Как сделать повторяющийся текст в Word

Обновлено: 21.11.2024

У вас есть текст в документе Word, который вы хотите повторить позже в этом документе. Вы не хотите записывать его дважды (или больше), и вы не хотите копировать/вставлять его из другого места, так как это означает, что вам придется не забыть сохранить его в обоих местах, если будут изменения. Если другой автор получит документ, он может не знать, что ему придется обновить этот текст в двух или более местах, если будут изменения.

Конечно, было бы неплохо, если бы вы могли использовать инструмент, предназначенный для обработки такого рода единого источника (например, Author-it), но вы застряли с Word.

Решение

Вы назначаете закладку тексту, который хотите использовать повторно, а затем вставляете перекрестную ссылку в текст закладки. Всякий раз, когда вы изменяете исходный текст, вам нужно только обновить поля в документе, чтобы изменения применялись ко второму (или третьему) экземпляру этого текста.

Выберите блок текста, который вы хотите повторить позже в документе. Этот текст может быть фразой, одним или несколькими абзацами, маркированным списком, таблицей и т. д.
Вставьте закладку для выделенного текста (Word 2007 и более поздние версии: вкладка «Вставка» > «Закладка»). , нажмите «Добавить», затем нажмите «ОК».
Перейдите к тому месту в документе, где вы хотите повторно использовать выделенный текст.
Вставьте перекрестную ссылку (Word 2007 и более поздние версии: вкладка "Ссылки" > "Перекрестная ссылка").
Выберите «Закладка» в качестве типа ссылки и «Текст закладки» в качестве параметра «Вставка».
Выберите имя закладки, которое вы добавили на шаге 3, и нажмите «Вставить».
Каждый раз, когда вы меняете какой-либо текст в исходном списке, просто щелкните внутри другого списка, затем нажмите F9, чтобы обновить его (или Ctrl+A, а затем F9, чтобы обновить ВСЕ поля в документе).

Необязательно

В некоторых случаях вам может понадобиться повторить блок текста в документе, но когда документ будет готов, вы можете разорвать связь между ними.

Например, у коллеги был список СИЗ (средств индивидуальной защиты) в начале ее документа, который ей нужно было повторить в таблице основных процедур. После того, как все обзоры были завершены и документ подписан, таблица процедур должна была быть отделена от основного документа в новый отдельный документ. Поэтому ей нужно было разорвать связь между первоначальным списком СИЗ и списком в процедуре.

Многие документы Word содержат повторяющуюся информацию, особенно юридические документы, такие как контракты, соглашения, счета и т. д. Все они содержат сведения об одной или двух сторонах, которые должны повторяться два или более раз. Вы можете легко создать документ со всей необходимой информацией в одном месте и добавить специальные поля для дублирования информации:

В этом примере дата документа добавляется один раз вверху документа, а Word неоднократно вставляет ее в другие места.

Таким образом, вы избежите ошибок в этих повторяющихся данных и сэкономите свое время!

Чтобы создать документ с полями для повторяющейся информации, выполните следующие действия:

1. Создайте закладку.

<р> 1.1. Выделите текст, который нужно повторить.

Вместо текста вы можете выбрать место, куда вы хотели бы добавить текст в будущем. Например, пустая строка или несколько пробелов в тексте.

<р> 1.2. На вкладке Вставка в группе Ссылки нажмите кнопку Закладка:

<р> 1.3. В диалоговом окне «Закладка» в поле «Имя закладки» введите имя новой закладки и нажмите кнопку «Добавить» (имя закладки должно начинаться с буквы и содержать только буквы, цифры и знак подчеркивания):

Примечания:

Будьте осторожны!

В одноточечной закладке квадратные скобки перевернуты, так что она выглядит как заглавная I.

Просто выберите текст внутри закладки и удалите его. Если выделить весь текст закладки (между квадратными серыми скобками), закладка с выделенным текстом будет удалена.
Нажмите кнопку "Закладка" в группе "Ссылка" на вкладке "Вставка".

В диалоговом окне "Закладка" выберите закладку, которую хотите удалить, и нажмите кнопку "Удалить":

2. Создайте перекрестную ссылку:

<р> 2.1. Поместите курсор туда, где следует добавить копию информации.

<р> 2.2. На вкладке "Вставка" в группе "Ссылки" нажмите кнопку "Перекрестная ссылка":

<р> 2.3. В диалоговом окне «Перекрестная ссылка»:

Примечания:

Выберите эти поля, абзацы с этими полями или весь документ, нажав Ctrl+A.
Нажмите правой кнопкой мыши на любое из полей и выберите «Обновить поле» во всплывающем меню:

Как вычислять формулы в документе Word

В некоторых документах Word необходимо использовать формулы, такие как суммирование, вычитание, умножение или деление определенных значений:

Как создать нумерацию АА, АВ, АС. вместо АА, ВВ, СС. в Ворде

К сожалению, Word не предлагает возможность изменить предопределенную нумерацию AA, BB, CC. к АА, АВ, АС. как это требуется для разных случаев. Этот совет предлагает пошаговое руководство по созданию необходимой нумерации AA, AB, AC и т. д.:

Как соединить текст с дефисами в документе Word

При создании документа в Microsoft Word необходимо соединить часть текста, например, два или несколько слов вместе или текст с дефисами. Например, вы хотите оставить в одной строке телефонные номера (867-243-1849) или слова с дефисами, такие как соучредитель, прабабушка, двадцать один, неполный рабочий день, зеленоглазый, благовоспитанный и т. д.

В этом месяце в разделе "Вопросы и ответы" Сьюзен Харкинс показывает читателю два простых приема повторения текста в Word.

Мы можем получать компенсацию от поставщиков, которые появляются на этой странице, с помощью таких методов, как партнерские ссылки или спонсируемое партнерство. Это может повлиять на то, как и где их продукты будут отображаться на нашем сайте, но поставщики не могут платить за влияние на содержание наших отзывов. Для получения дополнительной информации посетите нашу страницу «Условия использования».

Часто читатель задает вопрос о повторяющемся тексте в документе Word. Например, Яссен хочет заполнить элемент управления содержимым поля со списком тремя элементами. Когда пользователи выбирают элемент из раскрывающегося списка элемента управления, Word должен повторять выбранное значение во всем документе.

Потратьте любое время на изучение повторяющегося контента, и вы, вероятно, найдете несколько сложных решений, от сопоставленных элементов XML до элементов управления с закладками и полей форм. Если вы обычный пользователь без продвинутых навыков, вам не повезло. К счастью, есть два способа отображения повторяющихся данных, не требующих специальных навыков.

Подробнее о программном обеспечении

Я использую Word 2016 (настольный компьютер) в 64-разрядной системе Windows 10, но оба метода будут работать в более старых версиях. Версия для браузера не поддерживает элементы управления содержимым.Вы не можете вставлять поля в версию для браузера, но в определенной степени она их поддерживает. Вы не увидите результаты поля на экране, но Word их распечатает. Демо-файла для загрузки нет, потому что он вам не понадобится.

ПОСМОТРЕТЬ: 50 советов по экономии времени для ускорения работы в Microsoft Office (бесплатный PDF-файл TechRepublic)

Пример элемента управления контентом

Мы рассмотрим два метода достижения цели Яссена, используя один и тот же пример элемента управления содержимым поля со списком в обоих случаях:

Поместите курсор туда, куда вы хотите вставить элемент управления содержимым, и щелкните вкладку "Разработчик". Если эта вкладка недоступна и вы не знаете, как добавить ее на ленту, прочитайте Два простых способа настроить интерфейс ленты.
В группе "Элементы управления" щелкните элемент управления содержимым поля со списком, чтобы вставить элемент управления.
Нажмите «Свойства» в группе «Элементы управления».
Введите осмысленное название (имя) элемента управления в диалоговом окне свойств элемента управления содержимым.

Теперь вам нужно создать элементы, которые будут заполнять раскрывающийся список элемента управления:

Нажмите "Добавить".
В появившемся диалоговом окне введите первый элемент Общедоступный. Затем введите значение 1 (рис. A) и нажмите OK.
Повторите эти шаги, чтобы добавить еще два элемента: "Для внутреннего пользования" 2 и "Конфиденциально" 3. На рис. Б показаны все три элемента.

Рисунок А

Добавить элемент в раскрывающийся список.

Рисунок Б

В этом раскрывающемся списке будет три элемента.

На рис. C показан элемент управления с заполненным раскрывающимся списком. В этом примере мы не будем использовать значения, которые вы использовали для определения каждого элемента раскрывающегося списка, но мы ввели их на случай, если вы захотите дополнительно настроить свои собственные. (Значения доступны через VBA.)

Рисунок C

Word заполнит раскрывающийся список элемента управления тремя добавленными вами элементами.

ПОСМОТРЕТЬ: 20 профессиональных советов, как заставить Windows 10 работать так, как вы хотите (бесплатный PDF-файл от TechRepublic)

Метод копирования и вставки

Теперь вам нужно вставить элемент управления в области, где вы хотите, чтобы выбранный уровень конфиденциальности повторялся. Это сложная часть, потому что, если вы не выберете элемент управления должным образом, Word не позволит вам вставить его как ссылку, а это то, что вам нужно — ссылка.

Чтобы выбрать элемент управления, дважды щелкните его. Если он выровнен с левым полем, вы также можете щелкнуть слева на поле. Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать элемент управления в буфер обмена. Поместите курсор туда, где вы хотите повторить выбранное значение элемента управления. Не нажимайте Ctrl+V, как обычно, чтобы что-то вставить. Вместо этого выберите «Специальная вставка» в раскрывающемся списке «Вставить» в группе «Буфер обмена» на вкладке «Главная» (рис. D).

Рисунок D

Выберите «Специальная вставка»; не используйте Ctrl+V.

В появившемся диалоговом окне выберите команду «Вставить ссылку» слева, выберите параметр «Неформатированный текст» в списке «Как», как показано на рисунке E, а затем нажмите «ОК». Если параметр «Вставить ссылку» отключен, выйдите из диалогового окна, повторно выберите элемент управления, скопируйте его и повторите попытку.

Рисунок E

Вставьте элемент управления как неформатированную ссылку.

Яссен хочет, чтобы текст повторялся в нижнем колонтитуле документа, который поддерживает Word. Просто откройте нижний колонтитул и вставьте элемент управления. На рисунке F показан скопированный элемент управления в теле документа несколькими строками ниже оригинала и в нижнем колонтитуле документа.

Рисунок F

Этот документ будет повторять выбранное значение в исходном элементе управления в теле документа и в нижнем колонтитуле.

Осталось только выбрать элемент из раскрывающегося списка исходного элемента управления и наблюдать за автоматическим обновлением двух других элементов управления. Если вы все еще находитесь в режиме редактирования нижнего колонтитула, выйдите из него. Затем щелкните раскрывающийся список «Уровни конфиденциальности» и выберите «Общедоступный» (или любой другой элемент). Оба скопированных элемента управления обновляются немедленно, даже тот, что находится в нижнем колонтитуле, как показано на рисунке G.

Рисунок G

Скопированные элементы управления повторяют выбранное значение.

При открытии файла Word предложит указать ссылку.Нажмите Да; если вы нажмете Нет, ваши скопированные элементы управления не будут обновляться, если вы измените выбранное значение в исходном элементе управления.

Для этой работы не нужны специальные навыки разработки или даже уверенность опытного пользователя. Если вы умеете копировать и вставлять, ваш документ может поддерживать повторяющиеся данные.

Использовать ссылку на стиль

StyleRef – это справочное поле, в котором автоматически отображается текст с определенным стилем. В этом примере мы не будем копировать и вставлять элемент управления, как делали раньше. Вместо этого мы применим стиль, а затем вставим поле StyleRef в то место, где мы хотим повторить текст. К сожалению, это поле ищет и отображает ближайший текст, отформатированный с использованием указанного стиля, поэтому оно не так эффективно, как связанное решение.

Сначала примените стиль к исходному образцу элемента управления. Выберите тот, который в настоящее время не используется; вы должны использовать уникальный стиль. Вы можете изменить стиль в соответствии с вашими потребностями форматирования или создать новый стиль. В этом примере мы будем использовать встроенный стиль Subtitle. Просто выберите элемент управления и нажмите «Подзаголовок» в галерее стилей (рис. H).

Рисунок Н

Применить стиль к элементу управления.

Теперь вы готовы вставить поля следующим образом:

Поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы текст повторялся.
Перейдите на вкладку "Вставка".
Выберите «Поле» в раскрывающемся списке «Экспресс-блоки» в группе «Текст».
В появившемся диалоговом окне выберите StyleRef из списка имен полей.
В списке «Имя стиля» выберите «Подзаголовок» (рис. I).
Нажмите "ОК", чтобы вставить поле.

Рисунок 1

Выберите тот же стиль, который вы применили к элементу управления.

Как видно на рисунке J, я добавил два поля StyleRef: одно под исходным элементом управления и одно в заголовке. К сожалению, это поле ищет и отображает ближайший текст, отформатированный с использованием указанного стиля (сверху страницы), поэтому оно не так эффективно, как связанное решение. Однако вы можете изменить значение по умолчанию и заставить Word выполнять поиск в нижней части страницы.

Как автоматически вставить один и тот же текст в несколько мест в документе Word?

Предположим, есть текстовая строка, которую вы часто используете, и вы хотите вставить ее в несколько мест этого документа Word. Чтобы ввести его снова и снова вручную, можно потерять много времени. Существуют ли какие-либо быстрые и хорошие способы повторения указанной текстовой строки в документе в любом месте? В этой статье я расскажу о некоторых полезных методах решения этой проблемы в Word.

Автоматическая вставка одного и того же текста в нескольких местах с помощью функции закладок

Чтобы вставить текстовую строку, которую вы часто использовали в нескольких местах документа Word, вы можете вставить закладку, а затем создать перекрестную ссылку, чтобы вставить ее в любом месте, сделайте следующее:

<р>1. Выберите текстовую строку, которую вы хотите вставить несколько раз, а затем нажмите «Вставить» > «Закладка», см. снимок экрана:

<р>2. В диалоговом окне «Закладка» введите имя для этого текста в поле «Имя закладки», а затем нажмите кнопку «Добавить», см. снимок экрана:

<р>3. Затем перейдите в место, куда вам нужно вставить эту текстовую строку, а затем нажмите «Ссылки» > «Перекрестная ссылка», см. снимок экрана:

<р>4. В диалоговом окне «Перекрестная ссылка»:

(1.) Выберите «Закладка» в раскрывающемся списке «Тип ссылки»;

(2.) Выберите параметр «Текст закладки» в раскрывающемся списке «Вставить ссылку»;

(3.) В списке Для какой закладки выберите имя закладки, которую вы только что вставили;

(4.) Затем нажмите «Вставить», чтобы вставить его.

<р>5.Вы можете поместить курсор в любое место и нажать кнопку «Вставить», чтобы вставить текстовую строку, не закрывая диалоговое окно.

Примечание. Если исходная текстовая строка изменена, вам просто нужно выделить все содержимое документа, а затем нажать клавишу F9, чтобы обновить все поля в документе.

Автоматическая вставка одного и того же текста в нескольких местах с помощью Kutools for Word

Если у вас есть Kutools for Word, с его функцией «Автотекст», вы можете вставить текстовую строку в панель «Автотекст», а затем вставить текст из панели «Автотекст» в файл Word в любом месте в любое время.

После установки Kutools for Word сделайте следующее:

<р>1. Выберите текстовую строку, которую вы хотите повторить, а затем нажмите Kutools > Автотекст, см. снимок экрана:

<р>2. На панели автотекста нажмите кнопку, введите имя и укажите категорию для этого текста, как показано на следующем снимке экрана:

<р>3. Затем нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить текстовую строку на панель автотекста. Теперь вам просто нужно поместить курсор в то место, куда вы хотите вставить этот текст, а затем щелкнуть поле текстовой строки на панели «Автотекст», чтобы вставить его. Смотрите скриншот:

Совет. Если вы просто хотите вставить текст в виде обычного текста или изображения, щелкните стрелку в поле текстовой строки и выберите нужный тип.

Читайте также: