Как проводить инвентаризацию в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Управление запасами — это операционная основа любого бизнеса, связанного с продажей продукта. Если вы только начинаете работу с небольшим количеством продуктов без множества вариантов, Microsoft Excel — хороший инструмент для начинающих, с помощью которого можно создать шаблон списка запасов.

Однако эффективное использование Excel для онлайн-управления запасами требует времени, а правильная настройка исходного шаблона имеет решающее значение. В этом посте мы дадим вам советы по созданию и использованию электронной таблицы Excel для базового управления запасами.

Загрузите бесплатную таблицу запасов!

Мы упростили вам управление запасами в Excel или Google Таблицах с помощью этой бесплатной электронной таблицы запасов.
Загрузите прямо сейчас!

Использование Excel в качестве недорогого решения для управления запасами

Если вы ищете экономичный способ управления запасами, Excel может стать хорошим решением. Это программа, с которой большинство из нас уже знакомы, будь то для бухгалтерского учета или электронных таблиц, и это альтернативный вариант для таких приложений, как управление запасами. Благодаря интегрированным инструментам, функциям и формулам, которые делают электронные таблицы более динамичными и интерактивными, Excel также может выполнять базовое управление запасами для малого бизнеса. Хотя Excel не идеален для средних или крупных ресурсов, он экономичен, а если вы используете его в OneDrive, то даже бесплатен.

Как и все бесплатное или дешевое приложение, Excel не является идеальным средством управления запасами, но обладает множеством полезных функций. Несмотря на то, что в Excel легко допустить ошибки (и чтобы избежать их, потребуется много времени на аудит, надлежащую организацию и строгое управление), он вполне способен справиться с инвентаризацией начинающего бизнеса.

Настройка шаблона инвентарного списка Excel

Базовый шаблон для инвентаризации в Excel должен включать номер продукта, название продукта, описание товара, цену товара, стоимость или стоимость товара, запас товара, количество для повторного заказа и, если вы хотите обновить объем продаж или стоимость, количество. продано. Время для повторного заказа, снят ли продукт с производства, общая стоимость запасов и другие функции также очень полезны, но чем больше у вас столбцов, тем сложнее уследить за всем.

Если вы хотите получить более глубокое представление об основных методах управления запасами и о том, как вы можете применить их в своем бизнесе, загрузите нашу бесплатную электронную книгу: Управление запасами: все, что вам нужно знать.

Затем вы можете использовать формулы Excel для автоматического расчета информации об общем объеме продаж и общей прибыли, а также организовать свой инвентарь на основе продуктов, которые продаются больше всего, с помощью нескольких простых формул. Вы можете изменить базовый бесплатный шаблон Microsoft (доступный при открытии Excel) в соответствии со своими потребностями, приобрести шаблон или создать свой собственный.

Формулы могут увеличить ценность вашей электронной таблицы Excel, уменьшая при этом головную боль и стресс, связанные с вычислением чисел. Хотя поначалу они могут показаться немного сложными, не волнуйтесь; большинство из них легко освоить.

Функция СУММ может использоваться для сложения любых цифр, которые вы поместили в две или более ячеек. Например, вы можете создать текущее количество продаж, используя функцию СУММ, чтобы автоматически обновлять размер дохода, который вы заработали, выполняя математические действия на основе вычислений, которые вы вводите в каждой строке. Это избавляет от необходимости каждый вечер пересчитывать каждую строку с помощью калькулятора.

Формула СУММ записывается как =Ячейка*Ячейка. Это также может работать как =[@[Имя столбца]]*[@[Имя столбца]] для простого умножения любых двух ячеек в строке.

Это очень удобно для создания автоматических сумм стоимости товаров в вашем инвентаре. Имейте в виду, однако, что если у вас есть 300 строк, вам придется добавить его к каждой. Например, если ваши продукты стоят 27 долларов США каждый, а ваш номер на складе – 65, функция СУММ автоматически обновит раздел "Стоимость запасов" до 1755 долларов США (65 x 27 долларов США).

Сортировка позволяет упорядочивать инвентарь по размеру номера или по цвету, чтобы вы могли видеть продукты в зависимости от продаж, прибыльности или остатка на складе, чтобы быстро и легко просматривать продукты. Неудивительно, что функция сортировки будет некорректной, если какие-либо ваши данные будут введены неверно.

Если вы используете формулу вычитания (=B1–B2) при вводе количества проданных товаров, она автоматически вычтет это число из вашего текущего запаса, который затем можно будет использовать для сортировки на основе запаса, чтобы можно увидеть, каких предметов у вас меньше всего. Это также удобно позволяет обойти проблемы, связанные с тем, что вы не заказываете продукты, потому что вы не знаете, какие из них вам нужно заказать.

Рейтинг позволяет ранжировать товары на основе количества продаж, количества товаров или количества полученных вами продуктов. Поскольку наиболее целесообразно ранжировать товары с высокой распродажей, которые вам нужно пополнить, в первую очередь, вы можете использовать это для организации своего инвентаря на основе любой характеристики.

7 советов о том, как управлять электронной таблицей Excel, чтобы обеспечить точное отслеживание движения запасов

1. Избегайте ловушек и ошибок с инвентаризацией Excel

Многие специалисты избегают использования Excel для управления запасами по той простой причине, что люди подвержены ошибкам. Поиск ошибок на листах с числами и достоверными данными также затруднен, если вы точно не знаете, что ищете. Единственный способ избежать этого – внедрить передовую практику самоконтроля и ежедневной проверки, чтобы свести к минимуму количество ошибок.

2. Немедленно обновить

Убедитесь, что любой, кто обрабатывает заказы, немедленно обновляет документ Excel, чтобы предотвратить проблемы. Excel не является решением для управления запасами в режиме реального времени, поэтому вы никогда не сможете увидеть реальную стоимость запасов в данный момент, но важно убедиться, что она обновляется как можно чаще, чтобы обойти такие проблемы, как перепродажа продукта, который вы не могу отложить заказ.

3. Используйте облако

Обычные автономные документы Excel строго ограничены, поскольку только один человек может использовать лист одновременно. Использование Excel в облаке (OneDrive) или альтернативы Google гарантирует, что вы можете пригласить несколько человек на лист и редактировать его одновременно, чтобы улучшить самопроверку, вводить данные из нескольких источников и ускорить процессы. Кроме того, вы получаете дополнительное преимущество автоматического резервного копирования и синхронизации на всех ваших устройствах, чтобы вы могли редактировать на iPad или на домашнем компьютере.

4. Потратьте время на консолидацию данных

Потратив время на ежемесячную консолидацию данных, вы сможете создавать диаграммы, показывающие, сколько вы продали за каждый период. Вы должны делать это ежемесячно и ежеквартально, уделяя особое внимание праздникам и случаям.

Одна из самых больших проблем, с которой многие люди сталкиваются при работе с Excel, заключается в том, что они не могут легко анализировать свои исторические данные. Но если вы потратите время на добавление данных за весь месяц в удобную для чтения сводную таблицу, это будет исправлено. Это отнимает много времени, но позволяет отслеживать продажи за определенный период и в разные сезоны, чтобы оптимизировать запасы в будущем.

Вот как создать сводную таблицу в Excel:

Нажмите «Вставить», выберите «Таблицы», выберите «Сводная таблица». (нажмите стрелку под сводной таблицей, чтобы создать диаграмму.
Выберите диапазон таблиц (например, 1A–21G) в появившемся диалоговом окне «Создать сводную таблицу».
Выберите расположение новой сводной таблицы (новый рабочий лист или существующий).
Нажмите "ОК".
Настройте сводную таблицу по мере необходимости.

5. Проверьте свои данные

Excel может быть ценным инструментом для отслеживания запасов, но вы сами должны убедиться, что отслеживаете и рассчитываете все необходимое. Например:

если вы отслеживаете время до повторного заказа, включали ли вы в свои расчеты время выполнения заказа (время от производителя до склада или 3PL)?
Рассчитываете ли вы прибыль на основе продаж или на основе фактической прибыли от каждой позиции?
Используете ли вы свои ресурсы для немедленного расчета налога с продаж?
Основана ли общая стоимость вашего инвентаря на стоимости перепродажи или покупки?

Проверка цифр, которые вы используете в своих расчетах, чтобы убедиться, что они верны, может уберечь вас от дорогостоящих и трудоемких ошибок в будущем.

6. Аудит и проверка

Excel полагается на людей для ввода данных, если к вашей системе не подключен сканер штрих-кода, и даже в этом случае не все автоматизировано. Это приведет к человеческим ошибкам, которые могут свести на нет весь ваш спрос и предложение, когда вы заказываете слишком много или недостаточно, или недооцениваете или переоцениваете прибыль.

Политика отслеживания всего, что написано на бумаге, а также в документе Excel, позволяет вам в конце каждого дня просматривать свой инвентарь, чтобы исправить любые ошибки.

7. Знайте, когда обновлять

Excel просто не работает со средними и большими объемами запасов, потому что сотни столбцов слишком сложны, отнимают много времени и их сложно отслеживать и обновлять. В какой-то момент вам придется перейти на специальную систему управления запасами, и вы должны знать, когда это делать.

Программное обеспечение для управления запасами, такое как QuickBooks Commerce, стоит вложений, если у вас есть растущий запас продуктов, вы часто перемещаете продукты из одного места в другое (например, от поставщика на склад 3PL, в ваш физический магазин или к клиентам) и хотите для обработки больших объемов или отслеживания нескольких местоположений в режиме реального времени. Вы можете учитывать количество часов, головную боль и стресс, а также ошибки, которые вы спасете, при принятии решения о переходе на систему управления заказами.

QuickBooks Commerce позволяет вам управлять всеми продажами, управлением запасами, бухгалтерским учетом и операционными процессами с единой панели, что практически гарантирует повышение эффективности. В отличие от Excel и других основных инструментов инвентаризации, QuickBooks Commerce также использует необработанные данные и создает автоматические аналитические отчеты, которые дают вам легко понять, где ваш бизнес работает лучше всего, а где его можно улучшить.

Специальная система управления запасами поможет вам во всем: от оптимизации ваших запасов для повышения продаж и окупаемости инвестиций до расширения вашего бизнеса и открытия дополнительных торговых точек по мере роста вашей клиентской базы, поэтому ваше решение для управления запасами должно расти вместе с вами.< /p>

Чем больше продаж вы совершаете, тем больше возрастает потребность в эффективном управлении запасами. Использование Excel позволит вам сначала сократить расходы, но в конечном итоге потребуется специальная система управления запасами, чтобы сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе.

Если вы использовали базовые шаблоны списков инвентаря в Excel, но вам нужно что-то более сложное, подпишитесь на бесплатную 14-дневную пробную версию QuickBooks Commerce.

Готовы ли вы перейти на сложное решение для управления запасами?

QuickBooks Commerce поможет вам повысить узнаваемость, продавать больше, сэкономить время и работать эффективнее!

Управляйте с помощью расширенного инвентаря

Независимо от того, продаете ли вы пять или 50 000 продуктов, QuickBooks Enterprise предоставляет инструменты, необходимые для эффективного и прибыльного управления запасами, прямо у вас под рукой.

Чтобы узнать больше о том, как мы можем помочь вашему бизнесу, позвоните по телефону 800-450-8469

Excel — недорогой способ отслеживать запасы, хотя у него есть ограничения (и возможность ошибки), которых нет у программного обеспечения для управления запасами. Электронная таблица предлагает практически бесконечные столбцы для классификации и сортировки необходимых данных. Вы можете создать электронную таблицу или скачать наш предварительно заполненный шаблон инвентаризации в формате Excel ниже, чтобы помочь вам управлять своим инвентарем.

Как отслеживать запасы в Excel

Используйте электронную таблицу для отслеживания важной информации о запасах, такой как артикул каждого продукта, штрих-код, описание, местоположение, количество на складе, точка повторного заказа, стоимость и т. д. Вы также можете указать даты истечения срока действия, персонализированные заметки и изображения.

При желании вы можете включить в электронную таблицу формулы и расчеты. И вы можете создать рабочую книгу с взаимозависимыми электронными таблицами или вкладками, каждая из которых отображает данные по-разному. Но прежде чем приступить к отслеживанию данных, убедитесь, что вы фиксируете правильные данные.

Попробуйте приложение Sortly для инвентаризации бесплатно!

Sortly — это более эффективная и быстрая альтернатива Excel для инвентаризации.

Упростите то, как, когда и где проводить инвентаризацию, с помощью популярного приложения Sortly для инвентаризации. Приложение Sortly так же просто в использовании, как и таблица инвентаризации, но предлагает множество инструментов для автоматизации самых утомительных и подверженных ошибкам задач инвентаризации. Это означает, что больше нет поврежденных ячеек, беспорядочных чисел или устаревших данных.Кроме того, вы сэкономите массу времени.

Составьте список категорий и необходимых расчетов

Прежде чем вы начнете вводить данные в Excel, составьте список категорий и вычислений, которые вам понадобятся для отслеживания запасов.

Категории ресурсов

Ниже приведены категории (некоторые из них часто используются в программном обеспечении для управления запасами), которые вы, возможно, захотите включить в столбцы электронной таблицы Excel:

Артикул
Штрих-код или QR-код
Описание
Местоположение
Номер ячейки
Единицы
Количество
Количество повторных заказов
Стоимость
Стоимость инвентаря
Пометить как изменить порядок

Расчет запасов

Вы можете добавить формулы в таблицу запасов. И вы можете использовать функцию справки в Excel или искать в Интернете учебные пособия по созданию формул. Подумайте, какие расчеты вам понадобятся. Вот некоторые примеры:

Количество на складе
Стоимость покупки
Стоимость инвентаря
Количество под заказ

Вам потребуются дополнительные таблицы, категории и расчеты для отслеживания продаж, эффективности бизнеса и других данных. Узнайте больше о формулах инвентаризации, которые обычно используются при отслеживании запасов.

Загрузить бесплатный шаблон инвентаря

Команда Sortly разработала простой, полностью настраиваемый шаблон инвентаризации для малого бизнеса. Вот два разных формата наших шаблонов электронных таблиц инвентаризации — просто нажмите, чтобы загрузить!

Этот бесплатный и простой в использовании шаблон – лучшая таблица Excel для отслеживания запасов. Этот шаблон хорошо подходит для тех, кто только начинает заниматься отслеживанием запасов в своем бизнесе. Не стесняйтесь вносить изменения в шаблон, чтобы он работал для вашего конкретного инвентаря.

Еще один бесплатный инструмент для отслеживания ваших запасов – программное обеспечение для управления запасами Sortly, которое намного проще, чем отслеживать вручную в Excel. Вы можете отслеживать до 100 элементов бесплатно или получать неограниченное количество записей с нашим планом Ultra (который поставляется с 14-дневной бесплатной пробной версией). Вы также можете загрузить приведенный выше шаблон для загрузки в Sortly в любое время. Читайте дальше, чтобы узнать больше о преимуществах и недостатках отслеживания в Excel по сравнению с программным обеспечением для управления запасами.

Прочитайте пошаговые инструкции по созданию ведомости инвентаризации и загрузите бесплатный шаблон ведомости инвентаризации для своего малого бизнеса.

Обновлено 20 августа 2021 г.

Руководство по SMB поддерживается читателями. Когда вы покупаете по ссылкам на нашем сайте, мы можем получать партнерскую комиссию. Узнать больше

Инвентарная ведомость – это электронная таблица, которую можно использовать для регистрации уровней запасов и отслеживания оборота запасов. Инвентаризационные листы — это важная часть управления запасами, которую владельцы бизнеса и менеджеры могут использовать для организации своих запасов.

Ниже вы найдете бесплатную загрузку таблицы инвентаризации, а также шаги и советы по созданию собственной инвентарной ведомости.

Шаблон инвентарной ведомости

Загрузите бесплатный шаблон инвентарной ведомости в формате Microsoft Excel.

Наш выбор

Инвентарь Zoho

Увеличьте свои продажи и отслеживайте каждую единицу товара с помощью этого популярного программного обеспечения для инвентаризации.

Как создать инвентарный лист:

1. Откройте новую таблицу в Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers или другой программе.

Вы можете использовать любую программу для работы с электронными таблицами. Функции и возможности могут немного отличаться в каждом из них, но процесс практически одинаков, независимо от того, какое программное обеспечение вы используете. Просто убедитесь, что вы используете программу, которая упрощает доступ, редактирование и сохранение вашей инвентарной ведомости.

2. Назовите свои заголовки.

Первая информация, которую необходимо ввести в электронную таблицу, — это заголовки для каждого столбца. Вы можете настроить заголовки в зависимости от типа бизнеса, которым вы управляете, и ваших приоритетов в управлении запасами. Общие заголовки включают:

Название элемента
Серийный номер
Стоимость за единицу
Количество единиц товара на складе
Цена продажи
Минимальный объем заказа
Время заказа
Поставщик

3. Введите элементы и соответствующую информацию.

Когда вы настраиваете свой лист инвентаризации в первый раз, это займет больше времени, потому что вам нужно ввести информацию в каждый столбец для каждого элемента. От месяца к месяцу ваши цены или информация о расходах могут не меняться, но уровни ваших запасов будут увеличиваться и уменьшаться.

4. Сохраните лист и обновите его во время инвентаризации.

После того как ваша таблица настроена со всеми правильными категориями и информацией о продуктах, убедитесь, что вы сохранили ее и храните в легкодоступном месте на своем основном рабочем компьютере. Когда вы проводите еженедельную или ежемесячную инвентаризацию, вы можете использовать свою инвентарную ведомость для обновления записей и отслеживания изменений.

Шаблон инвентарной ведомости розничной торговли

Загрузите бесплатный образец инвентарной ведомости розничной торговли в формате Microsoft Excel.

Как сделать инвентарную ведомость?

Просто откройте пустую электронную таблицу на своем компьютере и создайте заголовки столбцов. Заголовки могут быть такими, как «Серийный номер», «Описание» и «Название элемента». Вы можете использовать строки под этими заголовками для ввода новой информации и редактирования старой информации.

Как вы отслеживаете свои запасы в электронной таблице?

Получить программное обеспечение для инвентаризации с аналитикой продаж в режиме реального времени.
Обеспечивать точные прогнозы.
Продавать товары в хронологическом порядке.
Отдайте предпочтение самым дорогим товарам.
Не покупайте товары с низкой оборачиваемостью.
Отслеживайте свой инвентарь.
Управляйте активами, например основным оборудованием.
Обеспечить контроль качества.

Как отслеживать запасы в Excel?

Вы можете отправить своим сотрудникам копию инвентарной ведомости Excel по электронной почте, чтобы они могли открыть файл и изменить его самостоятельно, но имейте в виду, что внесенные ими изменения не повлияют на ваш исходный файл. Внимательно следите за тем, у кого установлена самая последняя версия, если вы используете Excel для отслеживания запасов.

Как вы составляете инвентарь?

Составьте инвентарный лист, это очень просто. Просто откройте пустую электронную таблицу на своем компьютере и создайте заголовки столбцов. Заголовки могут быть такими, как «Серийный номер», «Описание» и «Название элемента». Используйте строки под этими заголовками для ввода новой информации и редактирования старой информации.

Как вы храните запасы?

Составьте инвентарный лист. Получите программное обеспечение с аналитикой продаж в режиме реального времени, продавайте товары в хронологическом порядке, отдавайте предпочтение самым дорогим продуктам и не храните запасы с низким оборотом. Кроме того, обязательно следите за своим инвентарем.

Что такое элемент инвентаря?

Элемент инвентаря – это продукт, который ваша компания покупает для перепродажи.

Могу ли я предоставить доступ к листу Excel инвентаризации своим сотрудникам?

Да. Вы можете отправить копию своей инвентарной ведомости Excel своим сотрудникам по электронной почте, чтобы они могли открыть файл и изменить его самостоятельно, но имейте в виду, что внесенные ими изменения не изменят ваш исходный файл. Если вы используете Excel для отслеживания запасов, внимательно следите за тем, у кого самая последняя версия.

Что такое баланс запасов?

В балансе запасов основное внимание уделяется финансовому состоянию вашего управления запасами, показывая, сколько вам стоило приобретение товаров, которые у вас есть в наличии, и общую стоимость ваших оставшихся запасов. Таблица запасов, подобная этой, поможет вам определить, не слишком ли велики ваши запасы.

Есть ли бесплатное программное обеспечение для управления запасами в Excel?

Да. Excel не обязательно является программой управления запасами, но в программное обеспечение встроено множество инструментов, которые делают управление запасами с помощью Excel популярным выбором. Вы можете использовать функцию сортировки для организации чисел или формулы для вычисления значений. Наш образец инвентарной ведомости представляет собой документ Excel.

Где я могу найти бесплатные листы инвентаря?

Оба приведенных выше шаблона являются бесплатными листами инвентаризации. Все, что вам нужно сделать, это загрузить их, чтобы сразу начать использовать.

Как и во многих других компаниях, занимающихся электронной торговлей, ваши операции могли начаться с достаточно малого размера, чтобы не требовать использования передового программного обеспечения. Возможно, у вас было время и гибкость, необходимые для отслеживания запасов с помощью электронных таблиц Excel, и какое-то время они, казалось, работали нормально. Но со временем (если вы еще этого не сделали) вы, скорее всего, перерастете возможности управления запасами в Excel и обнаружите, что вам нужен более комплексный подход.

Если вы хотите добиться долгосрочного роста, вашей компании действительно нужен способ автоматизации цепочки поставок, автоматического отслеживания запасов в каналах продаж и обновления данных о запасах в режиме реального времени. Чем раньше вы включите эти средства автоматизации в свою бизнес-модель, тем раньше вы начнете пожинать плоды. И одним из наиболее важных инструментов для автоматизации вашего инвентаря является всестороннее программное обеспечение для управления запасами.

Читайте дальше, чтобы узнать больше об ограничениях, связанных с управлением запасами с помощью Excel, а также об огромных преимуществах внедрения современной системы управления запасами.

Как создать систему управления запасами

Управление запасами в Excel может хорошо подойти владельцам малого бизнеса, которые только начинают свою деятельность и которым требуется место для хранения информации об их запасах. Но чтобы использовать электронные таблицы Excel, вам сначала нужно ознакомиться с программой и научиться организовывать свой инвентарь с помощью столбцов категорий и ручного ввода продуктов.

1. Создайте таблицу

Чтобы управлять своим инвентарем в Microsoft Excel, начните с создания новой электронной таблицы. Откройте Excel, перейдите в меню и выберите «Создать». Нажмите на пустую книгу, чтобы начать с нового листа Excel, или нажмите Ctrl + N. Затем перейдите в рабочую область электронной таблицы, чтобы ввести конкретную информацию.

2. Добавьте любые необходимые категории товаров в виде столбцов

После того как ваша новая таблица будет готова, вы можете добавить вкладку с заголовком "Продукты", где будет отображаться весь список вашего инвентаря. Открыв вкладку «Продукты», вы можете создать таблицу для размещения категорий продуктов в виде столбцов. Назначив эти отдельные столбцы, вы сможете отслеживать эффективность и прибыльность продукта по каждой категории.

3. Добавьте каждый продукт, который у вас есть, в таблицу

Далее вы можете добавить каждый продукт, который у вас есть, в соответствующий столбец категории. Насколько подробно вы хотите получить, зависит от вас, но определенно полезно указать название продукта, описание, прейскурантную цену и серийный номер или SKU. Другая полезная информация о ваших продуктах — это количество и стоимость запасов, местонахождение запасов и соответствующие точки повторного заказа.

4. Корректируйте количество по мере продажи

Даже если вы закончили вводить все необходимые сведения о продукте, вам все равно придется постоянно вести электронную таблицу. Поскольку Excel — это статическая система (т. е. в ней отсутствуют средства автоматизации и интеграции), вам придется довольно часто обращаться к своему рабочему листу и корректировать различные объемы запасов по мере продажи и перемещения товаров.

Очень важно следить за своими запасами, так как неспособность изменить эти количества может привести к задержкам в вашей цепочке поставок и большому количеству неточностей в запасах.

Недостатки электронной таблицы Excel для инвентаризации

Конечно, мы здесь не для того, чтобы принижать электронные таблицы Excel. мы понимаем, что это полезный инструмент для помощи компаниям — особенно тем, которые находятся в режиме запуска или имеют доступ к меньшему количеству ресурсов — выполнять простые управленческие или финансовые задачи. Но по мере того, как вы масштабируете свои операции и переходите на следующий уровень, сложность управления вашими запасами также будет возрастать.

Когда ваш бизнес в сфере электронной коммерции процветает, гораздо сложнее найти часы в день для обновления электронных таблиц, ручного отслеживания запасов или наблюдения за вашей дистрибьюторской сетью. Другими словами, если вы попытаетесь управлять своим растущим брендом с помощью электронных таблиц Excel, это окажется чрезвычайно ограниченным.

Давайте рассмотрим, почему это так, рассмотрев три недостатка, связанные с управлением запасами в Excel.

1. Трудоемкий процесс

Нельзя обойти тот факт, что обновление таблиц инвентаря — это трудоемкий процесс. В частности, требуется значительное время для ввода данных >> обновления данных >> экспорта, импорта и объединения листов >> просмотра данных >> согласования данных >> и этот список можно продолжить. И если вы надеетесь переложить какие-либо из этих обязанностей на кого-то другого, вам придется обучить их каждой функции шаблона инвентаризации Excel, чтобы они могли управлять своими данными.

Хотя электронные таблицы могут быть удобны для работы с единичным набором чисел, как только вы добавите новые артикулы в свой список запасов, требования к вашему времени и времени вашей команды значительно возрастут. К сожалению, это не разумное вложение, когда несколько человек тратят весь день на внесение данных в электронную таблицу; в идеале усилия и энергия команды должны быть сосредоточены на деятельности, направленной на получение прибыли, которая приносит дополнительную пользу вашему бизнесу.

2. Отсутствие автоматизации и отчетности в реальном времени

Когда вы хотите «автоматизировать» задачи и расчеты в шаблоне управления запасами Excel, большинство людей обращаются к формулам, сводным таблицам и условному форматированию. Однако эти функции оказываются довольно бесполезными, если вам нужно обновить количество запасов по нескольким каналам продаж, проверить уровни повторного заказа по мере истощения запасов или сместить точки распределения, чтобы лучше выполнять заказы.Ни в одном из этих случаев таблицы запасов не помогут.

Это связано с тем, что базовые электронные таблицы недостаточно сложны для отслеживания этой информации без ручного ввода или загрузки данных, и они, конечно же, не могут сообщать о том, что происходит с вашим инвентарем, как это происходит. Это отсутствие автоматизации и отчетов в режиме реального времени в конечном итоге помешает вашей компании принимать своевременные решения и извлекать выгоду из изменений на рынке; все данные о запасах, которые вы вводите в электронную таблицу, находятся в прошедшем времени, а это означает, что вы всегда будете на шаг позади своих конкурентов и во власти бесчисленных неэффективностей.

3. Больше шансов на ошибку

В среднем ручной ввод данных приводит к одной ошибке на каждые 300 введенных символов. А теперь прочитайте эту статистику еще раз и подумайте, какой эффект она может иметь в течение всего финансового года — довольно ошеломляющие, не так ли? Каждая ручная ошибка влияет на вашу прибыль, и даже самый опытный, хорошо обученный специалист по вводу данных время от времени совершает ошибки. Но такова природа ручного ввода тысяч строк данных в таблицу запасов.

Итак, вопрос в том, может ли ваша компания позволить себе эти ошибки? Если вы хотите, чтобы ваш бизнес электронной коммерции достиг больших высот, подводные камни ручного ввода данных могут действительно вас утомить. Это мнение еще более применимо, если у вас многоканальная структура, поскольку попытка собрать данные из нескольких каналов в разрозненные электронные таблицы — беспроигрышная ситуация.

Между поставками поставщиков, маршрутизацией заказов и отслеживанием запасов существует бесчисленное множество критических точек соприкосновения в рамках вашего выполнения и управления цепочками поставок, которые необходимо максимально защитить от ненужных ошибок.

Программное обеспечение для управления запасами и Excel для управления запасами

По мере роста вашего бизнеса вам нужны интеллектуальные решения для управления запасами, которые будут развиваться вместе с вами (чего не могут сделать листы Excel). Программное обеспечение для управления запасами, такое как Skubana, может помочь вашей компании выйти за рамки трудоемких электронных таблиц и объединить все аспекты вашей электронной коммерции — каналы продаж, уровни запасов, складирование, повторный заказ — и превратить их в единую и комплексную стратегию управления.

Существует пять ключевых преимуществ использования программного обеспечения для управления запасами по сравнению с электронными таблицами запасов Excel, как подробно описано ниже.

1. Автоматизация и экономия времени

Хотя электронные таблицы иногда полезны для малого бизнеса, нет никаких сомнений в том, что они становятся более трудоемкими по мере роста вашего присутствия. Программное обеспечение для управления запасами избавляет от утомительного и трудоемкого ручного ввода с помощью сканеров штрих-кодов и аналогичных процедур отслеживания запасов. На самом деле программное обеспечение для управления позволяет отслеживать входящие и исходящие заказы за считанные секунды.

Кроме того, автоматизация действительно может улучшить вашу масштабируемость, позволяя обрабатывать как заказы на покупку, так и заказы клиентов за меньшее время (и для этого требуется меньше сотрудников). Усовершенствованные системы управления запасами также автоматизируют процесс пополнения запасов, рассчитывая, сколько единиц необходимо заказать, чтобы поддерживать продажи.

Автоматизация способствует расширению функциональности *и* повышению продуктивности членов команды, поскольку у них будет достаточно времени, чтобы тратить его на расширение клиентской части, а не на внутреннюю логистику.

2. Многоканальная координация

Неотъемлемой частью роста бизнеса является успешное использование эффекта масштаба. Независимо от того, есть ли у вас несколько каналов продаж — интернет-магазины, партнерские сайты, торговые площадки — или дистрибьюторская сеть с несколькими складами и международным исполнением, программное обеспечение для управления запасами поможет вашей компании координировать информацию по всем сегментам.

Эта перекрестная коммуникация обеспечивается продуманной интеграцией программного обеспечения, которое подключается к вашим существующим решениям для управления. Независимо от того, где заказы приобретаются или где происходит их выполнение, система обеспечивает актуальное отслеживание покупок и цен и немедленно вычитает проданные товары из ваших текущих уровней запасов.

3. Улучшенная видимость инвентаря

В лучшем случае электронные таблицы Excel имеют ограниченное окно для движения ваших предметов инвентаря. И даже в этом случае они предлагают только поверхностные данные, которые нужно вводить и отслеживать вручную.

Программное обеспечение для управления запасами, с другой стороны, может легко отслеживать приход и уход между вашими каналами продаж и складами. Эта коллекция точек данных в режиме реального времени обеспечивает непревзойденную видимость того, что именно делает ваш бизнес.

Полная видимость имеет решающее значение для понимания того, что покупается, кем и в каких географических точках. Эта осведомленность поможет вам разработать стратегии, связанные с производством, маркетингом, управлением складом и многим другим.

Кроме того, наличие всех этих данных в одном месте (а не разбросанных по нескольким шаблонам отслеживания) позволяет мгновенно создавать целостные отчеты о вашем бизнесе. Проще говоря, чем надежнее ваши данные и чем быстрее вы сможете получить к ним доступ, тем точнее будет ваша бизнес-аналитика.

4. Повышение экономической эффективности

От широких возможностей автоматизации до более точных данных, программное обеспечение для управления запасами дает вашему бизнесу существенный толчок, а также способствует повышению экономической эффективности. Автоматизированное программное обеспечение просматривает ваш инвентарь, чтобы избежать слишком большого (или слишком малого) запаса в наличии, что может нанести огромный ущерб вашему денежному потоку.

А поскольку программное обеспечение для управления способствует большей точности, оно, в свою очередь, сводит к минимуму время, затрачиваемое на исправление или проверку ошибок, чтобы обеспечить точность данных, введенных вручную. Таким образом, помимо сокращения времени, затрачиваемого вашей командой на контроль данных, программное обеспечение для инвентаризации также гарантирует снижение накладных расходов. Благодаря этим разработкам вы можете переназначить свою команду на более важные задачи и меньше беспокоиться о возможных ошибках.

5. Лучшее обслуживание клиентов

Программное обеспечение для управления запасами не ограничивается только тем, что позволяет вам более подробно изучить свой бизнес. Оно также способно предоставлять широкий спектр услуг и аналитических данных вашим клиентам и службе поддержки. Платформы управления упрощают процесс заказа для клиентов, предоставляя им правильную информацию о наличии товаров, обновления о местоположении их заказа и беспрепятственную систему возврата, если с продуктом что-то не получится.

Такое динамичное взаимодействие с клиентами неизбежно сокращает время, которое ваша команда тратит на ответы на вопросы или решение проблем. С учетом сказанного, если и когда клиенту необходимо поговорить с представителем, программное обеспечение для управления запасами также упростит этот шаг. Решения для управления обеспечивают мгновенный доступ к статусу заказа клиента, поэтому ваша команда может предоставить наилучшее обслуживание, чтобы повысить удовлетворенность клиентов.

3 компании, которые масштабировались за счет отказа от управления запасами в Excel

Возможно, лучший способ оценить все преимущества системы управления запасами — узнать, как она помогла другим компаниям процветать. Ниже приведены три примера стартапов среднего уровня, которые столкнулись с препятствиями при масштабировании своего бизнеса, то есть до тех пор, пока они не воспользовались платформой управления запасами Skubana и не превзошли свои цели в кратчайшие сроки.

Украшения лунного сияния

Moonglow создает уникальные украшения, которые соответствуют фазам луны и самым важным датам в жизни их клиентов. Хотя у Moonglow был интересный продукт, у него также был огромный выбор стилей и SKU (почти 700 отдельных компонентов и примерно 175 различных стилей). Их потенциал для продажи комбинаций приближался к 5 500, и они учитывали все это с помощью элементарной электронной таблицы.

Аудит запасов показал, что Moonglow продавала больше одних товаров и мало знала о продажах других. Стало почти невозможно вручную следить за их продуктами, из-за чего они не могли рассчитывать продажи или прогнозировать будущее. Тем не менее, они хотели, чтобы их бизнес рос, поэтому Moonglow сознательно перешла на Shopify и заключила партнерское соглашение со Skubana, чтобы в режиме реального времени получать информацию об их невероятно разнообразных предложениях.

Skubana отреагировала на это, познакомив их с недорогими концепциями комплектации и комплектования. Объединив свои продукты в пакеты, Moonglow смогла учесть все SKU компонентов и точно вычесть их из своего запаса при продаже изделия. За год до интеграции со Skubana бренд завершил четвертый квартал с объемом продаж менее миллиона долларов, а в следующем году (*после* подключения к Skubana) они завершили четвертый квартал с объемом продаж более 2,5 млн долларов.

Кофе "Жажда смерти"

Компания Death Wish Coffee создала повторение для производства крепкого, качественно приготовленного кофе. Компания уже завоевала верных поклонников среди любителей кофе, но затем, в 2015 году, их уровень воздействия резко вырос. В том же году Death Wish выиграли конкурс малого бизнеса, в котором им был вручен 30-секундный рекламный ролик, показанный во время Суперкубка.За этим последовала лавина внимания и массовая волна перепроданности по двум их каналам продаж.

Их поставщики искали дополнительные повторные заказы, их клиенты сомневались в задержках продуктов, а их команда логистики работала круглосуточно, чтобы не отставать. Это была тяжелая битва, которую Death Wish быстро проигрывали, пока они не выполнили поиск по запросу «управление запасами Shopify» и не наткнулись на Skubana. После поучительного разговора и нескольких убедительных скриншотов Death Wish официально объединились со Skubana.

С тех пор Death Wish получила огромное представление об их инвентаре и теперь может указывать точные цифры и показатели. Эта точность помогла им лучше прогнозировать и получить больший контроль над поступающими заказами и выпускаемой продукцией. Их компания полностью отказалась от перепродажи и расширила свою деятельность по восьми активным каналам. С помощью Skubana компания Death Wish вернулась к тому, что у нее получается лучше всего: к приготовлению отличного кофе и развитию бренда, который теперь доступен на полках магазинов по всей стране.

Товары кочевников

Компания Nomad Goods позаботилась о попутчиках и искателях приключений, создав небольшое продуманное зарядное устройство, которым легко пользоваться в пути. После успешного проекта на Kickstarter компания Nomad Goods получила финансирование для разработки тонкого зарядного устройства с USB-кабелем в форме кредитной карты, которое поместится практически в любой кошелек. Это первое устройство принесло их компании невероятную известность и помогло расширить линейку продуктов, включив в нее более 30 различных наименований всего за несколько лет.

Но тот же рост, который привел к появлению продуктов Nomad в магазинах Best Buy, Urban Outfitters и Staples, также вызвал серьезные разногласия. По мере масштабирования бизнеса они не могли эффективно управлять различными списками продуктов, сетью складов и несколькими каналами продаж. Более того, у Nomad Goods не было фундаментального представления об их товарно-материальных запасах, а электронные таблицы, на которые они полагались, не приносили им никакой пользы.

Компания Nomad Goods устала от этой неэффективности и была готова максимизировать свои многоканальные продажи, поэтому они обратились к Skubana за помощью в организации их реализации. Благодаря системам Skubana Nomad Goods, наконец, смогли отслеживать свои запасы в каждой точке выполнения, расширяться до Amazon (как они всегда хотели) и эффективно увеличивать свои продажи по всем каналам. На собственном сайте Shopify заказы Nomad растут на 15% каждый месяц. А на Amazon объем их заказов ежемесячно увеличивается на 125 %, и никаких признаков замедления темпов роста не наблюдается.

Часто задаваемые вопросы об управлении запасами в Excel

Управление запасами в Excel может помочь компаниям отслеживать существующие элементы запасов. Используя листы Excel, пользователи могут вручную вводить информацию о своих продуктах в строки и столбцы, чтобы упорядочивать запасы, проверять доступность и корректировать эти цифры по мере продажи товаров.

Чтобы создать таблицу запасов в Excel, перейдите в меню и выберите «Создать», а затем нажмите пустую книгу, чтобы создать новый лист Excel. Там вы можете ввести соответствующие категории продуктов в виде столбцов и добавить каждый продукт, который вы носите, в назначенный столбец. Кроме того, вы можете вручную корректировать количество инвентаря по мере увеличения продаж.

По мере роста вашего бизнеса вам нужны интеллектуальные решения для управления запасами, которые будут развиваться вместе с вами (чего электронные таблицы Excel не могут сделать). Программное обеспечение для управления запасами имеет ряд широких преимуществ, таких как автоматизация, улучшенная прозрачность, повышенная экономическая эффективность и более качественное обслуживание клиентов, которые могут повысить эффективность вашей электронной торговли на всех уровнях.

Читайте также: