Как написать практический отчет в Word

Обновлено: 06.07.2024

Бизнес-отчеты часто входят в круг служебных обязанностей многих людей. Существует несколько типов рабочих отчетов, которые вам может потребоваться написать, включая ежедневные рабочие отчеты, отчеты о продажах и анализы. Хотя не существует установленного формата для написания отчетов о работе, есть определенные шаги, которые вы можете предпринять, чтобы составить максимально эффективный и профессиональный отчет.

В этой статье мы обсудим, что такое отчет о работе, как написать эффективный отчет, и включили шаблон и примеры отчетов о работе, которые вы можете использовать для составления собственного отчета.

Что такое рабочий отчет?

Отчет о работе – это официальный документ, в котором обсуждается информация по определенной теме, связанной с аспектом вашей работы. Большинство отчетов о работе адресованы определенной аудитории, такой как менеджер. Существует множество отчетов, которые могут потребоваться для работы, включая отчеты о продажах, ежедневные отчеты, бюджетные отчеты и отчеты по анализу бизнес-данных. В зависимости от типа вам может быть предоставлен краткий обзор отчета, в котором описывается, что вы должны включить в свой отчет. Большинство отчетов должны быть написаны в структурированном формате, чтобы четко продемонстрировать, что отчет пытается передать.

Как написать отчет о работе

Написание эффективных отчетов о работе требует практики и хороших коммуникативных навыков. Чем больше отчетов вы напишете, тем эффективнее вы будете их составлять. Ниже приведены шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать профессиональный отчет на рабочем месте:

Определите свою аудиторию.

Решите, какую информацию вы будете включать.

Структурируйте отчет.

Используйте лаконичный и профессиональный язык.

Проверьте и отредактируйте отчет.

1. Определите свою аудиторию

Знание того, кто будет читать ваш отчет, является важным шагом при определении того, как вы будете форматировать свой отчет, что включать и в каком тоне вы должны его писать. Например, если вы пишете отчет о продажах для своего менеджера, будет ли его читать кто-то еще? Если вы составляете отчет по бизнес-анализу, будет ли отчет читать ваше начальство или только ваш непосредственный руководитель? Определите, кто будет читать ваш отчет, и предоставьте отчет этим конкретным людям.

2. Решите, какую информацию вы будете включать

Определив, кто является вашей аудиторией, вы должны сосредоточиться на определении цели вашего отчета, чтобы решить, какую информацию следует включить. Если вы знаете, кто будет читать отчет, вы можете задать вопросы относительно того, что они ожидают увидеть. Выберите, чтобы включить информацию, которая обеспечит наиболее четкое представление о том, что вы пытаетесь передать. Например, если вы пишете отчет о продажах, в ваш отчет может потребоваться включить информацию о том, достигаются ли цели продаж, продукты и услуги, которые продаются больше всего, проблемы, с которыми вы или ваша команда сталкиваетесь, и ваш прогноз продаж на следующий месяц. или четверть.

3. Структурируйте свой отчет

При написании отчета вы должны структурировать его так, чтобы его можно было легко прочитать и усвоить. Хотя разделы, которые вы должны включить в каждый отчет, различаются, вы можете использовать следующие компоненты отчета в качестве руководства при написании отчета:

Титульный или титульный лист

Резюме/аннотация, кратко описывающая содержание вашего отчета

Оглавление (если отчет состоит более чем из нескольких страниц)

Введение, описывающее вашу цель при написании отчета

Основной абзац, в который вы включаете информацию, которую сообщаете вместе с отчетом

Вывод или рекомендация в зависимости от цели отчета

4. Используйте лаконичный и профессиональный язык

При написании отчета вы должны стремиться использовать четкие и лаконичные формулировки. Постарайтесь донести суть как можно яснее и быстрее, используя простой, но профессиональный язык. По возможности избегайте использования «пустых» или многословных предложений. Например, вместо того, чтобы говорить "вам может быть полезно регулярно обновлять папку "Входящие", чтобы быть в курсе последних сообщений электронной почты", вы можете сказать: "регулярно обновляйте папку "Входящие"".

5. Проверьте и отредактируйте свой отчет

Вычитка отчета о работе – важный этап в процессе написания отчета. Это дает вам возможность убедиться, что ваше письмо является максимально профессиональным, и выявить любые ошибки, прежде чем отправить его. Вычитка также позволяет вам вырезать любую ненужную информацию и убедиться, что ваш отчет максимально эффективен и эффективен. Когда вы закончите писать отчет, отложите его на час или больше, прежде чем вычитывать его. Это позволит вам по-новому взглянуть на отчет и выявить ошибки, которых вы раньше не замечали.

Шаблон рабочего отчета

Следующий шаблон можно использовать при форматировании рабочего отчета:

[Название проекта]
[ Дата ]
[ Подготовлено: ваше имя и фамилия ]
[Название компании]

[ Резюме или аннотация: Используйте этот раздел, чтобы отметить свои выводы или рекомендации, которые будут сделаны в отчете. Вы также должны включить наиболее важные идеи, обсуждаемые в отчете. Если вы пишете ежедневный отчет о работе или отчет о проделанной работе, вам не нужно включать этот раздел. ]

[ Введение: Ваше введение должно состоять из двух-четырех абзацев, в которых резюмируется то, что вы будете освещать в отчете, а также причина, по которой вы написали отчет. Будьте как можно конкретнее и лаконичнее при написании введения, чтобы читатель мог четко понять, что он найдет в вашем отчете. Для ежедневных отчетов или отчетов о проделанной работе ваше введение должно состоять всего из нескольких предложений с подробным описанием работы, которую вы выполнили, и того, над чем вы планируете работать дальше. ]

[ Основная часть: в основной части отчета следует сосредоточиться на детализации информации, которую вы хотите передать. Вы можете включить результаты, выводы и выводы, сделанные в связи с проектом. Для ежедневных отчетов или отчетов о проделанной работе укажите достижения, которых вы достигли, или задачи, которые вы выполнили. ]

[ Рекомендации: в этом разделе вы должны перечислить свои рекомендации, основанные на выводах или результатах проекта или направленные на решение конкретной проблемы. Например, вы можете написать в качестве рекомендации «проводить один час, обучая сотрудников работе с новым справочником каждую неделю». Для ежедневного отчета или отчета о прогрессе вы можете перечислить свои следующие цели или задачи в этом разделе. ]

[ Заключение. Завершите отчет, подытожив обсуждаемые выводы или результаты и повторив наиболее важные рекомендации. ]

Пример рабочего отчета

Ниже приведен пример рабочего отчета, который вы можете использовать в качестве руководства при написании собственного отчета на рабочем месте:

5 ноября 20XX г.
Подготовлено: Салли Смит
Компания ABC

В этом отчете представлена ​​обновленная информация о проекте XYZ, который должен быть выпущен 5 декабря. Результатом этого проекта станет создание нового справочника для сотрудников, который будет включать обновленные правила и положения, а также утвержденное увеличение оплачиваемого отпуска. Это руководство поможет повысить осведомленность сотрудников об ожиданиях на рабочем месте, а также информировать их о недавно реализованных новых преимуществах.

Обзор выполненной работы:

На данный момент я выполнил следующее для проекта XYZ:

Проверил всю информацию, которая будет в справочнике, с высшим руководством и отделом кадров

Составлено содержание

Отформатированный макет справочника

Составил первые 12 страниц справочника

Задачи, которые необходимо выполнить к 12 ноября 20XX года:

Составьте еще пять страниц справочника.

Проверьте и отредактируйте все страницы, которые были завершены к этой дате.

Попросите менеджера по персоналу ознакомиться с содержанием справочника, чтобы обеспечить точность.

Проект XYZ должен быть завершен к запланированной дате. В настоящее время этот проект не имеет явных препятствий или проблем, но если они возникнут, они будут оперативно устранены.

Microsoft Word — один из самых популярных текстовых редакторов для создания отчетов и других документов. Независимо от того, являетесь ли вы студентом, профессионалом или кем-либо, кто занимается документацией, владение Microsoft Word — это навык, который необходим в сегодняшнюю цифровую эпоху. Программное обеспечение Microsoft Word поставляется с огромным количеством функций для повышения производительности вашей работы и получения точных результатов. В этом посте я покажу вам, как использовать некоторые из этих функций для создания профессиональных отчетов в Microsoft Word.

Когда вы пишете дипломную работу, диссертацию, отчет по проекту, технический отчет и т. д., Microsoft Word помогает сделать ваш контент более организованным, четким и структурированным. Microsoft Word поставляется со встроенными функциями, такими как Диспетчер исходного кода для управления цитатами, отслеживания изменений, структуры документов и т. д., чтобы упростить работу с документами и связанными с ними ресурсами.

Если вы внимательно наблюдали за любым профессиональным отчетом, созданным в Microsoft Word, вы могли заметить, что в каждом документе есть несколько общих черт. Эти общие функции включают в себя оглавление, список таблиц, список рисунков, различные уровни стилей заголовков, разделов, подписей к изображениям и таблицам, указатель, верхние и нижние колонтитулы, нумерацию страниц и т. д. Особенности. Если вы будете правильно следовать этим методам, вы сможете легче и правильнее создать отчет.

В этой серии руководств я покажу вам, как создавать отчеты Microsoft Word и правильно использовать встроенные функции, чтобы ваш отчет выглядел профессионально.

Для лучшего понимания я создал отдельный пост для каждой ключевой опции, которая вам понадобится для создания отчетов и документов в Microsoft Word. Я перечислил все сообщения ниже, и нет необходимости следовать тому же порядку. Однако для использования некоторых опций есть некоторые предпосылки. Я добавил ссылки на эти предварительные условия в сам пост.

Прежде всего, давайте определим основные разделы отчета.

Определите основные разделы отчета

  • Титульная страница
  • Титульная страница
  • Аннотация
  • Благодарность
  • Оглавление
  • Список рисунков
  • Список таблиц
  • Список сокращений
  • Основное содержание/главы
  • Ссылки
  • Приложения
  • Индекс

Создание этих разделов вручную — непростая задача. Однако, если вы попрактикуетесь в следующих функциях Microsoft Word, вы сможете легко создавать указанные выше разделы.

Список обязательных функций Microsoft Word для создания профессиональных отчетов

Каждая функция ниже описана на отдельных страницах. Вы можете щелкнуть изображение публикации или ссылку «Подробнее», чтобы получить доступ к этим страницам.

Вставить разрывы раздела

Вставить разрывы разделов в Microsoft Word

Как следует из названия, разрывы разделов используются для разбиения документа на отдельные разделы. Разделы позволяют обрабатывать его содержимое отдельно от содержимого других разделов. Подробнее…

Создание нумерованных многоуровневых стилей заголовков

Нумерованные многоуровневые стили заголовков в Microsoft Word

Пронумерованные многоуровневые стили заголовков позволяют четко различать уровни заголовков, облегчая чтение и отслеживание отчета. Правильно оформленные заголовки используются для создания… Подробнее…

Добавить подписи

Как добавить подписи в Microsoft Word

Рекомендуется подписывать все таблицы, изображения, карты и т. д., добавленные в отчет. Подпись помогает вам ссылаться на эти объекты точно в вашем тексте. Подробнее…

Добавить цитаты и библиографию

добавить цитаты и библиографию в Microsoft Word

Цитирование — это «слово или фрагмент письма, взятый из письменного произведения» [Кембриджский словарь]. Если вы получаете информацию из другого источника, вы должны сослаться на него. Подробнее…

Добавить верхние и нижние колонтитулы

Верхние и нижние колонтитулы в Microsoft Word

Верхние и нижние колонтитулы — это области вверху или внизу каждой страницы документа. Вы можете добавить заголовок, номера страниц, даты или графику на каждую страницу документа, используя верхние и нижние колонтитулы. Подробнее…

Добавить номера страниц

Как добавить номера страниц в Microsoft Word

Номера страниц обычно добавляются в нижний колонтитул документа. Поэтому самый простой способ добавить номера страниц в Microsoft Word — выбрать нижний колонтитул с номерами страниц при добавлении нижних колонтитулов в документ. Подробнее…

Создать оглавление

Как создать оглавление в Microsoft Word

Оглавление помогает читателям легко перемещаться по документу. В этом посте я покажу вам, как легко вы можете создать оглавление в Microsoft Word. Подробнее…

Создать список таблиц и рисунков

Как создать список таблиц и рисунков в Microsoft Word

При добавлении в отчет нескольких таблиц и рисунков или любых других объектов рекомендуется создать список таблиц и рисунков или списков других объектов в предисловии к отчету. Подробнее…

Создать индекс

Как создать указатель в Microsoft Word

Указатель – это список терминов и тем, которые обсуждаются в документе. Термины и темы перечислены вместе с номерами страниц, которые они появляются в документе. Подробнее…

Подведение итогов

Выше перечислены основные функции, необходимые для создания профессиональных отчетов в Microsoft Word. Здесь я объяснил только основы этих функций. Как только вы привыкнете к ним, вы сможете найти больше вариантов дизайна и настройки внутри этих функций. Эти функции не только придают вашим документам богатый и профессиональный вид, но и помогают создавать отчеты и управлять ими более легко и продуктивно.

Формат написания отчета с шаблонами и Образец отчета

Существует множество типов отчетов: отчеты о продажах, маркетинговые отчеты, школьные отчеты, отчеты по социальным сетям и многое другое.

Но независимо от того, какой тип отчета вы должны написать, он должен соответствовать правильному формату написания отчета. При правильном формате ваш отчет будет легко читать и понимать.

Во-первых, отчет отличается от эссе, публикации в блоге или журналистской статьи. Основная идея отчета — представить факты по определенной теме, ситуации или событию.

Речь идет не о поддержке идей или гипотез. Информация должна быть представлена ​​в ясной и лаконичной форме, поэтому правильный формат написания отчета имеет важное значение.

Так же, как существуют разные типы отчетов, существуют и разные способы их доставки. Отчеты могут представлять собой печатные документы, интерактивные слайды или даже визуальную инфографику .

Следуйте формату, описанному в этой статье, независимо от визуальной композиции вашего отчета. Контент должен быть настроен одинаково для любого выбранного вами формата.

После написания отчета войдите в панель управления Visme и найдите идеальный шаблон отчета для своих нужд. Введите письменное содержание, создайте визуализацию данных и создайте отчет, который не утомит вашу аудиторию.

Содержание

6 типов отчетов

Возможно, вам потребуется создать несколько различных отчетов. Каждый из них будет следовать тому же формату написания отчетов, что и мы в этом посте.

1. Годовые отчеты

Первый тип отчета, который мы рассмотрим, – это годовой отчет. Как правило, это позволяет подвести итоги года работы и результатов деятельности компании, чтобы руководители и члены команды знали, как компания справилась с этой задачей.

В зависимости от того, для кого предназначен отчет, он может включать что угодно, от аналитики веб-сайта до прибыли от продаж.

Доступен желто-черный шаблон годового отчета в Висме». ширина=

2. Еженедельные отчеты

Еженедельный отчет, который полезно предоставить вашей команде, основан на вашем прогрессе в различных проектах и ​​целях. Это может быть простой одностраничный отчет или более подробный отчет с конкретными обновлениями.

Шаблон еженедельного отчета сине-зеленого цвета доступен в Visme.

3. Отчеты о проектах

Держите клиентов и членов команды в курсе состояния различных проектов, над которыми вы работаете, предоставляя им отчет о проекте. Это может включать временную шкалу вашего отчета и крайний срок для каждого сегмента, чтобы все были на одной странице.

Желтый и серый шаблон отчета о состоянии проекта, доступный в Visme». ширина=

4. Отчеты о продажах/маркетинге

Важно держать вашу команду в курсе того, как продвигаются ваши стратегии продаж и/или маркетинга. Составьте графики, показывающие размер прибыли, увеличение вовлеченности и многое другое.

Эти типы отчетов также являются отличным способом определить, работают ли ваши стратегии и нуждаются ли они в некоторой настройке в будущем.

Желто-желто-синий шаблон отчета о продажах доступно в Visme». ширина=

5. Отчет об исследовании

Иногда, если вам нужно провести углубленное исследование, лучший способ представить эту информацию – отчет об исследовании. Будь то научные выводы, данные и статистика исследования и т. д., отчет об исследовании — отличный способ поделиться своими результатами.

 Синий и белый

6. Академический отчет

Академический отчет – это отчет, созданный для курса, часто в аспирантуре или бакалавриате. Это следует формальному стилю письма и погружается в тему, связанную с академическими исследованиями студента.

Шаблон презентации семинара доступен в Visme.

Оптимальный формат написания отчетов

Теперь мы подошли к самой важной части — идеальному формату написания отчетов. Хотя это может варьироваться в зависимости от данных и информации, которую вы извлекаете, следование этому формату всегда будет отличным способом начать любой отчет.

Это выглядит примерно так:

  • Заголовок: четкое и лаконичное название отчета.
  • Оглавление. Страница, посвященная содержанию вашего отчета.
  • Резюме: обзор всего вашего отчета. Чтобы написать этот раздел, вам нужно подождать, пока вы заполнили полный отчет.
  • Введение. Расскажите о теме отчета и о том, что читатели найдут на его страницах.
  • Основная часть: самая длинная часть вашего отчета. Соберите всю информацию и используйте визуализацию данных, чтобы представить ее.
  • Заключение. В отличие от сводки, здесь завершается основная часть отчета и обобщаются все ваши выводы.
  • Рекомендации. Набор рекомендуемых целей или шагов, которые необходимо выполнить с учетом информации, представленной в этом отчете.
  • Приложения: список ваших источников, использованных для компиляции информации в вашем отчете.

Каждый из этих восьми элементов гарантирует, что вы не оставите камня на камне и что ваши читатели точно знают, что они узнают в вашем отчете, и как вы собрали эту информацию.

Следующий шаг – создание схемы. В каждой точке схемы используйте одно или два предложения, чтобы описать, что там будет. Не нужно много говорить, просто идея для вас, чтобы следовать позже. Внесите некоторые дизайнерские идеи для общего дизайна.

Например, в разделе «Оглавление» просто добавьте, что вы хотите, чтобы он охватывал только одну страницу или слайд, отметьте, хотите ли вы добавить страницы только для основных разделов или, возможно, также для подразделов.

В разделе «Приложения» укажите все ссылки на источники, которые вы использовали, и добавляйте их по мере проведения дополнительных исследований. Каждый источник, на который вы ссылаетесь в своем отчете, должен быть указан здесь.

Самая важная часть вашего плана — это раздел «Основная часть». Там создайте внутреннюю схему разделов и подразделов, которой вы сможете следовать позже при написании.

Иллюстрация листа лист бумаги с написанным на нем планом доклада». ширина=

После того как вы набросали план, пришло время объединить все содержимое в отчет. Схема, которую мы предоставили выше, — это единственный формат написания отчета, который вам когда-либо понадобится. Вы можете добавить разделы, если это необходимо, но не убирайте их.

Давайте подробно рассмотрим каждый раздел.

Название

Титульная страница отчета .

Заголовок вашего отчета должен быть четким. В нем должно быть точно указано, о чем отчет. Помните, что это не роман. При необходимости добавьте подзаголовок, убедившись, что размер шрифта каждого подзаголовка меньше размера заголовка.

Что касается дизайна , ваш заголовок может выглядеть как привлекательная обложка. В заголовке должна быть четкая иерархия.

На заголовке или титульной странице обязательно укажите следующее:

  • Название отчета
  • Подзаголовок отчета (при необходимости)
  • Автор отчета
  • Для кого предназначен отчет
  • Дата составления отчета

Содержание

Таблица содержания в отчете». ширина=

Всегда оставляйте страницу содержания до конца. В конце концов, вы не можете написать оглавление, если еще не знаете все номера страниц.

Однако, если в схеме тела уже определены заголовки каждого раздела и подраздела, вы можете добавить их к содержимому и оставить нумерацию на потом.

Наличие страниц с оглавлением позволяет вашим читателям легко и быстро находить интересующую их информацию, повышая общую читабельность. Так что вы абсолютно не хотите пропустить этот шаг.

Обзор

Сводная страница отчета .

Точно так же резюме (также известное как реферат) отчета лучше всего составлять после того, как вы закончите его написание. Вы можете составить резюме в начале, чтобы помочь себе продолжить работу, но вам обязательно захочется вернуться к нему в конце.

Сводка – это краткое изложение всего отчета . Он должен включать цель, процесс и фрагмент решения. Он должен быть не длиннее одного или двух абзацев.

Введение

Вводная страница отчета .

Во введении укажите, о чем отчет и почему он был создан. В зависимости от длины вашего отчета введение может занимать от одного абзаца до целой страницы.

Например, для введения в отчет в социальных сетях достаточно одного абзаца, а для годового отчета больше подойдет целая страница.

Выделите время, чтобы объяснить, почему ваша тема так важна, особенно если это исследовательский отчет. Вам нужно сосредоточиться на том, почему ваших читателей должно волновать то, что вы обнаружили.

Три страницы отчета поделиться результатами исследований». ширина =

Основная часть вашего отчета — это место, где собрана вся информация, и это будет самый длинный раздел вашего отчета. Скорее всего, это займет несколько (от 5 до 50) страниц. Следуйте своему первоначальному плану, чтобы поддерживать последовательный поток в создании контента. Напишите основной текст в виде разделов и подразделов.

Кроме того, используйте маркеры и визуализацию данных в качестве визуальных подсказок . Это поможет вашей аудитории лучше понять содержание вашего отчета.

Посмотрите это видео от Visme, чтобы получить несколько советов по визуализации всех этих данных!




Заключение

Заключительная страница отчета .

Завершите отчет хорошо составленным выводом . Сформулируйте его как краткое изложение того, что было рассмотрено в отчете, и обязательно включите упоминание о разделе рекомендаций и ресурсах в приложении.

Этот раздел никогда не должен приносить новую информацию — вместо этого он должен просто суммировать все выводы, которые вы уже упомянули, в один краткий заключительный раздел.

Рекомендации

Страница рекомендаций в отчете .

Создайте раздел рекомендаций в виде набора практических шагов с умными целями, связанными с возможными решениями. Этот раздел не имеет отношения к школьным отчетам или отчетам о книгах, но необходим в деловой обстановке.

Приложения

Это раздел, в котором вы перечисляете все свои источники, если это исследовательский отчет. Вы также должны добавить любые ссылки, относящиеся к отчету или предыдущим отчетам по той же теме.

Вы даже можете связать интерактивную версию отчета, который вы только что создали с помощью Visme. Visme позволяет создавать интерактивные и анимированные документы, которые можно опубликовать в Интернете одним щелчком мыши, предлагая новое измерение для вашего отчета.

При создании приложений рекомендуется добавлять только ту информацию, которая имеет отношение к отчету или на которую вы ссылались при написании отчета. Используйте ссылочные аннотации внутри отчета, чтобы ссылаться на содержание в приложении.

Содержимое отчета, использованное в этом образце отчета, можно найти здесь.

Основные советы по написанию отчетов

Инфографика с шестью нашими советы по написанию отчетов». ширина=

Хотите создать выдающийся визуальный отчет?

  • Выберите один из десятков профессионально разработанных шаблонов.
  • Создавайте анимированные диаграммы и творчески визуализируйте статистику и цифры.
  • Настройте все в соответствии с имиджем вашего бренда и потребностями в содержании

Соблюдение формата написания отчета — это только часть процесса. Вы также должны осознавать, как вы сочетаете письменный контент и визуальные эффекты.

Вот несколько советов от команды Visme, которые помогут вам создавать потрясающие отчеты.

  1. Прежде чем писать введение или заключение, напишите основную часть отчета.
  2. Используйте визуализацию как можно чаще, но не "только ради визуальных эффектов". Убедитесь, что у каждого визуального элемента есть цель. подготовить хорошо написанный отчет. Например, используйте активный залог и воздержитесь от использования слишком большого количества сокращений.Кроме того, используйте простой язык и избегайте нагромождения слов.
  3. Придерживайтесь фактов! Будьте ясны и лаконичны.
  4. Используйте средство проверки грамматики, например Grammarly . Даже самые лучшие ключевые показатели эффективности и рентабельности инвестиций не спасут вас от неправильной грамматики.
  5. Старайтесь, чтобы приложение было небольшим. Не делайте это слишком длинным, иначе это станет обременительным.

Образец отчета в стандартном формате написания отчета

Нажмите на изображение ниже, чтобы использовать этот настраиваемый шаблон для создания отчета. Он соответствует стандартному формату написания отчета, поэтому вы не запутаетесь и не пропустите раздел.

Синий , бирюзовый и розовый шаблон отчета об исследовании доступен в Visme.

Приветствую вас

Надеюсь, этот пост помог вам лучше понять, как лучше всего составить отчет. Следование стандартному формату написания отчетов — это именно то, что вам нужно для создания привлекательных и запоминающихся отчетов. Следуйте приведенным выше советам, и вы больше никогда не будете делать скучные отчеты.

Точно так же, как следование формату написания отчетов поможет вам создать лучший отчет, подписка на Visme поможет вам создать полный набор визуального контента.

Советы по написанию отчетов

Следуйте этим советам по написанию отчетов, чтобы сделать ваши отчеты более интересными и эффективными.

Вызывает ли какая-либо письменная форма больше зевоты, чем отчет? Хотя заметки, как правило, скучны, они, как правило, кратки. Современные официальные документы теперь включают привлекательную инфографику и другие приятные для глаз вещи. Но сообщает. . . Это слово вызывает в воображении всевозможные негативные ассоциации, от ужасных школьных отчетов до скучных правительственных документов, занимающих сотни страниц.

То, что в отчетах не так увлекательно, они компенсируют полезностью. Эти трудоемкие документы передают серьезную информацию с широким спектром применений. И даже в наш век электронной почты и обмена мгновенными сообщениями умение составить хорошо написанный отчет остается ценным навыком.

Начнем с того, что надежный отчет содержит следующее:

  • Уважение к читателю
  • Сильные организаторские способности
  • Отличное владение письменной речью
  • Профессионализм и внимание к деталям

Советы по написанию отчетов

Все письменные проекты должны начинаться с мысли о читателе. Кто будет читать этот документ и почему? Что интересует читателя или что он должен знать? Ответы на эти вопросы помогут сфокусироваться и помогут определить, какую информацию следует включить, а какую опустить. Например, если в отчете оцениваются различные программные решения, в одном разделе могут быть указаны критерии отбора претендентов, а в другом — процесс оценки.

Не менее важно, чтобы составители отчетов учитывали образ мыслей читателей. Поскольку он представляет собой кульминацию часов — если не недель или месяцев — исследований и умственной обработки, документ обычно вызывает определенную гордость за авторство. Однако для читателя отчет представляет собой еще одну потребность в его и без того ограниченном времени. По возможности ищите способы облегчить читателю получение необходимой информации.

Читайте также: