Как дублировать текст в word в таблице

Обновлено: 21.11.2024

Итак, исходным документом для вашего перевода является PDF-файл, содержащий несколько сложных таблиц! Вы просто хотите скопировать и вставить их прямо в документ Word, чтобы вы могли заменить текст своим переводом... Верно?

Что ж, если у вас есть профессиональная версия Adobe Acrobat, вам повезло [1]. Но если у вас есть только бесплатный ридер, как у большинства людей, то вам придется проявить смекалку, если вы хотите избежать повторного ввода всех данных…

Навыки, необходимые для того, чтобы извлечь данные из сложной таблицы в формате PDF и оживить их в документе Word, на самом деле очень просты. То, что может показаться сложной задачей, можно решить с помощью нескольких простых приемов.

Здесь мы разбиваем проблему на ряд действительно простых шагов. Хотя кажется, что каждый шаг создает еще одну проблему, которую необходимо решить, каждое исправление требует очень простых навыков, таких как Копировать и вставить, Найти и заменить… Если вы освоили эти простые навыки, вам не нужно помнить какую-либо правильную «последовательность» для выполнения работы — просто решайте каждую маленькую проблему шаг за шагом, пока не достигнете своей цели!

1 Скопируйте таблицу в PDF и вставьте данные в Word

Выделите весь текст таблицы, скопируйте его и вставьте прямо в Word. Результат может оказаться не очень красивым!

Большая часть форматирования в таблице будет потеряна — у вас будут только простые данные.

Это будет выглядеть ужасным беспорядком, так как столбцы исчезнут! В приведенном выше примере слова в заголовках каждого из столбцов кажутся перепутанными. Вместо переноса слов в каждой ячейке слова в каждой строке переходят в слова следующего столбца.

Но не беспокойтесь об этом! Это легко исправить…

Разобраться в этом кажущемся беспорядке не так уж и сложно.

2 Нажмите кнопку Показать/Скрыть

Убедитесь, что метки форматирования видны, чтобы вы могли видеть, что происходит и как структурированы данные в таблице.

Столбцы данных четко разделены пробелами. Мы можем использовать эти пробелы для восстановления столбцов. Но слова в заголовках столбцов также разделяются пробелами. Иногда эти пробелы показывают, где должны быть столбцы, а иногда это просто обычные «пробелы между словами». Выяснение того, что есть что, является единственной частью этой работы, которая требует немного человеческого интеллекта. Это ваша работа!

Оставьте пробелы, которые должны быть пробелами, как пробелы, и замените пробелы, которые должны показывать, где столбцы, на что-то другое.

Давайте воспользуемся вкладками, чтобы отметить, где должны быть столбцы.

3 пробела для вкладок

Хотя в моей примерной таблице 7 столбцов данных, в верхней строке есть только два заголовка столбца. Итак, в этой строке нам нужно всего лишь заменить один пробел на табуляцию, чтобы разделить два фрагмента текста. Выберите пробел, разделяющий два заголовка, и нажмите кнопку Tab:

Теперь мы делаем то же самое для заголовков 7 столбцов. Помните, что вам просто нужно решить, является ли это «настоящим пространством» или нет. Вам не нужно все выравнивать, и не так уж важно, если вы сделаете несколько ошибок — вы можете исправить их позже, когда таблица будет составлена (когда вы сможете увидеть, что вы делаете). !). На рисунке ниже синий кружок показывает «настоящий» пробел, красный кружок показывает пробел, замененный табуляцией.

Теперь мы должны сделать то же самое с данными в теле таблицы. В моем примере таблицы в данных есть только буквы и цифры — нет «настоящих пробелов», разделяющих слова. Все пробелы отмечают, где данные должны быть разделены на столбцы. Вместо того, чтобы менять их на вкладки одну за другой, мы можем упростить задачу, изменив их все одним нажатием с помощью Найти и заменить:

Выберите все данные;
Откройте диалоговое окно Найти и заменить;
Введите пробел в поле Найти;
Введите код Word для вкладки (^t) в поле Заменить что;
Нажмите Заменить все.

Теперь весь текст и данные должны иметь табуляции для обозначения столбцов (и пробелы для обозначения реальных пробелов).

4 Теперь сделайте таблицу

Поскольку теперь у нас есть вкладки, обозначающие, где должны быть столбцы, мы можем использовать функцию Word Преобразовать текст в таблицу, чтобы восстановить простую обычную таблицу. (Мы можем устранить нарушения позже.)

Выберите весь текст и данные, которые должны войти в таблицу;
Перейдите к Вставить|Таблица|Преобразовать текст в таблицу;

Word правильно определил, что это таблица из 7 столбцов, исходя из наибольшего количества вкладок, которые вы поместили в любую строку, и что вы собираетесь использовать эти вкладки для настройки столбцов.
Нажмите "ОК".

Мы почти у цели. Осталось немного навести порядок!

5 Исправьте верхнюю строку.

Теперь у нас есть хорошая обычная таблица из 7 столбцов, но есть небольшие несоответствия, с которыми нужно справиться. Заголовки столбцов в верхней строке не только не на своем месте, но и должны занимать несколько столбцов.

Просто выделите текст и перетащите его в нужное место;
Затем выберите ячейки, которые должен охватывать текст;
Щелкните правой кнопкой мыши выбранные ячейки и выберите Объединить ячейки.

6 Исправьте заголовки столбцов

Посмотрите на слова в заголовках 7 столбцов. PDF-файл неудобно разбивает их на три строки, а не заключает в одну ячейку.

Мы хотим, чтобы все слова находились в одной ячейке в верхней части каждого столбца. Легко исправить! Нам просто нужно объединить эти ячейки по вертикали.

Выберите ячейки, содержащие текст для каждого заголовка столбца;
Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Объединить ячейки;
Проделайте то же самое для других столбцов (или, чтобы сделать это быстрее, выделите ячейки и нажмите Ctrl + Y — это повторяет последнее действие, которое вы сделали).

Каждый заголовок столбца теперь находится в отдельной ячейке. Но, как вы можете видеть в красном кружке выше, у нас есть еще одна небольшая проблема — слова разделены ненужными маркерами абзаца. Нам нужно избавиться от них и заменить их обычными пробелами. Вы можете просто удалить их по одному, но есть более быстрый способ с помощью Найти и заменить:

Выделите все заголовки столбцов в таблице;
Выполните Найти и заменить. Введите код маркера абзаца (^p) в поле Найти;
Введите пробел в поле Заменить на:
Нажмите Заменить все.

Поскольку лишние знаки абзаца удалены, каждый заголовок столбца будет нормально перенесен в свою ячейку.

(Сейчас самое время быстро проверить заголовки столбцов. Теперь, когда данные находятся в таблице и мы можем видеть, что делаем, легко переместить любые слова, которые оказались в неправильном столбец. Просто выберите любые неуместные слова и перетащите их в нужное место.)

7 Последняя уборка

Теперь у вас должна быть таблица со всем необходимым. Нужен только косметический макияж, чтобы он выглядел как оригинал:

Выделите весь текст в таблице и нажмите кнопку "Центрировать", чтобы центрировать текст в столбцах [2];
Настройка шрифта, кегля, интервала между абзацами и строками;
Выделите всю таблицу [2] и избавьтесь от всех границ; затем
Восстановите только те границы, которые вам нужны, чтобы соответствовать оригиналу.

8 Последняя проблема

Моя таблица почти такая же, как оригинал в PDF.

Но подождите! Заголовки моих столбцов не выстраиваются горизонтально…

Нам нужно настроить свойство таблицы, которое определяет расположение текста в каждой ячейке. Выберите строку с нарушением, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Выравнивание ячеек|Выровнять по центру вверху

PDF в Word… Дело сделано!

[2] Обратите внимание на разницу между «выбрать таблицу» и «выбрать весь текст в таблице». Если вы «выберете таблицу» и нажмете кнопку «Центр», вся таблица переместится в центр страницы. Если вы просто «выделите весь текст», текст в таблице будет центрирован в каждой ячейке. Чтобы увидеть разницу, посмотрите на самую правую часть таблицы:

[4] Примеры в этом посте были проиллюстрированы с использованием Microsoft Word 2007 и Adobe Reader X.

Как скопировать и вставить ячейку? Вся ячейка, а не ее содержимое.

Я копирую ячейку, у нее серый фон со штриховкой ("затенение"). Затем я вставляю его в другую ячейку таблицы. Ворд тупо теряет форматирование. Целевая ячейка по-прежнему белая.

Я пробовал различные "параметры вставки", которые предлагаются при щелчке правой кнопкой мыши. Безрезультатно.

Есть ли решение?

[Отредактировано: ссылка на изображение.]

2 ответа 2

Вам нужно скопировать содержимое ячейки, а не саму ячейку. Это требует некоторой практики и сильно раздражает!

Если вы видите серый цвет, вы выбрали слишком много. Самый простой способ — щелкнуть ячейку и нажать ctrl-a, затем скопировать. Если вставка не делает то, что вы ожидаете, проверьте, что вы установили для вставки по умолчанию. Конечно, вы можете управлять типом вставки после вставки или можете сделать специальную вставку.

ОБНОВЛЕНИЕ: Ой! Никогда не замечал, что ctrl-a выбирает все, а я пользуюсь Word десятилетиями!

В качестве альтернативы. Нажмите в начале ячейки, затем Shift-End. Затем, все еще удерживая клавишу Shift, используйте стрелку назад, чтобы вернуться на одну позицию назад. Эта последняя часть важна, так как она переходит от выбора ячейки к выбору содержимого. На этот раз я действительно попробовал, так что, надеюсь, проблем больше не будет.

ОБНОВЛЕНИЕ 2. Теперь, когда мы знаем, что вы хотите скопировать формат, а не содержание, мы можем сосредоточиться на том, как это сделать лучше всего. То есть создать стиль и применить стиль ко всем ячейкам, которые вы хотите иметь в одном стиле. Вы также можете назначить сочетание клавиш для стиля, чтобы упростить задачу.

ОБНОВЛЕНИЕ 3. Просто для полной ясности. Формат абзаца содержится в метке конца абзаца (обычно скрытой). Это то, что выбирается, когда вы делаете Shift-End, включите видимые метки абзаца, чтобы увидеть это более четко. В таблице это меняется на маркер ячейки, а не на абзац. Чтобы скопировать форматирование абзаца (или ячейки), вы должны включить эту метку в свой выбор.

Если вы хотите проверить повторяющийся текст в Интернете с помощью Word, теперь можно выполнить эту работу без использования каких-либо сторонних надстроек. Вам не нужно тратить деньги на средство поиска дубликатов текста, поскольку Word отлично справляется с этой задачей. Это делается с помощью нового Microsoft Editor, включенного в программу Word несколько месяцев назад.

Предположим, вы хотите ежедневно проверять несколько документов и выяснять, не скопировал ли кто-нибудь какой-либо текст из какого-либо источника. В ваших руках два варианта. Во-первых, вы можете искать специальное программное обеспечение для поиска дубликатов текста или программы проверки на плагиат, которое довольно распространено в Интернете. Однако проблема в том, что у большинства из них есть ограничение на слова. Во-вторых, вы можете использовать функцию подобия Microsoft Word, чтобы найти повторяющийся текст. Если второй вариант кажется вам разумным, вы можете использовать это руководство, чтобы выполнить работу.

Microsoft представила Editor несколько месяцев назад. Это поможет вам редактировать документ безупречно. Он делает все довольно хорошо, от поиска формального письма, ясности, грамматики до инклюзивности, пунктуации и т. Д. Одной из функций этого редактора является поиск дубликатов текста. К вашему сведению, он использует поисковую систему Bing для поиска аналогичного текста в Интернете. Другими словами, введенный вами текст необходимо проиндексировать в Bing, чтобы найти сходство.

Проверить наличие дубликатов текста онлайн с помощью Microsoft Word

Откройте документ в Word на своем компьютере.
Нажмите значок редактора в правом верхнем углу.
Выберите параметр «Сходство».
Нажимайте на каждую повторяющуюся строку/текст, чтобы найти исходный источник.

Для начала вам нужно открыть документ в Word на вашем ПК. Однако, если он уже открыт, вы можете пропустить этот шаг. Затем щелкните значок редактора, который отображается в правом верхнем углу окна Word.

Подождите несколько секунд, чтобы найти все вещи. После этого вам нужно перейти в раздел «Сходство» и нажать «Проверить сходство с онлайн-источниками».

Затем снова требуется некоторое время, чтобы найти все похожие или повторяющиеся тексты. Теперь вы можете щелкнуть по каждому дублирующемуся тексту, чтобы найти первоисточник.

Отсюда можно скопировать полную цитату, нажав кнопку Копировать полную цитату. С другой стороны, если вы хотите, вы также можете использовать цитирование в тексте. Для этого вам нужно использовать опцию «Добавить цитату в тексте». Однако, если вы считаете, что повторяющийся текст можно игнорировать, вы также можете нажать кнопку «Игнорировать». Нажимая эту кнопку, вы подтверждаете наличие похожего текста и игнорируете его повторное появление.

Как найти повторяющийся текст в Word?

Чтобы найти повторяющийся текст в Word, у вас есть два варианта. Во-первых, вы можете использовать панель «Редактор», чтобы найти дубликат текста в Интернете через Word. Во-вторых, вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl+F для поиска повторяющихся текстов в документе Word. Основное различие между первым и вторым способами заключается в том, что первый способ позволяет найти повторяющийся текст в Интернете.

Как удалить повторяющийся текст в Word?

Чтобы удалить повторяющийся текст в Word, необходимо использовать меню «Найти». Для этого откройте документ в Word и нажмите Ctrl+F. Затем введите слово или текст, для которого вы хотите найти дубликат. После этого вы получите все основные моменты дубликатов текстов. Оттуда вы можете удалить или сохранить слово в соответствии с вашими требованиями.

Надеюсь, это руководство помогло вам.

Дата: 12 ноября 2021 г. Теги: Word

Как создать CV или резюме в Microsoft Word?

Как редактировать, обновлять и удалять оглавление в Word

Где скачать Microsoft Word, Excel, PowerPoint для Windows 11/10

[электронная почта защищена]

Судип любит использовать новейшие технологии и гаджеты. Помимо того, что он пишет обо всем, что связано с технологиями, он увлекается фотошопом и увлекается футболом.

Это сообщение было обновлено 7 сентября 2021 года.

В этой статье описано очень простое решение раздражающей и глупой проблемы, с которой вы можете столкнуться в Microsoft Office Word. Или, может быть, вы не могли бы, но я сделал. Можете ли вы сказать, что я просто делюсь своими проблемами и тем, что мне нужно было погуглить, но я не нашел решения?

Да, еще один из них. Но эй – может быть, это будет полезно и кому-то еще!

Проблема

Оглавление

Короче говоря, скопируйте и вставьте это:

Будет так:

ЧТО? Это не таблица. Это просто странный текст в аккуратных столбцах.

При ближайшем рассмотрении варианты вставки — это ерунда: вы можете вставить только текст или… Ну, это просто текст.

Нет очевидных причин, по которым вы не можете вставить таблицу. Но, к счастью, решение простое — в Word есть встроенный способ дублирования таблиц, и никаких хитростей не требуется!

Решение

Необходимое время: 1 минута.

Да, я солгал, что не нужны хитрые трюки. Если вы хотите избежать проблем при копировании своей таблицы, вам, вероятно, следует сделать следующее:
1. Щелкните таблицу правой кнопкой мыши
2. Выберите «Свойства таблицы»
3. Выберите «Нет» для «Обтекание текстом»

Созданные копии не связаны со старой таблицей, поэтому вы можете изменить их по своему усмотрению. С ума сойти!

ПС. Не знаю, почему этому не учили в школе.

Антти Коскела — гордый кочевой разработчик полного стека из числа миллениалов и аборигенов цифровых технологий (достаточно забавных модных словечек? Достаточно забавных модных словечек!), который работает архитектором облачных решений в Etteplan Oyj, инжиниринговой компании, в которой работает около 700 разработчиков, которые строят и чинят даже полуцифровые устройства.

Это его личный профессиональный (например, профессиональный, но определенно личный) блог.

Искать на этом сайте!

О сайте и авторе

Добро пожаловать! Вы только что наткнулись на домашнюю страницу опытного программиста и MVP Microsoft Антти "koskila" Коскела.

Не стесняйтесь оставлять комментарии. Я читаю их все и стараюсь отвечать!

Подробнее обо мне в разделе "Обо мне"!

Решения бесполезны, если ими не поделиться!

За последние 15 лет я разрабатывал как классические серверные продукты, так и (и особенно) более ориентированные на облачные технологии.

Время от времени появляются сообщения о проблемах с программным обеспечением, отличным от стека Microsoft, а также редкие сообщения об оборудовании! А иногда я могу публиковать сообщения о своих сессиях на различных общественных мероприятиях или опыте экспата, живущего в другой стране (в 2017 году этой страной были США, в 2018 и 2019 годах – Канада).

И поскольку я размещаю этот сайт на WordPress, а у WordPress много проблем, я мог бы также опубликовать что-нибудь о решении этих проблем. Например, проблемы с совместимостью PHP.

Хотите получать последние советы прямо на свой почтовый ящик?

И не беспокойтесь — это просто уведомления о новых сообщениях, ничего больше :)

Читайте также: