будут продолжать изменяться. Чтобы справиться с этим, вам потребуется открыть XML-документ в Power Automate и создать поток, который извлекает идентификатор на основе псевдоним.

Создание PDF-файла из шаблона

Чтобы создать PDF-файл из шаблона Word, вы можете просто сохранить документ в нужном месте, чтобы создать заполненный текстовый документ, а затем использовать действие «Преобразовать файл» при выборе PDF-файла и использовать выходные данные в «Создать файл» (OneDrive)/ Создать элемент (SharePoint).

Вот пример использования действия «Преобразовать файл»:

Имя файла: outputs('Convert_file')['headers']['x-ms-file-name']

Практически на каждой должности в юридическом офисе вы обнаружите, что создаете несколько документов для клиентов, дел и финансовых целей.Для каждого типа документа часто требуется одинаковый формат с заголовками, логотипами, типами шрифтов, интервалами и т. д.

Создавайте шаблоны и сохраняйте их для использования всей компанией, чтобы сохранить определенные дизайны и стили на месте и быть готовыми к работе. Этот шаг может сократить время, затрачиваемое на создание каждого документа, на несколько минут, что позволит вам работать быстрее и с меньшей вероятностью серьезных ошибок.

Почему шаблоны так важны для юридической фирмы?

Традиционно для ввода новой информации в старых документах нередко используется функция «Найти, переименовать и изменить». Однако это оставляет много места для ошибок, и существует высокий риск переноса метаданных из предыдущего файла. Не говоря уже о том, что это медленный и громоздкий процесс.

Вот пошаговое руководство по созданию шаблонов, которое поможет вам работать эффективнее.

Начать заново

Может возникнуть соблазн использовать существующий документ и создать на его основе свой шаблон. Удержаться от соблазна. Изменения формата и несоответствия в этом документе последуют за вами в следующем и увеличат вероятность ошибок.

Вместо этого начните свой шаблон следующим образом:

Нажмите «Файл» > «Сохранить как».
Дважды щелкните «Компьютер» или «Этот компьютер» в программах Office 2016.
Назовите свой шаблон
Выберите тип документа
Сохранить и готово

Теперь у вас есть свежий, новый шаблон, который можно совершенствовать для настоящих и будущих целей.

Примечание. Этот процесс подходит для следующих программ: Excel, Word, PowerPoint, Access 2016 и 2013, а также Visio Standard 2016 и Visio 2013.

Вы также можете использовать шаблоны из более ранних версий Office 2013 и 2016, сохранив файлы в папке Custom Office Templates. Если вы работаете в более старой версии Office, используйте это руководство для шаблонов в Word 2003.

Форматирование шаблона документа по умолчанию

Когда вы открываете Word, в документе по умолчанию используются различные настройки, включая шрифт (Calibri), размер (11) и базовые поля (1 дюйм вокруг). Если вы знаете, что для ваших рабочих документов требуются другие настройки, вы можете легко их изменить.

Для шрифта по умолчанию:

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте страницы вашего нового шаблона

Нажмите "Шрифт".
Установите предпочтительный стиль и размер шрифта в диалоговом окне "Шрифт".
Нажмите «Сохранить как по умолчанию» в левом нижнем углу.
Выберите, хотите ли вы установить этот шаблон по умолчанию только для этого шаблона или для всех документов.

Для полей по умолчанию:

Перейдите на вкладку "Макет".
Нажмите на маленькую стрелку в разделе "Поля".
Установите предпочтительные поля.
Выберите «Установить по умолчанию» в левом нижнем углу диалогового окна.

Таким же образом можно открыть и установить значения по умолчанию для отступов и интервалов абзаца

Почти каждый параметр интервала, шрифта или стиля можно установить по умолчанию, просто найдите параметр «Сохранить как по умолчанию» в диалоговом окне при настройке параметров.

Настройка стилей

Установив настройки по умолчанию, вы можете настроить свои стили. Функция «Стили» позволяет создавать настраиваемые параметры формата или изменять существующие форматы, включая параметры шрифта, цвета и отступа, применяемые к заголовкам, названиям, спискам и т. д.

Чтобы настроить стили в Word 2016:

Форматируйте текст по своему усмотрению, выбирая шрифт, размер, цвет и другие параметры.
Выберите форматированный текст
Щелкните текст правой кнопкой мыши (откроется диалоговое окно "Шрифт").
Нажмите на стрелку рядом с галереей стилей.
Выберите параметр «Создать стиль».
Выберите имя для своего стиля и нажмите "ОК".

Вы можете создать столько стилей, сколько вам нужно. Затем, когда придет время использовать в документе один тип заголовка или текста, предварительно разработанный стиль уже есть.

Еще советы

Какие советы по экономии времени вы используете для своих документов и шаблонов? Дайте нам знать в комментариях!

Шаг второй. В появившемся меню выберите нужную категорию шаблона и подождите, пока Word выполнит поиск в тысячах категорий. Для этого случая выберем бизнес.

Шаг третий. Вы увидите результаты поиска, отображаемые на экране, а также обширный список других категорий.

Шаг четвертый. Прокрутите и выберите шаблон, который лучше всего подходит для ваших целей.

Иногда вы можете не найти дизайн или макет, который вам нужен, и именно тогда становится необходимым настроить свой шаблон (также ознакомьтесь с нашим блогом о руководстве по сочетаниям клавиш для MS Word).

Настройка и создание шаблонов MS Word

Microsoft Word позволяет пользователям создавать как простые, так и сложные шаблоны в соответствии со своими потребностями из списка бесплатных шаблонов Office. Это может быть простая визитка, резюме или многостраничное предложение.

Процесс начинается с создания документа. Затем добавьте форматирование и изображения в документ. Для шаблонов Office может потребоваться сделать их интерактивными, чтобы другие пользователи могли иметь к ним доступ и добавлять содержимое по своему усмотрению. Для интерактивных шаблонов вам нужно перейти к элементам управления на вкладке разработчика и ввести настраиваемые поля.

Для этого выполните следующие действия:

Шаг 1. Выберите пустой документ

Шаг второй. Создайте столбцы в соответствии с вашим дизайном и заданными размерами. Эти параметры определяют, сколько места будут занимать изображения, текст и графика.

Шаг 3. Включите заголовок-заполнитель и выберите шрифт для заголовка, а также цвет.

Шаг четвертый. Как и в случае с заголовком, сделайте то же самое для подзаголовка, но выберите отдельный цвет от заголовка.

Шаг пятый. Добавьте изображение-заполнитель в поле изображения.

Шаг шестой. Добавьте любые другие поля, которые могут оказаться необходимыми для вашего шаблона.

Шаг седьмой. Если вас устраивает то, что вы видите, сохраните шаблон как обычный документ для удобного обмена и печати, а также сохраните его как шаблон, чтобы его можно было использовать в будущем.

Ваш сохраненный шаблон будет сохранен как пользовательский шаблон Office. В следующий раз, когда вы нажмете «Создать», вы увидите категорию для личных шаблонов.

Если вы хотите создавать сотни и тысячи документов, которые выглядят профессионально, используя данные из нескольких источников данных, лучше всего выбрать Windward. Он поставляется как надстройка в вашем любимом MS Word, так что вы можете начать настраивать шаблоны и заполнять их данными для быстрого создания хорошо отформатированных документов.

Если вы только что узнали о нас, мы очень рады. Попробуйте Windward с нашей 14-дневной бесплатной пробной версией и начните быстро создавать документы.

Читайте также: