Как быстро набирать текст в Word

Обновлено: 24.11.2024

Независимо от того, являетесь ли вы предприятием из одного человека, работающим на своей кухне, или компанией с оборотом в миллиард долларов на Уолл-Стрит, ожидания одинаковы. Ваши деловые документы должны быть образцом профессионализма и компетентности.

Вот готовый отформатированный деловой документ, в котором используется базовое форматирование текста в Word.

Это ожидание не должно вызывать беспокойства. С такими приложениями, как Microsoft Word, вы можете создавать профессионально выглядящие документы на собственном компьютере. С годами Word стал более мощным и интуитивно понятным. Любой человек, обладающий базовыми навыками работы с компьютером, может использовать Word для создания хорошо оформленных документов.

В этой статье вы узнаете, как форматировать текст в Word, чтобы ваши деловые документы было легче читать и понимать. Вы также получите советы о том, как сделать так, чтобы форматирование не выглядело дилетантски, даже если вы только начинаете работать с Word.

Форматирование текста в Word

Под

форматированием текста в Microsoft Word понимается управление отображением текста в документе. Это включает в себя размер, цвет и шрифт текста. Он также охватывает выравнивание текста, интервалы и регистр букв.

Стили Microsoft Word упрощают изменение и применение стилей во всем документе. Стиль – это набор параметров форматирования, применяемых к определенному типу текста.

Например, вы можете настроить стиль заголовков, выделенный полужирным шрифтом размером 14 пунктов, с выравниванием по левому краю и шрифтом Tahoma. Это означает, что весь текст в вашем документе со стилем заголовка будет отформатирован одинаково. Вам не нужно вручную форматировать каждый заголовок в документе.

В этом посте вы узнаете, как использовать стили MS Word.

Как форматировать текст в Word

Чтобы показать вам, как форматировать текст в Word, мы рассмотрим форматирование полностью неформатированного файла бизнес-документа.

Вот как выглядит мой маркетинговый отчет без форматирования в Word:

Обратите внимание, как неформатированный текст выглядит в Word. Это не очень увлекательно или интересно.

Как видите, это просто и скучно. Никому не захочется читать его, не говоря уже о том, чтобы действовать в соответствии с выводами отчета!

Некоторое базовое форматирование текста Word может исправить это.

1. Как применить типографский акцент

<р>1. Для начала давайте используем шрифтовое выделение (жирный шрифт, курсив, подчеркивание), чтобы выделить заголовок отчета.

Для этого выделите текст, который хотите выделить. Нажмите выделенную жирным шрифтом кнопку на ленте Microsoft Word.

Использование полужирного шрифта в тексте Word помогает ему выделиться.

Обратите внимание, что на ленте также есть кнопки для применения курсива, подчеркивания, зачеркивания и других эффектов форматирования для текста. Выполните те же действия, чтобы применить эти эффекты.

<р>2. Теперь давайте изменим шрифт, размер шрифта и цвет заголовка.

Снова выделите текст. Щелкните стрелку раскрывающегося списка в разделе шрифта на ленте, затем выберите шрифт, который хотите применить. В данном случае я использую полужирный шрифт Arial.

Вы также можете изменить шрифт при форматировании текста в Word.

<р>3. Чтобы изменить размер шрифта, выделите текст. Щелкните стрелку раскрывающегося списка на индикаторе размера шрифта на ленте. Нажмите на нужный размер шрифта.

Используйте базовое форматирование для Word, чтобы изменить размер текста.

Или, выделив текст, вы можете ввести размер шрифта в индикатор размера шрифта на ленте. Это особенно полезно, когда нужный размер шрифта недоступен в селекторе размера шрифта.

Выделенный текст — это текст, который мы форматировали. Используйте индикатор размера шрифта, чтобы изменить размер текста.

<р>4. Вы также можете использовать кнопки "Увеличить размер шрифта" или "Уменьшить размер шрифта" на ленте, чтобы быстро изменить размер шрифта.

Другой способ изменить стиль Word — использовать кнопки «Увеличить размер шрифта» или «Уменьшить размер шрифта».

<р>5. Мы также можем легко изменить цвет шрифта.

Выделите текст, затем нажмите стрелку вниз рядом с переключателем цвета шрифта. Нажмите на нужный цвет.

Вы также можете изменить цвет текста в Microsoft Word.

Выберите «Дополнительные цвета…», если хотите применить собственный цвет.

2. Как изменить заглавные буквы в Word

Microsoft Word также позволяет легко и быстро изменять заглавные буквы в тексте. Например, если мы хотим сделать заголовок полностью прописным, нам не нужно вводить его заново.

Выделите заголовок, затем нажмите кнопку "Изменить регистр" на ленте.

Кнопка "Изменить регистр" позволяет быстро форматировать текст в Word.

Или выделите текст, выберите Формат > Изменить регистр…

Вы также можете изменить регистр в Word с помощью пункта меню.

… затем нажмите переключатель для случая, который вы хотите применить. Нажмите "ОК".

Заголовок — важная часть вашего документа. Поэтому то, как вы его форматируете, важно.

Теперь название выглядит намного лучше.Это самая заметная часть документа, привлекающая внимание читателя. Однако мы все еще можем улучшить его читабельность.

3. Как форматировать абзацы

Один из способов сделать ваш документ более удобным для чтения – увеличить пустое пространство вокруг строк и абзацев.

<р>1. Чтобы настроить межстрочный интервал, выделите текст. Щелкните стрелку на кнопке «Интервал между строками и абзацами». Выберите междустрочный интервал, который вы хотите применить.

Одним из важных элементов формата MS Word является знание того, как изменить расстояние между строками и абзацами.

<р>2. Чтобы изменить интервал вокруг абзаца, выберите абзац. Щелкните стрелку на кнопке «Интервал между строками и абзацами» > «Параметры межстрочного интервала…». Затем введите количество интервалов до и после абзаца. (Совет: в этом диалоговом окне можно настроить и другие параметры.)

Для заголовка я добавлю большое пространство после абзаца, чтобы отделить его от остального документа.

Хорошим способом отделить заголовок от текста является увеличение междустрочного интервала после него.

<р>3. Наконец, давайте изменим выравнивание заголовка. Выделите текст, нажмите кнопку «Выровнять по левому краю», «По центру текста», «Выровнять по правому краю» или «По ширине» на ленте. Поскольку это заголовок, давайте воспользуемся текстом по центру.

Вы также можете изменить выравнивание текста на странице в Word.

Эти простые эффекты форматирования выделяют заголовок на фоне остального документа.

4. Как работать со стилями MS Word

Как бы Word ни упрощал форматирование текста, если вам нужно применить эффекты форматирования ко всему документу, этот процесс становится утомительным.

Word решает эту проблему с помощью стилей. Стили MS Word позволяют определить набор команд форматирования и автоматически применять их к каждому элементу документа с этим стилем.

Давайте рассмотрим конкретный пример:

1. Как изменить стиль абзаца

Давайте выполним шаги, описанные выше, чтобы определить стиль для основных заголовков отчета со следующими характеристиками:

Шрифт: Arial
Размер: 14 пунктов
Цвет: серо-голубой.
Типографский акцент: полужирный
Регистр: использовать каждое слово с заглавной буквы.
Выравнивание: по левому краю
Межстрочный интервал: одинарный.
Интервал между абзацами: 6 пт перед абзацем, 0 пт после абзаца.

Это будет выглядеть так:

Обратите внимание на различные способы изменения стиля слов в этом документе.

Один из способов применить точное форматирование к каждому основному заголовку — изменить существующий стиль Заголовка 1 в нашем документе. Поместите курсор в любом месте основного заголовка. Перейдите в раздел «Стили», щелкните правой кнопкой мыши заголовок 1 и выберите «Обновить заголовок 1 в соответствии с выбранным».

Используйте стили Microsoft Word для быстрого изменения формата заголовка.

Вы также можете изменить любой стиль, выбрав Формат > Стиль…. Откроется диалоговое окно Стиль.

Вы также можете изменить стиль Word через меню.

Выберите стиль, который вы хотите изменить, из списка стилей. Это дает вам предварительный просмотр абзаца и символа, а также описание текущих настроек выбранного стиля.

Нажмите «Изменить…». Появится диалоговое окно «Изменить стиль».

Здесь вы видите различные способы изменения формата текста с помощью тегов стиля Word.

Измените настройки формата текста и абзаца. Вы можете управлять шрифтом, размером шрифта, цветом шрифта, типографским выделением, выравниванием и интервалом. Когда закончите, нажмите OK.

2. Как применить стиль абзаца

Теперь перейдите к каждому основному заголовку в документе и примените к нему стиль «Заголовок 1». Поместите курсор на заголовок, выберите Стили > Заголовок 1.

Стили Microsoft Word позволяют быстро и легко изменять текст.

Выбранный текст мгновенно принимает формат заголовка 1.

Обратите внимание, как изменилось форматирование.

3. Как создать стиль абзаца списка

Вы также можете создать новый стиль абзаца с нуля вместо изменения существующего. Чтобы продемонстрировать, давайте создадим стиль абзаца в виде списка.

<р>1. Перейдите в Формат > Стиль…. Заполните раздел «Свойства» открывшегося диалогового окна. Для стиля на основе вы можете использовать один из существующих стилей списка в качестве отправной точки.

Вы также можете создавать новые стили для форматирования текста в Word.

<р>2. Далее измените параметры форматирования. В поле ниже вы можете просмотреть, как будет выглядеть абзац списка с этими настройками. Там также есть сводка указанных вами свойств форматирования.

Вот предварительный просмотр нового стиля, который я создаю.

У вас также есть возможность сделать следующее для этого стиля:

Добавить в шаблон. Добавляет стиль, который вы создаете, в шаблон документа.
Добавить в список экспресс-стилей. Отображает новый стиль в списке экспресс-стилей, обеспечивая быстрый доступ к нему с ленты.
Автоматическое обновление.Автоматически обновляет стиль, когда вы вручную форматируете абзац с помощью этого стиля.

Если вас устраивают сделанные настройки, нажмите «ОК». Обратите внимание, что созданный вами новый стиль маркеров теперь включен во всплывающее окно «Быстрый стиль».

Все созданные вами стили добавляются во всплывающее окно «Быстрый стиль».

После применения стиля маркеров наш список выглядит следующим образом:

В новом стиле создан формат маркированного списка.

4. Как использовать стили символов в Microsoft Word

Вы также можете определить стиль для отдельного слова или блока текста, а не для абзаца. В следующем примере я хочу применить стиль символов для каждого URL-адреса в документе.

<р>1. Выберите текст. Затем перейдите в «Формат» > «Стили…». В диалоговом окне «Стиль» нажмите «Создать…». Откроется диалоговое окно «Создать новый стиль из форматирования».

Вы можете создавать уникальные стили MS Word для раздела текста, называемого стилями символов.

<р>2. Дайте имя новому стилю персонажа. Для типа стиля выберите «Символ». Затем настройте параметры форматирования, которые вы хотите применить к этому символу. Обратите внимание, что вы не можете изменить выравнивание и интервал для стиля символа. Окно предварительного просмотра позволяет просмотреть текст в соответствии с указанными вами настройками.

Назовите свой стиль персонажа.

<р>3. Когда закончите, нажмите OK.

Чтобы применить стиль символов, поместите курсор на слово или выберите набор слов. Перейдите в Формат > Стиль…. Найдите стиль персонажа, который вы хотите применить. Нажмите "Применить".

Когда будете готовы, примените новый стиль символов к выделенному тексту.

Совет. Чтобы быстро найти созданные вами стили MS Word, для Списка выберите Пользовательские стили.

5. Как использовать стили таблиц в Word

Мы также можем определить стиль таблицы, чтобы обеспечить единый вид таблиц в нашем документе.

<р>1. Создайте таблицу. Перейдите в меню «Вставка» > «Таблица…», затем укажите количество столбцов и строк, которые вам нужны в таблице (вы всегда можете добавить или удалить их позже). Нажмите "ОК".

Таблицы — отличный способ форматирования текста в Word и добавления визуального элемента в документ.

<р>2. Добавьте свой текст в таблицу. При необходимости нажмите и перетащите любую из линий границы, чтобы отрегулировать ширину столбца или высоту строки.

<р>3. Чтобы применить стиль таблицы, щелкните в любом месте таблицы, затем перейдите в раздел «Дизайн таблицы». Появится лента Table Design.

Для форматирования таблицы можно использовать некоторые предварительно определенные стили таблиц Microsoft Word.

<р>4. Щелкните стрелку вниз для стилей таблиц, чтобы отобразить галерею стилей таблиц.

Как видите, существует довольно много стилей таблиц MS Word на выбор.

<р>5. Нажмите на любой стиль, чтобы применить его к таблице.

Вот таблица с предварительно заданным стилем таблицы MS Word.

Снова разверните галерею стилей таблиц, чтобы изменить существующий стиль, очистить примененный стиль или создать собственный стиль таблицы.

Откройте для себя лучшие шаблоны Microsoft Word 2020 года

Некоторые эксперты говорят, что рекомендуется сначала настроить стили форматирования в Word, прежде чем вводить или копировать текст в документ. Один из быстрых способов сделать это — начать с шаблона Microsoft Word. Шаблоны предварительно отформатированы профессиональными дизайнерами, чтобы они выглядели актуально и впечатляюще.

Вы можете найти тысячи шаблонов Word для всех видов деловых документов в Envato Elements.

Шаблоны печати для Microsoft Word разработаны и отформатированы профессиональными дизайнерами.

За небольшую ежемесячную абонентскую плату вы получаете неограниченное количество загрузок всех шаблонов в Elements. У вас также есть неограниченный доступ ко всему остальному каталогу Elements:

шаблоны презентаций
веб-шаблоны
шрифты
фотографии
графика
другие цифровые активы

Используйте столько этих ресурсов, сколько хотите, и так часто, как хотите, не переплачивая. Это делает Elements отличным источником всех творческих ресурсов, необходимых для создания замечательных маркетинговых и коммуникационных материалов.

Вы также можете платить по мере использования на GraphicRiver. Этот рынок также предлагает огромную библиотеку шаблонов для Microsoft Word и других цифровых ресурсов для всех ваших маркетинговых и коммуникационных потребностей. Разница в том, что вы платите только каждый раз, когда используете элемент. Это может быть очень экономичным вариантом.

Ниже приведены некоторые из лучших шаблонов печати для Word, доступных на Envato Elements и GraphicRiver:

Брендан хотел бы знать, есть ли способ назначить ярлык по моему выбору, например Ctrl+J, для предложения. Это будет означать, что каждый раз, когда он нажимает Ctrl+J, это предложение будет вставляться. Брендан знает об автотексте, но не видит способа назначить сочетание клавиш, например Ctrl+J, для определенной записи автотекста.

На самом деле, AutoText включает в себя что-то вроде встроенной клавиши быстрого доступа. Создав запись автотекста, вы можете ввести мнемонику для записи и нажать F3. Word расширяет мнемонику до более длинной формы. Если вы хотите иметь специальную комбинацию клавиш для определенной записи автотекста, вы можете выполнить следующие действия:

Определите запись автотекста, как обычно.
Отобразите диалоговое окно "Параметры Word". (В Word 2007 нажмите кнопку «Офис», а затем выберите «Параметры Word». В Word 2010 откройте вкладку «Файл» на ленте и нажмите «Параметры».)
В левой части диалогового окна нажмите "Настроить" (Word 2007) или "Панель быстрого доступа" (Word 2010).
Нажмите кнопку «Настроить». Word отображает диалоговое окно «Настройка клавиатуры». (См. рис. 1.)

Рисунок 1. Диалоговое окно «Настроить клавиатуру».

Однако помимо автотекста есть и другие варианты. Конечно, вы могли бы записать макрос, в котором вы печатаете нужный текст. Затем макрос может быть назначен сочетанию клавиш и будет воспроизводиться повторно (повторно вводя текст) каждый раз, когда вы вызываете сочетание клавиш.

Возможно, самая простая альтернатива — создать запись автозамены для вашего текста. Все, что вам нужно сделать, это придумать недвусмысленную серию нажатий клавиш, например cj, а затем заставить Word заменить этот текст чем-то другим. Другими словами, программа может «исправлять» символы cj, заменяя их более длинным предложением. В этом случае нет сочетания клавиш, которое нужно запомнить, только короткий текст, который вы хотите «исправить». (Как вы создаете записи автозамены, обсуждалось в других выпусках WordTips.)

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

Лори Кауфман

Лори Кауфман
Писатель

Лори Кауфман – специалист по технологиям с 25-летним опытом работы. Она была старшим техническим писателем, работала программистом и даже управляла собственным бизнесом в нескольких местах. Подробнее.

У всех нас есть несколько больших фрагментов текста, которые мы должны регулярно набирать, например ваш адрес, длинные имена или фразы или даже таблицы и изображения, которые вы часто используете. Функция автотекста в Word позволяет сохранять эти фрагменты текста и быстро вставлять их несколькими нажатиями клавиш, чтобы тратить меньше времени на ввод текста.

Функция автотекста долгое время была частью Office, но теперь она является частью быстрых частей, которые были добавлены в Office 2007. Помимо записей автотекста, функция быстрых частей позволяет вставлять свойства документа (например, название и автор) и поля (такие как даты и номера страниц). Быстрые части и записи автотекста также известны как «Стандартные блоки», и Word поставляется со многими предопределенными стандартными блоками. Вы также можете добавить столько пользовательских стандартных блоков, сколько хотите.

ПРИМЕЧАНИЕ. Ранее мы писали о том, как ссылаться на текст из других документов в Word, чтобы вы могли вставлять повторно используемый контент в другие документы, которые будут автоматически обновляться. Уловка, обсуждаемая в этой статье, аналогична использованию записи автотекста. Однако после вставки содержимого с использованием записи автотекста это содержимое НЕ будет автоматически обновляться при изменении записи автотекста.

Существует другое программное обеспечение, например бесплатный PhraseExpress для Windows, которое выполняет аналогичную задачу в масштабе всей системы. Это здорово, потому что он работает в любом приложении, а не только в Word, но у AutoText есть несколько собственных преимуществ, а именно, у него больше параметров форматирования (особенно специфичных для Word), чем у PhraseExpress, и он доступен везде, где есть Word.Таким образом, если вам не разрешено устанавливать сторонние программы, например, на ваш рабочий компьютер, вы все равно можете использовать автотекст.

Вы можете хранить записи автотекста только в шаблонах, но не в самих документах. По умолчанию новые записи автотекста сохраняются в шаблоне Normal.dotm. Это ограничивает доступность ваших записей автотекста только для вашего компьютера, если только вы не делитесь своим шаблоном Normal.dotm с другими компьютерами. Вы можете добавлять записи автотекста в пользовательские шаблоны, но на это есть ограничения, которые мы обсудим позже в этой статье.

Как создать новую запись автотекста

Для начала создайте новый документ Word и введите содержимое (текст, изображения, таблицы и т. д.), которое вы хотите добавить в качестве записи автотекста. Затем выделите содержимое и нажмите вкладку «Вставить».

Если вы хотите, чтобы текст записи автотекста сохранялся с форматированием абзаца для всех абзацев в записи, включая последний абзац, убедитесь, что метка абзаца в конце последнего абзаца включена в ваш выбор. Знак абзаца сохраняет форматирование абзаца. Если вы не выбираете знак абзаца в конце абзаца, этот абзац принимает стиль абзаца окружающего текста при его вставке. Если вы не видите метку абзаца в конце каждого абзаца, вы можете отобразить их в параметрах. Любое форматирование символов, которое вы применили к содержимому автотекста, автоматически сохраняется в записи автотекста.

В разделе «Текст» нажмите кнопку «Исследовать быстрые части» и наведите указатель мыши на «Автотекст» в раскрывающемся меню. Затем выберите «Сохранить выделение в галерее автотекста» в подменю.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете заметить, что опция «Сохранить выделенное в галерее быстрых частей» доступна непосредственно в меню «Быстрые части». Этот параметр добавляет выделенный текст в качестве записи «Быстрые части», а не записи «Автотекст». Записи «Быстрые части» и «Автотекст» являются строительными блоками. Вы можете добавить запись и таким образом, но мы собираемся обсудить ее добавление как запись автотекста.

Откроется диалоговое окно «Создать новый стандартный блок». Введите имя записи автотекста в поле редактирования «Имя».

Мы рекомендуем делать имена ваших записей автотекста достаточно разными, чтобы вам нужно было ввести только несколько символов имени, чтобы вставить каждую запись в документ. Если несколько записей автотекста имеют очень похожие имена, вам придется ввести достаточно имени, чтобы Word знал, какую запись вы хотите вставить.

Вы также можете изменить категорию для этой записи. Раскрывающийся список «Категория» содержит параметр «Создать новую категорию», который позволяет добавить эту запись автотекста в пользовательскую категорию. Вы также можете изменить «Галерею», в которой создается запись.

Раскрывающийся список «Параметры» позволяет указать способ вставки записи в документ. Если вы вставляете небольшой фрагмент текста, например название компании, выберите «Вставить только содержимое», чтобы вставить содержимое записи в строку рядом с курсором. Вы также можете вставить содержимое в виде отдельного абзаца или на отдельной странице (идеально подходит для создания стандартных титульных страниц).

Примите настройку по умолчанию для раскрывающегося списка «Сохранить в». Это сохранит запись автотекста в вашем обычном шаблоне.

После того как вы настроите новую запись автотекста, нажмите "ОК".

Когда вы закрываете последний открытый документ Word, может появиться следующее диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы сохранить изменения, внесенные в шаблон Normal.dotm, если вы включили параметр, чтобы получать запрос на сохранение Нормальный шаблон. Чтобы сохранить запись автотекста в шаблоне «Normal.dotm», нажмите «Сохранить».

Как вставить запись автотекста в документ

Теперь, когда мы создали новую запись автотекста, давайте вставим ее в документ. Создайте новый документ Word или откройте существующий. Снова щелкните вкладку «Вставка» и наведите указатель мыши на «Автотекст» в раскрывающемся меню. Вы заметите, что добавленная вами запись автотекста доступна непосредственно в подменю «Автотекст». Выберите его, чтобы вставить содержимое в эту запись.

Вы также можете вставить запись автотекста, просто начав вводить имя записи автотекста. Отображается небольшое всплывающее окно с названием соответствующей записи автотекста и инструкциями, предлагающими нажать «Ввод» для вставки. Нажмите «Ввод», чтобы вставить всю запись автотекста в ваш документ. Вы также можете нажать «F3».

Содержимое записи автотекста вставляется вместе с исходными разрывами строк и форматированием.

Чтобы упростить и ускорить вставку записей автотекста, можно добавить кнопку "Автотекст" на панель быстрого доступа.

Как включить «Показывать предложения автозаполнения»

Если вы не видите предложение автозаполнения при вводе имени записи автотекста, возможно, вам придется включить параметр «Показывать предложения автозаполнения».

Чтобы включить параметр "Показывать предложения автозаполнения", откройте существующий документ Word или создайте новый и перейдите на вкладку "Файл".

На экране Backstage нажмите «Параметры» в списке параметров слева.

Нажмите «Дополнительно» в списке элементов в левой части диалогового окна «Параметры Word».

В разделе "Параметры редактирования" установите флажок "Показать предложения автозаполнения", чтобы в нем стояла галочка.

Теперь вы сможете нажать «Ввод» после ввода части имени записи автотекста, чтобы вставить ее.

Как редактировать содержимое существующей записи автотекста

Скажем, вы переехали в новый дом и вам нужно изменить свой адрес в записи автотекста. Это легко сделать. Просто введите нужную запись в новом документе Word, выберите ее, а затем войдите в подменю «Автотекст», как мы обсуждали ранее. Выберите параметр «Сохранить выделение в галерее автотекста» в подменю под любыми существующими записями автотекста.

Введите то же имя, что и существующая запись автотекста, в поле ввода «Имя» и нажмите «ОК».

Отобразится диалоговое окно подтверждения. Нажмите «Да», чтобы заменить предыдущую запись автотекста новой.

Теперь вы можете вставить обновленную запись автотекста в любой новый или существующий документ Word, как и раньше.

ПРИМЕЧАНИЕ. Помните, что изменение записи автотекста НЕ меняет содержимое этой записи ни в одном из существующих документов, в которые вы уже вставили ее. Измененное содержимое записи автотекста используется только при вставке записи в любое время после ее изменения.

Как изменить свойства существующей записи автотекста

Помимо редактирования содержимого записи автотекста, вы также можете изменить свойства записи, например шаблон, в котором она хранится, категорию и т. д.

Для этого создайте новый документ Word или откройте существующий. Перейдите на вкладку «Вставка», а затем нажмите кнопку «Исследовать быстрые части» в разделе «Текст». В раскрывающемся меню выберите «Организатор строительных блоков».

Откроется диалоговое окно «Организатор стандартных блоков». Отображается список всех «строительных блоков», показывающий «имя» каждого и в какой «галерее», «категории» и «шаблоне» они находятся. Они перечислены в алфавитном порядке в соответствии с «галереей».Наша новая запись «Адрес» указана вверху, потому что она находится в галерее «Автотекст». Нажмите на запись, чтобы выбрать ее. Предварительный просмотр записи отображается в правой части диалогового окна.

Выбрав запись «Адрес», нажмите «Изменить свойства» под списком «Стандартные блоки».

Отображается то же диалоговое окно, что и при создании записи автотекста; однако теперь это называется «Изменить строительный блок». Мы собираемся изменить «Опция» на «Вставить содержимое в отдельный абзац», чтобы адрес всегда вставлялся, начиная с отдельной строки, даже если курсор находится в конце другой строки. После внесения изменений нажмите "ОК".

Снова появится диалоговое окно подтверждения, подтверждающее, что вы хотите заменить запись автотекста исправленной. Нажмите «Да».

Как удалить запись автотекста

Если вы обнаружите, что запись автотекста вам больше не нужна, вы можете удалить ее из набора стандартных блоков. Чтобы удалить запись автотекста, откройте диалоговое окно «Организатор стандартных блоков», как описано в последнем разделе. Выберите запись автотекста, которую хотите удалить, и нажмите «Удалить» под списком «Стандартные блоки».

Появится диалоговое окно подтверждения с вопросом, уверены ли вы, что хотите удалить выбранный стандартный блок, в данном случае запись автотекста. Нажмите «Да», чтобы удалить запись. Вы вернетесь в диалоговое окно «Организатор строительных блоков». Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть его и вернуться к документу.

Похоже, у автотекста есть одна особенность при использовании пользовательского шаблона. Мы проверили добавление записей автотекста в пользовательский шаблон, но когда мы создали новый документ на основе этого шаблона, запись автотекста была недоступна. Однако, когда мы создали новый документ на основе обычного шаблона, а затем присоединили к этому документу пользовательский шаблон, запись автотекста была доступна. Итак, если вы хотите сохранить записи автотекста в своем собственном шаблоне, обязательно прикрепите шаблон к своим документам после их создания, иначе ваши записи автотекста будут недоступны. Если вы обнаружите обратное, сообщите нам об этом в комментариях.

Старые версии Word (2003 и более ранние) позволяли копировать записи автотекста из одного шаблона в другой. Однако в Word 2007 эта функция была удалена.

› Что делают ваши функциональные клавиши в Microsoft Word
› Как добавить сочетания клавиш к записям автотекста в Word
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Что означает XD и как вы его используете?
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11
› Почему не было Windows 9?
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)

поиск меню

Урок 5. Основы работы с текстом

Введение

Если вы новичок в Microsoft Word, вам необходимо изучить основы ввода, редактирования и систематизации текста. Основные задачи включают в себя возможность добавлять, удалять и перемещать текст в документе, а также вырезать, копировать и вставлять его.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об основах работы с текстом в Word.

Использование точки вставки для добавления текста

Точка вставки — это мигающая вертикальная линия в документе. Он указывает, где вы можете ввести текст на странице. Вы можете использовать точку вставки различными способами.

В новом пустом документе можно дважды щелкнуть мышью, чтобы переместить точку вставки в другое место на странице.

Выделение текста

Прежде чем вы сможете перемещать или форматировать текст, вам нужно его выделить. Для этого щелкните и перетащите мышь по тексту, затем отпустите кнопку мыши. Выделенный текст появится над выделенным текстом.

Когда вы выделяете текст или изображения в Word, появляется наводимая панель инструментов с ярлыками команд. Если панель инструментов сначала не появляется, попробуйте навести указатель мыши на выделение.

Чтобы выделить несколько строк текста:

Переместите указатель мыши влево от любой линии, чтобы он превратился в стрелку с наклоном вправо.

Другие сочетания клавиш включают двойной щелчок для выбора слова и тройной щелчок для выделения всего предложения или абзаца.

Чтобы удалить текст:

Существует несколько способов удаления или удаления текста:

Чтобы удалить текст слева от точки вставки, нажмите клавишу Backspace на клавиатуре.
Чтобы удалить текст справа от точки вставки, нажмите клавишу Delete на клавиатуре.
Выделите текст, который хотите удалить, и нажмите клавишу Delete.

Если вы выберете текст и начнете печатать, выделенный текст будет автоматически удален и заменен новым текстом.

Копирование и перемещение текста

Word позволяет копировать текст, который уже есть в документе, и вставлять его в другие места, что может сэкономить вам много времени и усилий. Если вы хотите переместить текст в документе, вы можете вырезать и вставить или перетащить его.

Чтобы скопировать и вставить текст:

Выделите текст, который хотите скопировать.

Чтобы вырезать и вставить текст:

Выберите текст, который хотите вырезать.

Вы также можете вырезать, копировать и вставлять, щелкнув документ правой кнопкой мыши и выбрав нужное действие в раскрывающемся меню. Когда вы используете этот метод для вставки, вы можете выбрать один из трех вариантов, определяющих форматирование текста: «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование» и «Сохранить только текст». Вы можете навести указатель мыши на каждый значок, чтобы увидеть, как он будет выглядеть, прежде чем выбрать его.

Чтобы перетащить текст:

Выделите текст, который хотите переместить.

Если текст не отображается в нужном месте, вы можете нажать клавишу Enter на клавиатуре, чтобы переместить текст на новую строку.

Отменить и повторить

Допустим, вы работаете над документом и случайно удалили текст. К счастью, вам не придется заново вводить все, что вы только что удалили! Word позволяет отменить последнее действие, если вы допустите подобную ошибку.

Для этого найдите и выберите команду "Отменить" на панели быстрого доступа. Кроме того, вы можете нажать Ctrl+Z на клавиатуре. Вы можете продолжать использовать эту команду для отмены нескольких изменений подряд.

Напротив, команда "Повторить" позволяет отменить последнюю отмену. Вы также можете получить доступ к этой команде, нажав Ctrl+Y на клавиатуре.

Символы

Если вам нужно вставить необычный символ, которого нет на вашей клавиатуре, например символ авторского права (©) или товарного знака (™), вы обычно можете найти их с помощью команды "Символ".

Читайте также: