Как настроить представление в Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Хотели бы вы найти представление в Outlook, адаптированное к вашим конкретным потребностям? В этом кратком руководстве кратко рассказывается, как получить доступ к различным параметрам отображения в Outlook.

Как изменить представления в Outlook (несколько вариантов)

Как изменить вид папки "Входящие" в Outlook?

Путем выбора другого существующего представления:

Нажмите вкладку "Вид" на ленте, чтобы изменить вид папки "Входящие".
Затем нажмите кнопку "Изменить вид" в группе "Текущий вид".
Выберите одно из представлений, перечисленных в появившемся меню, чтобы применить их к папке "Входящие". Вы можете выбрать один из нескольких вариантов, включая Компактный, Предварительный просмотр или Одиночное представление. По умолчанию используется компактный вид.
Если вы хотите изменить существующие представления или создать новое пользовательское представление, нажмите «Управление представлениями» в появившемся меню, чтобы открыть диалоговое окно «Управление всеми представлениями».

Создание нового пользовательского представления:

Нажмите кнопку "Создать" в правой части диалогового окна, чтобы создать новое представление.
Появится диалоговое окно «Создать новое представление». Введите имя представления в текстовое поле Имя нового представления.
Выберите тип представления, которое вы хотите создать, например "Таблица", "Временная шкала", "Карточка", "Люди", "Визитная карточка", "День/неделя/месяц" или "Значок".
Нажмите кнопку параметров, чтобы выбрать, кто должен видеть это новое представление, например "Эта папка, видимая всем", "Эта папка, видимая только мне" или "Все папки почты и сообщений".
Чтобы открыть диалоговое окно «Дополнительные параметры просмотра», нажмите кнопку «ОК». В этом диалоговом окне есть семь кнопок, которые вы можете нажать, чтобы установить параметры для вашего представления. Однако в зависимости от выбранного вами базового типа представления некоторые кнопки могут быть недоступны.

Путем добавления столбцов в представление:

В диалоговом окне "Дополнительные параметры просмотра" нажмите кнопку "Столбцы", чтобы добавить столбцы в представление. Откроется диалоговое окно «Показать столбцы».
Установите максимальное количество строк в компактном режиме, используя раскрывающийся список справа от ярлыка.
Затем с помощью раскрывающегося списка в верхнем левом углу выберите доступные столбцы, чтобы выбрать набор полей для отображения в левом списке.
Выберите поля, которые вы хотите добавить в новое представление, из левого списка и нажмите кнопку "Добавить", чтобы добавить их в список справа.
Если вы хотите изменить положение вновь добавленных полей, выберите их в списке справа и нажимайте кнопки "Вниз" и "Вверх", пока они не окажутся в нужном месте.
После добавления и упорядочивания полей нажмите "ОК".

Путем группировки элементов в представлении:

Нажмите кнопку «Группировать по», чтобы открыть диалоговое окно «Группировать по» и сгруппировать элементы в новом представлении.
Далее щелкните раскрывающийся список в разделе «Группировать элементы» и выберите поле, в котором нужно сгруппировать элементы. Вы можете выбрать до четырех полей.
Выберите, следует ли группировать их по возрастанию или по убыванию, выбрав параметр настройки в правом конце каждого сгруппированного поля.
Когда закончите, нажмите "ОК", чтобы настроить группировку для представления.

Изменение порядка сортировки представления по умолчанию:

Нажмите кнопку "Сортировка", чтобы открыть диалоговое окно "Сортировка" и задать порядок сортировки элементов в представлении по умолчанию.
Используйте пункт Выбрать доступные поля из раскрывающегося списка в нижней части диалогового окна, чтобы выбрать набор полей, из которых будут выбираться поля сортировки.
Чтобы указать, по какому полю следует сортировать представление, используйте раскрывающиеся списки в разделах Сортировать элементы по и Затем по. Вы можете сортировать не более чем по четырем полям.
Вы можете отсортировать эти поля в порядке убывания или возрастания, выбрав нужный вариант в правом конце каждого поля.
По завершении нажмите "ОК", чтобы настроить сортировку для представления.

Ищете самую надежную поддержку Outlook в Сакраменто?

Наши опытные специалисты по Office 365 в TLC Tech всегда готовы помочь вам найти представление Outlook, отвечающее вашим уникальным потребностям.

Свяжитесь с нами сейчас, чтобы начать работу | (916) 441-3838 Свяжитесь с TLC Tech сейчас.

Вы проводите много времени в Outlook. Итак, вы хотите настроить его для поддержки того, как вы работаете. Например, чтобы освободить место для просмотра почты и элементов календаря, можно скрыть некоторые элементы. В каждом представлении вы также можете перемещать, добавлять, удалять или изменять размер столбцов, чтобы информация отображалась так, как вы хотите.

Просматривайте свой почтовый ящик по-своему

Когда вы впервые открываете папку "Входящие", отображается представление по умолчанию, но оно не обязательно должно выглядеть так.Чтобы увидеть множество параметров настройки Oulook, нажмите вкладку Вид на панели инструментов ленты и выберите Изменить вид. Вы можете выбрать несколько предустановленных представлений, например отображение только самых последних сообщений электронной почты.

Также на вкладке "Вид" можно выбрать Предварительный просмотр сообщений и выбрать Выкл., чтобы отключить предварительный просмотр. Или выберите 1, 2 или 3, чтобы просмотреть указанное количество строк текста сообщения под его заголовком. Вы можете настроить любой из этих параметров либо для текущей папки, либо для всех почтовых ящиков.

Нажмите Настройки просмотра, чтобы открыть параметры настройки представления, например добавить столбцы или изменить их порядок. Параметры «Расстановка» позволяют сортировать электронные письма по дате, теме и т. д. Параметры макета позволяют настроить область папок и область чтения.

Настроив папку "Входящие" по своему вкусу, нажмите Изменить представление > Сохранить текущее представление как новое представление. Затем введите имя представления и укажите, в каких папках его можно использовать, и кем. В будущем вернитесь к этому представлению, выбрав Изменить представление и выбрав сохраненное представление.

Изменить размер шрифта, используемого в списке сообщений

Outlook 2016 позволяет настроить шрифт, используемый для отображения имени отправителя, темы, даты получения и размера каждого сообщения в вашем списке сообщений. Возможно, вы хотите просто изменить размер шрифта, чтобы сделать его больше или меньше, или изменить шрифт на тот, который вам больше нравится.

Чтобы изменить настройки шрифта для списка сообщений, откройте Outlook и перейдите на вкладку "Вид".

Нажмите кнопку "Настройки просмотра" в разделе "Текущий вид" на вкладке "Вид".

В диалоговом окне «Дополнительные параметры просмотра» нажмите кнопку «Условное форматирование».

В диалоговом окне «Условное форматирование» нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить новое правило.

Введите имя нового правила, например "Размер шрифта списка сообщений", в поле "Имя" и нажмите кнопку "Шрифт".

Измените шрифт, стиль шрифта и размер, а также выберите другие параметры, такие как эффекты и цвет, по желанию. Нажмите OK, когда внесете изменения.

Поскольку мы применяем один и тот же шрифт ко всем частям списка сообщений (имя отправителя, тема, дата получения и размер каждого сообщения), мы не указываем условие. Появится диалоговое окно, предупреждающее вас об этом факте. Нажмите Да.

Шрифт для всех частей каждого сообщения в списке сообщений (за исключением фрагмента текста сообщения) изменяется на выбранные вами шрифт и размер (и другие настройки шрифта).

Вы можете удалить созданное правило, чтобы вернуться к настройкам по умолчанию, или отменить его выбор в списке правил для этого представления в диалоговом окне "Условное форматирование".

Увеличить размер шрифта в области чтения

Преимущество использования высокого разрешения заключается в более четком изображении, которое более комфортно для ваших глаз. Недостатком этого является то, что ваш шрифт может стать очень маленьким и трудным для чтения, что совсем не расслабляет ваши глаза.

Есть несколько способов увеличить шрифт в области чтения в Outlook;

Увеличить сообщение

Вы можете использовать сочетание клавиш CTRL+прокрутка мыши в области чтения для увеличения и уменьшения масштаба сообщения. В зависимости от вашей чувствительности мыши/прокрутки вам может потребоваться немного прокрутить, прежде чем размер шрифта изменится.

В Outlook 2013 и Outlook 2016 вы также можете масштабировать с помощью ползунка в правом нижнем углу.

Примечание. Коэффициент масштабирования, установленный с помощью этого ползунка или прокрутки, не является постоянным. Чтобы установить уровень масштабирования по умолчанию, вы можете использовать VBA для установки этого параметра. Важно! Использование этой функции не поддерживается службой поддержки Office 365.

Настройка размера шрифта для обычных текстовых сообщений

Для обычного текста вы можете изменить отображаемый шрифт с помощью

Преобразование сообщений HTML в обычный текст

Еще один способ использовать электронные письма в формате HTML – настроить чтение всей почты в виде обычного текста. Вместе с измененными настройками шрифта обычного текста всегда будет применяться больший размер шрифта. Через информационную панель, которая будет отображаться поверх преобразованного сообщения, вы можете легко изменить его обратно в формат HTML, когда это необходимо (например, для некоторых специальных макетов или информационных бюллетеней).

Чтобы настроить Outlook для отображения всей электронной почты в виде обычного текста по умолчанию;

Изменение настроек DPI в Windows

Если размер шрифта является общей проблемой для Outlook, Windows и других приложений, вы можете вместо этого рассмотреть возможность настройки параметров DPI в Windows. Для этого;

Windows 7 и Windows 8

Windows 7
Используйте ссылку "Установить пользовательский размер текста (DPI)" на панели задач слева.
Windows 8 и Windows 8.1
Используйте текстовую ссылку "Параметры пользовательского размера" под стилями.
Windows 8.1 с несколькими мониторами
Выберите параметр "Выбрать один уровень масштабирования для всех моих дисплеев".

Переопределить, что помечает электронное письмо как уже прочитанное

Outlook выделяет непрочитанные письма иначе, чем сообщения, которые вы уже прочитали. Однако письмо может быть помечено как прочитанное, если вы даже не взглянули на него мельком, что может привести к тому, что вы упустите что-то важное.

Чтобы предотвратить это, выберите Файл > Параметры > Почта, а затем нажмите кнопку Область чтения. Установите флажок «Отмечать элементы как прочитанные при просмотре в области чтения». Настройте количество секунд, в течение которых сообщение должно отображаться в области чтения, прежде чем Outlook пометит его как прочитанное. По умолчанию 5 секунд. Допустим, вы установили его на 30 секунд.

После этого при предварительном просмотре сообщений в области чтения только сообщения, которые отображаются там дольше 30 секунд, будут автоматически помечены как прочитанные.

Создайте собственные правила отображения сообщений

В Outlook 2016 появился новый способ указания непрочитанных сообщений. Слева от сообщения в папке "Входящие" есть синяя полоса, и заголовок сообщения также отображается синим цветом.

Этот синий применяется с использованием условного форматирования. Однако вы можете изменить как цвет, так и шрифт. Более того, вы можете создавать свои собственные правила и форматировать электронные письма, используя цвета по своему выбору.

Вы можете назначить определенный цвет сообщениям электронной почты в зависимости от того, кто их отправил или какие слова появляются в строке темы. Для этого выберите Вид > Настройки просмотра > Условное форматирование. Вы увидите правило «Непрочитанные сообщения» и синий цвет. Здесь вы можете изменить шрифт или цвет по своему усмотрению.

Вы также можете нажать Добавить, чтобы добавить новое правило. Начните с ввода имени правила в поле Имя. Затем нажмите Шрифт и выберите шрифт и цвет шрифта для заголовка электронного письма. Наконец, нажмите кнопку Условие. Когда откроется диалоговое окно «Фильтр», выберите параметры, описывающие, какие типы электронных писем будут отформатированы с вашими новыми настройками. Нажмите ОК три раза, чтобы сохранить настройки.

Восстановить панель дел

В Outlook 2016 панель дел по умолчанию отключена, но ее легко вернуть обратно. Перейдите на вкладку Вид, выберите Панель дел и в раскрывающемся списке выберите элементы, которые должны отображаться на панели дел. Можно отключить панель дел Выключить (по умолчанию) или отобразить комбинацию Задачи, Люди и Календарь. Порядок, в котором вы выбираете эти параметры, определяет порядок их появления в списке дел. Например, Задача, выбранная первой, находится вверху. Второй элемент, Люди, отображается под ним, а третий, Календарь, — внизу панели.

Однако панель дел больше не работает так, как в более ранних версиях Outlook. Независимо от того, насколько широка полоса, вы видите только один календарный месяц. Кроме того, если у вас нет встреч, запланированных на сегодня, то они не будут отображаться, даже если у вас есть запланированные встречи на завтра.

Назначить категорию новым сообщениям

Возможно, вы захотите, чтобы ваши сообщения электронной почты автоматически классифицировались по цвету при поступлении в папку "Входящие". Этого легко добиться, установив правило для папки "Входящие".

Outlook 2016 содержит множество действий и функций, которые помогут вам эффективно сортировать, сохранять и отвечать на сообщения. Знаете ли вы, что вы также можете изменить свою точку зрения, чтобы обеспечить новый уровень производительности? Вот некоторые из наиболее полезных опций.

Настройка внешнего вида Outlook

Как изменить цвет и дизайн

Чтобы изменить фоновый рисунок и тему Outlook:

Нажмите вкладку "Файл" на ленте навигации.
Нажмите "Параметры".
Перейдите к персонализации вашей копии Microsoft Office в разделе «Общие».
Выберите фоновый рисунок в раскрывающемся списке Фон Office.
Выберите тему в раскрывающемся списке Тема Office.
Нажмите "ОК", чтобы закончить.

Параметр «Фон» предоставляет различные узоры для украшения области, окружающей навигационную ленту. Ваши варианты включают облака, подводные изображения и каллиграфию. Параметр темы изменяет цветовое оформление Outlook и темы Office в целом.

Как переместить область чтения в Outlook

Чтобы переместить область чтения Outlook:

Нажмите «Просмотр» на ленте навигации.
Нажмите "Панель чтения" в разделе "Макет".
Разместите область чтения справа или ниже окна предварительного просмотра сообщения. (Вы также можете удалить область чтения.)

Как изменить параметры области чтения

Чтобы изменить область чтения:

Нажмите "Область чтения" на вкладке "Вид".
Нажмите "Параметры".
Установите флажок Отмечать элементы как прочитанные при просмотре в области чтения.
Выберите изменение пятисекундной задержки.
Установите или снимите дополнительные параметры.
Нажмите "ОК".

Как изменить вид полосы навигации

Чтобы изменить вид полосы навигации:

Нажмите значок "Дополнительно" (…).
Выберите параметры навигации.
Изменить максимальное количество видимых элементов.
Выберите или снимите флажок «Компактная навигация», чтобы переключаться между значками и словами.
Измените порядок ссылок в полосе навигации.
Нажмите "ОК", чтобы сохранить изменения.

Изменение представлений внутри папок

Как изменить вид папки

Чтобы переключаться между представлениями:

Выберите вкладку "Вид".
Нажмите «Изменить вид» на вкладке «Текущий вид».
Выберите одно из стандартных представлений: компактное, одиночное или предварительное.

Вы можете нажать "Сбросить представление" на вкладке "Представление", чтобы вернуться к представлению по умолчанию.

Как применить представление ко всем папкам в Outlook

Чтобы применить представление ко всем папкам:

Перейдите на вкладку "Вид".
Выберите "Изменить вид".
Выберите «Применить текущий вид к другим почтовым папкам».
Нажмите на все папки, для которых требуется приложение представления.
При необходимости выберите Применить вид к вложенным папкам.
Нажмите "ОК", чтобы применить.

Как создать собственное представление

Чтобы создать новое представление Outlook:

Выберите вкладку "Вид".
Выберите «Изменить вид» в группе «Текущий вид».
Выберите «Управление всеми представлениями».
Выберите "Создать".
Введите имя для нового представления.
Выберите тип представления для использования.
Выберите «Все папки почты и сообщений» в разделе «Можно использовать в».
Нажмите "ОК".
Выберите параметры для использования в окне «Дополнительные параметры просмотра: новое окно просмотра».
Нажмите "ОК".
Нажмите «Применить вид», чтобы закончить.

Как использовать существующее представление

Чтобы использовать предустановленное представление Outlook в качестве шаблона:

Выберите «Настройки просмотра» на вкладке «Вид».
Внесите изменения в представленные параметры в окне настроек расширенного просмотра.
Нажмите "ОК".
Нажмите «Изменить вид» на вкладке «Вид».
Выберите «Управление представлениями».
Выберите Текущие настройки представления в разделе Представления для папки.
Выберите Копировать.
Введите имя.
Выберите «Все папки почты и сообщений» в разделе «Можно использовать».
Нажмите "ОК".

Как удалить созданное представление

Чтобы удалить пользовательское представление Outlook:

Нажмите вкладку "Вид" на ленте навигации.
Выберите "Изменить вид".
Выберите «Управление представлениями».
Выберите пользовательское представление.
Выберите «Удалить».
Нажмите "ОК".

Изменение внешнего вида сообщений и уведомлений

Как изменить размер шрифта в списке предварительного просмотра сообщений

Чтобы изменить размер шрифта Outlook:

Нажмите вкладку "Вид" на ленте навигации.
Нажмите «Настройки просмотра» в группе «Текущий вид».
Выберите условное форматирование.
Нажмите "Добавить", чтобы создать новое правило.
Введите название нового правила.
Нажмите "Шрифт".
Выберите шрифт, стиль и размер.
Выберите цвет.
Выберите сценарий.
Нажмите "ОК".
Нажмите "ОК", чтобы сохранить новое правило.
Нажмите "ОК", чтобы сохранить изменения.

Как удалить созданное правило размера шрифта

Чтобы удалить правило размера шрифта Outlook:

Как изменить внешний вид обычных текстовых сообщений

Чтобы изменить шрифт обычного текстового сообщения:

Нажмите «Файл» на ленте навигации.
Выберите параметры.
Выберите «Почта».
Нажмите «Стандартные» и «Шрифты» в разделе «Создание сообщений».
Выберите тему шрифта.
Выберите, когда использовать тему шрифта.
Выберите настройки шрифта для новой почты, ответа или переадресации сообщений, если тема не выбрана.
Нажмите "ОК", чтобы выйти.
Нажмите "ОК", чтобы сохранить.

Как назначить категорию всем новым почтовым сообщениям

Чтобы назначить категорию:

Перейдите на вкладку "Главная" на ленте навигации.
Нажмите «Правила» в группе перемещения.
Выберите «Управление правилами и оповещениями».
Нажмите "Новое правило".
Выберите Применить правило к сообщениям, которые я получаю, в разделе Начать с пустого правила.
Нажмите "Далее".
Выберите условия, применимые к правилу.
Установите флажок Назначить категории категории в разделе Выбрать действие(я).
Нажмите на подчеркнутую категорию.
Выберите цвет для назначения.
Нажмите "Далее".
Добавить исключения в правило.
Нажмите "Далее".
Введите название правила.
Выберите "Готово".

Как изменить разделительную линию между сообщениями

Чтобы изменить разделительные линии в Outlook:

Выберите вкладку "Вид".
Выберите «Настройки просмотра».
Выберите другие настройки.
Перейдите к линиям сетки и заголовкам групп.
Выберите вариант в раскрывающемся списке Стиль линии сетки.
Нажмите "ОК".
Нажмите "ОК", чтобы закончить.

Как изменить панель предварительного просмотра сообщения

Чтобы изменить предварительный просмотр сообщения Outlook:

Нажмите "Просмотр".
Нажмите «Предварительный просмотр сообщения» в группе «Расположение».
Выберите вариант, чтобы просмотреть ноль, одну, две или три строки тела сообщения.

Как изменить порядок сообщений в режиме предварительного просмотра

Чтобы изменить порядок сообщений в режиме предварительного просмотра:

Нажмите «По дате» в верхней части панели предварительного просмотра сообщения.
Выберите сортировку, открытую в окне.
Нажмите «Просмотреть настройки», чтобы открыть дополнительные параметры.
Внесите изменения в дополнительные настройки просмотра.
Нажмите "ОК".

Как изменить визуальные уведомления для входящей почты

Чтобы изменить входящие уведомления по электронной почте:

Нажмите "Файл".
Нажмите "Параметры".
Выберите «Почта».
Перейдите к разделу получения сообщения.
Выберите или снимите флажок. Ненадолго измените указатель мыши.
Установите или снимите флажок «Показывать значок конверта на панели задач».
Установите или снимите флажок «Отображать оповещение на рабочем столе».
Нажмите "Настройки оповещений на рабочем столе".
Выберите продолжительность оповещения на рабочем столе.
Выберите уровень прозрачности для оповещения на рабочем столе.
Нажмите "ОК", чтобы сохранить.
Нажмите "ОК", чтобы закончить.

Подведение итогов

С этими доступными параметрами вы можете по-настоящему настроить представление и работу в Outlook. Управление электронной почтой может быть как простым, так и подробным и организованным, как вы хотите. Какой вид вы сейчас используете? Вы назначаете цвета категорий для своего почтового ящика? Дайте нам знать в комментариях.

Отчет: Microsoft лидирует в выполнении обязательств по защите окружающей среды, опережая Apple и Google

Согласно подробному отчету As You Sow, Microsoft опережает своих основных технических конкурентов в прозрачности климата.

Ноутбуки для бизнеса Dynabook Tecra A40-K и A50-K получат обновление к 2022 году

Линейка ноутбуков Dynabook продолжает обновляться двумя новыми ноутбуками Tecra. A40-K и A50-K — это рабочие лошадки с современными характеристиками и функциями.

Что нужно знать перед просмотром сериала Halo

Вам интересен телесериал Halo, но вы не знаете, что такое основы вселенной Halo? В этой статье представлены пять основных фрагментов информации, которые помогут вам быстро освоить то, что вам нужно знать, прежде чем смотреть сериал.

Вам понадобится один из этих замечательных портативных накопителей для дальнейшего путешествия

Мы собрали несколько отличных портативных накопителей, которые идеально подходят для поездок. Если вам нужна большая емкость или высокая скорость, мы предоставим вам все необходимое.

Эти пять простых настроек представления почтового ящика Microsoft Office Outlook сэкономят вам много времени и повысят общую производительность.

1. Измените представление по умолчанию

Все представления Outlook по умолчанию можно изменить в соответствии с вашими потребностями. Вы можете настроить отображаемые поля, сортировку, группировку, фильтрацию, шрифты и другие параметры форматирования.

2. Включите быстрый предварительный просмотр сообщений электронной почты

Иногда вам просто нужно быстро просмотреть электронное письмо, прежде чем решить, открывать ли его. Outlook предоставляет функцию автоматического предварительного просмотра, которая показывает первые несколько строк ваших сообщений электронной почты под заголовком сообщения.

3. Заставить Outlook загружать только заголовки сообщений электронной почты

Иногда нежелательно загружать электронное письмо целиком с вашего почтового сервера, если у вас медленное подключение к Интернету или вы хотите как можно скорее начать просматривать множество сообщений электронной почты в поисках одного сообщения. . Outlook предлагает возможность загружать только заголовок сообщения электронной почты, который включает отправителя и тему сообщения электронной почты, и отображать их на экране перед загрузкой самого сообщения.

4. Ограничьте размер входящего сообщения

Вы можете использовать настройки отправки/получения, чтобы указать ограничение на размер сообщений, автоматически загружаемых в папку "Входящие".

5. Добавляйте и удаляйте столбцы

По умолчанию Outlook отображает только небольшую часть доступных полей для сообщений. Вы можете добавить столбцы для других полей, таких как Копия или Конфиденциальность, чтобы показать дополнительную информацию.

Как настроить сообщения Outlook

Сообщения по электронной почте больше не представляют собой обычный текст, и люди хотят отправлять и получать хорошо оформленные сообщения электронной почты. Существует множество платных сервисов, позволяющих создать визуально привлекательный шаблон электронной почты, но вы можете создать его самостоятельно, используя только Outlook.

Как поделиться календарем в Outlook

Изменение представления по умолчанию

Любое представление Outlook по умолчанию можно изменить в соответствии с вашими потребностями. Вы можете настроить отображаемые поля, сортировку, группировку, фильтрацию, шрифты и другие параметры форматирования.

Читайте также: