Как перейти из Visio в Excel

Обновлено: 03.07.2024

В ходе одного из недавних проектов я обнаружил, что собираю электронные таблицы, в которые включено множество элементов данных из некоторых моих диаграмм Visio. Один такой случай произошел в начале проекта, когда я просматривал дерево функций с заинтересованными сторонами и пытался сопоставить ветви дерева функций с различными экспертами в предметной области. Кроме того, я хотел использовать дерево функций в качестве отправной точки для планирования работы, сопоставляя различные ветви с результатами проекта. Копирование/вставка или воспроизведение текста каждой из более чем 200 ветвей в структурированную электронную таблицу Excel было кропотливым, не говоря уже о том, что оно было подвержено ошибкам. Примерно на полпути к преобразованию гигантского дерева признаков в электронную таблицу я начал думать про себя: «Конечно, я не первый, кто пытался это сделать. Наверняка хорошие ребята из Microsoft уже придумали решение той же проблемы». Моя интуиция была верна, как я понял, когда начал просматривать различные меню в Visio. Я наткнулся на опцию «Отчеты» в меню «Данные» (я все еще использую Visio 2007. Простите):

При нажатии открывается меню, позволяющее создавать собственные отчеты в виде извлечений данных в Excel. Вы можете видеть, что у меня уже есть определенные отчеты, но вы можете нажать «Создать», чтобы создать их с нуля:

После нажатия кнопки «Создать» Visio запускает мастер, который позволяет выбрать параметры отчета:

Нажав кнопку «Дополнительно», вы сможете ограничить формы, используемые в отчете. Я нашел это полезным, когда есть много соединительных фигур (например, стрелок), о которых мне не очень хочется сообщать, поскольку они не содержат много полезной информации:

Также можно отфильтровать определенные свойства формы, хотя я обычно запускаю отчет со всеми ними и просто скрываю ненужные столбцы на случай, если данные пригодятся позже:

Вы также можете настроить сортировку, фильтр и промежуточные итоги по умолчанию:

Наконец, просто выберите место и сохраните файл. Вы также можете сохранить отчет в самом чертеже:

Я использовал только версию отчета в формате Excel, но она также допускает возможность использования XML, HTML или формы Visio:

Вот пример вывода отчета. Как видите, он хорошо отформатирован с заголовками столбцов. Теперь вы можете сортировать/фильтровать свои данные по мере необходимости и использовать их по своему усмотрению. Есть некоторые элементы данных, которые я на самом деле не использую (высота, ширина, положение X, положение Y), но «Отображаемый текст» (определяемая пользователем метка на фигуре) и «Основной текст» (тип фигуры, как определяется в мастере трафаретов) я почти всегда использую.

Функции отчетов Visio стали незаменимым инструментом в моей работе с требованиями. Я также использовал его для извлечения данных из Process Flows и других моделей. Это полезно, когда вам нужно сопоставить данные из чертежа с другими артефактами требований, и может помочь вам, например, создать прослеживаемость между шагами в потоках процессов и заявлениями о требованиях. На самом деле, недавно мы использовали извлечения данных обо всех потоках процессов в проекте, чтобы создать матрицу ролей и обязанностей, сопоставив этапы потока процессов с SME.

Несколько вещей, которые я бы хотел, чтобы функция создания отчетов из Visio делала, чего она не делает (менеджеры по продуктам Microsoft, вы слышите?)

Попробовав несколько вариантов, я все еще не могу понять, как экспортировать рисунок Visio в Excel со всеми отношениями/функциями/соединителями, экспортированными в столбцы, не нарушая цели рисунка Visio.

Было бы здорово, если бы кто-нибудь помог мне добиться того же.

Ждем положительного ответа.

Все ответы

Привет, Кумар Маюреш,

>> как экспортировать чертеж Visio в Excel со всеми отношениями / функциями / направлениями соединителей, экспортированными в столбцы, не нарушая цель чертежа Visio.

Под этим вы подразумеваете, что хотите экспортировать свойства фигуры в Excel? Если это ваш случай, я бы порекомендовал вам выполнить следующие шаги, чтобы узнать, соответствует ли функция отчетов Shape Reports в Visio вашим требованиям:

<р>1. Нажмите кнопку Shape Reports под лентой Review:

<р>2. Нажмите «Создать», выберите «Дополнительно», если вам нужно добавить некоторые критерии к тому, что вы хотите экспортировать, затем нажмите «Далее»:

<р>3. Нажмите «Далее», выберите свойства, которые вы хотите отобразить в виде столбцов, нажмите «Далее» > «Далее» > «Готово».

<р>4. Нажмите «Выполнить» > «Excel» > «ОК», чтобы создать отчет:

Дополнительную информацию об использовании отчетов Visio Shape можно найти в этой статье.

Обратите внимание: поскольку веб-сайт не находится на хостинге Microsoft, ссылка может быть изменена без предварительного уведомления. Microsoft не гарантирует точность этой информации.

Любое обновление приветствуется.

С уважением,
Юки Сан

Не забудьте отметить ответы как ответы, если они помогли.

Спасибо, что поделились всей этой информацией, но у меня есть один вопрос. Позвольте мне рассказать вам точный сценарий, который у меня есть:

Я создал схему Visio и сохранил ее. Через некоторое время я передвинул самый первый Shape на второе место и поставил между ними коннектор. Несмотря на то, что я обнаружил, что имя процесса остается прежним, то есть 1 для фигуры, которая перемещена на второе место в диаграмме Visio. Я попытался определить концепцию с помощью Powershell, а также этого метода экспорта, который вы предложили, и обнаружил одну и ту же проблему во всех них.

Есть ли у нас возможность получить фактический серийный номер или имя процесса в соответствии с компоновкой формы даже после ее изменения?

Именно то, что я хотел отметить, это то, что при создании диаграммы Visio сначала номер процесса назначается каждой фигуре после сохранения файла, который он исправляет. Но если мы изменим / переставим фигуры, тогда процесс No останется прежним, что не является лучшей практикой.

Схемы Microsoft Visio помогают зрителям быстро понять данные и их связь друг с другом. Хотя просмотр всей таблицы данных по ячейкам занимает огромное количество времени, диаграмма дает подробное представление об информации почти мгновенно.

Тем не менее, чтобы упростить отчеты для менеджеров с помощью данных и дополняющей диаграммы, новички обычно проходят длительный процесс ввода каждой записи в таблицу Excel вручную, а затем либо рисуют соответствующую иллюстрацию отдельно, либо если они умеют, генерируя их автоматически с помощью встроенных диаграмм.

Тем не менее, вся практика исключительно утомительна и подвержена множеству человеческих ошибок.

Учитывая это, в следующих разделах вы узнаете, как автоматизировать всю процедуру с помощью Visio для представления данных Excel и как автоматически обновлять диаграмму при изменении значений записей.

Как преобразовать Excel в Visio

Если вы подписались на Office 365 и используете надстройку Excel Visio под названием Microsoft Visio Data Visualizer, вы можете загрузить и установить ее. Поскольку надстройка бесплатна, все, что вам нужно, — это действующая учетная запись, и все готово.

Следующие шаги объясняют, как загрузить и установить визуализатор данных Microsoft Visio на свой компьютер, а затем использовать его для преобразования Excel в Visio с минимальными усилиями:

Шаг 1. Откройте окно надстроек Office

Запустите Microsoft Excel, откройте меню «Вставка» сверху и нажмите «Получить надстройки» в группе «Надстройки» на ленте, чтобы открыть окно «Надстройки Office».

Шаг 2. Установите визуализатор данных Microsoft Visio

Найдите Microsoft Visio Data Visualizer в правой части окна, нажмите «Добавить», нажмите «Продолжить» в появившемся окне «Один момент», а в следующем окне нажмите «Войти», чтобы установить Microsoft Visio Data Visualizer.

Примечание. Если вы не можете найти надстройку в правом разделе, вы можете ввести Microsoft Visio Data Visualizer в поле поиска в верхней части левого раздела, а затем продолжить установку после его обнаружения.

Создание диаграмм в Excel с помощью Visio

Шаг 1. Найдите и запустите визуализатор данных Microsoft Visio

Запустите Microsoft Excel, выберите «Вставка», щелкните маленький треугольник рядом с параметром «Мои надстройки» в группе «Надстройки» и нажмите Microsoft Visio Data Visualizer, чтобы запустить надстройку.

Шаг 2. Создайте схему Visio

Выберите категорию в левой части окна визуализатора данных и щелкните нужную диаграмму справа. Обратите внимание, как визуализатор данных Microsoft Visio автоматически создал диаграмму, создал таблицу на листе Excel и заполнил ее ячейки некоторыми фиктивными значениями.

Шаг 3. Обновите значения

Измените любое значение в таблице, созданной надстройкой на предыдущем шаге, и нажмите «Обновить» в верхней части диаграммы Visio, чтобы автоматически обновить иллюстрацию с измененными данными.

Более простой способ создания диаграмм Visio без Visio

Существует множество шагов, связанных с созданием и импортом/экспортом диаграмм при использовании Microsoft Visio. Например, у вас должен быть Office 365, у вас должна быть действующая подписка, вы должны войти в систему и так далее. Если вы устали от всей этой суеты, есть более простой способ рисовать диаграммы профессионального уровня с помощью стороннего инструмента под названием EdrawMax.

Разработанный компанией EdrawSoft, принадлежащей ИТ-гиганту Wondershare, EdrawMax доступен в двух вариантах: настольной и веб-версии. Настольная версия программы называется EdrawMax и имеет множество преимуществ по сравнению с Microsoft Visio. Вот некоторые из преимуществ использования EdrawMax:

• Импорт данных из Excel

EdrawMax помогает импортировать данные из Microsoft Excel и автоматически создавать из них дополняющую диаграмму или диаграмму.

• Экспорт диаграмм в Visio

Поначалу это может показаться не очень понятным, но дело в том, что работа с Visio может потребовать некоторого обучения, и не у всех есть доступ к учебным материалам. С другой стороны, использование EdrawMax сравнительно проще из-за не требующих пояснений опций, символов и шаблонов диаграмм. При этом большинство профессионалов создают диаграммы в EdrawMax, а затем экспортируют их в Visio, чтобы рисунки оставались совместимыми с Microsoft Excel.

• Экспорт диаграмм в Excel

Этот процесс также довольно популярен среди аналитиков данных, поскольку им не нужно создавать таблицы в Microsoft Excel, чтобы добавлять записи вручную. Вместо этого они могут нарисовать подробную диаграмму в EdrawMax и экспортировать ее в Excel, чтобы автоматизировать процесс при создании отчетов. Такой подход не только облегчает им задачу, но и экономит приличное количество времени.

Со всеми этими преимуществами можно с уверенностью сказать, что EdrawMax является обязательным инструментом для всех, кто занимается созданием отчетов и/или анализом данных.

У нескольких получателей моих блок-схем нет
доступа к viso, и поэтому они не могут открывать мои блок-схемы.
Есть ли способ преобразовать файл Viso в файл Word или
Excel?

Эрин Кинсел

Если просто смотреть. попробуйте бесплатное средство просмотра Visio. Или мне удалось
отправить Visio в EMF, а затем вставить > изображение > из файла в Word.

«Бойд Андервуд» написал в сообщении
news:073f01c2e1d9$f5f54540$a001. @phx.gbl.

Джей Лэмб

Можете ли вы просто вырезать и вставить диаграммы в Word?
Я не думаю, что тогда вам понадобится Visio для их просмотра. Конечно,
они не могут его редактировать, но я предполагаю, что это
не проблема.

Если вы просто вставляете, объект Visio сохраняется в документе
Word. Вы можете сделать Edit -> Paste Special .
а затем выберите Изображение (Расширенный метафайл), которое будет
включать только изображение (в векторном формате).

«Бойд Андервуд» написал в сообщении
news:073f01c2e1d9$f5f54540$a001. @phx.gbl.

>.
>ОТВЕТ: Какая у вас версия Word? Вы должны иметь возможность
открыть документ Word и использовать команду вставки,
чтобы поместить графику из документа vidsion в
документ Word. Выберите ВСТАВИТЬ, ОБЪЕКТ и выберите рисунок Visio
из раскрывающегося списка. Откроется пустая страница viso
и диалоговое окно "открыть файл" visio.Используйте диалоговое окно
так же, как для открытия файла чертежа (.vsd).
Это работает, если ваш файл visio состоит только из одной страницы. Если это
несколько страниц, вставляется только первая страница. Я
обычно размещаю текстовое поле с пробелом в каждом углу
вставляемой страницы Visio: в противном случае вставка
имеет тенденцию обрезать внешний край рисунка.

Для нескольких страниц попробуйте использовать параметры Visio "Сохранить как"
и посмотрите, сможете ли вы сохранить файл в формате HTML или Jpeg. Затем
человек, которому вы хотите отправить, сможет просмотреть его с помощью интернет-
проводника.

Надеюсь, это поможет.

Проще и лучше вставить|объект. Создать из файла,
указав на интересующий файл Visio. Этот метод работает даже
для многостраничных файлов Visio. Однако сначала необходимо
связать файл Visio в диалоговом окне
Вставить объект. После размещения объекта переведите его в режим
редактирования, перейдите на другую страницу, выйдите, а затем разорвите связь. Другой
вариант на данном этапе, в некоторой степени зависящий от версии
Word, состоит в том, чтобы сохранить как веб-страницу из Word.
Созданные файлы можно просматривать в Word или
IE и (во всяком случае, из Word 2002) представляют собой VML с резервной копией gif
для старых браузеров.

Читайте также: