Как это работает в Excel

Обновлено: 04.07.2024

Освоение основных формул Excel имеет решающее значение для начинающих, чтобы стать высококвалифицированными в финансовом анализе Должностная инструкция финансового аналитика Приведенная ниже должностная инструкция финансового аналитика дает типичный пример всех навыков, образования и опыта, необходимых для найма на должность аналитика. в банке, учреждении или корпорации. Выполняйте финансовое прогнозирование, отчетность и отслеживайте операционные показатели, анализируйте финансовые данные, создавайте финансовые модели. Ресурсы Microsoft Excel Excel Изучайте Excel онлайн с помощью сотен бесплатных руководств, ресурсов, руководств и шпаргалок по Excel! Ресурсы CFI — лучший способ изучить Excel на своих условиях. считается отраслевым стандартом программного обеспечения для анализа данных. Программа Microsoft для работы с электронными таблицами также является одним из наиболее предпочтительных программ для инвестиционных банкиров Инвестиционно-банковские услуги Описание работы В этом описании работы инвестиционно-банковских услуг описываются основные навыки, образование и опыт работы, необходимые для того, чтобы стать аналитиком IB или ассоциированным и финансовым аналитиком в области обработки данных, финансовое моделирование Что такое финансовое моделирование Финансовое моделирование выполняется в Excel для прогнозирования финансовых показателей компании. Обзор того, что такое финансовое моделирование, как и зачем строить модель. и презентация. В этом руководстве представлен обзор и список основных функций Excel.

После того, как вы освоите этот список, перейдите к руководству CFI по расширенным формулам Excel. Расширенные формулы Excel необходимо знать. Эти расширенные формулы Excel очень важны для понимания и выведут ваши навыки финансового анализа на новый уровень. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу Excel! !

Основные термины в Excel

Существует два основных способа выполнения вычислений в Excel: Формулы и функции. Формула и функция. Формула — это уравнение, разработанное пользователем в Excel, а функция — это предопределенный расчет в приложении для работы с электронными таблицами. Это руководство проведет вас через формулу и функцию в Excel, чтобы вы точно знали, в чем сходство и различие. Excel позволяет пользователям выполнять простые вычисления, такие как .

1. Формулы

В Excel формула — это выражение, которое работает со значениями в диапазоне ячеек или ячейке. Например, =A1+A2+A3, который находит сумму диапазона значений от ячейки A1 до ячейки A3.

2. Функции

Функции – это предопределенные формулы в Excel. Они избавляют от трудоемкого ручного ввода формул и присваивают им понятные имена. Например: =СУММ(A1:A3). Функция суммирует все значения от A1 до A3.

Пять способов, позволяющих сэкономить время, чтобы вставить данные в Excel

При анализе данных существует пять распространенных способов вставки основных формул Excel. Каждая стратегия имеет свои преимущества. Поэтому, прежде чем углубляться в основные формулы, мы уточним эти методы, чтобы вы могли заранее создать свой предпочтительный рабочий процесс.

1. Простая вставка: ввод формулы внутри ячейки

Ввод формулы в ячейку или строку формул — самый простой способ вставки основных формул Excel. Процесс обычно начинается с ввода знака равенства, за которым следует имя функции Excel.

Основы Excel - формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс Excel? Пройдите бесплатное обучение Excel, чтобы начать карьеру в сфере корпоративных финансов и инвестиционно-банковских услуг, от Института корпоративных финансов.

Изображение: бесплатный ускоренный курс Excel от CFI Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс Excel? Получите бесплатное обучение Excel для карьеры в области корпоративных финансов и инвестиционно-банковской деятельности от Института корпоративных финансов. .

2. Использование параметра «Вставить функцию» на вкладке «Формулы»

Если вам нужен полный контроль над вставкой функций, все, что вам нужно, это диалоговое окно Excel Insert Function. Для этого перейдите на вкладку «Формулы» и выберите первое меню с надписью «Вставить функцию». Диалоговое окно будет содержать все функции, необходимые для завершения финансового анализа. Типы финансового анализа Финансовый анализ включает использование финансовых данных для оценки эффективности компании и выработки рекомендаций о том, как ее можно улучшить в будущем. Финансовые аналитики в основном выполняют свою работу в Excel, используя электронные таблицы для анализа исторических данных и создания прогнозов. Типы финансового анализа.

3. Выбор формулы из одной из групп на вкладке «Формула»

Этот вариант предназначен для тех, кто хочет быстро изучить свои любимые функции. Чтобы найти это меню, перейдите на вкладку «Формулы» и выберите предпочитаемую группу. Нажмите, чтобы отобразить подменю со списком функций. Оттуда вы можете выбрать свои предпочтения. Однако, если вы обнаружите, что нужной вам группы нет на вкладке, нажмите на опцию «Дополнительные функции» — возможно, она просто там скрыта.

Курсы Excel

4. Использование опции автосуммы

Для быстрых и повседневных задач функция автосуммы Автосумма Формула автосуммы Excel — это ярлык, который может сэкономить время при финансовом моделировании в Excel. Введите «ALT lazy» src="" alt="Основные формулы Excel для начинающих - AutoSum" width="860" height="404" srcset="" размеры="" data-src="https://cdn.corporatefinanceinstitute" .com/assets/Basic-Excel-Function-AutoSum-1-1024x481.jpg" data-srcset="//cdn.corporatefinanceinstitute.com/assets/Basic-Excel-Function-AutoSum-1-1024x481.jpg 1024w, / /cdn.corporatefinanceinstitute.com/assets/Basic-Excel-Function-AutoSum-1-300x141.jpg 300 Вт, //cdn.corporatefinanceinstitute.com/assets/Basic-Excel-Function-AutoSum-1-768x361.jpg 768 Вт, / /cdn.corporatefinanceinstitute.com/assets/Basic-Excel-Function-AutoSum-1-1200x564.jpg 1200 Вт, //cdn.corporatefinanceinstitute.com/assets/Basic-Excel-Function-AutoSum-1-600x282.jpg 600 Вт, / /cdn.corporatefinanceinstitute.com/assets/Basic-Excel-Function-AutoSum-1.jpg 1952w" data-sizes="(max-width: 860px) 100vw, 860px">

5. Быстрая вставка: использование недавно использовавшихся вкладок

Если повторный ввод последней формулы кажется вам монотонной задачей, воспользуйтесь меню «Недавно использованные». Эта опция находится на вкладке «Формулы» — третьем пункте меню рядом с «Автосумма».

Бесплатное руководство по формулам Excel на YouTube

Посмотрите БЕСПЛАТНОЕ видео на YouTube от CFI, чтобы быстро изучить самые важные формулы Excel. Посмотрев видеодемонстрацию, вы быстро изучите самые важные формулы и функции.

Семь основных формул Excel для вашего рабочего процесса

Поскольку теперь вы можете вставлять предпочитаемые формулы и работать правильно, давайте проверим некоторые основные функции Excel, чтобы начать работу.

1. СУММ

Функция СУММ Функция СУММ Функция СУММ относится к категории математических и тригонометрических функций. Функция суммирует ячейки, переданные в качестве нескольких аргументов. Это самая популярная и широко используемая функция в Excel. SUM помогает пользователям выполнять быстрое суммирование указанных ячеек в MS Excel. Например, нам дана стоимость 100 — это первая формула, которую необходимо знать в Excel. Обычно он объединяет значения из набора столбцов или строк из выбранного диапазона.

=СУММ(число1, [число2], …)

=SUM(B2:G2) — простой выбор, который суммирует значения строки.

=SUM(A2:A8) — простой выбор, который суммирует значения столбца.

=SUM(A2:A7, A9, A12:A15) – сложная коллекция, которая суммирует значения из диапазона от A2 до A7, пропускает A8, добавляет A9, пропускает A10 и A11, а затем, наконец, добавляет от A12 до A15.

=СУММ(A2:A8)/20 — показывает, что вы также можете преобразовать функцию в формулу.

2. СРЕДНЕЕ

Функция СРЗНАЧ Функция СРЗНАЧ Вычисляет среднее значение в Excel. Функция СРЗНАЧ относится к категории статистических функций. Он вернет среднее значение аргументов. Он используется для вычисления среднего арифметического заданного набора аргументов. Как финансовый аналитик, эта функция полезна для определения среднего числа чисел.должны напоминать вам о простых средних данных, таких как среднее количество акционеров в данном пуле акций.

=СРЗНАЧ(число1, [число2], …)

=AVERAGE(B2:B11) – показывает простое среднее значение, также похожее на (SUM(B2:B11)/10)

3. СЧЕТ

Функция COUNT Функция COUNT Функция COUNT представляет собой статистическую функцию Excel. Эта функция помогает подсчитать количество ячеек, содержащих число, а также количество аргументов, содержащих числа. Он также будет подсчитывать числа в любом заданном массиве. Он был представлен в Excel в 2000 году. Как финансовый аналитик, он полезен при анализе данных и подсчете всех ячеек в заданном диапазоне, содержащих только числовые значения.

=COUNT(значение1, [значение2], …)

COUNT(A:A) – подсчитывает все числовые значения в столбце A. Однако для подсчета строк необходимо настроить диапазон внутри формулы.

COUNT(A1:C1) — теперь он может считать строки.

Курсы Excel

4. СЧЕТЧИК

Как и функция COUNT, функция COUNTA COUNTA Функция COUNTA вычисляет количество непустых ячеек в заданном наборе значений. Функцию =counta() также часто называют формулой Excel Countif Not Blank. Как финансовый аналитик, функция полезна для подсчета ячеек, которые не являются пустыми или пустыми в заданном диапазоне. подсчитывает все клетки в заданной ярости. Однако он считает все ячейки независимо от типа. То есть, в отличие от COUNT, который подсчитывает только числа, он также подсчитывает даты, время, строки, логические значения, ошибки, пустую строку или текст.

=COUNTA(значение1, [значение2], …)

COUNTA(C2:C13) – подсчитывает строки со 2 по 13 в столбце C независимо от типа. Однако, как и в случае с COUNT, вы не можете использовать одну и ту же формулу для подсчета строк. Вы должны внести коррективы в выделение внутри квадратных скобок — например, COUNTA(C2:H2) будет подсчитывать столбцы от C до H

Функция ЕСЛИ Функция ЕСЛИ Функция оператора ЕСЛИ в Excel проверяет заданное условие и возвращает одно значение для результата ИСТИНА, а другое — для результата ЛОЖЬ. Например, если общая сумма продаж превышает 5000 долларов, верните «Да» для бонуса, в противном случае верните «Нет». Мы также можем создавать вложенные операторы IF, которые часто используются, когда вы хотите отсортировать данные в соответствии с заданной логикой. Преимущество формулы ЕСЛИ в том, что в нее можно встраивать формулы и функции.

=IF(логическая_проверка, [значение_если_истина], [значение_если_ложь])

=IF(C2 SUM(D1:D10), SUM(C1:C10), SUM(D1:D10)) — пример сложной логики IF. Сначала он суммирует C1 и C10 и D1 и D10, а затем сравнивает сумму. Если сумма от C1 до C10 больше суммы от D1 до D10, тогда значение ячейки становится равным сумме от C1 до C10. В противном случае получается СУММА C1–C10.

6. ОБРЕЗАТЬ

Функция TRIM Функция TRIM Функция TRIM относится к категории текстовых функций Excel. TRIM помогает удалить лишние пробелы в данных и, таким образом, очистить ячейки на листе. В финансовом анализе функция TRIM может быть полезна для удаления нерегулярных значений, чтобы ваши функции не возвращали ошибок из-за неуправляемых пробелов. Это гарантирует, что все пустые места будут устранены. В отличие от других функций, которые могут работать с диапазоном ячеек, TRIM работает только с одной ячейкой. Поэтому недостатком этого метода является добавление дублирующихся данных в электронную таблицу.

=ОТРЕЗАТЬ(текст)

TRIM(A2) — удаляет пустые места в значении в ячейке A2.

Изображение: бесплатный ускоренный курс Excel от CFI Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс Excel?Получите бесплатное обучение Excel для карьеры в области корпоративных финансов и инвестиционно-банковской деятельности от Института корпоративных финансов. .

7. МАКС. И МИН.

Функция MAX MAX Функция MAX относится к категории статистических функций Excel. MAX вернет наибольшее значение в заданном списке аргументов. Из заданного набора числовых значений он вернет наибольшее значение. В отличие от функции МАКС, функция МАКС подсчитывает числа, но игнорирует пустые ячейки и функцию МИН. МИН. Функция МИН. относится к категории статистических функций Excel. MIN вернет минимальное значение в заданном списке аргументов. Из заданного набора числовых значений он вернет наименьшее значение. В отличие от функции МИНА, функции помогают найти максимальное и минимальное число в диапазоне значений.

=MIN(число1, [число2], …)

=MIN(B2:C11) – находит минимальное число между столбцом B из B2 и столбцом C из C2 до строки 11 в обоих столбцах B и C.

=MAX(число1, [число2], …)

=MAX(B2:C11) — аналогичным образом находит максимальное число между столбцом B из B2 и столбцом C из C2 в строку 11 в обоих столбцах B и C.

Дополнительные ресурсы

Спасибо, что прочитали руководство CFI по основным формулам Excel. Чтобы продолжить свое развитие в качестве финансового аналитика мирового уровня Станьте сертифицированным аналитиком по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® Сертификация CFI по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® поможет вам обрести уверенность, необходимую в вашей финансовой карьере. Зарегистрируйтесь сегодня! , эти дополнительные ресурсы CFI будут полезны:

Усовершенствованные формулы Excel Усовершенствованные формулы Excel, которые необходимо знать Эти расширенные формулы Excel крайне важны для понимания и позволят вывести ваши навыки финансового анализа на новый уровень. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу Excel!
Преимущества ярлыков Excel Обзор ярлыков Excel Ярлыки Excel — это недооцененный метод повышения производительности и скорости работы в Excel. Ярлыки Excel предлагают финансовому аналитику мощный инструмент. Эти ярлыки могут выполнять множество функций. так же просто, как навигация в электронной таблице для заполнения формул или группировки данных.
Список функций Excel Функции Список наиболее важных функций Excel для финансовых аналитиков. Эта шпаргалка охватывает сотни функций, которые важно знать аналитику Excel.
Моделирование оценки Excel Моделирование оценки в Excel Моделирование оценки в Excel может относиться к нескольким различным типам анализа, включая анализ дисконтированных денежных потоков (DCF), сопоставимые торговые мультипликаторы.

Бесплатное руководство по Excel

Чтобы овладеть искусством работы с Excel, ознакомьтесь с БЕСПЛАТНЫМ ускоренным курсом CFI по Excel. Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс по Excel? Получите бесплатное обучение Excel для карьеры в области корпоративных финансов и инвестиционно-банковской деятельности от Института корпоративных финансов. , который научит вас, как стать опытным пользователем Excel. Изучите самые важные формулы, функции и сочетания клавиш, чтобы уверенно проводить финансовый анализ.

Запустите бесплатный курс CFI по Excel прямо сейчас Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс Excel? Пройдите бесплатное обучение Excel, чтобы начать карьеру в сфере корпоративных финансов и инвестиционно-банковских услуг, от Института корпоративных финансов.

Excel – невероятно мощный инструмент для извлечения смысла из огромных объемов данных. Но он также очень хорошо работает для простых расчетов и отслеживания практически любой информации. Ключом к раскрытию всего этого потенциала является сетка ячеек. Ячейки могут содержать числа, текст или формулы. Вы помещаете данные в свои ячейки и группируете их в строки и столбцы. Это позволяет вам суммировать данные, сортировать и фильтровать их, помещать в таблицы и строить красивые диаграммы. Давайте рассмотрим основные шаги, которые помогут вам начать работу.

Документы Excel называются рабочими книгами. В каждой рабочей книге есть листы, обычно называемые электронными таблицами. Вы можете добавить в книгу столько листов, сколько хотите, или создать новые книги, чтобы хранить данные отдельно.

Нажмите «Файл», а затем «Создать».

В разделе "Создать" щелкните пустую книгу.

Нажмите на пустую ячейку.

Например, ячейка A1 на новом листе. На ячейки ссылаются по их расположению в строке и столбце на листе, поэтому ячейка A1 находится в первой строке столбца A.

Введите текст или число в ячейку.

Нажмите Enter или Tab, чтобы перейти к следующей ячейке.

Выберите ячейку или диапазон ячеек, к которым вы хотите добавить границу.

На вкладке "Главная" в группе "Шрифт" нажмите стрелку рядом с элементом "Границы", а затем выберите нужный стиль границы.

Выберите ячейку или диапазон ячеек, к которым вы хотите применить затенение ячеек.

На вкладке "Главная" в группе "Шрифт" щелкните стрелку рядом с пунктом "Цвет заливки", а затем в разделе "Цвета темы" или "Стандартные цвета" выберите нужный цвет.

Дополнительную информацию о том, как применить форматирование к рабочему листу, см. в разделе Форматирование рабочего листа.

После того, как вы ввели числа в свой лист, вы можете сложить их. Быстрый способ сделать это — использовать автосумму.

Выберите ячейку справа или под числами, которые вы хотите добавить.

Перейдите на вкладку "Главная", а затем нажмите "Автосумма" в группе "Редактирование".

Автосумма суммирует числа и показывает результат в выбранной ячейке.

Сложение чисел — это лишь одна из операций, которые вы можете выполнять, но Excel может выполнять и другие математические операции. Попробуйте использовать простые формулы для сложения, вычитания, умножения или деления чисел.

Выберите ячейку и введите знак равенства (=).

Это сообщает Excel, что эта ячейка будет содержать формулу.

Введите комбинацию чисел и операторов вычисления, например знак плюс (+) для сложения, знак минус (-) для вычитания, звездочку (*) для умножения или косую черту (/) для деления.< /p>

Например, введите =2+4, =4-2, =2*4 или =4/2.

Выполняется расчет.

Вы также можете нажать Ctrl+Enter, если хотите, чтобы курсор оставался в активной ячейке.

Чтобы различать разные типы чисел, добавьте формат, например валюту, проценты или даты.

Выделите ячейки с числами, которые вы хотите отформатировать.

Перейдите на вкладку "Главная", а затем нажмите на стрелку в поле "Общие".

Выберите числовой формат.

Если вы не видите нужный числовой формат, нажмите Другие числовые форматы. Дополнительные сведения см. в разделе Доступные числовые форматы.

Простой способ получить доступ к мощным возможностям Excel — поместить данные в таблицу. Это позволяет быстро фильтровать или сортировать данные.

Выберите данные, щелкнув первую ячейку и перетащив ее к последней ячейке данных.

Чтобы использовать клавиатуру, удерживайте нажатой клавишу Shift и нажимайте клавиши со стрелками для выбора данных.

Нажмите "Таблицы", наведите курсор на кнопку "Таблица", чтобы просмотреть данные, а затем нажмите кнопку "Таблица".

Нажмите стрелку в заголовке столбца таблицы.

Чтобы отфильтровать данные, снимите флажок "Выбрать все", а затем выберите данные, которые хотите отобразить в таблице.

Без сомнения, электронные таблицы Excel являются одним из самых передовых инструментов для работы с необработанными данными и одним из самых опасных инструментов. Приложение выглядит сложным, слишком продвинутым и похоже на то, что может занять несколько часов, чтобы разобраться.

Я не удивлюсь, если услышав, что вам нужно начать использовать MS Excel, ваше сердце забилось сильнее. Есть ли способ сделать Microsoft Excel менее страшным и пугающим? Да.

Изучив несколько приемов работы с электронными таблицами, вы сможете перевести Excel на свой уровень и начать смотреть на приложение в другом свете. Мы собрали несколько самых простых, но действенных советов по работе с электронными таблицами MS Excel, которые вы можете начать использовать со своими данными.

1. Используйте MS Excel Format Painter

Для начала ознакомьтесь с форматированием ячеек электронной таблицы. Визуально организованная электронная таблица высоко ценится другими, поскольку она может помочь им легко следить за вашими данными и вычислениями. Чтобы быстро применить форматирование к сотням ячеек, используйте Редактор форматов:

Выберите ячейку с форматированием, которое вы хотите воспроизвести.
Перейдите в главное меню и нажмите «Формат по образцу». Excel отобразит кисть рядом с курсором.
Пока эта кисть видна, нажмите, чтобы применить все атрибуты из этой ячейки к любой другой.

Чтобы отформатировать диапазон ячеек, на шаге 1 дважды щелкните Мастер форматирования. Это позволит сохранить форматирование активным на неопределенный срок. Используйте кнопку ESC, чтобы деактивировать его, когда закончите.

2. Выделить все столбцы или строки электронной таблицы

Еще один небольшой совет: используйте кнопки CTRL и SHIFT, чтобы выделить строки и столбцы целиком.

Нажмите на первую ячейку последовательности данных, которую хотите выбрать.
Удерживайте нажатыми клавиши CTRL + SHIFT.
Затем используйте клавиши со стрелками, чтобы получить все данные выше, ниже или рядом с ячейкой, в которой вы находитесь.

Вы также можете использовать CTRL + SHIFT + *, чтобы выбрать весь набор данных.

3. Правильно импортируйте данные в Excel

Преимущество использования Excel заключается в том, что вы можете комбинировать различные типы данных из самых разных источников. Хитрость заключается в правильном импорте этих данных, чтобы вы могли создавать из них раскрывающиеся списки Excel или сводные таблицы.

Не копируйте сложные наборы данных. Вместо этого используйте параметры из параметра «Получить внешние данные» на вкладке «Данные». Существуют определенные варианты для разных источников. Поэтому используйте соответствующую опцию для ваших данных:

4. Введите одни и те же данные в несколько ячеек

В какой-то момент вам может понадобиться ввести одни и те же данные в несколько разных ячеек. Вашим естественным инстинктом было бы копировать-вставлять снова и снова. Но есть более быстрый способ:

Выберите все ячейки, в которые нужно ввести одни и те же данные (используйте CTRL + щелчок, чтобы выбрать отдельные ячейки, разбросанные по рабочему листу)
В самой последней выбранной ячейке введите свои данные.
Используйте CTRL+ВВОД. Данные будут заполнены для каждой выбранной вами ячейки.

5. Отображение формул электронной таблицы Excel

Перейти к электронной таблице, созданной кем-то другим? Не беспокойтесь. Вы можете легко сориентироваться и узнать, какие формулы использовались. Для этого используйте кнопку Показать формулы. Или вы можете использовать CTRL + ` на клавиатуре. Это даст вам представление обо всех формулах, используемых в книге.

6. Закрепить строки и столбцы Excel

Это мой личный фаворит, когда дело доходит до просмотра длинных электронных таблиц. Как только вы прокрутите первые 20 строк, первая строка с метками столбцов раздражающе исчезнет из поля зрения, и вы начнете терять представление о том, как были организованы данные.

Чтобы они оставались видимыми, используйте функцию "Закрепить области" в меню "Вид". Вы можете закрепить верхнюю строку или, если у вас есть электронная таблица с большим количеством столбцов, вы можете закрепить первый столбец.

7. Мгновенный ввод шаблонов данных

Одна замечательная функция Excel заключается в том, что он может автоматически распознавать шаблоны данных. Но еще лучше то, что Excel позволяет вводить эти шаблоны данных в другие ячейки.

8. Скрыть строки и столбцы электронной таблицы

В некоторых случаях у вас может быть информация в строках или столбцах, предназначенная только для вас и ни для кого больше. Изолируйте эти ячейки от вашей рабочей зоны (и посторонних глаз), спрятав их:

Чтобы отобразить их, нажмите на первую строку или столбец, которые появляются непосредственно перед и после скрытого диапазона. Повторите шаги 2 и 3, но выберите «Показать строки» или «Показать столбцы».

9. Копировать формулы или данные между листами

Еще один полезный совет: как копировать формулы и данные на отдельный лист. Это удобно, когда вы имеете дело с данными, разбросанными по разным листам и требующим повторяющихся вычислений.

Открыв рабочий лист, содержащий формулу или данные, которые вы хотите скопировать, нажмите клавишу CTRL и щелкните вкладку листа, на который вы хотите их скопировать.
Нажмите или перейдите к ячейке с нужной формулой или данными (в открытом листе).
Нажмите F2, чтобы активировать ячейку.
Нажмите Enter. Это приведет к повторному вводу формулы или данных, а также к той же соответствующей ячейке на другом выбранном листе.

Эти общие советы не превратят вас в гуру Excel за одну ночь. Но они могут помочь вам сделать первый шаг к тому, чтобы стать одним из них! Вы опытный пользователь Excel? Какие из ваших трюков с электронными таблицами вы бы добавили?

Excel — одна из самых важных программ, предлагаемых Microsoft. Excel является частью пакета Microsoft 365 (ранее называвшегося Office 365) и представляет собой программу для работы с электронными таблицами с огромным набором функций и возможностей. Excel — это не только способ хранения и организации информации в ячейки и листы, но и механизм «что, если», способный быстро выполнять всевозможные вычисления с этими данными.

Если вы не знакомы с Microsoft Excel, эта статья для вас.Здесь вы узнаете, как начать работу с Excel — все, от выполнения простых вычислений до создания сводных таблиц, указания пользовательских областей печати и настройки представления.

Как пользоваться Excel

Когда вы запускаете Excel, он не открывает автоматически пустую страницу. Вместо этого вы увидите домашнюю страницу Excel, где вы получите возможность открыть существующую электронную таблицу или выбрать шаблон. Excel отображает электронные таблицы, которые вы недавно использовали, закрепили или к которым вам предоставили доступ, для быстрого доступа. Если есть электронные таблицы, которые вы часто используете, вы можете закрепить их здесь, на главном экране, чтобы их было легче найти (щелкните правой кнопкой мыши электронную таблицу в списке «Недавние» или «Доступные мне» и выберите «Закрепить в списке»). .

Вы можете открыть новую книгу или закрепить существующую в списке «Последние» для быстрого доступа. Дэйв Джонсон/Business Insider

Если вам не нужен какой-либо существующий шаблон или файл Excel, выберите "Пустая книга".

После того как вы ознакомитесь с основным интерфейсом Excel, давайте быстро осмотримся и рассмотрим некоторые из наиболее распространенных терминов.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга — это электронная таблица, состоящая из одного или нескольких рабочих листов. По умолчанию новая рабочая книга открывается с одним рабочим листом. Вы можете добавить дополнительные рабочие листы в рабочую книгу, используя знак плюс «+» в нижней части экрана, и переключаться между ними с помощью вкладок. Каждому листу можно присвоить имя (дважды щелкните вкладку, чтобы ввести новое имя), и рабочие листы могут быть тесно связаны друг с другом. Например, Лист1 может использовать для расчетов данные, хранящиеся на Листе2.

Кроме того, в нижней части экрана с правой стороны вы увидите значки для изменения вида — например, вы можете просмотреть предварительный просмотр электронной таблицы и использовать ползунок масштабирования, чтобы изменить размер электронной таблицы. на вашем экране.

Все, что вам нужно для работы с Excel, находится на ленте в верхней части страницы вместе с элементами управления внизу. Дэйв Джонсон/Business Insider

Каждый рабочий лист полностью состоит из сетки ячеек. Ячейки идентифицируются по их координатам X и Y, таким как A1 и C33. У вас вряд ли когда-нибудь закончатся клетки; Excel поддерживает не более 1 048 576 строк и 16 384 столбца.

Вверху страницы на ленте находятся основные элементы управления Excel. Лента разделена на вкладки (такие как «Главная», «Вставка», «Рисование», «Формулы» и «Данные») с наиболее важными функциями, отображаемыми на ленте для каждой из этих категорий. Вы также можете выполнять некоторые операции с помощью контекстного меню (щелкните правой кнопкой мыши ячейку или диапазон ячеек, чтобы просмотреть доступные параметры).

Как форматировать ячейки в Excel

Во многом Excel похож на Word, когда речь идет о форматировании и упорядочении содержимого ячеек. Перейдите на вкладку «Главная», чтобы получить доступ к множеству распространенных инструментов форматирования, таких как полужирный шрифт, курсив, подчеркивание и параметры размера шрифта. Вы также можете затенять и окрашивать текст и фон ячеек.

Необходимо помнить, что Excel рассматривает ячейку как неделимую единицу. Вы не можете форматировать разные числа, буквы или слова в ячейке по-разному, поэтому вся ячейка будет иметь одинаковый размер шрифта, выделение полужирным шрифтом и цвет текста.

Вы можете изменить ширину ячейки, перетащив ее правый край. Если в некоторых ячейках столбца есть текст, который выходит за пределы ячейки, например, и перекрывается содержимым в ячейке справа, наведите указатель мыши на разделение между ячейками в заголовке столбца в верхней части окна. электронная таблица. Затем щелкните и перетащите его, чтобы изменить размер всего столбца. Другое решение: вместо того, чтобы изменять ширину ячейки, чтобы убедиться, что текст виден, вы можете отформатировать ячейку, чтобы текст переносился внутри ячейки. Еще один трюк, который вы можете попробовать, — объединить две ячейки в одну, что может быть удобно при форматировании таблицы, полной текста и чисел.

Вы можете объединить несколько ячеек в одну с помощью панели инструментов в верхней части окна. Дэйв Джонсон/Business Insider

Вы также можете автоматически привязать столбец к ширине самой широкой ячейки. Наведите указатель мыши на правый край ячейки в заголовке и дважды щелкните. Столбец должен измениться — больше или меньше — до оптимального размера, чтобы соответствовать столбцу. Нужно переместить столбец из одного места в электронной таблице в другое? Вы тоже можете это сделать.

Существует множество других распространенных задач форматирования, которые вы, возможно, захотите выполнить в Excel, например удаление пустых строк для улучшения внешнего вида электронной таблицы, а также скрытие строк с данными, которые вам нужны, но не обязательно должны отображаться. . Вы также можете легко добавлять новые строки в электронную таблицу между строками существующих данных и даже «замораживать» строку, чтобы она всегда оставалась на экране, даже когда вы прокручиваете остальную часть таблицы.

Как выполнять простые вычисления в Excel

По сути, Excel — это калькулятор, который позволяет выполнять вычисления с использованием разных ячеек.

Чтобы сложить числа в ячейке, щелкните ячейку, а затем введите "=". Это сообщит Excel, что вы вводите формулу, и он должен попытаться обработать все, что будет дальше, как своего рода вычисление. Затем введите «1+2+3». Нажмите «Ввод», и ячейка должна содержать «6».

Чтобы объединить несколько ячеек, поместите числа в три соседние ячейки, например 1, 2 и 3. Затем в пустой ячейке введите "=". Щелкните первую ячейку с числом, нажмите «+» и щелкните вторую ячейку. Нажмите «+» еще раз и щелкните третью ячейку. Нажмите Ввод." Вы должны увидеть, как ячейка превратится в вычисление, объединяющее все три ячейки.

Вы можете включить содержимое ячеек в расчет, щелкнув каждую ячейку. Дэйв Джонсон/Business Insider

То же самое можно проделать с любой базовой арифметикой, такой как сложение, вычитание, умножение и деление.

Кроме того, рабочие листы Excel могут содержать сценарии, автоматизирующие общие задачи. Эти макросы могут выполнять сложные задачи сортировки и организации, а также выполнять различные вычисления с вашими данными, но из соображений безопасности они по умолчанию отключены. Если вы хотите поэкспериментировать с макросами или вам нужно включить макросы для электронной таблицы, в которой они используются, вам нужно сначала включить макросы в Excel.

Как добавить все ячейки в строку или столбец в Excel

Excel упрощает выполнение обычных вычислений, таких как сложение чисел в строке или столбце. Если у вас есть ряд чисел и вы хотите узнать итог, например, щелкните пустую ячейку под значениями, которые вы хотите добавить. Убедитесь, что вы находитесь на вкладке «Главная» на ленте, а затем нажмите кнопку «Сумма». Весь столбец должен быть выбран автоматически; если это не так, щелкните и перетащите мышь, чтобы выбрать ячейки, которые вы хотите добавить. Нажмите «Ввод», и сумма появится в ячейке. На самом деле это настолько распространенное использование Excel, что существует несколько способов суммирования значений в электронной таблице.

Команда СУММ — это удобный способ быстро добавить содержимое ячеек. Дэйв Джонсон/Business Insider

Как использовать формулы в Excel

Несмотря на то, что базовые вычисления достаточно просты для выполнения таким способом, в Excel есть сотни формул, одни из которых являются общими, а другие — неизвестными, — которые вы можете применить к значениям в своей электронной таблице. Некоторые из них выполняют вычисления, а другие возвращают информацию о них. Вам не нужно осваивать все или даже большинство из них, но полезно знать, где их найти и как применить в случае необходимости.

Есть два простых способа использования формулы в Excel:

Если вы знаете название формулы, которую хотите использовать, щелкните ячейку и введите "=", а затем первую букву формулы. Например, если вы хотите найти среднее значение нескольких ячеек, введите «=a». В раскрывающемся меню будут показаны все формулы, начинающиеся с буквы A. Вы можете начать писать по буквам «Ave» или прокрутить вниз, чтобы найти его, а затем дважды щелкнуть «AVERAGE». Затем введите значения для усреднения или выберите диапазон ячеек, для которых вы хотите применить формулу.
Вы также можете просматривать формулы. Перейдите на вкладку "Формулы", а затем выберите интересующую вас категорию, например "Автосумма", "Финансы" или "Математика и триггер". Затем выберите формулу, которую хотите вставить.

Каждая формула сопровождается подробным справочным документом, в котором объясняется, как использовать формулу, и приводятся примеры.

Вы можете использовать формулы на ленте или добавлять их из раскрывающегося меню в ячейке. Дэйв Джонсон/Business Insider

Как создать диаграмму или график в Excel

Одной из самых полезных функций Excel является возможность визуализировать данные, отображая их в виде диаграммы или графика. Excel включает более дюжины диаграмм, которые можно создавать более или менее автоматически, выбирая диапазон значений и выбирая диаграмму на ленте. На самом деле, построить круговую диаграмму или линейный график довольно просто, и как только вы попробуете свои силы в этом, другие графики тоже будут довольно простыми.

Как создать сводную таблицу и сводную диаграмму в Excel

Несмотря на то, что сводные таблицы кажутся пугающими, на самом деле их легко создавать, и они дают вам возможность получить более глубокое представление о данных в ваших электронных таблицах. По сути, они позволяют «повернуть» способ просмотра информации в электронной таблице.

Например, предположим, что у вас есть рабочий лист, в котором суммированы жиры и калории для различных продуктов. Табличная форма этой электронной таблицы затрудняет ее интерпретацию. С помощью нескольких щелчков мыши вы можете превратить его в сводную таблицу со сводной диаграммой.

Щелкните пустую ячейку на листе с данными, которые вы хотите визуализировать. Перейдите на вкладку "Вставка", а затем нажмите "Сводная таблица".

С помощью мыши выберите диапазон ячеек, содержащий весь набор данных. Вы должны увидеть выбор в поле «Создать сводную таблицу». Нажмите "ОК".

На новой панели «Поля сводной диаграммы» щелкните две оси, которые вы хотите отобразить.Например, на этом рабочем листе вы можете выбрать «еда» и «калории», что покажет таблицу и график того, сколько калорий содержится в каждом типе пищи. Это удобно, но не дает много дополнительной информации по сравнению с исходными данными. Но отмените выбор продуктов и вместо этого сопоставьте калории с категорией продуктов — теперь вы можете видеть, как каждая категория соотносится с общим количеством калорий, потому что сводная таблица и диаграмма суммируют калории всех элементов в каждой категории и отображают результаты. Эту мысль нелегко увидеть, глядя на рабочий лист в его исходном виде.

Как сохранить и распечатать электронную таблицу в Excel

Ваша книга может быть сохранена на вашем компьютере или в облаке. По умолчанию Excel использует автосохранение, которое постоянно сохраняет вашу работу в OneDrive. Вы можете найти элемент управления автосохранением в левом верхнем углу окна Excel — проведите по нему вправо, чтобы сохранить автосохранение, или влево, чтобы отключить эту функцию.

Чтобы сохранить книгу, перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Сохранить как" на панели "Файл". Выберите место и нажмите "Сохранить".

Вы также можете распечатать рабочий лист с вкладки "Файл". На панели «Файл» выберите «Печать» и выберите, что вы хотите распечатать, в разделе «Настройки». Например, вы можете напечатать только определенную часть электронной таблицы или всю книгу.

Как получить Excel

В последние годы Microsoft отказалась от своих автономных продуктов Office, таких как Word, Excel и PowerPoint, и теперь Excel доступен исключительно в рамках подписки на Microsoft 365. Доступно несколько планов, в том числе Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family, а также несколько версий Microsoft 365 Business и Microsoft 365 Enterprise. Каждый из них обычно поставляется с полным набором приложений Office и облачным хранилищем OneDrive, хотя они различаются по цене и включенным конкретным функциям.

Читайте также: