Из чего состоит книга MS Excel

Обновлено: 24.11.2024

Microsoft® Office содержит множество инструментов, которые помогают людям достигать многих личных и профессиональных целей. Microsoft Excel, пожалуй, самое универсальное и широко используемое из всех приложений Office. Независимо от того, какой карьерный путь вы выберете, вам, вероятно, потребуется использовать Excel для достижения своих профессиональных целей, некоторые из которых могут возникать ежедневно. В этой главе представлен обзор приложения Excel, а также руководство по доступу к командам и функциям книги Excel.

Если говорить очень просто, Excel – это инструмент, который позволяет вводить количественные данные в электронную таблицу для выполнения одного или нескольких математических вычислений. Эти вычисления в конечном итоге преобразуют эти количественные данные в информацию. Информация, полученная в Excel, может использоваться для принятия решений как в профессиональном, так и в личном контексте. Например, сотрудники могут использовать Excel, чтобы определить, сколько инвентаря нужно купить для розничного продавца одежды, сколько лекарств дать пациенту или сколько денег нужно потратить, чтобы не выйти за рамки бюджета. Что касается личных решений, вы можете использовать Excel, чтобы определить, сколько денег вы можете потратить на дом, сколько вы можете потратить на платежи по аренде автомобиля или сколько вам нужно накопить, чтобы достичь пенсионных целей. В этом тексте мы покажем, как можно использовать Excel для принятия этих и многих других решений.

На рис. 1.1 показан заполненный рабочий лист Excel, который будет создан в этой главе. Информация, показанная на этом листе, представляет собой данные о продажах для гипотетической компании, занимающейся розничной торговлей товарами. Данные таблицы могут помочь этому розничному продавцу определить количество продавцов, необходимых для каждого месяца, сколько товаров необходимо для удовлетворения продаж и какие типы продуктов следует покупать.

Рисунок 1.1 Пример рабочего листа Excel

  1. Найдите Excel на своем компьютере.
  2. Нажмите Microsoft Excel, чтобы запустить приложение Excel и отобразить параметры рабочей книги.
  3. Выберите первый вариант; "Пустая рабочая тетрадь".

После запуска Excel на экране откроется пустая книга. Рабочая книга — это файл Excel, содержащий один или несколько рабочих листов (иногда называемых электронными таблицами). Excel присвоит книге имя файла, например Книга1, Книга2, Книга3 и т. д., в зависимости от того, сколько новых книг открыто. На рис. 1.2 показана пустая рабочая книга после запуска Excel. Потратьте некоторое время, чтобы ознакомиться с этим экраном. Ваш экран может немного отличаться в зависимости от используемой версии.

Рисунок 1.2 Пустая рабочая книга

Ваша книга уже должна быть развернута (или показана в полном размере) после запуска Excel, как показано на рис. 1.2. При необходимости найдите кнопку «Развернуть», как показано на рис. 1.3.

Рисунок 1.3 Восстановленный рабочий лист

Данные вводятся и обрабатываются на листе Excel. Рабочий лист содержит несколько прямоугольников, называемых ячейками, для ввода числовых и нечисловых данных. Каждая ячейка на листе Excel содержит адрес, который определяется буквой столбца, за которой следует номер строки. Например, ячейка, которая в настоящее время активирована на рис. 1.3, — это A1. Это будет упоминаться как местоположение ячейки A1 или ссылка на ячейку A1. Следующие шаги объясняют, как вы можете перемещаться по листу Excel:

  1. Наведите указатель мыши на ячейку D5 и щелкните левой кнопкой мыши.
  2. Убедитесь, что буква столбца D и строка номер 5 выделены, как показано на рис. 1.4.

Примечание. Буква выделенного столбца и номер строки могут отличаться от показанных на рисунке.

  1. Переместите указатель мыши на ячейку A1.
  2. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и перетащите указатель мыши обратно в ячейку D5.
  3. Отпустите левую кнопку мыши. Вы должны увидеть несколько выделенных ячеек, как показано на рис. 1.5.

Это называется диапазон ячеек и документируется следующим образом: A1:D5. Любые две ячейки, разделенные двоеточием, называются диапазоном ячеек. Первая ячейка — это верхний левый угол диапазона, а вторая — нижний правый угол диапазона.

  1. В нижней части экрана вы увидите рабочие листы. В зависимости от вашей версии Excel вы увидите либо три, как показано выше, либо только один. Если у вас есть только один лист, нажмите «Вставить рабочий лист», чтобы добавить рабочий лист. В зависимости от вашей версии вместо этого у вас может быть знак +; щелчок по + также добавляет дополнительный рабочий лист. Вот как вы открываете или добавляете рабочий лист в рабочую книгу. Добавьте еще один рабочий лист, чтобы теперь у вас отображались три листа.
  2. Нажмите вкладку рабочего листа Sheet1 в нижней части рабочего листа, чтобы вернуться к рабочему листу, показанному на рис. 1.5.

Сочетания клавиш

Основная навигация по рабочему листу

  • Используйте клавиши со стрелками на клавиатуре, чтобы активировать ячейки на листе.
  • Удерживайте клавишу SHIFT и нажимайте клавиши со стрелками на клавиатуре, чтобы выделить диапазон ячеек на листе.
  • Удерживая нажатой клавишу CTRL, нажимайте клавиши PAGE DOWN или PAGE UP, чтобы открыть другие рабочие листы в книге.

Функции и команды Excel находятся на ленте, которая представляет собой верхнюю часть экрана Excel, содержащую несколько вкладок, расположенных сверху. Каждая вкладка предоставляет доступ к разным наборам команд Excel. На рис. 1.6 показаны команды, доступные на вкладке «Главная» ленты. Таблица 1.1 «Обзор команд для каждой вкладки ленты» содержит обзор команд, которые находятся на каждой вкладке ленты.

Рисунок 1.6. Вкладка «Главная» на ленте

Таблица 1.1. Обзор команд для каждой вкладки ленты

Имя вкладки Описание команд
Файл Также называется представлением Backstage рабочей книги Excel. Содержит все команды для открытия, закрытия, сохранения и создания новых книг Excel. Включает в себя команды печати, свойства документа, параметры электронной почты и функции справки. На этой вкладке также находятся настройки и параметры по умолчанию.
Главная Содержит наиболее часто используемые команды Excel. На этой вкладке находятся команды форматирования, а также команды для вырезания, копирования, вставки, а также для вставки и удаления строк и столбцов.
Вставить Используется для вставлять такие объекты, как диаграммы, изображения, фигуры, сводные таблицы, интернет-ссылки, символы или текстовые поля.
Макет страницы Содержит команды, используемые для подготовки рабочий лист для печати. Также включает команды, используемые для отображения и печати линий сетки на рабочем листе.
Формулы Включает команды для добавления математических функций на рабочий лист. Также содержит инструменты для проверки математических формул.
Данные Используется при работе с внешними источниками данных, такими как Microsoft® Access®, текстовые файлы или Интернет. . Также содержит команды сортировки и доступ к инструментам сценария.
Просмотр Включает функции проверки орфографии и отслеживания изменений. Также содержит функции защиты для защиты паролем рабочих листов или рабочих книг.
Просмотр Используется для настройки внешнего вида рабочей книги. Общие команды включают представление «Масштаб» и «Макет страницы».

Лента, показанная на рис. 1.6, заполнена или развернута. Преимущество полной ленты заключается в том, что команды всегда видны во время разработки рабочего листа. Однако, в зависимости от размеров экрана вашего компьютера, вы можете обнаружить, что лента занимает слишком много места по вертикали на вашем листе. В этом случае вы можете свернуть ленту, нажав кнопку, показанную на рис. 1.6. В свернутом виде на ленте будут отображаться только вкладки, а не кнопки команд. Когда вы щелкаете вкладку, кнопки команд будут отображаться до тех пор, пока вы не выберете команду или не щелкнете в любом месте листа.

Сочетания клавиш

Свернуть или развернуть ленту

  • Удерживая нажатой клавишу CTRL, нажмите клавишу F1.
  • Удерживая нажатой клавишу CTRL, снова нажмите клавишу F1, чтобы развернуть ленту.

Панель быстрого доступа находится в верхней левой части экрана Excel над лентой, как показано на рис. 1.7. Эта область предоставляет доступ к наиболее часто используемым командам, таким как «Сохранить» и «Отменить». Вы также можете настроить панель быстрого доступа, добавив команды, которые вы используете на регулярной основе. Поместив эти команды на панель быстрого доступа, вам не нужно перемещаться по ленте, чтобы найти их. Чтобы настроить панель быстрого доступа, щелкните стрелку вниз, как показано на рис. 1.7. Откроется меню команд, которые можно добавить на панель быстрого доступа. Если вы не видите в списке нужную команду, выберите параметр «Дополнительные команды».

Рисунок 1.7 Настройка панели быстрого доступа

Помимо ленты и панели быстрого доступа, вы также можете получить доступ к командам, щелкнув правой кнопкой мыши в любом месте рабочего листа. На рис. 1.8 показан пример команд, доступных в контекстном меню.

Рис. 1.8 Контекстное меню

Вкладка "Файл" также называется представлением рабочей книги Backstage. Он содержит множество функций и команд, связанных с книгой, которая открыта в данный момент, новыми книгами или книгами, хранящимися в других местах на вашем компьютере или в сети. На рис. 1.9 показаны параметры, доступные на вкладке «Файл» или в представлении Backstage. Чтобы выйти из представления Backstage и вернуться к рабочему листу, нажмите стрелку в верхнем левом углу, как показано ниже.

Рисунок 1.9. Вкладка «Файл» или фоновое представление рабочей книги

На вкладке «Файл» находятся настройки по умолчанию для приложения Excel, доступ к которым и их изменение можно получить, нажав кнопку «Параметры». На рис. 1.10 показано окно параметров Excel, которое дает доступ к таким параметрам, как стиль шрифта по умолчанию, размер шрифта и количество рабочих листов, которые появляются в новых книгах.

Рисунок 1.10 Окно параметров Excel

После создания новой книги вам потребуется изменить имя файла и выбрать место на компьютере или в сети для сохранения этого файла. Важно помнить, где вы сохраняете эту рабочую книгу на своем компьютере или в сети, так как вы будете использовать этот файл в разделе 1.2 «Ввод, редактирование и управление данными» для создания рабочей книги, показанной на рис. 1.1. Процесс сохранения может отличаться в разных версиях Excel. Убедитесь, что вы следуете инструкциям для используемой версии Excel. Следующие шаги объясняют, как сохранить новую книгу и присвоить ей имя файла.

Сохранение книг в Excel 2013

  1. Если вы еще этого не сделали, откройте пустую книгу в Excel.
  2. При сохранении книги в первый раз перейдите на вкладку "Файл".
  3. Нажмите кнопку «Сохранить как» в левой верхней части окна представления Backstage. Откроется диалоговое окно «Сохранить как», как показано на рис. 1.11.
  4. Щелкните поле «Имя файла» в нижней части диалогового окна «Сохранить как» и используйте клавишу BACKSPACE, чтобы удалить текущее имя книги по умолчанию.
  5. Введите имя файла: Данные о продажах CH1 GMW.
  6. Нажмите кнопку «Рабочий стол» в левой части диалогового окна «Сохранить как», если вы хотите сохранить этот файл на рабочем столе. Если вы хотите сохранить эту книгу в другом месте, например на USB-накопителе, выберите нужное место.
  7. Нажмите кнопку "Сохранить" в правом нижнем углу диалогового окна "Сохранить как".
  8. Поскольку вы продолжаете работать над своей книгой, вам нужно будет часто сохранять, нажимая кнопку "Сохранить" на ленте "Главная"; или выбрав параметр "Сохранить" в меню "Файл".

Сохранение книг в Excel 2016

  1. Если вы еще этого не сделали, откройте пустую книгу в Excel.
  2. Перейдите на вкладку «Файл», а затем нажмите кнопку «Сохранить как» в левой части окна просмотра Backstage. Откроется диалоговое окно «Сохранить как».
  3. Определите место для сохранения на своем компьютере, нажав кнопку "Обзор" слева, чтобы открыть диалоговое окно "Сохранить как".
  4. Щелкните поле «Имя файла» в нижней части диалогового окна «Сохранить как». Введите новое имя файла: CH1 GMW Sales Data
  5. Проверьте правильность настроек на экране и нажмите кнопку "Сохранить".

Рисунок 1.12. Диалоговое окно «Сохранить как» в версии 2016

Сочетания клавиш

Сохранить как

  • Нажмите клавишу F12 и используйте табуляцию и клавиши со стрелками для навигации по диалоговому окну "Сохранить как". Используйте клавишу ENTER, чтобы сделать выбор.
  • Или нажмите клавишу ALT на клавиатуре. Вы увидите буквы и цифры, называемые подсказками клавиш, которые появляются на ленте. Нажмите клавишу F на клавиатуре для вкладки «Файл», а затем клавишу A. Откроется диалоговое окно «Сохранить как».

Обновление навыков

Сохранение книг (Сохранить как)

  1. Перейдите на вкладку "Файл" на ленте.
  2. Нажмите кнопку «Сохранить как».
  3. Выберите место на своем ПК.
  4. Нажмите в поле Имя файла и при необходимости введите новое имя файла.
  5. Нажмите стрелку вниз рядом с полем "Сохранить как тип" и при необходимости выберите соответствующий тип файла.
  6. Нажмите кнопку "Сохранить".

Строка состояния расположена под вкладками рабочего листа на экране Excel (см. рис. 1.13). Он отображает различную информацию, такую ​​как состояние определенных клавиш на клавиатуре (например, CAPS LOCK), доступные представления для книги, увеличение экрана и математические функции, которые можно выполнять, когда данные выделены на экране. рабочий лист. Вы можете настроить строку состояния следующим образом:

  1. Наведите указатель мыши на любую область строки состояния и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы отобразить список параметров «Настроить строку состояния» (см. рис. 1.13).
  2. Выберите в меню параметр Caps Lock (см. рис. 1.13).
  3. Нажмите клавишу CAPS LOCK на клавиатуре. Вы увидите индикатор Caps Lock в нижней правой части строки состояния.
  4. Снова нажмите клавишу CAPS LOCK на клавиатуре. Индикатор в строке состояния исчезнет.

Рисунок 1.13 Настройка строки состояния

Функция справки предоставляет обширную информацию о приложении Excel. Хотя часть этой информации может храниться на вашем компьютере, окно справки автоматически подключится к Интернету, если у вас есть активное соединение, чтобы предоставить вам ресурсы, которые могут ответить на большинство ваших вопросов. Окно справки Excel можно открыть, щелкнув вопросительный знак в правом верхнем углу экрана или ленты. В более новых версиях Excel используйте поле запроса, чтобы ввести свой вопрос и выбрать одну из полезных ссылок или выберите вопросительный знак в раскрывающемся списке, чтобы открыть окна справки Excel.

Рисунок 1.14 Окно справки Excel

Сочетания клавиш

Справка Excel

Ключевые выводы

  • Excel — это мощный инструмент для обработки данных, необходимых для принятия решений.
  • Вы можете найти команды Excel на вкладках ленты.
  • Вы можете настроить панель быстрого доступа, добавив часто используемые команды.
  • Вы можете добавлять или удалять информацию, отображаемую в строке состояния.
  • В окне "Справка" содержится обширная информация об Excel.

Адаптировано Барбарой Лейв из серии «Как использовать Microsoft Excel: карьера на практике», адаптировано Фондом Сейлора без указания авторства в соответствии с просьбой исходного создателя или лицензиата и под лицензией CC BY-NC-SA 3.0.

р>

Лицензия

Beginning Excel, первое издание, написанное Норин Браун, Барбарой Лейв, Джули Роми, Мэри Шатц, Дайан Шингледекер, находится под лицензией Creative Commons Attribution 4.0 International License, если не указано иное.

Узнайте больше о листах и ​​электронных таблицах в Excel и Google Таблицах

Бывший писатель Lifewire Тед Френч является сертифицированным специалистом Microsoft, который преподает и пишет о электронных таблицах и программах для работы с электронными таблицами.

Рабочий лист или лист – это отдельная страница в файле, созданном с помощью программы для работы с электронными таблицами, например Microsoft Excel или Google Sheets. Рабочая книга — это имя, данное файлу Excel, которое содержит один или несколько рабочих листов. Когда вы открываете программу электронных таблиц, она загружает пустой файл рабочей книги, состоящий из одного или нескольких пустых рабочих листов, которые вы можете использовать.

Инструкции в этой статье относятся к Excel для Microsoft 365, Excel 2019, 2016, 2013 и 2010; Excel для Mac, Excel Online и Google Таблицы.

Подробности рабочего листа

Вы используете рабочие листы для хранения, обработки и отображения данных.

Основной единицей хранения данных на листе является ячейка прямоугольной формы, расположенная в виде сетки на каждом листе. Отдельные ячейки данных идентифицируются и упорядочиваются с помощью вертикальных букв столбцов и горизонтальных номеров строк рабочего листа, которые создают ссылку на ячейку, например A1, D15 или Z467.

Спецификации рабочих листов для текущих версий Excel включают:

  • 1 048 576 строк на лист.
  • 16 384 столбца на листе
  • 17 179 869 184 ячейки на лист.
  • Ограниченное количество листов в файле в зависимости от объема памяти, доступной на компьютере.

Для Google Таблиц:

  • 256 столбцов на листе
  • 400 000 ячеек для всех листов в файле.
  • 200 рабочих листов в файле электронной таблицы

Имена рабочих листов

Как в Microsoft Excel, так и в Google Таблицах у каждого рабочего листа есть имя. По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2, Лист3 и т. д., но вы можете изменить эти имена.

Сведения о книге

  • Добавляйте листы в книгу с помощью контекстного меню или значка "Новый лист/Добавить лист" (+) рядом с вкладками текущего листа.
  • Удалить или скрыть отдельные листы в книге. и измените цвета вкладок рабочего листа, чтобы упростить идентификацию отдельных листов в рабочей книге с помощью контекстного меню.
  • Выберите вкладку листа в нижней части экрана, чтобы перейти к другому рабочему листу.

В Excel используйте следующие сочетания клавиш для переключения между листами:

Эта статья поможет вам ознакомиться с концепцией рабочего листа и его функциями.

Что такое рабочий лист

Термин «Рабочий лист», используемый в документах Excel, представляет собой набор ячеек, организованных в строки и столбцы. Это рабочая поверхность, с которой вы взаимодействуете для ввода данных. Каждый рабочий лист содержит 1048576 строк и 16384 столбца и служит гигантской таблицей, позволяющей систематизировать информацию. Как правило, рабочая книга содержит несколько рабочих листов со связанным содержимым, и одновременно активен только один из них.

Что в нем?

Основные характеристики рабочих листов можно обобщить в следующем списке:

Ячейки. На каждом листе есть значительное количество ячеек, которым можно присвоить значения и различные параметры форматирования. Свойство Cells позволяет вам вставлять, манипулировать и удалять ячейки рабочего листа. Дополнительные сведения о ячейках рабочего листа см. в разделе Что такое ячейка? раздел.

Строки и столбцы. Ячейки на листе организованы в строки и столбцы. API рабочего листа позволяет вставлять, изменять и удалять строки и столбцы. Кроме того, вы можете настроить высоту определенных строк и ширину столбцов. Дополнительные сведения о строках см. в разделе «Работа со строками и столбцами».

Имена (Именованные диапазоны): класс Worksheet предоставляет свойство Names типа NameCollection, которое позволяет создавать, обновлять и управлять именами. Подробнее об этой функции можно узнать в статье «Имена».

UsedCellRange и GetUsedCellRange(): поскольку каждый рабочий лист содержит более миллиона строк и более шестнадцати тысяч столбцов, маловероятно, что он будет использовать всю емкость рабочего листа. Как правило, рабочий лист использует только часть доступных ячеек. Тем не менее, в ряде случаев вы можете захотеть узнать, какая часть рабочего листа содержит ваши данные, и игнорировать остальные ячейки. Свойство UsedCellRange класса Worksheet возвращает диапазон ячеек, который начинается с ячейки A1 и содержит все ячейки, содержащие данные или форматирование. С помощью метода GetUsedCellRange() вы можете передать объект IEnumerable, чтобы получить используемый диапазон ячеек, содержащий только ячейки с определенными определениями свойств. В примере 1 показано, как получить используемый диапазон ячеек со значением.

Пример 1. Получение используемого диапазона ячеек со значением

Дополнительная информация и примеры работы с используемым диапазоном ячеек рабочего листа доступны в разделе Итерация используемых ячеек.

Коллекция гиперссылок. Каждый рабочий лист может содержать множество гиперссылок на веб-страницы, определенные ячейки в рабочей книге или адреса электронной почты. Дополнительную информацию по этой теме можно найти в статье о гиперссылке.

Найти и заменить. Вы можете легко находить и заменять текст и числа в содержимом листа. Дополнительные сведения об этой функции см. в статье «Найти и заменить».

Защита: вы можете запретить пользователю изменять содержимое и структуру рабочего листа. Когда рабочий лист защищен, пользователь может редактировать содержимое только тех ячеек, которые были явно помечены как разблокированные. Кроме того, вы можете выбрать, какие опции будут доступны пользователю при включенной защите. Подробнее об этой функции можно прочитать в статье о защите рабочего листа.

*Эта документация не связана, не авторизована, не спонсируется и не утверждается корпорацией Microsoft.

Открывая книгу, вы можете использовать книгу, которую вы или кто-то другой создал, а затем сохранил. В этом уроке объясняется, как открыть сохраненную книгу, а также файлы, отличные от Excel.

Открыть книгу

Вы можете найти книгу на своем компьютере и просто дважды щелкнуть ее, чтобы открыть, но вы также можете открыть книгу из программы Excel.

Нажмите Ctrl + O, чтобы быстро отобразить вкладку "Открыть" в представлении Backstage.

Вы можете выбрать:

  • Недавние: последние файлы, над которыми вы работали.
  • Доступные мне: файлы, которыми другие пользователи поделились с вами в OneDrive или SharePoint Online.
  • OneDrive: облачное хранилище Microsoft.
  • Этот компьютер: просмотр файлов на локальном компьютере.
  • Обзор: открывает диалоговое окно, в котором вы можете просматривать папки, диски и общие сетевые ресурсы вашего компьютера.

Открыть другой формат файла

Вы также можете использовать Excel для открытия файлов данных, созданных в других программах, таких как значения, разделенные запятыми, или файлы CSV.

Типы файлов, которые обычно открываются в Excel

< td >Все файлы Excel
Распространенные типы файлов Расширения файлов Описание
Все файлы (Любой) Отображает все типы файлов (хотя Excel может не открыть их все).
.xls и связанные файлы Отображает книги Excel, шаблоны и файлы с поддержкой макросов.
Все Веб-страницы .htm и связанные с ними Отображает веб-страницы, включая вспомогательные файлы, такие как изображения.
Текстовые файлы .txt и .csv Отображает текстовые файлы с разделителями-запятыми и табуляциями, часто используемые для импорта/экспорта данных.
Все источники данных< /td> (Варьируется) Отображает базы данных (например, Microsoft Access) и запросы.
Шаблоны .xlt и сопутствующие Отображает файлы шаблонов Excel.

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

Читайте также: