Как сделать файл Excel доступным только для чтения
Обновлено: 21.11.2024
Если вы не хотите, чтобы рецензенты случайно изменили ваш документ, вы можете сделать документ только для чтения перед отправкой на проверку. Другой способ — ограничить форматирование и редактирование.
Предоставление документа файла, доступного только для чтения, означает, что документ можно читать или копировать, но нельзя изменять. Если один из рецензентов попытается внести изменения в файл, доступный только для чтения, изменения можно будет сохранить, только дав документу новое имя или сохранив его в новом месте.
В этом руководстве вы узнаете, как сделать документ Excel доступным только для чтения. Откройте нужный файл Excel. Нажмите «Файл» в правом верхнем углу, а затем нажмите «Защитить книгу».
Выберите «Пометить как окончательный» из списка. Нажмите «ОК» во всплывающем окне. Нажмите «ОК» в другом всплывающем окне. Теперь ваш документ доступен только для чтения.
В этом примере показано, как сделать книгу доступной только для чтения. Пользователи по-прежнему могут сохранять изменения, создавая новую копию книги. Для лучшей защиты защитите лист.
<р>1. Откройте книгу. <р>2. На вкладке "Файл" нажмите "Сохранить как".<р>4. Нажмите кнопку "Инструменты" и выберите "Общие параметры".
<р>5. В поле «Пароль для изменения» введите пароль и нажмите «ОК».
Примечание. Если вы хотите только рекомендовать пользователям открывать файл Excel только для чтения, не защищая его, не вводите пароль и установите флажок «Рекомендуется только для чтения».
<р>6. Повторно введите пароль и нажмите OK.
Примечание. Эта функция не шифрует файл Excel. Злоумышленники могут отредактировать файл и удалить пароль.
<р>7. Введите имя файла и нажмите Сохранить.
Теперь ваша книга доступна только для чтения. Пароль для загружаемого файла Excel — «easy».
Обычно, если вы делитесь электронной таблицей Excel с кем-либо, этот человек может свободно редактировать электронную таблицу. В некоторых случаях вы можете захотеть отправить кому-нибудь электронную таблицу с данными, но вы также хотите убедиться, что он случайно или намеренно не отредактирует ее, чтобы цифры оставались точными. Вы можете сделать это, сделав электронную таблицу только для чтения в Excel, или вы можете преобразовать ее из Excel в другой формат, такой как файл PDF или даже веб-сайт. Аналогичные параметры доступны для других распространенных офисных программ, включая Microsoft Word.
Excel и электронные таблицы только для чтения
Вы можете сделать так, чтобы Excel создал электронную таблицу в формате только для чтения для других, чтобы люди могли читать ее содержимое, но не редактировать его, или вы можете применить другие ограничения содержимого.
Для этого нажмите вкладку "Файл" в меню ленты, затем нажмите "Информация". Затем нажмите «Защитить документ» и выберите один из представленных вариантов. Нажатие «Всегда открывать только для чтения» гарантирует, что документ всегда будет открыт, чтобы люди не могли его изменить; нажав «Ограничить доступ», вы сможете выбрать другие параметры, чтобы контролировать, могут ли люди редактировать или печатать файл.
Выбрав нужные параметры, нажмите "Да, включить защиту" и выберите, хотите ли вы ограничить редактирование и любые другие параметры, например печать для определенных пользователей Windows или учетных записей Microsoft или относительно того, хотите ли вы требовать пароль для редактирования файла. Имейте в виду, что люди могут копировать данные из электронной таблицы в другую таблицу или файл, а затем редактировать их там, если захотят.
Защитить книгу или лист
Используйте функции Excel защитить книгу или _защитить таблицу_, чтобы установить более детальный контроль над электронной таблицей или только над ее частями. Рабочая книга — это другое название файла электронной таблицы Excel, а рабочий лист — это отдельная вкладка данных электронной таблицы в файле.
Чтобы использовать эти функции, нажмите вкладку "Файл" в меню ленты, затем нажмите "Информация" и "Защитить книгу". Нажмите «Защитить текущий лист», чтобы ограничить редактирование на открытой в данный момент вкладке листа, или «Защитить структуру книги», чтобы настроить параметры, которые применяются ко всему файлу. Как правило, вам нужно будет установить пароль, который нужно будет ввести, чтобы внести изменения в этот файл. Запомните пароль или сохраните его в безопасном месте, например, в программе безопасного управления паролями.
Использовать функции Word только для чтения
Microsoft Word и другие части Microsoft Office имеют аналогичные инструменты, позволяющие сделать файлы только для чтения или иным образом ограниченными.
Как и в Excel, щелкните вкладку "Файл" в меню ленты; нажмите «Информация», а затем нажмите «Защитить документ», чтобы ограничить круг лиц, которые могут редактировать ваш документ Word. Параметры аналогичны Excel, а также есть функция «Ограничить редактирование», которая позволяет указать определенные типы редактирования, которые разрешены или запрещены. Вы даже можете ограничить стили форматирования, которые можно использовать в документе.
После того, как вы закончите выбирать нужные ограничения, нажмите «Да, начать применение защиты» и распространите документ.
Преобразование в файл PDF
Еще один способ защитить электронную таблицу, документ Word или любой другой файл — вывести его в виде файла PDF.
Многие программы, включая Adobe Reader и большинство современных веб-браузеров, могут открывать PDF-файлы, но не могут редактировать PDF-файлы. Хотя программное обеспечение для редактирования PDF общедоступно, менее вероятно, что кто-то случайно отредактирует PDF-файл, чем случайно внесет изменения при прокрутке электронной таблицы или документа Word.
Чтобы создать PDF-файл, используйте диалоговое окно печати на компьютере под управлением Windows или MacOS. Вы можете сохранить результат в формате PDF и отправить его по электронной почте или с помощью другого средства обмена сообщениями.
Недостаток использования PDF для этой цели заключается в том, что может быть сложнее выбирать данные и работать с ними, если кто-то хочет скопировать данные в новый файл электронной таблицы или заставить программу автоматически обрабатывать данные для выполнения вычислений.
Иногда у нас может быть рабочая книга Excel, которая будет чувствительна к изменениям.
Например, Джейк, который связался с нами и спросил:
У меня есть файл Excel с некоторыми важными функциями. Как я могу поделиться этим файлом со своими клиентами, не позволяя им вносить в него изменения?
Джейк Курц
В этом случае необходимо защитить книгу от любых изменений, преднамеренных или иных, другими пользователями, имеющими к ней доступ.
Мы по-прежнему можем позволить пользователю вносить изменения и сохранять их с новым именем файла или в другом месте.
Прекрасным способом обеспечить целостность такого файла книги было бы включение «рекомендации только для чтения».
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
*Это руководство предназначено для Excel 2019/Microsoft 365 (для Windows). Есть другая версия? Нет проблем, вы можете выполнить те же действия.
Чему вы хотите научиться?
Как создать файл «ТОЛЬКО ДЛЯ ЧТЕНИЯ»
Допустим, мы ведем ежемесячный отчет, в который вносим изменения по мере поступления новых данных.
Теперь нам нужно поделиться обновленным отчетом с пользователями, которым нужны новые данные и показатели.
Однако мы хотим убедиться, что любые изменения, внесенные другими пользователями, не сохранятся в исходном файле. Вместо этого эти пользователи будут вынуждены переименовать файл или сохранить его в другом месте.
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
Мы можем сделать это, убедившись, что другие пользователи могут выбрать режим «только для чтения», чтобы уменьшить (но не устранить) риск изменения файла.
Первый шаг в том, как сделать файл доступным только для чтения, – это включить параметр…
1. Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Сохранить как".
2: выберите "Обзор"
3. Нажмите раскрывающееся меню "Инструменты" в нижней части диалогового окна "Сохранить как".
4: выберите «Общие параметры» из списка.
5. Убедитесь, что в диалоговом окне "Общие параметры" установлен флажок "Рекомендуется только для чтения", и нажмите "ОК".
6: выберите "Сохранить".
Это так просто.
Теперь при каждом открытии файла пользователю будет предлагаться "Открыть только для чтения?".
Примечание. Этот метод позволяет выбрать «Да», «Нет» или «Отмена».
Если пользователь нажмет "Да" на вопрос, чтобы открыть его как "только для чтения", никакие изменения в исходный файл (имя) нельзя будет внести.
Это не совсем означает, что мы не можем вносить изменения в открытый файл.
Для тех, кто интересуется, как изменить файл, доступный только для чтения, есть небольшой обходной путь.
Обратите внимание на следующем рисунке: если мы попытаемся сохранить файл «только для чтения», нам будет предложено изменить имя или местоположение файла.
Вот как изменить файл "только для чтения"!
Мы просто переименовываем файл «Сохранить как» или сохраняем его в другом месте.
Сохранение книги в режиме "только для чтения" – это довольно простая процедура, которая добавляет дополнительный контроль над книгой.
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
Но на самом деле это не защищает ее от изменений, поскольку каждый пользователь, открывающий книгу, может не открывать ее в режиме "только для чтения".
Это скорее напоминание всем, кто может забыть "Эй, не испортите эту копию!".
Теперь, когда мы рассмотрели шаги, необходимые для того, чтобы сделать файл рабочей книги доступным только для чтения, давайте посмотрим, как удалить параметр "только для чтения"…
Если вы работали с приложениями Microsoft (такими как Excel, PowerPoint или Word), я уверен, что вы сталкивались с файлами, доступными только для чтения.
Файл только для чтения означает, что он предназначен только для чтения, но не для редактирования.
Поэтому, если вы сделаете файл доступным только для чтения (и пользователь откроет его как файл только для чтения), они не смогут внести какие-либо изменения в исходный файл.
В этом руководстве я расскажу, как сделать файл Excel доступным только для чтения, все параметры, которые пользователь получает при открытии файла только для чтения, и как удалить свойство "только для чтения" из файла Excel.
Оглавление
Создать файл Excel только для чтения
Возможно, вы создали много файлов Excel, которыми хотите поделиться с другими пользователями, но не хотите, чтобы они менялись.
Если вы сделаете файл доступным только для чтения, другие пользователи будут иметь к нему доступ, но все изменения должны быть сохранены в новом файле. Поэтому исходный файл останется нетронутым.
Таким образом, вы можете быть уверены, что ваш файл останется прежним, несмотря на то, что вы поделились им с другими коллегами (особенно если этот файл находится на сетевом диске, где его могут изменить несколько человек).
Теперь посмотрим, как сохранить файл Excel и защитить его как доступный только для чтения. Эту опцию можно активировать во время сохранения файла.
- В окне "Обзор" нажмите "Инструменты" и выберите "Общие параметры".
- В окне "Общие параметры" необходимо установить флажок "Рекомендуется только для чтения" и нажать "ОК".
- Теперь вы снова в окне "Обзор" и просто нажимаете кнопку "Сохранить", чтобы сохранить файл и настройки, доступные только для чтения.
Наконец, вы сохранили файл как документ Excel, доступный только для чтения.
А теперь посмотрим, что произойдет, когда вы откроете файл и попытаетесь его отредактировать.
Вы должны помнить одну вещь: когда вы делаете файл доступным только для чтения, пользователь по-прежнему может открывать исходный файл и вносить в него изменения (ему просто нужно отказаться от возможности открыть файл только для чтения). . Поэтому, если вы делаете это, чтобы убедиться, что никто не изменит исходный файл, имейте в виду, что это не надежный способ.
Что происходит, когда вы открываете файл только для чтения?
Если вы попытаетесь открыть ранее сохраненный файл только для чтения, вы получите следующее приглашение:
Excel уведомляет вас о том, что файл, который вы открываете, доступен только для чтения, и спрашивает, хотите ли вы открыть его только для чтения или нет.
- Да — если вы выберете Да, файл будет открыт в режиме только для чтения, что означает, что вам придется сохранить его как новый файл (с другим именем), чтобы сохранить изменения.
- Нет — если вы выберете Нет, файл откроется как обычный файл Excel (не в режиме только для чтения), и вы сможете внести изменения в исходный файл и сохранить его.
- Отмена – если вы решите отменить, файл будет закрыт.
Как видно из предыдущего объяснения, функция только для чтения на самом деле не защищает вашу книгу.
Этот параметр просто уведомляет пользователя о том, что вы не хотите изменять исходный файл. Однако, если пользователь не хочет открывать файл только для чтения, файл можно изменить обычным образом.
Итак, если вы хотите быть уверены, что ваш файл защищен и не изменен, вам необходимо защитить его паролем. С другой стороны, вариант только для чтения — это просто уведомление для других пользователей.
Одна из ситуаций, в которой помогает сделать файл доступным только для чтения, — это когда вы не хотите, чтобы вы или любой другой пользователь непреднамеренно вносил какие-либо изменения в файл. Поэтому, если вы хотите только прочитать файл (и он был сохранен как доступный только для чтения), лучше открыть его только для чтения. Таким образом, даже если вы внесете некоторые изменения и нажмете кнопку «Сохранить», они будут сохранены в виде отдельного файла.
Изменение файла только для чтения
Если вы выберете да при открытии файла (что означает, что вы открыли файл только для чтения), вам придется сохранить его как новый файл после внесения любых изменений.
Когда вы открываете файл только для чтения, вы можете увидеть в верхней части файла (рядом с именем), что файл доступен только для чтения.
- После внесения изменений и необходимости сохранить файл нажмите значок сохранения или нажмите CTRL + S на клавиатуре, чтобы сохранить файл.
- Всплывает предупреждающее сообщение с информацией о том, что вы не можете изменить файл только для чтения и должны сохранить его как новый файл с другим именем или в другом месте.
- При нажатии кнопки "ОК" появится окно "Сохранить как". Здесь вы должны дать новое имя файлу или перейти в «Обзор» и выбрать новое местоположение файла, чтобы сохранить его.
В результате исходный файл остается неизменным, а внесенные вами изменения сохраняются в новом созданном вами файле.
Удаление опции «Только для чтения» из файла
Если вам больше не нужно, чтобы ваш файл был доступен только для чтения, вы можете легко удалить параметр только для чтения из файла и снова сделать его редактируемым.
Чтобы сделать это, необходимо выполнить те же действия, что и при создании файла только для чтения.
- Во-первых, вам нужно открыть файл как редактируемый, а не только для чтения. Когда вы открываете файл только для чтения, Excel спросит вас, хотите ли вы открыть его только для чтения, и вам нужно нажать Нет.
- В окне "Обзор" нажмите "Инструменты" и выберите "Общие параметры".
- В окне "Общие параметры" снимите флажок "Рекомендуется только для чтения" и нажмите "ОК".
- Теперь вы снова в окне просмотра и просто нажмите кнопку "Сохранить", чтобы сохранить файл.
Наконец вы сохранили файл без функции только для чтения. Если вы откроете его снова, вы сможете изменить его и сохранить без каких-либо ограничений или предупреждений.
Заключение
Как вы видели в статье, создание файла Excel, доступного только для чтения, может помочь вам предотвратить нежелательные изменения в вашем файле.
Однако эта функция не может помешать пользователю изменить ваш файл. Он только выдаст предупреждение о том, что файл доступен только для чтения и его нельзя изменять.
Вы должны помнить, что пользователь всегда может проигнорировать предупреждение. Кроме того, файл не нужно открывать только для чтения, и в этом случае его можно легко изменить и сохранить.
Итак, если вам нужно защитить файл от изменений и вы хотите быть уверены, что он не будет изменен, вам необходимо использовать защиту паролем.
При открытии каждого файла, доступного только для чтения, рядом с именем вверху отображается информация о том, что вы работаете с файлом, доступным только для чтения. При изменении файла такого типа все изменения должны быть сохранены в новом файле с новым именем или в другом месте на компьютере.
Если вы хотите удалить атрибут "только для чтения" из файла, вам нужно открыть его не как файл только для чтения, а как редактируемый файл. Таким образом, вы можете использовать те же шаги, что и для создания файла только для чтения, чтобы удалить эту функцию. Все это вам нужно сделать во время сохранения файла.
Читайте также: