Как подписать электронную почту в Outlook

Обновлено: 06.07.2024

На прошлой неделе мы рассмотрели различные способы отправки зашифрованной электронной почты в Outlook. Сегодня давайте подробнее рассмотрим еще один метод защиты ваших сообщений электронной почты — цифровую подпись Outlook.

Действительная цифровая подпись подтверждает подлинность электронного письма и демонстрирует получателю, что сообщение было создано известным отправителем и его содержимое не было изменено при передаче.

Далее в этой статье вы узнаете, как быстро отправлять защищенные сообщения с цифровой подписью в Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 и 2010, а также изучите несколько других способов защиты электронной почты:

Отправлять защищенную электронную почту в Outlook с помощью цифровой подписи

Цифровая подпись электронной почты в Outlook отличается от добавления текстовой или графической подписи в конце исходящих сообщений. Подпись к электронному письму — это просто индивидуальное заключительное приветствие, которое любой может скопировать или имитировать.

Цифровая подпись Outlook — это другое дело: она добавляет к сообщению вашу уникальную цифровую метку. Подписывая электронное письмо цифровой подписью, вы включаете свой сертификат и открытый ключ, связанные с вашим цифровым идентификатором (сертификат подписи). Таким образом вы доказываете получателю, что сообщение пришло от надежного отправителя и что его содержимое не повреждено.

Чтобы иметь возможность отправлять защищенные электронные письма Outlook с помощью цифровой подписи, вам необходимы две основные вещи:

Цифровой идентификатор (сертификат электронной почты). Узнайте, где и как можно получить цифровое удостоверение личности.
Настройте сертификат подписи в Outlook. В предыдущей статье мы также обсудили, как настроить сертификат шифрования в Outlook. Чтобы настроить сертификат подписи, вы выполняете точно такие же шаги с той лишь разницей, что вместо сертификата шифрования вы выбираете добавить сертификат подписи.

Тем не менее, если ваш цифровой идентификатор действителен как для шифрования электронной почты, так и для цифровой подписи (а большинство почтовых сертификатов таковы), на самом деле не имеет значения, какой вариант вы выберете, оба сертификата будут настроены в любом случае.

Как подписать одно электронное письмо Outlook цифровой подписью

Установив сертификат цифровой подписи, выполните следующие действия.

В сообщении, которое вы создаете или на которое отвечаете, перейдите на вкладку Параметры > Группа разрешений и нажмите кнопку "Подписать".

Если вы не видите кнопку Подписать, сделайте следующее:

Как подписать цифровой подписью все сообщения электронной почты, которые вы отправляете в Outlook

В Outlook откройте диалоговое окно Центра управления безопасностью: перейдите на вкладку Файл > Параметры > Центр управления безопасностью и нажмите кнопку Настройки центра управления безопасностью.
Перейдите на вкладку Безопасность электронной почты и выберите пункт Добавить цифровую подпись к исходящим сообщениям в разделе Зашифрованная почта.
Вы можете выбрать один из дополнительных параметров, если он применим:
- Выберите Отправлять подписанное сообщение открытым текстом при отправке подписанных сообщений, если вы хотите, чтобы получатели, у которых нет защиты S/MIME, могли читать отправляемые вами сообщения. Этот флажок установлен по умолчанию.
- Проверьте Запрашивать получение S/MIME для всех сообщений, подписанных S/MIME, если вы хотите убедиться, что ваше сообщение электронной почты с цифровой подписью было получено без изменений предполагаемыми получателями. При выборе этого параметра информация для подтверждения будет отправлена вам в отдельном сообщении.
- Если у вас есть несколько сертификатов подписи, вы можете выбрать правильный цифровой идентификатор, нажав кнопку "Настройки".
Нажмите "ОК", чтобы закрыть все открытые диалоговые окна.

Примечание. Если вы отправляете важную или строго конфиденциальную информацию, вы также можете зашифровать электронную почту, чтобы обеспечить полную конфиденциальность.

Другие способы отправки защищенной электронной почты в Outlook

Следует признать, что шифрование электронной почты и цифровая подпись Outlook являются наиболее распространенными методами отправки защищенных электронных писем в Outlook и других почтовых клиентах. Однако ваш выбор не ограничивается этими двумя вариантами, и вам доступны еще несколько средств защиты электронной почты:

Шифрование соединений электронной почты с помощью SSL или TLS

Вы можете использовать шифрование Secure Socket Layer (SSL) или Transport Layer Security (TLS) для защиты соединения между поставщиком услуг электронной почты и вашим компьютером (мобильным телефоном или другим устройством). Эти методы шифрования работают аналогично схемам защиты, которые используются для защиты онлайн-транзакций и покупок.

В Microsoft Outlook вы можете настроить зашифрованное соединение следующим образом:

Какой именно тип шифрования выбрать, зависит от требований вашего провайдера электронной почты.Обычно они содержат подробные инструкции по настройке зашифрованного соединения, так что, надеюсь, у вас не возникнет с этим сложностей.

Отправка защищенных паролем zip-файлов

Если вам нужно отправить конфиденциальную информацию по электронной почте в виде текстового документа, электронной таблицы Excel или другого файла, вы можете принять дополнительные меры предосторожности против несанкционированного доступа, заархивировав файл и защитив его паролем.

Как сжать/заархивировать файл или папку

Я думаю, что все знают, как сжимать (или архивировать) файлы или папки в Windows. Напомню способ для полноты картины : )

В Проводнике Windows найдите файл или папку, которую нужно сжать, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Отправить > Сжатая (архивированная) папка в контекстном меню.

Новая заархивированная папка будет создана в том же месте.

Как защитить сжатую папку паролем

Если вы все еще используете Windows XP, вы можете защитить содержимое сжатой папки паролем с помощью средств Windows. Процедура очень проста:

Дважды щелкните заархивированную папку, которую хотите защитить, и выберите Добавить пароль в меню Файл.
Введите пароль в поле "Пароль".

Примечание. Помните, что пароли для сжатых файлов и папок не подлежат восстановлению в Windows. Поэтому обязательно используйте то, что вы можете легко запомнить.

Если вы используете Windows 7 или Windows 8, вы можете быть удивлены, узнав, что эти операционные системы не имеют такой возможности. Почему Microsoft убрала функцию защиты паролем, которой пользовались многие, для меня полная загадка. Новые версии программного обеспечения должны добавлять новые функции, а не наоборот, не так ли?

В любом случае, если вы используете Windows 7 или Windows 8, вы можете использовать стороннее программное обеспечение для архивации с встроенной функцией защиты паролем, например. 7-Zip - бесплатный файловый архиватор с открытым исходным кодом.

Лично мне больше нравится программа WinRar (ее диалоговое окно можно увидеть на снимке экрана ниже), но это всего лишь вопрос предпочтений.

Сжатый и защищенный паролем важный документ можно безопасно отправить по электронной почте в виде вложения. Только не забудьте сообщить пароль получателю в отдельном сообщении электронной почты, по Skype или по телефону.

Совет. Если вы получили сертификат Digital ID, вы можете дополнительно зашифровать свой zip-файл и подписать его цифровой подписью. Для этого щелкните правой кнопкой мыши файл .zip в проводнике Windows и выберите параметр «Подписать и зашифровать» в контекстном меню.

Если вы отправляете строго конфиденциальный документ и ищете полную конфиденциальность, вы также можете зашифровать все сообщение электронной почты, включая вложения, как описано в разделе Как отправить зашифрованную электронную почту в Outlook.

Если вам нужно защитить конфиденциальность сообщения электронной почты, зашифруйте его. Шифрование сообщения электронной почты в Outlook означает, что оно преобразуется из удобочитаемого обычного текста в зашифрованный зашифрованный текст. Только получатель, у которого есть закрытый ключ, совпадающий с открытым ключом, используемым для шифрования сообщения, может расшифровать сообщение для чтения. Однако любой получатель без соответствующего закрытого ключа увидит неразборчивый текст.

Цифровая подпись в сообщении электронной почты помогает получателю убедиться, что вы являетесь подлинным отправителем, а не самозванцем. Для использования цифровых подписей и у отправителя, и у получателя должно быть почтовое приложение, поддерживающее стандарт S/MIME. Outlook поддерживает стандарт S/MIME.

Outlook поддерживает два варианта шифрования:

Шифрование S/MIME. Чтобы использовать шифрование S/MIME, отправитель и получатель должны иметь почтовое приложение, поддерживающее стандарт S/MIME. Outlook поддерживает стандарт S/MIME.

Шифрование сообщений Microsoft 365 (управление правами на доступ к информации). Чтобы использовать шифрование сообщений Microsoft 365, отправитель должен иметь шифрование сообщений Microsoft 365, которое включено в лицензию Office 365 Enterprise E3.

Отправить зашифрованное сообщение

Шифрование с помощью S/MIME

Прежде чем приступить к этой процедуре, вы должны сначала добавить сертификат в связку ключей на своем компьютере. Сведения о том, как запросить цифровой сертификат в центре сертификации, см. в справке Mac.У вас также должна быть копия сертификата каждого получателя, сохраненная вместе с записями контактов в Outlook. Сведения о том, как добавить сертификаты контактов в Outlook, см. в разделе Импорт, экспорт или удаление сертификата контакта.

Если ваш получатель указан в службе каталогов LDAP, например в глобальном списке адресов (GAL), используемом Microsoft Exchange Server, сертификат получателя публикуется в службе каталогов и доступен вам вместе с другой контактной информацией.

Если ваш получатель указан в службе каталогов LDAP, сертификат получателя публикуется в службе каталогов и доступен вам вместе с другой контактной информацией.

В меню "Инструменты" нажмите "Учетные записи".

Нажмите на учетную запись, из которой вы хотите отправить зашифрованное сообщение, и выберите «Дополнительно» > «Безопасность».

В Сертификате выберите сертификат, который вы хотите использовать. Вы увидите только те сертификаты, которые вы добавили в цепочку ключей для своей учетной записи пользователя Mac OSX, и те сертификаты, которые действительны для цифровой подписи или шифрования. Чтобы узнать больше о том, как добавить сертификаты в связку ключей, см. Справку Mac.

Нажмите "ОК" и закройте диалоговое окно "Учетные записи".

Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365 и используете сборку 16.19.18110915 и выше,

В сообщении электронной почты выберите «Параметры», выберите «Шифровать и упаковать» «Шифровать с помощью S/MIME» в раскрывающемся списке.

Для Outlook для Mac 2019, 2016 и 2011

В сообщении электронной почты выберите "Параметры" > "Безопасность" > "Зашифровать сообщение".

Завершите создание сообщения и нажмите "Отправить".

Примечание. Когда вы отправляете зашифрованное сообщение, сертификат вашего получателя используется для шифрования его или ее копии сообщения. Ваш сертификат используется для шифрования копии, которая сохраняется в папке "Отправленные" или "Черновики" в Outlook.

Шифрование с помощью шифрования сообщений Microsoft 365

Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365 и используете сборку 16.19.18110915 и выше,

В сообщении электронной почты выберите «Параметры», выберите «Шифровать» и выберите вариант шифрования с ограничениями, которые вы хотите применить, например «Не пересылать» или «Только шифрование».

Примечание. Шифрование сообщений Microsoft 365 является частью лицензии Office 365 Enterprise E3. Кроме того, функция «Только шифрование» (параметр под кнопкой «Зашифровать») доступна только для подписчиков (приложения Microsoft 365 для корпоративных пользователей), которые также используют Exchange Online.

Для Outlook для Mac 2019, 2016 и 2011

В сообщении электронной почты выберите «Параметры» > «Разрешения» и выберите вариант шифрования с ограничениями, которые вы хотите применить, например «Не пересылать».

Примечание. Функция "Только шифрование" не включена в этих версиях Outlook для Mac.

Отправить сообщение с цифровой подписью

Прежде чем приступить к этой процедуре, вы должны добавить сертификат в связку ключей на своем компьютере. Информацию о том, как запросить цифровой сертификат в центре сертификации, см. в справке Mac.

В меню "Инструменты" нажмите "Учетные записи".

Нажмите на учетную запись, из которой вы хотите отправить сообщение с цифровой подписью, и выберите «Дополнительно» > «Безопасность».

Выполните одно из следующих действий:

Чтобы убедиться, что ваши сообщения с цифровой подписью могут открывать все получатели, даже если у них нет почтового приложения S/MIME и они не могут проверить сертификат, выберите Отправлять сообщения с цифровой подписью в виде открытого текста.

Чтобы разрешить получателям отправлять вам зашифрованные сообщения, убедитесь, что вы выбрали сертификаты подписи и шифрования, а затем выберите Включить мои сертификаты в подписанные сообщения.

Нажмите "ОК" и закройте диалоговое окно "Учетные записи".

Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365 и используете сборку 16.19.18110402 и выше,

В сообщении электронной почты выберите «Параметры» и выберите «Подписать».

Для Outlook для Mac 2019, 2016 и 2011

В сообщении электронной почты выберите "Параметры" > "Безопасность" > "Цифровая подпись сообщения".

Роб Вудгейт

< /p>

Роб Вудгейт
Писатель

Роб Вудгейт — писатель и ИТ-консультант с почти 20-летним опытом работы в частном и государственном секторах. Он также работал инструктором, специалистом по технической поддержке, менеджером по доставке, системным администратором и выполнял другие функции, связанные с обеспечением совместной работы людей и технологий. Подробнее.

Outlook Online позволяет подписывать электронные письма или шифровать их как по отдельности, так и по умолчанию для всех исходящих сообщений. Если это то, что вам нужно сделать, вот инструкции по установке и запуску.

Причины, по которым вы можете захотеть подписать электронное письмо цифровой подписью — применение электронной подписи, которая доказывает, что сообщение пришло от отправителя, от которого оно было отправлено, — или шифрование электронного письма — это отдельная тема. Мы предполагаем, что если вы заинтересованы в цифровой подписи или шифровании электронной почты, у вас есть веская причина для этого и вы уже понимаете все за и против.

Если вы мало знаете о цифровой подписи или шифровании, вам, вероятно, не нужно беспокоиться ни о том, ни о другом. Нет смысла подписывать или шифровать ваши сообщения, если вам это не нужно, а в случае шифрования вы просто делаете так, чтобы ваши получатели не смогли прочитать вашу электронную почту.

Но если вам нужна подпись и шифрование электронной почты, вот как это сделать в Outlook Online.

Самое важное, что нужно знать о подписи и шифровании электронной почты в Outlook Online, — это то, что вам необходимо использовать браузер Edge и учетную запись электронной почты, использующую Microsoft Exchange. Если вы используете Outlook для чтения электронной почты из Gmail, Yahoo Mail или любого поставщика, который не использует сервер Exchange, это не сработает. Точно так же попытка сделать это в Chrome, Firefox или Safari не сработает.

Для начала откройте браузер Microsoft Edge и войдите в Outlook Online. Откройте новое электронное письмо, нажмите на три точки на панели задач, чтобы открыть раскрывающееся меню, затем выберите «Показать параметры сообщения».

В открывшейся панели «Параметры сообщения» выберите, хотите ли вы подписать или зашифровать (или и то, и другое) свое сообщение, а затем нажмите кнопку «ОК».

Если вы впервые пытаетесь подписать или зашифровать сообщение электронной почты на этом компьютере, вы увидите сообщение «Вы не можете подписать или зашифровать это сообщение, пока не установите элемент управления S/MIME. Чтобы установить S/MIME, нажмите здесь». Нажмите на ссылку, чтобы установить элемент управления S/MIME.

Вы можете запустить установщик напрямую или загрузить его на свой компьютер и запустить оттуда. Предполагая, что вы запускаете программу установки напрямую, Edge запросит у вас подтверждение того, что вы хотите установить элемент управления S/MIME. Нажмите кнопку «Установить».

После установки элемента управления S/MIME Edge отобразит сообщение в нижней правой части окна.

Закройте Edge, а затем снова откройте браузер.По причинам, известным только Microsoft, Edge может не распознать элемент управления S/MIME как надстройку Microsoft, поэтому щелкните три точки в правом верхнем углу интерфейса, чтобы открыть меню браузера, а затем выберите «Расширения». вариант ".

Найдите расширение «Microsoft S/MIME Control» и, если для него установлено значение «Выкл.», нажмите переключатель, чтобы включить его.

Теперь снова войдите в Outlook Online и создайте новое электронное письмо. Снова откройте параметры сообщения (три точки > Показать параметры сообщения) и выберите шифрование или подпись электронной почты. Если вы используете домен, который не был зарегистрирован с помощью элемента управления S/MIME, вы увидите сообщение о необходимости добавить домен. Нажмите на ссылку, чтобы открыть параметры управления S/MIME.

На панели «Параметры управления S/MIME» установите флажок «Разрешить рабочие или учебные домены», добавьте домен электронной почты в текстовое поле и нажмите кнопку «Сохранить».

Теперь вам нужно снова перезапустить Edge и снова войти в Outlook Online. Теперь вы можете отправлять подписанные и зашифрованные электронные письма, а также расшифровывать электронные письма, которые были отправлены вам, с помощью элемента управления S/MIME.

Если вы хотите подписывать или шифровать каждое электронное письмо, отправляемое по умолчанию, нажмите «Настройки» > «Просмотреть все настройки Outlook».

Нажмите Электронная почта > S/MIME.

Включите один или оба параметра шифрования и подписи, затем нажмите кнопку "Сохранить".

Все отправляемые вами электронные письма теперь будут автоматически шифроваться и/или подписываться в зависимости от выбранных вами параметров.

› Что означает XD и как вы его используете?
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.

Вы можете использовать сертификаты S/MIME, также называемые "сертификатами S/MIME" или "личными сертификатами", с большинством почтовых клиентов для цифровой подписи и/или шифрования сообщений электронной почты. В Университете Индианы сертификаты S/MIME предоставляются службой сертификатов InCommon. Инструкции по получению сертификата см. в разделе Получение сертификата S/MIME для цифровых подписей электронной почты в IU.

Подробнее о потенциальных проблемах с различными устройствами и приложениями при использовании цифровых подписей см. в разделе Известные проблемы с электронной подписью с цифровой подписью на сайте IU.

Когда вы получите свой сертификат от InCommon, он будет зашифрован в формате PKCS 12 ( .p12 или .pfx ) с использованием надежной парольной фразы («PIN»), которую вы создали для него во время запроса. Эта парольная фраза потребуется для установки сертификата.

В Outlook Web App в IU сертификаты S/MIME в настоящее время поддерживаются только в браузере Microsoft Edge. Инструкции см. в статье Использование цифровых подписей для электронной почты в Outlook Web App.

Импортируйте свой сертификат

Чтобы использовать сертификат S/MIME, необходимо сначала импортировать его на локальный компьютер. Есть два возможных способа сделать это.

Стандартные инструкции

На компьютере, на который вы импортируете сертификат, найдите файл сертификата, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите "Установить PFX".
Когда запустится мастер импорта сертификатов, нажмите "Далее" .
На странице "Файл для импорта" нажмите "Далее" .
Введите кодовую фразу ("PIN"), которую вы использовали для защиты закрытого ключа.

UITS рекомендует выбрать Пометить этот ключ как экспортируемый . Это позволит вам создать резервную копию или перенести ключи позже.

Альтернативный метод

Возможно, у вас не будет возможности импортировать сертификат, щелкнув файл правой кнопкой мыши и следуя приведенным выше инструкциям, если у вас установлен Symantec Encryption Desktop или если вы используете Outlook как отдельное приложение (то есть не как часть виртуальный рабочий стол) в IUanyWare. Вместо этого:

Откройте Outlook. На вкладке "Файл" выберите "Параметры" , затем "Центр управления безопасностью" и "Настройки центра управления безопасностью" .
Нажмите "Безопасность электронной почты" , а затем "Импорт/экспорт" .
Нажмите «Обзор». . Найдите файл сертификата и нажмите «Открыть» .
Введите кодовую фразу ("PIN"), которую вы использовали для защиты закрытого ключа, и нажмите OK . Нажмите OK, чтобы завершить импорт сертификата.

Используйте свой сертификат в Outlook

Чтобы настроить Microsoft Outlook с сертификатом S/MIME:

Откройте Outlook. На вкладке «Файл» выберите «Параметры» , затем «Центр управления безопасностью» и «Настройки центра управления безопасностью». .
Нажмите "Безопасность электронной почты" .
Нажмите «Настройки». .
В текстовом поле «Имя параметров безопасности» введите имя; это будет просто метка для ваших настроек безопасности, например, «Мои настройки S/MIME (username@iu.edu)».
Напротив пункта "Сертификат подписи" нажмите "Выбрать". . Выберите свой сертификат и нажмите OK .
Напротив пункта "Сертификат шифрования" нажмите "Выбрать". . Выберите свой сертификат и дважды нажмите OK.

Outlook не позволит вам импортировать настройки S/MIME, если вы не импортировали сертификат безопасности (см. Импорт сертификата выше).

Если вы не хотите, чтобы сообщения шифровались по умолчанию, убедитесь, что флажок Шифровать содержимое и вложения для исходящих сообщений не установлен.

Кнопка "Опубликовать в глобальном списке адресов" может не отображаться, если в ваш профиль Outlook добавлено несколько учетных записей Exchange. Если кнопка отсутствует, создайте другой профиль Outlook, содержащий единственную учетную запись Exchange, для которой вы публикуете сертификат, а затем повторите эти инструкции.

Теперь у вас должна быть возможность ставить цифровую подпись (и шифровать) сообщения электронной почты:

В Outlook нажмите «Новое электронное письмо», чтобы создать новое сообщение.
Перейдите на вкладку "Параметры", и вы увидите:
Подписать: при выборе этого параметра сообщение подписывается цифровой подписью, чтобы другие могли быть уверены, что оно исходит от вас.
Шифровать: этот параметр шифрует содержимое сообщения и вложения.

Почтовые клиенты, не использующие сертификаты S/MIME, не смогут просматривать зашифрованную электронную почту. Клиенты, которые не могут использовать сертификаты S/MIME, включают OWA через Chrome, Firefox и Safari; получатели, использующие один из этих клиентов, не смогут просматривать зашифрованную электронную почту. Однако все почтовые клиенты могут просматривать электронную почту с цифровой подписью.

Использовать сертификат групповой учетной записи

Чтобы использовать сертификат S/MIME с групповой учетной записью, установите и включите сертификат так же, как для стандартной учетной записи.

Если профиль, который вы используете в своем почтовом клиенте, представляет собой групповой аккаунт, проблем быть не должно.
Если профиль, который вы используете в своем почтовом клиенте, является вашей личной учетной записью, и вы хотите отправлять электронную почту из групповой учетной записи, в своем сообщении электронной почты откройте поле "От" и введите адрес групповой учетной записи. Если ваша личная учетная запись имеет права «отправить как» для групповой учетной записи, проблем быть не должно. Если вы не уверены, есть ли у вас право «отправить как», обратитесь к своему ИТ-специалисту.

Экспорт сертификата

Если вы хотите создать резервную копию своего сертификата или использовать его на другом компьютере, вы должны сначала экспортировать сертификат. UITS рекомендует экспортировать сертификаты на съемный носитель, например на флэш-накопитель USB.

В меню "Пуск" введите certmgr.msc, чтобы открыть Диспетчер сертификатов. При появлении запроса введите учетные данные администратора.
Щелкните правой кнопкой мыши сертификат, который хотите экспортировать, выберите "Все задачи" и нажмите "Экспортировать".
В мастере экспорта сертификатов нажмите "Далее" .
Если вы собираетесь использовать этот сертификат на другом компьютере, выберите Да, экспортировать закрытый ключ ; в противном случае выберите Нет, не экспортировать закрытый ключ. Нажмите Далее .

Отключить сертификат

Откройте Outlook. На вкладке «Файл» выберите «Параметры» , затем «Центр управления безопасностью» и «Настройки центра управления безопасностью». .
Нажмите "Безопасность электронной почты" .
Снимите флажок Добавить цифровую подпись к исходящим сообщениям.
Дважды нажмите "ОК".

Связанные документы

Это документ bcta в базе знаний.
Последнее изменение 2022-02-23 10:09:41 .

Читайте также: