Как просмотреть скрытую копию в Outlook

Обновлено: 24.11.2024

Скрытая копия в Outlook — важная концепция. Вот что недавно сообщил один из наших клиентов:

«За эти годы я провел множество экспертиз и могу сказать вам, как важно иметь возможность показать, что электронное письмо было отправлено и что оно было возвращено мне в виде копии «cc». «… Извините, что вы говорите, что никогда не получали его, но, как вы можете видеть здесь, мой прошел через Интернет, как и оригинал, к вам, а мой вернулся ко мне…» — бесценно».

Что такое скрытая копия?

Скрытая копия (также называемая скрытой копией) позволяет отправить электронное письмо не только нужным получателям, но и еще одному человеку. Люди в полях «Кому» и «Копия» не будут знать, что человек в строке «СК» получил копию электронного письма, потому что получатели «Кому» и «Копия» не могут определить, что полученное ими электронное письмо изначально имело получателя скрытой копии.< /p>

Однако получатель электронной почты со скрытой копией может легко «проболтаться», ответив всем, поэтому он должен быть осторожным, отвечая всем, или использовать такой инструмент, как надстройка Outlook Reply to All Monitor.< /p>

Часто задают вопрос: можно ли посмотреть список получателей скрытой копии? Ответ - нет. Только отправитель сообщения электронной почты может видеть, кто был получателем скрытой копии.

Как добавить скрытую копию в электронное письмо Outlook

Если вы хотите добавить получателя скрытой копии, сначала необходимо убедиться, что адресная строка скрытой копии отображается в Outlook.

Как просмотреть адресную строку скрытой копии:

Создание нового сообщения электронной почты в Outlook
Перейдите на вкладку "Параметры".
Нажмите кнопку BCC в области "Показать поля" на ленте.

После того, как появится строка скрытой копии, вставить адреса электронной почты скрытой копии очень просто.

Как автоматически скрывать все исходящие электронные письма в Outlook

Правила Outlook позволяют автоматически добавлять получателя копии в отправляемые электронные письма, но не получателей скрытой копии. Однако у вас есть два варианта: первый вариант предполагает использование шаблона Outlook вместо непосредственного создания электронного письма. Шаблон в основном представляет собой сохраненное, но не отправленное электронное письмо, частично заполненное, которое находится либо в одной из ваших папок Outlook, либо, скажем, на рабочем столе. Чтобы создать шаблон, выполните следующие действия:

Создайте пустое электронное письмо с заполненным полем скрытой копии.
Сохранить в Outlook или Сохранить как на рабочем столе
Теперь всякий раз, когда вы хотите создать скрытую копию, начинайте с этого шаблона электронной почты каждый раз, когда хотите создать новый.

Второй вариант — использовать одну из трех надстроек Outlook, каждая из которых автоматически выполняет действие скрытой копии.
Первая — надстройка Always BCC. Вы можете точно контролировать, когда применяется скрытая копия, либо настроив надстройку для проверки сведений в самом электронном письме, например, на основе того, кому вы отправляете, от кого вы отправляете, темы, ключевых слов в теле и т. д.) или контролируя его с помощью кнопки «Скрытая копия вкл/выкл» на панели инструментов Outlook.

Вторая надстройка — это надстройка «Копии соответствия» (см. раздел ниже).

Третья надстройка — надстройка Safeguard Send, которая позволяет автоматически добавлять скрытую копию в сообщения электронной почты Outlook, но только при определенных условиях, например, если сообщение отправляется за пределы компании или содержит определенные ключевые слова.

Как автоматически добавлять скрытую копию в сообщения электронной почты, но с исключениями

Outlook обладает мощными возможностями, но это то, что может сделать только надстройка Compliance Copies. Подобно надстройке Always BCC, эта надстройка автоматически добавляет скрытую копию к вашим исходящим электронным письмам на основе более сложного набора правил.

Как видите, получатель скрытой копии может различаться в зависимости от содержания электронного письма, кому вы отправляете, из какой учетной записи вы отправляете и т. д.

Кроме того, вы можете реализовать исключения для скрытой копии, чтобы, например, если вы обычно используете скрытую копию для всех сообщений между коллегами, но вам не нужна скрытая копия при планировании обеда с коллегами, это можно реализовать.< /p>

«Скрытая копия» — это способ отправки копий электронной почты без отображения всех получателей. Но можете ли вы по-прежнему просматривать скрытую копию?

«Неизвестные получатели» часто помещаются в строку «Кому:» почтовыми программами, когда отправляемое сообщение не содержит записей в полях «Кому:» или «Копия:».Отправитель использовал функцию «Скрытая копия» электронной почты, чтобы отправить электронное письмо одному или нескольким людям, не раскрывая их.

Итак, как узнать, кто они?

Просмотр поля скрытой копии

Скрытая копия или скрытая копия предназначены специально для того, чтобы не раскрывать получателям электронной почты, кто был скрыт скрытой копией. Таким образом, вы не можете видеть, кто был скрытой копией; просто нет способа сделать это.

BCC: слепая копия 1

Допустим, вы отправляете электронное письмо клиенту, и вы также хотите отправить копию этого электронного письма кому-то еще (например, вашему начальнику), чтобы это не было видно в исходящем электронном письме. Добавление этого человека в строку «Кому:» или «Копия:» будет очевидным: он будет указан в электронном письме, отправленном первоначальному получателю.

BCC отправляет электронное письмо кому-то, а его имя вообще не упоминается в электронном письме. Вот что такое «слепой»: вы не можете видеть, что им отправили электронное письмо. На самом деле, получатели электронной почты не могут сказать, был ли кто-то скрыт скрытой копией или нет. Вы не можете просмотреть поле BCC, поскольку информация не включена в сообщение.

Скрытая копия предназначена для использования в дополнение к тому, к кому обращаются в строках «Кому:» или «Копия:», но это не является обязательным требованием. Вполне возможно отправить сообщение электронной почты только получателям со скрытой копией. В результате в строки «Кому:» или «Копия:» вставлять нечего.

Когда это происходит, некоторые почтовые программы автоматически помещают фразу «неизвестные получатели» (или что-то подобное) в строку «Кому:», чтобы указать, что это было сделано намеренно: электронное письмо было отправлено одному или нескольким людям, не раскрывая, кто они есть.

Раскрытие неизвестных получателей

Это возвращает нас к исходному вопросу: как узнать, кому было отправлено электронное письмо?

В этом весь смысл BCC. Вот что значит "неизвестно". Вы не можете просматривать людей, у которых есть скрытая копия. Информация о том, кому было отправлено электронное письмо, не включается в электронное письмо. Просто невозможно определить, было ли оно отправлено кому-либо еще, и если да, то кому.

Старые исключения

Давным-давно…

Существовали почтовые программы, которые неправильно понимали всю концепцию скрытой копии и неизвестных получателей. Они включали получателей скрытой копии в обычно скрытые заголовки, которые любой мог прочитать, если знал как. Но это была серьезная ошибка, и она уже давно устранена.

Аналогичным образом вполне возможно, что корпоративные почтовые системы также могут каким-то образом выявлять получателей скрытой копии, но это системы, в которых все используют одну и ту же почтовую систему, поэтому электронная почта не проходит через почтовые серверы в Интернете.

Однако на практике современные почтовые программы просто не раскрывают неизвестных получателей.

Это было бы неправильно.

Сделать это

Подпишитесь на Confident Computing! Меньше разочарований и больше уверенности, решения, ответы и советы в вашей почте каждую неделю.

Bcc = скрытая копия. Вы используете поле СК (Параметры | Поле СК) для ввода адресов, когда вы не хотите, чтобы получатели видели, кому было отправлено сообщение. Человек, получающий сообщение, увидит только те адреса, которые вы указали в поле "Кому" или "Копия".

Если вы нажмете кнопку «Кому», чтобы выбрать имена, вы можете выбрать имена, а затем нажать кнопку «СК», чтобы добавить эти имена в поле «СК». После добавления имени в поле скрытой копии вы можете дважды щелкнуть дополнительные имена, чтобы добавить их в поле скрытой копии, так как последнее использовавшееся поле остается активным до тех пор, пока вы не нажмете другую кнопку или не создадите новое сообщение.

Если поле Скрытая копия еще не было включено (щелкнув Параметры, Скрытая копия), добавление имен в поле Скрытая копия с помощью адресной книги отобразит поле Скрытая копия в форме сообщения.

Примечание. Поле BCC не будет отображаться в области чтения.

Чтобы просмотреть адреса скрытых копий для отправленных вами сообщений, откройте сообщение в папке "Отправленные". В более новых версиях Microsoft Outlook вы должны автоматически видеть поле BCC, если оно содержит имена.

В более ранних версиях откройте сообщение и включите поле BCC в диалоговом окне "Параметры".

Вы также можете добавить поле BCC в список сообщений, чтобы увидеть имена.Вы не сможете увидеть всех получателей скрытой копии, используя этот метод, если в скрытой копии много имен.

Примечание. Если вы используете учетные записи Gmail IMAP и сохраняете отправленные элементы на сервере Gmail, вы можете не видеть имена скрытых копий в отправленных элементах. Если вы не видите скрытую копию при добавлении поля скрытой копии в представление, вам необходимо сохранить отправленные элементы локально, если вы хотите видеть имена скрытой копии. Другие серверы IMAP могут вести себя так же, но на серверах, к которым у меня есть доступ, только учетные записи Gmail не показывают адреса BCC. Учетные записи Gmail в Outlook 2016 отображают записи скрытой копии в списке сообщений (после добавления поля в представление).

Печатать сообщение с видимым полем BCC сложнее — для печати поля BCC необходимо настроить форму сообщения, чтобы разрешить печать.

Самый простой способ распечатать адреса со скрытой копией — нажать «Переслать», затем скопировать список скрытой копии из отправленного сообщения и вставить его в тело сообщения в поле «Пересылка», затем распечатать и закрыть сообщение. Кроме того, вы можете открыть отправленное сообщение и перейти в режим редактирования, вставить имена в текст сообщения и распечатать его.

BCC означает «слепая копия» в системе электронной почты. Он используется, когда вы хотите отправить копию электронного письма другим получателям. Вы можете добавить столько получателей в скрытую копию, сколько хотите. В этой статье вы узнаете, как отобразить или скрыть поле BCC в Outlook.

Что означают BCC и CC?

Поле BCC отличается от полей To и поля CC. BCC расшифровывается как слепая копия. CC расшифровывается как углеродная копия. Адреса электронной почты, добавленные в поля Кому и Копия, могут быть прочитаны всеми получателями. С другой стороны, адреса электронной почты, добавленные в поле скрытой копии, остаются скрытыми, и никто из получателей не может их прочитать.

Как скрыть или показать поле BCC в Outlook

Давайте рассмотрим процедуру для обоих этих приложений Outlook.

1] Как показать или скрыть поле BCC в настольном приложении Outlook

Этапы, которые мы объясним здесь, относятся к настольному приложению Outlook 2016. Если вы используете другую версию настольного приложения Outlook, действия могут отличаться из-за интерфейса.

Запустите настольное приложение Microsoft Outlook.
Нажмите кнопку нового сообщения электронной почты слева. Откроется новое окно для отправки электронного письма.
В окне создания сообщения электронной почты перейдите на вкладку "Параметры", а затем нажмите "Скрытая копия". Это покажет поле BCC в Outlook.
Чтобы скрыть поле BCC в Outlook, снова щелкните поле BCC.

Если вы отвечаете на электронное письмо, вы найдете параметр BCC на вкладке «Сообщение». Вы можете включать и отключать поле BCC при ответе на определенное электронное письмо, нажав на эту опцию.

Как навсегда включить поле BCC в настольном приложении Outlook

Вы должны повторить описанные выше шаги, чтобы включить поле BCC в настольном приложении Outlook для каждого сообщения электронной почты. Если вы хотите включить его на постоянной основе, сначала создайте новое электронное письмо, а затем включите поле BCC, выполнив описанные выше шаги. После включения поля BCC закройте окно создания сообщения, не сохраняя письмо. После этого поле BCC останется активным для каждого сообщения электронной почты, независимо от того, создаете ли вы новое сообщение или отвечаете на существующее письмо.

По умолчанию поле BCC отключено для каждого электронного письма. Если вы хотите, чтобы поле BCC отображалось постоянно, выполните следующие шаги:

Это все о том, как показать или скрыть поле BCC в Outlook.

Могут ли получатели скрытой копии видеть друг друга?

Получатели скрытой копии могут видеть только те адреса электронной почты, которые вы добавили в поля Кому и Копия. Все адреса электронной почты, которые вы добавляете в поля скрытой копии, остаются скрытыми друг от друга. Таким образом, скрытая копия — лучший вариант для конфиденциальной отправки электронного письма из соображений безопасности.

Хорошая ли идея использовать скрытую копию?

Если вы не хотите, чтобы кто-то знал, что вы также отправили копию электронного письма кому-то еще, имеет смысл использовать поле BCC.

Что произойдет, если кто-то ответит на сообщение электронной почты скрытой копии в Outlook?

Ответить. Если пользователь использует параметр Ответить, электронное письмо будет отправлено только отправителю, и никакие другие получатели электронного письма не смогут узнать об этом сообщении.
Ответить всем: как следует из названия, если человек отвечает на электронное письмо скрытой копии, используя параметр Ответить всем, электронное письмо будет отправлено всем получателям этого электронного письма, включая отправителя.< /li>

Дата: 30 сентября 2021 г. Метки: прогноз

Исправить сбой Outlook при создании нового профиля

Подключение к Microsoft Exchange недоступно при настройке Outlook

Outlook не получает письма от Gmail

сообщить об этом объявлении

Читайте также: