Как сделать автоматический текст в Word

Обновлено: 03.07.2024

Упростите повторный набор текста, который вы постоянно используете в своих документах

Джеймс Маршалл — профессиональный журналист, освещающий вопросы, связанные с технологиями и устранением неполадок компьютеров. Он также имеет опыт работы с Microsoft Word, Apple Pages и другими текстовыми процессорами.

Что нужно знать

Чтобы использовать готовый автотекст, выберите вкладку "Вставка". В группе «Текст» выберите «Экспресс-блоки» > «Автотекст». Выберите предопределенную запись автотекста.
Чтобы добавить строку даты, выберите "Вставка" > "Дата и время" и выберите шаблон.
Чтобы создать собственную запись, выберите текст фрагмента и нажмите клавиши ALT+F3. Заполните диалоговое окно «Создать новый стандартный блок» и нажмите «ОК».

В этой статье объясняется, как использовать автотекст — простой способ ускорить создание документов в Microsoft Word. Используйте автотекст для автоматической вставки предопределенного текста в документы, такие как строки дат, приветствия и т. д. Инструкции относятся к Word 2019–2007, Word для Microsoft 365 и Word Online.

Как использовать существующие записи автотекста Word

Word включает некоторые предопределенные записи автотекста. Например, введите свое имя или строку даты. Вот как:

Выберите вкладку "Вставка".

В группе «Текст» выберите Экспресс-блоки > Автотекст.

Выберите одну из предустановленных записей автотекста, чтобы добавить ее в документ.

Чтобы добавить строку даты, перейдите в меню «Вставка» > «Дата и время» и выберите шаблон.

Как создать собственную запись автотекста

Если предопределенные записи автотекста вам не подходят, создайте свои собственные записи и вставьте их в документы. Вот как:

Выделите текст в документе, который вы хотите преобразовать в повторно используемый фрагмент.

Нажмите Alt+F3.

Заполните информацию в диалоговом окне "Создать новый стандартный блок". Вы можете оставить большинство параметров по умолчанию без изменений, но присвоить элементу автотекста уникальное описательное имя.

Маршалл Ганнелл

Маршалл Ганнелл
Писатель

Маршалл — писатель с опытом работы в сфере хранения данных. Он работал в Synology, а совсем недавно был директором по маркетингу и техническим писателем в StorageReview. В настоящее время он работает техническим писателем по API/программному обеспечению в Токио, Япония, управляет VGKAMI и ITEnterpriser и тратит то немногое свободное время, которое у него есть, на изучение японского языка. Подробнее.

Создание и использование пользовательских записей автотекста для часто используемых фраз — отличный способ ускорить процесс создания контента в Microsoft Word. И хорошая новость: вы можете настроить эти инструменты для экономии времени всего за несколько кликов!

Как создать новую запись автотекста

Для начала выделите текст в документе Word, который вы хотите использовать для создания новой записи автотекста.

Нажмите клавиши ALT+F3, чтобы открыть окно «Создать новый стандартный блок». Затем введите запоминающееся имя (не более 32 символов) для записи автотекста и нажмите «ОК».

Ваша запись автотекста теперь сохранена.

Как использовать запись автотекста

Чтобы использовать запись автотекста, поместите курсор туда, куда вы хотите вставить текст в документе Word. Перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите значок «Быстрые части» в группе «Текст».

В появившемся раскрывающемся меню наведите указатель мыши на «Автотекст».

Появится список записей автотекста; выберите тот, который вы хотите использовать. В этом примере мы будем использовать нашу пользовательскую запись.

Текст вставляется в документ Word.

Как удалить запись автотекста

Если ваш список автотекста становится немного длинным или вы допустили ошибку при создании пользовательской записи, вы можете удалить их.

Для этого вернитесь на вкладку «Вставка» и выберите группу «Текст». Нажмите значок «Быстрые действия» и наведите указатель мыши на «Автотекст».

Щелкните правой кнопкой мыши запись автотекста, которую хотите удалить. В появившемся меню нажмите «Упорядочить и удалить».

Откроется окно «Организатор строительных блоков» с выделенной записью автотекста, которую вы щелкнули правой кнопкой мыши.

В нижней части окна нажмите "Удалить".

Появится сообщение с просьбой подтвердить удаление этой записи; нажмите «Да».

Запись автотекста удалена.

› Что означает XD и как вы его используете?
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?

Автотекст — это способ сохранения частей документа Word для повторного использования. Вы можете, например, создать библиотеку стандартных абзацев для деловых писем или сохранить удобный набор верхних и нижних колонтитулов. Запись автотекста может хранить все, что может содержать документ Word, например форматированный текст, изображения и поля.

Функция автотекста во многом изменилась в Word 2007. Эти различия настолько значительны, что их описание рассматривается в отдельном разделе этой статьи.

Автотекст в Word 2003 и более ранних версиях

Word поставляется с несколькими предопределенными элементами автотекста, и вы можете добавить столько, сколько хотите.

Как вставить запись автотекста?

Вы можете быстро вставить любую запись из раскрывающегося списка на панели инструментов автотекста, из меню Вставка>Автотекст , с помощью кнопки Автотекст на панели инструментов Верхний и нижний колонтитулы или из диалогового окна Вставка>Автотекст>Автотекст . Если вы хотите увидеть, что содержат записи, используйте диалоговое окно.

Вы также можете вставить запись автотекста, введя ее имя в документе, а затем нажав F3 (на Macintosh, Command-Option-v). Если функция автозаполнения активирована (с помощью флажка в диалоговом окне «Автотекст»), вы увидите всплывающую подсказку над точкой вставки, когда вы наберете достаточное количество букв имени записи, чтобы Word мог ее распознать; нажатие Tab или Enter вставит запись.

В списках меню «Вставка»> «Автотекст» вы заметите, что записи разделены на категории. Каждая категория соответствует стилю абзаца, с которым был отформатирован текст, когда он был преобразован в запись автотекста.

Если точка вставки находится в абзаце обычного стиля или в абзаце стиля, для которого не определены записи, в меню отображаются все категории. Однако, если точка вставки находится в абзаце стиля, для которого есть какие-либо записи автотекста, меню «Вставка»> «Автотекст» (или кнопка «Автотекст», например, на панели инструментов «Верхний и нижний колонтитулы») отображает записи только в этой категории. .

Как создать новую запись автотекста?

<р>1. Введите или вставьте материал, который вы хотите включить в новую запись. Это может быть текст (от одного символа до нескольких страниц) или таблица, рисунок, поля, текстовые поля или любая комбинация этих элементов.

<р>2. Назначьте материалу стиль абзаца. Имя стиля станет категорией в меню автотекста, содержащей новую запись.

<р>3. Выделите весь текст или другой материал, который будет включен в запись (обратите особое внимание на знак абзаца в конце выделения — вы можете включать или не включать его).

<р>4. Если вы хотите, чтобы новая запись была доступна во всех ваших документах, используйте Insert>AutoText>New или нажмите Alt+F3.

<р>5. Если вы хотите, чтобы он был доступен только в документах, основанных на том же шаблоне, что и текущий документ, используйте диалоговое окно «Вставка»> «Автотекст»> «Автотекст» и измените поле «Искать в» на нужный шаблон.

<р>6. Введите имя записи. Если вы хотите использовать функцию автозаполнения, имя должно содержать не менее четырех символов. Длина имени не может превышать 32 символов.

Записи автотекста можно назначать меню, кнопкам панели инструментов и сочетаниям клавиш — макрос не требуется! Чтобы назначить запись автотекста меню или панели инструментов,

<р>1. Нажмите «Инструменты»> «Настроить»> «Команды».

<р>2. Выберите Автотекст в списке слева.

<р>3. Нажмите и перетащите запись автотекста в меню или на панель инструментов по вашему выбору.

Чтобы назначить запись автотекста сочетанию клавиш,

<р>1. Нажмите «Инструменты»> «Настроить»> «Клавиатура».

<р>2. Выберите Автотекст в списке слева.

<р>3. Выберите название записи в списке справа.

<р>4. Нажмите в текстовом поле «Нажмите новую клавишу быстрого доступа».

<р>5. Нажмите нужную комбинацию клавиш.

<р>6. Нажмите кнопку «Назначить».

Где сохраняются записи автотекста?

Записи автотекста сохраняются в шаблонах Word (файлы *.dot); их нельзя сохранить в обычных документах (файлах *.doc). Если вы не укажете другое место в диалоговом окне «Искать в» при создании записи, она будет сохранена в глобальном шаблоне по умолчанию, Normal.dot.

Поскольку записи автотекста хранятся в шаблонах, дополнения и изменения в них не сохраняются автоматически при сохранении документа, над которым вы работаете. Чтобы убедиться, что они сохранены, удерживайте клавишу Shift, щелкая меню «Файл», и выберите команду «Сохранить все», чтобы сохранить и документ, и шаблон. Если вы пропустите этот шаг, вам будет предоставлена возможность сохранить шаблон при закрытии Word, но на это полагаться не следует.

Вы можете копировать записи автотекста между шаблонами с помощью Организатора (Инструменты>Шаблоны и надстройки>Органайзер>Автотекст).

Автотекст в Word 2007

В Word 2007 функция автотекста была переименована и теперь называется "Стандартные блоки". Эта функция в основном такая же, как автотекст в предыдущих версиях, но в Word 2007 стандартные блоки имеют дополнительные функции.

Как вставить запись Building Block?

Методы, доступные в Word 2003 для вставки записей автотекста — диалоговое окно «Вставка»> «Автотекст»> «Автотекст», панель инструментов «Верхний и нижний колонтитулы» и подсказка «Автозаполнение» — недоступны в Word 2007, но при вводе имени стандартного блока и нажатии клавиша F3 по-прежнему работает, как и прежде.

Стандартные блоки также можно вставлять с помощью галерей стандартных блоков, которые находятся на различных вкладках ленты:

Вкладка "Вставка": Титульная страница, Таблица>Экспресс-таблицы, Верхний и Нижний колонтитулы, Номер страницы, Текстовое поле, Экспресс-части и Формула

Макет страницы: водяной знак

Ссылки: оглавление и библиография

Вкладка "Дизайн контекстных верхних и нижних колонтитулов": верхний и нижний колонтитулы и номер страницы

Ниже показаны титульная страница, библиография, нижний колонтитул и галереи водяных знаков.

Чтобы вставить стандартный блок, просто щелкните нужный эскиз в галерее.Большинство галерей вставят Building Block в точку вставки, но некоторые галереи вставят его в определенное место. Например,

Стандартные блоки в галереях «Верхний колонтитул», «Нижний колонтитул» и «Номер страницы» будут вставлены в текущий верхний/нижний колонтитул (если вы выберете из галерей «Верх страницы», «Низ страницы» или «Поля страницы») и оставят курсор в верхний/нижний колонтитул для дополнительного редактирования.

Стандартные блоки в галерее водяных знаков также будут вставлены в верхний/нижний колонтитул; если вы ранее вставили водяной знак из галереи, новый водяной знак заменит старый.

При вставке стандартного блока из галереи титульных страниц он будет вставлен в начало документа и заменит любую существующую титульную страницу.

Если вы хотите вставить стандартный блок в другое место вместо замены текущей титульной страницы (например, если вы хотите добавить вторую титульную страницу, такую как титульная страница факса), вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши миниатюру в галерея, чтобы получить список дополнительных действий. Предоставляемые действия зависят от используемой вами галереи. Например, если щелкнуть правой кнопкой мыши миниатюру в галерее титульных страниц, появится следующее меню действий.

Как создать новый Building Block?

<р>2. Выделите весь текст или другой материал, который будет включен в запись (обратите особое внимание на знак абзаца в конце выделения — вы можете включать или не включать его).

<р>3. Нажмите Alt+F3, чтобы открыть диалоговое окно «Создать новый стандартный блок», показанное ниже. Кроме того, вы можете щелкнуть элемент «Сохранить выбранное в галерее» в нижней части почти любой галереи.

<р>4. Диалог предложит имя для вашей записи с самого начала выбора, но вы можете изменить имя. Имя должно быть уникальным в используемой галерее.

<р>5. Измените раскрывающийся список «Галерея» на галерею по вашему выбору. (Если вы выбрали AutoText или Пользовательскую галерею, см. раздел Добавление кнопки Custom или AutoText Gallery на панель быстрого доступа REF _Ref217788000 \h \* MERGEFORMAT .)

<р>6. Выберите одну из существующих категорий или нажмите «Создать новую категорию» и создайте новую. (Записи в галереях отсортированы и сгруппированы по категориям.)

<р>7. (Необязательно) Добавьте описание. Он будет показан во всплывающей подсказке, когда вы наведете указатель мыши на миниатюру в галерее.

<р>8. Вы можете оставить настройку для сохранения записи в Building Blocks.dotx или изменить ее для сохранения в любом открытом шаблоне. Стандартные блоки можно сохранять только в шаблонах и нельзя сохранять в обычных документах.

<р>9. (Необязательно) В раскрывающемся списке «Параметры» можно указать, куда должен быть вставлен стандартный блок, например в отдельный абзац или на собственную страницу.

Назначить стандартный блок сочетанию клавиш

Еще один способ вставки стандартных блоков — создание собственного сочетания клавиш.

<р>1. Нажмите кнопку «Office»> «Параметры Word»> «Настроить» и рядом с пунктом «Сочетания клавиш» в левом нижнем углу нажмите кнопку «Настроить».

<р>2. Выберите Автотекст в списке слева. Будут отображены строительные блоки во всех галереях.

<р>3. Выберите название записи в списке справа.

<р>4. Нажмите в текстовом поле «Нажмите новую клавишу быстрого доступа».

<р>5. Нажмите нужную комбинацию клавиш.

<р>6. Нажмите кнопку «Назначить».

Органайзер стандартных блоков

Чтобы просмотреть все доступные стандартные блоки, нажмите «Вставка»> «Быстрые части»> «Организатор стандартных блоков».

В диалоговом окне Организатор стандартных блоков вы можете щелкнуть заголовки столбцов, чтобы отсортировать записи. Например, если щелкнуть заголовок столбца «Галерея», стандартные блоки будут сгруппированы по галерее и отсортированы в алфавитном порядке внутри каждой группы. Щелкнув по записи, вы увидите окно предварительного просмотра справа, хотя текст обычно будет слишком мелким для чтения.

Если вы создали записи автотекста в предыдущей версии Word, вы обнаружите, что они хранятся как стандартные блоки в галерее под названием Автотекст. Дополнительные сведения об использовании стандартных блоков в галерее автотекста см. в разделе Добавление кнопки пользовательской галереи или галереи автотекста на панель быстрого доступа REF _Ref217788000 \h \* MERGEFORMAT .

Нажатие кнопки «Вставить» вставляет текст выбранной записи в документ в позиции курсора.

Чтобы изменить запись, выберите ее в списке и нажмите кнопку "Изменить свойства". Диалоговое окно «Изменить стандартные блоки» аналогично диалоговому окну «Создать новый стандартный блок», и вы можете изменить любое из ранее назначенных свойств. Это диалоговое окно также можно использовать для перемещения стандартного блока из одного шаблона в другой, изменив поле «Сохранить в». Это переместит запись, а не скопирует ее.

Совет. Чтобы быстро найти стандартный блок в органайзере при просмотре галереи, щелкните правой кнопкой мыши миниатюру стандартного блока и выберите "Упорядочить и удалить".

В организаторе стандартных блоков отсутствуют некоторые возможности, которые были предоставлены для записей автотекста диалоговым окном организатора в предыдущих версиях. Самым большим недостатком является невозможность копировать Building Blocks между шаблонами и работать с группами Building Blocks. Тем не менее, Грег Макси, MVP Word, создал надстройку с полным набором инструментов для работы со стандартными блоками, включая улучшенный органайзер. Он доступен в Word 2007 Building Blocks & AutoText .

Добавление пользовательской кнопки или кнопки галереи автотекста на панель быстрого доступа

Если вы добавляете стандартные блоки в настраиваемую галерею или галерею автотекста, вы можете добавить кнопку на панель быстрого доступа, чтобы отобразить их для быстрой вставки.

<р>1. Щелкните правой кнопкой мыши панель быстрого доступа и выберите "Настроить панель быстрого доступа" .

<р>2. В списке Выбрать команды из выберите Команды не на ленте .

Для пользовательской галереи выберите в списке вариант "Пользовательская", например "Пользовательская галерея 1".

Для галереи автотекста выберите Автотекст в списке. (Обратите внимание, что пользовательский автотекст — это еще одна доступная коллекция, которая не совпадает с галереей автотекста.)

(Необязательно) Нажмите кнопку галереи в правом списке и используйте кнопки вверх и вниз справа от списка, чтобы переместить его в другое место.

После того как вы добавите кнопку на панель быстрого доступа, она отобразит галерею, похожую на показанную ниже.

Если вам нужно создать большой набор стандартных блоков и управлять ими, ознакомьтесь с надстройкой Word MVP Грега Макси в галерее Build & Deploy Custom Building Block.

Добавление элемента управления содержимым стандартного блока в документ

Если вы создаете шаблон, например форму, в которой один из нескольких стандартных блоков должен быть вставлен в определенное место, вы можете использовать один из новых элементов управления содержимым Word для отображения выбранной группы стандартных блоков. В Word 2003 и более ранних версиях единственным инструментом для этого является поле AutoTextList, но элемент управления содержимым галереи стандартных блоков предлагает предварительный просмотр каждой записи, такой как галереи на ленте.

Новые элементы управления контентом находятся на вкладке "Разработчик". Если вы не видите эту вкладку на ленте, перейдите в диалоговое окно «Параметры Word» и в разделе «Популярные» выберите «Показать вкладку «Разработчик» на ленте».

Чтобы добавить элемент управления содержимым стандартного блока, выполните следующие действия:

<р>1. На вкладке "Разработчик" в группе "Элементы управления" нажмите кнопку "Галерея стандартных блоков".

<р>2. Убедитесь, что выбран только что вставленный элемент управления содержимым. В группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

<р>3. Введите заголовок для элемента управления содержимым. (Заголовок отображается, когда в документе выбран элемент управления содержимым.)

<р>4. (Необязательно) Добавьте тег для элемента управления содержимым. Тег отображается в документе, когда вы работаете в режиме разработки, и разработчики могут использовать его для хранения дополнительной информации об элементе управления содержимым для программного доступа.

<р>5. Выберите галерею, например галерею автотекста, в раскрывающемся списке Галерея.

<р>6. (Необязательно) Чтобы отобразить определенную категорию стандартных блоков из галереи, в раскрывающемся списке «Категория» выберите нужную категорию. Если вы не выберете категорию, отобразятся все категории в галерее.

(Необязательно) После изменения свойств вы можете изменить текст подсказки, например «Выбрать стандартный блок», нажав кнопку «Режим разработки» в группе «Элементы управления» и изменив текст между маркерами тегов. Не забудьте нажать кнопку "Режим дизайна" еще раз, когда закончите, чтобы отключить режим дизайна.

В чем разница между стандартными блоками/автотекстом и автозаменой?

Очевидная разница между стандартными блоками/автотекстом и автозаменой заключается в том, как они запускаются. Автозамена вступает в силу, как только вы вводите текст, распознаваемый Word, за которым следует пробел или знак препинания.Напротив, стандартные блоки/автотекст требуют, чтобы вы нажимали F3 или принимали приглашение автозаполнения (в версиях Word до 2007); если специально не включить замену, ничего не происходит. Если вам нужен полный контроль и вы не хотите, чтобы все происходило «автоматически», вы можете предпочесть стандартные блоки/автотекст.

Еще одно отличие состоит в том, что неформатированные («обычный текст») записи автозамены доступны во всех программах Office, а записи стандартных блоков/автотекста и отформатированные записи автозамены доступны только при работе в Word.

Имена стандартных блоков/автотекста имеют максимальную длину 32 символа и могут включать пробелы. Количество записей и длина их содержимого ограничены только размером файла шаблона и доступной памятью.

Чтобы распечатать список стандартных блоков/элементов автотекста, нажмите «Файл» > «Печать» (или «Кнопка Office/Печать» в Word 2007) и задайте в раскрывающемся списке «Печатать что» элементы автотекста (или элементы «Стандартные блоки» для Word 2007). затем нажмите ОК.

Если вы хотите, чтобы изображение, логотип или другой элемент печатались на каждом конверте, включая конверты, созданные при слиянии, создайте запись стандартного блока/автотекста и присвойте ей специальное имя EnvelopeExtra1 (вы можете назначить его любому галерею в Word 2007). Подробные инструкции доступны в разделе Изменение внешнего вида ваших конвертов.

Стандартные блоки/записи автотекста — это отличный способ хранения специально отформатированных пустых таблиц, как описано в разделе Есть ли способ добавить пользовательские форматы таблиц в список автоформатов таблиц? Они также полезны для сложных полей, групп символов, химических формул или чего-либо еще, что требует много времени для построения и будет использоваться более одного раза.

Вы устали от многократного ввода одних и тех же блоков текста в Word? Как легко добавить часто используемый текст или графику в документы Word? В этом посте и видео мы рассмотрим, как сэкономить время, создавая повторяющиеся записи в Microsoft Word, работая с автотекстом.

В Word вы можете использовать галерею экспресс-элементов для создания, хранения и повторного использования фрагментов контента, включая автотекст, свойства документа (такие как заголовок и автор) и поля. Эти многократно используемые блоки контента также называются строительными блоками. Примеры включают адрес или логотип вашей организации, стандартные абзацы для контрактов и блоки подписи для юридических документов. В этом обучении мы сосредоточимся на автотексте, который является распространенным типом строительного блока, в котором хранятся текст и графика.

Создание записей автотекста Word

Чтобы создать запись Word AutoText:

Откройте документ, содержащий текст или графику, которые вы хотите использовать в других документах Word. В моем примере я хочу сохранить адрес и логотип вымышленного города Колумбайн-Хиллз.
Выберите фразу, предложение или другую часть, которую вы хотите сохранить в качестве многоразового экспресс-блока. Ваша запись может включать форматирование, текст и изображения.
Перейдите на вкладку "Вставка" и в группе "Текст" выберите "Быстрые части".
Выберите автотекст. Или, что еще проще, нажмите [Alt] + F3. Поскольку записи автотекста являются стандартными блоками, отображается диалоговое окно "Создать новый стандартный блок".
Введите уникальное имя для записи автотекста. Это может быть обычное слово, фраза или пользовательский ярлык.
Если вы хотите использовать ярлыки для воспроизведения этой записи, выберите короткое имя, состоящее из одного слова. Хотя вы можете использовать даже одну букву или цифру для имени записи, имя с 4 или более символами активирует функцию автозаполнения, которая введет запись автотекста в ваш документ, просто набрав несколько символов. Я покажу вам, как это сделать, когда мы продолжим.
Чтобы автозаполнение работало лучше всего, сделайте начало имени записи автотекста отличным от других записей автотекста. Если какое-либо из имен похоже, вам придется ввести больше символов.
В моем примере я использовал CHAddress для адреса Columbine Hills. Более короткое имя, такое как CHAdd, также подойдет. Это будет добавлено в галерею автотекста. Галерея Quick Parts также будет работать.
При желании добавьте эту запись в новую или другую категорию. Мы оставим это в общих чертах, хотя вы можете создавать категории для организации, такие как «Контракты», «Клиенты» или «Маркетинг».
Добавьте краткое описание, которое будет всплывать на экране при наведении курсора на доступные записи автотекста. В моем примере я буду использовать логотип и адрес Columbine Hills.
Выберите «Сохранить в». Ваши варианты: сохранить в обычном шаблоне или в обычном.dotm, в котором хранятся ваши настройки, такие как изменения макета, макросы и другие параметры, специфичные для вас, или файл Building Blocks.dotx.
Совет. Выберите Normal.dotm, если вы хотите воспроизвести записи автотекста. введя ярлык или аббревиатуру (см. ниже). Если вы создаете записи автотекста, которыми хотели бы поделиться с другими людьми в вашей организации, выберите вместо этого файл Building Blocks, который можно скопировать на другой компьютер без предоставления других ваших пользовательских настроек.
Нажмите OK для завершения.

Использование записей автотекста

Далее давайте посмотрим, как легко добавить записи автотекста в документ Word.

Как использовать запись автотекста:

Перейдите в место, куда вы хотите добавить содержимое автотекста.
Используйте один из следующих 4 способов добавить запись:
- Вставка > Экспресс-блоки > Автотекст. Выберите свою запись из списка.
- Введите созданную сокращенную запись, например CHAddress. Не вводите пробелы и знаки препинания. Если ваша запись автотекста содержит не менее 4 символов и включено автозаполнение (см. ниже), Word отображает предложение автозаполнения, которое вы можете выбрать для вставки записи автотекста.
- Введите сокращение и нажмите функциональную клавишу F3 независимо от того, видите ли вы приглашение автозаполнения.
- Добавьте автотекст на панель быстрого доступа. (Конкретные шаги по работе с панелью быстрого доступа показаны в временном коде 5:53 в приведенном выше видео).

Существует пятый способ настройки ленты, но он требует больше усилий, чем вам может понадобиться.

Если функция автозаполнения не работает, ваша запись содержит менее 4 символов, она не была сохранена в файле Normal.dotm или функция автозаполнения не включена.

Чтобы убедиться, что автозаполнение включено:

Выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».
Перейдите в раздел "Параметры редактирования".
Нажмите/включите параметр «Показать предложения автозаполнения».

Редактирование записей автотекста Word

Что делать, если вам нужно изменить созданную вами запись автотекста?

Чтобы изменить содержимое записи автотекста:

Выберите новый или измененный текст или графику.
Повторите шаги, которые вы использовали ранее, чтобы создать запись автотекста и использовать то же имя.
Word предложит вам переопределить запись стандартного блока. Это не изменяет никаких документов, содержащих содержимое предыдущей записи автотекста.

Как можно изменить свойства существующей записи автотекста, например имя или описание?

Чтобы переименовать, обновить или удалить запись автотекста Word:

На вкладке "Вставка" в группе "Текст" нажмите "Экспресс-блоки", а затем нажмите "Организатор стандартных блоков".
Нажмите на имя стандартного блока, который хотите переименовать, а затем нажмите "Изменить свойства".
В диалоговом окне "Изменить стандартный блок" введите новое имя записи и нажмите "ОК".
Когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока, нажмите "Да".

Вы также можете удалить запись автотекста из этого места.

Сохранение вашей работы

Когда вы закроете Word, вы, скорее всего, увидите включенную опцию, предлагающую сохранить обычный шаблон или шаблон стандартных блоков. Если вы это видите, просто нажмите Сохранить.

Доун Бьорк, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Сертифицированный тренер Microsoft, докладчик по продуктивности, сертифицированный виртуальный докладчик

Доун Бьорк является специалистом по программному обеспечению и сертифицированным тренером Microsoft (MCT), а также сертифицированным мастером-инструктором Microsoft Office Specialist (MOS), сертифицированным виртуальным докладчиком (CVP) и сертифицированным экспертом Microsoft Office. Дон делится умными и простыми способами эффективного использования программного обеспечения благодаря своей работе в качестве докладчика по продуктивности, тренера по программному обеспечению, виртуального докладчика и автора сотен учебных курсов и видеороликов.

Читайте также: