Как ограничить доступ к документу Word
Обновлено: 21.11.2024
Для надежной защиты вы можете применить к своим документам управление правами на доступ к данным (IRM).
Понять, что такое IRM и когда его использовать
IRM обычно используется в корпоративных, правительственных и военных целях, а не в малом бизнесе или дома, но вы можете использовать его везде, где есть подключение к Интернету. IRM требует проверки подлинности, чтобы определить, разрешен ли конкретному пользователю доступ к определенному документу или выполнение с ним других действий. Аутентификация обычно обеспечивается корпоративным сервером, но Microsoft также предоставляет бесплатную пробную услугу, в которой используется идентификатор Windows Live ID (учетные данные, ранее известные как Microsoft Passport).
Чтобы настроить IRM с этой бесплатной пробной службой, выберите Обзор | Защитить | Защитить документ | Ограниченный доступ, а затем следуйте указаниям мастера регистрации в службе, который запускает Word. Основные шаги включают в себя предоставление вашего идентификатора Windows Live ID (или регистрацию для получения идентификатора Windows Live ID, если у вас его еще нет), создание сертификата управления правами для этого идентификатора Windows Live ID и загрузку сертификата на ваш компьютер.< /p>
Всегда помните, что управление правами на доступ к данным не является панацеей: даже если вы отключите печать и копирование, любой, кто решил скопировать документ, может сделать это с помощью традиционных средств: захватите его экран за экраном на компьютере с помощью PRINT SCREEN или ALT-PRINT SCREEN или более сложная утилита для захвата экрана; сфотографируйте его на экране; введите его в другой документ или программу; надиктуйте его на свой iPod или другой цифровой аудиоплеер; или просто запишите ценную информацию на бумаге. Даже если вы защититесь от всего вышеперечисленного, кто-то может просто запомнить ключевую информацию и воспроизвести ее позже.
Внедрение управления правами на доступ к документу
Открыть документ, к которому применены разрешения
Если вы сами применили разрешения к документу, вы знаете, что документ требует аутентификации пользователя. Но если кто-то еще применил разрешения к документу, вы можете не знать, или вы можете знать, что к документу применены разрешения (например, потому что он находится в защищенной папке), но не знаете, есть ли у вас разрешение на чтение или изменение документа.
Если вы попытаетесь открыть защищенный документ в учетной записи пользователя, в которой не установлена служба управления правами на доступ к данным, Word предложит вам получить учетные данные для службы управления правами на доступ к данным. Нажмите кнопку Да.
Word может отображать следующее диалоговое окно Microsoft Office с предупреждением о том, что доступ к документу ограничен.
Если у вас нет разрешения на доступ к документу, а документ настроен так, что вы можете запрашивать разрешения, Word предлагает вам сделать это. Если вы хотите запросить разрешение, нажмите кнопку Да. Word запускает соответствующую программу. Например, если владелец разрешения предоставил гиперссылку mailto, Word запускает Outlook или вашу почтовую программу по умолчанию и запускает в ней сообщение электронной почты.
Вместо того, чтобы запрашивать разрешение, вы можете нажать кнопку «Изменить пользователя», которая отобразит диалоговое окно «Выбрать пользователя», чтобы вы могли указать другие учетные данные для открытия документа.
Word для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 для Mac Word 2021 Word 2021 для Mac Word 2019 Word 2019 для Mac Word 2016 Word 2016 для Mac Word 2013 Word для iPad Word для iPhone Word для планшетов Android Word 2010 Word для Mac 2011 Word для телефонов Android Подробнее. Меньше
Управление правами на доступ к данным (IRM) помогает предотвратить печать, пересылку или копирование конфиденциальной информации неуполномоченными лицами. Разрешения хранятся в документе, где они проверяются сервером IRM.
Используя IRM в Office, вы можете управлять правами на файлы спецификации XML Paper (.xps) и следующие типы файлов Word:
Документы .doc
Документы .docx
Документ с поддержкой макросов .docm
Шаблон .dot
Шаблон шаблона .dotx
Шаблон с поддержкой макросов .dotm
Настройте компьютер для использования IRM
Для использования управления правами на доступ к данным в Office минимальное необходимое программное обеспечение — клиент службы управления правами Windows (RMS) с пакетом обновления 1 (SP1). Администратор RMS может настроить политики IRM для конкретной компании, которые определяют, кто может получить доступ к информации и какой уровень редактирования разрешен для сообщения электронной почты. Например, администратор компании может определить шаблон прав "Конфиденциально для компании", который указывает, что сообщение электронной почты, использующее эту политику, может быть открыто только пользователями внутри домена компании.
Разрешения на загрузку
При первой попытке открыть документ с ограниченным доступом необходимо подключиться к серверу лицензирования, чтобы подтвердить свои учетные данные и загрузить лицензию на использование. Лицензия на использование определяет уровень доступа, который у вас есть к файлу. Этот процесс требуется для каждого файла с ограниченным разрешением. Другими словами, содержимое с ограниченным разрешением нельзя открыть без лицензии на использование.Для загрузки разрешений необходимо, чтобы Office отправил ваши учетные данные, включая ваш адрес электронной почты, и информацию о ваших правах на разрешение на сервер лицензирования. Информация, содержащаяся в документе, не отправляется на сервер лицензирования.
Ограничить доступ к содержимому файлов
IRM позволяет применять ограничения для каждого пользователя, файла или группы (для групповых разрешений требуется служба каталогов Active Directory для расширения группы). Например, в документе, который создает Ранджит, он может разрешить Хелене читать, но не изменять его. Затем Ранджит может дать Бобби разрешение на редактирование документа. Ранджит также может решить применить пятидневный лимит на доступ Хелены и Бобби к документу.
Сохраните документ.
Выберите вкладку "Файл".
Выберите «Информация», выберите «Защитить документ», выберите «Ограничить доступ для пользователей», а затем выберите «Ограниченный доступ».
В диалоговом окне "Разрешения" выберите "Ограничить доступ к этому документу", а затем назначьте уровни доступа для каждого пользователя.
Примечание. Ваш выбор может быть ограничен, если администратор установил настраиваемые политики разрешений, которые отдельные лица не могут изменить.
Уровни разрешений
Чтение Пользователи с разрешением на чтение могут читать документ, но у них нет разрешения на его редактирование, печать или копирование.
Изменение Пользователи с разрешением на изменение могут читать, редактировать и сохранять изменения в документе, но у них нет разрешения на его печать.
Полный доступ Пользователи с полным доступом имеют полные разрешения на создание и могут делать с документом все, что может делать автор, например устанавливать срок действия содержимого, запрещать печать и давать разрешения пользователям. После истечения срока действия разрешения на документ для авторизованных пользователей документ может быть открыт только автором или пользователями с полным доступом к документу. У авторов всегда есть разрешение на полный доступ.
Чтобы предоставить кому-либо разрешение на полный доступ, в диалоговом окне "Разрешения" выберите "Дополнительные параметры", а затем в столбце "Уровень доступа" щелкните стрелку и выберите "Полный доступ" в списке "Уровень доступа".
После назначения уровней разрешений нажмите кнопку ОК.
Появится панель сообщений, указывающая на то, что документ защищен правами. Если вам необходимо изменить права доступа к документу, выберите «Изменить разрешение».
Если документ с ограниченным доступом пересылается неуполномоченному лицу, появляется сообщение с адресом электронной почты автора или адресом веб-сайта, чтобы это лицо могло запросить разрешение на доступ к документу.
Если автор решит не указывать адрес электронной почты, неавторизованные пользователи получат сообщение об ошибке.
Установить срок действия файла
Перейти к файлу.
На вкладке "Информация" выберите "Защитить документ", выберите "Ограничить доступ для пользователей" и выберите "Ограниченный доступ".
В диалоговом окне "Разрешения" установите флажок "Ограничить доступ к этому документу", а затем выберите "Дополнительные параметры".
В разделе Дополнительные разрешения для пользователей установите флажок Срок действия этого документа истекает, а затем введите дату.
Дважды нажмите "ОК".
Использовать другую учетную запись пользователя Windows для управления правами на файлы
Откройте документ, рабочий лист или презентацию.
Выберите вкладку "Файл".
На вкладке "Информация" выберите "Защитить документ", выберите "Ограничить доступ для пользователей", а затем выберите "Управление учетными данными".
Выполните одно из следующих действий:
В диалоговом окне "Выбор пользователя" выберите адрес электронной почты для учетной записи, которую вы хотите использовать, а затем нажмите кнопку "ОК".
В диалоговом окне "Выбор пользователя" выберите "Добавить", введите свои учетные данные для новой учетной записи, а затем дважды нажмите "ОК".
Просмотр содержимого с ограниченным доступом
Чтобы просмотреть контент с управляемыми правами, на который у вас есть разрешения с помощью Office, просто откройте документ.
Если вы хотите просмотреть имеющиеся у вас разрешения, выберите «Просмотреть разрешения» на панели сообщений или выберите «Этот документ содержит политику разрешений».
IRM в Office для Mac 2016 предоставляет три уровня разрешений.
Изменить Читать, редактировать, копировать, сохранять изменения
Полный доступ Чтение, редактирование, копирование, сохранение изменений, печать, установка срока действия содержимого, предоставление разрешений пользователям, программный доступ к содержимому
Выполните одно из следующих действий:
Установите уровни разрешений вручную
На вкладке "Обзор" в разделе "Защита" выберите "Разрешения", а затем выберите "Ограниченный доступ".
Если вы впервые обращаетесь к серверу лицензирования, введите свое имя пользователя и пароль для сервера лицензирования, а затем установите флажок Сохранить пароль в связке ключей Mac OS.
Примечание. Если вы не выберете Сохранить пароль в связке ключей Mac OS, возможно, вам придется вводить имя пользователя и пароль несколько раз.
В полях Чтение, Изменить или Полный доступ введите адрес электронной почты или имя человека или группы людей, которым вы хотите назначить уровень доступа.
Если вы хотите найти адрес электронной почты или имя в адресной книге, выберите .
Если вы хотите назначить уровень доступа всем людям в вашей адресной книге, выберите Добавить всех .
После назначения уровней разрешений нажмите кнопку ОК.
Появляется панель сообщений, в которой отображается сообщение о том, что документ защищен правами.
Использовать шаблон для ограничения разрешений
Администратор может настроить политики управления правами на доступ к данным для конкретной компании, которые определяют, кто может получать доступ к информации с уровнями разрешений для людей. Эти аспекты управления правами определяются с помощью серверных шаблонов службы управления правами Active Directory (AD RMS). Например, администратор компании может определить шаблон прав "Конфиденциально для компании", который указывает, что документы, использующие эту политику, могут открываться только пользователями внутри домена компании.
На вкладке "Обзор" в разделе "Защита" выберите "Разрешения", а затем выберите нужный шаблон прав.
Изменить или удалить установленные вами уровни разрешений
Если вы применили шаблон для ограничения разрешений, вы не сможете изменить или удалить уровни разрешений; эти шаги работают только в том случае, если вы установили уровни разрешений вручную.
На панели сообщений выберите «Изменить разрешения».
В поле «Чтение», «Изменить» и «Полный доступ» введите новый адрес электронной почты или имя человека или группы людей, которым вы хотите назначить уровень доступа.
Чтобы удалить человека или группу людей из уровня доступа, выберите адрес электронной почты и нажмите DELETE .
Чтобы удалить всех из уровня разрешений, выберите Добавить всех .
Установите срок действия файла с ограниченным доступом
Авторы могут использовать диалоговое окно "Установить разрешения", чтобы установить срок действия контента.
На вкладке "Обзор" в разделе "Защита" выберите "Разрешения", а затем выберите "Ограниченный доступ".
Выберите «Дополнительные параметры», затем выберите «Срок действия этого документа истекает» и введите дату.
После истечения срока действия разрешения на доступ к документу для авторизованных пользователей документ может быть открыт только автором или людьми с полномочным доступом.
Разрешить пользователям с разрешениями на изменение или чтение печатать контент
По умолчанию пользователи с разрешениями на изменение и чтение не могут печатать.
На вкладке "Обзор" в разделе "Защита" выберите "Разрешения", а затем выберите "Ограниченный доступ".
Выберите «Дополнительные параметры», а затем выберите «Разрешить пользователям с правами на изменение или чтение» распечатывать содержимое.
Разрешить пользователям с разрешением на чтение копировать содержимое
По умолчанию пользователи с разрешением на чтение не могут копировать содержимое.
На вкладке "Обзор" в разделе "Защита" выберите "Разрешения", а затем выберите "Ограниченный доступ".
Выберите «Дополнительные параметры», а затем выберите «Разрешить пользователям с разрешением на чтение копировать контент».
Разрешить выполнение скриптов в файле с ограниченным доступом
Авторы могут изменить настройки, чтобы разрешить выполнение макросов Visual Basic при открытии документа и разрешить сценариям AppleScript доступ к информации в документе с ограниченным доступом.
На вкладке "Обзор" в разделе "Защита" выберите "Разрешения", а затем выберите "Ограниченный доступ".
Выберите Дополнительные параметры, а затем выберите Программный доступ к содержимому.
Требуется подключение для проверки разрешений
По умолчанию пользователи должны пройти аутентификацию, подключившись к серверу AD RMS при первом открытии документа с ограниченным доступом. Однако вы можете изменить это, чтобы требовать аутентификации каждый раз, когда они открывают документ с ограниченным доступом.
На вкладке "Обзор" в разделе "Защита" выберите "Разрешения", а затем выберите "Ограниченный доступ".
выберите Дополнительные параметры, а затем выберите Требовать подключение для проверки разрешений.
Снять ограничения
На вкладке "Обзор" в разделе "Защита" выберите "Разрешения", а затем выберите "Без ограничений".
В диалоговом окне выберите «Снять ограничения».
Связанные темы
В версиях Office для iOS любые файлы, защищенные с помощью IRM, будут открываться, если вы вошли в систему с учетной записью, у которой есть разрешения на доступ к файлу. Когда вы открываете файл, защищенный службой IRM, вы увидите вверху информационную панель, которая предлагает вам просмотреть разрешения, назначенные этому файлу.
Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365 с Azure Rights Management и ваш ИТ-отдел определил для вас несколько шаблонов IRM, вы можете назначить эти шаблоны файлам в Office для iOS.
Примечание. Если в вашем приложении не активна кнопка "Ограничить разрешения", откройте любой существующий документ, защищенный службой IRM, чтобы инициализировать его.
В версиях Office для Android любые файлы, защищенные службой управления правами на доступ к данным, которые вы получаете, будут открываться, если вы вошли в систему с учетной записью, у которой есть разрешения на доступ к файлу. Когда вы открываете файл, защищенный службой IRM, вы увидите вверху информационную панель, которая предлагает вам просмотреть разрешения, назначенные этому файлу.
Управление правами на доступ к данным (IRM) помогает сделать следующее:
Запретить авторизованному получателю контента с ограниченным доступом пересылать, копировать, изменять, печатать, отправлять по факсу или вставлять контент для несанкционированного использования
Ограничить контент, куда бы он ни отправлялся
Установить срок действия файла, чтобы содержимое документов больше нельзя было просмотреть по истечении указанного времени
Применять корпоративные политики, регулирующие использование и распространение контента внутри компании
IRM не может запретить контенту с ограниченным доступом:
Удаляются, украдены или захвачены и переданы вредоносными программами, такими как троянские кони, регистраторы нажатий клавиш и некоторые виды шпионского ПО
Создание документа Microsoft Word и его отправка деловым контактам по электронной почте или загрузка в общую рабочую область может сделать документ уязвимым для редактирования и внесения изменений, которые вы не санкционировали. Один из способов защитить содержимое вашего документа Word — ограничить права на редактирование до того, как документ покинет ваш компьютер. Это предотвратит редактирование важной, коммерческой или конфиденциальной информации другими людьми. Редактируйте разрешения в документе с помощью инструментов ограничения форматирования и редактирования Word.
Откройте документ Microsoft Word, для которого вы хотите изменить разрешения.
Перейдите на вкладку "Обзор" над лентой главного меню программы. Нажмите кнопку "Ограничить редактирование" в группе "Защита" на ленте меню.
Нажмите и установите флажок "Ограничения редактирования" на панели "Ограничение форматирования и редактирования" в правой части экрана.
Выберите нужный уровень разрешений в раскрывающемся меню «Разрешить только этот тип редактирования в документе». Например, выберите опцию «Без изменений (только чтение)» для максимальной защиты предотвращения всех правок и изменений. Кроме того, вы можете ограничить права редактирования только для отслеживаемых изменений или комментариев к документу. Если вы хотите разрешить определенным контактам права на редактирование, добавьте их из своей адресной книги в поле «Исключения» в разделе «Ограничения на редактирование».
Нажмите и установите флажок «Ограничения форматирования», если вы также хотите запретить другим пользователям изменять формат и стиль документа. Нажмите синюю ссылку «Настройки» и выберите предпочтительные ограничения форматирования. Например, вы можете остановить все форматирование или ограничить параметры форматирования только определенными стилями, такими как блочный текст или заголовки.
Нажмите кнопку "Да, включить защиту" в нижней части панели, чтобы реализовать выбранные разрешения в документе Word.
Введите пароль для документа в оба поля пароля. Нажмите кнопку "ОК".
Служба управления правами Microsoft (RMS) позволяет ограничить доступ к документам Microsoft Office определенным лицам. RMS интегрирован в Microsoft Office и доступен для преподавателей и сотрудников. Обратитесь к ИТ-специалисту вашего отдела, чтобы получить помощь по включению RMS для вашей учетной записи.
Примечание. Эта служба позволяет сотрудникам UMass Amherst делиться друг с другом документами с ограниченным доступом. Если вы поделитесь документом с ограниченным доступом с человеком за пределами сообщества кампуса, он не сможет его открыть.
Открыть файл с ограничениями RMS
Установить ограничения RMS для файла
Майкрософт Офис 2013 (Windows)
- Выберите «Файл» > «Информация» > «Защитить документ» > «Ограничение доступа» > «Ограниченный доступ». Откроется окно разрешений.
- Убедитесь, что установлен флажок Ограничить доступ к этому ящику документа. Введите адреса электронной почты лиц, которые могут Читать или Изменить документ. Нажмите "ОК".
Microsoft Office 2010 (Windows)
- Выберите «Файл» > «Информация» > «Защитить документ/книгу/презентацию» > «Ограничить доступ для пользователей» > «Ограниченный доступ». Откроется окно разрешений.
- Убедитесь, что установлен флажок Ограничить доступ к этому ящику документа. Введите адреса электронной почты лиц, которые могут читать или изменять документ. Нажмите "ОК".
Microsoft Office 2007 (Windows)
- Выберите «Файл» > «Подготовить» > «Ограничение разрешений» > «Ограниченный доступ». Откроется окно разрешений.
- Убедитесь, что установлен флажок Ограничить доступ к этому ящику документа. Введите адреса электронной почты лиц, которые могут читать или изменять документ. Нажмите "ОК".
Microsoft Office 2011 (Mac)
- Выберите «Файл» > «Ограничить разрешения» > «Ограниченный доступ». Откроется окно Установить разрешения.
- Введите адреса электронной почты лиц, которые могут читать, изменять или иметь полный доступ к документу, в соответствующие поля.
Установить ограничения RMS для электронной почты
Microsoft Outlook 2011 (Mac)
В новом сообщении электронной почты выберите «Параметры» > «Разрешения» > «Не пересылать».
Microsoft Outlook 2007 (Windows)
В новом сообщении электронной почты выберите Кнопка Office > Разрешение > Не пересылать.
Microsoft Outlook 2010 (Windows)
В новом сообщении электронной почты выберите «Параметры» > «Разрешения» > «Не пересылать».
Microsoft Outlook 2013 (Windows)
В новом сообщении электронной почты выберите «Параметры» > «Разрешения» > «Не пересылать».
Читайте также: