Как написать заметку в Word

Обновлено: 05.07.2024

Электронная почта — это просто, но время от времени вам все равно может понадобиться написать официальный меморандум. Если вы немного не знаете, какой формат использовать для письма-памятки, скачайте наш бесплатный шаблон меморандума. Не путать с меморандумом о частном размещении или кредит-нотой. Памятное письмо — это тип делового письма, используемого в основном для внутреннего общения внутри компании, организации или учебного заведения.

Меморандум можно использовать, чтобы сделать запрос, объявить о предстоящей встрече или сообщить некоторые важные факты. Загрузите шаблон заметки ниже или продолжайте читать, чтобы получить советы о том, как написать заметку, и посмотреть образец формата заметки.

Шаблоны заметок

Приведенные ниже шаблоны заметок Vertex42 можно загрузить бесплатно и настроить для использования в вашей организации. Обратите внимание, что файлы не должны размещаться на каких-либо общедоступных серверах, доступных через Интернет.

Автор: Джон Виттвер и Брент Вес.
Лицензия: ограниченное использование (применяется ко всем образцам писем-памяток на этой странице).
Требуется: Microsoft Word® 2007+

Шаблон официального меморандума

Скачать

Описание

Используйте этот бесплатный шаблон меморандума, если контекст меморандума или типы получателей требуют, чтобы он был более формальным. Обратите внимание, что в официальном меморандуме будут перечислены все получатели. Шрифт с засечками, такой как Times New Roman, обычно также придает букве более формальный вид.

Шаблон обычного письма-памятки

Скачать

Описание

Образец письма-памятки предназначен для более неформальных случаев, например, в волонтерских организациях. Вам может не понадобиться перечислять всех получателей в обычной записке. Вы также можете быть более изобретательны со шрифтами и изображениями (но не слишком увлекайтесь этим).

Образец письма-памятки

Шаблон официального меморандума

Этот пример формата заметки содержит несколько советов о том, как написать заметку. Эти советы также включены в шаблон меморандума.

Кому: [Аудитория]
От: [Лицо и/или отдел, выпустивший записку]
Дата: [Дата отправки]
Тема: [Тема записки]

[Вступление — перейти к сути вступительного абзаца. Делайте вещи простыми и краткими. Сделайте его легким и быстрым для чтения.]

[Резюме. Предоставьте достаточно информации, чтобы все читатели поняли историю, но, опять же, не усложняйте.]

[Заключение – Завершить призывом к действию.]

Копия: [Отправьте копии всем, кого касается записка.]
Вложения: [Перечислите все вложения к записке. Перечислите только те элементы, на которые есть ссылки в тексте памятки.]

Использование шаблона меморандума

Изменение темы

Мы создали шаблон меморандума и образец письма-памятки в виде файлов .DOCX для Word 2007+, чтобы вы могли легко изменять тему и стили. Чтобы изменить тему, вы можете перейти в раздел «Макет страницы» > «Темы», чтобы выбрать другой набор шрифтов для всего документа. Дополнительную информацию о темах и стилях можно найти в справочной системе (F1).

Отправка памятки по электронной почте

Электронная почта удобна и отлично подходит для неформального общения — напоминаний о вечеринках или пропавших сотовых телефонах. Для более формального или официального общения используйте формат заметок.

Письмо-памятку по-прежнему можно отправить по электронной почте. Скопируйте свою заметку в тело письма и приложите официальную записку в качестве вложения.

Советы по написанию заметки

Скажите, что вам нужно сказать, максимально кратко и ясно. Это не всегда легко, но все оценят отсутствие необходимости читать длинную заметку.

Советы о том, как написать основную часть памятки, см. в рекомендациях, включенных в образец письма-памятки выше.

Обязательно отправляйте копии памятки всем, кого она затрагивает.
Используйте электронную почту для неофициальных сообщений или объявлений.
Если ситуация очень формальная или получатель на несколько классов выше вас, может быть более уместно использовать официальное деловое письмо.

Ресурсы для заметок и вспомогательные материалы

Другие бесплатные шаблоны заметок

В галерее шаблонов Microsoft Office® есть несколько памяток на выбор. Они не дают указаний о том, как написать заметку, но могут быть полезны различные форматы.

Вы также можете найти шаблоны заметок, открыв Word и выбрав "Файл" > "Создать" и выполнив поиск "memo" в поле поиска. Существует несколько различных дизайнов, доступных таким образом.

Что, если бы мы сказали вам, что форматирование заметки не должно сбивать с толку и разочаровывать?

Форматирование деловых меморандумов — это то, чему большинство из нас учили в школе, но многие из нас никогда не думали, что нам это понадобится. Однако, как вы теперь знаете как владелец бизнеса, умение писать служебную записку может оказаться важным навыком в долгосрочной перспективе.

Это бесплатное руководство предназначено для того, чтобы освежить ваши навыки и подготовить вас к написанию идеального профессионального меморандума в любой ситуации.

К счастью для современного владельца бизнеса, составить памятку теперь стало проще, чем когда-либо.

В большинстве случаев заметки должны иметь следующий формат:

Памятка (или «Меморандум», если вы хотите быть официальной) (Ваш логотип)

(1,5 дюйма пробела)

Кому: имя и должность получателя(ей) (например, сотрудники [название компании/Марк Джеймс, вице-президент по продажам, [название компании]

* Для служебной записки не требуется введения (например, «Для кого это может касаться») *

(Вводный абзац)

Первый абзац вашей заметки должен информировать читателя о причине, по которой вы пишете, и о том, что будет освещено. Важно, чтобы вступление к памятке было как можно более кратким, но в то же время охватывало основы того, почему вы пишете и как вы планируете донести свое сообщение.

(Объяснение/Детали, абзац₁)

Второй абзац служебной записки должен более подробно объяснять причину служебной записки. Если тема меморандума ясна, в этом разделе следует уточнить обсуждаемую тему. Этот абзац также можно использовать для представления предложения или запланированного действия (например, новых политик)

(Абзац действия)

Третий абзац памятки должен описывать запланированное или предложенное действие. Если записка предназначена для информирования аудитории об уже принятом решении, не забудьте указать здесь временную шкалу. Если в служебной записке предлагается изменение, которое еще не было внесено, в этом разделе должно быть объяснено, что потребуется для внесения изменения, а также просьба о поддержке.**

< бр />

Меморандум (также известный как меморандум или «напоминание») используется для внутреннего общения в отношении процедур или официальных дел внутри организации.

В отличие от электронной почты, записка — это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам потребуется написать служебную записку, чтобы проинформировать сотрудников о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам нужно проинформировать своих сотрудников о служебных внутренних делах, вот простой в использовании шаблон деловой записки, а также примеры для дальнейшего руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

Я пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания меморандума].

Поскольку наша компания продолжает расти… [доказательство или причина в поддержку вашего вступительного абзаца].

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. Тем временем я был бы признателен за ваше сотрудничество в связи с [официальной деловой информацией].

4 бесплатных шаблона заметок

Заполните эту форму, чтобы получить шаблоны.

Заголовок:

В заголовке вы должны четко обозначить свой контент как «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Затем вы захотите включить «КОМУ», «ОТ», «ДАТА» и «ТЕМА». Эта информация важна для предоставления контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Абзац первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко указать цель вашей заметки. Вы можете начать предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу, чтобы попросить…». Памятка должна быть короткой, ясной и по существу. Вы захотите предоставить самую важную информацию заранее, а затем использовать последующие абзацы как возможность углубиться в детали.

Абзац второй:

Во втором абзаце укажите контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша записка информирует компанию о внутренней реорганизации. Если это так, во втором абзаце следует сказать что-то вроде: «Поскольку наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет смысл отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту. Таким образом, эти команды могут больше сосредоточиться на своих задачах. индивидуальные цели."

Третий абзац:

В третьем абзаце вы можете включить свой конкретный запрос каждого сотрудника. Если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте на вопросы о диетических ограничениях» или «Пожалуйста, пишите мне с вопросами."

Наоборот, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: "Я был бы признателен за ваше сотрудничество в течение этого времени". Даже если вы не ожидаете от сотрудников каких-либо конкретных действий, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на новости, и ожидаете ли вы, что они сделают что-то в ответ на записку.

Загружаемый шаблон памятки

Хотите увидеть приведенный выше формат заметки в окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-памяток HubSpot, показанные ниже. Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, что от них ожидается после ее прочтения.

Формат шаблона деловой заметки

Формат, представленный в приведенных выше шаблонах, предназначен для эффективной передачи вашего сообщения. В служебной записке необходимая информация должна распространяться таким образом, чтобы ее было легко усвоить большому количеству сотрудников.

Точная строка темы будет предупреждать их о том, что эта записка имеет непосредственное отношение к ним. А начав с краткого изложения, вы позволите получателям понять общее сообщение, прежде чем углубляться в детали. Справочная информация обеспечивает контекст сообщения, а обзор и временная шкала должны отвечать на вопросы, которые могут возникнуть.

Примеры шаблонов деловых заметок

В разных отраслях или ситуациях потребуются несколько разные заметки. Некоторые из них должны быть длиннее или короче, у других может не быть временной шкалы, а у некоторых будет обширная справочная информация. Формат вашей заметки должен измениться, чтобы соответствовать сообщению, которое вы хотите, чтобы ваши сотрудники получили.

Отложенное уведомление о запуске

Целью этой памятки является объявление о том, что запуск продукта будет отложен. Во введении указана новая дата, поэтому нет необходимости в хронологии или длинном обзоре. Этот формат памятки можно применять и в других ситуациях, когда происходит простое, но важное изменение. Другие изменения дат, рекламные акции, вехи или анонсы продуктов также могут использовать этот формат.

Памятка об обновлении здания

В бизнесе есть логистические аспекты, которые касаются ваших сотрудников, но не обязательно связаны с их работой. В этой памятке показан пример кухни в офисе. Это немного неудобно, но не должно сильно влиять на их работу. Это может относиться к другим обновлениям здания, работе на дому или другим широко распространенным, но незначительным объявлениям.

Памятка сообщества

Празднования, события, тематические дни или другие забавные события для ваших сотрудников также могут быть переданы с помощью заметок. Заметки сообщества, подобные этому примеру, обычно короче, потому что они не требуют много справочной информации или подробностей. Они просто должны включать как минимум сводку, дату и место.

Пишите свои заметки по существу

Основное различие между памяткой и просто электронным письмом не в уровне сложности, а в размере аудитории. Памятка может быть простой или сложной, если она эффективно передает ваше сообщение и имеет отношение к принимающей группе сотрудников. И само сообщение должно быть четким и кратким, независимо от того, какой формат заметки вы используете.

Примечание редактора. Это сообщение было первоначально опубликовано в октябре 2018 г. и обновлено для полноты картины.

По мере роста вашего малого бизнеса или организации вам, скорее всего, придется писать много коротких и прямых сообщений своим сотрудникам, а это значит, что вам нужно знать формат заметок.

Итак, что такое памятка? Меморандум, или меморандум, является одной из наиболее распространенных форм делового общения. Хотя существует множество форматов деловых писем, форматы заметок — это совсем другое дело.

Один из распространенных вопросов: "Вы подписываете меморандум?" Приветствие и подпись больше не нужны, поскольку цель состоит в том, чтобы передать необходимую информацию или передать призыв к действию как можно быстрее и эффективнее.

Хорошо написанное деловое письмо состоит из семи основных частей, которые при необходимости могут включать вложения. Однако формат меморандума гораздо проще. Вы пишете «Памятка» или «Меморандум» вверху, после чего следуют строки «Кому», «От», «Дата», «Тема», а затем собственно текст сообщения.

Не знаете, как отправить меморандум? Традиционно вы распечатываете служебную записку и распространяете ее среди соответствующих сторон в вашем малом бизнесе.Сегодня, даже если вы решите отправить заметку по электронной почте, использование некоторых советов из этой статьи позволит вам передать важную информацию коллегам таким образом, чтобы продемонстрировать свой профессионализм и ноу-хау в области делового общения.

Как написать записку?

Не знаете, как написать заметку? Или какой формат деловой записки лучше? Наряду с множеством нюансов и правил написания делового письма существуют рекомендации, которым следует стараться следовать при написании служебной записки.

Лучше всего писать предельно четким, деловым тоном. Заметки часто используются для внутреннего общения компании. Вы не хотите тратить время своих коллег на любезности или чрезмерную болтливость. Избегайте эмоциональных выражений, например: «Я был бы счастлив, если бы все по очереди чистили микроволновку в комнате отдыха», — потому что вы можете неправильно задеть людей. То же самое касается написания ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ или использования восклицательных знаков, особенно если в меморандуме сообщается новость, которая может расстроить людей.

Всегда лучше быть прямолинейным и делиться информацией как можно быстрее.

Сообщение меморандума должно начинаться с заявления о цели: «Я пишу, чтобы сообщить вам…». «Цель этого меморандума состоит в том, чтобы…». Затем обобщите информацию, относящуюся к рассматриваемому вопросу. Вы можете закрыть записку призывом к действию, повторив просьбу, сделанную в начале записки.

Не забудьте тщательно проверить грамматику и орфографию в памятке. Вы не хотите превращать офис в импровизированный урок английского в средней школе. Также выбирайте удобные для чтения шрифты, такие как Times New Roman или Arial.

Читайте также: