Что происходит, когда вы удаляете таблицу, из которой была построена диаграмма в Excel
Обновлено: 04.07.2024
Рассмотрев все основы того, как сделать так, чтобы табличные данные рассказывали историю, используя пользовательское форматирование ячеек и условное форматирование как для статических, так и для сводных таблиц, теперь мы собираемся перейти к действительно интересному: построению диаграмм данных в Excel. . Я не буду описывать основы создания диаграмм в этом […]
Рассмотрев все основы того, как заставить табличные данные рассказывать историю с помощью пользовательского форматирования ячеек и условного форматирования как для статических, так и для сводных таблиц, мы теперь собираемся перейти к действительно интересному: построению диаграмм данных в Excel. .
В этой статье я не буду описывать основы создания диаграмм. Если вам нужен учебник, вы можете найти этот ресурс от Microsoft для ПК и этот для Mac.
1. Удалите шум из фона диаграммы
Когда вы представляете данные, очень важно уменьшить шум и отточить действенные сигналы. Если вы читали хоть что-то из того, что я написал об Excel, вы знаете, что я ненавижу сетку в таблицах. И все же, пока я не посмотрел эту презентацию Яна Лурье, я блаженно не обращал внимания на линии сетки на диаграммах. Но тогда они заставляют и мой глаз спотыкаться. И в этом проблема шума: он отвлекает от главного.
От линий сетки очень легко избавиться. Во-первых, помните трюк с форматированием, который я упоминаю во всех своих сообщениях: если вы хотите отформатировать что-либо в Excel (в диаграмме или таблице), просто выберите это и нажмите Ctrl-1 (Mac: Command-1), чтобы открыть диалоговое окно форматирования. к этому элементу.
В этом случае вам просто нужно выбрать одну из линий сетки на диаграмме (любую, кроме верхней, которая выделяет всю область графика), а затем открыть параметры форматирования. Наконец, выберите «Цвет линии» > «Без линии» (Mac: «Линия» > «Сплошная» > «Цвет: без линии»).
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
2. Переместить легенду
Я не знаю, почему Excel по умолчанию размещает легенду справа от диаграммы. В большинстве случаев это ужасно неудобно. Я предпочитаю перемещать легенду в верхнюю или нижнюю часть диаграммы. Я обычно помещаю легенду вверху, а не внизу, но я помещаю ее внизу, если слишком много всего происходит вверху, а иногда и в круговой диаграмме.
Чтобы переместить его, просто откройте параметр форматирования (вы уже должны знать, как это сделать!) и выберите позицию в категории «Параметры легенды», которая на Mac называется «Размещение».
Когда легенда все еще выбрана, я обычно также увеличиваю шрифт до 12. Вам не нужно выделять текст, только поле. Вам решать, что выглядит лучше…
3. Удалить легенды с одним рядом данных
Если на диаграмме отображается только одна метрика, нет необходимости сохранять легенду, которую добавляет Excel. Просто убедитесь, что вы включили показатель, который вы показываете, в заголовок диаграммы.
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
4. Добавьте описательный заголовок
Распространенная ошибка маркетологов в том, что в диаграммах часто отсутствует заголовок. Когда вы собираете данные воедино, все, что вы пытаетесь сообщить, совершенно ясно. Но для тех, кто пытается понять, что вы пытаетесь сообщить, это не всегда так очевидно.
Итак, в случае с диаграммой ниже было бы недостаточно просто использовать «Показы» в качестве названия диаграммы:
Чтобы добавить название диаграммы, выделив диаграмму, выберите «Инструменты диаграммы» > «Макет» > «Ярлыки» > «Заголовок диаграммы». На Mac выберите «Диаграммы» > «Макет диаграммы» > «Ярлыки» > «Заголовок диаграммы». Я всегда выбираю диаграмму выше (Mac: диаграмма вверху).
5. Отсортируйте данные перед построением диаграммы
Для меня это очень важно. На мой взгляд, диаграммы, созданные из несортированных данных, гораздо труднее читать и интерпретировать.
Если вы показываете что-то последовательное, например количество посещений в день в течение месяца или доход в месяц в течение года, то упорядочивание данных в хронологическом порядке имеет смысл. В отсутствие такого доминирующего шаблона сортировки я считаю, что данные следует упорядочивать и представлять в порядке убывания, чтобы наиболее важные данные располагались первыми.
Если вы посмотрите на данные на диаграмме ниже, я думаю, вы согласитесь, что ваши глаза должны метаться туда-сюда, чтобы отсортировать каналы по доходам.
Однако на приведенной ниже диаграмме, которая отсортирована в порядке убывания, легко сортировать и интерпретировать, потому что в основном это делается для вас.
Это еще одно преимущество форматирования данных в виде таблицы перед их построением на диаграмме — возможность сортировки встроена в фильтры, встроенные в каждый заголовок таблицы. И если вы уже создали диаграмму из таблицы, не все потеряно. Как только вы отсортируете данные в таблице, ваша диаграмма обновится автоматически.
6. Не заставляйте людей наклонять голову
Вы когда-нибудь видели диаграмму, которая делает это?
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Это может сделать интерпретацию данных трудоемкой и уязвимой для неправильной интерпретации. Если у вас более длинные метки, лучше расширить диаграмму настолько, чтобы метки осей отображались горизонтально, или (что еще лучше) использовать столбчатую диаграмму вместо гистограммы, например:
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Совет. В гистограммах, если вы хотите, чтобы большие значения находились вверху диаграммы, как показано на диаграмме выше, вам нужно упорядочить данные таблицы для этого столбца ( в данном случае столбец «Показы» из моего экспорта Инструментов Google для веб-мастеров) в возрастающем порядке вместо убывающего.
На мой взгляд, это нелогично, но если вы этого не сделаете, самые незначительные данные окажутся в верхней части диаграммы. И люди, естественно, читают диаграммы сверху вниз, поэтому я хочу поместить самые важные данные вверху.
7. Очистите свои оси
Эта диаграмма ниже представляет собой крушение королевского поезда, и все, что я больше всего ненавижу, в осях диаграммы.
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Прежде чем что-либо делать с осями, я удалю линии сетки и легенду. Я сосредоточусь на пяти распространенных проблемах с форматированием, с которыми я сталкиваюсь на осях диаграммы.
Отсутствуют разделители тысяч
Если у вас есть точки данных, превышающие 999, вы должны включить разделители тысяч. Лучший способ сделать это — отформатировать данные в таблице. Если вы это сделаете, диаграмма будет обновляться автоматически. В противном случае вам необходимо отменить связь с источником в диалоговом окне «Формат оси».
Чтобы добавить разделители тысяч, выберите весь столбец и нажмите кнопку с запятой на вкладке "Главная" в категории "Число". Excel всегда добавляет два десятичных разряда, от которых нужно избавиться, щелкнув значок Уменьшить десятичный разряд, который находится на два места справа от разделителя тысяч.
Кроме того, вы можете открыть диалоговое окно форматирования и изменить форматирование числа там.
Загроможденные топоры
Вертикальная ось на приведенной выше диаграмме также загромождена и избыточна. Чтобы исправить это, выберите ось и откройте диалоговое окно форматирования. В разделе «Параметры оси» (Mac: Масштаб) вы можете изменить настройку основных единиц. На скриншоте ниже я изменил основную единицу измерения с 20 000 на 40 000.
Конечно, если вам нужна более подробная информация, измените настройки соответствующим образом.
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Ненужные десятичные дроби
Никогда не включайте десятичные дроби в ось, если только ваше максимальное значение не равно 1 (другими словами, вы имеете дело только с дробями). Я вижу, что это чаще всего делается с валютой, где вы увидите такие ярлыки, как 10 000,00 долларов США, 20 000,00 долларов США, 30 000,00 долларов США и т. д. Это постороннее и шумное.
Десятичные дроби вместо процентов
Если вы хотите отобразить проценты по вертикальной оси, отформатируйте их как проценты; не форматируйте данные как десятичные числа. Чем меньше времени люди тратят на интерпретацию ваших данных, тем убедительнее они будут.Но, опять же, даже с процентами опускайте десятичные дроби. Другими словами, не используйте такие ярлыки, как 10,00 %, 20,00 % и т. д. Просто используйте 10 %, 20 % и т. д.
Странное форматирование нуля
Одна последняя неприятность — представление 0 внизу вертикальной оси в виде дефиса. Это очень распространено. Вы можете прочитать мой пост о пользовательском форматировании чисел, чтобы узнать, как работает пользовательское форматирование чисел. Вы можете найти несколько очень неожиданных опций, таких как возможность добавлять текст к форматированию, сохраняя при этом значение числа.
В этом случае нам просто нужно изменить способ форматирования 0. Для этого выберите в таблице столбец, из которого берутся данные, откройте диалоговое окно форматирования, как обычно, и выберите «Число» > «Категория: Пользовательский», найдите дефис и замените его на 0.
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
В качестве последнего штриха я дал диаграмме лучшее название, и вот окончательный результат:
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
8. Исследуйте другие темы
Возможности форматирования диаграмм в Excel впечатляют, но большинство людей никогда не отказываются от стандартной темы Excel «Office».
В версии 2010 г. для ПК предлагается 53 темы, а в версии 2011 г. для Mac — 57 тем. И каждая тема поставляется со своим уникальным набором форматов диаграмм — всего 48. Это 2 544 встроенных варианта форматирования диаграмм для 2010 года и 2 736 – для 2011 года.
Вы можете переключать темы, выбрав «Макет страницы» > «Темы» > «Темы» (Mac: главная страница > «Темы») и выбрав нужный вариант в раскрывающемся меню.
Некоторые из них содержат немного бреда, например тема Habitat (только для Mac), которая придает вашим диаграммам текстуру.
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Но вам следует изучить разные темы и попробовать расшириться.
9. Создание брендированных диаграмм
Вы не ограничены более чем 2500 темами, которые предоставляет Excel. Если вы хотите, чтобы ваши данные соответствовали вашему бренду, вы можете создать диаграмму с фирменными цветами, а затем сохранить ее как шаблон.
Допустим, вы занимаетесь маркетингом компании Toys R Us (с которой я никак не связан) и хотите использовать круговую диаграмму в презентации с цветами вашего бренда. Excel 2010 (ПК) позволяет использовать значения RGB или HSL, тогда как Excel 2011 (Mac) позволяет использовать значения RGB, CMYK или HSB.
(Поскольку я не был знаком с этими значениями, я использовал инструмент выбора цвета на панели инструментов веб-разработчика, чтобы определить цвета логотипа Toys R Us, а затем использовал инструмент преобразования шестнадцатеричного формата в RGB, чтобы получить цвета RGB. значения.)
Получив нужные значения, создайте диаграмму с любыми данными, которые вы хотите визуализировать.
Затем выберите часть круговой диаграммы, нажав один раз на круговую диаграмму, а затем на отдельный элемент. Затем переформатируйте его с помощью ведра с краской в разделе «Главная» > «Шрифт» или откройте диалоговое окно форматирования.
Предполагая, что у вас есть значения RGB, щелкните раскрывающееся меню в ведре с краской, выберите «Дополнительные цвета» > «Пользовательский» > «Цветовая модель: RGB» (Mac: «Дополнительные цвета» > «Ползунки цвета» > «Ползунки RGB»). И сделайте это для каждого куска пирога.
Ваша диаграмма может выглядеть примерно так:
ПК:
Чтобы сохранить его как шаблон на ПК, выберите диаграмму и перейдите в раздел Инструменты для работы с диаграммами > Дизайн > Тип > Сохранить как шаблон.
Чтобы создать новую круговую диаграмму на основе этого шаблона на ПК, просто нажмите внутри данных, которые вы хотите нанести на диаграмму (или выберите данные, если это частичный набор данных), затем выберите «Вставка» > «Диаграммы» > «Другие диаграммы» > «Вся диаграмма». Типы > Шаблоны (Mac: Диаграммы > Вставить диаграмму > Другое > Шаблоны) и выберите нужный шаблон.
Mac:
На Mac щелкните правой кнопкой мыши в любом месте диаграммы и выберите "Сохранить как шаблон". Диаграмма будет сохранена в виде файла .crtx в папке шаблонов диаграмм.
10. Сделайте название диаграммы динамичным
Знаете ли вы, что можно обновить заголовок диаграммы, связав его с ячейкой в рабочей книге? Это немного лайфхак, но отличный вариант, благодаря которому вы будете выглядеть гением в глазах начальника/клиента/мамы.
Динамические заголовки лучше всего подходят для данных, которые регулярно обновляются, например ежедневные числа, вводимые вручную или загружаемые в Excel из базы данных.
Я собираюсь продемонстрировать отчет о доходах от платной рекламы, который обновляется ежедневно. В заголовке будет показана промежуточная сумма за месяц до этого дня. Вот шаги, которые вам необходимо предпринять:
Шаг 1:
Убедитесь, что ваши данные имеют правильное форматирование чисел и что они отформатированы как таблица, которая является версией простой базы данных Excel. Причина, по которой вы хотите отформатировать таблицу, заключается в том, что если вы строите диаграмму на основе таблицы, ваша диаграмма будет автоматически обновляться при добавлении новых строк в таблицу.
Таблица также автоматически расширяется, чтобы вместить любые новые данные, которые вы добавляете в таблицу, когда вы просто вводите что-то в ячейку непосредственно под форматированной таблицей или справа от нее.
Шаг 2:
В ячейку к югу от строки 31 (чтобы вместить полный месяц) введите формулу СУММ, которая охватывает все 31 строку, даже если некоторые из них будут пустыми, если вы находитесь только в середине месяца.
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Шаг 3:
Если бы мы использовали оба столбца нашей таблицы в качестве ряда данных, мы могли бы просто щелкнуть любую ячейку внутри таблицы и выбрать «Вставка» > «Диаграммы» > «Столбец» (Mac: «Диаграммы» > «Столбец»).
Но в приведенной ниже таблице мы просто выбираем заголовок и ячейки, содержащие данные о доходах. Это потому, что мы не хотим, чтобы дни недели стали рядом данных. У вас есть множество параметров форматирования в разделе «Инструменты для диаграмм» > «Дизайн» > «Стили диаграмм» (Mac: «Диаграммы» > «Стили диаграмм»).
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Шаг 4:
Шаг 5:
Поскольку заливка по умолчанию для области диаграммы белая, а диаграмма обычно отображается на белом листе (который я рекомендую сохранить), мы собираемся изменить заливку на "Без заливки", и никто не догадается.
Для этого выберите диаграмму и нажмите Ctrl/Command-1, затем выберите «Заливка»: «Без заливки» (Mac: «Заливка» > «Сплошной цвет» > «Цвет» > «Без заливки»). Вам определенно нужно отключить линии сетки, чтобы осуществить это, но вы все равно должны это сделать. Этот переключатель находится в разделе «Вид» > «Показать» (Mac: «Макет» > «Вид»).
Шаг 6:
Выберите ячейку над диаграммой справа от заголовка и укажите ссылку на ячейку с итоговым значением. Вы ссылаетесь на ячейку, просто помещая знак = в ячейку, а затем вводя ссылку на ячейку или выбирая ее с помощью мыши. Excel выделит ячейку, на которую вы ссылаетесь, светло-голубым цветом в качестве наглядного пособия. Затем отформатируйте ячейку в соответствии с тем форматированием, которое вы использовали для заголовка.
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Шаг 7:
Теперь все, что вам нужно сделать, это переместить диаграмму вверх и выровнять ее по заголовку. Пришлось немного повозиться, чтобы все было в порядке. Но затем я просто удалил легенду, так как у меня есть только один ряд данных, и вуаля! Динамический заголовок.
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Шаг 8:
Теперь, когда вы добавляете новую строку в таблицу, диаграмма и заголовок обновляются динамически. Шикарно, правда?
Нажмите, чтобы увеличить изображение.
Очевидно, что диаграммы дают представление, которое гораздо сложнее получить с помощью таблицы. Хорошая новость заключается в том, что вы можете использовать любую комбинацию этих методов, чтобы сделать свои данные более привлекательными и полезными всего за несколько минут, как только вы освоите их.
Если у вас есть какие-либо вопросы об Excel или запросах тем, не стесняйтесь обращаться ко мне, используя комментарии или контактную форму ниже или в Твиттере: @AnnieCushing.
Мнения, высказанные в этой статье, принадлежат приглашенному автору и не обязательно принадлежат Search Engine Land. Здесь перечислены штатные авторы.
Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Word для Microsoft 365 для Mac PowerPoint для Microsoft 365 для Mac Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Excel 2021 для Mac Word 2021 для Mac PowerPoint 2021 для Mac Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Excel 2019 для Mac Word 2019 для Mac PowerPoint 2019 для Mac Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Excel 2016 для Mac Word 2016 для Mac PowerPoint 2016 для Mac Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 PerformancePoint Dashboard Designer Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2007 Word 2007 PowerPoint 2007 Excel для Mac 2011 Word для Mac 2011 PowerPoint для Mac 2011 Excel Starter 2010 Еще. Меньше
Если вам нужно изменить данные на диаграмме, вы можете сделать это из источника.
Попробуйте!
Внесенные вами изменения мгновенно отобразятся на диаграмме. Щелкните правой кнопкой мыши элемент, который хотите изменить, и введите данные (или введите новый заголовок) и нажмите клавишу ВВОД, чтобы отобразить его на диаграмме.
Чтобы скрыть категорию на диаграмме, щелкните диаграмму правой кнопкой мыши и выберите "Выбрать данные". Отмените выбор элемента в списке и нажмите кнопку ОК.
Чтобы отобразить скрытый элемент на диаграмме, щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Данные", повторно выберите его в списке, затем нажмите "ОК".
После создания диаграммы вы можете редактировать данные на листе Excel. Изменения будут отражены на диаграмме в Word.
В меню "Вид" нажмите "Макет печати".
Нажмите на диаграмму.
На вкладке "Конструктор диаграммы" нажмите "Редактировать данные в Excel".
Excel открывает и отображает таблицу данных для диаграммы.
Чтобы изменить количество строк и столбцов, включенных в диаграмму, наведите указатель мыши на правый нижний угол выбранных данных, а затем перетащите его, чтобы выбрать дополнительные данные. В следующем примере таблица расширяется, чтобы включить дополнительные категории и ряды данных.
Чтобы добавить данные в ячейку или изменить данные в ней, щелкните ячейку и внесите изменения.
Чтобы увидеть результаты ваших изменений, переключитесь на Word.
После создания диаграммы может потребоваться изменить способ отображения строк и столбцов таблицы на диаграмме. Например, ваша первая версия диаграммы может отображать строки данных из таблицы на вертикальной оси диаграммы (значения), а столбцы данных — на горизонтальной оси (категории). В следующем примере на диаграмме показаны продажи по инструментам.
Однако, если вы хотите, чтобы на диаграмме были показаны продажи по месяцам, вы можете изменить способ построения диаграммы.
В меню "Вид" нажмите "Макет печати".
Нажмите на диаграмму.
На вкладке "Конструктор диаграммы" нажмите "Переключить строку/столбец".
Переключить строку/столбец можно, только если открыта таблица данных Excel для диаграммы и только для определенных типов диаграмм. Если параметр «Переключить строку/столбец» недоступен:
Нажмите на диаграмму.
На вкладке "Конструктор диаграммы" нажмите "Редактировать данные в Excel".
Чтобы изменить порядок рядов данных, необходимо работать с диаграммой, содержащей более одного ряда данных.
В меню "Вид" нажмите "Макет печати".
На диаграмме выберите ряд данных. Например, в столбчатой диаграмме щелкните столбец, и все столбцы этого ряда данных станут выделенными.
На вкладке "Конструктор диаграммы" нажмите "Выбрать данные".
В диалоговом окне "Выбор источника данных" рядом с записями легенды (ряд) используйте стрелки вверх и вниз для перемещения ряда вверх или вниз в списке.
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Примечание. Для большинства типов диаграмм изменение порядка рядов данных влияет как на легенду, так и на саму диаграмму.
В меню "Вид" нажмите "Макет печати".
На диаграмме выберите ряд данных. Например, в столбчатой диаграмме щелкните столбец, и все столбцы этого ряда данных будут выбраны.
На вкладке "Конструктор диаграммы" нажмите "Выбрать данные".
В диалоговом окне "Выбор источника данных" выполните одно из следующих действий.
Удалить серию
В разделе "Записи легенды (серии)" выберите ряд данных, который нужно удалить, и нажмите "Удалить" (-).
В разделе "Элементы легенды (серии)" нажмите "Добавить" (+), а затем на листе Excel выберите все данные, которые вы хотите включить в диаграмму.
В меню "Вид" нажмите "Макет печати".
На диаграмме выберите ряд данных. Например, в столбчатой диаграмме щелкните столбец, и все столбцы этого ряда данных станут выделенными.
Перейдите на вкладку "Формат".
В разделе "Стили элементов диаграммы" нажмите стрелку рядом с элементом "Заливка" и выберите нужный цвет.
Вы можете добавить метки, чтобы показать значения точек данных из листа Excel на диаграмме.
В меню "Вид" нажмите "Макет печати".
Нажмите на диаграмму, а затем перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы".
Нажмите "Добавить элемент диаграммы", а затем нажмите "Метки данных".
Выберите место, в котором вы хотите, чтобы метка данных отображалась (например, выберите Снаружи).
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
В меню "Вид" нажмите "Макет печати".
Нажмите на диаграмму, а затем перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы".
Нажмите "Добавить элемент диаграммы", а затем нажмите "Таблица данных".
Выберите нужные параметры.
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Когда вы создаете диаграмму на основе данных, в которых используются даты, и даты нанесены вдоль горизонтальной оси на диаграмме, Office автоматически меняет горизонтальную ось на ось дат (временную шкалу). Вы также можете вручную изменить горизонтальную ось на ось дат. Ось дат отображает даты в хронологическом порядке с заданными интервалами или базовыми единицами, такими как количество дней, месяцев или лет, даже если даты на листе Excel не расположены в последовательном порядке или в одних и тех же базовых единицах.
По умолчанию Office использует наименьшую разницу между любыми двумя датами в данных для определения базовых единиц для оси дат. Например, если у вас есть данные о ценах на акции, в которых наименьшая разница между датами составляет семь дней, Office устанавливает базовую единицу в днях. Однако вы можете изменить базовую единицу на месяцы или годы, если хотите увидеть динамику акций в течение более длительного периода времени.
В меню "Вид" нажмите "Макет печати".
Нажмите на диаграмму, а затем перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы".
Нажмите «Добавить элемент диаграммы», нажмите «Оси», а затем нажмите «Дополнительные параметры оси». Появится панель «Ось формата».
Для оси, которую вы хотите изменить, убедитесь, что отображаются метки осей.
В разделе "Тип оси" нажмите "Ось дат".
В разделе "Единицы" в раскрывающемся списке "Основа" выберите "Дни", "Месяцы" или "Годы".
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Примечание. Если вы следуете этой процедуре и ваша диаграмма не отображает даты в виде оси шкалы времени, убедитесь, что метки осей записаны в формате даты в таблице Excel, например 01.05.08 или май. -08. Чтобы узнать больше о том, как отформатировать ячейки как даты, см. раздел Отображение дат, времени, валюты, дробей или процентов.
PowerPoint
После создания диаграммы вы можете редактировать данные на листе Excel. Изменения будут отражены на диаграмме в PowerPoint.
Нажмите на диаграмму.
На вкладке "Конструктор диаграммы" нажмите "Редактировать данные в Excel".
Excel открывает и отображает таблицу данных для диаграммы.
Чтобы изменить количество строк и столбцов, включенных в диаграмму, наведите указатель мыши на правый нижний угол выбранных данных, а затем перетащите его, чтобы выбрать дополнительные данные. В следующем примере таблица расширяется, чтобы включить дополнительные категории и ряды данных.
Чтобы добавить данные в ячейку или изменить данные в ней, щелкните ячейку и внесите изменения.
Чтобы увидеть изменения, переключитесь в PowerPoint.
После создания диаграммы может потребоваться изменить способ отображения строк и столбцов таблицы на диаграмме. Например, ваша первая версия диаграммы может отображать строки данных из таблицы на вертикальной оси диаграммы (значения), а столбцы данных — на горизонтальной оси (категории). В следующем примере на диаграмме показаны продажи по инструментам.
Однако, если вы хотите, чтобы на диаграмме были показаны продажи по месяцам, вы можете изменить способ построения диаграммы.
Нажмите на диаграмму.
На вкладке "Конструктор диаграммы" выберите "Переключить строку/столбец".
Переключить строку/столбец можно, только если открыта таблица данных Excel для диаграммы и только для определенных типов диаграмм. Если параметр «Переключить строку/столбец» недоступен:
Нажмите на диаграмму.
На вкладке "Конструктор диаграммы" нажмите "Редактировать данные в Excel".
Чтобы изменить порядок рядов данных, необходимо работать с диаграммой, содержащей более одного ряда данных.
На диаграмме выберите ряд данных. Например, в столбчатой диаграмме щелкните столбец, и все столбцы этого ряда данных станут выделенными.
На вкладке "Конструктор диаграммы" нажмите "Выбрать данные".
В диалоговом окне "Выбор источника данных" рядом с записями легенды (ряд) используйте стрелки вверх и вниз для перемещения ряда вверх или вниз в списке.
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Примечание. Для большинства типов диаграмм изменение порядка рядов данных влияет как на легенду, так и на саму диаграмму.
На диаграмме выберите ряд данных. Например, в столбчатой диаграмме щелкните столбец, и все столбцы этого ряда данных будут выбраны.
Перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы" и нажмите "Выбрать данные".
В диалоговом окне "Выбор источника данных" выполните одно из следующих действий.
Удалить серию
В разделе "Записи легенды (серии)" выберите ряд данных, который нужно удалить, и нажмите "Удалить" (-).
В разделе "Элементы легенды (серии)" нажмите "Добавить" (+), а затем на листе Excel выберите все данные, которые вы хотите включить в диаграмму.
На диаграмме выберите ряд данных. Например, в столбчатой диаграмме щелкните столбец, и все столбцы этого ряда данных станут выделенными.
Перейдите на вкладку "Формат".
В разделе "Стили элементов диаграммы" нажмите стрелку рядом с элементом "Заливка" и выберите нужный цвет.
Вы можете добавить метки, чтобы показать значения точек данных из листа Excel на диаграмме.
Нажмите на диаграмму, а затем перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы".
Нажмите "Добавить элемент диаграммы", а затем нажмите "Метки данных".
Выберите место, в котором вы хотите, чтобы метка данных отображалась (например, выберите Снаружи).
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Нажмите на диаграмму, а затем перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы".
Нажмите "Добавить элемент диаграммы", а затем нажмите "Таблица данных".
Выберите нужные параметры.
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Когда вы создаете диаграмму на основе данных, в которых используются даты, и даты нанесены вдоль горизонтальной оси на диаграмме, Office автоматически меняет горизонтальную ось на ось дат (временную шкалу). Вы также можете вручную изменить горизонтальную ось на ось дат. Ось дат отображает даты в хронологическом порядке с заданными интервалами или базовыми единицами, такими как количество дней, месяцев или лет, даже если даты на листе Excel не расположены в последовательном порядке или в одних и тех же базовых единицах.
По умолчанию Office использует наименьшую разницу между любыми двумя датами в данных для определения базовых единиц для оси дат. Например, если у вас есть данные о ценах на акции, в которых наименьшая разница между датами составляет семь дней, Office устанавливает базовую единицу в днях. Однако вы можете изменить базовую единицу на месяцы или годы, если хотите увидеть динамику акций в течение более длительного периода времени.
Нажмите на диаграмму, а затем перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы".
Нажмите «Добавить элемент диаграммы», нажмите «Оси», а затем нажмите «Дополнительные параметры оси». Появится панель «Ось формата».
Для оси, которую вы хотите изменить, убедитесь, что отображаются метки осей.
В разделе "Тип оси" выберите "Ось дат".
В разделе "Единицы" в раскрывающемся списке "Основа" выберите "Дни", "Месяцы" или "Годы".
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Примечание. Если вы следуете этой процедуре и ваша диаграмма не отображает даты в виде оси шкалы времени, убедитесь, что метки осей записаны в формате даты в таблице Excel, например 01.05.08 или май. -08. Чтобы узнать больше о том, как отформатировать ячейки как даты, см. раздел Отображение дат, времени, валюты, дробей или процентов.
Excel
После создания диаграммы вы можете редактировать данные на листе Excel. Изменения будут отражены на диаграмме.
Нажмите на диаграмму.
Excel выделяет таблицу данных, которая используется для диаграммы. Серая заливка указывает на строку или столбец, используемые для оси категорий. Красная заливка указывает на строку или столбец, содержащие метки рядов данных. Синяя заливка обозначает точки данных, нанесенные на диаграмму.
Ярлыки рядов данных
Значения оси категорий
Точки данных, нанесенные на диаграмму
Чтобы изменить количество строк и столбцов, включенных в диаграмму, наведите указатель мыши на правый нижний угол выбранных данных, а затем перетащите его, чтобы выбрать дополнительные данные. В следующем примере таблица расширяется, чтобы включить дополнительные категории и ряды данных.
Совет. Чтобы эти данные не отображались на диаграмме, можно скрыть строки и столбцы в таблице.
Чтобы добавить данные в ячейку или изменить данные в ней, щелкните ячейку и внесите изменения.
После создания диаграммы может потребоваться изменить способ отображения строк и столбцов таблицы на диаграмме. Например, ваша первая версия диаграммы может отображать строки данных из таблицы на вертикальной оси диаграммы (значения), а столбцы данных — на горизонтальной оси (категории). В следующем примере на диаграмме показаны продажи по инструментам.
Однако, если вы хотите, чтобы на диаграмме были показаны продажи по месяцам, вы можете изменить способ построения диаграммы.
Нажмите на диаграмму.
На вкладке "Конструктор диаграммы" нажмите "Переключить строку/столбец".
Чтобы изменить порядок рядов данных, необходимо работать с диаграммой, содержащей более одного ряда данных.
На диаграмме выберите ряд данных. Например, в столбчатой диаграмме щелкните столбец, и все столбцы этого ряда данных станут выделенными.
На вкладке "Конструктор диаграммы" нажмите "Выбрать данные".
В диалоговом окне "Выбор источника данных" рядом с записями легенды (ряд) используйте стрелки вверх и вниз для перемещения ряда вверх или вниз в списке.
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Примечание. Для большинства типов диаграмм изменение порядка рядов данных влияет как на легенду, так и на саму диаграмму.
На диаграмме выберите ряд данных. Например, в столбчатой диаграмме щелкните столбец, и все столбцы этого ряда данных будут выбраны.
Перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы" и нажмите "Выбрать данные".
В диалоговом окне "Выбор источника данных" выполните одно из следующих действий.
Удалить серию
В разделе "Записи легенды (серии)" выберите ряд данных, который нужно удалить, и нажмите "Удалить" (-).
В разделе "Элементы легенды (серии)" нажмите "Добавить" (+), а затем на листе Excel выберите все данные, которые вы хотите включить в диаграмму.
На диаграмме выберите ряд данных. Например, в столбчатой диаграмме щелкните столбец, и все столбцы этого ряда данных станут выделенными..
Перейдите на вкладку "Формат".
В разделе "Стили элементов диаграммы" нажмите стрелку рядом с элементом "Заливка" и выберите нужный цвет.
Совет. Чтобы изменить цвет точки данных на диаграмме, содержащей только один ряд данных, щелкните ряд, а затем перейдите на вкладку Формат. Нажмите «Заливка», а затем, в зависимости от диаграммы, установите флажок «Изменять цвет по точкам» или «Изменять цвет по срезам». В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Вы можете добавить метки, чтобы показать значения точек данных из листа Excel на диаграмме.
Нажмите на диаграмму, а затем перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы".
Нажмите "Добавить элемент диаграммы", а затем нажмите "Метки данных".
Выберите место, в котором вы хотите, чтобы метка данных отображалась (например, выберите Снаружи).
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Нажмите на диаграмму, а затем перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы".
Нажмите "Добавить элемент диаграммы", а затем нажмите "Таблица данных".
Выберите нужные параметры.
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Когда вы создаете диаграмму на основе данных, в которых используются даты, и даты нанесены вдоль горизонтальной оси на диаграмме, Office автоматически меняет горизонтальную ось на ось дат (временную шкалу). Вы также можете вручную изменить горизонтальную ось на ось дат. Ось дат отображает даты в хронологическом порядке с заданными интервалами или базовыми единицами, такими как количество дней, месяцев или лет, даже если даты на листе Excel не расположены в последовательном порядке или в одних и тех же базовых единицах.
По умолчанию Office использует наименьшую разницу между любыми двумя датами в данных для определения базовых единиц для оси дат. Например, если у вас есть данные о ценах на акции, в которых наименьшая разница между датами составляет семь дней, Office устанавливает базовую единицу в днях. Однако вы можете изменить базовую единицу на месяцы или годы, если хотите увидеть динамику акций в течение более длительного периода времени.
Нажмите на диаграмму, а затем перейдите на вкладку "Конструктор диаграммы".
Нажмите «Добавить элемент диаграммы», нажмите «Оси», а затем нажмите «Дополнительные параметры оси». Появится панель «Ось формата».
Для оси, которую вы хотите изменить, убедитесь, что отображаются метки осей.
В разделе "Тип оси" выберите "Ось дат".
В разделе "Единицы" в раскрывающемся списке "Основа" выберите "Дни", "Месяцы" или "Годы".
В зависимости от типа диаграммы некоторые параметры могут быть недоступны.
Примечание. Если вы следуете этой процедуре и ваша диаграмма не отображает даты в виде оси шкалы времени, убедитесь, что метки осей записаны в формате даты в таблице Excel, например 01.05.08 или май. -08. Чтобы узнать больше о том, как отформатировать ячейки как даты, см. раздел Отображение дат, времени, валюты, дробей или процентов.
Сводная таблица — одна из лучших функций Excel.
Вам не нужно знать какие-либо формулы или программировать, чтобы быстро обработать тысячи строк данных и создать из них быстрые сводки. Все, что вам нужно знать, это перетаскивание и немного знаний о том, как создать сводную таблицу.
В этом руководстве я покажу вам различные способы удаления сводной таблицы из Excel.
Это руководство охватывает:
Как удалить сводную таблицу в Excel
Поскольку вы читаете руководство по удалению или удалению сводной таблицы, я предполагаю, что у вас уже есть сводные таблицы, которые вы хотите удалить.
Что касается удаления сводной таблицы, это можно сделать несколькими способами.
Выбранный вами метод будет зависеть от того, как вы хотите удалить сводную таблицу.
Ниже приведены некоторые сценарии, которые я рассмотрю в этом руководстве:
- Удалить сводную таблицу и полученные данные (сводку, созданную с помощью сводной таблицы).
- Удалить сводную таблицу, но сохранить полученные данные.
- Удалите полученные данные, но сохраните сводную таблицу.
- Удалить все сводные таблицы за один раз
Давайте рассмотрим каждый из этих методов.
Удалить сводную таблицу и полученные данные
Ниже приведен пример, в котором я создал сводную таблицу и использовал ее для получения суммы доходов для разных регионов (на которые я буду ссылаться в этом руководстве как на сводные данные сводной таблицы).
Ниже приведены шаги по удалению сводной таблицы, а также любых сводных данных:
Вышеуказанные шаги удалят сводную таблицу.
Обратите внимание, что вы также можете выделить всю сводную таблицу, выбрав любую ячейку и нажав сочетание клавиш «Control + A». Если к сводной таблице применены фильтры, элемент управления A не будет выбирать всю сводную таблицу. Вам нужно использовать метод, показанный выше (или выбрать сводную таблицу вручную)
Еще один быстрый способ удалить сводную таблицу — просто удалить рабочий лист, содержащий сводную таблицу. Конечно, вы не захотите этого делать, если у вас есть другие данные на листе.
Удалить сводную таблицу, но сохранить полученные данные
Возможны случаи, когда вы хотите удалить сводную таблицу, но не результирующие данные, которые вы получили после использования сводной таблицы. Это может быть случай, когда вы использовали сводную таблицу, а затем хотите отправить своему менеджеру/клиенту только полученные данные.
Еще один случай, когда это может понадобиться, — это когда сводная таблица слишком тяжелая и увеличивает рабочий лист. Удаление такой сводной таблицы может значительно уменьшить размер файла Excel.
Например, в приведенном ниже примере я хочу удалить сводную таблицу, но при этом сохранить данные в ячейке A3:B8
Ниже приведены шаги для этого:
Вышеуказанные шаги удалят сводную таблицу, но сохранят полученные данные.
Некоторые сочетания клавиш, которые вы можете использовать:
- Выберите любую ячейку в сводной таблице и с помощью клавиш Control + A выберите всю сводную таблицу.
- После того, как вы выбрали всю сводную таблицу и скопировали данные, вы можете использовать следующую комбинацию клавиш для вставки в качестве значений: ALT+E+S+V+Enter (одна клавиша за другой)
Вы также можете использовать те же шаги, что и выше, чтобы скопировать данные из сводной таблицы и вставить их как значения в другое место (где-то на том же рабочем листе или другом рабочем листе/книге). Получив данные, вы можете удалить сводную таблицу.
Примечание. Когда вы копируете данные (элемент управления C) из сводной таблицы и вставляете их (элемент управления V) в любое место листа, просто создается другая сводная таблица. Если вы хотите сохранить только полученные данные, а не сводную таблицу, убедитесь, что вы вставляете значения.
Удалить полученные данные, но сохранить сводную таблицу
Предположим, вы создали сводную таблицу и суммировали данные (используя фильтр и заголовки столбцов/строк для получения нужных данных), как показано ниже.
Если вы хотите удалить только те данные, которые у вас есть, сохраняя сводную таблицу (чтобы вы могли изменить порядок и создать другую сводку), вы также можете это сделать.
Если вы выберете данные и нажмете клавишу удаления, сводная таблица также будет удалена.
Ниже приведены инструкции по сохранению сводной таблицы и удалению только результирующих данных:
Удалить все сводные таблицы за один раз
Если у вас есть несколько сводных таблиц и вы хотите удалить их все за один раз, вы можете сделать это с помощью простого кода VBA.
Внимание! После удаления сводных таблиц с кодом VBA восстановить их будет невозможно. Поэтому будьте абсолютно уверены в этом и при необходимости создайте резервную копию, чтобы не потерять их.
Ниже приведен код VBA, который удалит все сводные таблицы за один раз:
Приведенный выше код использует цикл For-Each-Next для просмотра каждого листа в активной книге. На каждом листе он проверяет, есть ли сводная таблица, и удаляет ее (если есть).
Куда поместить этот код VBA?
Этот код нужно разместить в обычном модуле VB Editor
Ниже приведены шаги по размещению этого кода в модуле:
Как только вы запустите этот код, он удалит все сводные таблицы со всех листов книги.
Сводные таблицы и сводные диаграммы Microsoft должны быть в каждом наборе инструментов для визуализации данных, поскольку на сегодняшний день они являются одной из самых мощных функций отчетности и анализа в Microsoft Excel.
Если вы не знакомы со сводными таблицами и сводными диаграммами, мы можем помочь по телефону 877-392-3539.
Проблема: из вашей сводной таблицы Excel удалены оставшиеся элементы.
Как решить проблему с повторяющимися элементами в сводных таблицах, читайте дальше.
Сводные таблицы — это один из самых мощных инструментов визуализации данных в Microsoft Excel, за которым быстро следуют сводные диаграммы и информационные панели Power BI как наиболее полезные инструменты для старшего руководства. Эти три инструмента позволяют быстро понять, о чем говорят ваши данные, в интерактивном режиме с графическим пользовательским интерфейсом «укажи и щелкни» для простоты использования. Ключевые показатели эффективности нашли свое применение в сводных таблицах Excel и информационных панелях бизнес-аналитики.
Да, сводные таблицы — замечательная вещь, но у них есть свои недостатки. Одним из них является тот факт, что они будут сохранять удаленные данные из источника данных, которые отображаются в раскрывающихся списках фильтров и срезах. Это может слегка (вплоть до чрезвычайно) раздражать, и вам будет трудно найти, где не показывать надоедливые удаленные элементы. Зная, как решить эту проблему, вы снова полюбите сводные таблицы Excel. Действительно, нет лучшего инструмента анализа, встроенного в Excel, чем сводные таблицы и сводные диаграммы, доступные всем. Панели мониторинга Power BI не так легко доступны для широких масс.
Сводная таблица больше всего подвержена влиянию двух областей: фильтров Excel и срезов. Вы можете позаботиться об этом одним махом, изменив настройки сводной таблицы, или вы можете исправить это только для слайсеров. Оба подробно описаны ниже. Для этого примера и снимков экрана я использовал шаблон Microsoft с использованием Excel 2013.
Пример шаблона сводной таблицы с «оставшимися удаленными элементами»
Шаблон, с которого я начал, уже содержит сводную таблицу, что упрощает его использование в этом примере. Вот как это выглядит:
Вверху есть некоторые данные приборной панели Excel, затем общая диаграмма, а под ней наша сводная таблица со срезами справа. Прежде чем мы перейдем к исправлениям, нам нужно показать проблему, и прежде чем мы это сделаем, нам нужно ее создать.
Добавление новой записи в сводную таблицу Excel для создания проблемы
Чтобы создать эту конкретную проблему, я просто добавлю новую строку данных в источник данных. Прежде чем мы туда доберемся, вы должны получить представление о том, какие значения в настоящее время находятся в сводной таблице. Вот раскрывающийся список фильтров для поля ОБЛАСТЬ:
< бр />
Обратите внимание, что в списке только три уникальных элемента. Мы вернемся к этому через мгновение. Во-первых, давайте создадим то поведение, о котором мы говорим.
Для этого конкретного используемого шаблона ввод данных осуществляется на листе COST INPUT.
Если для таблицы отображается строка итогов и вы не можете просто начать вводить новую строку, выберите самую нижнюю правую ячейку в диапазоне данных таблицы и нажмите клавишу Tab.
< бр />
Теперь мы добавляем строку данных:
< бр />
Поэтому я добавил шкаф в ванную комнату наверху. Ох, и это стоило мне всего 250 долларов. Ура! Хорошо, данные добавлены.
Если вы сейчас посмотрите на сводную таблицу, вы не увидите свои данные автоматически.
Индивидуальное, даже очное обучение Microsoft Excel с MVP Excel, доступное по часам, на месте или дистанционно.
Тренеры Microsoft Excel MVP — индивидуальное обучение Microsoft Excel
Чтобы обновить сводную таблицу, либо щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в ней и выберите "Обновить" (как показано на рисунке ниже), либо перейдите к ИНСТРУМЕНТАМ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ
Лента АНАЛИЗ и выберите Обновить там.
< бр />
После обновления сводной таблицы вы должны увидеть только что добавленные данные. Мы проверим раскрывающийся список фильтров, который должен показать нам список уникальных значений из этого поля.
< бр />
Как видите, для этого поля теперь есть элемент «Наверху».
Удалить запись
Вплоть до мелочей.Мы собираемся удалить эту недавно добавленную запись данных. Итак, перейдите в таблицу источника данных, убедитесь, что новая строка (или любая ячейка в ней) выбрана, и либо щелкните правой кнопкой мыши -> Удалить -> Строки таблицы, либо на вкладке ГЛАВНАЯ выберите Удалить (в группе Ячейки) - > Удалить строки таблицы:
< бр />
Если вы сейчас обновите сводную таблицу и посмотрите на раскрывающееся меню фильтра, вы заметите, что по-прежнему будете видеть данные для удаленной строки из исходного меню! Кроме того, вы также увидите его на любых связанных срезах.
Теперь исправления.
Исправление слайсера
Это очень простое, но скрытое и несколько загадочное исправление. Все очень просто, если вы выберете свой слайсер (любой слайсер, на котором вы хотите, чтобы это работало, что, увы, должно быть сделано индивидуально), вы можете перейти к настройкам слайсера либо с помощью контекстного меню, либо с ленты (ИНСТРУМЕНТЫ СЛИСЕРА
ОПЦИИ -> Настройки слайсера):
< бр />
Откроется диалоговое окно настроек слайсера. То, что вы ищете, находится в правом нижнем углу, небольшой флажок с надписью «Показать элементы, удаленные из источника данных». Снимите этот флажок, нажмите OK, и ваш слайсер больше не будет отображать фантомные данные.
< бр />
Исправлена сводная таблица
Исправление срезов — это хорошо, но это не удаляет эти удаленные элементы из раскрывающихся списков фильтров сводной таблицы. Для этого нам нужно зайти в «Параметры сводной таблицы» и посмотреть на вкладку «Данные». Здесь вы увидите элемент с надписью «Сохранить элементы, удаленные из источника данных» с полем со списком, в котором вы можете указать количество сохраняемых элементов для каждого поля:
< бр />
По умолчанию это происходит автоматически. Просто измените это на «Нет» и нажмите «ОК». Вуаля! Готово. В сводной таблице больше не отображаются фантомно удаленные элементы. Лучшая часть этого исправления заключается в том, что оно также заботится о слайсерах. Думайте об этом как о каскаде удаленных данных. Исправьте сводную таблицу, и она исправит срезы — все (с использованием этого источника данных).
Обзор
Несмотря на то, что сводные таблицы — чрезвычайно мощный инструмент, иногда настройки по умолчанию не так полезны. Это одна из тех вещей "Сводная таблица 101", но ее трудно найти, если вы не знаете, где она находится.
Удаленное индивидуальное обучение Microsoft Excel/устранение неполадок — это самый быстрый способ изучить Microsoft Excel.
Читайте также: