Где данные в word

Поле, которое не является полем слияния, а просто обычным полем, можно вставить, нажав CTRL+F9. Переключите коды полей, нажав SHIFT+F9, чтобы просмотреть коды полей.

Повторение данных по горизонтали без таблицы

Простые горизонтально повторяющиеся списки можно легко объединить, как описано для кодов полей NoBreakStart: и NoBreakEnd:. Однако для более сложных данных и изображений, вероятно, лучше подойдет более продвинутая конструкция. Например:

Примените необходимое форматирование к текстовому полю и границам таблицы для достижения желаемого результата. Установив ширину и высоту для ячейки изображения, размер изображения будет ограничен, а интеллектуальная настройка позволит всем изображениям иметь одинаковую ширину или одинаковую высоту.

Объединение отчетов

Отчеты могут быть включены в слияние, например отчеты о продажах и тенденциях продаж, включенные в карточку сотрудника, показанную ниже.

Чтобы включить отчеты в слияние, перейдите на вкладку "Другие источники данных слияния" и нажмите кнопку "Добавить".

Вы должны указать имя поля для каждого отчета. Вставьте поля слияния в свой шаблон и используйте имя поля для ссылки на отчет, используя специальные коды полей.

Обратите внимание, что имя поля не нужно определять как элемент в вашей XML-схеме. Это означает, что XML-схемы, используемые для слияния, могут быть ограничены бизнес-данными, в то время как отчеты и их фильтрация поддерживаются как часть настройки операции слияния. Нажмите кнопку Зарезервированные имена полей, чтобы увидеть, какие имена полей используются в схеме и поэтому не могут использоваться в качестве имени поля отчета.

Чтобы установить фильтры данных, выберите отчет и нажмите кнопку "Изменить". В диалоговом окне "Объединить поле" выберите источник данных и нажмите кнопку "Изменить", чтобы задать фильтр.

В диалоговом окне "Объединить поле" вы также можете изменить имя поля и выбрать формат файла.

Установите флажок Отклонить пустой вывод, если отчет не следует объединять с документом, если он не содержит данных. Например. чтобы избежать слияния пустой гистограммы с документом. Вы можете комбинировать это со специальными кодами полей HideIfEmptyStart, HideIfEmptyEnd, ShowIfEmptyStart и ShowIfEmptyEnd для более детального управления содержимым вашего документа.

Внимание! Изменения включенных отчетов и их фильтров данных не требуют развертывания модели приложения, поскольку выбранные конечные пользователи могут изменить эту настройку.

Скрыть область фильтра в объединенных отчетах

1. В меню "Файл" отчета нажмите "Параметры страницы", а затем перейдите на вкладку "Содержимое".
2. В списке "Область фильтра" выберите "Не отображается".

Изменить доступ для выбранных конечных пользователей

Вы можете разрешить выбранным конечным пользователям изменять отчеты, включаемые в слияние, и способ фильтрации этих отчетов. Чтобы предоставить конечному пользователю такой доступ, должны быть выполнены следующие требования:

• У пользователя должны быть разрешения на изменение вашей задачи слияния. Дополнительные сведения см. в разделе Безопасность и конфиденциальность.
• В настройках задачи на вкладке "Общие" установите флажок "Включить изменение пользователями без развертывания версии".

Конечный пользователь может изменить задачу на панели действий или в Genus Studio. Дополнительную информацию см. в разделе Изменение объединения отчетов.

Объединение файлов Microsoft Excel

Файлы Microsoft Excel могут быть включены в слияние в виде таблиц. Вы должны определить файл Excel как элемент схемы XML. Элемент должен быть типа base64Binary. При вводе данных в XML-файл из общего файла с помощью функции «Создать/изменить объекты» необходимо использовать поле «Данные».

Кроме того, вы можете добавить файлы непосредственно в задачу "Объединить данные в документ".

1. Выберите вкладку "Другие источники данных для слияния".
2. На кнопке "Добавить" нажмите , а затем выберите Файл Microsoft Excel.
3. Выберите источник данных, в который вы импортировали данные из файла Microsoft Excel, и введите имя поля в поле Имя поля.

Вы должны указать Имя поля для каждого файла. Вставьте поля слияния в свой шаблон и используйте имя поля для ссылки на ваш файл, используя специальные коды полей XL.

Информация, иллюстрации и код, содержащиеся в моих "Советах по Microsoft Word", предоставляются бесплатно и без каких-либо рисков или обязательств.

Однако работа принадлежит мне. Если вы используете его в коммерческих целях или извлекаете выгоду из моих усилий в виде заработанного дохода или сэкономленного времени, то пожертвование, каким бы небольшим оно ни было, поможет обеспечить постоянную доступность этого ресурса.

Если вы хотите сделать пожертвование, используйте соответствующую кнопку пожертвования для доступа к PayPal. Спасибо!

Эта страница «Советы по Microsoft Word и справка по Microsoft Word» дополняет мою страницу «Извлечение данных пакетной формы» и показывает, как извлекать данные из целевого исходного файла. Данные в исходном файле могут быть табличными, содержаться в полях защищенной формы или, если вы используете Word 2007 или более позднюю версию, содержаться в элементах управления содержимым. Таким образом, используя исходный файл в качестве листа данных, вы можете создать набор шаблонов, которые рисуют или извлекают данные из общего исходного файла данных.

Конкретное применение этих методов я оставлю на ваше усмотрение, но меня часто спрашивают о том, как создать основной файл данных об определенном человеке, клиенте, продукте и т. д. и использовать этот файл в качестве источника данных для создания одного или нескольких конкретных документов, связанных с этим человеком, клиентом или продуктом.

Примечание. Общая концепция, представленная на этой странице, была применена к моей надстройке шаблона DocBundler Word

В следующих примерах я покажу вам, как извлекать данные, хранящиеся в таблице исходного документа, защищенном поле формы документа и элементе управления содержимым.Затем я покажу вам, как поместить эти данные в новую закладку документа, защищенное поле формы и элемент управления содержимым. Я понимаю, что мои примеры могут показаться нереалистичными или глупыми. Опять же, моя цель — продемонстрировать методы, а не конкретное приложение.

Извлечение данных таблицы:

На приведенном ниже рисунке показан типичный файл исходного документа с таблицей, содержащей данные клиента. У вас может быть один или тысяча таких файлов. Каждый из них похож, но уникален для конкретного человека, клиента, продукта и т. д., и каждый имеет уникальное имя файла. Я назвал этот файл примера JSRagman.doc.


Документ: JSRagman.doc

После завершения исходных файлов для каждого из моих клиентов/продуктов и т. д. я готовлю один или несколько шаблонов документов для использования каждый раз, когда я хочу создать новый документ, используя JSRagman.doc (или аналогичный файл таблицы данных) в качестве источник данных. Дополнительные сведения о шаблонах и о том, почему их следует использовать, см. в документе Сюзанны Барнхилл, MVP Word: как создать шаблон.

На иллюстрации ниже показан типичный шаблон. Я подготовил его для создания простых документов-объявлений, которые фирма использует для приглашения клиента и его супруга на инвестиционный семинар. Серые скобки "I" обозначают закладки, в которые будут помещены данные, извлеченные из исходного файла.


Шаблон: Семинар Invite.dot

В модуле проекта VBA шаблона я добавил процедуру AutoNew. Эта процедура выполняется каждый раз при создании нового документа с использованием шаблона. Я также добавил две другие процедуры, необходимые для обработки. Все три процедуры содержатся в стандартном модуле проекта в шаблоне с именем «modMain» и показаны ниже.

См. раздел Установка макросов для получения инструкций по настройке и использованию макросов, представленных на этой странице справки Microsoft Word и советов по Microsoft Word.

При выполнении AutoNew вызывает процедуру "GetOpenFileName", которая представляет диалоговое окно для пользователя. В этом диалоговом окне пользователь выбирает источник данных для документа. В этом случае у пользователя есть только один вариант (например, JSRagman.doc). Конечно, у вас может быть много похожих файлов на выбор.

При создании нового документа данные автоматически извлекаются из исходного файла и помещаются в соответствующие закладки-заполнители.


Готовый документ

Извлечение данных поля формы документа защиты:

Как и в случае с табличным методом, показанным выше, вы начинаете с файлов коллекции, которые будете использовать в качестве источника данных. На приведенном ниже рисунке показан типичный защищенный документ, используемый для этой цели.


Документ: EFudd.doc

Каждое поле формы исходного документа идентифицируется уникальным именем закладки. Например, поле баланса кредита помечено как "Баланс кредита"

Опять же, я готовлю шаблоны для документов, которые я хочу создать, которые будут использовать EFudd.doc (или аналогичный файл) в качестве источника данных. На приведенной ниже иллюстрации показан типичный шаблон. В этом шаблоне показаны как закладки, так и поле формы, используемые в качестве заполнителей для извлеченных данных.


Шаблон защищенной формы: Loan Call.dot

Опять же, в шаблон включены аналогичные процедуры, которые используются для выбора исходного документа и создания нового документа.

Примечание. Ниже повторяется только процедура AutoNew. Вы можете загрузить демонстрационный файл страницы с советами, содержащий все документы, шаблоны и процедуры, использованные в этих примерах, по ссылке в конце этой страницы.

Результирующий документ является защищенным документом с редактируемыми полями для предоставления информации, уникальной для конкретного случая.


Готовый документ

Извлечение данных управления содержимым Word 2007/2010:

Последний пример демонстрирует использование элементов управления содержимым как отдельных хранилищ данных в исходном документе, так и заполнителей данных в шаблонах.

Элементы управления контентом чрезвычайно универсальны и предлагают несколько преимуществ по сравнению с показанными ранее методами:

• Элементы управления содержанием могут иметь описательные заголовки с использованием пробелов (например, "Баланс кредита").
• Элементам управления контентом можно присвоить как заголовок, так и тег.
• Элементы управления контентом можно заблокировать по отдельности, чтобы предотвратить редактирование, и заблокировать, чтобы предотвратить удаление. Документы, содержащие элементы управления содержимым, не требуют защиты.
• Документы, содержащие элементы управления содержимым, могут быть заблокированы/защищены, а могут и не быть.

Примечание: Преимущество или недостаток, суд все еще вне игры. Заголовки и теги элементов управления контентом не являются уникальными. В документе может быть несколько элементов управления содержимым с одним и тем же заголовком или тегом. Это может усложнить процедуры VBA при работе с элементами управления содержимым. Хотя в нашем примере каждый элемент управления содержимым будет иметь уникальный заголовок, я покажу вам, как использовать общий тег в коде, чтобы избежать ловушек.

На приведенном ниже рисунке показана типичная таблица данных исходного документа, использующая элементы управления содержимым в качестве отдельных хранилищ данных.


Документ: BBunny.docx

Как и прежде, я готовлю шаблоны для документов, которые я хочу создать, которые будут использовать BBunny.docx (или аналогичный файл) в качестве источника данных. На иллюстрации ниже показан типичный шаблон.

Примечание. При подготовке шаблона озаглавьте весь контент, который вы будете использовать в качестве заполнителей, используя тот же заголовок, что и в таблице данных. Пометьте элементы управления содержимым-заполнителем с помощью "DependentCC"


Шаблон: Rate Reduction Deal.dotm

Как и в других примерах, процедура AutoNew, хранящаяся в шаблоне, выполняется при создании нового документа. Поскольку заголовки и теги элементов управления контентом не являются уникальными идентификаторами, эта процедура, хотя и похожа по назначению, имеет значительные изменения.

Результирующий документ показан ниже.


Готовый документ

Хотите ли вы оплатить консультационную работу или сделать пожертвование для поддержки этого сайта?

PayPal — это безопасный и простой способ оплаты в Интернете.

Используйте кнопку "Пожертвовать" в соответствующей валюте, чтобы сделать платеж или пожертвование.

Электронные таблицы Excel могут содержать множество типов данных, включая текст, расчеты и диаграммы. Если вам нужно использовать какую-либо эту информацию в документах Word вашего бизнеса, существуют различные методы, которые вы можете использовать для извлечения ее из существующего рабочего листа. Вы можете копировать и вставлять объекты, чтобы связать или встроить данные из рабочего листа, или вы можете объединить данные из таблицы Excel в форму Word. Выбранный вами метод зависит от желаемого результата.

Связать или внедрить данные

Откройте рабочий лист Excel, из которого вы хотите извлечь данные, а также документ Word, в который вы хотите вставить или внедрить данные.

Выберите диаграмму, диапазон или другие данные в Excel, которые вы хотите использовать в Word. Нажмите «Ctrl-C» или нажмите «Копировать» в группе «Буфер обмена» на вкладке «Главная».

Перейдите к документу Word. Нажмите стрелку раскрывающегося списка "Вставить" в группе "Буфер обмена" на вкладке "Главная" и выберите "Специальная вставка".

Выберите «Вставить» и выберите «Объект диаграммы Microsoft Office Excel», чтобы внедрить данные. Выберите «Вставить ссылку» и выберите «Объект диаграммы Microsoft Office Excel», чтобы связать данные.

Нажмите "ОК", чтобы вставить извлеченные данные из Excel.

Объединить данные

Откройте пустой документ в Word. Перейдите на вкладку «Рассылки», нажмите «Начать слияние» и выберите «Пошаговый мастер слияния». Выберите «Письма» в разделе «Тип документа» и нажмите «Далее».

Выберите, какой документ вы хотите использовать в качестве формы для извлечения данных Excel, например текущий пустой документ или шаблон. Нажмите "Далее".

Выберите «Использовать существующий список» в разделе «Выбрать получателей» и нажмите кнопку «Обзор». Перейдите к файлу Excel, из которого вы хотите извлечь данные, и нажмите «Открыть». Выберите конкретную таблицу или лист, который вы хотите использовать, и нажмите «ОК». При необходимости отсортируйте или отфильтруйте данные и нажмите "ОК".

Нажмите «Далее»." Выберите поля, которые вы хотите объединить с документом, и нажмите кнопку "Сопоставить поля", чтобы сопоставить поля в документе со столбцами в электронной таблице.

Нажмите «Далее», чтобы просмотреть слияние. При необходимости отредактируйте документ, а затем снова нажмите "Далее", чтобы завершить слияние.

Таблица представляет собой сетку ячеек, расположенных в строках и столбцах. Таблицы можно использовать для организации любого типа содержимого, независимо от того, работаете ли вы с текстом или числовыми данными. В Word можно быстро вставить пустую таблицу или преобразовать существующий текст в таблицу. Вы также можете настроить свою таблицу, используя различные стили и макеты.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о создании таблиц.


Чтобы вставить пустую таблицу:

1. Поместите точку вставки там, где должна появиться таблица.
2. Перейдите на вкладку "Вставка" и нажмите команду "Таблица".

Для перехода между ячейками используйте клавишу Tab или клавиши со стрелками на клавиатуре. Если точка вставки находится в последней ячейке, нажатие клавиши Tab автоматически создаст новую строку.

Чтобы преобразовать существующий текст в таблицу:

В приведенном ниже примере каждая строка текста содержит часть контрольного списка, включая работу по дому и дни недели. Элементы разделены вкладками. Word может преобразовать эту информацию в таблицу, используя вкладки для разделения данных на столбцы.

Выделите текст, который хотите преобразовать в таблицу. Если вы используете наш практический файл, вы можете найти этот текст на странице 2 документа.

Изменение таблиц

Вы можете легко изменить внешний вид таблицы после ее добавления в документ. Существует несколько вариантов настройки, включая добавление строк или столбцов и изменение стиля таблицы.

Чтобы добавить строку или столбец:

1. Наведите указатель мыши за пределы таблицы, куда вы хотите добавить строку или столбец. Нажмите на появившийся значок плюса.

Вы также можете щелкнуть таблицу правой кнопкой мыши, а затем навести указатель мыши на пункт "Вставить", чтобы просмотреть различные параметры строк и столбцов.

Чтобы удалить строку или столбец:

1. Поместите точку вставки в строку или столбец, которые нужно удалить.
2. Нажмите правой кнопкой мыши и выберите в меню "Удалить ячейки".

Чтобы применить стиль таблицы:

Стили таблиц позволяют мгновенно изменить внешний вид таблицы. Они управляют несколькими элементами дизайна, включая цвет, границы и шрифты.


Щелкните в любом месте таблицы, чтобы выбрать ее, затем щелкните вкладку «Дизайн» в правой части ленты.

Чтобы изменить параметры стиля таблицы:

Выбрав стиль таблицы, вы можете включить или отключить различные параметры, чтобы изменить ее внешний вид. Существует шесть вариантов: строка заголовка, строка итогов, строки с полосами, первый столбец, последний столбец и столбцы с полосами.

1. Нажмите в любом месте таблицы, затем перейдите на вкладку "Дизайн".
2. Найдите группу "Параметры стиля таблицы", затем установите или снимите флажки с нужных параметров.

В зависимости от выбранного вами стиля таблицы некоторые параметры стиля таблицы могут иметь различный эффект. Возможно, вам придется поэкспериментировать, чтобы получить желаемый вид.

Чтобы применить границы к таблице:

1. Выберите ячейки, к которым вы хотите применить границу.

Изменение таблицы с помощью вкладки "Макет"

В Word вкладка "Макет" появляется всякий раз, когда вы выбираете таблицу. Вы можете использовать параметры на этой вкладке для внесения различных изменений.

Нажимайте кнопки в интерактивном ниже, чтобы узнать больше об элементах управления макетом таблицы Word.

редактировать горячие точки

Строки и столбцы

Используйте эти команды для быстрой вставки или удаления строк и столбцов.Это может быть особенно полезно, если вам нужно что-то добавить в середину таблицы.

Объединить и разделить ячейки

Для некоторых таблиц требуется макет, не соответствующий стандартной сетке. В таких случаях может потребоваться объединить несколько ячеек (т. е. объединить их в одну) или разделить ячейку на две части.

Изменить размер ячейки

Вы можете вручную ввести желаемую высоту строки или ширину столбца для своих ячеек. Вы также можете использовать команду "Автоподбор", которая автоматически настраивает ширину столбцов на основе текста внутри.

Распределить строки/столбцы

Чтобы ваша таблица выглядела аккуратно и организованно, вы можете равномерно распределить строки и столбцы. Это сделает их все одного размера. Вы можете применить эту функцию ко всей таблице или только к ее небольшой части.

Выровнять текст ячейки

Изменяя выравнивание ячеек, вы можете контролировать, где именно находится текст. В приведенном ниже примере текст выровнен по центру.

Изменить направление текста

Вы можете легко изменить направление текста с горизонтального на вертикальное. Если вы сделаете текст вертикальным, это добавит стиля вашей таблице; это также позволяет разместить в таблице больше столбцов.

Читайте также:

  
• Xnview, как пользоваться программой
  
• Невозможно открыть файл из-за ошибок в его словесном содержании
  
• Графический драйвер Nvidia, что это за программа и нужна ли она
  
• Формула Excel отображается в виде текста
  
• Как изменить путь к растровому изображению в AutoCAD