Как просмотреть участников собрания в Outlook

Обновлено: 02.07.2024

Обзор того, как отслеживать посещаемость собраний в Outlook

Вы можете отслеживать посещаемость собраний в Outlook, если вы являетесь лицом, создавшим приглашение на собрание. Поскольку вы являетесь организатором встречи, она автоматически появляется в вашем календаре. Чтобы проверить статус участников собрания в Outlook, дважды щелкните собрание в папке календаря, чтобы открыть окно собрания. Сводка ответов на собрании отображается в верхней части сведений о собрании на вкладке «Собрание» на ленте в окне «Собрание».

Чтобы просмотреть более подробную информацию об отслеживании встречи, нажмите вкладку «Отслеживание» на ленте окна «Собрание», чтобы просмотреть ответы приглашенных на собрание. Чтобы изменить статус присутствия участника собрания в Outlook, щелкните столбец «Посещаемость» в строке участника. Затем используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать другой статус посещаемости.

Чтобы изменить статус ответа участника собрания в Outlook, щелкните столбец «Статус» в строке участника. Затем используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать другой статус ответа. Чтобы сохранить изменения, если это необходимо, нажмите кнопку «Сохранить» в левом конце панели быстрого доступа. Когда закончите, вы можете закрыть окно «Встреча».

Изображение организатора собрания, отслеживающего посещаемость собрания в Outlook.

Инструкции по отслеживанию присутствия на собраниях в Outlook

Чтобы отслеживать посещаемость собрания в Outlook, если приглашение на собрание создало вы, дважды щелкните собрание в папке календаря, чтобы открыть окно собрания.
Сводка ответов на собрании отображается в верхней части сведений о собрании на вкладке "Встреча" на ленте в окне "Встреча".
Чтобы просмотреть более подробную информацию об отслеживании встречи, нажмите вкладку "Отслеживание" на ленте окна "Встреча", чтобы просмотреть ответы приглашенных на встречу.
Чтобы изменить статус присутствия участника собрания в Outlook, щелкните столбец "Посещаемость" в строке участника.
Затем в раскрывающемся списке выберите другой статус посещаемости.
Чтобы изменить статус ответа участника собрания в Outlook, щелкните столбец "Статус" в строке участника.
Затем в раскрывающемся списке выберите другой статус ответа.
Чтобы сохранить изменения, если это необходимо, нажмите кнопку "Сохранить" в левом конце панели быстрого доступа.
По завершении вы можете закрыть окно "Встреча".

Видеоурок о том, как отслеживать посещаемость собраний в Outlook

В следующем видеоуроке под названием «Проверка статуса присутствия на собрании» показано, как отслеживать присутствие на собрании в Outlook. Этот видеоурок взят из нашего полного руководства по Outlook под названием «Освоение Outlook Made Easy v.2019 и 365».

Если вы регулярно организуете встречи, вы понимаете важность получения ответов на ваши приглашения. Угадать, кто будет присутствовать на собрании, — огромная проблема, которая может привести к крушению поезда на хорошо организованном мероприятии по многим причинам. Кроме того, вы должны быть уверены, что люди, которых вы пригласите выступить на собрании, действительно придут.

К счастью, вам не нужно рисковать смущением или потерей денег из-за провала встречи. Microsoft Office — лидер среди приложений для цифрового календаря. Одна из лучших функций — отслеживание запланированных событий, которые вы создаете в приложении. После того как вы разослали приглашения, вы можете просто дождаться ответов на ваш цифровой ответ на приглашение.

Вам нужна помощь в проверке того, кто принял ваше приглашение на собрание в Microsoft Outlook? В этой статье приведены инструкции для организаторов собраний Outlook, чтобы увидеть, какие участники отвечают на приглашение. Шаги составлены в пошаговой форме, чтобы упростить процесс.

Как проверить, кто принял приглашение на собрание Outlook на ПК с Windows

После создания встречи вы становитесь ее организатором. Как организатор, у вас есть доступ к более подробной информации о собрании, чем об участниках, и вы можете просматривать статус участников так часто, как захотите. Вы также можете увидеть их адреса электронной почты в дополнение к ответам для дополнительной корреспонденции, если это необходимо.

Используйте список отслеживания в Microsoft Outlook, чтобы просмотреть ответы на собрания, выполнив следующие действия:

На последнем шаге откроется список участников собрания. В столбце «Ответ» вы увидите, приняли ли приглашенные вами люди, отклонили или не ответили на приглашение.Помните, что участник не обязан присылать вам какие-либо ответы. Однако если они этого не сделают, вы не сможете отслеживать их посещаемость через приложение.

Если вы хотите связаться с приглашенными, которые так или иначе не ответили, вы можете связаться с ними по электронной почте.

Просматривать меню отслеживания может только организатор встречи. Если вы создали собрание с помощью Microsoft 365, все участники, использующие одно и то же приложение, также смогут просматривать ответы на приглашение.

Как проверить, кто принял встречу Outlook на Mac

Когда вы планируете совещание с помощью Microsoft Outlook на Mac, участник может принять его немедленно. Они также могут отредактировать свой ответ и запросить другое время для встречи с вами. Если это так, у вас есть те же варианты, чтобы ответить на их предложение.

Приглашенные также могут предварительно принять их, отклонить или не отвечать. Чтобы просмотреть ответы участников на ваше приглашение, выполните следующие действия.

Далее вы увидите ответ рядом с каждым участником, особенно с теми, кто воспользовался функцией «Ответить сейчас» и сразу же согласился. Приглашенные также могут отклонить или отложить ответ.

У вас нет возможности просмотреть дату или время ответов, отправленных вам участником. Если вам нужна отметка времени для ответов, вы можете сохранить полученные уведомления по электронной почте, чтобы иметь запись о том, когда были получены ответы.

Вы увидите ответы на ваше приглашение в виде таблицы. Это может создать проблему, поскольку вы не можете сортировать и фильтровать список. Вот метод, позволяющий сортировать ответы:

Максимальное количество получателей, которых вы можете отслеживать в приложении Outlook для Mac, составляет 500 на одно электронное письмо. Однако список рассылки считается только одним получателем. Кроме того, у вас должна быть обновленная версия Outlook, чтобы отслеживать ответы участников на больших собраниях.

Как проверить, кто принял встречу Outlook на iPhone

Контролировать, кто посещает вашу встречу, удобнее с помощью Outlook на iPhone. У вас есть свобода пойти куда угодно и по-прежнему проверять, кто будет присутствовать, когда вы завершаете планы. Чтобы воспользоваться этим преимуществом, для начала необходимо загрузить приложение Microsoft Outlook.

Инструкции по загрузке приложения Microsoft Outlook (если у вас его еще нет):

Теперь вы готовы использовать Outlook для проверки ответов участников на ваше приглашение. Начните со следующего:

События, добавленные на ваш компьютер, появляются на вашем устройстве, как только календарь Outlook синхронизируется с вашим iPhone. Помните, что собрание должно быть создано в вашем основном календаре, чтобы вы могли просматривать информацию об участниках. Вы не можете отслеживать ответы людей, которых вы пригласили из дополнительного календаря.

Как проверить, кто принял встречу Outlook на телефоне Android?

Если вы используете устройство Android, вы можете быть более мобильны при организации встречи. Узнайте, кто принял ваше приглашение на встречу на вашем телефоне Android, где бы вы ни находились. Однако прежде чем вы сможете это проверить, сначала необходимо загрузить приложение Microsoft Outlook для Android на свое устройство.

Инструкции по загрузке приложения Microsoft Outlook для Android (если вы еще этого не сделали):

После того, как у вас есть приложение, пришло время синхронизировать его с телефоном. Информация о собрании автоматически появится в приложении на вашем телефоне, если оно было настроено на вашем компьютере или планшете. Когда синхронизация завершится, вы сможете просмотреть ответы на ваше приглашение на собрание с помощью устройства Android. Чтобы начать, выполните следующие действия:

Вы увидите ответы участников в левом верхнем углу окна собрания. Отсюда вы можете просмотреть имена приглашенных, которые приняли и отклонили приглашение. Участники, которые не ответили на этот вопрос, будут иметь статус «Нет» рядом с их именами. Вы можете связаться с ними по электронной почте или зайти позже, чтобы узнать, ответят ли они.

Приглашаем вас

Outlook — это полезный инструмент для планирования встречи любого масштаба. Вы можете координировать встречу с пятью-пятьюстами приглашенными и при этом следить за тем, сколько их будет присутствовать. Инструкции по загрузке и использованию приложения Outlook довольно просты. Но преимущества использования Outlook для эффективного отслеживания приглашений на собрания бесценны.

Используете ли вы Outlook для встреч, не связанных с бизнесом? Расскажите нам, для каких других мероприятий вы использовали приложение, в разделе комментариев ниже.

После создания и отправки приглашения на собрание по электронной почте организатору необходимо знать статус ответов, а также общее количество людей, которые приняли, отклонили или заявили о своем предварительном статусе собрания. Вы можете быстро проверить эти цифры в представлении календаря.

Чтобы проверить ответы на приглашение на встречу, выполните следующие действия:

1. Нажмите значок календаря на панели навигации, чтобы открыть календарь:

<р> 2.Выберите элемент, который хотите проверить, и откройте его:

Если вы не получили ответа на письмо с приглашением на встречу, вы увидите следующее:

Если вы получили все или некоторые ответы по электронной почте от предполагаемых участников встречи, вы увидите общее количество приглашенных:
- кто принял приглашение на встречу;
- кто отклонил приглашение на встречу;
- кто отправил предварительный ответ:
Примечания:
- Только организатор встречи может узнать, кто согласился посетить определенную встречу.
- Организатор может изменить ответы, проверив имя участника в приглашении на собрание и изменив статус (см. Как проверить ответы на приглашение на собрание).
Как проверить ответы на приглашение на встречу

После создания приглашения на встречу приглашенные могут подтвердить или отказаться от участия в этом мероприятии или предложить другое время. Организатору встречи необходимо отслеживать подтверждения и отказы участников. В Outlook легко проверить ответы организатора, но участники не получают уведомления от других участников.

Как создать встречу для двух или более часовых поясов в Outlook

Сегодня все больше встреч проводится онлайн в Интернете для участников из разных городов, стран и часовых поясов. Когда вы создаете встречу в Outlook, вам нужно назначить правильное время для разных часовых поясов.

Как создать встречу для другого часового пояса в Outlook

Когда вы работаете с коллегами в другом часовом поясе, время от времени вам нужно создавать встречи в их часовом поясе. Ручной перевод времени занимает некоторое время, и вы все еще чувствуете, что допустили ошибку. Вместо этого вы можете выбрать правильный часовой пояс при создании встречи, вам не нужно знать разницу между часовыми поясами!

Иногда для какой-то цели необходимо распечатать список участников собрания или участников собрания с ответами. Из этой статьи вы узнаете, как распечатать список участников собрания или распечатать участников с ответами в Outlook.

Печать только списка участников собрания в Outlook

Если вы хотите распечатать только список участников собрания в Outlook, сделайте следующее.
<р>1. В режиме календаря откройте приглашение на собрание, из которого вы хотите распечатать список участников собрания.

<р>2. В окне «Собрание» нажмите «Собрание» > «Помощник по планированию». Смотрите скриншот:

<р>3. Скопируйте всех участников: (1) Удерживая клавишу Shift, выберите всех участников, щелкнув первого участника и последнего; (2) Нажмите Формат текста > Копировать. Смотрите скриншот:

4.Откройте документ Word и вставьте в него всех участников, которых вы только что скопировали, нажав клавиши Ctrl + V.

<р>5. Преобразуйте этих участников из строки в столбец: выберите участников и нажмите «Вставка» > «Таблица» > «Преобразовать текст в таблицу». Смотрите скриншот:

<р>6. В диалоговом окне «Преобразовать текст в таблицу» (1) измените количество столбцов на 1, (2) установите флажок «Другое» и введите точку с запятой ; в следующее поле и (3) нажмите кнопку OK. Смотрите скриншот:

<р>7.И участники собрания были перечислены в одной колонке следующим образом. Затем нажмите «Файл» > «Печать», чтобы распечатать список участников.

Быстро распечатать встречу, включая список участников и ответы участников, в Outlook

Обычно для печати списка участников собрания в Outlook необходимо скопировать список участников, вставить его в какое-либо место, а затем распечатать. Но с отличной расширенной функцией печати Kutools for Outlook вы можете быстро распечатать собрание со списком участников, а также ответы всех участников. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Распечатать участников встречи с ответами в Outlook

Если вы хотите распечатать участников встречи с ответами в Outlook, сделайте следующее.
<р>1. В представлении «Календарь» откройте приглашение на собрание, для которого вы хотите распечатать участников собрания с ответами.

<р>2. Щелкните Встреча > Отслеживание > Копировать статус в буфер обмена. Смотрите скриншот:

<р>3. Запустите Microsoft Excel, нажмите клавиши Ctrl + V, чтобы вставить список участников, а затем нажмите «Файл» > «Печать», чтобы распечатать его. Смотрите скриншот:

Примечания:
(1) Если вы хотите просмотреть сведения об этом приглашении на собрание вместе с участниками собрания и ответами, вы можете вставить отслеживание в тело текущего открытого приглашения на собрание. Затем распечатайте приглашение на встречу.
(2) В Outlook 2007 отсутствует функция копирования статуса в буфер обмена, позволяющая копировать участников и ответы.

Распечатать список участников собрания с ответами Kutools for Outlook

Если у вас установлен Kutools for Outlook, вы можете легко распечатать список участников собрания с их ответами с помощью функции расширенной печати Kutools for Outlook.

Kutools для Outlook: добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, которые можно бесплатно попробовать без ограничений в течение 60 дней. Подробнее о бесплатной пробной версии

<р>1. Выберите собрание, список участников которого вы распечатаете в представлении «Календарь», и нажмите Kutools Plus > Расширенная печать. Смотрите скриншот:

<р>2. В открывшемся диалоговом окне «Расширенная печать» установите флажок «Список отслеживания» и нажмите кнопку «Печать».
<р>3. Выберите принтер и нажмите кнопку «Печать» в появившемся диалоговом окне «Печать».

Демонстрация: печать списка участников собрания в Outlook

Совет: в этом видео Kutools for Outlook добавляет вкладку Kutools. Если вам это нужно, нажмите здесь, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Читайте также: