Как работать с Excel 2016

Обновлено: 20.11.2024

Применимо к: Microsoft Office Excel 365, 2019, 2016, 2013, 2007. Операционные системы Windows 7 и 10.

Скайлер сообщила нам о том, что ее таблица Microsoft Excel не открывается:

«Я работаю аналитиком, и у меня есть значительное количество старых файлов .xls, созданных в предыдущих версиях Excel. Теперь, когда я обновился до новой версии, Excel 365 не открывает существующие файлы, говоря мне, что они повреждены и не могут быть открыты. Есть ли способ связать или преобразовать файлы Excel 2003 в/в версии 2016 или 2019, чтобы они правильно открывались? Я вложил значительный объем работы в эти файлы и не хотел бы начинать всю работу с нуля :-(.

Многие читатели спрашивали нас о том, как устранить проблемы совместимости между более старыми версиями Office и существующей версией 2016. В этом посте мы обсудим, что на самом деле делать, если Excel не открывает ваши существующие файлы формата .xls или не будет сохранить изменения, внесенные в существующие электронные таблицы, в новом формате. Хотя мы написали руководство специально для Excel, приведенная ниже информация и процедура, очевидно, полностью применимы к другим соответствующим приложениям Microsoft Office, таким как Word, PowerPoint и Visio.

Задайте настройки центра управления безопасностью

Откройте Microsoft Excel 2016, нажмите "Файл" и выберите "Параметры".
В диалоговом окне выберите Центр управления безопасностью и нажмите Настройки центра управления безопасностью.

Выберите «Защищенный просмотр» слева, снимите все флажки в разделе «Защищенный просмотр» и нажмите «ОК».

Теперь перезапустите Excel 2016 и попробуйте открыть устаревшую книгу Excel.

Преобразование файлов xls в формат 2016/2019

Режим совместимости позволяет преобразовывать файлы Office, чтобы их можно было использовать в более поздних версиях.

Два предостережения относительно использования совместимости с существующими книгами xls:

Он изменяет макет вашего документа или электронной таблицы.
Это необратимо – после преобразования файла в новый формат; в данном случае – .xlsx; вы не сможете вернуть файл к версии .xls. Поэтому мы рекомендуем сделать резервную копию файла, просто создав его копию, прежде чем продолжить и выполнить следующие шаги:

Вы согласны с двумя предостережениями выше? Чтобы преобразовать книгу в версию 2016, выполните следующие действия:

Откройте существующую таблицу.
Во-первых, обезопасьте свою текущую работу, сделав резервную копию существующей электронной таблицы, сохранив ее под другим именем файла. Вы можете добавить суффикс before_converting к имени файла (Файл>>Сохранить как>>Установите новое имя файла с суффиксом и выберите текущий тип файла)
Теперь нажмите "Файл".
В разделе "Режим совместимости" нажмите "Преобразовать".
При появлении запроса нажмите "ОК".
Ваша старая таблица будет преобразована в версию 2016/2013.

Установите для Excel формат по умолчанию .xls

Это, вероятно, должно быть вашим последним средством, но если приведенные ниже шаги не помогли, вы можете попробовать установить формат книги Excel 97-2003 по умолчанию в Office 2016-2019. Если это кажется вам возможным решением, действуйте следующим образом:

Откройте Excel 2016, нажмите "Файл" и выберите "Параметры".
Нажмите "Сохранить" слева и в раскрывающемся списке "Сохранить файлы в этом формате" выберите книгу Excel 97-2003.

Нажмите "ОК".
Теперь для документов Excel по умолчанию используется формат сохранения в формате xls.
Вуаля, вы можете открывать старые версии Excel в Excel 2016.

Преобразование книг Excel с помощью макросов VBA или скриптов Python

Если у вас есть очень большое количество документов, которые вы хотите преобразовать, вы можете автоматизировать всю задачу. Свяжитесь с нами для получения более подробной информации.

поиск меню

Урок 1. Начало работы с Excel

Введение

Excel – это программа для работы с электронными таблицами, позволяющая хранить, упорядочивать и анализировать информацию. Хотя вы можете полагать, что Excel используется только определенными людьми для обработки сложных данных, любой может научиться пользоваться мощными функциями программы. Независимо от того, ведете ли вы бюджет, организуете журнал обучения или создаете счет, Excel упрощает работу с различными типами данных.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об Excel.

Знакомство с Excel

Если вы ранее использовали Excel 2010 или Excel 2013, Excel 2016 должен показаться вам знакомым. Если вы новичок в Excel или у вас есть опыт работы с более ранними версиями, сначала вам следует потратить некоторое время на ознакомление с интерфейсом Excel.

Интерфейс Excel

При первом открытии Excel 2016 появится начальный экран Excel. Отсюда вы сможете создать новую книгу, выбрать шаблон и получить доступ к недавно отредактированным книгам.

Нажимайте кнопки внизу, чтобы ознакомиться с интерфейсом Excel.

готово изменить активные области

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа позволяет получить доступ к общим командам независимо от того, какая вкладка выбрана. Вы можете настроить команды в зависимости от ваших предпочтений.

Имя

В поле Имя отображается местоположение или имя выбранной ячейки.

Панель формул

В строке формул можно вводить или редактировать данные, формулы или функции, которые будут отображаться в определенной ячейке.

Столбец

Столбец — это группа ячеек, идущая от верхней части страницы к нижней. В Excel столбцы обозначаются буквами.

Лента

Лента содержит все команды, необходимые для выполнения стандартных задач в Excel. Он имеет несколько вкладок, каждая из которых содержит несколько групп команд.

Учетная запись Майкрософт

Здесь вы можете получить доступ к информации своей учетной записи Microsoft, просмотреть свой профиль и сменить учетную запись.

Скажи мне

Окно "Подскажи" работает как панель поиска, помогая быстро находить нужные инструменты или команды.

Каждый прямоугольник в книге называется ячейкой. Ячейка — это пересечение строки и столбца. Просто нажмите, чтобы выбрать ячейку.

Строка — это группа ячеек, расположенных слева направо. В Excel строки обозначаются числами.

Рабочие листы

Файлы Excel называются рабочими книгами. Каждая рабочая книга содержит один или несколько рабочих листов. Нажимайте на вкладки, чтобы переключаться между ними, или щелкните правой кнопкой мыши, чтобы просмотреть дополнительные параметры.

Управление масштабом

Нажмите и перетащите ползунок, чтобы использовать элемент управления масштабированием. Число справа от ползунка отражает процент масштабирования.

Параметры просмотра рабочего листа

Есть три способа просмотра рабочего листа. Просто щелкните команду, чтобы выбрать нужный вид.

Вертикальные и горизонтальные полосы прокрутки

Полосы прокрутки позволяют прокручивать вверх и вниз или из стороны в сторону. Для этого нажмите и перетащите вертикальную или горизонтальную полосу прокрутки.

Работа в среде Excel

На ленте и панели быстрого доступа вы найдете команды для выполнения стандартных задач в Excel. Представление Backstage предоставляет различные возможности для сохранения, открытия файла, печати и предоставления общего доступа к документу.

Лента

В Excel 2016 вместо традиционных меню используется ленточная система с вкладками. Лента содержит несколько вкладок, каждая из которых содержит несколько групп команд. Вы будете использовать эти вкладки для выполнения наиболее распространенных задач в Excel.

Некоторые программы, такие как Adobe Acrobat Reader, могут устанавливать на ленту дополнительные вкладки. Эти вкладки называются надстройками.

Чтобы изменить параметры отображения ленты:

Лента предназначена для выполнения вашей текущей задачи, но вы можете свернуть ее, если обнаружите, что она занимает слишком много места на экране. Нажмите стрелку «Параметры отображения ленты» в правом верхнем углу ленты, чтобы отобразить раскрывающееся меню.

В меню "Параметры отображения ленты" есть три режима:

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа, расположенная прямо над лентой, позволяет получить доступ к общим командам независимо от того, какая вкладка выбрана. По умолчанию он включает команды «Сохранить», «Отменить» и «Повторить». Вы можете добавить другие команды в зависимости от ваших предпочтений.

Чтобы добавить команды на панель быстрого доступа:

Нажмите стрелку раскрывающегося списка справа от панели быстрого доступа.
Выберите команду, которую хотите добавить, в раскрывающемся меню. Чтобы выбрать одну из других команд, выберите "Дополнительные команды".

Как использовать Скажите мне:

Окно "Подскажи" работает как панель поиска, помогая быстро находить нужные инструменты или команды.

Представления листа

Excel 2016 имеет множество параметров просмотра, которые изменяют способ отображения вашей книги. Эти представления могут быть полезны для различных задач, особенно если вы планируете распечатать электронную таблицу. Чтобы изменить представление листа, найдите команды в правом нижнем углу окна Excel и выберите Обычный вид, Режим макета страницы или Режим разрыва страницы.

Обычный вид — это вид по умолчанию для всех листов в Excel.

Вид за кулисами

Представление Backstage предоставляет различные возможности для сохранения, открытия файла, печати и совместного использования ваших книг.

Для доступа к представлению Backstage:

Перейдите на вкладку "Файл" на ленте. Появится представление Backstage.

Нажимайте кнопки в интерактивном ниже, чтобы узнать больше об использовании представления Backstage.

редактировать горячие точки

Вернуться в Excel

Вы можете использовать стрелку, чтобы закрыть представление Backstage и вернуться в Excel.

Панель «Информация» будет появляться каждый раз, когда вы открываете представление Backstage. Он содержит информацию о текущей книге.

Здесь вы можете создать новую пустую книгу или выбрать один из множества шаблонов.

Здесь вы можете открывать последние книги, а также книги, сохраненные в OneDrive или на вашем компьютере.

Сохранить и сохранить как

Используйте «Сохранить» и «Сохранить как», чтобы сохранить книгу на компьютер или в OneDrive.

Печать

На панели «Печать» вы можете изменить параметры печати и распечатать книгу. Вы также можете предварительно просмотреть свою книгу.

Здесь вы можете пригласить людей для просмотра и совместной работы над вашей книгой. Вы также можете поделиться своей книгой, отправив ее по электронной почте в виде вложения.

Экспорт

Вы можете экспортировать книгу в другой формат, например PDF/XPS или Excel 1997–2003 годов.

Опубликовать

Здесь вы можете опубликовать свою книгу в Power BI, облачной службе Майкрософт для совместного использования книг Excel.

Закрыть

Нажмите здесь, чтобы закрыть текущую книгу.

Аккаунт

На панели «Учетная запись» вы можете получить доступ к информации своей учетной записи Microsoft, изменить тему и фон, а также выйти из своей учетной записи.

Параметры

Здесь вы можете изменить различные параметры, настройки и языковые настройки Excel.

IDG/Майкрософт

Microsoft Windows может получить все освещение в прессе, но когда вы хотите выполнить настоящую работу, вы обращаете внимание на приложения, которые работают на ней. И если вы используете электронные таблицы, это обычно означает Excel.

Excel, конечно же, является частью набора инструментов для повышения производительности Microsoft Office. Microsoft продает Office по двум моделям: физические и юридические лица могут заплатить за лицензию на программное обеспечение заранее и владеть ею навсегда (то, что компания называет «бессрочной» версией пакета), или они могут приобрести подписку на Office 365, что означает, что у них есть доступ к программному обеспечению только до тех пор, пока они продолжают платить за подписку.

При покупке бессрочной версии пакета, например Office 2016 или Office 2019, в его приложения никогда не будут добавляться новые функции, в то время как в приложения Office 365 добавляются новые функции. (Подробнее см. в разделе «В чем разница между Microsoft Office 2019 и Office 365?»)

Эта памятка знакомит вас с функциями, представленными в Excel 2016 и Excel 2019 — версиях Excel с бессрочной лицензией, включенных в Office 2016 и Office 2019 соответственно. В Office 365 Excel имеет все эти функции, а также некоторые другие. Если у вас или вашей организации есть подписка на Office 365, ознакомьтесь с нашей отдельной памяткой по Excel для Office 365, чтобы узнать обо всех новейших функциях.

Большинство советов в этой статье относятся как к Excel 2016, так и к Excel 2019 для Windows. Ближе к концу находится раздел только для Excel 2019.

Поделитесь этой историей: ИТ-специалисты, мы надеемся, что вы передадите это руководство своим пользователям, чтобы помочь им научиться максимально эффективно использовать Excel 2016 и 2019.

Использование ленты

Интерфейс ленты, который вы знали и любили (или, возможно, ненавидели) в более ранних версиях Excel, не сильно изменился в Excel 2016 или 2019. Поскольку лента была включена в приложения пакета Office начиная с Office 2007, мы предполагаем что теперь вы знакомы с тем, как это работает. Если вам нужно освежить в памяти знания, ознакомьтесь с нашей памяткой по Excel 2010.

Как и в Excel 2013, лента в Excel 2016 и 2019 выглядит более плоской, более аккуратной и менее загроможденной, чем в Excel 2010 и 2007. Лента 2016 и 2019 меньше, чем в Excel 2013, строка заголовка сплошная. зеленый, а не белый, а текст для вкладок ленты («Файл», «Главная», «Вставка» и т. д.) представляет собой сочетание прописных и строчных букв, а не всех заглавных букв. Но он по-прежнему работает так же, и вы найдете большинство команд в тех же местах, что и в более ранних версиях.

Лента не сильно изменилась по сравнению с Excel 2013. (Щелкните изображение, чтобы увеличить его.)

Чтобы узнать, какие команды находятся на вкладках ленты, загрузите наш краткий справочник по ленте Excel 2016 и 2019. Также ознакомьтесь с отличной новой функцией «Расскажи мне», описанной ниже.

Как и в предыдущих версиях Excel, если вы хотите убрать ленту, нажмите Ctrl-F1. Чтобы он появился снова, нажмите Ctrl-F1, и он вернется.

У вас есть и другие варианты отображения ленты. Чтобы перейти к ним, щелкните значок «Параметры отображения ленты» в правом верхнем углу экрана, слева от значков свертывания и развертывания PowerPoint. Появится раскрывающееся меню со следующими тремя параметрами:

Автоматическое скрытие ленты: скрывает всю ленту, вкладки и команды под ними. Чтобы снова отобразить ленту, нажмите в верхней части PowerPoint.
Показать вкладки: показывает вкладки, но скрывает команды под ними. Это то же самое, что нажать Ctrl-F1. Чтобы отобразить команды под вкладками, когда они скрыты, нажмите Ctrl + F1, щелкните вкладку или щелкните значок отображения ленты и выберите "Показать вкладки и команды".
Показать вкладки и команды: при выборе этого параметра отображаются как вкладки, так и команды.

И если по какой-то причине этот приятный зеленый цвет в строке заголовка вам слишком дорог, вы можете сделать его белым или серым. (В Excel 2019 также есть черный вариант.) Для этого выберите Файл > Параметры > Общие. В разделе «Персонализация вашей копии Microsoft Office» щелкните стрелку вниз рядом с Тема Office и выберите в раскрывающемся меню пункт «Темно-серый» или «Белый» (или «Черный»). Чтобы строка заголовка снова стала зеленой, вместо этого выберите параметр «Цветной» в раскрывающемся списке. Прямо над меню «Тема Office» находится раскрывающееся меню «Фон Office». Здесь вы можете выбрать отображение узора, например, печатной платы или кругов и полос в строке заголовка.

Вы можете изменить зеленую строку заголовка Excel. В разделе «Персонализация вашей копии Microsoft Office» нажмите стрелку вниз рядом с Тема Office и выберите цвет. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Есть очень полезная функция в том, что Microsoft называет закулисной областью, которая появляется, когда вы нажимаете «Файл» на ленте: если вы нажмете «Открыть» или «Сохранить как» в меню слева, вы увидите облачные службы, которые у вас есть. подключенные к вашей учетной записи Office, такие как SharePoint и OneDrive. Под каждым местоположением теперь отображается связанный с ним адрес электронной почты. Это весьма полезно, если вы используете облачную службу с более чем одной учетной записью, например, если у вас есть одна учетная запись OneDrive для личного использования, а другая — для бизнеса. Вы сможете сразу увидеть, что есть что.

Область Backstage показывает, какие облачные службы вы подключили к своей учетной записи Office. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Быстро решайте задачи с помощью Tell Me

Excel никогда не был самым удобным для пользователя приложением, и в нем так много мощных функций, что пользоваться ими может быть непросто. Microsoft упростила эту задачу, добавив в Excel 2016 и 2019 функцию под названием Tell Me, которая делает доступными даже скрытые инструменты.

Чтобы использовать его, нажмите текст «Расскажите, что вы хотите сделать» справа от вкладки «Вид» на ленте. (Любители клавиатуры могут вместо этого нажать Alt-Q.) Затем введите задачу, которую хотите выполнить, например «создать сводную таблицу». Вы получите меню, показывающее возможные совпадения для задачи. В этом случае верхний результат — это прямая ссылка на форму для создания сводной таблицы — выберите ее, и вы сразу начнете создавать сводную таблицу, не переходя сначала на вкладку «Вставка» на ленте.

Если вам нужна дополнительная информация о вашей задаче, последние два пункта в меню «Рассказать» позволяют выбрать из связанных разделов справки или выполнить поиск фразы с помощью интеллектуального поиска. (Подробнее об интеллектуальном поиске ниже.)

Функция "Расскажи мне" упрощает выполнение практически любой задачи. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Даже если вы считаете себя любителем электронных таблиц, стоит попробовать Tell Me. Это значительно экономит время и намного эффективнее, чем рыскание по ленте в поисках команды. Также полезно то, что он запоминает функции, которые вы ранее нажимали в поле, поэтому, когда вы нажимаете на него, вы сначала видите список предыдущих задач, которые вы искали. Это гарантирует, что задачи, которые вы часто выполняете, всегда находятся в пределах легкой досягаемости. Кроме того, это делает задачи, которые вы редко выполняете, легкодоступными.

Используйте интеллектуальный поиск для онлайн-поиска

Еще одна новая функция – интеллектуальный поиск – позволяет проводить исследования во время работы с электронной таблицей. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку со словом или группой слов и в появившемся меню выберите Интеллектуальный поиск.

При этом Excel использует поисковую систему Microsoft Bing для поиска слова или слов в Интернете, а затем отображает определения, любые связанные записи Википедии и другие результаты из Интернета на панели интеллектуального поиска, которая появляется справа. . Щелкните любую ссылку результата, чтобы открыть полную страницу в браузере. Если вам просто нужно определение слова, щелкните вкладку «Определить» на панели. Если вам нужна дополнительная информация, перейдите на вкладку "Обзор" на панели.

Интеллектуальный поиск удобен для поиска общей информации, например определений финансовых терминов. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Для общих терминов, таких как "период окупаемости" или "рентабельность инвестиций", это работает хорошо. Но не ожидайте, что Smart Lookup будет искать финансовую информацию, которую вы, возможно, захотите поместить в свою электронную таблицу, по крайней мере, исходя из моего опыта. Например, когда я выполнил интеллектуальный поиск по «Уровню инфляции во Франции в 2016 году», я получил результаты для футбольного турнира Евро-2016 и другую информацию, говорящую мне, что 2016 год был високосным. А когда я ввел в поиск «Производство стали в США», Smart Lookup выдал запись в Википедии для США.

Обратите внимание, что для использования интеллектуального поиска в Excel или любом другом приложении Office вам может сначала потребоваться включить функцию интеллектуальных служб Microsoft, которая собирает условия поиска и некоторый контент из ваших электронных таблиц и других документов. (Если вы беспокоитесь о конфиденциальности, вам нужно взвесить, стоит ли удар по конфиденциальности удобства проведения исследований прямо в приложении.) Если вы не включили его, вы увидите экран, когда вы нажмете Умный поиск просит вас включить его. После этого он будет включен во всех ваших приложениях Office.

Диаграммы новых типов

Таблицы – это не только необработанные данные, но и диаграммы. Диаграммы отлично подходят для визуализации и представления данных, а также для извлечения из них информации. С этой целью в Excel 2016 есть шесть новых типов диаграмм, включая гистограмму (часто используемую в статистике), «водопад», который эффективно показывает промежуточные финансовые итоги, и иерархическую древовидную карту, помогающую находить закономерности в данных. (В Excel 2019 есть еще два новых типа диаграмм, о которых мы расскажем позже.) Обратите внимание, что новые диаграммы доступны, только если вы работаете с документом .xlsx. Если вы используете старый формат .xls, вы их не найдете.

Чтобы просмотреть все новые диаграммы, поместите курсор в ячейку или группу ячеек, содержащих данные, выберите Вставка > Рекомендуемые диаграммы и перейдите на вкладку Все диаграммы. Вы найдете новые диаграммы, смешанные со старыми. Выберите любой, чтобы создать диаграмму.

Excel 2016 включает шесть новых типов диаграмм, в том числе каскадную. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Это шесть новых типов диаграмм:

Карта дерева. Этот тип диаграммы создает иерархическое представление ваших данных, при этом категории верхнего уровня (или ветви дерева) отображаются в виде прямоугольников, а подкатегории (или подветви) отображаются в виде меньших прямоугольников, сгруппированных внутри больших. Таким образом, вы можете легко сравнивать размеры категорий и подкатегорий верхнего уровня в одном представлении. Например, книжный магазин может с первого взгляда увидеть, что он приносит больше дохода от 1st Readers, подкатегории детских книг, чем от всей категории документальной литературы верхнего уровня.

Древовидная диаграмма позволяет легко сравнивать категории и подкатегории верхнего уровня в одном представлении. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Солнечные лучи. Этот тип диаграммы также отображает иерархические данные, но в виде многоуровневой круговой диаграммы. Каждый уровень иерархии представлен кружком. Самый внутренний круг содержит категории верхнего уровня, следующий за ним круг показывает подкатегории, кружок после него — подподкатегории и т. д.

Солнечные лучи лучше всего подходят для отображения отношений между категориями и подкатегориями, а древовидные карты лучше отображают относительные размеры категорий и подкатегорий.

Диаграмма солнечных лучей отображает иерархические данные, такие как категории и подкатегории книг, в виде многоуровневой круговой диаграммы. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Водопад. Этот тип диаграммы хорошо подходит для визуализации финансовых отчетов. Он отображает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов в итоговую чистую стоимость.

Каскадная диаграмма показывает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов, таких как доходы и расходы, в итоговую чистую стоимость. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Гистограмма. Этот тип диаграммы показывает частоты в наборе данных. Например, он может отображать количество книг, проданных в определенном ценовом диапазоне в книжном магазине.

Гистограммы удобны для отображения частоты, например количества книг, проданных по разным ценам. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Парето. Эта диаграмма, также известная как отсортированная гистограмма, содержит как столбцы, так и линейный график. Значения представлены в порядке убывания столбцами. Совокупный общий процент каждого бара представлен восходящей линией. В примере с книжным магазином на каждой полосе может быть указана причина возврата книги (брак, неправильная цена и т. д.). На диаграмме можно было сразу увидеть основные причины возвратов, чтобы владелец книжного магазина мог сосредоточиться на этих проблемах.

Обратите внимание, что диаграмма Парето не отображается, когда вы выбираете Вставка > Рекомендуемые диаграммы > Все диаграммы. Чтобы использовать его, сначала выберите данные, которые вы хотите нанести на диаграмму, затем выберите Вставка > Вставить статистическую диаграмму и в разделе "Гистограмма" выберите Парето.

На диаграмме Парето или отсортированной гистограмме восходящая линия представляет совокупный процент измеряемых элементов. В этом примере легко увидеть, что более 80% доходов книжного магазина связаны с тремя проблемами. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Коробка и ус. Эта диаграмма, как и гистограмма, показывает частоты в наборе данных, но обеспечивает более глубокий анализ, чем гистограмма. Например, в книжном магазине он может показывать распределение цен на книги разных жанров.В показанном здесь примере каждая «коробка» представляет квартиль цен на книги этого жанра с первого по третий, а «усы» (линии, идущие вверх и вниз от коробки) показывают верхний и нижний диапазон цен. Выбросы цен, которые выходят за пределы усов, показаны точками, медианная цена для каждого жанра показана горизонтальной линией поперек поля, а средняя цена отмечена крестиком.

Диаграммы с прямоугольниками и усами могут отображать сведения о диапазонах данных, например, от первого до третьего квартиля в «ящиках», медиану и среднее значение внутри прямоугольников, верхний и нижний диапазоны с «усами» и выбросы с точками. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Совместная работа в Excel Online

Когда был выпущен Office 2016, самой популярной новой функцией была совместная работа в режиме реального времени, которая позволяла людям одновременно работать над документами, где бы они ни находились, при наличии подключения к Интернету. (Майкрософт называет это «совместным редактированием».) Когда вы сотрудничаете с другими людьми в режиме реального времени, все, у кого есть доступ к документу, могут работать над ним одновременно, при этом каждый видит, что делают другие во время редактирования.

Но Excel не использовался для совместной работы в реальном времени. Эта функция была доступна только в Word, PowerPoint и OneNote, при этом Microsoft заявила, что в некое неопределенное время в Excel будет реализована совместная работа в режиме реального времени.

В июле 2017 года Microsoft наконец-то внедрила совместную работу в режиме реального времени в настольном клиенте Excel, но только для подписчиков Office 365. (Полное пошаговое руководство по их использованию см. в разделе «Как использовать новые функции интерактивной совместной работы в Excel».)

Многие люди (включая меня) ожидали, что в Excel 2019 появятся функции совместного редактирования, но это не так. Чтобы обеспечить совместную работу в настольном клиенте Excel, вы должны быть подписчиком Office 365.

Однако пользователи Excel 2016 и 2019 с бессрочной лицензией могут совместно работать в режиме реального времени, используя веб-версию Excel, и я покажу вам, как это сделать здесь. Excel Online менее мощный и совершенный, чем настольный клиент Excel, но работает достаточно хорошо, если вы хотите сотрудничать в режиме реального времени.

Затем нажмите кнопку "Поделиться" в правом верхнем углу экрана. Экран всплывает над Excel. В нем введите адрес электронной почты человека, с которым хотите поделиться. Если вы хотите поделиться с несколькими людьми, введите несколько адресов электронной почты. Затем введите примечание, если хотите.

Если вы вошли в систему с помощью отдельной учетной записи Microsoft, люди, которым вы предоставили доступ к документу, могут редактировать документ по умолчанию; однако вместо этого вы можете предоставить им доступ только для чтения, щелкнув ссылку «Получатели могут редактировать» в области «Добавить быструю заметку» и выбрав «Получатели могут только просматривать» в раскрывающемся списке. Когда вы это сделаете, вы также увидите возможность указать, должны ли получатели входить в систему с учетной записью Microsoft, чтобы увидеть книгу. Когда будете готовы, нажмите кнопку "Поделиться".

Когда вы закончите, появится экран, подтверждающий, кому вы отправили электронное письмо, и может ли он редактировать или только читать документ. Вы можете щелкнуть это раскрывающееся меню, чтобы изменить их разрешения или прекратить совместное использование книги. На этом экране вы также можете отправить другое электронное письмо, чтобы поделиться с другими, щелкнув ссылку «Пригласить людей» на левой панели. Закончив работу с экраном, нажмите «Закрыть».

Если вы вошли в систему с корпоративной учетной записью, процесс несколько упрощается. На начальном всплывающем экране, где вы вводите электронные письма получателей, вы увидите поле с надписью «Только указанные вами люди, у которых есть эта ссылка, могут редактировать». Нажмите на нее, и вы увидите экран с дополнительными параметрами общего доступа, включая всех, людей в вашей организации и людей с существующим доступом. Также есть флажок, позволяющий им редактировать книгу или нет. Сделайте свой выбор и нажмите Применить. Затем в первом всплывающем окне нажмите «Отправить».

Теперь Excel отправляет электронное письмо всем людям, с которыми вы хотите сотрудничать. Когда они нажимают кнопку «Просмотреть в OneDrive» или «Открыть», они открывают электронную таблицу. На этом этапе они могут просматривать электронную таблицу, но не редактировать ее. Чтобы отредактировать его, им нужно нажать кнопку «Редактировать в браузере» в верхней части экрана или щелкнуть меню «Редактировать книгу» и выбрать «Редактировать в браузере». Затем они могут редактировать документ прямо в окне своего браузера.

Все, кто использует документ, видят изменения, вносимые другими людьми, в режиме реального времени. Присутствие каждого человека обозначается цветным курсором, и каждый получает свой цвет. Когда они выполняют действия, например вводят данные в ячейку или создают диаграмму, их работа мгновенно становится видна всем остальным.

Когда люди совместно работают над электронной таблицей в Excel Online, все могут видеть изменения, внесенные другими. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

В правом верхнем углу экрана находится список всех, кто совместно работает над документом. Щелкните имя, чтобы увидеть расположение ячейки, над которой они сейчас работают (например, G11).Вы также можете навести указатель мыши на чей-либо цветной курсор и увидеть его имя.

Чат недоступен. Но если вы щелкнете значок Skype в правом верхнем углу экрана, вы сможете запустить Skype, посмотреть, подключены ли они к службе, и общаться с ними таким образом.

Обратите внимание, что даже владелец книги должен использовать Excel Online для совместной работы в режиме реального времени. Если у вас открыта рабочая книга в постоянной версии настольного клиента Excel 2016 или 2019, никто другой не сможет вносить изменения в свой браузер; они увидят сообщение о том, что файл заблокирован. Если вы используете Excel Online, все могут вносить изменения (при условии, что вы предоставили им права на редактирование). Когда все внесут изменения и книга больше не будет открыта в их браузере, вы можете снова открыть файл в настольном клиенте Excel 2016 или 2019.

Информация ниже относится к Microsoft Office 2016, 2019 и Office 365. Нажмите здесь, чтобы просмотреть Office 2010 и 2013.

Многие люди и компании используют таблицы данных Microsoft Excel для хранения данных. Часто он начинается как быстрый документ для обмена информацией, но данные файла растут, и добавляется больше информации. Больше таблиц, больше вычислений, больше важного и важного контента для компании.

И затем вы хотите поделиться этим документом со своими коллегами, потому что данные и их расчеты настолько велики. И самое приятное то, что вам не нужно связываться со своим ИТ-отделом, чтобы настроить сложную базу данных, которая только отнимет у вас ребенка и уменьшит вашу гибкость.

Но вы сталкиваетесь с проблемой, что лист может быть открыт одним пользователем одновременно, но вам нужно работать с несколькими пользователями над этим листом данных. Или, может быть, вы используете данные этого документа Excel, чтобы показать эти данные в режиме реального времени на информационном экране. Наше дополнение DataPoint для PowerPoint — это инструмент, который часто используется для информационных экранов в реальном времени в компаниях, на фабриках или в рабочих помещениях. Таким образом, независимо от того, читают ли информацию коллеги или DataPoint, для этого одного пользовательского документа требуется несколько пользователей или соединений.

В более ранних версиях Excel можно было поделиться книгой, чтобы несколько пользователей или процессов могли получить доступ к данным. Но начиная с Excel 2016, Microsoft прекратила поддержку этого параметра общего доступа. Функция общей книги больше недоступна на вкладке "Рецензирование".

Microsoft удалила эту замечательную функцию, потому что у них есть (как они это называют) лучший вариант. Microsoft хочет перевести нас на совместное редактирование для этого. Это означает, что вам необходимо загрузить документ в OneDrive или SharePoint Online. Но некоторые компании не хотят пользоваться этими услугами или делают свою работу в зависимости от наличия подключения к Интернету. Хорошая новость для таких пользователей и компаний. Вы можете вернуть эту общую книгу для Excel 2016.

Есть 2 варианта возврата функции «Поделиться книгой» на ленту или в меню Excel. Во-первых, вы добавляете ее кнопку в новую группу на вкладке «Обзор», а во-вторых, добавляете ее на панель быстрого доступа.

В Excel нажмите «Файл», «Параметры», «Настроить ленту». В поле со списком «Выбрать команды из» выберите «Все команды». Затем в списке команд найдите и выберите параметр «Поделиться книгой (устаревшие)». Справа перейдите на вкладку «Обзор» и нажмите кнопку «Новая группа». Затем нажмите кнопку «Переименовать» и назовите его, например. Общая книга.

Теперь нажмите кнопку "Добавить" посередине, чтобы перенести эту команду "Общий доступ к книге (устаревшей версии)" в только что созданную группу "Общий доступ к книге".

Нажмите "ОК", чтобы закрыть и снова просмотреть вкладку "Обзор". Добавлена новая кнопка, чтобы вернуть прежнюю функциональность общей книги.

Второй вариант — через панель быстрого доступа или QAT. Это область с небольшими значками в левом верхнем углу приложения Excel.

В Excel нажмите «Файл», «Параметры», «Панель быстрого доступа». Перейдите к Выбрать команды из выпадающего списка, выберите Все команды. Затем в списке команд найдите и выберите параметр «Поделиться книгой (устаревшие)». Нажмите кнопку «Добавить» или добавьте команду в список команд, которые уже доступны на панели быстрого доступа. Нажмите OK, чтобы закрыть и открыть новую панель быстрого доступа. Теперь это будет выглядеть так.

Команда «Поделиться книгой» может быть даже доступна на вкладке «Рецензирование» или на панели быстрого доступа.

Нажмите кнопку «Поделиться книгой (предыдущая версия)» либо на вкладке «Рецензирование», либо на панели быстрого доступа. Перейдите к форме и установите флажок Использовать старую функцию общих книг вместо новой функции совместного редактирования и нажмите кнопку ОК.

Теперь один и тот же документ Excel могут открывать несколько пользователей из разных мест. Обратите внимание, что подключения DataPoint, считывающие информацию для ваших информационных экранов, также являются вторым подключением к вашему Excel, даже если вы ожидаете, что будете в одиночестве.

Читайте также: