Форматирование символов и абзацев в практической работе Word

Обновлено: 04.07.2024

В этом образце главы из Учебного руководства MOS для экзамена Microsoft Word MO-100 автор Джоан Ламберт рассказывает о навыках, проверяемых на экзамене Microsoft Office Specialist для Microsoft Word 2019, в отношении форматирования содержимого документа.< /p>

Навыки, проверяемые в этом разделе экзамена Microsoft Office Specialist для Microsoft Word 2019, относятся к форматированию содержимого документа. В частности, с этим набором навыков связаны следующие цели:

2.1 Вставка текста и абзацев

2.2 Форматирование текста и абзацев

2.3 Создание и настройка разделов документа

Документы Word — это просто контейнеры для своего содержимого. Вы можете создавать содержимое непосредственно в документе или повторно использовать и адаптировать его из других источников. То, как вы представляете контент — форматируя его внешний вид и структуру, а также сохраняя последовательность, — может повысить эффективность документа при передаче определенного сообщения.

Эта глава поможет вам изучить способы вставки текста, символов и специальных символов; форматирование текста; изменение отступа, интервала и макета абзаца; применение стилей символов и абзацев; и структурировать документ, контролируя разрывы страниц, создавая независимо отформатированные разделы и форматируя содержимое в столбцах.

Для выполнения тренировочных заданий в этой главе вам потребуются тренировочные файлы, содержащиеся в папке тренировочных файлов MOSWord2019\Objective2. Дополнительную информацию см. в разделе «Загрузить файлы практики» во введении к этой книге.

Цель 2.1. Вставка текста и абзацев

Заменить текст

См. также Этот раздел посвящен замене текста с помощью операции поиска и замены. Информацию о поиске определенного текста и объектов или непосредственном переходе к определенным типам объектов см. в разделе «Задача 1.1: Навигация по документам».

При разработке содержимого документа вы можете убедиться, что текст в ваших документах непротиворечив и точен, используя функцию поиска для просмотра каждого вхождения определенного слова или фразы или используя функцию замены для последовательного изменения текста, форматирования, или стили. Вы можете заменить условия поиска другим текстом или специальными символами на вкладке "Заменить" диалогового окна "Найти и заменить".

Чтобы найти и заменить текст

Отобразите страницу замены диалогового окна "Найти и заменить", выполнив любое из следующих действий:

На панели навигации нажмите стрелку "Искать другие элементы" в правом конце окна поиска, а затем нажмите "Заменить" .

На вкладке "Главная" в группе "Редактирование" нажмите "Заменить".

Нажмите Ctrl+H .

В поле Найти укажите текст или символы, которые вы хотите найти, введя их напрямую или выбрав их из специального списка.

См. также Информацию о содержимом специального списка, включая метки форматирования, разрывы, подстановочные знаки, специальные символы и объекты, см. в разделе «Задача 1.1. Навигация по документам».

В области "Параметры поиска" установите флажки всех применимых параметров поиска.

СОВЕТ

Настройки в области параметров поиска применяются только к поисковому запросу. Они не влияют на срок замены.

Установив курсор в поле «Найти», в списке «Формат» выберите любое форматирование или стили, которые будут точно определять правильные результаты поиска.

В поле Заменить на введите текст или символы, которыми вы хотите заменить поисковый запрос.

Вы не можете указать подстановочные знаки в поле «Заменить на». Вы можете указать специальные символы. Например, вы можете использовать функцию «Заменить», чтобы удалить пустые метки абзаца из документа, заменив ^p^p (два знака абзаца) на ^p (один знак абзаца).

Установив курсор в поле "Заменить на", в списке "Формат" выберите любое форматирование или стили, которые вы хотите применить как часть операции замены.

Нажмите «Найти далее», чтобы найти первое вхождение искомого термина. Затем выполните одно из следующих действий:

Нажмите "Найти далее", чтобы найти следующее вхождение поискового запроса.

Нажмите «Заменить», чтобы заменить выбранное вхождение текстом в поле «Заменить на» и перейти к следующему вхождению.

Нажмите «Заменить все», чтобы заменить все вхождения поискового запроса в документе, не просматривая их по отдельности.

Вы можете быстро просмотреть все экземпляры поискового запроса, выполнив поиск в области навигации, а затем пролистав результаты поиска на странице результатов в области навигации.

Вставка символов и специальных символов

В некоторых документах требуются символы, которых нет на стандартной клавиатуре.Эти символы могут включать символы авторского права (©) или зарегистрированного товарного знака (®), символы валюты (например, € или £), греческие буквы или буквы со знаками ударения. Или вы можете добавить стрелки (например, ↺ или ) или графические значки (например, или ). Word предоставляет вам легкий доступ к огромному массиву символов, которые вы можете легко вставить в любой документ. Как и графика, символы могут добавлять в документ визуальную информацию или привлекать внимание. Однако они отличаются от графики тем, что представляют собой символы клавиатуры, отображаемые с помощью определенных шрифтов.

Вы можете вставить некоторые распространенные символы с помощью сочетаний клавиш. Вы можете просмотреть назначенные сочетания клавиш в диалоговом окне «Символ» и в диалоговом окне «Параметры автозамены».

Чтобы вставить общий символ

На вкладке "Вставка" в группе "Символы" нажмите кнопку "Символ", а затем щелкните символ, который нужно вставить.

Введите любое из следующих сочетаний клавиш:

Чтобы вставить символ авторского права, введите (c) или нажмите клавиши ALT+CTRL+C .

Чтобы вставить символ евро, введите (e) .

Чтобы вставить символ зарегистрированного товарного знака, введите (r) или нажмите клавиши ALT+CTRL+R .

Чтобы вставить символ товарного знака, введите (tm) или нажмите клавиши ALT+CTRL+T .

Если вы отключите параметр "Заменять текст при вводе" в настройках автозамены, код в скобках не будет преобразован в символ.

Чтобы вставить любой символ или специальный символ

На вкладке "Вставка" в группе "Символы" нажмите кнопку "Символ" и выберите "Другие символы" .

В диалоговом окне "Символ" выполните одно из следующих действий:

На вкладке "Специальные символы" дважды щелкните символ, который нужно вставить.

На вкладке "Символы" найдите символ, который хотите вставить, и дважды щелкните его.

Диалоговое окно может располагаться перед курсором.

После того как вы вставите все нужные символы, закройте диалоговое окно "Символ".

ЦЕЛЬ 2.1 ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Файл практики для этих задач находится в папке файла практики MOSWord2019\Objective2. Папка также содержит файл результатов, который вы можете использовать для проверки своей работы.

Откройте документ Word_2-1 и выполните следующие действия:

В первом абзаце вставьте символ зарегистрированного товарного знака (®) после слова Microsoft.

Замените все экземпляры (торговая марка) в документе символом торговой марки (™). Убедитесь, что вы заменяете только те экземпляры, в которых слово торговая марка находится в круглых скобках, и никакие другие версии этого слова.

Введите символ товарного знака в документ, вырежьте его в буфер обмена, а затем выберите Содержимое буфера обмена в качестве замены.

Сохраните документ Word_2-1. Откройте документ Word_2-1_results и сравните два документа, чтобы проверить свою работу. Затем закройте открытые документы.

поиск меню

Урок 6. Форматирование текста

Введение

Форматированный текст может привлечь внимание читателя к определенным частям документа и подчеркнуть важную информацию. В Word у вас есть несколько вариантов настройки текста, включая шрифт, размер и цвет. Вы также можете настроить выравнивание текста, чтобы изменить его отображение на странице.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о форматировании текста в Word.

Чтобы изменить размер шрифта:

Вы также можете использовать команды "Увеличить шрифт" и "Уменьшить шрифт", чтобы изменить размер шрифта.

Чтобы изменить шрифт:

По умолчанию шрифт каждого нового документа установлен на Calibri. Однако Word предоставляет множество других шрифтов, которые можно использовать для настройки текста.

При создании профессионального документа или документа, содержащего несколько абзацев, вам нужно выбрать шрифт, который легко читается. Наряду с Calibri стандартные шрифты для чтения включают Cambria, Times New Roman и Arial.

Чтобы изменить цвет шрифта:

Ваш выбор цвета не ограничивается раскрывающимся меню. Выберите «Другие цвета» в нижней части меню, чтобы открыть диалоговое окно «Цвета». Выберите нужный цвет и нажмите OK.

Чтобы использовать команды Bold, Italic и Underline:

Команды Bold, Italic и Underline можно использовать, чтобы привлечь внимание к важным словам или фразам.

Чтобы изменить регистр текста:

Если вам нужно быстро изменить регистр текста, вы можете использовать команду "Изменить регистр" вместо удаления и повторного ввода текста.

Чтобы выделить текст:

Выделение может быть полезным инструментом для выделения важного текста в документе.

Чтобы убрать выделение, выберите выделенный текст, а затем нажмите стрелку раскрывающегося списка «Цвет выделения текста».Выберите «Нет цвета» в раскрывающемся меню.

Если вам нужно выделить несколько строк текста, переключение мыши на маркер может быть полезной альтернативой выделению и выделению отдельных строк. Щелкните команду «Цвет выделения текста», и курсор изменится на маркер. Затем вы можете нажать и перетащить маркер на строки, которые хотите выделить.

Чтобы изменить выравнивание текста:

По умолчанию Word выравнивает текст по левому полю в новых документах. Однако в некоторых случаях вам может понадобиться отрегулировать выравнивание текста по центру или по правому краю.

Нажимайте стрелки в слайд-шоу ниже, чтобы узнать больше о четырех параметрах выравнивания текста.

Выровнять текст по левому краю: весь выделенный текст выравнивается по левому полю. Команда «Выровнять текст по левому краю» является наиболее часто используемой командой выравнивания и выбирается по умолчанию при создании нового документа.

По центру: текст выравнивается на одинаковом расстоянии от левого и правого полей.

Выровнять текст по правому краю: весь выделенный текст выравнивается по правому полю.

По ширине: выравнивание текста одинаково с обеих сторон. Он выстраивается одинаково по правому и левому полям. Многие газеты и журналы используют полное выравнивание.

Вы можете использовать удобную функцию Word «Установить по умолчанию», чтобы сохранить все внесенные вами изменения форматирования и автоматически применить их к новым документам. Чтобы узнать, как это сделать, прочитайте нашу статью «Изменение настроек по умолчанию в Word».

Абзац в Word — это любой текст, заканчивающийся жестким переводом. Вы вставляете жесткий возврат каждый раз, когда нажимаете клавишу Enter. Форматирование абзаца позволяет управлять внешним видом отдельных абзацев. Например, вы можете изменить выравнивание текста слева к центру или расстояние между строками от одинарного до двойного. Вы можете делать отступы для абзацев, нумеровать их или добавлять к ним границы и затенение.

Форматирование абзаца применяется ко всему абзацу. Все форматирование абзаца сохраняется в метке абзаца и переносится на следующий абзац при нажатии клавиши Enter. Вы можете копировать форматы абзацев из абзаца в абзац и просматривать форматы в области задач.

Выравнивание абзаца

Выравнивание абзаца определяет, как строки в абзаце отображаются относительно левого и правого полей. Поля — это пустое пространство между краем бумаги и местом, где находится текст.

Самый простой способ изменить выравнивание абзаца — использовать кнопки выравнивания на панели инструментов «Форматирование».

Вы также можете использовать сочетания клавиш. Ctrl+L = выравнивание по левому краю; Ctrl+R = Выровнять по правому краю; Ctrl+E = Центр; Ctrl+J = по ширине.

Интервал между строками и абзацами

Интервал между строками — это расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. Межстрочный интервал обычно зависит от высоты символов, но вы можете изменить его на определенное значение. Например, некоторые абзацы могут быть одинарными, а некоторые — двойными. Одинарный интервал — это настройка Word по умолчанию.

Отступ от абзаца – это пространство над или под абзацем. Вместо того, чтобы нажимать Enter несколько раз, чтобы увеличить расстояние между абзацами, вы можете установить определенное расстояние до или после абзацев.

Установив точку вставки в том же абзаце, нажмите стрелку вниз справа от кнопки "Межстрочный интервал" на панели инструментов форматирования. Выберите 2.0 для двойного интервала. Выберите 1,0, чтобы восстановить одинарный интервал в абзаце.
Щелкните правой кнопкой мыши первый абзац и выберите «Абзац» в контекстном меню. (Вы также можете открыть это меню, выбрав пункт «Абзац» в меню «Формат»).
Нажмите стрелку вниз, чтобы открыть раскрывающийся список межстрочного интервала, и выберите "Двойной" . Вы можете увидеть изменения в окне предварительного просмотра.
Не закрывая диалоговое окно, выберите "Одинарный" в раскрывающемся меню "Интервал между строками". Обратите внимание на изменения в области предварительного просмотра.
Выберите «Несколько» в раскрывающемся списке «Межстрочный интервал». В поле At введите 1.25 (выделите текст в поле и введите поверх него). Нажмите Tab, чтобы увидеть изменения на панели предварительного просмотра.
Нажмите "ОК" . Обратите внимание, что Word добавил дополнительную четверть строки между строками в абзаце.

Упражнение:

Изменение интервала между абзацами

Диалоговое окно «Абзац» используется для установки интервала между абзацами. Расстояние между абзацами задается в пунктах. Если в документе текст размером 12 пунктов, то один межстрочный интервал равен 12 пунктам, половина межстрочного интервала – 6 пунктам, двойной интервал – 24 пунктам.

Отступы абзаца

Отступ увеличивает расстояние между стороной абзаца и левым или правым полем. Абзацы с отступом имеют разные настройки полей. Word предоставляет различные отступы для выделения абзацев в документе.

Word придает изюминку вашим документам. Он может не только сделать ваши слова более точными с помощью инструментов автоматической коррекции, но и сделать ваш текст лучше. Word поддерживает символьное, абзацное и даже полное форматирование документа.

Когда вы начнете изучать Word, не беспокойтесь о форматировании. Просто введите текст перед его форматированием, чтобы ваши мысли были в документе, пока они еще свежи. После ввода документа вы можете отформатировать его текст. Многие пользователи Word следуют этому плану «напиши, а потом форматируй» на протяжении всей своей карьеры.

10 о правителях

Прежде чем начать

См. также

Создать новый документ

О разрывах абзацев и вкладках

Введите текст в документ

Применить форматирование абзаца

Настройка форматирования страницы

В Word есть две линейки: горизонтальная линейка и вертикальная линейка. Обе эти линейки представляют собой экранные направляющие, которые отображают значения измерений, чтобы вы знали, где на странице появится ваш текст. Например, если для параметра «Отображение» на вкладке «Параметры Word» «Дополнительно» установлено значение «Дюймы» (см. «Установка параметров Word»), цифра 2 на горизонтальной линейке означает, что весь текст под цифрой 2 этой линейки находится ровно в 2 дюймах от левого поля.

В окне "Параметры Word" вы можете изменить размер экрана на другой параметр, например, с дюймов на сантиметры.

Если вы не видите линейки на экране, нажмите кнопку «Просмотреть линейку» в верхней части вертикальной полосы прокрутки. Если вы видите только горизонтальную линейку в верхней части документа, но не видите вертикальную линейку, нажмите кнопку «Офис», выберите «Параметры Word», нажмите «Дополнительно» и прокрутите вниз до раздела «Отображение». Установите флажок «Показать вертикальную линейку в режиме макета печати».

Измерения линейки относятся к левому и правому полям.

Горизонтальная линейка. Направляющая, которую можно отобразить в верхней части документа и которая показывает горизонтальное положение текста и графики на странице.

Вертикальная линейка. Направляющая, которую можно отобразить в левой части документа и которая показывает вертикальное положение текста и графики на странице.

Помимо полей и ширины страницы, горизонтальная линейка может отображать следующие элементы:

Позиция табуляции (см. О разрывах абзацев и табуляциях)
Абзац отступ (см. Применение форматирования абзаца)
Столбцы (см. раздел Создание многоколоночного информационного бюллетеня)

Позиция табуляции управляет горизонтальным расположением текста в строке.

Отступ —промежуток между левым и правым полями страницы и текущим абзацем. Word поддерживает несколько форм отступов абзаца и строки.

Если вы отформатируете разные абзацы в документе по-разному, линейка изменится, чтобы отразить эти различия. Другими словами, если в первом абзаце есть две позиции табуляции и отступ первой строки, при щелчке в любом месте этого абзаца линейка изменится, чтобы показать эти позиции табуляции и отступ первой строки, как показано на следующем рисунке.< /p>

Если следующий абзац имеет другой набор отступов, позиций табуляции и полей, линейка покажет эти различия, если щелкнуть внутри этого абзаца.

Горизонтальная линейка настолько привязана к общему форматированию страницы и абзаца, что если дважды щелкнуть линейку, откроется диалоговое окно «Параметры страницы». Настройка форматирования страницы объясняет, как использовать функции настройки страницы Word.

Очевидно, важно помнить, что текущая горизонтальная линейка, отображаемая в любой момент времени, отражает только настройки вкладок и полей текущего абзаца. Линейка может отображать каждый абзац по-разному. Только когда вы выбираете весь документ, линейка отражает каждый абзац в документе. Если вы отформатировали некоторые абзацы иначе, чем другие, на линейке отображаются только те значения (например, отступ первой строки), которые являются универсальными для всех выбранных абзацев.

Линейка не просто обновляется, отражая настройки текущего абзаца. Вы можете использовать линейку для изменения параметров табуляции, отступа и полей без использования диалоговых окон. Если не требуется высочайшая точность, лучше всего вносить эти изменения с помощью линейки.

Например, щелкните в любом месте линейки, и в этом месте появится табуляция. Вы можете перетащить эту позицию табуляции влево или вправо, чтобы отрегулировать ее положение. Вы можете перетащить любую позицию табуляции влево или вправо, даже те, которые вы применили с помощью диалогового окна форматирования абзаца. Word поддерживает несколько типов вкладок, как вы увидите в разделе О разрывах абзацев и вкладках. Чтобы изменить тип вкладки, которую вы размещаете, сначала щелкните поле символа табуляции слева от линейки, чтобы изменить тип вкладки, которую вы затем поместите на линейку.

Если вы хотите увеличить отступ левого поля абзаца, щелкните в этом абзаце, чтобы отобразить размер его горизонтальной линейки. Затем перетащите символ отступа левого поля линейки на новое место. После того, как вы перетащите символ отступа левого поля линейки, фактический отступ левого поля абзаца изменится, чтобы отразить новую настройку. Чтобы изменить отступ первой строки, перетащите символ отступа первой строки линейки в новое место. Чтобы изменить отступ правого поля, перетащите символ отступа правого поля линейки в новое место. Чтобы добавить висящий отступ, перетащите символ выступающего отступа вправо.

Хотя горизонтальная линейка постоянно связана с отдельными абзацами, общие левое и правое поля страницы также отображаются на горизонтальной линейке. Поля выделяются серыми областями на обоих концах линейки. Вы можете изменить левое или правое поле, перетащив край линейки любого поля (положение между серым и белым цветом области ввода линейки) влево или вправо.

Отступ левого поля — отступ левого края всех строк в абзаце. Увеличение отступа левого поля перемещает левый край абзаца ближе к центру документа.

Отступ первой строки. Отступ первой строки справа в абзаце, при котором последующие строки в том же абзаце располагаются ближе к левому полю.

Отступ правого поля. Отступ правого края всех строк в абзаце. Увеличение отступа правого поля перемещает правый край абзаца ближе к центру документа.

Висячий отступ. Происходит, когда первая строка абзаца находится на одном уровне с левым полем, но все последующие строки в этом абзаце смещены вправо.

Будьте внимательны и всегда оставляйте достаточно места для требуемого поля вашего принтера. Например, многие лазерные принтеры не будут печатать менее чем на полдюйма от края бумаги, независимо от того, насколько узкими вы пытаетесь сделать поля.

Нажмите кнопку "Отменить" на панели быстрого доступа, чтобы отменить изменения, внесенные в линейку.

Вы не будете использовать вертикальную линейку так часто, как горизонтальную, поэтому Word предлагает возможность скрыть вертикальную линейку. Вертикальная линейка может быть удобна для отображения верхнего и нижнего полей на странице, а также общего положения на странице, где появляются определенные элементы. Например, по вертикальной линейке можно точно определить, на сколько дюймов вниз по странице появится графическое изображение при печати.

Вы можете перетащить эти поля в другое место, а когда вас устраивают новые настройки полей, вы можете снова скрыть вертикальную линейку, чтобы получить больше области редактирования на экране.

Читайте также: