Как применить форматирование ко всему документу в Word

Обновлено: 23.11.2024

Если вам нужно применить одно и то же форматирование к нескольким частям документа Microsoft Word, нет необходимости повторять одни и те же действия несколько раз. Word предоставляет целый набор приемов для быстрого и эффективного форматирования набора элементов в документе.

Использование множественного выбора

Один из самых простых способов — сделать несколько выделений перед применением форматирования. Просто удерживайте нажатой клавишу Ctrl, пока вы используете мышь для выбора различных частей текста (или других элементов в ваших документах, таких как изображения), а затем примените форматирование. Каждый выбранный вами элемент получит одинаковое форматирование.

Для пользователей Mac
Microsoft Word для Mac имеет эквиваленты для этих методов Windows Word. Format Painter доступен в версиях Word для Mac; а эквивалент клавиши F4 в Mac Word — Cmd-Y.

Использование редактора форматов

Редактор форматов — это небольшой значок на панели инструментов, который выглядит как кисть (он находится на вкладке «Главная» в Word 2007 и 2010 и на панели инструментов «Стандартная» в более ранних версиях). Format Painter «подбирает» форматирование существующего фрагмента текста или изображения, а затем рисует его на следующем выбранном вами объекте. Чтобы использовать его:

Выберите элемент, который содержит форматирование, которое вы хотите скопировать. Если вы хотите скопировать только форматирование текста, выберите слово или раздел в абзаце. Если вы хотите скопировать форматирование абзаца, а также форматирование текста, выделите абзац целиком.
Нажмите «Редактор форматов». Если вы хотите применить форматирование более чем к одному элементу, дважды щелкните по инструменту «Формат по образцу», а не один раз.
Нажмите и перетащите элементы, которые вы хотите «нарисовать» с форматированием.
Если на шаге 2 вы дважды щелкнули по рисунку форматов, щелкните его еще раз или нажмите клавишу Esc, чтобы деактивировать его.

Использование волшебной клавиши F4

Нажатие клавиши F4 указывает Word на повторение последнего выполненного вами действия, поэтому это полезно не только для повторения форматирования, но и для повторения многих других команд в Word. Например, если вы наберете абзац, а затем нажмете F4, Word напечатает копию этого абзаца. Если вы используете средство создания таблиц для вставки таблицы с четырьмя столбцами и тремя строками, а затем щелкнете в другом месте документа и нажмете F4, Word вставит еще одну таблицу с размером 4 на 3. Если вы подчеркнете слово, а затем щелкнете по другому слову, оно тоже будет подчеркнуто.

При использовании этого замечательного ключа следует помнить о нескольких важных вещах:

F4 невероятно буквален. Он повторяет самую последнюю команду, какой бы тривиальной она ни была. Поэтому, если вы вставите таблицу 4 на 3, нажмите Enter, чтобы перейти на строку вниз, а затем нажмите F4, Word не вставит другую таблицу; он вставит еще один возврат каретки, то есть еще раз «нажмет» клавишу Enter. Если вы выберете заголовок и измените шрифт на Algerian 48pt, затем выберите другой заголовок и нажмите F4, шрифт заголовка останется прежним, но его размер в пунктах изменится на 48pt (то есть, если вы применили выбор шрифта до применения шрифта размер).
Не всегда понятно, что представляет собой последняя «команда». Например, если вы наберете два последовательных предложения, а затем нажмете F4, Word воспроизведет весь абзац из двух предложений. Вопреки ожиданиям, он не будет просто повторять последнее предложение или последний введенный вами символ. Другой пример: если вы выберете слово и нажмете «Полужирный», а затем «Курсив», чтобы отформатировать его, когда вы нажмете F4 на другом выделении, все, что вы получите, — это текст, выделенный курсивом, без жирного шрифта. Чтобы обойти это, используйте диалоговое окно форматирования шрифта Word, чтобы применить все форматирование за один раз; Word будет рассматривать все, что вы делаете в диалоговом окне, как одно действие.
F4 можно повторять. Если вы выделили слово курсивом, вы можете выбрать другое слово и нажать F4, чтобы выделить его курсивом; затем выберите предложение и нажмите F4, чтобы выделить его курсивом; и так далее, пока вы не сделаете что-то, кроме выбора элемента.
Как видно из последнего пункта, выбор элемента не считается повторяемой командой для клавиши F4. Есть много других неповторимых команд, в том числе довольно неожиданных. Например, если вы выберете слово и нажмете Backspace, чтобы удалить его, вы не сможете повторить эту команду, нажав F4.
Переключатели переключаются. Некоторые команды в Word по сути являются переключателями. Например, если вы выберете фрагмент обычного текста и нажмете кнопку «Жирный», этот текст будет выделен жирным шрифтом; если вы сразу же снова нажмете кнопку "Жирный шрифт", когда этот текст выделен жирным шрифтом, он будет не полужирным. По сути, вы включили жирный переключатель, а затем снова выключили его. Вот что происходит, когда вы используете F4: она переключает выбранную вами настройку. Это важно помнить, когда вы применяете группу команд форматирования через диалоговое окно: любые настройки, такие как полужирный шрифт, будут «переключаться».

Стили

Если вы повторно используете один и тот же набор форматирования, вы можете определить стиль, а затем применить его, когда захотите. Word поставляется с множеством встроенных стилей, включая различные стили заголовков. Вы можете использовать их в качестве основы для измененных стилей или создавать свои собственные стили с нуля. Одно из ключевых преимуществ использования стилей заключается в том, что если вы когда-либо захотите изменить какой-либо аспект стиля, вы измените определение стиля, и эти изменения немедленно отразятся везде, где вы использовали стиль в своих документах.

поиск меню

Урок 29. Применение и изменение стилей

Введение

Стиль – это предустановленная комбинация стиля, цвета и размера шрифта, которую можно применить к любому тексту в документе. Стили могут помочь вашим документам выглядеть более профессионально. Вы также можете использовать стили для быстрого одновременного изменения нескольких вещей в документе.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об использовании стилей в Word.

Чтобы применить стиль:

Выделите текст, который хотите отформатировать, или поместите курсор в начало строки.

Чтобы применить набор стилей:

Наборы стилей включают комбинацию стилей заголовков, заголовков и абзацев. Наборы стилей позволяют форматировать все элементы в документе одновременно, а не изменять каждый элемент по отдельности.

Чтобы изменить стиль:

В группе "Стили" на вкладке "Главная" щелкните правой кнопкой мыши стиль, который хотите изменить, и выберите "Изменить" в раскрывающемся меню.

Когда вы изменяете стиль, вы изменяете каждый экземпляр этого стиля в документе. В приведенном ниже примере мы изменили обычный стиль, чтобы использовать более крупный размер шрифта. Поскольку в обоих абзацах используется обычный стиль, они были автоматически обновлены для использования нового размера.

Чтобы создать новый стиль:

Нажмите стрелку в правом нижнем углу группы "Стили".

Вы также можете использовать стили для создания оглавления документа. Чтобы узнать, как это сделать, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как создать оглавление в Microsoft Word.

Надеюсь, кто-нибудь поможет мне разобраться со странным поведением Word, которое присутствовало во многих версиях (macOS):

Сценарий

Мне нужно отформатировать заголовок. сказать смело. Я выделяю весь абзац и нажимаю кнопку «Жирный». Word выделяет жирным шрифтом весь документ. Почему? К счастью, когда я «Отменяю» действие, форматирование всего документа выделяется жирным шрифтом, а форматирование строки остается.

Если я выделю только слова абзаца и нажму жирным шрифтом, тогда нет проблем — жирным шрифтом будут выделены только слова. Но если выделен весь абзац, форматируется весь документ.

Есть ли способ остановить/отключить это?

Эта тема заблокирована. Вы можете подписаться на вопрос или проголосовать за него как полезный, но вы не можете отвечать в этой теме.

Сообщить о нарушении

Домогательство – это любое поведение, направленное на то, чтобы побеспокоить или расстроить человека или группу людей. К угрозам относятся любые угрозы самоубийства, насилия или причинения вреда другому человеку. Любой контент на тему для взрослых или неуместный для веб-сайта сообщества. Любое изображение, ссылка или обсуждение наготы. Любое поведение, которое является оскорбительным, грубым, вульгарным, оскверняет или демонстрирует неуважение. Любое поведение, которое может нарушать лицензионные соглашения с конечными пользователями, включая предоставление ключей продукта или ссылок на пиратское программное обеспечение. Незапрашиваемая массовая рассылка или массовая реклама. Любые ссылки на вирусы, шпионское ПО, вредоносное ПО или фишинговые сайты или их пропаганда. Любой другой неприемлемый контент или поведение, как это определено Условиями использования или Кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другим жестоким обращением с детьми или их эксплуатацией.

.
*****
.
Как ученые-компьютерщики, мы обучены общаться с самыми тупыми вещами в мире — компьютерами —
поэтому можно подумать, что мы вполне мог бы общаться с людьми.
Проф. Дуг Фишер

Сообщить о нарушении

Мэтт Кляйн

Мэтт Кляйн
Писатель

Мэтт Кляйн имеет почти двадцатилетний опыт написания технических текстов. Он рассмотрел Windows, Android, macOS, Microsoft Office и все, что между ними. Он даже написал книгу The How-To Geek Guide to Windows 8. Узнайте больше.

В последнем уроке из этой серии «Школа компьютерщиков» мы покажем вам, как использовать стили, наборы стилей и темы, чтобы сэкономить много времени при форматировании документов за счет создания повторно используемых настроек, которые можно применять ко всем ваших документов.

Стили

До сих пор вы постепенно узнавали, как создавать документы и внедрять форматирование. Другими словами, вы создаете документ, и вносимые вами изменения обычно локализованы. В этом уроке мы немного отступим и покажем вам, как стили могут облегчить работу по созданию согласованного внешнего вида, которым вы можете управлять централизованно, вместо того, чтобы без необходимости вносить изменения в каждую часть.

Стили очень полезны для создания оглавления, но это только одно из их применений.

Основная функция стилей — позволить вам быстро отделить заголовки, подзаголовки и заголовки разделов друг от друга, задав им уникальные шрифты, характеристики шрифта и размеры.Сгруппировав эти характеристики в стили, вы можете создавать документы, имеющие единообразный вид, без необходимости вручную форматировать заголовок каждого раздела. Вместо этого вы устанавливаете стиль и можете управлять каждым набором заголовков в качестве этого стиля из центрального места.

С помощью стилей вы можете:

Примените единообразный вид ко всему документу вместо форматирования каждого раздела по отдельности.
Автоматическая нумерация заголовков разделов.
Применить один и тот же шрифт ко всему тексту.
Применить тот же шрифт к разделам заголовков.
Используйте одинаковый интервал между абзацами.
Выберите цветовую схему по умолчанию для SmartArt, диаграмм и фигур.
Выберите из нескольких готовых стилей, используйте их как собственные и изменяйте.

Давайте рассмотрим несколько примеров, чтобы вы лучше поняли, что означают некоторые из них. Во-первых, обратите внимание на раздел "Стили" на вкладке "Главная".

Нажмите на маленькую стрелку в правом нижнем углу, чтобы открыть плавающую панель «Стили».

Эти окна остаются видимыми, поэтому вы можете использовать их при работе с документами. Вы можете переместить его за пределы окна приложения, а также закрепить справа или слева от него.

Диалоговое окно стиля, такое как фигура формата, плавает независимо от Microsoft Word. Это означает, что вы можете переместить его за пределы документа, чтобы освободить место, или даже переместить его на второй монитор, если вы используете два монитора.

Нажмите «Параметры», и вы сможете выбрать способ отображения и сортировки панели стилей:

Каждый стиль можно применять по-разному, и вы можете навести указатель мыши на символ справа, чтобы увидеть, как именно он применяется.

Если вы щелкнете по этому символу, откроется раскрывающееся меню параметров, в котором вы сможете дополнительно управлять стилями в текущем документе.

Вы можете изменить выбранный стиль, который будет применяться ко всем экземплярам этого стиля в документе. В данном случае их 109. Здесь вы также можете выбрать или очистить все экземпляры этого стиля и полностью удалить его из «галереи стилей».

В нижней части панели расположены три кнопки, выполняющие несколько очень важных функций.

Новый стиль

Если вы нажмете «новый стиль», в появившемся диалоговом окне вы сможете создать новый стиль, используя существующее форматирование. Применяя к стилю новые характеристики, вы можете увидеть, как он будет выглядеть в предварительном просмотре.

Вы можете изучить мельчайшие особенности стиля, включая формат, например, если вы хотите, чтобы в нем были маркеры, границы, шрифты, текстовые эффекты и т. д. Оттуда вы можете добавить стиль только к этому документу или добавить его в шаблон, чтобы с этого момента каждый документ имел этот стиль.

Инспектор стилей

Используйте инспектор стилей, чтобы «проверить» стили во всем документе. Эта функция полезна для удаления форматирования или его дальнейшего изменения.

Вы также можете щелкнуть каждый стиль, чтобы открыть раскрывающееся меню параметров, позволяющее изменить и создать новый стиль, выбрать все экземпляры этого стиля в документе или полностью удалить их.

Нажмите нижнюю левую кнопку, чтобы отобразить панель «Показать форматирование», чтобы увидеть, как отформатирован ваш документ. Это чем-то похоже или, по крайней мере, напоминает функцию «Показать коды» в WordPerfect.

Управление стилями

Кнопка "управление стилями" позволяет быстро редактировать стили, например изменять их внешний вид, изменять рекомендуемый порядок их отображения, ограничивать доступные стили и устанавливать новые значения по умолчанию для текущих стилей.

Полезно знать, как контролировать свои стили, потому что при правильном и разумном использовании они могут дать вам много возможностей для работы с вашими документами.

Наборы стилей

Вкладка "Дизайн" содержит все параметры форматирования, которые вы можете применить к документу, в одном месте.

В разделе «Форматирование документа» показано, как будут выглядеть заголовок и текст, если вы выберете одну из комбинаций. Каждая из этих комбинаций называется «набором стилей». Если вы ненадолго наведете курсор на каждый набор стилей, форматирование вашего документа изменится, чтобы просмотреть, как он будет выглядеть. Если вы нажмете на набор стилей, он будет применен к вашему текущему документу. Это недеструктивно, поэтому, если вам не нравится новый стиль, вы можете так же легко его изменить.

Как и в других разделах Word, если щелкнуть полосу прокрутки справа, она развернется до полного меню. Дополнительные параметры внизу позволяют сбросить набор стилей по умолчанию или сохранить текущий стиль как новый набор.

Правая часть раздела форматирования документа содержит функции для изменения цветов, шрифтов, интервалов между абзацами, добавления эффектов и установки ваших изменений в качестве набора стилей по умолчанию.

Изменение цветов просто означает, что это повлияет на фигуры, SmartArt, диаграммы и текст.

Существует множество встроенных цветовых схем на выбор, однако, если ни одна из них не пришлась вам по вкусу или у вас есть определенные цвета, которые вы хотите использовать, вы можете нажать «Настроить цвет» внизу. Здесь у вас будет практически безграничный выбор, и вы сможете сохранить новый собственный набор цветов и использовать его позже.

Меню "Шрифты" содержит предопределенные схемы, которые можно выбрать на основе старой темы Office или семейства шрифтов.

Выберите «Настроить шрифты» в нижней части меню, чтобы быстро создать новый пользовательский набор на основе вашего личного любимого семейства шрифтов. На приведенном ниже снимке экрана мы видим, что вы можете назначить «шрифт заголовка» и «шрифт основного текста», а затем дать ему имя, сохранить его, а затем применить к своим текущим и будущим документам («установить по умолчанию»).

Если вы выберете новый стиль шрифта, вы увидите его отражение в разделе шрифтов на вкладке «Главная».

«Интервал между абзацами» содержит множество встроенных стилей, которые понравятся всем, кроме самых привередливых. Опять же, чтобы увидеть, как они влияют на ваш документ, вы можете навести указатель мыши на каждый из них, и изменения будут предварительно просмотрены в вашем документе.

Обратите внимание на параметр «Пользовательский интервал между абзацами» в нижней части этого меню.

Меню эффектов позволяет быстро изменить эффект таких элементов дизайна, как фигуры, SmartArt и диаграммы.

Если вы хотите сохранить любые изменения в вашем стиле, установленном по умолчанию, вы можете нажать «установить по умолчанию». Появится диалоговое окно с запросом на подтверждение.

Наконец, если вы хотите использовать собственный набор стилей в будущем, но не хотите применять его по умолчанию. Вы можете сохранить его как файл шаблона. Щелкните набор стилей правой кнопкой мыши и выберите "Сохранить".

Обратите внимание, что вскоре мы рассмотрим шаблоны. Здесь вы просто должны знать, что если вы хотите использовать свой новый пользовательский шаблон в будущем, вам нужно будет только дважды щелкнуть файл *.dotx или открыть его из Word.

Обратите внимание, что опция «Добавить галерею на панель быстрого доступа» просто означает, что если вам нужен быстрый доступ к галерее форматирования документа, к ней можно получить доступ из QAT в верхней части окна Word.

Изменение стилей

Предположим, мы хотим изменить только заголовок 2.

Например, предположим, что мы хотим выделить его по центру, выделить жирным шрифтом и курсивом. Самый быстрый способ сделать это — изменить выбранный стиль, затем щелкнуть правой кнопкой мыши этот стиль в разделе «Стили» на вкладке «Главная», в данном случае «Заголовок 2», и выбрать «Обновить заголовок 2, чтобы он соответствовал выделенному». ” Все экземпляры Заголовка 2 теперь будут отражать ваши изменения во всем документе.

Темы

Набор стилей, который появляется при нажатии на вкладку «Дизайн», включает тему «Офис». Доступ к другим темам можно получить, нажав кнопку «Темы» слева от вкладки «Дизайн».

Тема включает в себя совершенно новый набор наборов стилей, каждый со своими собственными шрифтами, цветом, интервалами и всем остальным, что обсуждалось ранее.

Обратите внимание, что в нижней части страницы есть дополнительные параметры для привязки темы к шаблону, поиска пользовательских тем на вашем компьютере, а также сохранения текущей темы, если вы ее изменили или настроили, в качестве новой темы. Это отличается от сохранения набора стилей. Помните, что набор стилей сохраняется в виде файла шаблона (.dotx). Тема сохраняется в виде файла темы (.thmx), и каждый файл темы:

Темы — это очень простой и очень эффективный способ за считанные секунды изменить внешний вид ваших документов.

На этом руководство по форматированию слов от How-To Geek School завершено. Было весело, мы многому научились, и надеюсь, вы тоже! Если вы пропустили какую-либо часть этой серии или просто хотите просмотреть что-то еще раз, вы можете легко сделать это, щелкнув любую из ссылок в оглавлении в начале статьи.

› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
› Что означает XD и как вы его используете?
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?

Если вы являетесь пользователем Word 2002 или более поздней версии, у вас может быть такой опыт: вы щелкаете в одном абзаце или выделяете несколько абзацев и применяете курсив, маркеры, нумерацию или какой-либо другой тип прямого форматирования ко всему документу. (или, по крайней мере, больше абзацев, чем вы выделили) выделяется курсивом, маркируется, нумеруется и т. д. Что здесь происходит?

Есть два возможных объяснения этой проблемы.

Проще всего то, что вы считаете одним абзацем, на самом деле является лишь частью абзаца. Иногда текст, вставленный из Интернета, будет иметь два разрыва строки вместо разрыва абзаца, в результате чего большой фрагмент текста, который выглядит как несколько абзацев, на самом деле является одним. Это легко диагностировать, включив отображение непечатаемых символов, чтобы увидеть, имеете ли вы дело с разрывами строк, а не с разрывами абзацев. Если это так, вам просто нужно изменить их.

Стиль обновляется автоматически. Быстрый тест заключается в том, что если вы нажмете Ctrl + Z или щелкнете кнопку «Отменить», изменение будет отменено для всего текста, кроме первоначально выделенного. Это проблема, обсуждаемая в этой статье.

Проблема

Если вы посмотрите на список отмены до нажатия кнопки (щелкнув стрелку рядом с ним), вы увидите, что последним записанным действием является «Обновить стиль». Некоторые стили в Word настроены на автоматическое обновление. Это означает, что если вы измените форматирование одного абзаца в стиле, вы измените сам стиль, и это изменение будет применено ко всем остальным абзацам в этом стиле. Это поведение используется по умолчанию для стилей TOC (тех, которые используются для записей в оглавлении), и в этом случае это очень удобно, поскольку в противном случае стили TOC довольно сложно изменить.

Автоматическое обновление может быть полезным. Например, когда вы создаете шаблон и настраиваете стили, вы можете захотеть, чтобы они обновлялись автоматически, чтобы вы могли сразу увидеть результаты своих экспериментов с различным форматированием (после того, как вы определились с желаемым форматированием для стиля). , вы отключите автоматическое обновление). И если вы используете соответствующие стили для различных типов абзацев, такое поведение не выйдет из-под контроля. Но если вы используете Обычный стиль для большинства своих абзацев и применяете прямое форматирование для изменения внешнего вида определенных абзацев, вы абсолютно не хотите, чтобы Обычный стиль вел себя таким образом, однако многие пользователи Word 2002 и более поздних версий сталкиваются с этим.

Не совсем понятно, как для стиля "Обычный" устанавливается значение "Автоматическое обновление", но в Word 2002 и более поздних версиях это происходит гораздо чаще, чем в предыдущих версиях, и вполне вероятно, что эта проблема, как и многие другие в Word вызвано плохо написанной надстройкой.

Как это исправить

Как указано выше, если вы нажмете «Отменить», действие «Обновить стиль» будет отменено, а форматирование будет применено только к тексту, который вы хотели отформатировать. Но это не решает основной проблемы. Для этого вам нужно напрямую изменить стиль Normal.

Читайте также: