Как написать деловое письмо в word

Обновлено: 04.07.2024

Учитель в средней школе или колледже может попросить вас написать деловое письмо в Microsoft Word. Для этого вам нужно будет использовать правильный стиль и формат. Word 2019 — это текущая версия, но если вы используете более раннюю версию, например Word 2007, основное отличие заключается в макете ленты Microsoft Word. Независимо от версии используйте стандартный формат делового письма.

Адреса отправителя и получателя

Если вы являетесь отправителем, введите свой адрес на одну строку выше даты. Укажите свой почтовый адрес, город и почтовый индекс. Не указывайте свое имя. Адрес получателя — это местонахождение человека, которому вы отправляете письмо. Включите имя и титул, такие как Мистер, Мисс или Миссис. Если женщина предпочитает Мисс или Мисс, используйте то, что она предпочитает. Если вы не знаете ее предпочтения, используйте Ms. Включите профессиональные титулы, такие как Dr. Для адреса в Соединенных Штатах используйте стандартный почтовый формат США. Для международного адреса введите почтовый адрес и город, как обычно, но введите название страны заглавными буквами. Адрес получателя находится на одну строку ниже вашего адреса. Отформатируйте адрес получателя по левому краю.

Дата и приветствие

Если вы не отправляете письмо через несколько дней после того, как напечатали его, отправьте письмо в тот же день, когда вы его напечатали. Используйте стандартный формат даты: месяц, день, год, например 1 июня 2015 года. Введите месяц, день и год на расстоянии 2 дюймов от верхнего края страницы.

Укажите имя человека, которому вы пишете, и личную или профессиональную должность. Если вы пишете кому-то, кого знаете, — а вы обычно обращаетесь к этому человеку по имени — используйте его имя. В приветствии в деловом письме всегда ставится двоеточие, а не запятая. Если вы не по имени, введите его титул и фамилию. После приветствия оставьте пустую строку перед абзацами основного текста.

Основные абзацы

Для стандартных блочных и модифицированных блочных форматов используйте один пробел и выравнивайте каждый абзац по левому краю. Оставьте пустую строку между каждым абзацем. Сделайте свое открытие вежливым и профессиональным. Укажите, почему вы пишете письмо — например, вы отвечаете на объявление о вакансии. Покажите, насколько ваша квалификация соответствует требованиям вакансии. Приведите примеры своих лучших работ. Предоставьте доказательства признания или награды. Упомяните рекомендации учителей или предыдущих работодателей. Например, если вы претендуете на должность ветеринарного врача, укажите любые рекомендации и опыт работы няней, чтобы подтвердить свой интерес и квалификацию.

Закрытие и вложения

Отформатируйте закрытие в той же точке по вертикали, что и ваша дата, и на одну строку ниже после последнего абзаца основного текста. Используйте только первое слово в конце с заглавной буквы и ставьте запятую после последнего слова. В примере «С уважением» после слова «ваш» стоит запятая. Оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя.

Вложения указывают на то, что вы вложили в конверт другие документы. Введите слово «Вложения» на одну строку ниже закрытия. При желании вы можете указать название каждого документа, но это не обязательно.

Если вы печатали письмо для кого-то другого, укажите это своими инициалами. Формат — прописные для инициалов человека, который запрашивает письмо, и строчные для инициалов машинистки. Например, если Джейн Смит попросит Майка Джонса напечатать за нее письмо, Майк Джонс отформатирует инициалы машинистки следующим образом: JS:mj.

Стиль и шрифт

Наиболее распространенным стилем деловых писем является стандартный блочный формат. Для этого формата выровняйте все по левому краю. Для измененного формата блока поместите обратный адрес, дату, закрытие и подпись справа от центра страницы. Кроме того, вы можете отформатировать их так, чтобы они были на одном уровне с правым полем. В модифицированном блочном стиле все абзацы основного текста выравниваются по левому краю. Для полублочного формата сделайте отступ в первой строке каждого абзаца. Хотя вы можете использовать Ariel, большинство компаний предпочитают Times New Roman 12.

Здравствуйте, в следующих нескольких видео мы собираемся создать это официальное деловое письмо здесь, в Microsoft Word 2016, так что давайте начнем.

Итак, в первую очередь, давайте откроем Word, а я использую Windows 10 и Microsoft Word 2016. Чтобы открыть его, нажмите на маленький значок окна, мне кажется, проще там, где написано, внизу он говорит: «Спроси меня о чем угодно». Я нажму «Word», вот он. Откройте его.

Отлично! Это наш начальный экран. Вы можете начать с пустого документа, что мы и собираемся сделать в этом видео, но что вы можете сделать, если хотите сэкономить время, работайте с шаблоном. Здесь вверху есть «Поиск шаблонов», вы можете ввести, скажем, «фирменный бланк», нажать «Вернуть». Вы должны быть подключены к сети, потому что есть много вещей, которые он загружает из сети во время работы. Так что иногда подключение к Интернету полезно.

Видите ли, я вставил фирменный бланк, и у меня есть несколько вариантов, их не так много. Поэтому, когда дело доходит до выбора нашего шаблона, часто вы собираетесь играть со словами, которые вы используете, поэтому вместо «бланка», если вы просто вставите «букву», вы получите большую разницу с точки зрения результатов. , видишь? Это может быть то, что вы ищете, и это то, к чему мы стремимся.

Итак, взгляните на это, это может быть... Вы можете найти что-то здесь, и вы скажете: "Работа сделана", пропустите всю серию видео и просто начните работать с этих фирменных бланков здесь. Я нахожу эти шаблоны немного сложными, потому что в них много автоматических элементов, поэтому, если вы новичок, они могут показаться вам не такими полезными, как кажутся.

Теперь, даже если вы не используете эти шаблоны, потому что в них есть что-то вроде автоматизации, я считаю, что язык в них действительно полезен. Если вам нужно... Я не знаю... Вот это, письмо, подтверждающее утерю кредитной карты, вы должны иметь его заранее написанным, идите туда, возьмите текст, который вы использовали для своих личных вещей. .

Там есть кое-что полезное, а есть кое-что менее полезное, например вот это, не менее полезное. Письмо об увольнении сотрудника из-за неудовлетворительной работы, оно как бы подготовлено и написано, и... Да, там есть несколько хороших, несколько интересных. В любом случае, мы не собираемся начинать с шаблонов, мы собираемся щелкнуть слово «Главная» и начать с пустого документа.

Итак, первое, что мы делаем с любым документом, — это сохраняем его. Вы можете видеть, что в верхнем левом углу находится эта маленькая старая дискета, нажмите «Сохранить». Куда мы его втыкаем? Вам решать, куда пойдет ваш. Вероятно, наиболее распространенным является то, что если вы нажмете «Обзор» и перейдете к своим «Документам» слева, я создам новую папку здесь, чтобы поместить все мои файлы, а не просто сбрасывать их. здесь, конечно, можно.

Здесь вверху написано "Новая папка". Если вы используете старую версию Windows, иногда вы можете «щелкнуть правой кнопкой мыши» и перейти к «Новый», «Папка»; они все немного разные. Итак, с этой новой папкой здесь... На самом деле я собираюсь переименовать ее, поэтому я собираюсь «щелкнуть ее правой кнопкой мыши», перейти к «Переименовать», и это будут мои «Файлы классов Word». Итак, сегодня мы поместим все в эту папку. Когда вы создали новую папку и сейчас нажимаете «Сохранить», она фактически не войдет внутрь, пока вы не нажмете на нее. Посмотрите это, «двойной щелчок», и теперь я в своих «Документах», внутри «Файлов мирового класса», я собираюсь дать этому имя. Теперь, когда дело доходит до соглашения об именах, вы можете дать ему что угодно, поэтому в моем случае я назову его «BYOL», это будет компания, а это будет «Кредитное письмо», которое мы пишем.

В конце этих вещей часто можно добавить "V1", "V2", "V3" для любых корректировок, которые вы делаете, ваши комментарии, которые возвращаются, никогда не называйте их "Final". Финал - поцелуй смерти. Если вы назовете его «Final», у вас будет «Final2», «Final Revisited», просто «V1», «V2» отлично работает! Нажимаем «Сохранить». Это супер легкий материал, из пути. Давайте перейдем к следующему видео.

Написание хорошего делового письма может потребовать времени и усилий. Важно выбрать правильную формулировку и включить нужное количество деталей. Не менее важным является формат вашего письма. Убедитесь, что вы используете профессиональный и правильный формат делового письма, такой как традиционный блочный формат. Ознакомьтесь с нашим бесплатным образцом шаблона делового письма, который поможет вам начать работу. Продолжайте читать после блока загрузки, чтобы получить дополнительные советы и ссылки на другие ресурсы.

Шаблон делового письма

Скачать

Лицензия: частное использование (не для распространения или перепродажи)

Другие версии

Описание

Используйте этот шаблон, чтобы написать практически любое официальное деловое письмо в стандартном блочном формате. Просто загрузите его, введите свое имя и адрес и напишите письмо. Примеры того, что нужно сказать в вашем письме, можно найти в наших различных образцах писем и посетить некоторые другие веб-сайты, на которые мы ссылаемся.

"Нет установки, нет макросов — просто письмо" — Джон Виттвер и Брент Вес

Советы по написанию эффективного делового письма

Говорите кратко и не отклоняйтесь от темы.
Сохраняйте профессионализм – избегайте слишком фамильярности или расслабленности.
Будьте конкретны в своих заявлениях и запросах
Убедитесь, что вы указали достаточно деталей для эффективного общения.
При использовании фирменных бланков не нужно повторять адрес отправителя — просто начните с даты.
Укажите правильную контактную информацию.
Используйте двоеточие ":" после приветствия.

Образец делового письма

[Ваше имя]
[Улица]
[Город, ул. Почтовый индекс]

[Имя получателя]
[Название]
[Компания]
[Адрес]
[Город, ул. Почтовый индекс]

Уважаемый [имя получателя]: (если неизвестно, используйте «Кому это может касаться»:)

[Краткий вводной абзац с указанием цели]

[Заключительная информация, резюме или благодарность по мере необходимости]

(Подпишите здесь письма, отправленные по почте или факсу)

[Ваше имя]
[Название – если применимо]

Дополнительные примеры шаблонов деловых писем

Похожий контент

Ссылки и ресурсы

Шаблон делового письма

Если вам нравятся наши бесплатные деловые письма, перейдите на эту страницу со своего веб-сайта или блога. Однако мы не позволяем другим сайтам размещать наши файлы. Вы можете использовать следующий URL для ссылки:

Отказ от ответственности. Содержимое этой страницы предназначено для использования в образовательных целях и не может рассматриваться как юридическая или профессиональная консультация.

Эшли Николь ДеЛеон / The Balance

Деловое письмо – это официальный документ, который часто отправляется одной компанией другой или, например, самой компанией своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам. Деловые письма также используются для профессиональной переписки между физическими лицами.

Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой корреспонденции, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных и серьезных типов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение занятости, предложения работы и многое другое.

Написать эффективное, безупречное деловое письмо может быть несложно, если вы придерживаетесь установленных правил оформления и языка.

Имейте в виду, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и предпочитает хорошо оформленные письма, в которых нет опечаток и грамматических ошибок.

Что включить в письмо

Объясните цель вашего письма простым и целенаправленным языком, сделав начальный абзац кратким. Вы можете начать со слов «Я пишу со ссылкой на…» и далее сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны содержать информацию, которая дает читателю полное представление о ваших целях, но избегайте запутанных предложений и излишне длинных слов. Опять же, старайтесь быть кратким, чтобы привлечь их внимание.

Если вы намерены каким-то образом убедить получателя, например, вложить деньги, дать вам рекомендацию, нанять вас, сотрудничать с вами или решить проблему, приведите убедительные доводы в пользу своего дела.

Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите, есть ли совпадения с благотворительными целями его компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодной, и вы повысите свои шансы заручиться их поддержкой.

Разделы делового письма

Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и контактной информации вашего получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.

Ваша контактная информация

Ваше имя
Ваша должность
Ваша компания
Ваш адрес
Город, почтовый индекс штата
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактная информация получателя

Имя
Название
Их компания
Адрес компании
Город, почтовый индекс штата

Приветствие

Используйте вариант "Для кого это может касаться", если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
Используйте официальное приветствие «Уважаемый господин/госпожа/доктор. [Фамилия]», если вы не знаете получателя.
Используйте фразу «Уважаемый [Имя]» только в том случае, если у вас неформальные отношения с получателем.

Тело

Используйте строки с одинарным интервалом с добавлением пробела между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
Выровняйте букву по левому краю (по левому полю).

Заключительное приветствие

Сократите заключительный абзац до двух предложений. Просто повторите причину, по которой вы написали, и поблагодарите читателя за рассмотрение вашей просьбы. Вот несколько хороших вариантов закрытия:

С уважением
С уважением
С уважением
С уважением

Если ваше письмо менее официальное, рассмотрите возможность использования:

Всего наилучшего
Лучший
Спасибо
С уважением

Ваша подпись

Поставьте свою подпись сразу под окончанием и оставьте четыре пробела между ним и вашим полным именем, должностью, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить. Используйте формат ниже:

Ваша рукописная подпись

Введено полное имя
Заголовок

Убедитесь, что ничего не пропущено

Хорошее эмпирическое правило – дважды вычитывать свою корреспонденцию, а затем попросить коллегу просмотреть ее, чтобы убедиться, что ничего не пропущено.

Шаблон делового письма

Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве образца и скачать шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для текстовой версии ниже.

Образец делового письма (текстовая версия)

Оскар Ли
главный редактор
Acme Graphics & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем предстоящем мероприятии по установлению вакансий отдела гуманитарных наук. Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотели бы предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые, возможно, ищут новых сотрудников со степенью в области гуманитарных наук.

Мероприятие пройдет в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится от двух до трех часов. Если вы заинтересованы в том, чтобы посетить или отправить представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом как можно скорее, и я забронирую для вас столик.

Спасибо, что уделили время, и я надеюсь услышать от вас в ближайшее время.

(подпись печатная копия письма)

Линда Лау
Заведующий кафедрой гуманитарных наук

Пример электронной подписи

Если вы отправляете письмо по электронной почте, ваша подпись будет немного отличаться. Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:

Отправка делового письма по электронной почте

Имя Фамилия
Должность
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.

Советы по написанию делового письма

Просмотрите образцы писем, в том числе сопроводительные письма, письма с благодарностью за собеседование, последующие письма, письма о приеме на работу и письма об отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и другие образцы писем и советы, связанные с работой и бизнесом.

Читайте также: