Как назначить встречу в Outlook

Обновлено: 23.11.2024

GlobalMeet для Outlook позволяет планировать встречи, отправлять приглашения и отслеживать ответы в календаре Outlook.

Параметры планирования собрания добавляются на ленту Outlook и кнопку в Outlook в Интернете (см. раздел Всегда показывать кнопку GlobalMeet). Кому:

  • Запланируйте встречу в календаре Outlook и отправьте приглашение, создайте новую встречу или встречу, а затем нажмите Запланировать встречу.
  • Отправьте быстрое приглашение на собрание, создайте сообщение электронной почты или ответьте на него, а затем нажмите "Срочное собрание".

Оба варианта открывают приглашение с подробностями вашей веб-конференции и связанной с ней аудиоконференции по умолчанию. В области задач «Редактировать приглашение» вы можете выбрать другую аудио- и/или веб-комнату для собраний, какие номера включить в приглашение и язык приглашения.

Назначить встречу

При планировании собрания в Outlook оно сохраняется в вашем календаре, где вы можете отслеживать ответы участников и при необходимости обновлять дату и время собрания.

Чтобы запланировать встречу в календаре Outlook:

    В Outlook создайте новую встречу или собрание, а затем нажмите Запланировать собрание в правой части вкладки Встреча или собрание.

В Outlook в Интернете создайте новое событие календаря, нажмите кнопку и выберите Запланировать собрание.

Информация о встрече GlobalMeet по умолчанию добавляется в приглашение.

Совет. Используйте Помощник по планированию, чтобы проверить календари ваших гостей, когда вы выбираете дату и время встречи.

Когда придет время для встречи, начните ее с настольного приложения, мобильного приложения, веб-браузера или надстройки GlobalMeet для Outlook.

Отправить быстрое приглашение на встречу

Иногда вам нужно быстро собрать людей в конференц-зале, не дожидаясь ответов. Вы можете отправить приглашение из сообщения электронной почты. Такое приглашение не сохраняется в вашем календаре Outlook.

Чтобы отправить быстрое приглашение на встречу:

Информация о встрече GlobalMeet по умолчанию добавляется в приглашение. Вы не можете установить дату или время для этого приглашения на собрание, но вы можете изменить сведения о собрании в области задач «Редактировать приглашение».

  • Была ли эта статья полезной?
  • Да
  • Нет
  1. Тип статьи: инструкции
  2. Теги На этой странице нет тегов.

Авторское право © 2022 GlobalMeet

GlobalMeet, логотип GlobalMeet и все другие товарные знаки являются собственностью соответствующих владельцев.

В Календаре на вкладке "Главная" в группе "Создать" нажмите "Новая встреча". Кроме того, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши временной блок в сетке календаря и выбрать «Новая встреча».

  1. В поле Тема введите описание.
  2. В поле Местоположение введите местоположение.
  3. Введите время начала и окончания.

Примечание. Вместо дат, например "Сегодня", "Завтра", "Новый год", "Через две недели до завтра" и названий большинства праздников, можно вводить определенные слова и фразы в поля "Время начала" и "Время окончания".< /p>

Изменить встречу

  • Откройте встречу, которую вы хотите изменить.
Изменить параметры встречи, не входящей в серию
Изменить параметры для всех встреч в серии
Изменить параметры для одной встречи, входящей в серию
Повторение существующей встречи

Нерегулярные повторяющиеся события

Исключения и полустатические шаблоны повторения

Этот подход подходит, если существует стабильная повторяющаяся модель с несколькими исключениями. Если ваш список в основном состоит только из исключений, рекомендуется использовать подход сгруппированного множества.

При таком подходе вы можете просто назначить повторяющуюся встречу в наиболее распространенное сочетание дня и времени. Если вы хотите пригласить других и превратить это в настоящую встречу, пока не добавляйте их.

Теперь, когда у вас есть приблизительное представление обо всех запланированных встречах, вы можете зайти в свой Календарь и перемещаться по сгенерированной встрече, перетаскивая ее на правильную комбинацию дня и времени для этой недели. Вы даже можете перетаскивать верхний и нижний края встречи, чтобы увеличить или уменьшить ее продолжительность.

Для изменения даты события требуется подтверждение. Изменения времени не подскажут. (нажмите на картинку, чтобы увеличить).

Превратите свои встречи в собрание

После того как вы внесли все изменения и хотите превратить это в настоящую встречу, дважды щелкните вхождение и выберите, чтобы открыть всю серию. Добавьте участников и отправьте приглашение на собрание. Теперь участники получат приглашение на серию и по одному дополнительному приглашению за каждое исключение.

Исключение: пропустить вхождение

Если вы пропустите неделю, просто выберите встречу и нажмите Удалить. Теперь вы получаете приглашение выбрать, следует ли удалить серию или только выбранное вхождение. Выберите, чтобы удалить только вхождение и перейти к следующему. Если это реальная встреча, откроется новое сообщение с отменой этого события.

Исключение: добавить вхождение

Если вы хотите добавить дополнительное событие на неделю, перетащите встречу на эту неделю правой кнопкой мыши на правильную комбинацию дня и времени и отпустите кнопку мыши. Теперь вам будет предложено переместить или скопировать элемент. Выберите копию. Если это реальный элемент встречи, дважды щелкните элемент, чтобы открыть его, и нажмите «Отправить», чтобы отправить приглашение на собрание, поскольку это событие больше не связано с фактической повторяющейся встречей.

Групповой набор встреч/совещаний с категориями

Если у вас действительно нерегулярный график, практически нет встреч/совещаний в один и тот же день/время или даже нужно корректировать тему для каждого повторения, использование категорий будет лучшим подходом для создания серии связанные встречи/встречи.

  1. Создайте новую встречу/встречу и настройте первую встречу со всей информацией.
  2. Назначьте ему уникальную категорию, чтобы идентифицировать сгруппированный набор встреч.
  3. Сохраните и закройте элемент.
  4. Выберите встречу в календаре.
  5. Скопируйте встречу (сочетание клавиш: CTRL+C).
  6. Выберите день/время второго появления.
  7. Вставьте встречу.
  8. Если это реальный элемент собрания (вы добавили в него людей в качестве участников), дважды щелкните элемент, чтобы открыть его, и нажмите "Отправить", чтобы отправить приглашение на собрание.
  9. Повторите шаги 5–8 для всех остальных вхождений.

Примечание. Если у вас очень уникальная тема и вы не планируете изменять ее для какого-либо события, вы можете пропустить этап категоризации и отсортировать Календарь по теме, чтобы увидеть все события для ваших повторяющихся собраний.

Использование планировщика встреч – это отличный способ упростить рабочий процесс и более эффективно использовать свое время. Использование службы планирования встреч, которая интегрируется с вашим ежедневным календарем, является наиболее важной вещью, которую следует учитывать при выборе инструмента планирования встреч. AppointmentThing легко синхронизируется с вашим календарем Outlook или календарем Office 365, чтобы гарантировать, что у вас никогда не будет двойного бронирования встреч, а также добавляет ваши забронированные встречи прямо в ваш календарь, чтобы вы всегда видели самое актуальное расписание.

Вот некоторые из основных функций:

  • Подключите и синхронизируйте свой календарь Outlook или календарь Office 365 с AppointmentThing, чтобы избежать конфликтов в расписании и автоматически добавлять встречи в календарь.
  • Доступное время для встреч автоматически представляется вашим посетителям в зависимости от вашей доступности и некоторых простых правил, которые вы можете установить.
  • Автоматическое добавление ссылки на Zoom Meeting, Google Meet или GoToWebinar ко всем сведениям о встречах в вашем календаре — простая и безопасная интеграция, которая упрощает посещение ваших виртуальных собраний
  • Автоматически отправляйте напоминания о встречах своим посетителям, чтобы все пришли вовремя.

Как использовать планировщик встреч для календаря Outlook или календаря Office 365

Почему вам следует выбрать AppointmentThing в качестве инструмента для планирования встреч?

AppointmentThing – это лучший на рынке помощник для планирования встреч, который предлагает отличные функциональные возможности в сочетании с красивым и интуитивно понятным приложением для бронирования. Использование планировщика встреч, который синхронизируется с вашим календарем, — это самый простой и эффективный способ сократить время, затрачиваемое на организацию встреч или звонков в течение дня. Это также упрощает присоединение к вашим виртуальным встречам, автоматически добавляя ссылку на встречу к сведениям о мероприятии в вашем календаре, независимо от того, присоединяетесь ли вы к настольному компьютеру или мобильному устройству.

Если вы используете службу календаря, отличную от Microsoft Outlook или Microsoft Office 365, не беспокойтесь, мы по-прежнему обеспечим вас. AppointmentThing также интегрируется с Календарем Google и Календарем Apple, поэтому вы можете подключить свой календарь, независимо от того, какое приложение календаря или службу вы используете.

Как и MRM, надстройка Outlook поддерживает сложные повторяющиеся резервирования и резервирования нескольких ресурсов.

Повторяющиеся прогнозы

В Outlook выберите Создать, чтобы открыть новую форму встречи.

Введите дату и время новой встречи. Выберите параметр «Повторение».

Введите шаблон повторения в окне "Повторение встречи".

Обычно по умолчанию для параметра «Конец по» установлено значение «Без даты окончания».Вы должны выбрать либо количество вхождений, либо дату окончания, так как MRM не допускает неограниченного повторения. Нажмите OK, когда закончите.

Выберите помощник по планированию, чтобы добавить участников, или вкладку MRM, чтобы выбрать ресурс. Обратите внимание, что на вкладке MRM нельзя редактировать дату или время. Когда опция повторения включена, изменения даты и времени можно вносить только на вкладке «Назначение».

Введите сведения о бронировании и нажмите «Сохранить и закрыть» или «Отправить приглашение».

Разрешение конфликтов в надстройке

Надстройка MRM не предлагает функцию поиска доступных ресурсов, что увеличивает вероятность того, что повторяющееся резервирование столкнется с конфликтами, которые необходимо разрешить. Процесс разрешения конфликтов в надстройке Outlook очень похож на процесс в веб-клиенте.

Создайте повторяющееся резервирование в Outlook и выберите ресурс управления записями сообщений. Заполните все детали бронирования и нажмите «Сохранить и закрыть» или «Отправить приглашение».

Если существует конфликт, MRM создаст окно Конфликт собрания.

Нажмите прямо на красный крестик, чтобы создать список доступных ресурсов. Или вы можете нажать OK, чтобы пропустить конфликт и исключить эту дату из повторения.

Выделите ресурс, который хотите зарезервировать, и нажмите OK. Окно Конфликт собраний обновляется с выбранным ресурсом. Этот ресурс и дата известны как «исключение», поскольку они являются исключением из стандартного шаблона.

Нажмите "ОК". Бронирование будет сохранено и закрыто, а приглашения будут отправлены участникам, если это необходимо.

Разверните меню MRM и выберите «Синхронизировать», чтобы обновить отображение во всех календарях, чтобы отобразить назначенные ресурсы и исключения.

Синхронизация вручную (выберите «Синхронизировать» в меню управления записями сообщений) требуется после разрешения конфликта в надстройке, чтобы обновить отображение во всех календарях для точного отображения зарезервированных ресурсов.

Нам интересно узнать от вас о наших продуктах. Посетите наш портал поддержки клиентов.

Написано для Meeting Room Manager 10.0, март 2014 г., © Asure Software Inc., 2014 г.

Читайте также: