Как обновить все поля в Word

Обновлено: 15.05.2024

Word поддерживает множество различных типов полей. Поле — это набор кодов, которые предписывают Word автоматически вставлять материал в документ. Некоторыми из часто используемых полей являются поля PAGE, которые показывают номера страниц, и поля TOC, которые отображают оглавление.

Чтобы в полях отображался правильный результат, их необходимо обновить. Некоторые типы полей автоматически обновляются Word, тогда как другие поля должны обновляться пользователем.

В этой статье вы найдете информацию о том, как каждый вид поля Word работает в отношении обновления. Узнайте, какие поля автоматически обновляются Word, а какие необходимо обновлять вручную. Для каждого поля вы также найдете имена полей и номера, которые можно использовать в VBA, если вам нужно создавать или редактировать поля с помощью макросов.

Поля в верхних и нижних колонтитулах документов

Обратите внимание, что Word обрабатывает поля в верхнем или нижнем колонтитуле документа иначе, чем поля в основной части документа в отношении обновления. Поля в верхних и нижних колонтитулах обновляются Word более автоматически, чем поля в других местах документа.

Большинство полей в верхних и нижних колонтитулах обновляются автоматически при открытии документа

Большинство полей в верхнем и нижнем колонтитулах обновляются автоматически при открытии документа.

Однако поля FILENAME в верхнем или нижнем колонтитуле не обновляются автоматически при открытии документа. Согласно информации в статье Microsoft Поле ИМЯ ФАЙЛА не обновляется автоматически при открытии документа в Word, эта специальная обработка полей ИМЯ ФАЙЛА была введена в Word 2002 как изменение дизайна, позволяющее открывать документы быстрее. Было бы действительно полезно, чтобы поля FILENAME автоматически обновлялись при открытии документа - скорость, скорее всего, больше не была бы проблемой. Вам нужно обновить поля. См. Как обновить поля.

Поля в верхних и нижних колонтитулах обновляются при переключении в режим предварительного просмотра

При переключении в режим предварительного просмотра все поля в верхнем и нижнем колонтитулах обновляются. Это также активирует поля FILLIN и ASK в верхнем или нижнем колонтитуле.

Поля в сносках, концевых сносках, текстовых блоках и фигурах

Как и в случае с верхними и нижними колонтитулами, сносками, концевыми сносками, текстовыми блоками и фигурами, которые вы создаете с помощью инструментов на вкладке «Вставка» > в группе «Иллюстрации» > фигуры находятся в своих собственных слоях в документе Word, отделенных от основной части.

Как объяснялось выше, поля в верхних и нижних колонтитулах обновляются более автоматически, чем другие поля. Этот автоматический контроль не применяется к полям сносок, концевых сносок, текстовых блоков и фигур. Это также означает, что вам, возможно, придется вручную позаботиться об обновлении полей в этих областях документа. См. раздел «Как обновить поля» ниже.

Обратите внимание, что текстовое поле в Word на самом деле является фигурой, что означает, что оно действует как другие фигуры в отношении обновления полей.

Подробнее о различных слоях в документе Word можно прочитать далее в этой статье.

Поля в основной части документов

Правила, применяемые к обновлению различных типов полей — холодных, теплых и горячих полей

В приведенной ниже таблице все поля Word перечислены и упорядочены в зависимости от того, как они обновляются в основной части документов.

В этом отношении я использовал термины холодный, теплый и горячий. Эти термины используются в VBA, и они могут указывать на то, как работают отдельные поля в отношении обновления. В таблице ниже вы найдете краткое описание характеристик каждого из этих типов полей. Для каждого типа вы также найдете список всех полей Word такого типа.

В столбце Цветовой код в таблице ниже я назначил цвет для каждого типа поля. Эти цвета также используются в списке всех полей Word, отсортированных по алфавиту. Цель состоит в том, чтобы упростить просмотр списков.

В VBA для возврата типа поля можно использовать перечисление wdFieldKind. См. столбец 3 в таблице ниже — он показывает константы wdFieldKind и соответствующие числа. Например, вы можете вернуть вид первого поля в выборе, используя следующий код VBA:

В крайнем правом столбце перечислены все поля каждого типа.

Вид

Цветовой код

VBA — wdFieldKind

Описание — как обновляются поля

Поля сгруппированы по типу

Холодный

Поле, в котором нет результата.

Это также означает, что в холодном поле нет ничего для обновления.

Теплый

Поле с результатом, которое можно обновить.

В группу теплых полей входят как поля, которые автоматически обновляются при изменении источника, так и поля, которые можно обновлять вручную.

См. также «Теплый ++» ниже.

Дополнительную информацию об обновлении полей вручную см. в разделе Как обновить поля.

Теплый ++

Термин «Теплый ++» придуман здесь для описательных целей.

Применимо приведенное выше описание Warm, но, кроме того, эти поля можно обновить еще одним способом: большинство из этих полей связаны с нумерацией страниц и печатью документов.

Эти поля можно обновить, переключившись в режим предварительного просмотра перед печатью, так как это вызывает повторное разбиение документа. Это происходит независимо от того, включен или выключен параметр Файл > Параметры > Отображение > Группа параметров печати > Обновить поля перед печатью.

Печать документа или открытие документа в режиме макета печати также приведет к обновлению этих полей.

Горячие

Поле, которое автоматически обновляется при каждом отображении или при каждом изменении формата страницы.

Эти поля также можно обновить вручную. Дополнительные сведения об обновлении полей вручную см. в разделе Как обновить поля.

Обратите внимание, что вы должны сохранить документ, чтобы сохранить результаты автоматически обновленных полей.

Нет

Недопустимое поле, например пустое поле. Если вы создаете поля вручную, вы можете начать с пустого поля. Примеры недопустимых полей:
< >

Все поля Word отсортированы по алфавиту, в т.ч. Ссылки на VBA

Ниже вы найдете список всех различных полей Word. Для каждого типа поля вы найдете следующую информацию:

Имя поля

Вид

WdFieldType VBA

Комментарий

Поле "Подписчик" (я не нашел никакой информации об этом поле).

В настоящее время не поддерживается.

(Пустое поле
без имени)

Пустое поле. Действует как заполнитель для содержимого поля, которое еще не было добавлено.

Недоступно в диалоговом окне "Поле". Используется для хранения данных, скрытых от пользовательского интерфейса.

Поле OCX. Невозможно добавить через диалоговое окно «Поле», но можно добавить с помощью кода с помощью метода AddOLEControl коллекции FormFields.

Больше недоступно в диалоговом окне "Поле", но поддерживается для документов, созданных в более ранних версиях Word.

Вставляется через вкладку "Разработчик" > группу "Элементы управления" > "Устаревшие инструменты" > кнопку "Поле формы флажка" или с помощью кода.

Вставляется через вкладку "Разработчик" > группу "Элементы управления" > "Устаревшие инструменты" > кнопку "Поле раскрывающегося списка" или с помощью кода.

Вставляется через вкладку "Разработчик" > группу "Элементы управления" > "Устаревшие инструменты" > кнопку "Поле текстовой формы" или с помощью кода.

Недоступно в диалоговом окне "Поле". Вставляется программно или интерактивно.

Больше не поддерживается в Word.

Нельзя добавить через диалоговое окно "Поле", но можно добавить интерактивно или с помощью кода.

Поле ввода таблицы авторитетности.

Поле ввода содержания.

Поле "Таблица авторитетов".

Поле "Оглавление".

Поле ввода указателя.

Как создавать поля вручную

Поле, добавленное нажатием Ctrl+F9 в документе Word, является пустым полем (wdFieldEmpty = -1, тип поля None).

Вместо того, чтобы вставлять поля через вкладку «Вставка» > «Экспресс-блоки» > «Поля», вы можете создавать поля вручную в Word:

Нажмите Ctrl+F9, чтобы добавить пустое поле.
Введите соответствующий код поля между квадратными скобками.

Если вы знаете синтаксис поля, которое хотите вставить, ручной метод зачастую оказывается наиболее эффективным.

Тип поля изменится с None / wdFieldKindNone на один из других типов, как только вы добавите действительный код поля.

Имена полей не чувствительны к регистру

Если вы проверяете коды полей, вставленных в Word, через диалоговое окно «Поля» (вкладка «Вставка» > «Экспресс-блоки» > «Поля») или с помощью другой команды, которая приводит к вставке поля (перекрестная ссылка, заголовок, дата и т. д.), вы увидите, что Word будет использовать ВЕРХНИЙ РЕГИСТР для имени поля. Примеры:

Имена полей не чувствительны к регистру. Например, поле PAGE будет работать независимо от того, какой тип написан: PAGE, Page, page, pAge или любое другое сочетание прописных и строчных букв.

Почему Word не обновляет все поля, когда я выбираю все и нажимаю F9 для обновления полей?

Быстрый способ обновить поля в Word — нажать Ctrl+A, чтобы выбрать все, а затем нажать F9, чтобы обновить поля. Однако вы, возможно, столкнулись с тем, что это не захватит и не обновит все поля. Если выделение находится в основной части документа, Word обновляет поля только в этой области документа. Он может даже не обновлять все поля там. Если поля находятся в текстовых полях или других фигурах в основной части документа, эти поля не будут обновлены. Читайте дальше, чтобы узнать почему.

Содержимое документа Word размещается в разных слоях, которые в VBA называются историями

Содержимое в Word размещается в разных слоях, которые в VBA называются историями. Word может «видеть» содержимое только в одном слое за раз. Если ваш выбор находится в основной истории, содержание, например.Верхние и нижние колонтитулы в настоящее время не «видимы» для Word. Кроме того, фигуры (текстовые поля, круги, прямоугольники и т. д.) в основной части документа находятся не в текстовом слое, а в слое рисования.

В документе Word есть несколько разных слоев или историй, всего 17 различных типов, как вы увидите ниже. Однако контент может быть не на каждом уровне.

Принципы получения доступа к различным историям в VBA

Каждая история в документе Word может содержать объекты, принадлежащие другим историям. Поэтому вам может понадобиться доступ к таким объектам, как открытие китайской шкатулки.

Пример. Чтобы обновить поля фигур в заголовках документа Word в VBA, сначала необходимо получить доступ к правильному типу заголовка. Как вы, возможно, знаете, и как вы также можете видеть в обзоре типов историй ниже, существует не только одна история заголовка, но и три: четные страницы, первая страница и все остальные страницы. Заголовки четных страниц отображаются в документе Word только в том случае, если в соответствующем разделе включен параметр «Параметры страницы» > вкладка «Макет» > «Разные нечетные и четные». Соответственно, заголовки первой страницы видны только в тех разделах, для которых включен параметр «Параметры страницы» > вкладка «Макет» > «Другая первая страница».

Фигуры — объекты рисования, которые могут включать текст, также могут включать поля

Все фигуры, которые могут содержать текст, также могут включать поля. Как и поля в документе Word, поля в фигурах также необходимо обновлять. Поэтому полезно понимать, как Word обрабатывает такие фигуры, как текстовые поля, круги, прямоугольники и другие объекты рисования с текстом.

Если щелкнуть правой кнопкой мыши фигуру, не содержащую текста, в контекстном меню должна появиться команда "Добавить текст", если тип фигуры может включать текст.

Как обновить/обновить одно поле или все поля в документе Word?

В документе Word информация о документе, такая как имя файла, путь к файлу, может быть вставлена в виде полей, как показано на снимке экрана ниже. Но когда информация документа была изменена, поля не могут быть изменены автоматически, как вы можете обновить поля в Word?

Обновить все поля в Word

Обновить одно поле в Word

Чтобы обновить одно поле, в контекстном меню есть утилита.

Выберите поле, которое хотите обновить, щелкните правой кнопкой мыши, чтобы отобразить контекстное меню, выберите "Обновить поле".

Тогда выбранное поле было обновлено.

Обновить все поля в Word

Если вы хотите обновить все поля во всем документе Word, вы можете использовать ярлыки.

<р>1. Нажмите Ctrl + A, чтобы выделить весь документ.

<р>2. Нажмите клавишу F9, чтобы обновить все поля в Word.

Просмотр с вкладками и редактирование нескольких документов Word/книг Excel, таких как Firefox, Chrome, Internet Explore 10!

Возможно, вы привыкли просматривать несколько веб-страниц в Firefox/Chrome/IE и легко переключаться между ними, щелкая соответствующие вкладки. Здесь вкладка Office поддерживает аналогичную обработку, которая позволяет просматривать несколько документов Word или книг Excel в одном окне Word или окне Excel и легко переключаться между ними, щелкая их вкладки.
Нажмите, чтобы получить бесплатную пробную версию Office Tab!

Оглавление, номер страницы, список рисунков/таблиц/уравнений, номер рисунка/таблицы/уравнения и перекрестная ссылка — вот некоторые распространенные примеры полей. Иногда вам нужно обновить все поля в Ms Word, а не обновлять каждое по одному. Есть несколько способов сделать это. Однако каждый метод имеет свои ограничения и не обновляет все типы полей.

В этом блоге описывается правильная процедура, обеспечивающая правильное обновление каждого поля.

Различные способы обновления всех полей

Способ 1. Предварительный просмотр перед печатью

При создании предварительного просмотра обновляются все поля, если они установлены правильно. Используйте сочетание клавиш предварительного просмотра печати «Control + P» для Windows или «Command + P» для MacOS. Затем нажмите esc, чтобы выйти из него.

Примечание. Этот метод обновляет большинство полей, включая поля в верхнем и нижнем колонтитулах.

Прежде чем использовать этот метод, убедитесь, что настройка поля обновления в опции печати включена.

Действия для включения «Обновить поле»

Ограничения метода предварительного просмотра

Метод предварительного просмотра перед печатью не обновляет такие поля, как оглавление и список рисунков/таблиц/уравнений, которые требуют дополнительного ввода пользователем перед обновлением.

Способ 2: выбрать все и обновить

выделите весь текст, используя «Ctrl + A» и,
нажмите F9 (ярлык для обновления поля)

Этот метод преодолевает ограничения предыдущего метода и обновляет все поля в выделенном тексте, включая оглавление и список рисунков/таблиц/уравнений.

Ограничения выбора всех и метода обновления

Поля в верхнем и нижнем колонтитулах не обновляются, так как их содержимое не выделяется при выделении всего текста.

Порядок обновления полей

Оба метода обновляют поля в том порядке, в котором они появляются. Другими словами, поле, появившееся раньше, обновляется раньше. например если на фигуру ссылаются до того, как она появляется (что более вероятно), то перекрестная ссылка обновляется перед номером фигуры, к которой она относится. В таком случае измененный номер рисунка не отражается в перекрестной ссылке после первой попытки обновить все поле.

Как обеспечить обновление всех полей?

Чтобы обеспечить правильное обновление всех полей, сначала обновите все поля, используя метод «Предварительный просмотр», а затем снова обновите все поля, используя метод «Выбрать все и обновить».

Приведенный выше порядок гарантирует, что все поля (такие как оглавление, список рисунков/таблиц/уравнений, номер рисунка/таблицы/уравнения, а также все перекрестные ссылки и поля в верхнем и нижнем колонтитулах) обновляются должным образом.

Обновление полей в документах Microsoft Word вручную или автоматически

От группы обучения Avantix | Обновлено 6 апреля 2021 г.

Применимо к: Microsoft® Word® 2010, 2013, 2016, 2019 или 365 (Windows)

Если вы вставили поля в документ Microsoft Word, вы можете обновить их вручную или автоматически. Для полей, которые вы обновляете вручную, вы можете обновить только одно поле или обновить сразу все поля в документе Word. Некоторые поля, например номера страниц, будут автоматически обновляться при предварительном просмотре документа. Многие поля по умолчанию обновляются при открытии документа, но вы также можете установить параметр в Microsoft Word для обновления полей при предварительном просмотре файла.

В Word можно вставлять поля несколькими способами. Некоторые поля создаются при использовании встроенных функций Word (таких как вставка оглавления, перекрестной ссылки, закладки или номера страницы). Другие поля можно вставить с помощью диалогового окна «Поле» или ввести с помощью сочетаний клавиш.

Обновление одного поля

Вы можете обновить одно поле вручную двумя способами:

Щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите "Обновить поле". В зависимости от типа поля может появиться другое диалоговое окно, в котором можно выбрать другие параметры (это происходит, например, с оглавлением).
Нажмите на поле и нажмите F9.

Поле обновления появляется в раскрывающемся меню, когда вы щелкаете поле правой кнопкой мыши:

Обновление всех полей в теле документа Word

Чтобы вручную обновить все поля в теле документа Word:

Нажмите в тексте документа Word.
Нажмите Ctrl + A.
Нажмите F9.

Обновление полей в верхних и нижних колонтитулах или текстовых полях

Некоторые поля в верхних и нижних колонтитулах или текстовых полях необходимо обновлять отдельно.

Чтобы обновить поля в верхних и нижних колонтитулах или текстовых полях:

Нажмите в верхнем, нижнем колонтитуле или текстовом поле.
Нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все.
Нажмите F9.

Поля страницы не нужно обновлять вручную.

Обновление поля оглавления

Если вы обновите оглавление, появится другое диалоговое окно. В диалоговом окне «Обновить оглавление» выберите «Обновлять номера страниц, только если содержимое не изменилось». Выберите Обновить всю таблицу, чтобы обновить номера страниц и содержимое.

Обновление полей перед печатью или предварительным просмотром

В Microsoft Word можно установить параметр, обеспечивающий автоматическое обновление всех полей перед предварительным просмотром (для предварительного просмотра щелкните вкладку "Файл" на ленте, а затем нажмите "Печать"):

Перейдите на вкладку «Файл» на ленте и нажмите «Параметры» внизу. Появится диалоговое окно.
Нажмите Показать в категориях слева.
Прокрутите вниз до области параметров печати на панели справа.
Убедитесь, что установлен флажок Обновлять поля перед печатью.
Нажмите "ОК".

Диалоговое окно «Параметры Word», в котором отмечено поле «Обновить перед печатью», выглядит следующим образом:

Предотвращение обновления полей

Вы можете запретить обновление полей, заблокировав их.

Чтобы заблокировать поле, чтобы оно не обновлялось, щелкните поле, а затем нажмите Ctrl + F11. Чтобы разблокировать поле, чтобы его можно было обновить, щелкните поле, а затем нажмите Ctrl + Shift + F11.

Отображение полей серым цветом

Вы можете изменить параметры в Microsoft Word, чтобы все поля отображались с серой заливкой (затенение не печатается). Это может быть полезно, чтобы определить, где в документе есть поля.

Чтобы отобразить поля серым цветом:

Перейдите на вкладку «Файл» на ленте и нажмите «Параметры» внизу. Появится диалоговое окно.
Нажмите «Дополнительно» в категориях слева.
Прокрутите вниз до Показать область содержимого документа на панели справа.
Выберите Всегда в раскрывающемся меню Затенение поля.
Нажмите "ОК".

Диалоговое окно «Параметры Word» с параметром «Затенение поля», установленным на «Всегда», выглядит следующим образом:

Возможно, вы не захотите постоянно отображать затенение полей. По умолчанию выбрано значение Затенение поля.

Поля — это очень эффективный способ использования переменного содержимого в документах Microsoft Word. Однако если поля не обновляются, в вашем документе могут отображаться ошибки или неточное содержание.

Подпишитесь, чтобы получать больше статей, подобных этой

Была ли эта статья полезной для вас? Если вы хотите получать новые статьи, присоединяйтесь к нашему списку адресов электронной почты.

Читайте также: