Как использовать шаблон в Word

Обновлено: 07.07.2024

Шаблон экономит время. Это способ создавать документы Word 2013, использующие те же стили и форматирование, без необходимости заново создавать всю эту работу и усилия. По сути, шаблон экономит время.

Чтобы использовать шаблон, выберите его при создании нового документа. Вы выбираете конкретный шаблон вместо использования пустого нового документа. Когда шаблон открывается, он содержит все необходимые стили и форматирование. Он может даже содержать текст, верхние и нижние колонтитулы или любую другую общую информацию, которая может не меняться для аналогичных документов.

Использование шаблонов в Word не требуется, так же как вам не нужно выполнять дополнительное форматирование или какие-либо причудливые действия. Но с помощью шаблонов вы сэкономите время.

Вы можете создавать документы, используя собственные шаблоны или шаблоны, поставляемые с Word или доступные в Интернете.

Каждый документ в Word основан на шаблоне. Если вы не указываете шаблон, например, когда вы запускаете новый пустой документ, Word использует шаблон обычного документа, NORMAL.DOTM .

Word использует три расширения имени файла для своих шаблонов документов: DOT было расширением имени файла шаблона для более старых версий Word. Для Word 2013 используются DOTX и DOTM. DOTX относится к шаблону, в котором не используются макросы; DOTM указывает на шаблон, который использует макросы.

Как создать новый документ с помощью шаблона

В Word входит множество уже созданных шаблонов, а также любые шаблоны, которые вы придумаете сами. Чтобы увидеть их, вы должны отправиться в меню «Создать» на экране «Файл». Выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку "Файл".

Появится экран "Файл".

Выберите «Создать» в левой части экрана «Файл».

Появится раздел «Избранное» на экране «Новый». В нем перечислены собственные шаблоны Word, а также некоторые онлайн-шаблоны. Вы можете выбрать один из этих шаблонов; если вы найдете тот, который вам подходит, перейдите к шагу 4.

Чтобы просмотреть собственные шаблоны, щелкните заголовок Личные.

На экране отображаются только те шаблоны, которые вы создали сами.

Нажмите на шаблон, чтобы создать новый документ, используя форматирование этого шаблона и любой предопределенный текст или графику.

Появится новое окно документа, готовое для редактирования.

Новый документ содержит стили и форматы и, возможно, даже некоторый текст, готовый для использования или редактирования. На этом этапе вы работаете с документом точно так же, как и с любым другим документом в Word, хотя многие операции по форматированию и вводу текста уже выполнены за вас.

Несмотря на то, что шаблон сэкономил вам время, вам все равно нужно сохранить свою работу! Воспользуйтесь командой Сохранить и как можно скорее дайте вашему документу правильное имя!

Редактирование документа не меняет шаблон.

Как прикрепить шаблон к документу

Надежда не теряется, если вы забываете выбрать шаблон или слишком поздно решаете, что для вашего документа нужен шаблон, или даже если вы хотите изменить шаблон. В этом случае вам необходимо прикрепить к документу новый шаблон. Звучит страшно, но на самом деле все очень просто. Выполните следующие действия:

Откройте документ, к которому необходимо прикрепить новый шаблон.

Перейдите на вкладку "Файл".

На экране "Файл" выберите команду "Параметры".

Появится диалоговое окно "Параметры Word".

Выберите «Надстройки» в левой части диалогового окна «Параметры Word».

Выберите «Шаблоны» в раскрывающемся списке «Управление».

Вы найдете раскрывающийся список "Управление" в центре нижней части диалогового окна.

Нажмите кнопку "Перейти".

Откроется диалоговое окно "Шаблоны и надстройки". Вы должны увидеть, какой шаблон прикреплен к документу, например Обычный. Какое бы имя шаблона ни появилось, какой бы шаблон ни был прикреплен к документу.

Нажмите кнопку "Прикрепить".

Word отображает диалоговое окно "Прикрепить шаблон", которое выглядит и работает так же, как диалоговое окно "Открыть".

Выберите шаблон, который хотите прикрепить.

Перечисленные шаблоны хранятся на вашем компьютере; вы не видите весь спектр шаблонов, который вы найдете на экране «Создать».

Нажмите кнопку "Открыть".

Шаблон прикреплен к вашему документу.

Убедитесь, что выбран параметр «Автоматически обновлять стили документа».

Обновление стилей означает, что текущие стили вашего документа изменены, чтобы отразить стили нового шаблона, что, возможно, вам и нужно.

Стили (а также настраиваемые панели инструментов и макросы), сохраненные в этом шаблоне, теперь доступны для вашего документа, и теперь документ прикреплен к шаблону.

Обратите внимание, что прикрепление шаблона не объединяет текст или графику, хранящиеся в этом шаблоне. В документ объединяются только стили (а также настраиваемая панель инструментов и макросы).

Вы также можете выполнить следующие действия, чтобы открепить шаблон. Сделайте это, выбрав Обычный ( NORMAL.DOTM ) в качестве шаблона для прикрепления.

Это знакомство с шаблонами Word 2013 вызвало у вас желание получить дополнительную информацию и представление о приложениях Office 2013? Вы можете бесплатно протестировать любой из курсов электронного обучения For Dummies. Выберите свой курс (вас могут заинтересовать дополнительные материалы по Office 2013), заполните форму быстрой регистрации, а затем попробуйте электронное обучение с помощью программы «Попробуйте!». кнопка. Вы будете на правильном пути к более надежным ноу-хау: полная версия также доступна в Office 2013.

В Microsoft Word шаблоны — это предварительно разработанные документы, которые вы или кто-то другой (например, Microsoft) создаете для использования в качестве шаблона для проекта. Шаблон может быть визитной карточкой, брошюрой, резюме, презентацией... список можно продолжить. Независимо от цели, шаблоны обеспечивают согласованность дизайна, необходимую любой организации (или отдельному лицу), чтобы выглядеть профессионально. (Вы также можете найти шаблоны для Excel, PowerPoint и других приложений, но в этой статье мы сосредоточимся на Microsoft Word.)

Шаблон содержит определенный макет, стиль, дизайн и, иногда, поля и текст, которые являются общими для каждого использования этого шаблона. Некоторые шаблоны настолько полны (например, визитные карточки), что вам нужно только изменить имя человека, номер телефона и адрес электронной почты. Другие, например бизнес-отчеты или брошюры, могут потребовать изменения всего, кроме макета и дизайна.

Однажды создав шаблон, вы можете использовать его снова и снова. Помните, что когда вы открываете шаблон для запуска проекта, вы сохраняете проект как файл другого типа, например в базовом формате Word .docx, для редактирования, совместного использования, печати и т. д. Файл шаблона остается неизменным до тех пор, пока вы не захотите его изменить (подробнее об этом позже).

JD Sartain / IDG Worldwide

Это образец шаблона в Microsoft Word.

Как получить доступ к стандартным шаблонам Microsoft Word

К счастью для нас, Microsoft предоставляет сотни шаблонов для всех своих программ. Обратите внимание, что большинство шаблонов Microsoft находятся в сети, что означает, что вы не можете получить к ним доступ, если не подключены к Интернету.

Чтобы открыть один из системных шаблонов в Word:

<р>1. Откройте Microsoft Word и выберите Создать.

<р>2. Просмотрите предлагаемые категории поиска: бизнес, личное, промышленность, наборы дизайнов, события, образование или письма. Для этого упражнения выберите Бизнес.

<р>3. Word отображает сообщение «Выполняется поиск в тысячах онлайн-шаблонов».

<р>4. Word отображает результаты поиска шаблонов на экране, а также полный список категорий на панели прокрутки справа.

<р>5. Прокрутите страницу вниз или выберите другую категорию, а затем выберите шаблон, который подходит для вашего текущего проекта.

Выберите шаблон из категории, затем начните заполнять свои данные и изображения.

Мы выбрали шаблон Интернет-кафе. Обратите внимание, что фотографии, графика и основная информация, например часы, уже созданы в шаблоне. Вам нужно только ввести существующие данные с данными вашей компании, и брошюра готова.

Как изменить шаблон Microsoft Word

Вы можете изменить цвета, шрифт, фотографии, логотип и все остальное в этом шаблоне. Если вы еще не выбрали брошюру об интернет-кафе, сделайте это сейчас. Прежде чем вносить какие-либо изменения, сохраните этот шаблон с новым именем файла.

<р>1. Если вы следуете обычным процедурам сохранения документов (вы можете сделать это здесь), вы выбираете Файл > Сохранить как > Компьютер > Обзор. Затем перейдите в соответствующую папку и дайте шаблону новое имя.

<р>2. Помните, что после того, как вы щелкнете стрелку вниз рядом с Тип файла в поле ввода и выберите Шаблон Word (*.dotx) из списка (и измените имя, конечно, в поле ввода Имя файла) Microsoft автоматически помещает файл в собственную папку шаблонов.

<р>3. После сохранения в качестве шаблона закройте файл.

<р>4. Теперь откройте его снова. Обратите внимание, что его нет в указанной вами папке. Не паникуйте. Перейдите к C:UsersownerDocumentsCustom Office Templates, и там появятся ваши пользовательские шаблоны. Выберите тот, который вы только что сохранили, из списка и откройте его.

JD Sartain / IDG Worldwide

Сохраните документ как шаблон.

<р>5.Измените разделы нового шаблона, которые будут в каждой брошюре, например, логотип или контактную информацию. Затем снова сохраните его как шаблон, нажав Ctrl+S. Он будет сохранен в том же месте.

<р>6. Затем введите всю остальную информацию и сохраните ее — на этот раз в виде документа, чтобы вы могли распечатать его или поделиться им с другими.

Когда вы будете готовы создать новую брошюру, просто откройте шаблон, введите новые данные и сохраните готовую брошюру как документ.

JD Sartain / IDG Worldwide

Этот шаблон интернет-кафе был изменен и сохранен как документ-брошюра.

Как создавать собственные шаблоны в Word

Пользовательские шаблоны могут быть как простыми, так и сложными. Например, вы можете создать шаблон для информационного бюллетеня вашей компании, плакатов для семинара или приглашений на корпоративные мероприятия. Вы также можете создавать интерактивные шаблоны для загрузки в Интранет, чтобы другие могли заполнить пробелы, например, для печати собственных конвертов и фирменных бланков.

Сначала создайте документ — оформите и отформатируйте его, добавьте графику и фотографии. Если он интерактивный, выберите Элементы управления на вкладке "Разработчик" и создайте настраиваемые поля ввода для взаимодействия с пользователем.

Для этого упражнения создайте листовку с объявлением о конференции Meet & Greet, включающей обед, коктейли и ужин для высшего руководства компании и ее новых стажеров.

<р>1. Начните с пустого документа.

<р>2. Создайте два столбца: левый — 4,5 дюйма, правый — 2,5 дюйма, а расстояние между столбцами — около 3/8 дюйма. Эти измерения являются только предложениями. Внесите необходимые изменения для вашего проекта и выбранных вами изображений и графики.

<р>4. Выберите шрифт (мы выбираем Century Gothic), стиль (без засечек) и цвет (белый) для этого заголовка.

<р>5. Повторите этот процесс для субтитров. В нашем примере мы меняем цвет шрифта на темно-бирюзовый.

<р>6. Создайте несколько графических блоков для заголовка (темно-бирюзовый) и подзаголовка (светло-бирюзовый). Выберите Вставить > Фигуры и выберите прямоугольник из списка значков.

<р>7. Вставьте подходящую фотографию в оба столбца. Выберите «Вставка» > «Изображения» и выберите фотографии из библиотеки изображений. Добавление изображений дает вам возможность определить размеры изображений и ширину столбцов и настроить их по мере необходимости.

<р>8. Введите расписание и повестку дня в первом столбце. Используйте Century Gothic 14 (черный) для основного текста и Century Gothic 18 (темно-бирюзовый) для заголовков.

<р>9. Введите время и место, а также организаторов конференции во втором столбце, используя те же шрифты и цвета для основного текста и заголовков.

JD Sartain / IDG Worldwide

Создайте собственный шаблон мероприятия.

<р>10. Когда конечный продукт вас удовлетворит, нажмите Сохранить как > Meet+Greet.docx (обычный документ Word), чтобы поделиться им или распечатать его.

<р>11. Перед выходом также сохраните этот документ как шаблон. Нажмите «Сохранить как» > «Тип файла», выберите из списка Шаблон Word [*.dotx] и сохраните как Meet+Greet.dotx. Для следующей конференции шаблон готов, чтобы вы могли начать работу.

Если в папке Custom Office Templates есть несколько пользовательских шаблонов, когда вы открываете Word и выбираете Создать, Word предоставляет новую категорию в фоновом меню под названием Личные. Щелкните эту категорию, чтобы просмотреть и открыть сохраненные шаблоны.

JD Sartain / IDG Worldwide

Откройте свой собственный шаблон в разделе Создать > Личное.

Как добавить интерактивный компонент в шаблон

В некоторых шаблонах для пользовательского ввода используются интерактивные элементы управления. Например, представьте, что раз в месяц руководители отделений, помощники управляющих и кредиторы крупного банковского учреждения встречаются в одном из 12 отделений. В обязанности вашего ассистента входит отправка по электронной почте даты, времени, места, спикеров, тем и повестки дня каждому участнику. Вместо того, чтобы этот человек перепечатывал данные в обычном шаблоне, вы можете создать шаблон, в котором параметры могут быть выбраны из списка. Например:

<р>1. Сначала создайте шаблон, а затем решите, какие поля (дата, время и т. д.) можно выбрать из списка.

<р>2. Перейдите на вкладку Разработчик.

<р>3.Наведите курсор на шаблон, где стоит дата.

<р>4. Выберите Вставить > Текст > Экспресс-блоки > Поле, затем выберите Дата в списке Категории и выберите формат даты на панели Свойства. Нажмите ОК. Теперь дата будет обновляться автоматически.

JD Sartain / IDG Worldwide

Вставьте поле даты, которое автоматически обновляется.

<р>5. Затем поместите курсор на шаблон, где находится местоположение.

<р>6. Выберите Разработчик > Элементы управления > Управление содержимым поля со списком. Word помещает этот элемент в ваш шаблон.

<р>7. При выбранной вкладке "Разработчик" нажмите Элементы управления > Свойства. Откроется диалоговое окно Свойства элемента управления содержимым.

<р>8. Нажмите кнопку Добавить, введите название филиала в диалоговом окне Добавить вариант, затем нажмите ОК. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не будут введены все местоположения филиалов, затем снова нажмите ОК, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Создайте элемент управления Combo Box, чтобы пользователи могли выбирать параметры из списка.

<р>9. Если вы хотите изменить, удалить или переместить запись вверх или вниз, выделите запись и нажмите соответствующую кнопку.

<р>10. Вы можете изменить цвет рамки поля со списком, а также изменить или создать собственный стиль (шрифты, цвет, атрибуты и т. д.) для шрифта, используемого внутри поля со списком.

<р>11. Повторите шаги с 5 по 8 выше, чтобы создать элементы управления содержимым поля со списком для остальных полей: дата и время встречи, докладчики и темы.

<р>12. По завершении сохраните документ как шаблон Word (*.dotx).

Советы по шаблонам: как создавать собственные таблицы стилей

Таблица стилей по умолчанию в MS Word называется normal.dotx. Не рекомендуется изменять эту таблицу стилей, потому что позже это может привести к некоторым нежелательным эффектам. Лучше всего создавать собственные таблицы стилей для каждого пользовательского шаблона. Например, шрифт normal.dotx — Calibri, абзацы выровнены по левому краю, интервал — 1,15 и т. д. Заголовок 1 — Cambria 16 пунктов и т. д. Вы можете изменить эти настройки вручную во всем документе, не сохраняя их в обычную таблицу стилей, и перед вы сохраняете документ как шаблон.

Когда все будет готово, используйте эти пользовательские настройки для новой таблицы стилей, название которой может быть похоже на имя шаблона. Например, если вы создаете собственный шаблон брошюры, вы можете назвать его и таблицу стилей Brochure1. Тогда дизайн будущих брошюр будет намного проще.

<р>1. Выберите вкладку «Главная», затем нажмите маленькую стрелку в правом нижнем углу группы Стили. В раскрывающемся меню нажмите кнопку Новые стили (внизу слева).

<р>2. Во всплывающем диалоговом окне Создать новый стиль на основе форматирования введите имя стиля, например Брошюра1.

<р>3. Затем выберите Абзац из списка полей Тип стиля, который влияет на весь абзац, в отличие от стиля символов, который влияет только на символы внутри абзаца.

<р>4. Вы можете выбрать стиль, основанный на другом стиле, например на обычном стиле, одном из стилей заголовка или без стиля. Если вы планируете использовать большинство функций форматирования в стиле «Обычный», за исключением нескольких отличий, выберите стиль «Обычный». Если пользовательский стиль будет совершенно другим, выберите вариант Без стиля.

<р>5. В разделе «Форматирование» выберите «Шрифт» и «Размер», затем выберите «Цвет шрифта», например «Коричневый», «Выравнивание», например «По ширине», «Интервал», например, 1,15, и «Отступы». Обратите внимание, что поле в центре диалогового окна показывает, как выглядит абзац с выбранными параметрами формата.

Джей Ди Сартайн / IDG

Как создать собственную таблицу стилей

<р>6. В левом нижнем углу нажмите кнопку Формат. Обратите внимание на девять опций в раскрывающемся списке. В диалоговом окне «Шрифт» вы можете дополнительно настроить параметры шрифта, такие как стиль шрифта (жирный, курсив и т. д.), стиль подчеркивания; Нижний и верхний индекс, маленькие заглавные буквы и т. д.

<р>7. В диалоговом окне Абзац можно настроить отступы и интервалы, а также разрывы строк и страниц. Используйте диалоговое окно «Вкладки», чтобы настроить выравнивание и позицию вкладок, например точки между названием главы и номером страницы главы в оглавлении.

<р>8. В диалоговом окне «Границы и затенение» представлены параметры «Граница», такие как «Рамка», «Тень», «3D» и т. д.; и Параметры затенения включают цвета и узоры.Функция «Язык» — это, конечно же, язык абзаца, например, французский или итальянский. Обратите внимание: если вам нужны только определенные слова на другом языке, например c’est la vie в середине абзаца, создайте стиль символов под названием French.

<р>9. Параметр «Рамка» на самом деле является функцией «Обтекание текстом», которая включает в себя то, как текст обтекает графику в абзаце, интервал вокруг графики и ее расположение на странице. Выберите Нумерация, чтобы определить способ отображения чисел, например стандартные арабские цифры, римские цифры или символы; как они расположены; и очерченные, например, с точкой после или круглыми скобками и т. д. Маркеры также определяются в этом списке, который предоставляет стандартные и настраиваемые маркеры.

<р>10. Далее идут параметры сочетания клавиш, которые позволяют выбрать пользовательское сочетание клавиш для стиля абзаца или символа, например Ctrl+B для полужирного шрифта (по умолчанию в Word), или определить собственное. Последними в списке являются текстовые эффекты, которые позволяют определить цвет, градиент, узор, контур и прозрачность абзаца, например заголовка на титульном листе книги или руководства. Дополнительные текстовые эффекты включают тень, отражение, свечение, мягкие края и формат 3D.

Джей Ди Сартайн / IDG

Как отформатировать пользовательскую таблицу стилей

Где найти файлы шаблонов на вашем компьютере

Настраиваемые шаблоны, которые вы создаете или изменяете на основе одного из стандартных шаблонов Microsoft, хранятся в C:UsersOwnerDocumentsCustom Office Templates, где находится ваше имя для входа. Когда вы откроете папку Пользователи, вы увидите свое имя пользователя в списке папок. Если его там нет, он должен быть в папке, которая на самом деле называется Owner.

JD Sartain / IDG Worldwide

Где находятся личные пользовательские шаблоны и стандартные шаблоны

Microsoft хранит свои шаблоны по адресу:

Опять же, если вам не удалось создать уникальное имя для входа, эта папка может называться . Если вы не можете его найти, папка AppData и все ее файлы и подпапки скрыты.

JD Sartain / IDG Worldwide

Показать скрытые файлы и папки

Чтобы просмотреть скрытые файлы:

Еще два способа найти папку стандартных шаблонов

Чтобы узнать настоящее имя папки Templates:

Выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».
Прокрутите экран примерно на две трети вниз.
Нажмите кнопку Расположение файлов. Откроется окно Расположение файлов.
Word отображает расположение и пути ко всем файлам, связанным с шаблоном.

Вы также можете нажать кнопку Пуск, затем скопировать и вставить это: %appdata%MicrosoftTemplates в поле поиска и нажать Ввод. Папка «Шаблоны» появится в поле «Пуск». Дважды щелкните, чтобы перейти прямо к папке стандартных шаблонов.

поиск меню

Урок 23. Использование шаблона

Введение

Шаблон – это готовый документ, который можно использовать для быстрого создания документов, не задумываясь о форматировании. С помощью шаблона предопределены многие важные решения по оформлению документа, такие как размер полей, стиль и размер шрифта, а также интервалы. В этом уроке вы узнаете, как создать новый документ с помощью шаблона и вставить в него текст.

Создание нового документа с помощью шаблона

Шаблоны помогут вам создать более профессиональный и визуально привлекательный документ. Благодаря большому выбору шаблонов Word вы, скорее всего, найдете подходящий для своей цели — создаете ли вы визитную карточку или простой сертификат. Чтобы использовать шаблоны, вам нужно знать, как создать новый документ с помощью шаблона и как вставить текст в шаблон.

Чтобы вставить шаблон:

< /p>

Панель "Новый документ"

Выбор шаблона

< бр />

Предупреждающее сообщение для шаблона, отличного от Microsoft

Ввод информации в шаблон

Чтобы вставить текст в шаблон:

Шаблоны содержат текст-заполнитель, заключенный в квадратные скобки. Чтобы персонализировать документ, вам нужно будет заменить текст-заполнитель своим собственным текстом.

В некоторых шаблонах вместо обычного текста-заполнителя в квадратных скобках используется обычный текст. В таких случаях удалите текст и введите свой текст.

Вставка текста в шаблон

Для некоторых полей есть стрелка раскрывающегося списка, которую можно использовать для выбора информации, а не для ее ввода. Например, в поле даты будет отображаться календарь, чтобы вам было проще выбрать дату.

Выбор даты для поля даты

Чтобы изменить предварительно заполненную информацию:

В некоторых шаблонах ваше имя или инициалы добавляются автоматически. Это известно как предварительно заполненная информация. Если ваше имя или инициалы неверны, вам нужно будет изменить их в параметрах Word.

Перейдите на вкладку "Файл", чтобы перейти к представлению Backstage.
Нажмите кнопку «Параметры». Появится диалоговое окно «Параметры Word».
Введите имя пользователя и/или инициалы в разделе «Общие», затем нажмите «ОК».

< /p>

Имя пользователя и инициалы

Если вы используете общедоступный компьютер, например, в библиотеке, возможно, вы не захотите изменять эти настройки.

Читайте также: