Как сделать промежуточные итоги в Excel

Обновлено: 03.07.2024

Карен имеет степень бакалавра в области коммуникаций. Она имеет 25-летний опыт работы в области информационных систем, обучения взрослых и виртуального обучения.

Чтобы сэкономить время, можно легко вставить промежуточный итог на лист Excel, систематизировав данные и используя автоматизированные задачи Excel. Узнайте больше о вставке промежуточных итогов, включая использование функции «Промежуточные итоги», сортировку данных и навигацию по схеме. Обновлено: 28.10.2021

Промежуточный итог

Excel позволяет экономить время. Нет ничего лучше, чем использовать инструмент, который помогает автоматизировать задачи, и функция «Промежуточный итог» — одна из них. Промежуточные итоги — это вычисления или формулы, добавленные в ячейку, которые суммируют или суммируют часть группы в столбце чисел. Эта функция использует общие функции, такие как СУММ, СЧЕТЧИК, ПРОИЗВЕД и СРЗНАЧ, и суммирует ваши данные, создавая группы.

В этом уроке мы рассмотрим несколько примеров использования команды «Промежуточный итог» и узнаем, как вставлять строки промежуточных итогов в данные вашего рабочего листа.

Произошла ошибка при загрузке этого видео.

Попробуйте обновить страницу или обратитесь в службу поддержки.

Вы должны создать учетную запись, чтобы продолжить просмотр

Зарегистрируйтесь, чтобы просмотреть этот урок

Как участник, вы также получите неограниченный доступ к более чем 84 000 уроков по математике, английскому языку, естественным наукам, истории и многому другому. Кроме того, вы можете пройти пробные тесты, викторины и индивидуальные тренировки, которые помогут вам добиться успеха.

Получите неограниченный доступ к более чем 84 000 уроков.

Уже зарегистрированы? Войдите здесь для доступа

Ресурсы, созданные учителями для учителей

Вы в ударе. Продолжайте в том же духе!

Просто отмечаюсь. Вы все еще смотрите?

0:01 Функция промежуточных итогов
0:34 Сначала отсортируйте данные
2:22 Как вставить промежуточные итоги
3:45. Сводка, схема и итоги.
4:56 За гранью суммы
6:18 Резюме урока

Хотите посмотреть это позже?

Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы добавить этот урок в собственный курс.

Сначала отсортируйте данные

Для подготовки к использованию команды «Промежуточный итог» необходимо выполнить несколько шагов. Для того, чтобы все работало корректно, сначала нужно отсортировать ваши данные. Итак, давайте воспользуемся примером и быстро рассмотрим, как выполнить сортировку.

Представьте, что у нас есть список продавцов и результаты продаж. Есть семь столбцов: Регион, Торговый представитель, Q1, Q2, Q3, Q4 и Конец года. В настоящее время рабочий лист отсортирован по имени торгового представителя, но в конечном итоге мы хотим, чтобы он был сгруппирован и подытожен по регионам.

И позвольте дать вам совет. Эта функция работает лучше всего, когда данные, по которым вы хотите сгруппировать, находятся в первом столбце. Например, в нашем примере мы хотим, чтобы он был сгруппирован по регионам, а это значит, что в первом столбце должен отображаться регион, в котором находится торговый представитель. В нашем примере четыре региона: Запад, Восток, Север и Юг. Давайте продолжим и отсортируем наши данные по регионам.

Выберите или выделите данные для сортировки (можно щелкнуть ячейку с данными и нажать клавиши Control + A на клавиатуре).
Перейдите в меню "Данные" на ленте.
Посмотрите на группу команд "Сортировка и фильтрация".
Нажмите "Сортировать".
Убедитесь, что в диалоговом окне установлен флажок "Мои данные имеют заголовки".
Выберите «Регион» в поле «Сортировать по».
Нажмите "ОК".

Отлично! Теперь наша информация отсортирована по регионам, и мы готовы добавить наши промежуточные итоги.

Как вставить промежуточные итоги

Функция промежуточного итога на самом деле выполняет две функции. Во-первых, он будет группировать и суммировать данные. В нашем примере группировка будет по регионам. Затем он вставит строку для промежуточных итогов и добавит формулы для суммирования цифр дохода. Вот шаги.

Выберите или выделите данные рабочего листа.
Перейдите в меню "Данные" на ленте.
Посмотрите на группу команд Outline
Нажмите команду «Промежуточный итог», и вы увидите, что откроется диалоговое окно «Промежуточный итог».
В поле Добавить промежуточный итог выберите 1-й, 2-й, 3-й, 4-й квартал и Конец года.
Подтвердите, что установлен флажок Заменить текущие промежуточные итоги.
Подтвердите, что установлен флажок "Сводка ниже данных".
Нажмите "ОК".

Сладкий! Ничего подобного автоматизированным задачам. Нам не нужно было заморачиваться над вставкой строк и написанием формул. Excel сделал всю работу за нас. Обратите внимание, что Excel сделал больше, чем просто добавил промежуточные итоги, поэтому давайте подробно рассмотрим нашу сводную информацию.

Сводка, схема и итоги

Контур находится в крайнем левом углу рабочего листа

Первое, что вы заметите, — это контур. Посмотрите на левую часть рабочего листа, и вы увидите поля с цифрами и символами плюс (+) и минус (-). Ячейки с цифрами — это уровни или иерархия групп, и есть три уровня. Вы можете нажать на каждое поле и развернуть или свернуть уровни. Символы «плюс» или «минус» позволяют разворачивать или сворачивать детали информации. Минус (-) скроет детали, а плюс (+) покажет подробности.

Следующее, что вы заметите, это то, что Excel обобщил информацию, создав группы и, конечно же, вставив строку для промежуточных итогов. Затем Excel добавил формулы и итоги за кварталы и конец года. Кроме того, внизу столбцов был добавлен общий итог.

Созданы группы и промежуточные итоги

Примечание. Команда "Промежуточный итог" автоматически пересчитывает промежуточный и общий итоги при редактировании подробных данных.

Помимо суммы

И последнее, прежде чем мы закончим урок. В нашем примере мы использовали функцию СУММ. Другими словами, мы хотели добавить формулу, которая складывала числа. Однако вы также можете использовать другие распространенные функции, такие как COUNT и AVERAGE. Вернемся к нашему примеру.

Добавив промежуточные итоги, мы можем добавить другие итоги. Представьте, что список очень длинный, сотни продавцов в каждом регионе. Мы также хотим увидеть, сколько продавцов в каждом регионе. Это помогло бы провести справедливое сравнение между регионами и их суммами, поскольку регион с большим количеством продавцов должен иметь больший доход, и наоборот. Давайте добавим еще одну сумму, но на этот раз количество продавцов в каждом регионе.

Выберите или выделите данные.
Нажмите команду "Промежуточный итог".
Выберите COUNT в поле "Использовать функцию".
В разделе "Добавить промежуточный итог" снимите все флажки и установите флажок у торгового представителя.
Снимите флажок «Заменить текущие промежуточные итоги», так как нам по-прежнему нужны итоговые данные о продажах.
Нажмите "ОК".

Обратите внимание, что была вставлена еще одна строка, отображающая количество повторений для каждой области.

Резюме урока

В этом уроке вы познакомились с функцией «Промежуточный итог» в Excel. Это одна из многих экономящих время команд, которые помогут вам автоматизировать общие задачи рабочего листа. Вы узнали, что первоочередная сортировка данных является ключевым моментом и полезно, чтобы в первом столбце отображалась информация, которую Excel должен сгруппировать.

Команда «Промежуточный итог» находится в меню «Данные» на ленте в группе команд «Структура». Как только ваши данные будут отсортированы, просто нажмите на команду, выберите, как вы хотите обобщить и суммировать информацию, и нажмите OK.

В следующий раз, когда вам понадобится добавить итоги и промежуточные итоги, попробуйте использовать команду "Промежуточный итог" в Excel.

Результат обучения

После того, как вы закончите этот урок, вы сможете подсчитывать итоги в своей электронной таблице с помощью команды промежуточных итогов Excel.

Используйте встроенную в Excel команду Subtotal для автоматического добавления промежуточных и общих итогов к списку данных.

Итого видео

Вы можете посмотреть шаги по созданию промежуточных итогов и предотвращению дублирования общих итогов в видеоролике о промежуточных итогах, показанном ниже. Письменные инструкции находятся под видео.

Сортировка данных

Прежде чем применять промежуточные итоги, данные необходимо отсортировать по столбцам, на которых вы хотите основывать промежуточные итоги. В этом примере категория и продукт будут суммироваться, поэтому данные сортируются по этим двум столбцам.

Применить первый промежуточный итог

После сортировки данных выполните следующие действия, чтобы применить первый промежуточный итог. В этом примере столбец «Категория» будет подсчитан первым.

Выберите ячейку в списке и на ленте Excel нажмите вкладку «Данные», затем нажмите «Промежуточные итоги».
В поле "При каждом изменении" выберите первый столбец, на котором вы хотите основывать промежуточные итоги — в этом примере "Категория".
Выберите функцию, которую вы хотите использовать при суммировании столбцов.
Выберите все столбцы, в которых вы хотите получить промежуточный итог.
Снимите флажок "Заменить текущие промежуточные итоги" (если нет существующих промежуточных итогов, которые вы хотите удалить).
Установите или снимите флажок разрыва страницы и сводки под параметрами данных в зависимости от ваших предпочтений.
Нажмите "ОК", чтобы применить промежуточные итоги.

В данных будет отображаться промежуточный итог после каждого изменения в столбце "Категория", а в нижней части данных будет указан общий итог.

В левом верхнем углу добавлены кнопки группировки, чтобы вы могли просматривать определенные части данных:

1 – только общая сумма

2 — Общий итог и промежуточные итоги

3 – Все данные и итоги

Вы также можете нажать кнопки + и - на панели группировки, чтобы отобразить или скрыть разделы данных.

Применить второй промежуточный итог

Далее повторите предыдущие шаги, чтобы применить второй промежуточный итог. В этом примере промежуточный итог столбца «Продукт» будет вторым.

Обязательно снимите флажок "Заменить текущие промежуточные итоги", чтобы промежуточные итоги категорий не удалялись.

После применения второго промежуточного итога в данных будет отображаться промежуточный итог после каждого изменения в столбце "Категория" и каждого изменения в столбце "Продукт", а внизу данных будет один общий итог.

В левом верхнем углу рабочего листа добавлена еще одна кнопка группировки.

Удалить промежуточные итоги

Если вам больше не нужны промежуточные итоги, выполните следующие действия, чтобы удалить их.

Выберите ячейку в списке и на ленте Excel нажмите вкладку «Данные», затем нажмите «Промежуточные итоги».
Нажмите кнопку "Удалить все", чтобы удалить промежуточные итоги.

Повторяющиеся общие итоги

Для некоторых данных может появиться второй общий итог, если вы добавите второй слой промежуточных итогов. Это происходит, если в суммируемых столбцах есть ошибки.

На приведенном ниже снимке экрана две строки общего итога из-за ошибки в столбце "Общая цена"

Предотвращение дублирования общих итогов

Чтобы предотвратить дублирование общих итогов, используйте функцию ЕСЛИОШИБКА или функции ЕСЛИ и ЕОШИБКА для обработки ошибок. Например:

Если вы не можете изменить формулы для предотвращения ошибок, вы можете скрыть повторяющиеся строки общего итога после создания промежуточных итогов.

Получить образец файла

Нажмите здесь, чтобы получить образец файла для промежуточных итогов Excel. Заархивированный файл имеет формат xlsx и не содержит макросов.

поиск меню

Урок 21. Группы и промежуточные итоги

Введение

Рабочие листы с большим объемом содержания иногда могут показаться слишком сложными и даже трудными для чтения. К счастью, Excel может объединять данные в группы, что позволяет легко отображать и скрывать различные разделы рабочего листа. Вы также можете суммировать различные группы с помощью команды «Промежуточный итог» и создать схему для своего рабочего листа.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о группах и промежуточных итогах в Excel.

Чтобы сгруппировать строки или столбцы:

Выберите строки или столбцы, которые хотите сгруппировать. В этом примере мы выберем столбцы B, C и D.

Чтобы разгруппировать данные, выберите сгруппированные строки или столбцы, затем нажмите команду "Разгруппировать".

Чтобы скрыть и показать группы:

Чтобы скрыть группу, нажмите на знак "минус", также известный как кнопка "Скрыть сведения".

Создание промежуточных итогов

Команда «Промежуточный итог» позволяет автоматически создавать группы и использовать общие функции, такие как СУММ, СЧЁТ и СРЗНАЧ, для суммирования данных. Например, команда «Промежуточный итог» может помочь рассчитать стоимость канцелярских товаров по типам из большого заказа на складские запасы. Он создаст иерархию групп, известную как схема, чтобы упростить организацию рабочего листа.

Перед использованием команды «Промежуточный итог» ваши данные должны быть правильно отсортированы, поэтому вы можете просмотреть наш урок «Сортировка данных», чтобы узнать больше.

Чтобы создать промежуточный итог:

В нашем примере мы будем использовать команду «Промежуточный итог» с формой заказа футболок, чтобы определить, сколько футболок было заказано в каждом размере (маленький, средний, большой и очень большой). Это создаст структуру нашего рабочего листа с группой для каждого размера футболки, а затем подсчитает общее количество футболок в каждой группе.

Чтобы просмотреть группы по уровню:

Когда вы создаете промежуточные итоги, ваш рабочий лист делится на разные уровни. Вы можете переключаться между этими уровнями, чтобы быстро контролировать, сколько информации отображается на рабочем листе, нажимая кнопки уровня слева от рабочего листа. В нашем примере мы будем переключаться между всеми тремя уровнями в нашей структуре. Хотя этот пример содержит только три уровня, в Excel их может быть до восьми.

Вы также можете использовать кнопки "Показать" и "Скрыть сведения", чтобы отобразить или скрыть группы в структуре.

Чтобы удалить промежуточные итоги:

Иногда вы можете не захотеть сохранять промежуточные итоги на своем листе, особенно если вы хотите реорганизовать данные по-разному. Если вы больше не хотите использовать промежуточные итоги, удалите его из рабочего листа.

< /p>

Чтобы удалить все группы, не удаляя промежуточные итоги, нажмите стрелку раскрывающегося списка команды "Разгруппировать" и выберите "Очистить структуру".

< /p>

Как добавить промежуточные итоги и итоговую строку в таблицу в Excel?

Например, вы вставили таблицу на лист и теперь хотите добавить итоговую строку внизу таблицы. Как решить эту проблему? А как насчет добавления промежуточных итогов в таблицу? Эта статья покажет вам решения.

Добавить итоговую строку в таблицу Excel

Добавить итоговую строку внизу таблицы в Excel очень просто. Пожалуйста, сделайте следующее:

Выберите любую ячейку в таблице, чтобы активировать инструменты таблицы, а затем установите флажок «Строка итогов» на вкладке «Дизайн». Смотрите скриншот:

Теперь вы увидите, что строка Итого добавлена внизу активной таблицы. Смотрите скриншот:

Добавить строки промежуточных итогов в таблицу Excel

На самом деле мы не можем автоматически добавлять строки промежуточных итогов в таблицу. Однако мы можем преобразовать таблицу в обычный диапазон, а затем применить функцию промежуточных итогов, чтобы автоматически добавить строки промежуточных итогов в диапазон.

<р>1. Выберите таблицу, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Таблица» > «Преобразовать в диапазон» в контекстном меню. Смотрите скриншот:

Примечание. Появится диалоговое окно Microsoft Excel с запросом подтверждения. Чтобы продолжить, нажмите кнопку "Да".

<р>2. Выберите указанный столбец, на основе которого вы добавите промежуточные итоги, нажмите «Данные» > «Сортировка от А до Я», а затем нажмите кнопку «Сортировка» во всплывающем диалоговом окне «Предупреждение о сортировке». Смотрите скриншот:

<р>3. Выберите диапазон таблицы и щелкните Данные > Промежуточный итог. Смотрите скриншот:

<р>4. В диалоговом окне «Промежуточный итог» (1) выберите указанный столбец, на основе которого будут добавляться промежуточные итоги, из раскрывающегося списка «При каждом изменении в»; (2) укажите тип расчета из выпадающего списка Использовать функцию; (3) отметьте столбцы, в которые вы добавите промежуточный итог, в поле Добавить промежуточный итог; и, наконец, (4) нажмите кнопку OK. Смотрите скриншот:

Теперь вы можете видеть, что строки промежуточных итогов добавляются на основе указанного столбца в выбранном диапазоне. Смотрите скриншот:

Читайте также: