Как подготовить документ к печати в word

Обновлено: 03.07.2024

поиск меню

Урок 20. 5 советов по печати документов Word

5 советов по печати документов Word

Если вы когда-либо использовали Microsoft Word, скорее всего, вам приходилось распечатывать документ. Хотя возможности печати в Word более продвинуты, чем в некоторых других программах пакета Office, все же может быть сложно добиться того, чтобы распечатанные документы выглядели именно так, как вы хотите.

Вот почему мы составили этот список советов. Помните об этом в следующий раз, когда вам нужно будет распечатать документ, и вы обязательно получите лучшие результаты. Эти советы должны работать одинаково для Word для Office 365, Word 2016, Word 2013 и Word 2010. Если вы используете Word 2007 или более раннюю версию, вы можете внести многие из этих изменений в диалоговом окне "Печать".

1. Использовать предварительный просмотр перед печатью

Прежде чем что-либо печатать, необходимо предварительно просмотреть это. Просто перейдите в «Файл» > «Печать», чтобы увидеть предварительный просмотр вашего документа. Отсюда вы также сможете настроить различные макеты страниц и параметры печати, такие как ориентация страницы, размер бумаги и ширина полей. Любые внесенные вами изменения также будут обновлены на панели предварительного просмотра.

2. Используйте меньшие поля страницы

Возможно, вам понадобится способ, чтобы ваш документ занимал меньше печатных страниц. Один из самых простых способов сделать это — использовать меньшие поля. Просто перейдите на вкладку «Макет страницы», нажмите «Поля», затем выберите «Узкие» (вы также можете выбрать «Пользовательские поля», чтобы поля были еще меньше). Имейте в виду, что использование очень маленьких полей может привести к тому, что часть текста будет обрезана вашим принтером.

Мы нашли это особенно полезным, если у вас есть многостраничный документ с несколькими предложениями на последней странице. Уменьшение полей приведет к поднятию текста вверх, что обычно приводит к удалению лишней страницы.

3. Двусторонняя печать

Двусторонняя печать — еще один отличный способ сэкономить бумагу. Параметры двусторонней печати могут различаться в зависимости от вашего принтера.

Выберите «Файл» > «Печать» и выберите меню сразу под полем «Страницы:» (если вы никогда раньше не меняли этот параметр, он будет называться «Печать на одной стороне»). Выберите «Печать вручную на обеих сторонах», затем распечатайте документ. Одна сторона страницы будет напечатана, и вам нужно будет перезагрузить страницу в принтер, чтобы напечатать другую сторону.

Для некоторых принтеров вы также можете печатать на обеих сторонах. Если вы используете эту опцию, ваш принтер автоматически перезагрузится и напечатает на второй стороне.

Если вы используете Word 2007, установите флажок "Ручная двусторонняя печать" в диалоговом окне "Печать" для двусторонней печати.

4. Показать или скрыть разметку

Если вы использовали какие-либо функции редактирования документа Word, такие как отслеживание изменений или комментарии, вам необходимо решить, включать ли эту разметку в печатную версию. Например, если вы все еще находитесь в процессе рецензирования, может быть полезно добавить комментарии. Если вы печатаете окончательную версию, вы, вероятно, захотите отключить их. Для этого перейдите в меню «Файл» > «Печать», щелкните самое первое меню в разделе «Настройки» (обычно это «Печать всех страниц») и выберите «Печать разметки», чтобы снять этот флажок.

5. Распечатайте тестовую копию

Если вы печатаете несколько копий одного и того же документа, рекомендуется сначала распечатать тестовую копию. Это особенно актуально, если документ имеет уникальный дизайн, например праздничную открытку или плакат. Пробная копия позволит вам увидеть, выглядит ли документ так, как вы хотите, и затем вы сможете внести коррективы перед печатью окончательной версии.

Мы надеемся, что эти советы пригодятся вам в следующий раз, когда вам понадобится распечатать документ Word.

Это слово, которого больше всего боятся в коммерческой полиграфии… подождите… подождите… Microsoft Word! Часто в прошлом принтеры проходили стадию цветопробы, и на печатной машине, готовой к печати, затем бац, появляется надоедливый шрифт, который каким-то образом неправильно помещается на листе. Сегодня системы программного обеспечения для печати значительно упростили переход от Microsoft Word или Publisher к формату PDF для окончательного вывода вашей полиграфической компанией.

В следующем посте приведены советы, которые помогут вам подготовить вашу следующую рукопись к печати опытными специалистами Hill Print Solutions. Сначала мы начнем с Microsoft Word, а затем приступим к подготовке PDF.

Подготовка Microsoft Word

Совет 1. Проконсультируйтесь с вашим типографом

Как стандартная процедура, свяжитесь и проконсультируйтесь с вашей коммерческой полиграфической компанией, прежде чем начинать и на протяжении всего процесса набора текста или дизайна. Это сэкономит вам не только время, но и дополнительные расходы.

Обсудите следующее:

Спросите, принимает ли принтер файлы Word. Большинство коммерческих принтеров, в том числе Hill Print Solutions, принимают файлы PDF и печатают их (см. инструкции ниже).
Обсудите с коммерческой типографией потребности вашего проекта в печати, такие как размер бумаги или книги, набор бумаги, цветовая модель (ч/б или полноцветная), переплет и т. д.
Уведомить типографию, если ваша рукопись будет содержать изображения.
Спросите, есть ли какие-либо другие советы или сведения, которые помогут свести дополнительные расходы к минимуму.

Совет 2. Выбор цветовой палитры

На ранних этапах или, лучше сказать, перед набором текста или оформлением рукописи, решите, хотите ли вы напечатать рукопись в полноцветном режиме, только в черном цвете или в сочетании того и другого. Мы обсудим только эти два варианта (полноцветный и черный), так как это в первую очередь то, что мы принимаем.

Одноцветный (черный)

При печати одним цветом (черным) все шрифты в файле печатаются одной краской, обычно черной. Это наименее затратный метод цветной печати. Крайне важно выбрать в Word один (100%) цвет только для черного, а не смесь цветов для создания черного. Печатающие устройства будут интерпретировать одноцветный черный цвет как полноцветный черный, и вам придется расплачиваться за полноцветную печать, даже если она выглядит черной.

Полноцветный (процесс CMYK)

С помощью CMYK вы печатаете в полноцветном режиме, комбинируя различные проценты основных цветов голубого, пурпурного, желтого и черного, которые чаще всего сокращаются до CMYK.

Совет 3. Убедитесь, что ваша рукопись имеет правильный размер

Опять же, прежде чем создавать свою рукопись, вам нужно решить, какого размера вы хотите получить готовую печатную книгу или публикацию. После того, как вы решите, перейдите в поле «Параметры страницы». Изменить размер страницы после начала процесса сложно и требует много времени. Кроме того, у вашей типографии возникнут проблемы с печатью страницы другого размера, отличного от файла, который вы уже настроили.

Важные примечания:

Размер страницы всегда означает размер готовой страницы после завершения.
Размер бумаги определяется размером бумаги, на которой вы печатаете, перед окончанием.

В большинстве случаев вам нужен только размер страницы. Большинство коммерческих типографий имеют программы для спуска полос, которые позволяют легко и правильно накладывать или компоновать вашу рукопись для печати.

Как правило, вы всегда должны устанавливать размер страницы равным окончательному размеру вашей книги.

Совет 4. Управление шрифтами

Наборы шрифтов разработаны с использованием различных шрифтов для представления шрифта, таких как обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив и т. д. Многие шрифты не имеют отдельных шрифтов, поэтому Windows создаст синтетический шрифт, например, наклонный шрифт для создания курсива. Большинство домашних принтеров прекрасно печатают синтетические шрифты, однако коммерческие принтеры используют высококачественные программы копирования и системы спуска полос, которые обычно не принимают или не выводят правильно. Очень важно точно знать, какие шрифты вы используете. Чтобы увидеть, что вы используете, выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку «Файл», нажмите «Информация», а затем нажмите «Управление встроенными шрифтами». В диалоговом окне "Шрифты" показаны шрифты, используемые в вашей рукописи.

Чтобы просмотреть различные шрифты (полужирный, курсив и т. д.) определенного шрифта:

Откройте меню "Пуск" и нажмите "Выполнить".
В диалоговом окне "Выполнить" выберите поле "Открыть", введите шрифты и нажмите "ОК".
Откроется окно «Шрифты» со списком всех шрифтов/разновидностей шрифтов, установленных на вашем устройстве.
Проверьте, какие шрифты вы используете и какие варианты доступны для использования.

Встраивание ваших шрифтов

Нажмите «Файл», прокрутите вниз до «Параметры» и нажмите. В диалоговом окне «Параметры» нажмите кнопку «Сохранить». Там внизу вы найдете флажок, чтобы выбрать Встроить шрифты в файл

Совет 5. Вставка связанных изображений

Если в вашей рукописи есть рисунки или изображения, у вас есть два варианта: либо встроить их в файл, либо вставить и связать с файлами изображений. Вставка изображений и связывание изображений – это предпочтительный метод уменьшения размера файла, который упрощает редактирование цветов на коммерческом принтере.

Пожалуйста, не забудьте включить связанные изображения в свою основную папку при передаче в коммерческое типографию.

Чтобы вставить картинку или изображение в качестве ссылки, следуйте этим инструкциям:

В меню "Вставка" поместите указатель со стрелкой на "Изображение" и нажмите "Из файла".
Перейдите к нужному изображению и нажмите.
Нажмите на стрелку раскрывающегося списка и выберите "Вставить и связать".

Преобразование файла Word в PDF

Для получения дополнительных советов по подготовке файлов и ответов на часто задаваемые вопросы посетите нашу страницу часто задаваемых вопросов.

Свяжитесь с Hill Print Solutions, чтобы получить больше советов по самостоятельной публикации материалов по запросу или получите мгновенную смету онлайн. Наши специалисты могут предложить идеальное решение для ваших нужд печати.

Связанные

915 S. Peak Street
Даллас, Техас 75223

Когда вы будете готовы распечатать документ и если к вашему компьютеру подключен принтер, вы можете предварительно просмотреть документ и распечатать его.

Распечатать документ

Документ отправлен на принтер.

Нажмите Ctrl + P.

Настройки печати
Диапазон печати	Печать всего документа, определенного диапазона страниц, один раздел или только четные или нечетные страницы.
Односторонняя/двусторонняя печать	Печать документа на одной стороне, включить двустороннюю печать на принтере. функцию печати или вручную переворачивать страницы во время печати.
Подборка	При подборке несколько копий документа печатаются полностью (1, 2, 3 , 1, 2, 3), при печати без подборки печатает несколько копий каждой страницы вместе (1, 1, 2, 2, 3, 3).
Ориентация	Выберите Книжная (выше) или Альбомная (шире).
Размер страницы	Выберите размер бумаги, на которой вы печатаете.< /td>
Поля страницы	Настройте поля между краем страницы и текстом.
Страницы На листе	Расположить несколько страниц на одном листе.

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

Чтобы напечатать документ, ваш компьютер должен быть подключен к принтеру. Возможность печати не обязательна для использования Word, но если вы хотите отправить письмо по почте или распечатать плакат, вам потребуется доступ к принтеру.

Вам понадобится:

Компьютер с установленным Microsoft Word
Принтер, настроенный и подключенный к вашему компьютеру (по беспроводной связи или кабелю)

Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы напечатать документ из Microsoft Word

Шаг 1. Откройте существующий документ Microsoft Word или создайте новый документ. Если у вас Windows 10, вы можете использовать Cortana для его поиска. Перед печатью введите текст в пустой документ или вставьте изображение.

Шаг 2. Когда вы будете готовы, нажмите «Файл» в верхнем левом углу документа. Затем нажмите «Печать».

Шаг 3. Нажмите «Файл», затем «Печать» в меню. Откроется диалоговое окно «Печать».

Выберите необходимое количество копий документа и нажмите на принтер, который хотите использовать.Принтер должен быть уже установлен на вашем компьютере.

Шаг 5. В зависимости от параметров вашего принтера вы можете выбрать другие функции печати, например, хотите ли вы печатать все страницы или только определенные страницы. Вы также можете изменить ориентацию печати с книжной на альбомную и сообщить компьютеру и принтеру, печатаете ли вы на бумаге определенного размера и качества печати. Вы также увидите справа предварительный просмотр распечатанного документа.

Шаг 6. Чтобы просмотреть каждую страницу, нажмите стрелку в нижней части предварительного просмотра и, если текст слишком мелкий, отрегулируйте его с помощью ползунка масштабирования.

Шаг 7. Если вы довольны настройками, нажмите «Печать». Теперь документ начнет печатать на вашем принтере.

Дополнительные параметры

Чтобы печатать в черно-белом режиме, выберите «Свойства принтера» в меню «Печать», затем щелкните раскрывающийся список и выберите «Черно-белое».

Если вы хотите напечатать документ на одной стороне страницы, убедитесь, что вы выбрали этот параметр в меню "Печать".

Читайте также: