Как автоматически отформатировать таблицу в Word

Обновлено: 21.11.2024

Работа с таблицами Word может быть довольно сложной. Эти простые советы покажут вам, как правильно составить таблицу и отформатировать ее.

В Microsoft Word таблицы являются важными инструментами форматирования. Microsoft Office упростил создание и форматирование базовых таблиц в Microsoft Word для Office 365, Word 2019, Word 2016 и Word 2013.

Мы не так часто накрывали столы, как хотелось бы. Пришло время исправить это, так как количество людей, задающих вопросы о том, как правильно форматировать таблицы, накапливается. Может быть, эти восемь подсказок стола могут быть закуской. Вы просто не можете создавать красивые документы Microsoft Word, срезая углы в таблицах — вот как форматировать таблицы в Word.

Кстати, можно получить бесплатную копию Microsoft Word, если она вам понадобится.

1. Как сделать таблицу в Microsoft Word

Использование таблиц и даже изменение их на лету в соответствии с данными стало намного проще в более новых версиях Word, таких как Microsoft Word 2019 и Office 365. Интуитивно понятные функции форматирования таблиц Microsoft Word позволяют точнее (и быстрее) контролировать внешний вид таблицы. Но сначала перейдите на ленту > Вставить > Таблица > Вставить таблицу, чтобы создать свою первую таблицу.

Это дает вам пять вариантов создания вашей первой таблицы.

Самый быстрый способ начать работу — с Quick Tables. Встроенные дизайны избавят вас от отсутствия дизайнерских навыков. Вы можете изменять макеты, добавляя собственные строки и столбцы или удаляя ненужные.

Еще одним быстрым способом создания таблицы в Word является функция "Вставить элемент управления". Вы можете создать новый столбец или строку одним щелчком мыши. Наведите указатель мыши на стол. Панель появляется прямо за вашей таблицей между двумя существующими столбцами или строками. Нажмите на него, когда он появится, и в это место будет вставлен новый столбец или строка.

Если вы хотите переместить или упорядочить строку, используйте комбинацию клавиш Alt+Shift+Стрелка вверх и Alt+Shift+Стрелка вниз, чтобы расположить строку вверх или вниз. Переместите смежные строки, сначала выбрав их все.

Как использовать свойства таблицы для размещения таблицы на странице

Если ваши таблицы перекрываются в Word или вы хотите, чтобы они не накладывались на ваш текст, вам нужно узнать, как расположить таблицы на странице с помощью функции "Свойства таблицы".

Щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите "Свойства таблицы" в контекстном меню. Диалоговое окно Table Properties предназначено для точного управления данными и их отображением. Управляйте размером, выравниванием и отступом таблицы.

По умолчанию Word выравнивает таблицу по левому краю. Если вы хотите центрировать таблицу на странице, выберите вкладку Таблица. Нажмите «Выравнивание» > «По центру».

Отступ от левого рисунка определяет расстояние таблицы от левого поля.

Расположите таблицу в соответствии с текстом вокруг нее, чтобы она выглядела эстетично. Оборачивайте текст вокруг таблиц, перетаскивая его за маркер. Обтекание текстом автоматически меняется с «Нет» на «Вокруг». В диалоговом окне "Позиционирование таблицы" вы можете установить расстояние от окружающего текста для каждой стороны таблицы.

Выберите «Переместить с текстом», если текст напрямую связан с данными таблицы. Таблица выровнена по вертикали относительно соответствующего абзаца вокруг нее. Если данные таблицы применяются ко всему документу, этот параметр можно не устанавливать.

Вы также можете управлять таблицами с помощью сочетаний клавиш Microsoft Word.

2. Используйте линейку

Если вы ищете простой способ сделать таблицы красивыми в Word, то определение размеров таблиц и их точное расположение — это само по себе искусство. Если вам нужны точные измерения для определения размеров строк и столбцов, используйте линейку.

Наведите указатель мыши на границу. Когда появится указатель с двойной стрелкой, щелкните границу и удерживайте нажатой клавишу ALT. Переместите строки и столбцы в соответствии с вашими измерениями.

3. Преобразование текста в таблицу (и наоборот)

Табличные данные содержат информацию по своей структуре. Было бы неприятно, если бы в Word не было средства для обработки нетабличных данных. Вы можете мгновенно преобразовать данные в таблицы с помощью команды «Вставить таблицу».

Выделите текст. Выберите Лента > Вставить > Таблица > Вставить таблицу.

Microsoft Word определяет необходимое количество строк и столбцов с учетом текстовых разделителей, а затем автоматически подбирает содержимое. Диалоговое окно «Преобразовать текст в таблицу» позволяет вам лучше контролировать, если предыдущая операция не сработала правильно. Вы также можете выбрать способ размещения содержимого таблицы на странице.

Вы можете указать, как Microsoft Word должен разделять данные на строки и столбцы. Абзац, табуляция, запятая или любой другой символ-разделитель. Это позволяет легко импортировать нетабличные данные из файлов CSV или простых файлов TXT и преобразовывать их в форматированные таблицы. Помните, что вы также можете импортировать данные из Microsoft Word в электронную таблицу Excel.

Преобразовать таблицу в текст

Создайте обратный процесс, если кто-то попросит вас отправить им файлы со значениями, разделенными запятыми, или любым другим разделителем. Выберите всю таблицу, щелкнув маркер «переместить» над таблицей.

Выберите "Лента" > "Работа с таблицами" > "Макет" > В группе данных нажмите "Преобразовать в текст".

Простой текст может быть скучным. Если у вас есть возможность, преобразуйте таблицу данных в более наглядную диаграмму с помощью одной из малоиспользуемых функций Microsoft Word.

4. Автозаполнение номеров столбцов

Microsoft Excel упрощает автоматическое заполнение последовательности чисел. Microsoft Word этого не делает, и вам, возможно, придется прибегнуть к ручной работе. Есть более простой способ.

Создайте новый столбец для серийных номеров, если он не существует. Выберите этот столбец, наведя указатель мыши на столбец.

Выбрав столбец, перейдите в раздел "Главная" > "Абзац" > нажмите кнопку "Нумерация", чтобы вставить нумерованный список.

Числовая последовательность вставляется в столбец автоматически.

5. Заморозить эти таблицы!

Таблицы Microsoft Word изменяют свои размеры для размещения новых данных. Могут быть случаи, когда вы вообще не хотите, чтобы размер таблицы менялся, даже при вставке новых данных. То есть — «заморозить» размер ячеек.

Первый шаг — указать фиксированный размер ячеек. Перейдите в «Свойства таблицы» > «Строка» > введите значение в поле «Указать высоту». Для высоты строки выберите Точно в раскрывающемся списке.

Теперь выберите вкладку "Таблица" > нажмите кнопку "Параметры" > снимите флажок "Автоматически изменять размер по размеру содержимого".

Дважды нажмите кнопку "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Свойства таблицы".

Это также решает проблему вставки изображения в ячейку без расширения ячейки для размещения изображения. Если изображение больше, чем доступное пространство в ячейке, оно обрезается, чтобы поместиться в ячейке.

6. Преобразование строк в столбцы в таблице

Бывают ситуации, когда вам нужно преобразовать строки в столбцы и столбцы в строки. Одним из возможных сценариев является ситуация, когда количество столбцов превышает поля страницы. Переключение столбцов в строки и наоборот называется транспозицией.

Плохая новость заключается в том, что в Word пока нет встроенного метода для обработки этой проблемы. Microsoft предлагает скопировать и вставить таблицу в Microsoft Excel и использовать ее команду Transpose. Транспонированную таблицу теперь можно скопировать и вставить обратно в Microsoft Word.

Из этого краткого руководства по преобразованию строк в столбцы данные показывают, насколько просто работать с Excel. Кроме того, воспользуйтесь страницей поддержки Microsoft, если у вас возникнут проблемы с использованием команды Transpose.

7. Вставка идеальных таблиц Excel в Gmail

Вы найдете применение этому простому обходному пути. По умолчанию Gmail не сохраняет формат электронной таблицы при вставке из Microsoft Excel. Чтобы отправить табличные данные по электронной почте, не отправляя их в виде отдельного вложения, используйте Microsoft Word в качестве моста.

Выберите и скопируйте и вставьте таблицу Microsoft Excel в документ Microsoft Word с исходным форматированием. Теперь скопируйте и вставьте из Microsoft Word в Gmail. Как видно из скриншота, проблема решена. Возможно, вам придется немного изменить более сильно отформатированные таблицы, но большая часть форматирования сохраняется.

8. Повторно используйте свои таблицы, чтобы сэкономить время

Вы можете сэкономить много времени, повторно используя таблицы в своих профессиональных документах Microsoft Word. Сохраняйте пустые форматы таблиц и при необходимости вставляйте новые данные. Благодаря этому быстрому сохранению вам не придется воссоздавать макет с нуля для новых данных.

Выберите таблицу. Выберите «Лента» > «Вставить» > «Текстовая группа» > нажмите «Экспресс-блоки» > «Сохранить выделенное в галерее экспресс-блоков».

После того как вы сохраните выборку в галерее экспресс-блоков, вы можете повторно использовать ее, щелкнув Экспресс-блоки и выбрав фрагмент из галереи.

Используйте организатор стандартных блоков для предварительного просмотра любой созданной вами таблицы. Здесь вы также можете редактировать свойства и удалять таблицы.

Смущают ли вас таблицы Microsoft Word?

Эти советы недостаточны для охвата области форматирования таблиц в Word. Я не говорил о роли вкладки «Дизайн» в создании привлекательных таблиц. Это отдельная тема. Но это одна из меньших областей, в которых можно запутаться благодаря визуальной справке на этой вкладке.

Работа с таблицами в Word может быть чрезвычайно полезной. В то время как таблицы являются одной общей областью между Microsoft Word и Excel, Microsoft Excel больше подходит для управления табличными данными. Тем не менее, умение правильно форматировать таблицы в обоих приложениях является важным навыком Microsoft Office. Используйте их при каждой возможности.

выражение Обязательно. Переменная, представляющая объект Table.

Параметры

Имя Обязательный/Необязательный Тип данных Описание
Формат Необязательно Вариант Применяемый формат. Этот параметр может быть константой WdTableFormat, константой WdTableFormatApply или объектом TableStyle.
ApplyBorders< /td> Необязательно Вариант True, чтобы применить свойства границы указанного формата. Значение по умолчанию — True.
ApplyShading Необязательно Вариант True, чтобы применить свойства затенения указанного формат. Значение по умолчанию — True.
ApplyFont Необязательно Вариант True, чтобы применить свойства шрифта указанного формат. Значение по умолчанию — True.
ApplyColor Необязательно Вариант True, чтобы применить свойства цвета указанного формат. Значение по умолчанию — True.
ApplyHeadingRows Необязательно Вариант True, чтобы применить свойства заголовка строки указанный формат. Значение по умолчанию — True.
ApplyLastRow Необязательно Вариант True, чтобы применить свойства последней строки указанный формат. Значение по умолчанию — False.
ApplyFirstColumn Необязательно Вариант True, чтобы применить свойства первого столбца указанный формат. Значение по умолчанию — True.
ApplyLastColumn Необязательно Вариант True, чтобы применить свойства последнего столбца указанный формат. Значение по умолчанию — False.
Автоподбор Необязательно Вариант True, чтобы уменьшить ширину столбцов таблицы насколько это возможно, не меняя способ переноса текста в ячейках. Значение по умолчанию — True.

Примечания

Аргументы этого метода соответствуют параметрам в диалоговом окне "Автоформат таблицы".

Пример

В этом примере создается таблица 5x5 в новом документе и применяются все свойства формата Colorful 2 к таблице.

В этом примере все свойства формата Classic 2 применяются к таблице, в которой в данный момент находится точка вставки. Если точка вставки не находится в таблице, отображается окно сообщения.

См. также

Поддержка и обратная связь

Есть вопросы или отзывы об Office VBA или этой документации? См. раздел Поддержка и отзывы об Office VBA, чтобы узнать, как получить поддержку и оставить отзыв.

Word включает в себя очень мощный редактор таблиц, который позволяет быстро отображать таблицы в документах. Чтобы быстро отформатировать таблицу, вы можете использовать функцию автоформатирования таблицы Word, если хотите.

Несмотря на то, что функция автоформатирования таблиц великолепна, она не обеспечивает оптимального форматирования для всех пользователей. Нередко требуется совершенно другое форматирование таблицы, чем то, которое доступно с помощью AutoFormat. Если у вас есть много таблиц для форматирования, и форматирование ваших таблиц сложное, вам может понадобиться возможность добавлять в Word собственные форматы таблиц.

Однако есть способы упростить форматирование таблиц. Все, что вам нужно сделать, это использовать следующие функции Word.

  • Стили. Вы можете определить стили для того, как информация должна отображаться в ваших таблицах. После того как вы действительно вставите информацию в таблицу, вы сможете применить стиль к данным, тем самым автоматически установив информацию о шрифте, отступе, интервале и выравнивании.
  • Макросы. Когда вы форматируете таблицу, чтобы она выглядела так, как вы хотите, просто запишите макрос, который вы сможете позже воспроизвести.Если вы работаете с целыми таблицами, столбцами или строками, вы можете легко использовать макрос для ускорения последующих задач форматирования. Макрос можно даже назначить кнопке на панели инструментов, пункту меню или сочетанию клавиш, чтобы упростить форматирование таблиц.
  • Автотекст. Если вы настроили свои таблицы перед вставкой в ​​них информации, вы можете создать пустую таблицу, а затем сохранить ее в записи автотекста. Вставьте запись позже, и ваша пустая таблица будет немедленно доступна для вставки информации.

Вы сами решаете, как сочетать эти функции для достижения своих целей. (То, как вы используете каждую из этих функций, было в центре внимания прошлых выпусков WordTips.) После небольшой тщательной подготовки и планирования вы можете легко автоматизировать и сократить свои задачи форматирования таблиц до размер.

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

Вы можете применять стили таблиц к таблицам Word, чтобы быстро и последовательно форматировать их. Word поставляется с несколькими встроенными стилями таблиц, или вы можете создать свои собственные. Вы можете редактировать стили таблиц, изменяя границы, заливку, форматирование символов, форматирование абзацев и свойства таблицы. Если ваш документ включает несколько таблиц, стили таблиц могут сэкономить много времени.

Примечание. Кнопки и вкладки ленты могут отображаться по-разному (с текстом или без него) в зависимости от вашей версии Word, размера экрана и настроек панели управления. Для пользователей Word 365 вкладки ленты могут отображаться под разными именами. Например, вкладка «Дизайн инструментов для работы с таблицами» может отображаться как «Дизайн таблицы».

Хотите узнать больше о Microsoft Word? Посетите наш виртуальный класс или живые классные курсы Word >

Стили и темы таблиц

Каждый документ Word использует тему документа, которая включает тему шрифта и цветовую тему. Цвета, используемые в стилях таблиц, основаны на цветовой теме.

Вы можете выбрать темы документа, цветовые темы и темы шрифтов, используя раскрывающиеся меню "Темы", "Цвета" или "Шрифты" на вкладке "Дизайн" на ленте:

Вы также можете создавать свои собственные цветовые темы, чтобы ваши таблицы можно было отформатировать с использованием цветов вашей организации.

Включение линий сетки

При работе с таблицами рекомендуется включать линии сетки. Рамки, которые являются форматом, будут напечатаны. Линии сетки не печатаются.

Чтобы включить линии сетки:

  1. Нажмите в таблице.
  2. Перейдите на вкладку "Макет таблицы" или "Макет таблицы".
  3. Нажмите «Просмотреть линии сетки». Линии сетки останутся для всех документов Word.

Просмотр линий сетки появляется на вкладке "Работа с таблицами" или "Макет таблицы", когда вы щелкаете в таблице:

Применение стиля таблицы

Если ваш документ Word содержит несколько таблиц, которые вы хотите отформатировать единым образом, лучше использовать стили таблиц, а не применять ручное или прямое форматирование к каждой таблице.

Чтобы применить стиль таблицы к таблице:

  1. Нажмите в таблице.
  2. Перейдите на вкладку "Дизайн инструментов для работы с таблицами" или "Дизайн таблиц" на ленте.
  3. Нажмите стрелку "Дополнительно" в правом нижнем углу галереи "Стили таблиц". Появится раскрывающееся меню.
  4. Наведите указатель мыши на различные стили таблиц. Форматирование таблицы будет меняться по мере того, как вы перемещаетесь по различным стилям таблиц в галерее.
  5. Нажмите на стиль таблицы, который хотите применить.

Ниже представлена ​​галерея стилей таблиц (текущая тема — тема Office):

Примечание. Стили таблиц не включают высоту строки, ширину столбца или пользовательское форматирование ячеек для отдельных ячеек. Если пользователь применит к таблице ручное или прямое форматирование (например, заливку и границы) на вкладке "Дизайн" или "Дизайн таблицы" для работы с таблицами, это форматирование переопределит стиль таблицы.

Выбор параметров стиля таблицы

После того как вы выбрали стиль таблицы, вы можете выбрать различные параметры стиля таблицы (на которые влияют форматы в стиле таблицы).

Чтобы выбрать параметры стиля таблицы:

  1. Нажмите в таблице.
  2. Перейдите на вкладку "Дизайн инструментов для работы с таблицами" или "Дизайн таблиц" на ленте.
  3. В параметрах стиля таблицы установите или снимите флажок «Строка заголовка». Если этот флажок установлен, строка заголовка будет отформатирована иначе, чем строки основного текста.
  4. В параметрах стиля таблицы установите или снимите флажок «Строка итогов». Если этот флажок установлен, последняя строка будет отформатирована иначе, чем строки основного текста.
  5. В разделе "Параметры стиля таблицы" установите или снимите флажок "Группированные строки" или "Группированные столбцы", чтобы задать альтернативное затенение строк или столбцов.
  6. В параметрах стиля таблицы установите флажок «Первый столбец» или «Последний столбец», если вы хотите, чтобы формат первого или последнего столбца отличался от форматирования других столбцов.

Параметры стиля таблицы отображаются на вкладке "Дизайн инструментов для работы с таблицами" или "Дизайн таблицы", когда вы щелкаете в таблице:

В следующей таблице строки заголовка и строки с полосами отмечены в параметрах стиля таблицы:

Изменение стиля таблицы

Вы можете изменить стиль таблицы в документе Word, и все таблицы, использующие этот стиль таблицы, изменятся.

Чтобы изменить стиль таблицы:

  1. Нажмите в таблице.
  2. Перейдите на вкладку "Дизайн инструментов для работы с таблицами" или "Дизайн таблиц" на ленте.
  3. Нажмите стрелку "Дополнительно" в правом нижнем углу галереи "Стили таблиц". Появится раскрывающееся меню.
  4. Нажмите «Изменить стиль таблицы». Появится диалоговое окно. Вы также можете щелкнуть стиль таблицы правой кнопкой мыши и выбрать "Изменить".
  5. В раскрывающемся меню «Применить форматирование» выберите элемент, который нужно изменить (например, строку заголовка).
  6. Выберите нужное форматирование, например шрифт, размер шрифта, цвет шрифта, заливку и границу.
  7. В раскрывающемся меню «Применить форматирование к» выберите следующий элемент, который нужно изменить.
  8. Выберите нужное форматирование, например шрифт, размер шрифта, цвет шрифта, заливку и границу.
  9. Повторите для других элементов.
  10. Выберите «Только в этом документе» или «Новые документы на основе этого шаблона». Если вы выберете Только в этом документе, измененный стиль будет доступен только для текущего документа. Если вы выберете Новые документы на основе этого шаблона, стиль таблицы будет изменен для будущих документов на основе текущего шаблона (обычно это обычный шаблон).
  11. Нажмите "ОК".

Ниже показано диалоговое окно «Изменить стиль»:

Вы также можете нажать "Формат" в нижней части диалогового окна и выбрать другие параметры, например "Шрифт" или "Абзац".

Если вы изменили стиль таблицы, а таблицы, использующие этот стиль, не изменились, скорее всего, к таблице было применено прямое или ручное форматирование, которое затем переопределяет стиль таблицы. Возможно, вам потребуется очистить форматирование в таблице, выбрав таблицу и нажав «Очистить форматирование» на вкладке «Главная» в группе «Шрифт».

Вы также можете изменить свойства таблицы в стиле таблицы. Свойства таблицы включают выравнивание таблицы, настройки строк и поля ячеек.

Чтобы изменить свойства таблицы в стиле таблицы:

  1. Нажмите в таблице.
  2. Перейдите на вкладку "Дизайн инструментов для работы с таблицами" или "Дизайн таблиц" на ленте.
  3. Нажмите стрелку "Дополнительно" в правом нижнем углу галереи "Стили таблиц". Появится раскрывающееся меню.
  4. Нажмите «Изменить стиль таблицы». Появится диалоговое окно. Вы также можете щелкнуть стиль таблицы правой кнопкой мыши и выбрать "Изменить".
  5. Нажмите «Формат» в левом нижнем углу диалогового окна. Появится раскрывающееся меню.
  6. Нажмите «Свойства таблицы». Появится диалоговое окно.
  7. Перейдите на вкладку "Таблица" и выберите "Выравнивание".
  8. Перейдите на вкладку "Строка" и выберите нужные параметры. Например, отключите параметр Разрешить разбиение строки на несколько страниц.
  9. Выберите любые другие параметры форматирования, которые вы хотите применить ко всей таблице.
  10. Нажмите "ОК".
  11. Выберите Только в этом документе или Новые документы на основе этого шаблона.
  12. Нажмите "ОК".

Ниже показано диалоговое окно "Свойства таблицы" с выбранной вкладкой "Таблица":

Создание нового стиля таблицы

Вы также можете создать новый или собственный стиль таблицы.

Чтобы создать собственный стиль таблицы:

  1. Нажмите в таблице.
  2. Перейдите на вкладку "Дизайн инструментов для работы с таблицами" или "Дизайн таблиц" на ленте.
  3. Нажмите стрелку "Дополнительно" в правом нижнем углу галереи "Стили таблиц". Появится раскрывающееся меню.
  4. Нажмите на стиль таблицы, чтобы применить его в качестве базового стиля.
  5. Нажмите стрелку "Дополнительно" в правом нижнем углу галереи "Стили таблиц". Появится раскрывающееся меню.
  6. Нажмите «Новый стиль таблицы». Появится диалоговое окно.
  7. Введите имя новой таблицы в поле Имя.
  8. Выберите нужное форматирование.
  9. Выберите Только в этом документе или Новые документы на основе этого шаблона.
  10. Нажмите "ОК".

Новый стиль таблицы появится в нижней части галереи стилей таблиц:

Новый стиль таблицы появится в галерее "Стили таблиц" в разделе "Пользовательский" (в верхней части галереи). Если вы хотите удалить его, щелкните его правой кнопкой мыши в галерее и выберите «Удалить стиль таблицы».

Очистка стиля таблицы

Чтобы очистить стиль таблицы и удалить форматирование:

  1. Нажмите в таблице.
  2. Перейдите на вкладку "Дизайн инструментов для работы с таблицами" или "Дизайн таблиц" на ленте.
  3. Нажмите стрелку "Дополнительно" в правом нижнем углу галереи "Стили таблиц". Появится раскрывающееся меню.
  4. Нажмите "Очистить".

В нижней части галереи стилей таблиц появится значок «Очистить»:

Настройка стиля таблицы по умолчанию

Вы также можете установить стиль таблицы по умолчанию для новых таблиц в текущем документе или во всех новых документах.

Чтобы установить стиль таблицы по умолчанию:

  1. Нажмите в таблице.
  2. Перейдите на вкладку "Дизайн инструментов для работы с таблицами" или "Дизайн таблиц" на ленте.
  3. Нажмите стрелку "Дополнительно" в правом нижнем углу галереи "Стили таблиц". Появится раскрывающееся меню.
  4. Щелкните правой кнопкой мыши стиль таблицы, который хотите использовать в качестве стиля по умолчанию, и выберите «Установить по умолчанию» в раскрывающемся меню. Появится диалоговое окно.
  5. Выберите «Только этот документ» или «Все документы» на основе шаблона Normal.dotm (шаблон по умолчанию в Word — это обычный шаблон).
  6. Нажмите "ОК".

Если вы работаете с документами, содержащими несколько таблиц, форматирование с помощью стилей таблиц может обеспечить согласованное форматирование таблиц и сэкономить много времени.

Подпишитесь, чтобы получать больше статей, подобных этой

Была ли эта статья полезной для вас? Если вы хотите получать новые статьи, присоединяйтесь к нашему списку адресов электронной почты.

Читайте также: