Как настроить автоответчик в Outlook для праздников

Обновлено: 02.07.2024

Этот лайфхак для продуктивности и политкорректности пригодится, когда вы в отпуске, в командировке или недоступны по другим причинам. Если вы используете Outlook, вы можете создать автоматическое сообщение об отсутствии на работе для ответов по электронной почте. Это сообщение сообщает вашим контактам электронной почты, что вас нет в офисе и когда вы вернетесь. Знаете ли вы также, что вы создаете сообщения об отсутствии на работе в своем календаре Outlook? Если нет, вы можете вернуться к этой статье в следующий раз, когда будете недоступны.

Использование «Автоматических ответов (Нет на месте)» и «Помощника нет на месте».

Если у вас есть учетная запись Exchange (и вы используете Microsoft Office Outlook 2019, Outlook 2016, 2013, 2010 и Outlook для Office 365), вы можете использовать «Автоматические ответы (нет на месте)» и «Помощник нет на месте». ». Вот несколько других ярлыков Office 365, которые помогут вам.

Настройка этой функции не должна быть слишком сложной.

Войдите в свою учетную запись и нажмите на вкладку "Файл".
Далее вам нужно нажать на вкладку "Информация".
Затем «Автоматические ответы (нет на месте)».
Когда появится диалоговое окно, установите флажок "Отправлять автоматические ответы".

Что делать, если вы хотите указать точное время и диапазон дат? Вы можете установить флажок "Отправлять только в течение этого периода времени".

Когда вы перейдете на вкладку "Внутри моей организации", вы можете ввести свое персонализированное сообщение, которое будет отправлено всем в вашей организации. Для тех, кто не входит в вашу организацию, перейдите на вкладку «За пределами моей организации», чтобы ввести сообщение, которое вы хотите автоматически отправлять. Эти автоматические ответы будут выполняться в течение установленного вами ранее диапазона времени.

Outlook также позволяет указывать правила. Например, вы можете создать правило, которое разрешает прохождение электронных писем только от вашего начальника или делового партнера. Однако вы по-прежнему можете запретить получение сообщений от менее важных контактов.

Когда вы находитесь в диалоговом окне автоматических ответов, просто нажмите кнопку "Правила" в левом нижнем углу. Затем просто следуйте инструкциям, чтобы указать критерии для ваших правил, такие как «от», «отправлено», «тема» и определенные фразы в сообщении электронной почты.

Создание записи календаря Outlook об отсутствии на работе.

Microsoft также дает вам возможность создать запись в календаре отсутствия на работе.

Если вы используете приложение Outlook, вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

Откройте приложение и нажмите кнопку "Календарь" в левом нижнем углу.
На левой панели выберите календарь, для которого нужно создать новую запись.
Выберите день в календаре.
На вкладке "Главная" нажмите кнопку "Новая встреча".
В поле «Тема» добавьте описательный заголовок для события.
Далее вы можете использовать поле выбора "Время начала", чтобы выбрать день, когда вы будете отсутствовать.
Затем с помощью поля выбора "Время окончания" выберите день, когда вы вернетесь.
Отметьте вариант события "Весь день".
На вкладке «Событие» вы можете использовать раскрывающееся меню «Показать как», чтобы выбрать параметр «Нет на месте». При желании вы можете создать собственное сообщение.
Наконец нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".

После того как вы выполните описанные выше шаги, те, у кого есть доступ к вашему общему календарю, смогут видеть, когда вы будете отсутствовать на работе.

В веб-браузере Outlook войдите в свою учетную запись и перейдите в свой календарь.
Затем нажмите «Создать», чтобы создать новое мероприятие.
В разделе "Подробности" вы можете выбрать дни, когда вы будете недоступны, как и в приложении. Вы также можете создать собственное сообщение здесь.

Использовать приложение "Почта и календарь" по умолчанию в Windows 10?

Откройте приложение и нажмите кнопку "Календарь".
При создании «Нового мероприятия» вы можете добавить название и дни, когда вас не было.
Когда вы перейдете на вкладку "Дом", выберите вариант "Нет на месте" и создайте собственное сообщение.

Советы и рекомендации для сообщений об отсутствии на работе в Outlook.

При создании сообщения об отсутствии на работе в Outlook необходимо включить краткое приветствие и точные дни, когда вы будете недоступны.

Не сообщайте другим, где вы находитесь, если только это не имеет отношения к вашему бизнесу. Затем вы можете указать, где вы находитесь, например: Жду вас всех на конференции. Или укажите отраслевую конференцию.

Хотя вам не нужно указывать точные сроки, в вашем ответе также может быть указано, когда другие могут ожидать ответа от вас. Вы также можете сообщить им, к кому обращаться в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Есть два способа отправки автоматических ответов об отсутствии на работе. Способ использования зависит от типа вашей учетной записи электронной почты.

Нажмите «Файл», затем выберите изображение ниже, соответствующее вашей версии Outlook.

Если вы видите кнопку "Автоматические ответы", следуйте инструкциям по настройке автоматического ответа.

Если вы не видите кнопку "Автоматические ответы", следуйте инструкциям по использованию правил для отправки сообщения об отсутствии на работе.

Настроить автоматический ответ

Выберите «Файл» > «Автоматические ответы».

Примечание. Для Outlook 2007 выберите "Инструменты" > "Ассистент вне офиса".

В поле "Автоматические ответы" выберите "Отправлять автоматические ответы".

При необходимости установите диапазон дат для автоматических ответов. Это отключит автоматические ответы в дату и время, которые вы введете для времени окончания. В противном случае вам придется отключить автоматические ответы вручную.

Примечание. Если вы не видите автоматические ответы, используйте правила и оповещения, чтобы настроить сообщение об отсутствии на рабочем месте.

На вкладке "Внутри моей организации" введите ответ, который вы хотите отправить товарищам по команде или коллегам, пока вас нет в офисе.

Примечание. Отправка автоматических ответов кому-либо за пределами моей организации приведет к отправке вашего автоматического ответа на каждое электронное письмо, включая информационные бюллетени, рекламные объявления и, возможно, нежелательную электронную почту. Если вы хотите отправлять автоматические ответы тем, кто не входит в вашу организацию, мы рекомендуем выбрать только Мои контакты.

Нажмите "ОК", чтобы сохранить настройки.

Отключить автоматические ответы об отсутствии на работе

Если Outlook настроен на отправку автоматических ответов, вы увидите сообщение с этой информацией под лентой. Выберите Отключить, чтобы отключить автоматические ответы об отсутствии на работе. Если вы хотите изменить даты автоматического ответа или отправленного сообщения, выполните описанные выше действия, чтобы изменить настройки.

Примечание. В Outlook 2007, чтобы отключить ответы об отсутствии на работе, выберите "Инструменты" > "Помощник об отсутствии на работе" и снимите флажок "Отправлять автоматические ответы об отсутствии на работе".

Обновите автоматические ответы в мобильном приложении Outlook

Вы можете обновить свои автоматические ответы из Outlook для iOS или Outlook для Android. Нажмите здесь, чтобы загрузить приложение и управлять своими автоматическими ответами на ходу.

Устранение неполадок: я не вижу автоматических ответов

Если вы не видите автоматические ответы после выбора файла, возможно, вы используете учетную запись Gmail, Yahoo или другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов Outlook. Вы можете настроить правило, которое будет отвечать на входящие сообщения, но только в том случае, если вы оставите Outlook запущенным. Дополнительную информацию см. в правилах использования для отправки сообщения об отсутствии на рабочем месте.

Если вы уезжаете в отпуск, очень полезно настроить автоматический ответ «Нет на месте» для ваших электронных писем. Эти автоматические ответы позволяют людям, отправляющим вам электронные письма, знать, что вы недоступны, чтобы отвечать на их сообщения. Вот как настроить автоматический ответ об отсутствии на работе в настольном приложении Microsoft Outlook и веб-версии.

Как настроить ответ об отсутствии на работе в настольном приложении Outlook

Чтобы настроить автоматические ответы об отсутствии на рабочем месте в настольном приложении Microsoft Outlook, выберите Файл > Автоматические ответы > Отправить автоматические ответы.

Примечание. Следующие шаги предназначены для пользователей с учетной записью Microsoft Exchange. Если вы не видите слова «Подключено к: Microsoft Exchange» в нижней части окна Outlook, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как настроить работу вне офиса в Outlook с помощью учетной записи IMAP/POP3.

Примечание. Если вы используете более старую версию Outlook, например Outlook 2007, выберите Инструменты > Помощник в офисе.

Примечание. Outlook не добавляет вашу подпись при отправке автоматических ответов. Если у вас есть подпись, вы можете вставить ее под своим сообщением. Если у вас ее нет, ознакомьтесь с нашим руководством по добавлению подписи электронной почты в Outlook.

Примечание. Вы также можете установить разные автоматические ответы об отсутствии на работе для разных людей. Просто нажмите кнопку «Правила…» в левом нижнем углу и добавьте правило для каждого человека или темы сообщения.

Как настроить ответы об отсутствии на работе в веб-версии Microsoft Outlook

Если вы используете веб-версию Outlook, вы можете настроить ответы об отсутствии на работе, выбрав Настройки > Просмотреть все настройки Outlook > Почта > Автоматические ответы. Затем включите автоматические ответы, напишите свое сообщение и нажмите Сохранить.

Примечание. Outlook не добавляет вашу подпись при отправке автоматических ответов. Если у вас есть подпись, вы можете вставить ее под своим сообщением. Если у вас ее нет, узнайте, как добавить подпись электронной почты в Outlook.

Сообщите другим, если вы не можете отвечать на электронные письма

Майкл Хайне — сертифицированный CompTIA писатель, редактор и сетевой инженер с более чем 25-летним опытом работы в сфере телевидения, обороны, интернет-провайдеров, телекоммуникаций и образования.

Что нужно знать

Как настроить автоматические ответы в Outlook

Эффективный автоматический ответ об отсутствии на работе в Outlook гарантирует, что, пока вас нет, люди будут знать, что вы недоступны, когда вернетесь, и что им следует делать, если у них возникла проблема, требующая немедленного внимания.

Настройка ответа об отсутствии на рабочем месте в Outlook зависит от того, находится ли ваша учетная запись электронной почты на сервере Microsoft Exchange или является учетной записью электронной почты IMAP или POP (например, в таких распространенных почтовых службах, как Gmail, Yahoo Mail и другие).

Как определить, есть ли у вас учетная запись Exchange

Если вы не уверены, используете ли вы Outlook с учетной записью Exchange, посмотрите на строку состояния в нижней части окна Outlook. Если вы используете учетную запись Exchange, в строке состояния вы увидите Подключено к: Microsoft Exchange.

Создайте шаблон электронного письма с автоматическим ответом

Чтобы настроить автоматический ответ в Outlook для учетной записи электронной почты IMAP или POP (для Exchange см. ниже), используйте функцию правил Outlook. Начните с создания шаблона электронной почты для автоответчика, который будет отправляться получателям, пока вас нет.

Выберите новый адрес электронной почты.

Введите тему электронного письма и текст сообщения, сообщающего получателю, что вы недоступны.

Сообщите получателям, когда они могут ожидать личного ответа от вас, и помните о том, сколько информации вы раскрываете в своем автоматическом ответе, потому что раскрытие слишком большого количества информации может представлять риск.

Когда вы закончите составлять сообщение автоответчика, выберите Файл.

Выберите Сохранить как.

Выберите стрелку раскрывающегося списка Тип файла и выберите Шаблон Outlook.

Outlook по умолчанию использует тему шаблона в качестве имени в текстовом поле Имя файла. Измените это значение на любое другое, которое позволит вам узнать, что это ваш файл шаблона электронной почты об отсутствии на работе.

Выберите Сохранить.

Закройте окно сообщения.

Создание правила автоматического ответа об отсутствии на работе

Следующим шагом для учетных записей электронной почты IMAP или POP является настройка правила Outlook. Это правило отправит ответ с использованием шаблона, созданного в предыдущем разделе.

Выберите «Файл» > «Информация».

Выберите «Управление правилами и оповещениями».

Перейдите на вкладку "Правила электронной почты".

В разделе Применить изменения к этой папке выберите учетную запись электронной почты, для которой вы создаете автоматический ответ.

У вас будет возможность применить новое правило ко всем аккаунтам позже.

Выберите новое правило.

В разделе "Начать с пустого правила" выберите "Применить правило к сообщениям, которые я получаю".

Выберите "Далее".

В разделе "Шаг 1: Выберите условие(я)" установите флажок Где мое имя находится в поле Кому.

Правило автоматического ответа отвечает на всю входящую почту, если снять все флажки условий.

Выберите "Далее".

В шаге 1: выберите действие(я) выберите ответ, используя флажок определенного шаблона.

В шаге 2: отредактируйте описание правила (щелкните подчеркнутое значение), выберите ссылку на конкретный шаблон.

Выберите стрелку раскрывающегося списка «Искать в», затем выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе».

Выделите созданный вами шаблон.

Выберите Открыть.

В диалоговом окне мастера правил выберите "Далее".

В разделе "Шаг 1: Выберите исключение(я)" установите флажок, если это не автоматический ответ.

Выберите "Далее".

В шаге 1: Укажите имя для этого правила введите имя для правила автоответчика.

В разделе «Шаг 2. Параметры правила настройки» установите флажок «Включить это правило», если вы хотите активировать автоответчик. Если вы не хотите, чтобы автоматический ответ был активен сейчас, снимите флажок.

Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты, в которых вы хотите использовать этот автоответчик, установите флажок Создать это правило для всех учетных записей.

Выберите Готово.

В диалоговом окне "Правила и оповещения" выберите "ОК".

Outlook отправляет автоматический ответ на адрес каждого письма, полученного один раз за сеанс; второй автоматический ответ отправляется после закрытия и повторного открытия Outlook.

Как включить и отключить автоматические ответы для учетных записей электронной почты IMAP и POP

Для учетных записей электронной почты IMAP и POP включайте автоответчик всякий раз, когда вам это нужно. Выберите «Файл» > «Управление правилами и оповещениями» > «Правила электронной почты», установите флажок рядом с правилом автоответчика и нажмите «ОК».

Чтобы отключить автоответчик, снимите флажок и нажмите кнопку ОК.

Автоматические ответы для учетных записей Microsoft Exchange

Выберите «Файл» > «Информация».

Выберите автоматические ответы.

Выберите Отправлять автоматические ответы. Составьте сообщение автоматического ответа в текстовом поле.

Чтобы отключить автоматический ответ, перейдите в диалоговое окно "Автоматические ответы" и выберите "Не отправлять автоматические ответы". Автоответы больше не отправляются.

При необходимости установите период времени, в течение которого вы хотите, чтобы автоматический ответ был активен. Установите флажок Только отправлять в течение этого периода времени. Затем установите время начала и время окончания. Только сообщения, полученные в течение этого диапазона, получат автоматический ответ.

Если вы работаете в компании или организации, у вас могут быть дополнительные параметры для автоматических ответов:

Внутри моей организации: это сообщение отправляется сообщениям, полученным от других сотрудников той же компании или организации, что и вы.
За пределами моей организации: сообщение отправляется людям за пределами вашей организации. Установите флажок Автоответ людям за пределами моей организации.

Существуют риски безопасности, связанные с автоматическими ответами.

Выберите ОК.

Инструменты и надстройки автоответчика Outlook

Вместо того, чтобы настраивать правило в Outlook вручную, используйте надстройку, такую как Mail Responder для Outlook, или такие инструменты, как Email Responder (FreeBusy) или Auto Reply Manager. Эти инструменты позволяют отправлять только необходимые ответы об отсутствии на рабочем месте.

Чтобы поддерживать ответы об отсутствии на работе более централизованно на сервере Exchange (включая шаблоны с полями, объединенными с Active Directory), попробуйте Symprex Out-of-Office Manager.

Выберите Почта > Автоматические ответы.

Включите переключатель Включить автоматические ответы.

Чтобы отключить автоматические ответы, отключите переключатель Автоматические ответы при включении.

Необязательно: установите флажок Отправлять ответы только в течение определенного периода времени. Укажите Время начала и Время окончания. Автоматические ответы отправляются только в течение этого периода времени.

Один из аспектов подготовки к отпуску — это настройка ответа на электронную почту, если вы не на работе. Изучив несколько ключевых примеров сообщений об отсутствии на работе, вы сможете создать свои собственные перед отпуском. В этой статье мы определяем праздничные сообщения об отсутствии на работе и предлагаем 25 примеров сообщений об отсутствии на работе для вдохновения.

Что такое праздничные сообщения об отсутствии на работе?

Ответы об отсутствии на работе — это автоматические сообщения электронной почты, которые специалисты используют, чтобы сообщить другим, что они не могут ответить из-за того, что находятся в отпуске во время праздника. Эти сообщения обычно включают:

Приносим извинения за неудобства

Причина, по которой вы не ответили сразу

Альтернативный человек, к которому можно обратиться по срочному делу

Когда отправитель может ожидать ответа

Сообщение об отсутствии на работе считается профессиональным способом уведомить других о вашем отсутствии на работе. Вы можете настроить этот автоматический ответ через поставщика услуг электронной почты.

Примеры сообщений об отсутствии на работе в праздничные дни

Есть несколько способов написать сообщение об отсутствии на работе в преддверии праздника. В зависимости от культуры вашей компании или вашей потенциальной аудитории вы можете создать профессиональное сообщение или применить забавный, творческий подход. Сообщения об отсутствии на работе обычно относятся к следующим категориям:

Деловые профессиональные сообщения

Профессиональные и дружелюбные сообщения

Нет контактных сообщений

Некоторые контактные (если срочные) сообщения

Сообщения деловых специалистов

Профессиональные деловые сообщения – это те сообщения, которые демонстрируют ваш профессионализм, но содержат лишь ограниченную информацию о ваших планах на отпуск. Вот несколько примеров деловых профессиональных сообщений, если вы хотите создать прямое и официальное электронное письмо вне офиса:

Пример 1

Надеюсь, вы отлично проведете отпуск,

Джордан Смит
Специалист по качеству

Пример 2

Пример 3

Я хотел бы заранее поблагодарить вас, так как в настоящее время меня нет в офисе на праздничные выходные. Вы можете ожидать от меня ответа не раньше 14 января. Если вы не получите от меня ответ до 20 января, пришлите мне дополнительное письмо, и я постараюсь ответить, как только смогу.

Эйвери Бертрум
Менеджер по общественному здравоохранению

Пример 4

Бейли Макдафф,
бухгалтер

Профессиональные и дружелюбные сообщения

Профессиональные и дружелюбные сообщения включают в себя определенную степень профессионализма, а также более непринужденную лексику. Вот несколько примеров дружеских, но профессиональных сообщений:

Пример 1

Хороших выходных,

Пример 2

Спасибо за письмо. В настоящее время меня нет в офисе из-за предстоящего праздника. Я заранее ценю ваше понимание и с нетерпением жду возможности связаться с вами, когда вернусь 7 января.

Эрин Колфилд
менеджер по работе с клиентами

Пример 3

Рад вас слышать! В настоящее время я уезжаю на следующую неделю, чтобы отпраздновать праздничный сезон. Я вернусь в офис 29 декабря и постараюсь ответить на ваше письмо в течение следующих семи рабочих дней.

Спасибо за терпение,

Кендалл Майклс
Внутренний торговый представитель

Пример 4

Я с нетерпением жду возможности связаться с вами, когда вернусь,

Чарли Стюарт
Директор финансового консалтинга

Праздничные сообщения

Праздничные сообщения об отсутствии на работе – это творческий подход к адаптации автоматических сообщений электронной почты к определенному празднику. Вот несколько примеров праздничных сообщений, если вы хотите подарить своим получателям праздничное настроение:

Пример 1

Снова то время года, когда в офисе царит праздничное настроение, и все проводят время со своими близкими. Я один из тех людей, поэтому я не могу ответить на ваше письмо прямо сейчас. Заранее благодарю вас за терпение и с нетерпением жду возможности ответить на ваше электронное письмо, как только вернусь.

Надеюсь, что у вас есть замечательный праздник и счастливого Нового года,

Джейми Латсон,
специалист по маркетингу

Пример 2

Кэмерон Уоллес
менеджер по работе с клиентами

Пример 3

Сейчас у меня праздничное настроение, как и у остальных сотрудников офиса. Я обязательно отвечу на ваше письмо, когда вернусь на работу 28 декабря. Благодарю вас за терпение и желаю вам и вашим близким приятного отдыха.

Леннокс Хейвен
директор по маркетингу

Пример 4

Привет с Северного полюса!

На самом деле я не на Северном полюсе, но я занят упаковкой подарков, пью горячий шоколад и слушаю праздничную музыку, как это делают эльфы. Поэтому я смогу ответить на ваше письмо только после 27 декабря. Благодарим вас за терпение и желаю вам отличного отдыха.

Дрю Танжер
Отдел закупок

Пример 5

Скорее всего, я сейчас нахожусь посреди лесной фермы, покрываясь древесным соком, поэтому мои руки прилипнут к клавиатуре, если я попытаюсь ответить на ваше электронное письмо. Я постараюсь оперативно ответить на ваше письмо, как только вернусь на работу.

Смешные сообщения

Подобно праздничным сообщениям об отсутствии на работе, вы также можете настроить свою электронную почту, чтобы отправлять получателям забавное сообщение об отсутствии на работе, пока вы улетаете в отпуск. Вот несколько примеров забавных сообщений электронной почты:

Пример 1

Если вы читаете это, значит, я сейчас зажат между двумя родственниками мужа, которые смотрят игровые шоу в 14:00. в четверг. Я не посмею их беспокоить, и именно поэтому я не могу ответить на ваше письмо прямо сейчас. Заранее благодарим вас за понимание, и я обязательно отвечу на ваше письмо, как только сбегу.

Пейтон Сондерс,
директор по продажам

Пример 2

Привет,

Как вы, наверное, догадались, меня сейчас нет в офисе. Вместо этого я путешествую по континентальной части Соединенных Штатов, чтобы провести каникулы со своими родственниками. Они, без сомнения, будут задавать мне очень личные, неудобные вопросы о моем жизненном выборе и о том, почему я считаю своего померанского шпица своим ребенком. Итак, вы поймете, почему я не могу ответить на ваше письмо в течение следующих двух недель.

Я отвечу вам, как только смогу,

Кеннеди Доулинг
руководитель творческих проектов

Пример 3

Вы тайно не любите гоголь-моголь? Я тоже. Стараюсь избегать этого любой ценой во время праздников. Та же логика применима и к рабочим электронным письмам. Я обнаружил, что чем меньше электронных писем, связанных с работой, я читаю и отвечаю в свободное время, тем радостнее становится сезон. Так что, как я буду уклоняться от эг-нога, который просидел пять часов на обеденном столе великой тети Миры, я буду делать то же самое со своими электронными письмами. Я с нетерпением жду вашего письма после 2 января.

Не пейте гоголь-моголь,

С уважением,
Пресли Хейворд

Пример 4

Алоха с Гавайев!

Шучу, я не на Гавайях. Как же это было бы здорово, правда? Вместо этого я наслаждаюсь мирным отдыхом в своей гостиной. При этом я сейчас не в офисе и поэтому не могу ответить на ваше письмо. Мне жаль. Я постараюсь ответить на ваше письмо после 27 декабря. Спасибо за понимание.

Надеюсь, вы хотя бы поедете на Гавайи,

Роуэн Линдси,
координатор мероприятия

Нет контактных сообщений

Никакие контактные сообщения — это те сообщения, которые напрямую сообщают получателю, что вы не будете отвечать на его сообщение, каким бы срочным оно ни было, до того дня, когда вы вернетесь в офис. Вы можете сделать эти электронные письма вне офиса профессиональными или более креативными, если ясно дадите понять, что вообще не можете проверять свою электронную почту во время отпуска. Вот несколько способов сообщить получателю, что вы не можете ответить до определенной даты:

Пример 1

Надеюсь, это письмо вас удовлетворит. В настоящее время я путешествую на праздники и не буду иметь доступа к Интернету, пока меня не будет, поэтому я не смогу прочитать или ответить на вашу электронную почту до 23 марта. Спасибо за ваше терпение, и я свяжусь с вами, как только насколько я могу.

Пример 2

Алекс Стратон,
консультант по маркетинговым кампаниям

Пример 3

Сейчас я не на работе, наслаждаюсь праздниками со своей семьей. Чтобы я мог вернуться к работе обновленным, я не буду отвечать на электронные письма с 14 декабря по 28 декабря. Спасибо за понимание, и я верну ваше письмо, как только смогу.

Сойер Реддинг
Специалист по графическому дизайну

Пример 4

Логан Бар
Специалист по производству

Некоторые контактные (если срочные) сообщения

Если вы знаете, что можете отвечать на срочные электронные письма, пока вас нет на работе из-за праздников, вам следует написать сообщение об отсутствии на работе, чтобы читатель знал, что вы будете доступны для какого-либо контакта. Тем не менее, вы должны обязательно уточнить, что вы будете отвечать только на срочные электронные письма, а менее своевременные запросы следует подождать до даты вашего возвращения в офис. Вот несколько примеров такого типа сообщений об отсутствии на работе, которые помогут вам установить четкие правила отправки электронных писем, чтобы вы могли приятно провести свободное время:

Пример 1

Спасибо за письмо. В настоящее время я уезжаю на курортный сезон в гости к семье. Если ваше сообщение содержит срочную информацию, пожалуйста, используйте строку темы: СРОЧНО, и я постараюсь ответить вам в обычные рабочие часы. В противном случае я с нетерпением жду вашего письма от 27 декабря.

Хорошего отдыха,

Райли Лоу,
директор по обеспечению качества

Пример 2

Меня нет в офисе на праздничные выходные, однако я отвечаю на электронные письма, требующие немедленных действий. Если у вас есть неотложные вопросы, включите слово СРОЧНО в строку темы, чтобы я мог сделать вашу электронную почту приоритетной в рабочее время.

Большое спасибо,

Эмерсон Диас
Финансовый консультант

Пример 3

Линдси Беллум
консультант по недвижимости

Пример 4

Я хотел пожелать вам счастливых праздников и напомнить, что в настоящее время меня нет в офисе. Я буду отвечать только на письма, помеченные как СРОЧНЫЕ. Я постараюсь ответить на все остальные письма после возвращения.

Читайте также: