Для чего используются шаблоны для MS Word

Обновлено: 21.11.2024

Шаблон – это образец документа, который используется в качестве основы для нового документа.
Шаблон определяет базовую структуру документа и содержит настройки, характерные для документа, такие как шрифты, стили, макет страницы, макросы и т. д.
Когда вы создаете документ, файл, который создается изначально, является просто копией его шаблона.
Шаблон Word имеет расширение файла («.dot»), и каждый документ основан на шаблоне.
br />При сохранении документа в виде шаблона Word в конец имени добавляется трехбуквенное расширение «.dot» вместо «.doc».

Каковы преимущества использования шаблона?

Основное преимущество использования шаблона очевидно, если вы создаете один и тот же документ на регулярной основе.
Шаблоны не только сокращают время, затрачиваемое на создание нового документа, но также позволяют создавать настраиваемые среды редактирования для конкретные документы.
Чем больше информации вы можете добавить в свои шаблоны, тем меньше вам придется добавлять в документы.

Что может включать шаблон?

Все, что вы можете поместить в документ, вы также можете поместить в шаблон.
Стили. Они останутся в документе, даже если прикрепленный шаблон не будет найден.
Автотекст. Документы, созданные из шаблонов, содержащих записи автотекста, не будут скопированы в документ.
Макросы. Они доступны до тех пор, пока можно найти прикрепленный шаблон.
Пользовательские панели инструментов. Они доступны до тех пор, пока можно найти прикрепленный шаблон.

Различные типы шаблонов

Word распознает пять разных типов шаблонов, хотя один из них используется внутри.
Normal.dotm — загружается автоматически при каждом открытии Word.
Пользовательские шаблоны — их можно загрузить вручную.
Шаблоны рабочих групп — их можно загрузить вручную.
Глобальные шаблоны. Они загружаются автоматически при каждом открытии Word и должны быть сохранены в папке автозагрузки.
Шаблоны, не основанные на файлах. Это специальные шаблоны, которые используются внутри Word и не могут использоваться или изменяться пользователем.
Если Normal.dotm появляется более чем в одном месте, какой из них имеет приоритет?< /p>

Расположение шаблонов

На самом деле вы можете определить совершенно разные местоположения для ваших шаблонов Word.
Шаблоны рабочей группы не обязательно должны находиться в сети или на общем диске.
Каждая подпапка в любом из этих каталогов создаст новую вкладку, предоставляющую он содержит по крайней мере один файл .dot (или .wiz)
Шаблоны, которые появляются в любой из папок верхнего уровня, появятся на вкладке «Общие».
Если вы хотите убедиться, что конкретный шаблон отображается в в начале перед ним ставится подчеркивание.

Пустой документ

Пустой документ по умолчанию, который используют многие люди, основан на шаблоне Normal.
Если вы явно не выберете шаблон, ваш новый документ будет основан на шаблоне по умолчанию "Normal.dotm"
После того как вы создали документ на основе шаблона, любые дальнейшие изменения в шаблоне не распространяются на документы, созданные на основе этого шаблона.
Word копирует весь текст и стили из шаблона и помещает их в документ . Он не копирует макросы из шаблона.
Когда вы открываете существующий документ или переключаете фокус на другой документ, Word автоматически извлекает прикрепленный шаблон, на котором основан документ, и помещает панели инструментов, меню, сочетания клавиш, макросы в силу.

Использование шаблонов

Большинство связей между документом и его шаблоном разрываются сразу после создания документа.
Это означает, что вы можете вносить изменения в свои шаблоны, не затрагивая существующие документы
При добавлении шаблона с помощью ( Сервис > Шаблоны и надстройки) этот шаблон не будет загружен при следующем открытии Word.
Если вы хотите, чтобы шаблон всегда загружался, вы должны поместить его в папку автозагрузки, чтобы его можно было считать глобальным шаблоном. .

Открытие шаблона

Вы можете открыть шаблон, выбрать (Файл > Открыть) и перейти к соответствующей папке.
Если дважды щелкнуть файл вне Word, документ будет создан на основе шаблона, а не фактического шаблона. открывается.

Параметры

(Расположение файлов, пользовательские шаблоны) — путь к папке, которую Word будет использовать по умолчанию при сохранении документа Word в качестве шаблона.
(расположение файлов, шаблоны рабочей группы) — путь к папке, содержащей все шаблоны вашей рабочей группы. .
(Сохранить, предложить сохранить обычный шаблон — каждый раз, когда вы выходите из Word, отображается сообщение с вопросом, хотите ли вы сохранить какие-либо изменения, внесенные в этот шаблон.

Копировать записи автотекста в другой шаблон

В меню "Инструменты" нажмите "Шаблоны и надстройки".
Нажмите «Органайзер», а затем перейдите на вкладку «Автотекст».
Чтобы скопировать элементы в другой шаблон или из него, нажмите «Закрыть файл», чтобы закрыть активный документ и прикрепленный к нему шаблон, или чтобы закрыть обычный шаблон. Затем нажмите «Открыть файл» и откройте нужный шаблон.
Выберите элементы, которые хотите скопировать, в любом из списков, а затем нажмите "Копировать".

Изменить шаблон документа

Изменение шаблона повлияет на новые документы, которые вы создаете на основе этого шаблона. На содержимое существующих документов не влияют изменения, которые вы вносите в шаблоны, на которых они основаны.
В меню "Файл" нажмите "Открыть", а затем найдите и откройте шаблон, который вы хотите изменить.
Если в диалоговом окне "Открыть" нет шаблонов, нажмите "Шаблоны документов" в поле "Тип файлов".
Измените любой текст и графику шаблона, стили, форматирование, макросы, записи автотекста, панели инструментов, настройки меню и сочетания клавиш
На стандартной панели инструментов нажмите Сохранить
Microsoft Word обновит измененные стили при открытии существующего документа, только если включен параметр «Автоматически обновлять стили документа». Установите этот параметр, прежде чем открывать существующий документ, щелкнув «Шаблоны и надстройки» в меню «Инструменты».
Вы также можете сохранить шаблон как документ или веб-страницу

Проект недоступен для просмотра

Если у вас есть макросы, сохраненные в глобальном шаблоне, эти макросы не будут видны при загрузке шаблона.

Копировать пользовательские панели инструментов в другой документ или шаблон

В меню "Инструменты" нажмите "Шаблоны и надстройки".
Нажмите "Органайзер" и перейдите на вкладку "Панели инструментов".
Чтобы скопировать элементы в другой шаблон или файл или из него, нажмите «Закрыть файл», чтобы закрыть активный документ и прикрепленный к нему шаблон, или чтобы закрыть обычный шаблон. Затем нажмите «Открыть файл» и откройте нужный шаблон или файл.
Выберите элементы, которые хотите скопировать, в любом из списков, а затем нажмите "Копировать".

Связывание таблиц стилей

Нажмите эту кнопку, чтобы открыть диалоговое окно «Связанные таблицы стилей CSS». Таблицы стилей CSS позволяют авторам HTML прикреплять несколько внешних таблиц стилей к своим HTML-документам.

Иерархия шаблонов

Итак, у нас есть прикрепленные шаблоны, глобальные шаблоны и файл Normal.dotm. Что произойдет, если возникнут конфликты (две записи автотекста или макросы с одинаковыми именами и т. д.)? Они зависят друг от друга в соответствии с правилами, установленными Microsoft (но их не так просто обнаружить).

<р>1. Во-первых, посмотрите в документе. Любые макросы или стили в документе будут использоваться вместо других. Любые модификации панели инструментов, хранящиеся в документе, превалируют над изменениями в другом месте. (Если и документ, и шаблон имеют панели инструментов с одинаковыми именами, они обе будут доступны, когда документ активен.)
2. Далее проверьте прикрепленный шаблон. Любые макросы в шаблоне будут иметь приоритет над любыми макросами, кроме одноименных в документе. Любые стили, добавленные в шаблон или измененные в шаблоне после создания документа, будут доступны в документе путем обновления стилей.
3. Затем проверьте Normal.dot. Все стили в Normal.dotm доступны для всех документов, кроме тех, которые уже есть в документе. (В Normal.dot гораздо больше стилей, чем когда-либо использовалось в одном документе.)
4. Наконец, проверьте другие глобальные шаблоны и надстройки. Опять же, они не добавляют стили к документам, но все макросы, панели инструментов и записи автотекста доступны из глобального шаблона. Если в Normal.dotm, прикрепленном шаблоне или документе есть макрос с тем же именем, что и в любом другом глобальном шаблоне, макрос в глобальном шаблоне не будет использоваться (за исключением макроса AutoExec). Если глобальных шаблонов несколько, они проверяются в алфавитном порядке.

Использование веб-сервера

В качестве альтернативы вы можете хранить свои шаблоны на веб-сервере.
(Файл > Создать)
Выберите «На моих веб-сайтах»
Откроется диалоговое окно «Создать из шаблонов на моих веб-сайтах»< br />Нажмите "создать новую папку" и создайте ярлык к нужной папке
Вы можете сохранять туда файлы обычным способом с помощью (Файл > Сохранить как)

Важно

К каждому документу прикреплен шаблон. Это можно изменить в меню (Инструменты > Шаблоны и надстройки) (кнопка «Прикрепить»)
Это не расширение, которое делает его шаблоном, поэтому изменение расширения файла не изменит документ на шаблон или шаблон на документ.
Все шаблоны, сохраненные в папке шаблонов, автоматически появятся на вкладке «Общие» в диалоговом окне («Файл» > «Создать»).
Не щелкайте дважды шаблоны из электронных писем. Это создаст дубликаты, и если шаблон уже существует в этой папке, он будет автоматически переименован в TemplateName(2).dot

Шаблон экономит время. Это способ создавать документы Word 2013, использующие те же стили и форматирование, без необходимости заново создавать всю эту работу и усилия. По сути, шаблон экономит время.

Чтобы использовать шаблон, выберите его при создании нового документа.Вы выбираете конкретный шаблон вместо использования пустого нового документа. Когда шаблон открывается, он содержит все необходимые стили и форматирование. Он может даже содержать текст, верхние и нижние колонтитулы или любую другую общую информацию, которая может не меняться для аналогичных документов.

Использование шаблонов в Word не требуется, так же как вам не нужно выполнять дополнительное форматирование или какие-либо причудливые действия. Но с помощью шаблонов вы сэкономите время.

Вы можете создавать документы, используя собственные шаблоны или шаблоны, поставляемые с Word или доступные в Интернете.

Каждый документ в Word основан на шаблоне. Если вы не указываете шаблон, например, когда вы запускаете новый пустой документ, Word использует шаблон обычного документа, NORMAL.DOTM .

Word использует три расширения имени файла для своих шаблонов документов: DOT было расширением имени файла шаблона для более старых версий Word. Для Word 2013 используются DOTX и DOTM. DOTX относится к шаблону, в котором не используются макросы; DOTM указывает на шаблон, который использует макросы.

Как создать новый документ с помощью шаблона

В Word входит множество уже созданных шаблонов, а также любые шаблоны, которые вы придумаете сами. Чтобы увидеть их, вы должны отправиться в меню «Создать» на экране «Файл». Выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку "Файл".

Появится экран "Файл".

Выберите «Создать» в левой части экрана «Файл».

Появится раздел «Избранное» на экране «Новый». В нем перечислены собственные шаблоны Word, а также некоторые онлайн-шаблоны. Вы можете выбрать один из этих шаблонов; если вы найдете тот, который вам подходит, перейдите к шагу 4.

Чтобы просмотреть собственные шаблоны, щелкните заголовок Личные.

На экране отображаются только те шаблоны, которые вы создали сами.

Нажмите на шаблон, чтобы создать новый документ, используя форматирование этого шаблона и любой предопределенный текст или графику.

Появится новое окно документа, готовое для редактирования.

Новый документ содержит стили и форматы и, возможно, даже некоторый текст, готовый для использования или редактирования. На этом этапе вы работаете с документом точно так же, как и с любым другим документом в Word, хотя многие операции по форматированию и вводу текста уже выполнены за вас.

Несмотря на то, что шаблон сэкономил вам время, вам все равно нужно сохранить свою работу! Воспользуйтесь командой Сохранить и как можно скорее дайте вашему документу правильное имя!

Редактирование документа не меняет шаблон.

Как прикрепить шаблон к документу

Надежда не теряется, если вы забываете выбрать шаблон или слишком поздно решаете, что для вашего документа нужен шаблон, или даже если вы хотите изменить шаблон. В этом случае вам необходимо прикрепить к документу новый шаблон. Звучит страшно, но на самом деле все очень просто. Выполните следующие действия:

Откройте документ, к которому необходимо прикрепить новый шаблон.

Перейдите на вкладку "Файл".

На экране "Файл" выберите команду "Параметры".

Появится диалоговое окно "Параметры Word".

Выберите «Надстройки» в левой части диалогового окна «Параметры Word».

Выберите «Шаблоны» в раскрывающемся списке «Управление».

Вы найдете раскрывающийся список "Управление" в центре нижней части диалогового окна.

Нажмите кнопку "Перейти".

Откроется диалоговое окно "Шаблоны и надстройки". Вы должны увидеть, какой шаблон прикреплен к документу, например Обычный. Какое бы имя шаблона ни появилось, какой бы шаблон ни был прикреплен к документу.

Нажмите кнопку "Прикрепить".

Word отображает диалоговое окно "Прикрепить шаблон", которое выглядит и работает так же, как диалоговое окно "Открыть".

Выберите шаблон, который хотите прикрепить.

Перечисленные шаблоны хранятся на вашем компьютере; вы не видите весь спектр шаблонов, который вы найдете на экране «Создать».

Нажмите кнопку "Открыть".

Шаблон прикреплен к вашему документу.

Убедитесь, что выбран параметр «Автоматически обновлять стили документа».

Обновление стилей означает, что текущие стили вашего документа изменены, чтобы отразить стили нового шаблона, что, возможно, вам и нужно.

Стили (а также настраиваемые панели инструментов и макросы), сохраненные в этом шаблоне, теперь доступны для вашего документа, и теперь документ прикреплен к шаблону.

Обратите внимание, что прикрепление шаблона не объединяет текст или графику, хранящиеся в этом шаблоне. В документ объединяются только стили (а также настраиваемая панель инструментов и макросы).

Вы также можете выполнить следующие действия, чтобы открепить шаблон. Для этого выберите Обычный ( NORMAL.DOTM ) в качестве присоединяемого шаблона.

Это знакомство с шаблонами Word 2013 вызвало у вас желание получить дополнительную информацию и представление о приложениях Office 2013? Вы можете бесплатно протестировать любой из курсов электронного обучения For Dummies.Выберите свой курс (вас могут заинтересовать дополнительные материалы по Office 2013), заполните форму быстрой регистрации, а затем попробуйте электронное обучение с помощью программы «Попробуйте!». кнопка. Вы будете на правильном пути к более надежным ноу-хау: полная версия также доступна в Office 2013.

Word 2016 помогает создавать документы профессионального качества. Word также может помочь вам более эффективно систематизировать и писать документы.

При создании документа в Word вы можете начать с пустого документа или позволить шаблону сделать большую часть работы за вас. С этого момента основные шаги по созданию и обмену документами остаются прежними. А мощные инструменты редактирования и рецензирования Word помогут вам вместе с другими сделать ваш документ лучше.

Совет. Чтобы узнать о новых функциях, см. статью Новые возможности Word 2016.

Начать документ

Часто проще создать новый документ с помощью шаблона, чем начинать с пустой страницы. Шаблоны Word готовы к использованию с предустановленными темами и стилями. Все, что вам нужно сделать, это добавить свой контент.

Каждый раз, когда вы запускаете Word, вы можете выбрать шаблон из галереи, щелкнуть категорию, чтобы увидеть больше шаблонов, или выполнить поиск дополнительных шаблонов в Интернете.

Чтобы рассмотреть любой шаблон поближе, нажмите на него, чтобы открыть его в предварительном просмотре.

Если вы не хотите использовать шаблон, нажмите Пустой документ.

Открыть документ

Каждый раз при запуске Word в левом столбце отображается список последних использованных документов. Если нужного документа нет, нажмите «Открыть другие документы».

Если вы уже работаете в Word, нажмите «Файл» > «Открыть», а затем перейдите к местоположению файла.

При открытии документа, созданного в более ранних версиях Word, в строке заголовка окна документа отображается режим совместимости. Вы можете больше работать с совместимостью или обновить документ для использования Word 2016.

Сохранить документ

Чтобы сохранить документ в первый раз, сделайте следующее:

На вкладке "Файл" нажмите "Сохранить как".

Перейдите к месту, где вы хотите сохранить документ.

Примечание. Чтобы сохранить документ на свой компьютер, выберите папку в разделе «Этот компьютер» или нажмите «Обзор». Чтобы сохранить документ в Интернете, выберите расположение в Интернете в разделе «Сохранить как» или нажмите «Добавить место». Когда ваши файлы находятся в сети, вы можете делиться ими, оставлять отзывы и вместе работать над ними в режиме реального времени.

Нажмите "Сохранить".

Примечание. Word автоматически сохраняет файлы в формате .docx. Чтобы сохранить документ в формате, отличном от .docx, щелкните список Тип файла и выберите нужный формат файла.

Чтобы сохранить документ во время работы над ним, нажмите "Сохранить" на панели быстрого доступа.

Читать документы

Откройте документ в режиме чтения, чтобы скрыть большинство кнопок и инструментов и полностью погрузиться в чтение, не отвлекаясь.

Откройте документ, который хотите прочитать.

Примечание. Некоторые документы, например защищенные документы или вложения, открываются в режиме чтения автоматически.

Нажмите «Вид» > «Режим чтения».

Чтобы перемещаться от страницы к странице в документе, выполните одно из следующих действий:

Нажимайте стрелки слева и справа от страниц.

Нажмите на страницу вниз и страницу вверх или пробел и клавишу Backspace на клавиатуре. Вы также можете использовать клавиши со стрелками или колесо прокрутки мыши.

Если вы используете сенсорное устройство, проведите пальцем влево или вправо.

Совет. Нажмите «Просмотр» > «Редактировать документ», чтобы снова отредактировать документ.

Отслеживание изменений

Когда вы работаете над документом с другими людьми или редактируете документ самостоятельно, включите параметр «Отслеживать изменения», чтобы видеть каждое изменение. Word помечает все добавления, удаления, перемещения и изменения форматирования.

Откройте документ для проверки.

Нажмите "Обзор", а затем на кнопке "Отслеживание изменений" выберите "Отслеживание изменений".

Прочитайте Отслеживание изменений, чтобы узнать больше.

Распечатайте документ

В одном месте вы можете увидеть, как будет выглядеть ваш документ при печати, настроить параметры печати и распечатать файл.

На вкладке "Файл" нажмите "Печать".

Выполните следующие действия:

В разделе "Печать" в поле "Копии" введите необходимое количество копий.

Убедитесь, что в разделе "Принтер" выбран нужный принтер.

В разделе «Настройки» для вас выбираются настройки печати по умолчанию для вашего принтера. Если вы хотите изменить параметр, просто нажмите на параметр, который хотите изменить, а затем выберите новый параметр.

Если вас устраивают настройки, нажмите «Печать».

Помимо основ

Дополнительные сведения об основах использования Word см. в статье Новые возможности Word 2016.

С Word для Интернета вы используете веб-браузер для создания, просмотра и редактирования личных документов, которые вы храните в OneDrive. Если у вашей организации или колледжа есть план Microsoft 365 или сайт SharePoint, начните использовать Веб-приложение Word, создав или сохранив документы в библиотеках на своем сайте. Сохраните изменения

Word автоматически сохранит ваши изменения. Посмотрите на строку состояния в левом нижнем углу Word для Интернета. Будет показано «Сохранено» или «Сохранение».

Обмен документами в Интернете

Поскольку ваш документ находится в сети, вы можете поделиться им, отправив ссылку вместо вложения электронной почты. Люди могут читать его в своем веб-браузере или на мобильном устройстве.

Нажмите «Файл» > «Поделиться» > «Поделиться с людьми».

Комментарий в браузере

Выноска с комментариями показывает, где в документе были сделаны комментарии.

Отвечайте на комментарии и отмечайте вопросы, к которым вы обращались.

Редактировать в браузере

Если вы пытаетесь ввести документ, но ничего не происходит, вероятно, вы находитесь в режиме чтения. Переключитесь в режим редактирования: нажмите «Редактировать документ» > «Редактировать в Word для Интернета».

Вводите и форматируйте текст, добавляйте изображения, настраивайте макет страницы и т. д. Для более расширенного редактирования нажмите «Открыть в Word».

Совместная работа над одним документом

Чтобы работать вместе в Word для Интернета, вы редактируете документ, как обычно. Если другие пользователи также редактируют его, Веб-приложение Word предупредит вас об их присутствии. Вы можете увидеть всех, кто в данный момент работает с документом, щелкнув на ленте.

Нажав на имя автора, вы перейдете к месту, над которым он работает в документе. И вы увидите изменения, которые они вносят, когда они происходят. Они могут работать в Word для Интернета, Word 2010 или более поздней версии или Word для Mac 2011.

Добавить верхний или нижний колонтитул

Выберите Вставка > Верхний и нижний колонтитулы, чтобы добавить в документ верхние и нижние колонтитулы.

Нажмите «Параметры», чтобы выбрать, как они должны отображаться.

Добавить номера страниц

Нажмите «Вставка» > «Номера страниц», а затем выберите в галерее место, где должны отображаться номера страниц.

Выберите «Включить количество страниц», чтобы отображать текущий номер страницы вместе с общим количеством страниц (страница X из Y).

Найти и заменить текст

Быстро найдите каждое вхождение определенного слова или фразы в документе, нажав Главная > Найти (или нажав Ctrl+F). Результаты отображаются рядом с вашим документом, чтобы вы могли видеть термин в контексте. Нажав на результат поиска, вы перейдете к этому вхождению.

Нажмите "Заменить" (или нажмите Ctrl+H), чтобы найти и заменить текст.

Печать в Word для Интернета

Выберите «Файл» > «Печать». Веб-приложение Word создает предварительный просмотр документа в формате PDF, в котором сохраняются все макеты и форматирование документа. Отправьте PDF-файл на свой принтер, и он будет напечатан так, как вы ожидаете.

Microsoft Word 2013 – это программа для обработки текстов, предназначенная для создания документов профессионального качества. Word помогает упорядочивать документы и писать их более эффективно.

Вашим первым шагом при создании документа в Word 2013 является выбор: начать с пустого документа или позволить шаблону сделать большую часть работы за вас.С этого момента основные шаги по созданию и обмену документами остаются прежними. Мощные инструменты редактирования и рецензирования помогут вам вместе с другими сделать ваш документ идеальным.

Совет. Учебный курс по созданию первого документа см. в статье Создание первого документа Word 2013. Дополнительные сведения о новых функциях Word 2013 см. в статье Новые возможности Word 2013.

Выберите шаблон

Часто проще создать новый документ с помощью шаблона, чем начинать с пустой страницы. Шаблоны Word готовы к использованию с темами и стилями. Все, что вам нужно сделать, это добавить свой контент.

Каждый раз при запуске Word 2013 вы можете выбрать шаблон из коллекции, щелкнуть категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны, или выполнить поиск дополнительных шаблонов в Интернете. (Если вы не хотите использовать шаблон, просто щелкните пустой документ.)

Чтобы рассмотреть любой шаблон поближе, просто нажмите на него, чтобы открыть большой предварительный просмотр.

Открыть документ

Если вы уже работаете в Word, нажмите «Файл» > «Открыть», а затем перейдите к местоположению файла.

При открытии документа, созданного в более ранних версиях Word, в строке заголовка окна документа отображается режим совместимости. Вы можете больше работать над совместимостью или обновить документ, чтобы использовать новые или улучшенные функции Word 2013.

Сохранить документ

Чтобы сохранить документ в первый раз, сделайте следующее:

Перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите "Сохранить как".

Перейдите к месту, где вы хотите сохранить документ.

Примечание. Чтобы сохранить документ на свой компьютер, выберите папку в разделе «Компьютер» или нажмите «Обзор». Чтобы сохранить документ в Интернете, выберите место в разделе «Места» или «Добавить место». Когда ваши файлы находятся в сети, вы можете делиться ими, оставлять отзывы и вместе работать над ними в режиме реального времени.

Нажмите "Сохранить".

Чтобы сохранить документ во время работы над ним, нажмите "Сохранить" на панели быстрого доступа.

Читать документы

Откройте документ, который хотите прочитать.

Нажмите «Вид» > «Режим чтения».

Чтобы перемещаться от страницы к странице в документе, выполните одно из следующих действий:

Нажимайте стрелки слева и справа от страниц.

Если вы используете сенсорное устройство, проведите пальцем влево или вправо.

Совет. Нажмите «Просмотр» > «Редактировать документ», чтобы снова отредактировать документ.

Отслеживание изменений

Откройте документ для проверки.

Нажмите "Обзор", а затем на кнопке "Отслеживание изменений" выберите "Отслеживание изменений".

Прочитайте Отслеживание изменений, чтобы узнать больше.

Распечатайте документ

Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Печать".

Выполните следующие действия:

В разделе "Печать" в поле "Копии" введите необходимое количество копий.

Убедитесь, что в разделе "Принтер" выбран нужный принтер.

В разделе «Настройки» для вас выбираются настройки печати по умолчанию для вашего принтера.Если вы хотите изменить параметр, просто нажмите на параметр, который хотите изменить, а затем выберите новый параметр.

Если вас устраивают настройки, нажмите «Печать».

Помимо основ

Вот несколько основных задач, которые помогут вам научиться пользоваться Microsoft Word 2010.

В этой статье

Что такое Word?

Microsoft Word 2010 — это программа для обработки текстов, предназначенная для создания документов профессионального качества. Благодаря лучшим инструментам форматирования документов Word помогает вам более эффективно систематизировать и писать документы. Word также включает в себя мощные инструменты редактирования и редактирования, чтобы вы могли легко сотрудничать с другими пользователями.

Найти и применить шаблон

Word 2010 позволяет применять встроенные шаблоны, применять собственные настраиваемые шаблоны и выполнять поиск по множеству шаблонов, доступных в Интернете.

Чтобы найти и применить шаблон в Word, выполните следующие действия:

На вкладке "Файл" нажмите "Создать".

В разделе "Доступные шаблоны" выполните одно из следующих действий:

Чтобы использовать один из встроенных шаблонов, нажмите "Примеры шаблонов", выберите нужный шаблон и нажмите "Создать".

Чтобы повторно использовать недавно использованный шаблон, нажмите «Последние шаблоны», выберите нужный шаблон и нажмите «Создать».

Чтобы использовать ранее созданный вами собственный шаблон, нажмите «Мои шаблоны», выберите нужный шаблон и нажмите «ОК».

Создать новый документ

Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Создать".

В разделе "Доступные шаблоны" нажмите "Пустой документ".

Нажмите "Создать".

Дополнительную информацию о том, как создать новый документ, см. в разделе Создание документа.

Открыть документ

Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Открыть".

На левой панели диалогового окна "Открыть" щелкните диск или папку, содержащую документ.

На правой панели диалогового окна "Открыть" откройте папку, содержащую нужный рисунок.

Нажмите на документ, а затем нажмите "Открыть".

Сохранить документ

Чтобы сохранить документ в формате, используемом в Word 2010 и Word 2007, выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите "Сохранить как".

В поле Имя файла введите имя документа.

Нажмите "Сохранить".

Чтобы сохранить документ, чтобы он был совместим с Word 2003 или более ранней версией, выполните следующие действия:

Откройте документ, который вы хотите использовать в Word 2003 или более ранней версии.

Перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите "Сохранить как".

В списке Тип файла выберите Документ Word 97-2003. Это изменит формат файла на .doc.

В поле Имя файла введите имя документа.

Нажмите "Сохранить".

Дополнительные сведения о том, как создать документ, совместимый с Word 2003 или более ранними версиями, см. в статье Создание документа для использования в предыдущих версиях Word.

Читать документы

Откройте документ, который хотите прочитать.

На вкладке "Вид" в группе "Просмотры документов" нажмите "Чтение в полноэкранном режиме"

Чтобы перемещаться от страницы к странице в документе, выполните одно из следующих действий:

Нажимайте стрелки в нижних углах страниц.

Нажмите PAGE DOWN и PAGE UP или ПРОБЕЛ и BACKSPACE на клавиатуре.

Нажимайте стрелки навигации вверху по центру экрана.

Совет. Нажмите «Параметры просмотра», а затем нажмите «Показать две страницы», чтобы просмотреть две страницы или экраны одновременно.

Дополнительные сведения о просмотре документов см. в разделе Чтение документов в Word.

Отслеживание изменений и добавление комментариев

Чтобы включить отслеживание изменений, на вкладке "Обзор" в группе "Отслеживание" нажмите "Отслеживание изменений".

Чтобы вставить комментарий, на вкладке "Обзор" в группе "Комментарии" нажмите "Новый комментарий".

Дополнительную информацию о том, как отслеживать изменения, сделанные во время редактирования, см. в разделе Отслеживание изменений и вставка комментариев.

Распечатайте документ

Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Печать".

Выполните следующие действия:

В разделе "Печать" в поле "Копии" введите количество копий, которые вы хотите напечатать.

Убедитесь, что в разделе "Принтер" выбран нужный принтер.

В разделе «Настройки» для вас выбираются настройки печати по умолчанию для вашего принтера. Если вы хотите изменить параметр, щелкните его, а затем выберите нужный параметр.

Если вас устраивают настройки, нажмите «Печать».

Дополнительные сведения о печати файла см. в разделе Предварительный просмотр и печать файла.

В сегодняшних сверхбыстрых экономических условиях владельцам малого бизнеса часто приходится учиться делать больше с меньшими затратами. Следовательно, это обычно означает попытку выполнить больше работы за меньшее время.Если вы тратите какое-то количество времени на составление писем или другой корреспонденции для вашего бизнеса, вы знаете, что настройка и форматирование некоторых документов может занять значительное количество времени. Во многих случаях время, потраченное на создание документов, — это время, которое вы могли бы потратить на заключение сделки или поиск новых клиентов. Если вы используете Microsoft Word для создания документов, вы можете использовать шаблоны, чтобы сократить время, которое вы тратите на клавиатуру. Шаблоны Word позволяют оптимизировать многие задачи по созданию документов и помогают высвободить время для других деловых операций.

Измените информацию о названии компании и адресе в шаблоне. Измените любой текст по умолчанию, который вы хотели бы повторно использовать в будущих документах на основе шаблона. Если в шаблоне есть поля для получателей или адресной информации, следует оставить значения полей без изменений и не изменять их, так как вы, вероятно, будете использовать шаблон много раз. Если оставить поля получателя или клиента по умолчанию на месте, документы, основанные на шаблоне, будет проще редактировать и использовать.

Нажмите изображение логотипа по умолчанию в шаблоне, если оно есть в документе. Выбрав изображение логотипа по умолчанию, щелкните вкладку «Вставить», затем щелкните значок «Изображение». Перейдите к изображению логотипа вашей компании на локальном компьютере. Выделите файл изображения логотипа, затем нажмите кнопку «Вставить». Microsoft Word заменяет изображение шаблона по умолчанию логотипом вашей компании. Если в шаблоне нет изображения логотипа по умолчанию, а вы хотите его добавить, просто поместите курсор в то место, где вы хотите разместить изображение логотипа, затем нажмите «Вставить», а затем «Изображение» на ленточной панели.

Дважды щелкните область нижнего колонтитула документа. Введите здесь любой текст нижнего колонтитула, который вы хотите отображать в документах на основе шаблона. Любой введенный здесь текст будет отображаться в каждом документе, созданном на основе шаблона.

При необходимости отредактируйте другие части шаблона документа.

Нажмите «Файл» на ленточной панели, затем нажмите «Сохранить как». Введите имя по умолчанию для шаблона документа в поле «Имя файла». Щелкните раскрывающийся список типов «Сохранить как», а затем выберите «Шаблон Word (*.DOTX)» в качестве типа файла. Включите опцию «Сохранить миниатюру», затем нажмите кнопку «Сохранить». Если Microsoft Word выводит предупреждающее сообщение о сохранении файла в новом формате, нажмите кнопку «ОК».

Закройте шаблон документа в Microsoft Word. Нажмите «Файл» на ленточной панели, затем нажмите «Создать». Щелкните значок «Мои шаблоны» в разделе «Главная» окна «Доступные шаблоны». Выделите имя шаблона документа, который вы создали на вкладке «Личные шаблоны», затем нажмите кнопку «ОК». Microsoft Word открывает редактируемую версию шаблона с общим именем файла «Документ1».

При необходимости отредактируйте поля получателя или клиента, указав имя и адрес. При необходимости введите дополнительный текст в основной документ, затем щелкните значок дискеты над лентой, чтобы сохранить документ. Microsoft Word предлагает ввести новое имя файла документа в поле «Имя файла». Введите имя файла документа и нажмите «Сохранить».

В Microsoft Word шаблоны — это предварительно разработанные документы, которые вы или кто-то другой (например, Microsoft) создаете для использования в качестве шаблона для проекта. Шаблон может быть визитной карточкой, брошюрой, резюме, презентацией... список можно продолжить. Независимо от цели, шаблоны обеспечивают согласованность дизайна, необходимую любой организации (или отдельному лицу), чтобы выглядеть профессионально. (Вы также можете найти шаблоны для Excel, PowerPoint и других приложений, но в этой статье мы сосредоточимся на Microsoft Word.)

Шаблон содержит определенный макет, стиль, дизайн и, иногда, поля и текст, которые являются общими для каждого использования этого шаблона. Некоторые шаблоны настолько полны (например, визитные карточки), что вам нужно только изменить имя человека, номер телефона и адрес электронной почты. Другие, например бизнес-отчеты или брошюры, могут потребовать изменения всего, кроме макета и дизайна.

Однажды создав шаблон, вы можете использовать его снова и снова. Помните, что когда вы открываете шаблон для запуска проекта, вы сохраняете проект как файл другого типа, например в базовом формате Word .docx, для редактирования, совместного использования, печати и т. д. Файл шаблона остается неизменным до тех пор, пока вы не захотите его изменить (подробнее об этом позже).

JD Sartain / IDG Worldwide

Это образец шаблона в Microsoft Word.

Как получить доступ к стандартным шаблонам Microsoft Word

К счастью для нас, Microsoft предоставляет сотни шаблонов для всех своих программ. Обратите внимание, что большинство шаблонов Microsoft находятся в сети, что означает, что вы не можете получить к ним доступ, если не подключены к Интернету.

Чтобы открыть один из системных шаблонов в Word:

<р>1. Откройте Microsoft Word и выберите Создать.

<р>2. Просмотрите предлагаемые категории поиска: бизнес, личное, промышленность, наборы дизайнов, события, образование или письма. Для этого упражнения выберите Бизнес.

<р>3. Word отображает сообщение «Выполняется поиск в тысячах онлайн-шаблонов».

<р>4. Word отображает результаты поиска шаблонов на экране, а также полный список категорий на панели прокрутки справа.

<р>5. Прокрутите страницу вниз или выберите другую категорию, а затем выберите шаблон, который подходит для вашего текущего проекта.

Выберите шаблон из категории, затем начните заполнять свои данные и изображения.

Мы выбрали шаблон Интернет-кафе. Обратите внимание, что фотографии, графика и основная информация, например часы, уже созданы в шаблоне. Вам нужно только ввести существующие данные с данными вашей компании, и брошюра готова.

Как изменить шаблон Microsoft Word

Вы можете изменить цвета, шрифт, фотографии, логотип и все остальное в этом шаблоне. Если вы еще не выбрали брошюру об интернет-кафе, сделайте это сейчас. Прежде чем вносить какие-либо изменения, сохраните этот шаблон с новым именем файла.

<р>1. Если вы следуете обычным процедурам сохранения документов (вы можете сделать это здесь), вы выбираете Файл > Сохранить как > Компьютер > Обзор. Затем перейдите в соответствующую папку и дайте шаблону новое имя.

<р>2. Помните, что после того, как вы щелкнете стрелку вниз рядом с Тип файла в поле ввода и выберите Шаблон Word (*.dotx) из списка (и измените имя, конечно, в поле ввода Имя файла) Microsoft автоматически помещает файл в собственную папку шаблонов.

<р>3. После сохранения в качестве шаблона закройте файл.

<р>4. Теперь откройте его снова. Обратите внимание, что его нет в указанной вами папке. Не паникуйте. Перейдите к C:UsersownerDocumentsCustom Office Templates, и там появятся ваши пользовательские шаблоны. Выберите тот, который вы только что сохранили, из списка и откройте его.

JD Sartain / IDG Worldwide

Сохраните документ как шаблон.

<р>5. Измените разделы нового шаблона, которые будут в каждой брошюре, например, логотип или контактную информацию. Затем снова сохраните его как шаблон, нажав Ctrl+S. Он будет сохранен в том же месте.

<р>6. Затем введите всю остальную информацию и сохраните ее — на этот раз в виде документа, чтобы вы могли распечатать его или поделиться им с другими.

Когда вы будете готовы создать новую брошюру, просто откройте шаблон, введите новые данные и сохраните готовую брошюру как документ.

JD Sartain / IDG Worldwide

Этот шаблон интернет-кафе был изменен и сохранен как документ-брошюра.

Как создавать собственные шаблоны в Word

Пользовательские шаблоны могут быть как простыми, так и сложными. Например, вы можете создать шаблон для информационного бюллетеня вашей компании, плакатов для семинара или приглашений на корпоративные мероприятия. Вы также можете создавать интерактивные шаблоны для загрузки в Интранет, чтобы другие могли заполнить пробелы, например, для печати собственных конвертов и фирменных бланков.

Сначала создайте документ — оформите и отформатируйте его, добавьте графику и фотографии. Если он интерактивный, выберите Элементы управления на вкладке "Разработчик" и создайте настраиваемые поля ввода для взаимодействия с пользователем.

Для этого упражнения создайте листовку с объявлением о конференции Meet & Greet, включающей обед, коктейли и ужин для высшего руководства компании и ее новых стажеров.

<р>1. Начните с пустого документа.

<р>2. Создайте два столбца: левый — 4,5 дюйма, правый — 2,5 дюйма, а расстояние между столбцами — около 3/8 дюйма. Эти измерения являются только предложениями. Внесите необходимые изменения для вашего проекта и выбранных вами изображений и графики.

<р>4. Выберите шрифт (мы выбираем Century Gothic), стиль (без засечек) и цвет (белый) для этого заголовка.

<р>5. Повторите этот процесс для субтитров. В нашем примере мы меняем цвет шрифта на темно-бирюзовый.

<р>6. Создайте несколько графических блоков для заголовка (темно-бирюзовый) и подзаголовка (светло-бирюзовый).Выберите Вставить > Фигуры и выберите прямоугольник из списка значков.

<р>7. Вставьте подходящую фотографию в оба столбца. Выберите «Вставка» > «Изображения» и выберите фотографии из библиотеки изображений. Добавление изображений дает вам возможность определить размеры изображений и ширину столбцов и настроить их по мере необходимости.

<р>8. Введите расписание и повестку дня в первом столбце. Используйте Century Gothic 14 (черный) для основного текста и Century Gothic 18 (темно-бирюзовый) для заголовков.

<р>9. Введите время и место, а также организаторов конференции во втором столбце, используя те же шрифты и цвета для основного текста и заголовков.

JD Sartain / IDG Worldwide

Создайте собственный шаблон мероприятия.

<р>10. Когда конечный продукт вас удовлетворит, нажмите Сохранить как > Meet+Greet.docx (обычный документ Word), чтобы поделиться им или распечатать его.

<р>11. Перед выходом также сохраните этот документ как шаблон. Нажмите «Сохранить как» > «Тип файла», выберите из списка Шаблон Word [*.dotx] и сохраните как Meet+Greet.dotx. Для следующей конференции шаблон готов, чтобы вы могли начать работу.

Если в папке Custom Office Templates есть несколько пользовательских шаблонов, когда вы открываете Word и выбираете Создать, Word предоставляет новую категорию в фоновом меню под названием Личные. Щелкните эту категорию, чтобы просмотреть и открыть сохраненные шаблоны.

JD Sartain / IDG Worldwide

Откройте свой собственный шаблон в разделе Создать > Личное.

Как добавить интерактивный компонент в шаблон

В некоторых шаблонах для пользовательского ввода используются интерактивные элементы управления. Например, представьте, что раз в месяц руководители отделений, помощники управляющих и кредиторы крупного банковского учреждения встречаются в одном из 12 отделений. В обязанности вашего ассистента входит отправка по электронной почте даты, времени, места, спикеров, тем и повестки дня каждому участнику. Вместо того, чтобы этот человек перепечатывал данные в обычном шаблоне, вы можете создать шаблон, в котором параметры могут быть выбраны из списка. Например:

<р>1. Сначала создайте шаблон, а затем решите, какие поля (дата, время и т. д.) можно выбрать из списка.

<р>2. Перейдите на вкладку Разработчик.

<р>3. Наведите курсор на шаблон, где стоит дата.

<р>4. Выберите Вставить > Текст > Экспресс-блоки > Поле, затем выберите Дата в списке Категории и выберите формат даты на панели Свойства. Нажмите ОК. Теперь дата будет обновляться автоматически.

JD Sartain / IDG Worldwide

Вставьте поле даты, которое автоматически обновляется.

<р>5. Затем поместите курсор на шаблон, где находится местоположение.

<р>6. Выберите Разработчик > Элементы управления > Управление содержимым поля со списком. Word помещает этот элемент в ваш шаблон.

<р>7. При выбранной вкладке "Разработчик" нажмите Элементы управления > Свойства. Откроется диалоговое окно Свойства элемента управления содержимым.

<р>8. Нажмите кнопку Добавить, введите название филиала в диалоговом окне Добавить вариант, затем нажмите ОК. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не будут введены все местоположения филиалов, затем снова нажмите ОК, чтобы закрыть это диалоговое окно.

Создайте элемент управления Combo Box, чтобы пользователи могли выбирать параметры из списка.

<р>9. Если вы хотите изменить, удалить или переместить запись вверх или вниз, выделите запись и нажмите соответствующую кнопку.

<р>10. Вы можете изменить цвет рамки поля со списком, а также изменить или создать собственный стиль (шрифты, цвет, атрибуты и т. д.) для шрифта, используемого внутри поля со списком.

<р>11. Повторите шаги с 5 по 8 выше, чтобы создать элементы управления содержимым поля со списком для остальных полей: дата и время встречи, докладчики и темы.

<р>12. По завершении сохраните документ как шаблон Word (*.dotx).

Советы по шаблонам: как создавать собственные таблицы стилей

Таблица стилей по умолчанию в MS Word называется normal.dotx. Не рекомендуется изменять эту таблицу стилей, потому что позже это может привести к некоторым нежелательным эффектам. Лучше всего создавать собственные таблицы стилей для каждого пользовательского шаблона. Например, шрифт normal.dotx — Calibri, абзацы выравниваются по левому краю, интервал — 1,15 и т. д.Заголовок 1 – Cambria 16 пунктов и т. д. Эти параметры можно изменить вручную во всем документе, не сохраняя их в обычную таблицу стилей и перед сохранением документа в качестве шаблона.

Когда все будет готово, используйте эти пользовательские настройки для новой таблицы стилей, название которой может быть похоже на имя шаблона. Например, если вы создаете собственный шаблон брошюры, вы можете назвать его и таблицу стилей Brochure1. Тогда дизайн будущих брошюр будет намного проще.

<р>1. Выберите вкладку «Главная», затем нажмите маленькую стрелку в правом нижнем углу группы Стили. В раскрывающемся меню нажмите кнопку Новые стили (внизу слева).

<р>2. Во всплывающем диалоговом окне Создать новый стиль на основе форматирования введите имя стиля, например Брошюра1.

<р>3. Затем выберите Абзац из списка полей Тип стиля, который влияет на весь абзац, в отличие от стиля символов, который влияет только на символы внутри абзаца.

<р>4. Вы можете выбрать стиль, основанный на другом стиле, например на обычном стиле, одном из стилей заголовка или без стиля. Если вы планируете использовать большинство функций форматирования в стиле «Обычный», за исключением нескольких отличий, выберите стиль «Обычный». Если пользовательский стиль будет совершенно другим, выберите вариант Без стиля.

<р>5. В разделе «Форматирование» выберите «Шрифт» и «Размер», затем выберите «Цвет шрифта», например «Коричневый», «Выравнивание», например «По ширине», «Интервал», например, 1,15, и «Отступы». Обратите внимание, что поле в центре диалогового окна показывает, как выглядит абзац с выбранными параметрами формата.

Джей Ди Сартайн / IDG

Как создать собственную таблицу стилей

<р>6. В левом нижнем углу нажмите кнопку Формат. Обратите внимание на девять опций в раскрывающемся списке. В диалоговом окне «Шрифт» вы можете дополнительно настроить параметры шрифта, такие как стиль шрифта (жирный, курсив и т. д.), стиль подчеркивания; Нижний и верхний индекс, маленькие заглавные буквы и т. д.

<р>7. В диалоговом окне Абзац можно настроить отступы и интервалы, а также разрывы строк и страниц. Используйте диалоговое окно «Вкладки», чтобы настроить выравнивание и позицию вкладок, например точки между названием главы и номером страницы главы в оглавлении.

<р>8. В диалоговом окне «Границы и затенение» представлены параметры «Граница», такие как «Рамка», «Тень», «3D» и т. д.; и Параметры затенения включают цвета и узоры. Функция «Язык» — это, конечно же, язык абзаца, например, французский или итальянский. Обратите внимание: если вам нужны только определенные слова на другом языке, например c’est la vie в середине абзаца, создайте стиль символов под названием French.

<р>9. Параметр «Рамка» на самом деле является функцией «Обтекание текстом», которая включает в себя то, как текст обтекает графику в абзаце, интервал вокруг графики и ее расположение на странице. Выберите Нумерация, чтобы определить способ отображения чисел, например стандартные арабские цифры, римские цифры или символы; как они расположены; и очерченные, например, с точкой после или круглыми скобками и т. д. Маркеры также определяются в этом списке, который предоставляет стандартные и настраиваемые маркеры.

<р>10. Далее идут параметры сочетания клавиш, которые позволяют выбрать пользовательское сочетание клавиш для стиля абзаца или символа, например Ctrl+B для полужирного шрифта (по умолчанию в Word), или определить собственное. Последними в списке являются текстовые эффекты, которые позволяют определить цвет, градиент, узор, контур и прозрачность абзаца, например заголовка на титульном листе книги или руководства. Дополнительные текстовые эффекты включают тень, отражение, свечение, мягкие края и формат 3D.

Джей Ди Сартайн / IDG

Как отформатировать пользовательскую таблицу стилей

Где найти файлы шаблонов на вашем компьютере

Настраиваемые шаблоны, которые вы создаете или изменяете на основе одного из стандартных шаблонов Microsoft, хранятся в C:UsersOwnerDocumentsCustom Office Templates, где находится ваше имя для входа. Когда вы откроете папку Пользователи, вы увидите свое имя пользователя в списке папок. Если его там нет, он должен быть в папке, которая на самом деле называется Owner.

JD Sartain / IDG Worldwide

Где находятся личные пользовательские шаблоны и стандартные шаблоны

Microsoft хранит свои шаблоны по адресу:

Опять же, если вам не удалось создать уникальное имя для входа, эта папка может называться . Если вы не можете его найти, папка AppData и все ее файлы и подпапки скрыты.

JD Sartain / IDG Worldwide

Показать скрытые файлы и папки

Чтобы просмотреть скрытые файлы:

Еще два способа найти папку стандартных шаблонов

Чтобы узнать настоящее имя папки Templates:

Выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».
Прокрутите экран примерно на две трети вниз.
Нажмите кнопку Расположение файлов. Откроется окно Расположение файлов.
Word отображает расположение и пути ко всем файлам, связанным с шаблоном.

Вы также можете нажать кнопку Пуск, затем скопировать и вставить это: %appdata%MicrosoftTemplates в поле поиска и нажать Ввод. Папка «Шаблоны» появится в поле «Пуск». Дважды щелкните, чтобы перейти прямо к папке стандартных шаблонов.

Читайте также: