Форматирование ячеек в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Небольшие изменения форматирования могут существенно изменить рабочую книгу Microsoft Excel. Небольшое всплеск цвета здесь, изменение шрифта там, и вдруг ваша книга больше не просто море строк и столбцов, а упорядоченная, презентабельная таблица данных.

Ниже мы подробно рассмотрим, как форматировать таблицы Excel, используя шесть вкладок в диалоговом окне «Формат ячеек», за которыми следуют некоторые ярлыки форматирования Excel.

Что такое форматирование в Excel?

Microsoft Excel предлагает несколько элементов управления, которые позволяют пользователям изменять способ отображения своих данных. И для этого есть веская причина — форматирование ячеек может привлечь внимание к важным данным или более точно отобразить имеющееся содержимое (например, добавление $ к ячейкам, которые содержат значения, относящиеся к ценам, или настройка ячеек, представляющих даты, для стандартного отображения xx). /хх/хххх).

Форматирование в Excel — это необязательный шаг после подготовки данных или всей очистки, обогащения, структурирования и стандартизации данных, необходимых для подготовки данных к анализу.

Новые данные редко поступают без своего уникального набора проблем. Аналитики должны тщательно изучить свои данные и убедиться, что они соответствуют конкретным потребностям их аналитического проекта. Это может включать разделение столбцов, удаление строк с отсутствующими данными или стандартизацию по определенному названию (например, "CA" или "Calif." становится "California").

После завершения форматирование Excel добавляет последние штрихи, чтобы данные были точно подготовлены и представлены.

Что представляют собой шесть вкладок в диалоговом окне «Формат ячеек»?

В диалоговом окне "Формат ячеек" имеется шесть вкладок: "Число", "Выравнивание", "Шрифт", "Граница", "Шаблоны" и "Защита".

Вкладка "Число"

Вкладка «Число» позволяет настроить способ отображения чисел. Вы можете выбрать такие параметры, как проценты, даты, валюта, время и т. д.

Начните с выбора ячеек, которые вы хотите изменить.
На вкладке "Главная" выберите "Формат" > "Формат ячеек", после чего откроется диалоговое окно "Формат ячеек".
Первая вкладка — это вкладка «Число». Список категорий на вкладке «Число» позволяет вам выбрать формат, который вы хотите использовать, например, дату, время, процент, валюту и т. д. У вас также будет возможность дополнительно настроить свой выбор. Например, вы можете выбрать определенный способ представления отрицательных значений валюты (см. изображение ниже).

Вкладка "Выравнивание"

Автоматически Excel форматирует любой текст в левом нижнем углу ячейки, а числа — в правом нижнем. Вкладка "Выравнивание" в диалоговом окне "Формат ячеек" позволяет настроить способ выравнивания значений по вертикали или по горизонтали.

Если вам требуется более резкое выравнивание текста, поле «Градусы» позволяет расположить текст на 90 градусов в любом направлении вверх или вниз.

Управление текстом позволяет контролировать способ форматирования Excel информации в ячейке. Существует три типа текстового элемента управления: перенос текста, сжатие по размеру и объединение ячеек.

И, наконец, параметр "Направление текста" меняет направление рабочего листа, другими словами, столбец А может начинаться с верхней правой стороны, а не с верхней левой.

Чтобы внести любое из этих изменений, сначала выберите текст, который вы хотите изменить.
На вкладке "Главная" выберите "Формат" > "Формат ячеек", после чего откроется диалоговое окно "Формат ячеек".
Перейдите на вкладку "Выравнивание". Оттуда вы увидите Выравнивание текста (по горизонтали; по вертикали), управление текстом (перенос текста, сжатие по размеру, объединение ячеек) и направление текста (контекст; слева направо; справа налево).

Быстрое изменение шрифта можно выполнить непосредственно на вкладке "Главная", но для массовых изменений более эффективно использовать диалоговое окно "Формат ячеек". Оттуда можно легко изменить начертание, кегль, размер шрифта, выделение полужирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием и цветом во всех выбранных ячейках.

Чтобы внести любое из этих изменений, сначала выберите текст, который вы хотите изменить.
На вкладке "Главная" выберите "Формат" > "Формат ячеек", после чего откроется диалоговое окно "Формат ячеек".
Нажав на вкладку "Шрифт", вы увидите возможные варианты выбора, а также предварительный просмотр ваших изменений.

Граница

Excel позволяет создавать границы вокруг одной ячейки или диапазона ячеек.Вы можете указать, где будут рисоваться линии (например, только вверху ячейки или на всех горизонтальных сторонах), а также настроить их толщину, цвет и стиль линий.

Чтобы внести любое из этих изменений, сначала выберите текст, который вы хотите изменить.
На вкладке "Главная" выберите "Формат" > "Формат ячеек", после чего откроется диалоговое окно "Формат ячеек".
Нажав на вкладку "Граница", вы увидите возможные варианты выбора. Если вы хотите удалить определенную рамку, нажмите кнопку этой границы еще раз. Если вы хотите изменить цвет или стиль линии, щелкните нужный стиль или цвет, а затем снова нажмите кнопку границы.

Вкладка «Заливка» в диалоговом окне «Формат ячеек» позволяет пользователям установить цвет фона для всех выбранных ячеек, что может включать применение двухцветных узоров или затенение с помощью параметра «Узоры». Вот как затенить ячейки с помощью узоров:

Начните с выделения текста, который вы хотите изменить.
На вкладке "Главная" выберите "Формат" > "Формат ячеек", после чего откроется диалоговое окно "Формат ячеек".
Нажмите вкладку «Заливка», затем выберите стиль узора, который вы хотите использовать в качестве фона для своих ячеек. В качестве дополнительного дополнения вы также можете установить цвет узора, который будет сопровождать ваш стиль узора.
Вы можете в любой момент вернуться к состоянию выбранных ячеек по умолчанию, выбрав "Нет цвета" в верхней части выбора цвета.

Защита

Вкладка «Защита» не применяется, если вы уже не защитили свой лист. Для этого нажмите «Защита» в меню «Инструменты», выберите «Защитить лист», а затем установите флажки «Содержание», чтобы определить, как именно будет защищен рабочий лист.

Если выбран вариант "Заблокировано", вам запрещено делать следующее:

Изменение данных ячейки или формул.
Ввод данных в пустую ячейку.
Перемещение ячейки.
Изменение размера ячейки.
Удаление ячейки или ее содержимого.

Если выбран параметр "Скрытый", это означает, что все формулы, используемые для вычисления значений, больше не будут отображаться в строке формул (однако вы все равно сможете увидеть конечный результат этой формулы).

Переработка форматов файлов Excel

После того как вы отформатировали свой лист Excel именно так, как вы хотите, используя шесть основных форматов файлов Excel, скорее всего, вы не захотите повторять эту работу. Вот несколько способов, которыми пользователи могут повторно использовать процесс форматирования Excel.

Копирование стилей между книгами

С каждым новым листом можно скопировать предыдущие форматы файлов Excel из исходного листа.

Сначала откройте книгу с исходным форматированием Excel и новой книгой.
В исходной книге нажмите «Стили ячеек» в группе «Стили» на вкладке «Главная».
Выберите «Объединить стили» в нижней части галереи.
В появившемся диалоговом окне выберите открытую книгу, содержащую стили, которые вы хотите скопировать.
Дважды нажмите "ОК".

Копировать поверх форматов

Иногда вам просто нужно скопировать форматирование из одного столбца в другой (без значений). В этом случае легко скопировать только форматирование.

Сначала выберите целевую ячейку или диапазон ячеек.
Затем щелкните правой кнопкой мыши границу ячейки с предпочтительным форматированием и перетащите ее в целевую ячейку или диапазон ячеек.
Когда вы отпустите кнопку мыши, Excel отобразит подменю, в котором вы можете выбрать «Копировать сюда», «Копировать сюда только как значения» или «Копировать сюда только как форматы». В этом случае лучше выбрать третий вариант, оставив ячейки пустыми, но с правильным форматированием.

Используйте вставку для копирования форматирования

Подобным образом вы можете использовать функцию "Вставить", чтобы скопировать форматирование из одного столбца в другой.

Вы начнете с выбора и копирования [Ctrl]+C исходной ячейки или диапазона ячеек.
Затем щелкните в любом месте вместо целевой ячейки или диапазона ячеек. Нажмите [Ctrl]+[Пробел], чтобы выделить весь столбец, или [Shift]+[Пробел], чтобы выделить всю строку.
Когда вы будете готовы вставить форматирование, выберите «Форматирование» в раскрывающемся списке «Вставить».
Живой предварительный просмотр покажет вам, как будут выглядеть примененные форматы, и вы можете нажать "ОК", если все выглядит хорошо.

Что дальше

Форматирование данных – важная задача, позволяющая обеспечить согласованность и представление данных. Но форматирование данных было бы ничем без надлежащей подготовки данных; аналитики должны убедиться, что их данные точны и достоверны, прежде чем они смогут отформатировать их для просмотра.

Платформа подготовки данных Trifacta предлагает мощную альтернативу подготовке данных в Excel. Вместо ручных преобразований платформа Trifacta руководствуется машинным обучением; вместо простых строк и столбцов платформа Trifacta визуально представляет статистику о данных, чтобы аналитики могли понять более широкую картину своих данных. Все это и многое другое позволило клиентам Trifacta сократить время, затрачиваемое на подготовку данных, на 90 %.

Чтобы узнать больше о подготовке данных и платформе Trifacta, запланируйте демонстрацию с нашей командой или попробуйте продукт самостоятельно бесплатно.

поиск меню

Урок 9. Форматирование ячеек

Введение

Все содержимое ячеек по умолчанию использует одинаковое форматирование, что может затруднить чтение книги с большим объемом информации. Базовое форматирование позволяет настроить внешний вид вашей книги, позволяя привлечь внимание к определенным разделам и упрощая просмотр и понимание содержимого. Вы также можете применить форматирование чисел, чтобы точно указать Excel, какой тип данных вы используете в книге, например проценты (%), валюта ($) и т. д.

Чтобы изменить шрифт:

По умолчанию в каждой новой книге используется шрифт Calibri. Однако Excel предоставляет множество других шрифтов, которые можно использовать для настройки текста ячейки. В приведенном ниже примере мы отформатируем ячейку заголовка, чтобы ее было легче отличить от остальной части рабочего листа.

Выбор ячейки

Выбор шрифта

Новый шрифт

При создании рабочей книги на рабочем месте вы должны выбрать шрифт, который легко читается. Наряду с Calibri стандартные шрифты для чтения включают Cambria, Times New Roman и Arial.

Чтобы изменить размер шрифта:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Выбор ячейки

Выбор нового размера шрифта

Новый размер шрифта

Вы также можете использовать команды "Увеличить размер шрифта" и "Уменьшить размер шрифта" или ввести собственный размер шрифта с помощью клавиатуры.

Изменение размера шрифта

Чтобы изменить цвет шрифта:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Выбор ячейки

Выбор цвета шрифта

Новый цвет шрифта

Выберите «Другие цвета» в нижней части меню, чтобы получить доступ к дополнительным параметрам цвета.

Выбор дополнительных цветов

Чтобы использовать команды Bold, Italic и Underline:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Выбор ячейки

Нажатие команды жирного шрифта

Жирный текст

Вы также можете нажать Ctrl+B на клавиатуре, чтобы сделать выделенный текст полужирным, Ctrl+I, чтобы применить курсив, и Ctrl+U, чтобы применить подчеркивание.

Выравнивание текста

По умолчанию любой текст, введенный в ваш рабочий лист, будет выровнен по нижнему левому краю ячейки, а любые числа будут выровнены по нижнему правому краю. Изменение выравнивания содержимого ячейки позволяет выбрать способ отображения содержимого в любой ячейке, что может упростить чтение содержимого ячейки.

Нажимайте стрелки в слайд-шоу ниже, чтобы узнать больше о различных параметрах выравнивания текста.

Выравнивание по левому краю: выравнивает содержимое по левому краю ячейки

Выравнивание по центру: содержимое выравнивается на равном расстоянии от левой и правой границ ячейки

Выравнивание по правому краю: выравнивает содержимое по правому краю ячейки

Выравнивание по верхнему краю: выравнивает содержимое по верхней границе ячейки

Выравнивание по середине: содержимое выравнивается на равном расстоянии от верхней и нижней границ ячейки

Выравнивание по нижнему краю: выравнивает содержимое по нижней границе ячейки

Чтобы изменить выравнивание текста по горизонтали:

В приведенном ниже примере мы изменим выравнивание ячейки заголовка, чтобы придать ей более совершенный вид и еще больше выделить ее на фоне остальной части листа.

Выбор ячейки

Выбор выравнивания по центру

Текст ячейки с измененным выравниванием

Чтобы изменить вертикальное выравнивание текста:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Выбор ячейки

Выбор выравнивания по середине

Текст ячейки с измененным выравниванием

К любой ячейке можно применить как вертикальное, так и горизонтальное выравнивание.

Границы ячеек и цвета заливки

Границы ячеек и цвета заливки позволяют создавать четкие и определенные границы для различных разделов листа. Ниже мы добавим границы ячеек и закрасим ячейки заголовков, чтобы их можно было отличить от остальной части рабочего листа.

Чтобы добавить границу:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Выбор диапазона ячеек

Выбор стиля границы

Добавленные границы ячеек

Вы можете рисовать границы и изменять стиль линий и цвет границ с помощью инструментов "Нарисовать границы" в нижней части раскрывающегося меню "Границы".

Отрисовка пользовательских границ

Чтобы добавить цвет заливки:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Выбор диапазона ячеек

Выбор цвета заливки ячейки

Новый цвет заливки

Мастер форматирования

Если вы хотите скопировать форматирование из одной ячейки в другую, вы можете использовать команду «Формат по образцу» на вкладке «Главная». Когда вы нажимаете «Формат по образцу», он копирует все форматирование из выбранной ячейки. Затем вы можете щелкнуть и перетащить любые ячейки, в которые вы хотите вставить форматирование.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать о двух разных способах использования Format Painter.

Стили ячеек

Вместо форматирования ячеек вручную вы можете использовать готовые стили ячеек Excel. Стили ячеек — это быстрый способ профессионального форматирования различных частей книги, таких как заголовки и заголовки.

Чтобы применить стиль ячейки:

В нашем примере мы применим новый стиль ячеек к существующим ячейкам заголовка и заголовка.

Выбор диапазона ячеек

Выбор стиля ячейки

Новый стиль ячеек

Применение стиля ячейки заменит любое существующее форматирование ячейки, за исключением выравнивания текста. Возможно, вам не захочется использовать стили ячеек, если вы уже сильно отформатировали свою книгу.

Форматирование текста и чисел

Одним из самых мощных инструментов Excel является возможность применения определенного форматирования к тексту и числам. Вместо того, чтобы отображать все содержимое ячейки одинаково, вы можете использовать форматирование, чтобы изменить внешний вид дат, времени, десятичных знаков, процентов (%), валюты ($) и многого другого.

Чтобы применить форматирование чисел:

В нашем примере мы изменим числовой формат для нескольких ячеек, чтобы изменить способ отображения дат.

Выбор диапазона ячеек

Выбор длинной даты

Применяемое числовое форматирование

Нажимайте кнопки в интерактивном ниже, чтобы узнать о различных параметрах форматирования текста и чисел.

редактировать горячие точки

Общие

Общий — это формат по умолчанию для любой ячейки. Когда вы вводите число в ячейку, Excel угадывает наиболее подходящий формат числа. Например, если вы введете от 1 до 5, ячейка будет отображать число как краткую дату, 05.01.2010.

Число

Число форматирует числа с десятичными разрядами. Например, если вы введете в ячейку число 4, в ячейке будет отображаться число 4,00.

Валюта

Currency форматирует числа как валюту с символом валюты. Например, если вы введете в ячейку 4, ячейка отобразит число как 4,00 доллара США.

Бухгалтерский учет

Учет форматирует числа как денежные значения, как формат валюты, но также выравнивает символы валюты и десятичные разряды в столбцах. Этот формат упрощает чтение длинных списков денежных единиц.

Короткое свидание

Краткая дата форматирует числа как M/D/YYYY. Например, 8 августа 2013 года будет 8 августа 2013 года.

Длинное свидание

Длинные даты форматируют числа как день недели, месяц ДД, ГГГГ. Например, дата будет отображаться как понедельник, 14 августа 2013 г.

Время форматирует числа как ЧЧ/ММ/СС и отмечает AM или PM. Например, время будет отображаться как 10:25:00.

Процент

Процент форматирует числа с десятичными разрядами и знаком процента. Например, если вы введете в ячейку 0,75, ячейка отобразит число как 75,00%.

Дробь

Дробь форматирует числа как дроби, разделенные косой чертой. Например, если вы введете в ячейку 1/4, ячейка отобразит число как 1/4. Если вы введете 1/4 в ячейку, отформатированную как «Общий», ячейка будет отображать число как дату, 4 января.

Научная

Научные форматы чисел в экспоненциальном представлении. Например, если вы введете в ячейку 140000, то ячейка отобразит число как 1.40E+05. Примечание. По умолчанию Excel отформатирует ячейку в экспоненциальном представлении, если она содержит большое целое число. Если вы не хотите, чтобы Excel форматировал большие целые числа в экспоненциальном представлении, используйте числовой формат.

Текст форматирует числа как текст, то есть то, что вы вводите в ячейку, будет отображаться точно так, как оно было введено. Excel использует этот параметр по умолчанию, если ячейка содержит как текст, так и числа.

поиск меню

Урок 7. Форматирование ячеек

Введение

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о форматировании ячеек в Excel.

Чтобы изменить размер шрифта:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Чтобы изменить шрифт:

Чтобы изменить цвет шрифта:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Выберите «Другие цвета» в нижней части меню, чтобы получить доступ к дополнительным параметрам цвета. Мы изменили цвет шрифта на ярко-розовый.

Чтобы использовать команды Bold, Italic и Underline:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Границы ячеек и цвета заливки

Чтобы добавить цвет заливки:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Чтобы добавить границу:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

Стили ячеек

Чтобы применить стиль ячейки:

В нашем примере мы применим новый стиль ячеек к существующим ячейкам заголовка и заголовка.

Выравнивание текста

Нажимайте стрелки в слайд-шоу ниже, чтобы узнать больше о различных параметрах выравнивания текста.

Выравнивание по левому краю: выравнивает содержимое по левому краю ячейки

Выравнивание по центру: содержимое выравнивается на равном расстоянии от левой и правой границ ячейки

Выравнивание по правому краю: выравнивает содержимое по правому краю ячейки

Выравнивание по верхнему краю: выравнивает содержимое по верхней границе ячейки

Выравнивание по середине: содержимое выравнивается на равном расстоянии от верхней и нижней границ ячейки

Выравнивание по нижнему краю: выравнивает содержимое по нижней границе ячейки

Чтобы изменить выравнивание текста по горизонтали:

Чтобы изменить вертикальное выравнивание текста:

Выберите ячейки, которые нужно изменить.

К любой ячейке можно применить как вертикальное, так и горизонтальное выравнивание.

Мастер форматирования

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать о двух разных способах использования Format Painter.

Когда мы форматируем ячейки в Excel, мы меняем внешний вид числа, не изменяя само число. Мы можем применить числовой формат (0,8, 0,80 доллара США, 80% и т. д.) или другое форматирование (выравнивание, шрифт, границы и т. д.).

<р>1. Введите значение 0,8 в ячейку B2.

По умолчанию в Excel используется общий формат (без определенного числового формата) для чисел. Чтобы применить числовой формат, используйте диалоговое окно «Формат ячеек».

<р>2. Выберите ячейку B2.

<р>3. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек (или нажмите CTRL + 1).

Откроется диалоговое окно "Формат ячеек".

<р>4. Например, выберите Валюта.

Примечание. Excel дает предварительный просмотр того, как число будет отформатировано (в разделе «Образец»).

Ячейка B2 по-прежнему содержит число 0,8. Мы изменили только внешний вид этого номера. Наиболее часто используемые команды форматирования доступны на вкладке Главная.

<р>6. На вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните символ процента, чтобы применить процентный формат.

<р>7. На вкладке "Главная" в группе "Выравнивание" отцентрируйте число.

<р>8. На вкладке "Главная" в группе "Шрифт" добавьте внешние границы и измените цвет шрифта на синий.

Читайте также: