Инструкции по использованию Excel

Обновлено: 21.11.2024

Добро пожаловать в наше бесплатное руководство по Excel для начинающих! В этом руководстве мы дадим вам все, что нужно знать новичку: что такое Excel, почему мы его используем и каковы наиболее важные сочетания клавиш, функции и формулы. Если вы новичок в MS Excel, то вы пришли в нужное место, и наше руководство для начинающих по Excel даст вам основу, которую вы ищете.

Запустите наш бесплатный курс YouTube по Excel для начинающих ниже!

Что такое Excel?

Программа Microsoft Excel представляет собой электронную таблицу, состоящую из отдельных ячеек, которые можно использовать для построения функций, формул, таблиц и графиков, которые легко упорядочивают и анализируют большие объемы информации и данных.

Excel работает как база данных, организованная в виде строк (представленных числами) и столбцов (представленных буквами), которые содержат информацию, формулы и функции, используемые для выполнения сложных вычислений.

Первая версия Excel Определение Excel Определение Excel: программа от Microsoft, которая использует электронные таблицы для организации чисел и данных с помощью формул и функций. Анализ Excel широко распространен во всем мире и используется предприятиями любого размера для проведения финансового анализа. был выпущен Microsoft в 1985 году и к 1990 году стал одним из наиболее широко используемых и важных бизнес-инструментов в мире.

Сегодня Excel по-прежнему является вездесущей программой, которую можно найти практически на каждом персональном и рабочем компьютере на планете.

Запустите наш бесплатный ускоренный курс Excel. Лучший способ учиться — это делать, поэтому наше БЕСПЛАТНОЕ пошаговое руководство по использованию Excel — это самый эффективный способ научиться работать с собственной электронной таблицей.

Почему мы используем Excel?

Проще говоря, Excel — это самый простой способ систематизировать финансовую информацию и управлять ею, поэтому большинство компаний широко используют его. If предлагает полную гибкость и возможность индивидуальной настройки.

Еще одна причина использовать Excel – его доступность. Практически без подготовки или опыта пользователь может открыть рабочую книгу, начать вводить данные и приступать к расчету и анализу информации.

Вот пять основных причин, по которым мы используем Excel:

  1. Чтобы систематизировать финансовые данные.
  2. Чтобы упорядочить контактную информацию
  3. Чтобы упорядочить информацию о сотрудниках
  4. Для систематизации личной информации
  5. Быть калькулятором

Какие функции самые важные?

Существуют сотни формул и комбинаций формул, которые можно использовать в электронных таблицах Excel, но, поскольку это руководство по Excel для начинающих, мы сузили его до самых важных и основных. Мы рассмотрим все эти функции и многое другое в нашем бесплатном ускоренном курсе Excel.

К наиболее важным функциям относятся:

  • =SUM() – объединяет ряд ячеек.
  • =AVERAGE() – вычисляет среднее значение ряда ячеек.
  • =IF() — проверяет, выполняется ли условие, и возвращает значение, если ДА, и значение, если НЕТ
  • =MIN() — возвращает минимальное значение в серии
  • =MAX() — возвращает максимальное значение в серии
  • =НАИБОЛЬШИЙ() – возвращает k-е наибольшее значение в серии
  • =МАЛЕНЬКИЙ() — возвращает k-е наименьшее значение в серии
  • =COUNT() – подсчитывает количество ячеек в диапазоне, содержащих числа.
  • =VLOOKUP() — ищет значение в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение в той же строке из указанного вами столбца

Вот более подробный список формул и функций Excel. Памятка по формулам Excel Памятка по формулам Excel CFI предоставит вам все наиболее важные формулы для выполнения финансового анализа и моделирования в электронных таблицах Excel. Если вы хотите стать мастером финансового анализа в Excel и экспертом по построению финансовых моделей, то вы обратились по адресу. . Мы рекомендуем ознакомиться со всеми из них, чтобы стать опытным пользователем.

Какие быстрые клавиши самые важные?

Если вы часто используете Excel, важно иметь возможность работать как можно быстрее. Использование ярлыков Excel. Ярлыки Excel для ПК Mac. Сочетания клавиш ускоряют ваши навыки моделирования и экономят время. Изучите редактирование, форматирование, навигацию, ленту, специальную вставку, работу с данными, редактирование формул и ячеек и другие ярлыки — лучший способ ускорить свои навыки.Избегая использования мыши, вы можете сократить время, необходимое для выполнения каждого шага процедуры. Сочетания клавиш работают намного быстрее и позволяют пользователю гораздо эффективнее перемещаться по электронной таблице.

К наиболее важным сочетаниям клавиш Excel относятся:

Сочетания клавиш

Хотите стать мастером Excel? Повысьте свою производительность с помощью подробного руководства по сочетаниям клавиш CFI.

Как улучшить работу с Excel?

Чтобы улучшить свои навыки работы с Excel, вам необходимо попрактиковаться. Недостаточно просто прочитать функции и формулы в подобной статье, вы также должны смотреть и учиться у опытных пользователей. Многие функции и формулы, к сожалению, не являются интуитивно понятными или очевидными, поэтому вам придется многократно повторять их самостоятельно, прежде чем они станут для вас естественными.

Посмотрите наш бесплатный курс по формулам электронных таблиц, чтобы увидеть опытных пользователей Excel в действии!

После того, как вы прошли курс, попробуйте воссоздать все самостоятельно с нуля и посмотрите, сможете ли вы запомнить все формулы и функции.

На каких работах используются электронные таблицы Excel?

Существует множество рабочих мест, которые ежедневно используют Excel. На самом деле, трудно представить работу, в которой не используется эта программа. Несмотря на то, что технологии изменили то, как мы работаем во многих профессиях, Excel остается одним из немногих инструментов, которые настолько просты и эффективны, что, кажется, он остается вне зависимости от того, какое другое программное обеспечение выходит.

  • Финансы и бухгалтерский учет
  • Маркетинг и социальные сети
  • Отдел кадров
  • Операции
  • Технологии

В CFI мы специализируемся на финансовых и бухгалтерских должностях, поэтому в нашей сфере деятельности есть много разных профессий, использующих Excel.

Изучите нашу интерактивную карту карьеры, чтобы узнать больше о вакансиях в сфере финансов, помимо нашего руководства по Excel для начинающих.

  • Инвестиционно-банковские услуги Инвестиционно-банковские услуги Инвестиционно-банковские услуги – это подразделение банка или финансового учреждения, которое обслуживает правительства, корпорации и учреждения, предоставляя консультационные услуги по андеррайтингу и слияниям и поглощениям (M&A).
  • Анализ рынка акций Обзор рынка акций Специалисты по анализу рынка акций несут ответственность за подготовку анализа, рекомендаций и отчетов об инвестиционных возможностях, которые могут быть интересны инвестиционным банкам, учреждениям или их клиентам. Отдел анализа рынка акций – это группа аналитиков и сотрудников. Это обзорное руководство по исследованию акций.
  • Корпоративное банковское дело Профиль карьеры в коммерческом банке Карьера в коммерческом банке предполагает предоставление клиентам кредитных продуктов, таких как срочные кредиты, возобновляемые кредитные линии, синдицированные кредиты.
  • Профиль карьеры в сфере прямых инвестиций Аналитики и партнеры в области прямых инвестиций выполняют ту же работу, что и в инвестиционно-банковской сфере. Работа включает в себя финансовое моделирование, оценку, долгий рабочий день и высокую оплату. Частный капитал (PE) является обычным карьерным ростом для инвестиционных банкиров (IB). Аналитики IB часто мечтают перейти на сторону покупателей,
  • Корпоративное развитие Корпоративное развитие Карьерный путь Должностные обязанности в области корпоративного развития включают в себя слияния, поглощения, отчуждение активов и привлечение капитала для корпорации. Корпоративный
  • Вакансии по связям с инвесторами Ознакомьтесь с описанием вакансий: требования и навыки для размещения объявлений о вакансиях в инвестиционно-банковской сфере, анализе акционерного капитала, казначействе, планировании и анализе, корпоративных финансах, бухгалтерском учете и других областях финансов. Эти описания должностей были составлены на основе наиболее распространенных списков навыков, требований, образования, опыта и других сведений.

Что еще мне нужно знать об Excel?

Надеемся, что это руководство по Excel для начинающих дало вам хороший старт. Наш бесплатный ускоренный курс Excel Основы Excel - формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс Excel? Получите бесплатное обучение Excel для карьеры в области корпоративных финансов и инвестиционно-банковской деятельности от Института корпоративных финансов. будет отличным следующим шагом для вас!

Лучший способ научиться — открыть новую книгу и попробовать использовать все формулы и функции, которые мы вам дали, в своей собственной электронной таблице.

Как только вы освоитесь с материалами этой статьи, просмотрите приведенный ниже бесплатный ускоренный курс, и вы быстро станете опытным пользователем. Вы также можете ознакомиться с некоторыми советами и формулами для Excel среднего уровня. Знания Руководства по самообучению CFI — отличный способ улучшить технические знания в области финансов, бухгалтерского учета, финансового моделирования, оценки, торговли, экономики и многого другого. .

Если вы предпочитаете учиться, читая, существует множество высоко оцененных книг по Excel. Библия в формате Excel Джона Уокенбака — это чрезвычайно всеобъемлющая книга, которую вы, возможно, захотите рассмотреть.

Дополнительные руководства по Excel

Если вам понравилось наше руководство по Excel для начинающих, мы думаем, вам понравятся и эти полезные ресурсы CFI. Поскольку ключом к успеху в Excel является много практики, мы настоятельно рекомендуем вам изучить эти дополнительные ресурсы, чтобы расширить свои знания и пройти начальный уровень. Возврат потраченного времени окупится!

Наши самые популярные ресурсы включают:

  • Все ресурсы Excel Ресурсы Excel Изучайте Excel онлайн с помощью сотен бесплатных руководств, ресурсов, руководств и шпаргалок по Excel! Ресурсы CFI — лучший способ изучить Excel на своих условиях.
  • Шаблоны Excel Изучение Наши статьи и руководства помогут вам самостоятельно изучить Excel, чтобы узнать все самые важные формулы, функции, сочетания клавиш и многое другое для электронных таблиц.
  • Список формул Памятка по формулам Excel Памятка CFI по формулам Excel содержит все наиболее важные формулы для выполнения финансового анализа и моделирования в электронных таблицах Excel. Если вы хотите стать мастером финансового анализа в Excel и экспертом по построению финансовых моделей, то вы обратились по адресу.
  • Список ярлыков Ярлыки Excel Ярлыки Excel для ПК Mac — список наиболее важных и распространенных ярлыков MS Excel для пользователей ПК и Mac, специалистов в области финансов и бухгалтерского учета. Сочетания клавиш ускоряют ваши навыки моделирования и экономят время. Изучите редактирование, форматирование, навигацию, ленту, специальную вставку, работу с данными, редактирование формул и ячеек и другие сочетания клавиш.
  • Курсы Excel
  • Расширенные формулы Excel Дополнительные формулы Excel необходимо знать Эти расширенные формулы Excel очень важны, чтобы их знать, и они выведут ваши навыки финансового анализа на новый уровень. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу Excel!

Бесплатное руководство по Excel

Чтобы овладеть искусством работы с Excel, ознакомьтесь с БЕСПЛАТНЫМ ускоренным курсом CFI по Excel. Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс по Excel? Получите бесплатное обучение Excel для карьеры в области корпоративных финансов и инвестиционно-банковской деятельности от Института корпоративных финансов. , который научит вас, как стать опытным пользователем Excel. Изучите самые важные формулы, функции и сочетания клавиш, чтобы уверенно проводить финансовый анализ.

Запустите бесплатный курс CFI по Excel прямо сейчас Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс Excel? Пройдите бесплатное обучение Excel, чтобы начать карьеру в сфере корпоративных финансов и инвестиционно-банковских услуг, от Института корпоративных финансов.

Excel — одна из самых важных программ, предлагаемых Microsoft. Excel является частью пакета Microsoft 365 (ранее называвшегося Office 365) и представляет собой программу для работы с электронными таблицами с огромным набором функций и возможностей. Excel — это не только способ хранения и организации информации в ячейки и листы, но и механизм «что, если», способный быстро выполнять всевозможные вычисления с этими данными.

Если вы не знакомы с Microsoft Excel, эта статья для вас. Здесь вы узнаете, как начать работу с Excel — все, от выполнения простых вычислений до создания сводных таблиц, указания пользовательских областей печати и настройки представления.

Как пользоваться Excel

Когда вы запускаете Excel, он не открывает автоматически пустую страницу. Вместо этого вы увидите домашнюю страницу Excel, где вы получите возможность открыть существующую электронную таблицу или выбрать шаблон. Excel отображает электронные таблицы, которые вы недавно использовали, закрепили или к которым вам предоставили доступ, для быстрого доступа. Если есть электронные таблицы, которые вы часто используете, вы можете закрепить их здесь, на главном экране, чтобы их было легче найти (щелкните правой кнопкой мыши электронную таблицу в списке «Недавние» или «Доступные мне» и выберите «Закрепить в списке»). .

Вы можете открыть новую книгу или закрепить существующую в списке «Последние» для быстрого доступа. Дэйв Джонсон/Business Insider

Если вам не нужен какой-либо существующий шаблон или файл Excel, выберите "Пустая книга".

После того как вы ознакомитесь с основным интерфейсом Excel, давайте быстро осмотримся и рассмотрим некоторые из наиболее распространенных терминов.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга — это электронная таблица, состоящая из одного или нескольких рабочих листов. По умолчанию новая рабочая книга открывается с одним рабочим листом. Вы можете добавить дополнительные рабочие листы в рабочую книгу, используя знак плюс «+» в нижней части экрана, и переключаться между ними с помощью вкладок. Каждому листу можно присвоить имя (дважды щелкните вкладку, чтобы ввести новое имя), и рабочие листы могут быть тесно связаны друг с другом. Например, Лист1 может использовать для расчетов данные, хранящиеся на Листе2.

Кроме того, в нижней части экрана с правой стороны вы увидите значки для изменения вида — например, вы можете просмотреть предварительный просмотр электронной таблицы и использовать ползунок масштабирования, чтобы изменить размер электронной таблицы. на вашем экране.

Все, что вам нужно для работы с Excel, находится на ленте в верхней части страницы вместе с элементами управления внизу. Дэйв Джонсон/Business Insider

Каждый рабочий лист полностью состоит из сетки ячеек. Ячейки идентифицируются по их координатам X и Y, таким как A1 и C33. У вас вряд ли когда-нибудь закончатся клетки; Excel поддерживает не более 1 048 576 строк и 16 384 столбца.

Вверху страницы на ленте находятся основные элементы управления Excel. Лента разделена на вкладки (такие как «Главная», «Вставка», «Рисование», «Формулы» и «Данные») с наиболее важными функциями, отображаемыми на ленте для каждой из этих категорий. Вы также можете выполнять некоторые операции с помощью контекстного меню (щелкните правой кнопкой мыши ячейку или диапазон ячеек, чтобы просмотреть доступные параметры).

Как форматировать ячейки в Excel

Во многом Excel похож на Word, когда речь идет о форматировании и упорядочении содержимого ячеек. Перейдите на вкладку «Главная», чтобы получить доступ к множеству распространенных инструментов форматирования, таких как полужирный шрифт, курсив, подчеркивание и параметры размера шрифта. Вы также можете затенять и окрашивать текст и фон ячеек.

Необходимо помнить, что Excel рассматривает ячейку как неделимую единицу. Вы не можете форматировать разные числа, буквы или слова в ячейке по-разному, поэтому вся ячейка будет иметь одинаковый размер шрифта, выделение полужирным шрифтом и цвет текста.

Вы можете изменить ширину ячейки, перетащив ее правый край. Если в некоторых ячейках столбца есть текст, который выходит за пределы ячейки, например, и перекрывается содержимым в ячейке справа, наведите указатель мыши на разделение между ячейками в заголовке столбца в верхней части окна. электронная таблица. Затем щелкните и перетащите его, чтобы изменить размер всего столбца. Другое решение: вместо того, чтобы изменять ширину ячейки, чтобы убедиться, что текст виден, вы можете отформатировать ячейку, чтобы текст переносился внутри ячейки. Еще один трюк, который вы можете попробовать, — объединить две ячейки в одну, что может быть удобно при форматировании таблицы, полной текста и чисел.

Вы можете объединить несколько ячеек в одну с помощью панели инструментов в верхней части окна. Дэйв Джонсон/Business Insider

Вы также можете автоматически привязать столбец к ширине самой широкой ячейки. Наведите указатель мыши на правый край ячейки в заголовке и дважды щелкните. Столбец должен измениться — больше или меньше — до оптимального размера, чтобы соответствовать столбцу. Нужно переместить столбец из одного места в электронной таблице в другое? Вы тоже можете это сделать.

Существует множество других распространенных задач форматирования, которые вы, возможно, захотите выполнить в Excel, например удаление пустых строк для улучшения внешнего вида электронной таблицы, а также скрытие строк с данными, которые вам нужны, но не обязательно должны отображаться. . Вы также можете легко добавлять новые строки в электронную таблицу между строками существующих данных и даже «замораживать» строку, чтобы она всегда оставалась на экране, даже когда вы прокручиваете остальную часть таблицы.

Как выполнять простые вычисления в Excel

По сути, Excel — это калькулятор, который позволяет выполнять вычисления с использованием разных ячеек.

Чтобы сложить числа в ячейке, щелкните ячейку, а затем введите "=". Это сообщит Excel, что вы вводите формулу, и он должен попытаться обработать все, что будет дальше, как своего рода вычисление. Затем введите «1+2+3». Нажмите «Ввод», и ячейка должна содержать «6».

Чтобы объединить несколько ячеек, поместите числа в три соседние ячейки, например 1, 2 и 3. Затем в пустой ячейке введите "=". Щелкните первую ячейку с числом, нажмите «+» и щелкните вторую ячейку. Нажмите «+» еще раз и щелкните третью ячейку. Нажмите Ввод." Вы должны увидеть, как ячейка превратится в вычисление, объединяющее все три ячейки.

Вы можете включить содержимое ячеек в расчет, щелкнув каждую ячейку. Дэйв Джонсон/Business Insider

То же самое можно проделать с любой базовой арифметикой, такой как сложение, вычитание, умножение и деление.

Кроме того, рабочие листы Excel могут содержать сценарии, автоматизирующие общие задачи. Эти макросы могут выполнять сложные задачи сортировки и организации, а также выполнять различные вычисления с вашими данными, но из соображений безопасности они по умолчанию отключены. Если вы хотите поэкспериментировать с макросами или вам нужно включить макросы для электронной таблицы, в которой они используются, вам нужно сначала включить макросы в Excel.

Как добавить все ячейки в строку или столбец в Excel

Excel упрощает выполнение обычных вычислений, таких как сложение чисел в строке или столбце. Если у вас есть ряд чисел и вы хотите узнать итог, например, щелкните пустую ячейку под значениями, которые вы хотите добавить. Убедитесь, что вы находитесь на вкладке «Главная» на ленте, а затем нажмите кнопку «Сумма». Весь столбец должен быть выбран автоматически; если это не так, щелкните и перетащите мышь, чтобы выбрать ячейки, которые вы хотите добавить. Нажмите «Ввод», и сумма появится в ячейке. На самом деле это настолько распространенное использование Excel, что существует несколько способов суммирования значений в электронной таблице.

Команда СУММ — это удобный способ быстро добавить содержимое ячеек. Дэйв Джонсон/Business Insider

Как использовать формулы в Excel

Несмотря на то, что базовые вычисления достаточно просты для выполнения таким способом, в Excel есть сотни формул, одни из которых являются общими, а другие — неизвестными, — которые вы можете применить к значениям в своей электронной таблице. Некоторые из них выполняют вычисления, а другие возвращают информацию о них. Вам не нужно осваивать все или даже большинство из них, но полезно знать, где их найти и как применить в случае необходимости.

Есть два простых способа использования формулы в Excel:

  • Если вы знаете название формулы, которую хотите использовать, щелкните ячейку и введите "=", а затем первую букву формулы. Например, если вы хотите найти среднее значение нескольких ячеек, введите «=a». В раскрывающемся меню будут показаны все формулы, начинающиеся с буквы A. Вы можете начать писать по буквам «Ave» или прокрутить вниз, чтобы найти его, а затем дважды щелкнуть «AVERAGE». Затем введите значения для усреднения или выберите диапазон ячеек, для которых вы хотите применить формулу.
  • Вы также можете просматривать формулы. Перейдите на вкладку "Формулы", а затем выберите интересующую вас категорию, например "Автосумма", "Финансы" или "Математика и триггер". Затем выберите формулу, которую хотите вставить.

Каждая формула сопровождается подробным справочным документом, в котором объясняется, как использовать формулу, и приводятся примеры.

Вы можете использовать формулы на ленте или добавлять их из раскрывающегося меню в ячейке. Дэйв Джонсон/Business Insider

Как создать диаграмму или график в Excel

Одной из самых полезных функций Excel является возможность визуализировать данные, отображая их в виде диаграммы или графика. Excel включает более дюжины диаграмм, которые можно создавать более или менее автоматически, выбирая диапазон значений и выбирая диаграмму на ленте. На самом деле, построить круговую диаграмму или линейный график довольно просто, и как только вы попробуете свои силы в этом, другие графики тоже будут довольно простыми.

Как создать сводную таблицу и сводную диаграмму в Excel

Несмотря на то, что сводные таблицы кажутся пугающими, на самом деле их легко создавать, и они дают вам возможность получить более глубокое представление о данных в ваших электронных таблицах. По сути, они позволяют «повернуть» способ просмотра информации в электронной таблице.

Например, предположим, что у вас есть рабочий лист, в котором суммированы жиры и калории для различных продуктов. Табличная форма этой электронной таблицы затрудняет ее интерпретацию. С помощью нескольких щелчков мыши вы можете превратить его в сводную таблицу со сводной диаграммой.

Щелкните пустую ячейку на листе с данными, которые вы хотите визуализировать. Перейдите на вкладку "Вставка", а затем нажмите "Сводная таблица".

С помощью мыши выберите диапазон ячеек, содержащий весь набор данных. Вы должны увидеть выбор в поле «Создать сводную таблицу». Нажмите "ОК".

На новой панели «Поля сводной диаграммы» щелкните две оси, которые вы хотите отобразить. Например, на этом рабочем листе вы можете выбрать «еда» и «калории», что покажет таблицу и график того, сколько калорий содержится в каждом типе пищи. Это удобно, но не дает много дополнительной информации по сравнению с исходными данными. Но отмените выбор продуктов и вместо этого сопоставьте калории с категорией продуктов — теперь вы можете видеть, как каждая категория соотносится с общим количеством калорий, потому что сводная таблица и диаграмма суммируют калории всех элементов в каждой категории и отображают результаты. Эту мысль нелегко увидеть, глядя на рабочий лист в его исходном виде.

Как сохранить и распечатать электронную таблицу в Excel

Ваша книга может быть сохранена на вашем компьютере или в облаке. По умолчанию Excel использует автосохранение, которое постоянно сохраняет вашу работу в OneDrive. Вы можете найти элемент управления автосохранением в левом верхнем углу окна Excel — проведите по нему вправо, чтобы сохранить автосохранение, или влево, чтобы отключить эту функцию.

Чтобы сохранить книгу, перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Сохранить как" на панели "Файл". Выберите место и нажмите "Сохранить".

Вы также можете распечатать рабочий лист с вкладки "Файл". На панели «Файл» выберите «Печать» и выберите, что вы хотите распечатать, в разделе «Настройки». Например, вы можете напечатать только определенную часть электронной таблицы или всю книгу.

Как получить Excel

В последние годы Microsoft отказалась от своих автономных продуктов Office, таких как Word, Excel и PowerPoint, и теперь Excel доступен исключительно в рамках подписки на Microsoft 365. Доступно несколько планов, в том числе Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family, а также несколько версий Microsoft 365 Business и Microsoft 365 Enterprise. Каждый из них обычно поставляется с полным набором приложений Office и облачным хранилищем OneDrive, хотя они различаются по цене и включенным конкретным функциям.

Excel — мощное приложение, но оно также может быть очень пугающим.

Вот почему мы составили это руководство для начинающих по началу работы с Excel.

Это проведет вас с самого начала (открытие электронной таблицы), через ввод и работу с данными, и закончите сохранением и обменом.

Это все, что вам нужно знать, чтобы начать работу с Excel.

*Это руководство предназначено для Excel 2019/Microsoft 365 (для Windows). Есть другая версия? Нет проблем, вы можете выполнить те же действия.

Оглавление

Получите БЕСПЛАТНЫЙ файл с упражнениями

Если вы хотите использовать электронную таблицу для практики, загрузите наш бесплатный пример рабочей книги ниже.

Тем не менее, если хотите, можете использовать свою собственную таблицу!

БОНУС: загрузите файл рабочей тетради Excel «Как использовать файл упражнений» в дополнение к этому сообщению.

Открытие электронной таблицы

При первом открытии Excel (дважды щелкнув значок или выбрав его в меню "Пуск") приложение спросит, что вы хотите сделать.

Если вы хотите открыть новую электронную таблицу, нажмите Пустая книга.

Чтобы открыть существующую электронную таблицу (например, пример книги, которую вы только что скачали), нажмите «Открыть другие книги» в левом нижнем углу, затем нажмите «Обзор» в левой части появившегося окна.

Затем используйте проводник, чтобы найти нужную книгу, выберите ее и нажмите "Открыть".

Рабочие книги и электронные таблицы

Есть кое-что, что мы должны прояснить, прежде чем двигаться дальше.

Рабочая книга – это файл Excel. Обычно он имеет расширение .XLSX (если вы используете более старую версию Excel, это может быть .XLS).

Электронная таблица – это отдельный лист внутри рабочей книги. Внутри книги может быть много листов, и доступ к ним осуществляется через вкладки в нижней части экрана.

Работа с лентой

Лента — это центральная панель управления Excel. Практически все, что вам нужно, можно делать прямо с ленты.

Где находится этот мощный инструмент? В верхней части окна:

Есть несколько вкладок, включая "Главная", "Вставка", "Данные", "Обзор" и некоторые другие. Каждая вкладка содержит разные кнопки.

Попробуйте нажать на несколько разных вкладок, чтобы увидеть, какие кнопки отображаются под ними.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

На ленте также есть очень полезная панель поиска. Он говорит: «Скажи мне, что ты хочешь сделать». Просто введите то, что вы ищете, и Excel поможет вам найти это.

Большую часть времени вы будете находиться на вкладке "Главная" ленты. Но формулы и данные также очень полезны (мы скоро поговорим о формулах).

Совет: разделы ленты

Помимо вкладок, на ленте также есть несколько небольших разделов. А когда вы ищете что-то конкретное, эти разделы помогут вам найти это.

Например, если вы ищете параметры сортировки и фильтрации, вам не нужно наводить курсор на десятки кнопок, чтобы узнать, что они делают.

Вместо этого просматривайте названия разделов, пока не найдете то, что ищете:

Управление листами

Как мы видели, рабочие книги могут содержать несколько листов.

Вы можете управлять этими листами с помощью вкладок листов в нижней части экрана. Щелкните вкладку, чтобы открыть конкретный лист.

Если вы используете наш пример рабочей книги, вы увидите два листа под названием «Добро пожаловать» и «Спасибо»:

Чтобы добавить новый лист, нажмите кнопку + (плюс) в конце списка листов.

Вы также можете изменить порядок листов в книге, перетащив их в новое место.

А если щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа, вы получите ряд опций:

Пока не беспокойтесь об этих параметрах. Переименовать и удалить полезно, но остальное не должно вас беспокоить.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Ввод данных

Теперь пришло время ввести некоторые данные!

И хотя ввод данных — одна из самых главных и важных задач, которые вы можете выполнять в Excel, это практически не требует усилий.

Просто щелкните пустую ячейку и начните вводить текст.

Давай, попробуй! Введите свое имя, день рождения и ваш любимый номер в несколько пустых ячеек.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Вы также можете копировать (Ctrl + C), вырезать (Ctrl + X) и вставлять (Ctrl + V) любые данные, которые хотите (или прочитать наше полное руководство по копированию и вставке здесь).

Попробуйте скопировать и вставить данные из примера электронной таблицы в другой столбец.

Вы также можете копировать данные из других программ в Excel.

Попробуйте скопировать этот список чисел и вставить его в свой лист:

Это все, что мы собираемся рассказать о вводе основных данных. Просто знайте, что существует множество других способов добавить данные в электронные таблицы, если они вам нужны.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Основные расчеты

Теперь, когда мы увидели, как получить некоторые основные данные в нашу электронную таблицу, мы собираемся сделать с ними кое-что.

Проводить базовые вычисления в Excel очень просто. Сначала мы рассмотрим, как сложить два числа.

Важно: начинайте вычисления с = (равно)

Когда вы запускаете вычисление (или формулу, о которой мы поговорим далее), первое, что вам нужно ввести, — это знак равенства. Это говорит Excel о том, что нужно подготовиться к выполнению какого-либо вычисления.

Поэтому, когда вы видите что-то вроде =MEDIAN(A2:A51), убедитесь, что вы вводите его точно так, как оно есть, включая знак равенства.

Добавим 3 и 4. Введите следующую формулу в пустую ячейку:

=3+4

Затем нажмите Enter.

Когда вы нажмете Enter, Excel оценит ваше уравнение и отобразит результат 7.

Но если вы посмотрите на строку формул выше, вы все равно увидите исходную формулу.

Об этом полезно помнить на случай, если вы забудете, что вводили изначально.

Вы также можете изменить ячейку в строке формул. Щелкните любую ячейку, затем щелкните строку формул и начните вводить текст.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Так же легко выполнять вычитание, умножение и деление. Попробуйте эти формулы:

То, что мы собираемся рассмотреть дальше, — одна из самых важных вещей в Excel. Здесь мы даем очень общий обзор, но не стесняйтесь читать наш пост о ссылках на ячейки, чтобы узнать подробности.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

А теперь попробуем что-нибудь другое. Откройте первый лист в рабочей книге, щелкните ячейку C1 и введите следующее:

=A1+B1

Нажмите Enter.

Вы должны получить 82, сумму чисел в ячейках A1 и B1.

Теперь измените одно из чисел в A1 или B1 и посмотрите, что произойдет:

Поскольку вы добавляете A1 и B1, Excel автоматически обновляет итог при изменении значений в одной из этих ячеек.

С помощью этого метода попробуйте выполнить различные арифметические действия с другими числами в столбцах A и B.

Раскрытие возможностей функций

Самая большая сила Excel заключается в функциях. Они позволяют выполнять сложные вычисления с помощью нескольких нажатий клавиш.

Здесь мы едва коснемся функций. Ознакомьтесь с другими записями нашего блога, чтобы узнать, какие замечательные вещи можно делать с помощью функций!

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Многие формулы используют наборы чисел и предоставляют информацию о них.

Например, функция СРЗНАЧ дает вам среднее значение набора чисел. Давайте попробуем его использовать.

Нажмите на пустую ячейку и введите следующую формулу:

=СРЕДНЕЕ(A1:A4)

Затем нажмите Enter.

Полученное число – 0,25 – это среднее значение чисел в ячейках A1, A2, A3 и A4.

Обозначение диапазона ячеек

В приведенной выше формуле мы использовали «A1:A4», чтобы заставить Excel просмотреть все ячейки между A1 и A4, включая обе эти ячейки. Вы можете прочитать его как «от A1 до A4».

Это также можно использовать для включения чисел в разные столбцы. «A5:C7» включает A5, A6, A7, B5, B6, B7, C5, C6 и C7.

Есть также функции, работающие с текстом.

Давайте попробуем функцию СЦЕПИТЬ!

Щелкните ячейку C5 и введите следующую формулу:

=СЦЕПИТЬ(A5, " ", B5)

Затем нажмите Enter.

В ячейке появится сообщение "Добро пожаловать в электронную таблицу".

Как это произошло? СЦЕПИТЬ берет ячейки с текстом и объединяет их.

Мы объединили содержимое A5 и B5. Но так как нам также нужен был пробел между "to" и "Spreadsheeto", мы включили третий аргумент: пробел между двумя кавычками.

Помните, что в формулах можно использовать ссылки на ячейки (например, "A5") и введенные значения (например, " ").

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

Excel имеет десятки полезных функций. Чтобы найти функцию, которая решит конкретную проблему, перейдите на вкладку «Формулы» и нажмите на один из значков:

Прокрутите список доступных функций и выберите нужную (возможно, вам придется некоторое время осмотреться).

Тогда Excel поможет вам поставить правильные числа в нужных местах:

Если вы начнете вводить формулу, начиная со знака равенства, Excel поможет вам, указав некоторые возможные функции, которые могут вам понадобиться:

Если вы никогда раньше не использовали какую-либо функцию, вам может быть сложно интерпретировать напоминания Excel. Но как только вы наберетесь опыта, все станет ясно.

Это небольшой предварительный просмотр того, как работают функции и что они могут делать. Этого должно быть достаточно, чтобы вы сразу приступили к задачам, которые вам нужно выполнить.

Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto

В этом руководстве вы узнаете о книгах и различных частях листа Excel (электронной таблицы), таких как строки, столбцы и ячейки.

Мы также обсудим, как вставлять строки и столбцы и как перемещаться по листу.

Мы узнаем, как вводить данные в ячейки, перемещать и копировать данные, распространять содержимое ячеек и многое другое. Мы расскажем вам все, что вам нужно знать, чтобы начать работу с Microsoft Excel.

Мы рекомендуем вам открыть программу Excel на своем компьютере и выполнить приведенные ниже шаги на своем рабочем листе.

Обучающие разделы

Что такое Microsoft Excel?

Microsoft Excel — это программа, позволяющая пользователю вводить данные в строки и столбцы, как в таблицу Microsoft Word. Но сила Excel заключается в его способности выполнять математические вычисления и другие функции. Когда вы будете готовы писать математические формулы, см. статью Основы математики в Excel.

Рабочий лист Excel (электронная таблица) и рабочая книга

Ссылки на ячейки часто используются в математических формулах или функциях. Например, формула для сложения содержимого ячеек B2 и B3: =B2+B3 .

Структура рабочего листа Microsoft Excel (электронной таблицы)

Поле имени расположено в области над столбцом A и отображает ссылку на выбранную ячейку — ячейку, в которой находится курсор. В нашей электронной таблице выше выбрана ячейка C2. Обратите внимание, что буква столбца (C) и номер строки (2) меняют цвет.

Начало строки формул можно увидеть в области над столбцом D на нашем листе. Панель формул отображает содержимое выбранной ячейки, которое может быть числом, текстом или формулой.

Рабочая книга – это набор рабочих листов. Новые рабочие книги при создании содержат три рабочих листа по умолчанию. Имена рабочих листов отображаются на вкладках в нижней части рабочей книги. Дополнительные сведения см. в статье Excel: управление книгами и листами.

Как перейти от ячейки к ячейке

Клавиши со стрелками можно использовать для перемещения влево, вправо, вверх и вниз от текущей ячейки. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к ячейке, расположенной непосредственно под текущей ячейкой, и нажмите клавишу Tab, чтобы переместиться на одну ячейку вправо.

Как выделить ячейки

Существует множество способов выделения ячеек в электронной таблице Excel:

  • Чтобы выбрать одну ячейку, щелкните ее.
  • Чтобы выбрать одну или несколько строк ячеек, нажмите номер строки.
  • Чтобы выбрать один или несколько столбцов ячеек, нажмите на букву (буквы) столбца.
  • Чтобы выбрать группу смежных ячеек, щелкните одну угловую ячейку и перетащите мышь в противоположный угол. На изображении справа мы выделили ячейки с A1 по B5 (обозначены как A1:B5 в формулах).
  • Чтобы выбрать несколько несмежных ячеек, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, щелкая нужные ячейки.
  • Чтобы выбрать каждую ячейку на листе, нажмите в правом верхнем углу листа слева от буквы "А".

Как вводить данные в ячейки

Чтобы ввести данные в ячейку, щелкните ячейку и начните печатать. То, что вы вводите, также отображается в строке формул. При вводе дат Excel по умолчанию использует текущий год, если часть даты, относящаяся к году, опущена.

Содержимое ячейки можно редактировать из строки формул или непосредственно внутри ячейки. Для редактирования из панели формул выберите ячейку и щелкните внутри панели формул. Закончив ввод, нажмите клавишу Enter или щелкните внутри другой ячейки. Чтобы редактировать непосредственно внутри ячейки, либо дважды щелкните внутри ячейки, либо выделите ячейку и нажмите клавишу F2.

Каждая ячейка имеет определенный формат, который сообщает Excel, как отображать ее содержимое. Формат ячейки может отличаться от содержимого ячейки.

Например, если вы введете 8,9521 в ячейку, отформатированную для отображения двух знаков после запятой, Excel отобразит 8,95 в ячейке листа. Однако Excel будет использовать введенное вами фактическое значение при выполнении вычислений, в которых участвует эта ячейка. См. Форматирование ячеек в Microsoft Excel.

Как распространить содержимое ячейки

Существует несколько способов распространения или заполнения данных из одной ячейки в соседние ячейки. Начнем с двух популярных сочетаний клавиш, которые позволяют нам заполнять вниз или заполнять вправо:

  • Чтобы заполнить соседние ячейки содержимым ячейки выше, выберите ячейку с данными и ячейки, которые необходимо заполнить, и нажмите Ctrl + D (клавиша Ctrl и клавиша D), чтобы < em>заполнить.
  • Чтобы заполнить соседние ячейки содержимым ячейки слева, выберите ячейку с данными и ячейки, которые необходимо заполнить, и нажмите Ctrl + R (клавиша Ctrl и клавиша R), чтобы заполнить справа.

Для распространения в любом направлении используйте маркер заполнения для автозаполнения. Щелкните ячейку с копируемыми данными, наведите курсор на правый нижний угол ячейки, пока курсор не примет вид тонкого знака плюс (+) или темного квадрата, и перетащите его в любом направлении.

Управление заполнением в Excel очень мощное! Посмотрите, как автозаполнять что угодно, чтобы получить краткие советы, или посетите наш Информационный центр автозаполнения, чтобы получить список руководств по автозаполнению.

Как переместить и скопировать содержимое ячейки

Чтобы переместить содержимое ячейки, щелкните выбранную ячейку правой кнопкой мыши и выберите Вырезать; затем щелкните правой кнопкой мыши в новом месте и нажмите «Вставить». Аналогичным образом, чтобы скопировать содержимое ячейки, щелкните выбранную ячейку правой кнопкой мыши, выберите "Копировать" и вставьте в новую ячейку.

Чтобы скопировать содержимое диапазона ячеек, нажмите в одном углу диапазона, удерживайте левую кнопку мыши и перетащите в противоположный угол. Затем выделите диапазон ячеек того же размера в новом месте и вставьте.

Кроме того, в зависимости от дизайна рабочего листа после копирования вы можете щелкнуть ячейку и выбрать "Вставить скопированные ячейки" в контекстном меню.

Чтобы удалить анимированную рамку вокруг исходной ячейки, нажмите клавишу ESC или начните вводить текст в новой ячейке.

Как добавлять и удалять строки и столбцы

Чтобы вставить новую строку в электронную таблицу, щелкните правой кнопкой мыши номер строки и выберите "Вставить". Excel всегда вставляет строку НАД строкой, по которой был сделан щелчок. Нажмите F4, чтобы продолжить вставку дополнительных строк.

Чтобы удалить строку, щелкните правой кнопкой мыши номер строки и выберите "Удалить". Смежные строки можно удалить, выделив их перед нажатием кнопки «Удалить». А несмежные строки можно выбрать, нажав и удерживая клавишу CTRL перед нажатием кнопки «Удалить». Не нажимайте клавишу Delete на клавиатуре — будут удалены только данные строки.

Чтобы вставить новый столбец, щелкните правой кнопкой мыши букву столбца и выберите "Вставить". Excel всегда вставляет столбец СЛЕВА от столбца, по которому был сделан щелчок. Нажмите клавишу F4, чтобы продолжить вставку дополнительных столбцов.

Чтобы удалить столбец, щелкните правой кнопкой мыши букву столбца и выберите "Удалить". Смежные столбцы можно удалить, выделив их перед нажатием кнопки «Удалить». А несмежные столбцы можно выбрать, нажав и удерживая клавишу CTRL. Не нажимайте клавишу Delete на клавиатуре, так как будут удалены только данные столбца, а не сам столбец.

Подробную информацию о вставке этих элементов рабочего листа см. в разделе Как вставлять строки, столбцы, ячейки и разрывы строк ячеек.

Как заблокировать ячейки и защитить электронную таблицу

Существует два шага для предотвращения случайной перезаписи или удаления важного содержимого ячейки: 1) ячейка должна быть заблокирована и 2) рабочий лист должен быть защищен.

Если у вас есть ценные данные или сложные формулы, которые вы не можете позволить себе потерять, узнайте, как заблокировать ячейки и защитить рабочие листы. Подробные инструкции можно найти в статье Защита данных рабочего листа в Microsoft Excel.

В заключение.

Microsoft Excel имеет множество встроенных функций, которые могут значительно повысить производительность и предоставить уникальные результаты, которые часто не могут быть получены с помощью одних только математических формул. Подробную информацию и примеры см. в нашем списке самых популярных функций Excel.

Читайте также: