Как сделать хорошую презентацию в PowerPoint
Обновлено: 21.11.2024
Презентации в Powerpoint используются повсеместно, но то, что все делают это, не означает, что все делают это хорошо. Вот несколько советов, которые помогут вам спасти вашу аудиторию от «смерти от PowerPoint».
• Используйте функцию образца слайдов, чтобы создать последовательный и простой шаблон дизайна. Содержимое слайдов можно варьировать (например, маркированный список, текст в 2 колонки, текст и изображение), но соблюдайте другие элементы, такие как шрифт, цвета и фон.
• Упростите и ограничьте количество слов на каждом экране. Используйте ключевые фразы и включайте только необходимую информацию.
o Как правило, не более 6 слов в строке
o Как правило, не более 6 строк в слайде
o Избегайте длинных предложений
o Более крупный шрифт указывает на более важную информацию
o Размер шрифта обычно варьируется от 18 до 48 пунктов
• Ограничьте пунктуацию и избегайте написания слов заглавными буквами. Пустое место на слайде улучшит читаемость.
• Используйте контрастные цвета для текста и фона. Темный текст на светлом фоне лучше всего. Узорчатый фон может снизить читабельность текста.
• Избегайте ярких переходов, таких как всплывающие окна текста. Поначалу эти функции могут показаться впечатляющими, но они отвлекают и быстро надоедают.
• Чрезмерное использование специальных эффектов, таких как анимация и звуки, отвлекают внимание и могут сделать вашу презентацию несерьезной.
• Используйте изображения хорошего качества. которые усиливают и дополняют ваше сообщение. Убедитесь, что ваши изображения сохраняют свое воздействие и разрешение при проецировании на большой экран.
• Если вы используете сборки, содержимое должно отображаться на экране согласованным и простым способом; лучше сверху или слева. «Создавайте» экраны только тогда, когда это необходимо, потому что они могут замедлить вашу презентацию.
• Ограничьте количество слайдов. Ведущие, которые постоянно «перелистывают» следующий слайд, скорее всего, потеряют свою аудиторию. Хорошее эмпирическое правило — один слайд в минуту.
• Научитесь нелинейно перемещаться по презентации. PowerPoint позволяет докладчику переходить вперед или назад, не просматривая все промежуточные слайды.
• Знайте, как двигаться вперед и назад в презентации. Студенты могут попросить снова просмотреть предыдущий экран.
• Если возможно, просматривайте слайды на экране, который вы будете использовать для презентации. Убедитесь, что они хорошо читаются с заднего ряда сидений. Текст и графика должны быть достаточно большими, чтобы их можно было прочитать, но не настолько большими, чтобы казаться «громкими».
• Имейте план Б на случай технических трудностей. Помните, что на прозрачных пленках и раздаточных материалах не будет отображаться анимация или другие специальные эффекты.
• Не читайте со слайдов. Содержание ваших слайдов предназначено для аудитории, а не для выступающего.
• Не говорите со слайдами. Очень легко отвлечься от содержимого на экране. Небольшим исключением из этого правила является необходимость привлечь внимание аудитории к определенной части слайда. Например, вы можете использовать указатель для определения тренда на графике. В противном случае просто незачем показывать свою спину.
Уже более 30 лет на конференциях TED проводятся поучительные доклады, которые людям нравится смотреть. В этой статье Андерсон, куратор TED, делится пятью ключами к отличным презентациям:
- Сформулируйте свою историю (выясните, где начать и где закончить).
- Спланируйте свою речь (решите, будете ли вы запоминать свою речь слово в слово или составите список, а затем репетируете его снова и снова).
- Поработайте над сценическим присутствием (но помните, что ваша история важнее того, как вы стоите или заметно нервничаете).
- Спланируйте мультимедиа (что бы вы ни делали, не читайте слайды PowerPoint).
- Собери все воедино (используй свои сильные стороны и будь искренним).
По словам Андерсона, эффективность презентации зависит от качества идеи, повествования и увлеченности выступающего. Речь идет о содержании, а не о стиле. На самом деле довольно легко «обучить» проблемы в выступлении, но нет способа «обучить» основную историю — выступающий должен иметь исходный материал. Поэтому, если ваше мышление еще не готово, советует он, отклоните это приглашение говорить. Вместо этого продолжайте работать, пока у вас не появится идея, которой стоит поделиться.
Немногим больше года назад во время поездки в Найроби, Кения, мы с коллегами познакомились с 12-летним мальчиком-масаи по имени Ричард Турере, который рассказал нам увлекательную историю. Его семья разводит скот на окраине обширного национального парка, и одной из самых больших проблем является защита животных от львов, особенно ночью. Ричард заметил, что размещение фонарей в поле не сдерживало нападения львов, но когда он ходил по полю с факелом, львы держались подальше.С юных лет он интересовался электроникой, обучаясь, например, разбирая радиоприемник своих родителей. Он использовал этот опыт, чтобы разработать систему освещения, которая включалась и выключалась последовательно — с использованием солнечных батарей, автомобильного аккумулятора и индикатора мотоцикла — и таким образом создавала ощущение движения, которое, как он надеялся, отпугнет львов. Он установил фонари, и львы перестали нападать. Вскоре в других деревнях Кении начали устанавливать «львиные огни» Ричарда.
История была вдохновляющей и достойной широкой аудитории, которую могла предложить наша конференция TED, но на первый взгляд Ричард казался маловероятным кандидатом на выступление на TED Talk. Он был болезненно застенчив. Его английский прерывался. Когда он пытался описать свое изобретение, предложения выбивались бессвязно. И, честно говоря, трудно представить себе подростка, стоящего на сцене перед 1400 человек, привыкших слушать таких блестящих ораторов, как Билл Гейтс, сэр Кен Робинсон и Джилл Болт Тейлор.
Но история Ричарда была настолько убедительной, что мы пригласили его выступить. За несколько месяцев до конференции 2013 года мы работали с ним, чтобы сформулировать его историю — найти правильное место для начала и разработать краткую и логичную цепочку событий. Благодаря своему изобретению Ричард выиграл стипендию в одной из лучших школ Кении, и там у него была возможность несколько раз попрактиковаться в выступлении перед живой аудиторией. Было крайне важно, чтобы он укрепил свою уверенность до такой степени, что его личность могла проявиться. Когда он, наконец, выступил на TED в Лонг-Бич, можно было сказать, что он нервничал, но это только делало его более привлекательным — люди ловили каждое его слово. Была уверенность, и каждый раз, когда Ричард улыбался, зрители таяли. Когда он закончил, реакция последовала мгновенно: продолжительные аплодисменты.
Со времени проведения первой конференции TED 30 лет назад выступали самые разные ораторы: от политических деятелей, музыкантов и телеведущих, которые совершенно непринужденно чувствуют себя перед толпой, до менее известных академиков, ученых и писателей. очень неудобно делать презентации. На протяжении многих лет мы стремились разработать процесс, помогающий неопытным докладчикам создавать, практиковать и проводить выступления, которые людям нравится смотреть. Обычно он начинается за шесть-девять месяцев до события и включает в себя циклы разработки (и пересмотра) сценария, повторные репетиции и множество доработок. Мы постоянно совершенствуем наш подход, потому что искусство публичных выступлений развивается в режиме реального времени, но, судя по откликам публики, наш базовый режим работает хорошо: один миллиард раз.
Сформулируйте свою историю
Вы не сможете хорошо выступить, если у вас нет того, о чем стоит поговорить. Обдумывание и формулирование того, что вы хотите сказать, — самая важная часть подготовки.
Найдите идеальное сочетание данных и повествования
Нэнси Дуарте
Большинство презентаций находятся где-то между отчетом и историей. Отчет богат данными, исчерпывающий и информативный, но не очень привлекательный. Истории помогают выступающему общаться с аудиторией, но и слушателям часто нужны факты и информация. Хорошие докладчики выкладывают историю и информацию, как торт, и понимают, что для разных типов докладов нужны разные ингредиенты.
Из отчета. . .
(буквальный, информационный, фактический, исчерпывающий)
Результаты исследований. Если ваша цель — передать информацию из письменного отчета, заранее отправьте полный документ аудитории и ограничьте презентацию ключевыми выводами. Не делайте длинное слайд-шоу, в котором повторяются все ваши выводы. Любой, кто действительно заинтересован, может прочитать отчет; все остальные оценят краткость.
Финансовая презентация. Финансовая аудитория любит данные, и им нужны подробности. Удовлетворите их аналитический аппетит фактами, но добавьте нить повествования, чтобы обратиться к их эмоциональной стороне. Затем визуально представьте основные выводы, чтобы помочь им найти смысл в цифрах.
Запуск продукта. Вместо того, чтобы рассказывать только о характеристиках и функциях, сосредоточьтесь на ценности, которую ваш продукт приносит миру. Расскажите истории, которые покажут, как реальные люди будут его использовать и почему это изменит их жизнь.
Выступление венчурного инвестора. В течение 30 минут с венчурным капиталистом подготовьте четкую, хорошо структурированную сюжетную линию, которая убедительно донесет вашу идею за 10 минут или меньше; затем позвольте вопросам и ответам вести остальную часть встречи. Предугадывайте вопросы и репетируйте четкие и лаконичные ответы.
Основной доклад. Официальные выступления на крупных мероприятиях — это важные и эффективные возможности, которые помогут вашим слушателям совершить трансформационное путешествие. Используйте четкую структуру истории и постарайтесь вовлечь их эмоционально.
. . . в историю
(драматичный, основанный на опыте, пробуждающий воспоминания, убедительный)
Нэнси Дуарте — автор руководств HBR по убедительным презентациям, Slide:ology и Resonate.Она является генеральным директором компании Duarte, Inc., которая занимается дизайном презентаций и преподает разработку презентаций.
Все мы знаем, что люди запрограммированы слушать истории, а метафоры изобилуют структурами повествования, которые лучше всего работают для вовлечения людей. Когда я думаю об убедительных презентациях, я думаю о том, чтобы отправить аудиторию в путешествие. Успешная лекция — это маленькое чудо: после этого люди видят мир по-другому.
Если вы представляете выступление как путешествие, самые важные решения — выяснить, с чего начать и где закончить. Чтобы найти правильное место для начала, подумайте, что люди в аудитории уже знают о вашей теме и насколько она им интересна. Если вы предполагаете, что у них больше знаний или интереса, чем на самом деле, или если вы начнете использовать жаргон или станете слишком техническими, вы потеряете их. Самые привлекательные спикеры отлично справляются с задачей очень быстрого введения в тему, объясняя, почему она так важна для них, и убеждая слушателей в том, что они тоже должны это делать.
Самая большая проблема, которую я вижу в первых проектах презентаций, заключается в том, что они пытаются охватить слишком много вопросов. Вы не можете подытожить всю карьеру в одном выступлении. Если вы попытаетесь втиснуть все, что знаете, у вас не будет времени на включение ключевых деталей, и ваше выступление превратится в абстрактный язык, который может иметь смысл, если ваши слушатели знакомы с предметом, но будет совершенно непонятен, если они новичок в этом. Вам нужны конкретные примеры, чтобы конкретизировать ваши идеи. Поэтому ограничьте объем своего выступления тем, что можно объяснить и воплотить в жизнь с помощью примеров в отведенное время. Большая часть ранней обратной связи, которую мы даем, направлена на то, чтобы скорректировать импульс слишком широкого охвата. Вместо этого идите глубже. Дайте подробнее. Не рассказывайте нам обо всей своей области обучения — расскажите нам о своем уникальном вкладе.
Успешное выступление — это маленькое чудо: после него люди видят мир по-другому.
Конечно, чрезмерное объяснение или кропотливое изложение смысла выступления может быть столь же вредным. И здесь другое средство: помните, что люди в зале умны. Пусть они сами что-нибудь придумают. Пусть сами сделают выводы.
Многие из лучших выступлений имеют структуру повествования, которая в общих чертах повторяет детективную историю. Спикер начинает с представления проблемы, а затем описывает поиск решения. Наступает момент «ага», и точка зрения аудитории существенно меняется.
Если выступление не удается, это почти всегда происходит из-за того, что оратор неправильно его сформулировал, неправильно оценил уровень интереса аудитории или забыл рассказать историю. Даже если тема важна, беспорядочное разглагольствование без повествования всегда глубоко неудовлетворительно. Нет прогресса, и вы не чувствуете, что учитесь.
Дополнительная литература
Истории, которые волнуют людей
Недавно я был на конференции по энергетике, где два человека — мэр города и бывший губернатор — выступили один за другим. Доклад мэра был, по сути, списком впечатляющих проектов, реализованных в его городе. Это выглядело как хвастовство, как табель успеваемости или объявление о его переизбрании. Быстро стало скучно. Когда говорила губернатор, она не перечисляла достижений; вместо этого она поделилась идеей. Да, она рассказывала анекдоты из своего пребывания в должности, но идея была центральной, а истории были объяснительными или иллюстративными (а также забавными). Это было намного интереснее. Основная идея мэра, казалось, заключалась в том, насколько он велик, в то время как сообщение губернатора было следующим: «Вот убедительная идея, которая принесет пользу всем нам».
Как правило, людей не очень интересуют разговоры об организациях или учреждениях (если только они не являются их членами). Идеи и истории очаровывают нас; организации нас утомляют — с ними гораздо труднее общаться. (Особенно обратите внимание деловых людей: не хвастайтесь своей компанией, а расскажите нам о проблеме, которую вы решаете.)
Планируйте доставку
После того как вы определились с обрамлением, пришло время сосредоточиться на доставке. Существует три основных способа произнести речь. Вы можете прочитать его прямо из сценария или телесуфлера. Вы можете разработать набор маркированных списков, которые отображают то, что вы собираетесь сказать в каждом разделе, вместо того, чтобы прописывать все дословно. Или вы можете запомнить свое выступление, что потребует отрепетирования его до такой степени, что вы усвоите каждое слово — дословно.
Мой совет: не читайте его и не используйте телесуфлер. Обычно это слишком дистанцируется — люди будут знать, что вы читаете. И как только они это почувствуют, их отношение к вашей речи изменится. Внезапно ваша интимная связь испаряется, и все становится намного более формальным. Как правило, на TED мы запрещаем любые подходы к чтению, хотя несколько лет назад мы сделали исключение для человека, который настоял на использовании монитора. Мы поставили экран в глубине зала, надеясь, что публика его не заметит. Сначала он говорил естественно.Но вскоре он напрягся, и вы могли видеть, как это ужасное чувство падения пронеслось по аудитории, когда люди поняли: «О нет, он читает нам!» Слова были великолепны, но выступление получило низкие оценки.
Многие из наших лучших и самых популярных выступлений на TED Talks были выучены наизусть дословно. Если вы выступаете с важным докладом и у вас есть на это время, это лучший способ. Но не стоит недооценивать проделанную работу. Одним из наших самых запоминающихся выступающих была Джилл Болт Тейлор, исследователь мозга, перенесшая инсульт. Она рассказала о том, чему научилась за восемь лет, которые потребовались ей для выздоровления. Придумав свою историю и проведя многочасовую сольную практику, она десятки раз репетировала свое выступление перед аудиторией, чтобы убедиться, что все записано.
Очевидно, что не каждая презентация стоит таких затрат времени. Но если вы решите выучить свою речь наизусть, имейте в виду, что кривая обучения имеет предсказуемую дугу. Большинство людей проходят через то, что я называю «долиной неловкости», когда они не совсем запоминают речь. Если они выступят, застряв в этой долине, аудитория это почувствует. Их слова будут звучать как декламация, или будут болезненные моменты, когда они смотрят вдаль или поднимают глаза вверх, пытаясь вспомнить свои реплики. Это создает дистанцию между говорящим и аудиторией.
К счастью, обойти этот момент несложно. Нужно просто репетировать достаточное количество раз, чтобы поток слов стал второй натурой. Затем вы можете сосредоточиться на осмысленном и подлинном выступлении. Не волнуйтесь — вы доберетесь туда.
Но если у вас нет времени, чтобы тщательно выучить речь и преодолеть эту неловкую долину, не пытайтесь. Используйте маркеры на карточках для заметок. Пока вы знаете, что хотите сказать по каждому из них, все будет в порядке. Сосредоточьтесь на запоминании переходов от одного пункта списка к другому.
Также обратите внимание на свой тон. Некоторые ораторы могут хотеть показаться авторитетными, мудрыми, сильными или страстными, но обычно гораздо лучше просто говорить разговорно. Не заставляйте это. Не ораторствуйте. Просто будь собой.
Если успешное выступление — это путешествие, убедитесь, что по пути вы не начинаете раздражать своих попутчиков. Некоторые ораторы проецируют слишком много эго. Они звучат снисходительно или самодовольно, и аудитория замолкает. Не позволяйте этому случиться.
Развитие сценического образа
Для неопытных спикеров физический акт присутствия на сцене может быть самой сложной частью выступления, но люди склонны переоценивать его важность. Правильные слова, история и суть — гораздо более важный фактор успеха или неудачи, чем то, как вы стоите или заметно нервничаете. А когда дело доходит до выступления на сцене, небольшой инструктаж может иметь большое значение.
Самая большая ошибка, которую мы видим на ранних репетициях, заключается в том, что люди слишком много двигаются. Они раскачиваются из стороны в сторону или переносят вес с одной ноги на другую. Люди делают это естественным образом, когда нервничают, но это отвлекает и заставляет говорящего казаться слабым. Просто заставить человека держать нижнюю часть тела неподвижно может значительно улучшить сценическое присутствие. Есть люди, которые могут ходить по сцене во время презентации, и это нормально, если это происходит естественным образом. Но подавляющему большинству лучше стоять на месте и полагаться на жесты рук для акцента.
Дополнительная литература
Как представить блестящую идею
Возможно, самым важным физическим действием на сцене является зрительный контакт. Найдите пять-шесть дружелюбно выглядящих людей в разных частях аудитории и смотрите им в глаза, когда говорите. Думайте о них как о друзьях, которых вы не видели целый год и которых вы информируете о своей работе. Этот зрительный контакт невероятно силен, и он сделает больше, чем что-либо еще, чтобы помочь вашему разговору закрепиться. Даже если у вас нет времени на полную подготовку и вам нужно читать по сценарию, взгляд вверх и зрительный контакт будут иметь огромное значение.
Еще одним серьезным препятствием для неопытных ораторов является нервозность — как перед выступлением, так и во время выступления. Люди справляются с этим по-разному. Многие ораторы остаются в аудитории до тех пор, пока не начнутся выступления; это может хорошо сработать, потому что если вы будете заняты тем, что говорите раньше, это отвлечет вас и снизит нервозность. Эми Кадди, профессор Гарвардской школы бизнеса, которая изучает, как определенные позы тела могут влиять на силу, использовала одну из самых необычных техник подготовки, которые я видел. Она рекомендует, чтобы люди перед выступлением расхаживали, стояли прямо и вытягивались; эти позы заставляют вас чувствовать себя более сильным. Это то, что она сделала перед выходом на сцену, и она произнесла феноменальную речь. Но я думаю, что лучший совет — это просто глубоко вдохнуть перед тем, как выйти на сцену. Это работает.
Нервы не беда. Аудитория ожидает, что вы будете нервничать.
Вообще, люди слишком беспокоятся о нервозности. Нервы - это не беда. Аудитория ожидает, что вы будете нервничать. Это естественная реакция организма, которая на самом деле может улучшить вашу производительность: она дает вам энергию для работы и поддерживает ваш ум в тонусе. Просто продолжайте дышать, и все будет в порядке.
Признание того, что вы нервничаете, также может способствовать вовлечению. Демонстрация вашей уязвимости, будь то с помощью нервов или тона голоса, является одним из самых эффективных способов завоевать аудиторию, при условии, что это аутентично. Сьюзан Кейн, написавшая книгу об интровертах и выступавшая на нашей конференции в 2012 году, боялась выступать. Ее хрупкость чувствовалась на сцене, и это создавало такую динамику, когда публика болела за нее — после этого всем хотелось ее обнять. Тот факт, что мы знали, что она борется за то, чтобы удержаться наверху, сделал ее прекрасной, и это стало самым популярным разговором в том году.
Планирование мультимедиа
С таким количеством технологий в нашем распоряжении может показаться почти обязательным использовать как минимум слайды презентации. К настоящему времени большинство людей слышали совет о PowerPoint: будьте проще; не используйте презентацию вместо заметок (например, перечисляя тезисы, которые вы будете обсуждать — их лучше помещать на карточки для заметок); и не повторяйте вслух слова, которые есть на слайде. Мало того, что чтение слайдов — это разновидность задачи с телесуфлером («О нет, она тоже читает нам!»), но информация интересна только один раз, а слышать и видеть одни и те же слова кажется повторяющимся. Сейчас этот совет может показаться универсальным, но зайдите в любую компанию, и вы увидите, что докладчики нарушают его каждый день.
Многие из лучших спикеров TED вообще не используют слайды, и во многих докладах они не требуются. Если у вас есть фотографии или иллюстрации, которые оживляют тему, то да, покажите их. Если нет, рассмотрите возможность обойтись без него, по крайней мере, для некоторых частей презентации. И если вы собираетесь использовать слайды, стоит изучить альтернативы PowerPoint. Например, TED инвестировала в компанию Prezi, которая производит программное обеспечение для презентаций, позволяющее увидеть двухмерный пейзаж глазами камеры. Вместо плоской последовательности изображений вы можете перемещаться по ландшафту и увеличивать его, если это необходимо. При правильном использовании такие приемы могут значительно усилить визуальную мощь выступления и повысить его смысл.
PowerPoint для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 для Mac PowerPoint 2021 PowerPoint 2021 для Mac PowerPoint 2019 PowerPoint 2019 для Mac PowerPoint 2016 PowerPoint 2016 для Mac PowerPoint 2013 PowerPoint 2010 Еще. Меньше
В этой статье
Советы по созданию эффективной презентации
Выберите стиль шрифта, который ваша аудитория сможет прочитать на расстоянии.
Выбор простого начертания шрифта, например Arial или Calibri, поможет донести ваше сообщение. Избегайте очень тонких или декоративных шрифтов, которые могут ухудшить читабельность, особенно мелкого размера.
Выберите размер шрифта, который ваша аудитория сможет прочитать на расстоянии.
Старайтесь не использовать размер шрифта меньше 18 pt, и вам может понадобиться увеличить размер для большой комнаты, где аудитория находится далеко.
Сохраняйте текст простым и сведите к минимуму количество текста на слайдах
Используйте маркеры или короткие предложения и старайтесь уместить их в одну строку; то есть без переноса текста.
Вы хотите, чтобы ваша аудитория слушала вашу информацию, а не читала экран.
Некоторые проекторы обрезают слайды по краям, поэтому длинные предложения могут быть обрезаны.
Вы можете удалить такие артикли, как "a" и "the", чтобы уменьшить количество слов в строке.
Используйте искусство, чтобы передать свое сообщение.
Используйте графику, чтобы рассказать свою историю. Однако не перегружайте аудиторию, добавляя на слайд слишком много графики.
Сделайте подписи к диаграммам и графикам понятными.
Используйте ровно столько текста, чтобы сделать элементы подписи на диаграмме или графике понятными.
Сделайте фон слайдов тонким и соблюдайте его согласованность.
Выберите привлекательный, последовательный шаблон или тему, которая не будет слишком бросаться в глаза. Вы не хотите, чтобы фон или дизайн отвлекали внимание от вашего сообщения.
Используйте высокий контраст между цветом фона и цветом текста.
Темы автоматически устанавливают контраст между светлым фоном и темным текстом или темным фоном и светлым текстом.
Проверьте орфографию и грамматику.
Чтобы заслужить и поддерживать уважение аудитории, всегда проверяйте орфографию и грамматику в своей презентации.
Советы по проведению эффективной презентации
Приходите пораньше и убедитесь, что ваше оборудование работает должным образом.
Убедитесь, что все оборудование подключено и работает.
Не думайте, что ваша презентация будет нормально работать на другом компьютере.
Сбои диска, несоответствие версий программного обеспечения, нехватка места на диске, нехватка памяти и многие другие факторы могут испортить презентацию.
Отключите экранные заставки и убедитесь, что у вас есть нужные файлы и версии программного обеспечения, включая PowerPoint.
Чтобы обеспечить учет всех файлов при их копировании на USB-накопитель и переносе их в место проведения презентации, см. раздел Упаковка презентации на компакт-диск или USB-накопитель.
Подумайте о том, чтобы сохранить презентацию в OneDrive, чтобы она была доступна вам с любого устройства, подключенного к Интернету.
Убедитесь, что разрешение проектора такое же, как разрешение компьютера, на котором вы создавали презентацию.
Если разрешения не совпадают, слайды могут быть обрезаны или могут возникнуть другие проблемы с отображением.
Выключите заставку.
Сконцентрируйте внимание аудитории на содержании презентации.
Проверьте все цвета на проекционном экране перед реальной презентацией.
Цвета могут проецироваться не так, как на вашем мониторе.
Попросите аудиторию придержать вопросы до конца.
Вопросы – отличный показатель того, что люди увлечены вашей темой и навыками презентации. Но если вы сохраните вопросы до конца презентации, вы сможете пройти свой материал без перерыва. Кроме того, ответы на первые вопросы часто сопровождаются слайдами и комментариями.
Избегайте неосознанного перемещения указателя.
Когда вы не используете указатель, уберите руку с мыши. Это помогает предотвратить бессознательное перемещение указателя, которое может отвлекать.
Не читайте презентацию.
Попрактикуйтесь в презентации, чтобы вы могли говорить по пунктам. Текст должен быть подсказкой для выступающего, а не полным сообщением для аудитории.
Если вы планируете отвести на презентацию определенное количество времени, не превышайте его. Если ограничений по времени нет, тратьте меньше времени, а не больше, чтобы люди оставались вовлеченными.
Отслеживайте поведение своей аудитории.
Каждый раз, когда вы проводите презентацию, следите за поведением аудитории. Если вы наблюдаете, как люди сосредотачиваются на ваших слайдах, слайды могут содержать слишком много данных или сбивать с толку или отвлекать каким-либо другим образом. Используйте полученную информацию каждый раз, чтобы улучшить свои будущие презентации.
Знание того, как создать хорошую презентацию Microsoft PowerPoint, может помочь вашей аудитории запомнить информацию, которую вы представляете, в то время как вы лучше доносите свои идеи. В этой статье мы даем 20 советов о том, как создать хороший PowerPoint, а также обсудим преимущества использования PowerPoint для представления ваших идей.
Обратите внимание, что корпорация Майкрософт не связана с компанией Indeed.
Как сделать хороший PowerPoint: 20 советов
Вне зависимости от того, выступаете ли вы перед небольшой или большой аудиторией, эффектная презентация PowerPoint может сыграть решающую роль в донесении вашего сообщения. Хотя приятно иметь в презентации эстетически привлекательный компонент, он не должен отвлекать аудиторию или создавать плохое визуальное впечатление.
Вот 20 советов, которые помогут вам создать эффективную презентацию PowerPoint:
1. Встраивание мультимедийных элементов
Вместо того, чтобы показывать длинную ссылку на одном из слайдов, встраивайте видео- или аудиофайлы прямо в презентацию. Это придает PowerPoint более профессиональный вид, поскольку позволяет воспроизводить любой из этих файлов в презентации, а не выходить из PowerPoint для посещения веб-браузера.
2. Будьте последовательны
Придерживайтесь одного и того же набора шрифтов, цветов, дизайна фона и общего стиля. Проверьте, как вы используете заглавные буквы для определенного текста и где вы размещаете логотипы или объекты, которые появляются на каждом слайде — все они должны выглядеть так, как будто они из одной презентации. Это помогает создать сплоченность и сделать PowerPoint более профессиональным.
3. Изменить дизайн шаблона
Вместо того, чтобы использовать готовый шаблон из PowerPoint, настройте его в соответствии со своими потребностями. Попробуйте разные шрифты, цвета и дизайны, чтобы отличить его от обычных шаблонов. Учитывайте тему презентации, чтобы убедиться, что выбранный вами дизайн дополняет ее.
4. Отрегулируйте размер слайда
Хотя размер слайда по умолчанию подходит для большинства презентаций, подумайте, выиграет ли ваш проект от слайда большего размера. Возможно, вам придется внести коррективы, если вы проводите презентацию на дисплее большего размера, чем тот, который вы использовали для создания PowerPoint. Если вы этого не сделаете, это может исказить вашу презентацию или показать объекты не так четко, как могло бы быть. Если вы решите изменить размер слайда, обязательно сделайте это перед добавлением каких-либо элементов, так как изменение размера слайда может исказить их.
5. Стратегически выбирайте типографику
Хотя у вас может возникнуть желание выбрать один из ваших любимых шрифтов, важно найти тот, который лучше всего дополнит вашу презентацию и облегчит чтение вашей аудитории. Вот несколько советов по выбору правильных шрифтов:
Помните об аудитории. Прежде чем принять окончательное решение о том, какие шрифты использовать, подумайте, как шрифт выглядит с их точки зрения и где они могут сидеть, когда просматривают вашу презентацию. Для этого просмотрите презентацию и выбранные вами шрифты с разных сторон.
Сохраняйте соответствие своему бренду. Выбранный вами шрифт также может сформировать впечатление вашей аудитории о вас и вашем бренде. Обязательно выберите тип шрифта, который эффективно передает индивидуальность и профессионализм вашего бренда.
Будьте проще. Выбирайте минималистичные и чистые шрифты, которые визуально не раздражают. Вместо курсивного шрифта выберите один шрифт с засечками и один шрифт без засечек. Поскольку шрифты с засечками легче читать, используйте их для основного текста и используйте шрифт без засечек для заголовков, заголовков и подзаголовков. Например, вы можете использовать Arial или Calibri в качестве шрифта без засечек и Times New Roman или Garamond в качестве шрифта с засечками. Если вы решите использовать более эксцентричные шрифты, делайте это с осторожностью, чтобы не отвлекать внимание.
6. Выровняйте объекты
Правильно выровняйте все свои объекты, чтобы придать PowerPoint более безупречный и чистый вид. Хотя вы можете сделать это вручную, вы получите большую точность, используя инструменты вашего программного обеспечения. Например, чтобы выровнять один объект относительно другого, выберите оба объекта и, удерживая нажатой клавишу «Shift», выберите «Упорядочить» и выберите нужный тип выравнивания. Выравнивание объектов помогает сделать каждый слайд более организованным и профессиональным.
7. Используйте фигуры PowerPoint
Хотя PowerPoint поставляется с несколькими основными формами, такими как прямоугольники и овалы, вы также можете использовать более уникальные формы, которые предлагает программа. Используя функцию «Умные фигуры», вы можете создавать визуальные элементы, такие как блок-схемы и диаграммы, для создания более эффектного дизайна. Рассмотрите любую часть вашей презентации, которая включает в себя маркеры, числа или любые длинные абзацы, которые лучше подходят для визуального пособия, которое вы можете создать с помощью функции «Умные фигуры».
8. Создавайте индивидуальные фигуры
Добавив фигуру в презентацию, вы можете изменить ее в соответствии со своими потребностями. Создав фигуру, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Редактировать точки». Это позволяет изменить форму по вашему выбору, чтобы она соответствовала вашим предпочтительным размерам.
Вы также можете группировать объекты, щелкнув фигуры правой кнопкой мыши и выбрав параметр "Группировка". Это позволяет комбинировать, объединять и пересекать объекты. Вы также можете вычитать части одной фигуры из другой. Когда вы используете эти инструменты, это помогает создавать более точные измерения для вашей индивидуальной формы.
9. Добавляйте изображения к своим фигурам
Вместо того чтобы добавлять прямоугольное изображение в презентацию, рассмотрите возможность обрезки изображения, чтобы оно соответствовало новой форме. Для этого выберите нужное изображение и нажмите «Формат». Затем выберите «Обрезать», «Маска по форме» и выберите форму, в которой вы хотите, чтобы изображение отображалось.
10. Будьте проще
Хотя PowerPoint предлагает множество визуальных элементов, их следует свести к минимуму. Не позволяйте графике, звуку или другим функциям преобладать над вашей информацией в презентации. Вместо этого они должны дополнять ваше общее сообщение.
11. Ограничьте текст и маркеры
Хотя у вас может возникнуть соблазн включить в слайды каждое слово презентации, это может перегрузить вашу аудиторию. Чтобы избежать длинных абзацев и обилия маркированных списков, придерживайтесь ключевых фраз и самой важной информации, а затем устно расширяйте это содержание. Это поможет вашей аудитории сосредоточиться и лучше запомнить то, чем вы поделились. Хорошее эмпирическое правило – не более пяти строк текста на слайд или пяти слайдов с большим объемом текста в строке.
12. Используйте пустое пространство
При разработке слайдов используйте достаточное пространство вокруг текста, изображений и других элементов. Это помогает избежать беспорядка и помогает привлечь внимание к определенным областям вашей презентации. Когда у вас слишком много элементов на странице без достаточного количества пустого пространства, ваша аудитория не будет знать, на чем им следует сосредоточиться.
13. Попробуйте использовать GIF
Чтобы придать вашей презентации индивидуальность, рассмотрите возможность добавления GIF в PowerPoint. Вы можете использовать эти повторяющиеся анимированные изображения, чтобы передать юмор, создать настроение или лучше передать идею. Чтобы добавить GIF, загрузите тот, который вы хотите, как картинку. Обязательно просмотрите предварительный просмотр слайда с GIF-файлом, чтобы убедиться, что вы добавили его правильно.
14. Рассмотрите файлы шрифтов
Поскольку компьютеры, как правило, имеют разные файлы шрифтов, убедитесь, что тот, который вы используете во время презентации, имеет те же файлы шрифтов, что и компьютер, который вы использовали для создания PowerPoint.В противном случае он может использовать другие шрифты по умолчанию и исказить внешний вид вашей презентации.
15. Используйте контрастные цвета
При разработке PowerPoint убедитесь, что вы можете читать текст на выбранном вами цвете фона. Выбирайте светлые цвета текста на темном фоне или темные цвета текста на светлом фоне. Как правило, узорчатый фон снижает удобочитаемость и затрудняет чтение презентации аудиторией.
16. Используйте минимум цветов и шрифтов
Для максимальной эффективности PowerPoint должен иметь целостный внешний вид. Придерживайтесь максимум двух-трех шрифтов и цветов. Это создает единообразие и помогает выглядеть более профессионально.
17. Ограничьте анимацию и переходы
Хотя вы можете использовать переходы и анимацию, чтобы добавить индивидуальности вашей презентации, убедитесь, что они не портят ваше сообщение. Чрезмерное использование специальных эффектов может сделать вашу презентацию PowerPoint менее достоверной.
18. Используйте высококачественные изображения и графику
Высококачественные фотографии и графика сделают ваш PowerPoint более совершенным. Вы можете сделать свои собственные фотографии или использовать профессиональные стоковые фотографии без авторских прав, чтобы улучшить свою презентацию. Не растягивайте изображение небольшого файла слишком сильно, так как это может привести к ухудшению разрешения фотографии и нечеткому отображению во время презентации.
19. Используйте соответствующую диаграмму
Если у вас есть числовая информация, которая лучше всего подходит в графическом формате, убедитесь, что вы выбрали правильный тип диаграммы:
Гистограммы: используйте вертикальную или горизонтальную гистограмму для сравнения количества
Круговые диаграммы. Используйте круговую диаграмму, чтобы показать проценты в наборе данных, выделяя большую часть диаграммы цветом или слегка нарезая каждый раздел, чтобы показать различия в размерах.
Линейные диаграммы. Используйте линейные диаграммы для демонстрации тенденций в наборе данных, например увеличения продаж с течением времени.
Независимо от того, какой тип диаграммы вы используете, убедитесь, что формат минимален, а количество цветов ограничено. Помимо диаграмм, вы также можете использовать таблицы для сравнения количественных данных. Однако таблица не так эффективна, как диаграмма.
20. Проверьте свою презентацию
Перед завершением работы над PowerPoint просмотрите каждый слайд от начала до конца. Убедитесь, что это логично и имеет смысл. Если вам нужно, измените порядок слайдов, чтобы создать более плавную презентацию. Наконец, проверьте наличие грамматических или орфографических ошибок или ошибочных объектов.
Преимущества эффективного PowerPoint
Независимо от того, используете ли вы его в образовательных или деловых целях, эффективная презентация PowerPoint может дать несколько преимуществ:
Помощь визуальным ученикам
Когда вы создаете презентацию PowerPoint, она дает людям наглядное пособие или компонент, который может сопровождать вашу речь. Поскольку некоторым людям легче запоминать информацию, когда они видят вещи в визуальном формате, создание PowerPoint соответствует их стилю обучения.
Более впечатляющая и привлекательная презентация
Создание PowerPoint позволяет использовать изображения, аудио- и видеоэлементы, чтобы помочь вашей аудитории легче понять ваши идеи и взаимодействовать с ними. Кроме того, PowerPoint также позволяет создавать более привлекательные презентации, которые лучше запоминаются вашей аудиторией.
Точка отсчета
Помимо прямого обращения к аудитории, PowerPoint дает вам возможность сосредоточиться во время презентации. Несмотря на то, что важно поддерживать зрительный контакт, вы можете легко вернуться к PowerPoint по мере необходимости для заметок, если вы отклонились от темы.
поиск меню
Урок 17. Простые правила для создания лучших презентаций PowerPoint
Простые правила для улучшения презентаций PowerPoint
Вы когда-нибудь делали презентацию в PowerPoint и замечали, что что-то в ней кажется немного… неправильным? Если вы не знакомы с основными принципами дизайна PowerPoint, вам может быть сложно создать слайд-шоу, которое представит вашу информацию в лучшем свете. Плохо оформленные презентации могут вызвать у аудитории чувство замешательства, скуки и даже раздражения. Ознакомьтесь с этими советами, чтобы сделать вашу следующую презентацию более увлекательной.
Не читайте презентацию прямо со слайдов
Если ваша аудитория может и читать, и слышать, простое чтение слайдов вслух будет пустой тратой времени. Ваша аудитория отключится и перестанет слушать то, что вы говорите, а это значит, что они не услышат никакой дополнительной информации, которую вы включаете. Вместо того, чтобы печатать всю презентацию, включите в текст слайд-шоу только основные идеи, ключевые слова и тезисы. Вовлеките свою аудиторию, поделившись подробностями вслух.
Следуйте правилу 5/5/5
Чтобы ваша аудитория не чувствовала себя перегруженной, текст на каждом слайде должен быть коротким и по существу. Некоторые эксперты предлагают использовать правило 5/5/5: не более пяти слов в строке текста, пяти строк текста на слайде или пяти слайдов с большим количеством текста подряд.
Не забывайте о своей аудитории
Кто будет смотреть вашу презентацию? Те же дурацкие эффекты и забавные картинки, которые развлекали бы класс, полный учеников средней школы, могут заставить вас выглядеть непрофессионально перед коллегами по бизнесу и клиентами. Юмор может облегчить презентацию, но если вы используете его неуместно, ваша аудитория может подумать, что вы не понимаете, что делаете. Знайте свою аудиторию и адаптируйте свою презентацию к ее вкусам и ожиданиям.
Выберите читаемые цвета и шрифты
Ваш текст должен легко читаться и на него приятно смотреть. Крупные, простые шрифты и цвета темы всегда будут вашим лучшим выбором. Лучшие шрифты и цвета могут варьироваться в зависимости от настроек вашей презентации. Презентация в большом зале? Сделайте текст крупнее, чем обычно, чтобы люди сзади могли его прочитать. Презентация с включенным светом? Темный текст на светлом фоне лучше всего подходит для лучшей видимости.
Не перегружайте презентацию анимацией
Любой, кто смотрел презентацию, когда каждая буква каждого абзаца масштабируется на экране, может сказать вам, что изобилие сложных анимаций и захватывающих переходов между слайдами может раздражать. Прежде чем включать такие эффекты в свою презентацию, спросите себя: был бы этот момент в презентации таким же сильным без дополнительного эффекта? Это излишне задерживает информацию? Если ответ на любой из вопросов положительный или даже может быть, не используйте эффект.
Осторожно используйте анимацию, чтобы улучшить презентацию
Не принимайте последний совет за то, что вам следует полностью избегать анимации и других эффектов. При умеренном использовании тонкие эффекты и анимация могут дополнить вашу презентацию. Например, если пункты списка появляются по мере того, как вы к ним обращаетесь, а не раньше, это поможет привлечь внимание вашей аудитории.
Запомните эти советы при создании презентации в следующий раз, и ваша аудитория будет вам благодарна. Дополнительные сведения о создании презентаций PowerPoint см. в наших руководствах по Office.
Читайте также: