Какие службы необходимы для принтера
Обновлено: 03.07.2024
Принтер – это сложное электромеханическое устройство, и его обслуживание жизненно важно для его успешной работы. Как и в случае любого другого сложного оборудования, ожидаемый срок службы зависит от ухода и качества услуг, которые вы с ним выполняете.
Из-за большого количества движущихся частей и электронных компонентов невыполнение регулярного обслуживания принтера может привести к катастрофическим сбоям. Некоторые части принтера могут быть слишком дорогими или сложными для замены, что потребует замены всего устройства.
Услуги по техническому обслуживанию принтеров могут увеличить срок службы принтера
Конкретный тип необходимого обслуживания или технического обслуживания принтера зависит от типа устройства и его текущего возраста. Производители предоставляют подробные процедуры технического обслуживания (требуемые через регулярные промежутки времени), обеспечивающие постоянную работу продукта в соответствии с ожиданиями. Невыполнение этого требования может привести к аннулированию гарантии, поломкам и экспоненциальному увеличению времени простоя.
Эти процедуры могут выполнять штатные технические специалисты, но из-за сложных технологий, которые в настоящее время используются в современных машинах, им, вероятно, потребуется специализированное обучение у поставщиков или производителей.
Основные причины отказов современных принтеров и копировальных аппаратов
Страшное замятие бумаги
Бумага проходит через принтер с помощью механических роликов и захватов. Небольшие изменения в выравнивании и балансе этого оборудования изменят ход бумаги. Небольшой удар на ролике или вибрация муфты могут означать, что бумага больше не выходит по нужному пути. Добавление дополнительных «путей» к устройству для обработки различных форматов бумаги или типов носителей резко увеличивает вероятность отказа. Регулярное техническое обслуживание устройства уменьшит количество замятий.
Утечки и засоры в головке
Чернила скапливаются на головках струйных принтеров. Они создают полосы на отпечатках или заполняют пробелы на выходе. Опять же, регулярная чистка (в том числе с использованием встроенных функций очистки головок) предотвратит это.
Механическая поломка из-за скопления пыли
Пыль — враг большинства механических и электрических устройств. По мере того, как он накапливается на компонентах, он может вызвать перекос роликов или небольшие короткие замыкания на электронных платах. В обоих случаях простая чистка устройства от пыли сэкономит много времени на поиск и устранение ненужных неисправностей.
Сбои драйвера или программного обеспечения
При обновлении программного обеспечения остальной части ИТ-инфраструктуры драйверы могут стать несовместимыми с устройствами. Поскольку ОС управляет задачами печати и сканирования, совместимость драйверов остается важной регулярной проверкой.
Кроме того, новые печатающие устройства, представленные в настоящее время на рынке, создают возможности для вредоносных программ или вирусов, которые могут заразить всю офисную сеть. Производители улучшат безопасность своих устройств, включая обратную совместимость со старыми машинами.
Обновления программного обеспечения машины исправляются по мере их появления. Использование новейшего программного обеспечения для вашего устройства не только гарантирует его оптимальную работу, но также гарантирует, что устройство не содержит вирусов и безопасно для использования кем-либо в офисе.
Способы обеспечить ограниченное время простоя и бесперебойную работу печати
Регулярное техническое обслуживание повысит рентабельность инвестиций в устройство. Крайне важно использовать правильные инструменты и химикаты.
1. Используйте химический чистящий раствор
Большинство чистящих средств для принтеров основаны на изопропиловом спирте. Это связано с тем, что растворы быстро высыхают и легко удаляют отложения с внутренних направляющих, роликов и разделительных пластин. Также старайтесь не наносить жидкости на компоненты, для которых это не требуется.
2. Убедитесь, что тряпки и полотенца используются
При чистке и обслуживании устройства используйте только безворсовые ткани. Вы также можете использовать антистатические ткани, которые уменьшат вероятность скопления пыли после процесса очистки. Основная причина заключается в том, что после завершения процесса обслуживания не остается никаких дополнительных материалов.
3. Удаление пыли
Вы также должны пропылесосить внутренние части устройства вместо использования воздуходувки. Распространение пыли вокруг машины неизбежно вызовет дополнительные проблемы, так как она будет скапливаться в труднодоступных местах.
Планирование технического обслуживания в нужное время
Проведение обслуживания принтера требует времени, в течение которого принтер не будет работать. Время простоя будет особенно долгим, если вы выполняете основные работы по техническому обслуживанию. Вы можете предотвратить ненужные сбои, запланировав необходимые задачи обслуживания на периоды ограниченной работы офиса. Большинство офисов работают в летний период, поэтому это идеальное время для решения любых проблем и ремонта, необходимого для ваших печатающих устройств.
Office Technologies предлагает комплексное обслуживание и обслуживание принтеров всего за 95 долларов США за лазерный принтер. Если вам нужен принтер, оптимизированный для будущего года, свяжитесь с нами сегодня и убедитесь, что он останется готовым к работе, как только ваш офис вернется к полной производительности.
Печать является важной функцией в большинстве компаний, но подходы к печати в разных компаниях различаются. Выбранный вами подход повлияет на вашу стоимость, уровень ответственности и эффективность. В свою очередь, каждая из этих переменных влияет на будущую рентабельность инвестиций, производительность и рабочий процесс.
Выбор решения для печати, которое соответствует потребностям вашей организации и требованиям к работе сотрудников, важен не только с точки зрения производительности, но и для вашей прибыли.
Managed Print Services — это программа, предлагаемая поставщиками услуг печати, которая управляет всеми аспектами ваших бизнес-устройств печати, включая принтеры, сканеры, факсы и копировальные аппараты. Но это не единственный вариант для бизнеса. Возможна также работа с розничными торговцами или коммерческими типографиями.
Управляемая печать по сравнению с ДРУГИМИ ВАРИАНТАМИ
Сравните параметры печати с помощью этой инфографики (нажмите на нее, чтобы увеличить):
Как видите, управляемые службы печати охватывают гораздо больше, чем другие варианты. В большинстве случаев услуги управляемой печати являются идеальным решением для компаний, которые регулярно используют печать и имеют широко распространенную среду печати. Вот исчерпывающее определение от Gartner:
Управление услугами печати (MPS) — это услуги, предлагаемые внешним поставщиком для оптимизации или управления выводом документов компании. Основными предоставляемыми компонентами являются оценка потребностей, выборочная или общая замена оборудования, а также обслуживание, запасные части и расходные материалы, необходимые для эксплуатации нового и/или существующего оборудования (включая существующее стороннее оборудование, если это требуется заказчику). Поставщик также отслеживает, как используются принтеры, факсы, копировальные аппараты и МФУ, проблемы и удовлетворенность пользователей.
Кроме того, программа Managed Print Services приносит бизнесу значительные преимущества. Вот посмотрите, как программа MPS может принести пользу вашей компании.
9 преимуществ управляемых услуг печати
Программа управляемых услуг печати предлагает решения и преимущества для вашего бизнеса, поскольку программа:
1. Проанализируйте свои потребности в печати
Хотя ваш ИТ-отдел может анализировать ваш парк принтеров, является ли это оптимальным использованием их времени? Поставщик управляемых услуг печати имеет опыт анализа парка принтеров любого размера. Поставщик MPS также обладает специальными знаниями в области методов консолидации парка принтеров, чтобы гарантировать, что ваш бизнес использует надлежащее оборудование по доступной цене. Этот анализ будет учитывать все аспекты потребностей вашего бизнеса в печати, включая сканирование, печать, копирование и отправку факсов
2. Уменьшить количество «локальных» принтеров
Одна из первых вещей, которую необходимо оценить, — это потребность и использование локальных принтеров. Как правило, они неэффективны и более затратны, чем предполагалось. Эти принтеры обслуживают только одного пользователя и редко подключаются к сети, что делает их неэффективными в большинстве бизнес-сред. Им также часто требуются уникальные картриджи, которые являются более дорогостоящими, и у них возникают проблемы с покупкой и отслеживанием запасов.
3. Оптимизация размещения принтеров
Размещение вашего печатного оборудования в легкодоступных местах для соответствующего количества сотрудников поможет улучшить рабочий процесс и максимально эффективно использовать ваше устройство. Легкий доступ к этому оборудованию имеет решающее значение для эффективности ваших сотрудников. Слишком часто время уходит впустую, идя по зданию или на другой этаж за печатными материалами. Это снижает способность ваших сотрудников эффективно выполнять свою работу.
4. Замените неэффективные устройства
Поставщики управляемых услуг печати могут помочь вам определить, какие машины работают неэффективно, и заменить их более эффективными устройствами. Поставщики MPS — знающие специалисты, которые знают, какие печатающие устройства лучше всего подходят для нужд вашего бизнеса и вашего бюджета. Они будут учитывать такие факторы, как ваша история печати и ваши бизнес-цели.
5. Автоматизируйте доставку снабжения
Избавьтесь от необходимости заказывать картриджи с тонером, войдя в программу MPS. Эта программа может контролировать ваши устройства и автоматизировать отправку тонера в зависимости от того, когда ваши машины заканчиваются.Повысьте производительность своих сотрудников, устранив простои оборудования, вызванные отсутствием расходных материалов, с помощью эффективной программы управляемых услуг печати.
6. ОБЕСПЕЧЬТЕ предсказуемость
Программа MPS позволяет вам консолидировать свои расходы (и поставщиков), что обеспечивает возможность стабильных ежемесячных инвестиций. Вступив в партнерские отношения с поставщиком MPS, больше не будет неожиданного обслуживания или непредсказуемых расходов на печать.
7. Обучайте сотрудников новым технологиям
ИТ-отделы часто сосредоточены на своих обычных задачах. Обучение сотрудников и устранение проблем с печатью не являются их главным приоритетом и обычно являются первой задачей, которую откладывают на второй план. Поставщик управляемых услуг печати может помочь в обучении сотрудников и оказать поддержку в решении проблем с печатью.
8. Управление удаленной печатью
Благодаря мобильной печати ваши сотрудники смогут печатать удаленно, находясь за пределами офиса, с любого устройства. Это может обеспечить много улучшений для вашего бизнеса. Например, сотруднику не нужно приходить в офис, чтобы распечатать важные документы, а другим сотрудникам не нужно тратить драгоценное время на поиск документа для печати для этого сотрудника. Если ваша компания поддерживает мобильную среду печати, поставщики MPS могут помочь установить, поддерживать и обеспечивать поддержку в устранении неполадок.
9. Повысьте безопасность печати
В вашей компании может быть важно контролировать доступ к документам и устройствам печати, чтобы не подвергать риску конфиденциальную информацию. Защита устройств относится к процессу уменьшения уязвимостей в ваших устройствах, и этому может помочь внедрение программного обеспечения безопасности печати, предоставляемого MPS. Это одно из решений, которое снижает уязвимость, добавляя уровень защиты к вашим записям и другой личной идентификационной информации. Например, можно установить использование карточек-ключей сотрудников для разблокировки заданий на печать, чтобы конфиденциальные документы не оставались в выходных лотках, чтобы кто-либо мог их увидеть или взять.
Управляемая печать — это партнерство
Решения для управляемых служб печати бывают разных форм и могут быть адаптированы к потребностям вашего бизнеса. Это комплексное решение для печати, которое позволяет вашим ИТ-специалистам сосредоточиться на других приоритетах, снижает затраты на печать, повышает производительность и в целом повышает эффективность вашей среды печати. Программы MPS даже снижают нагрузку на ваш ИТ-отдел и, следовательно, повышают его эффективность. Наконец, программы MPS — это партнерство, которое расширяет возможности бизнеса по более эффективному управлению средой печати. Узнайте больше о том, что MPS может сделать для вашего бизнеса, связавшись с представителем Marco.
Для ведения полиграфического бизнеса требуется несколько специализированных единиц оборудования, и его можно вести на дому, в магазине или в Интернете. Полиграфические предприятия могут быть специализированными и удовлетворять различные потребности. Типы полиграфического бизнеса включают печать виниловых вывесок, трафаретную печать футболок, печать визитных карточек, брошюр и документов, избирательных бюллетеней. Знайте, на каком типе печати вы хотите специализироваться, и спланируйте это соответствующим образом.
Тип системы печати
Возможно, самое важное вложение, которое вы можете сделать для своего полиграфического бизнеса, — это принтер. Тип печати, которую вы планируете выполнять, будет определять тип принтера, который вам нужен. Основные принтеры делятся на струйные, лазерные, трафаретные и офсетные. Если вы хотите печатать виниловые вывески, вам может понадобиться сверхширокий струйный принтер для вывесок и этикеток.
Если вы печатаете визитные карточки, возможно, лучше выбрать лазерный принтер, а офсетная машина снизит ваши расходы, если вы печатаете большой объем высококачественных документов. Трафаретный принтер необходим, если вы планируете печатать на тканях, например на рубашках.
Компьютерное и дизайнерское ПО
Для разработки печатных материалов для клиентов вам потребуется программное обеспечение для дизайна и компьютер, на котором оно может работать. Ваш выбор программного обеспечения и компьютера будет зависеть от типа печати, на которой вы собираетесь специализироваться. Ваши варианты могут варьироваться от простых настольных программ, подходящих для дизайна визитных карточек и документов, до высококлассных специализированных дизайнерских программ для рисования графики.< /p>
Какую бы программу вы ни выбрали, убедитесь, что ваш компьютер может работать с ней без сбоев. Также убедитесь, что он поставляется с большим разнообразием шрифтов. Клиенты могут быть придирчивы к своему шрифту, и вы можете потерять клиентов, если у вас будет ограниченный выбор.
Запасы и типография
Вам нужно что-то для печати, будь то печать документов, трафаретная печать на футболках, виниловые вывески, визитные карточки или любые другие предметы. У вас должно быть достаточно запасов и достаточно разнообразия, чтобы удовлетворить потребности клиентов.Например, если вы печатаете визитные карточки, у вас должно быть достаточно разнообразного картона, чтобы клиенты могли выбрать качество и текстуру, которые им нужны.
Оборудование для резки бумаги или винила
Вам понадобится система резки. Если вы печатаете визитные карточки, вам понадобится гидравлический резак или ручной резак для резки карточек. Если вы печатаете виниловые вывески, вам понадобится резак, который может вырезать буквы и графику из винила с клейкой основой.
Программное обеспечение для бухгалтерского учета
Вне зависимости от того, ведете ли вы бизнес из дома или из офиса, вам необходимо следить за своими продажами, отслеживать расходы и запасы, а также делать точные расценки. Для этого вам понадобится программа для бухгалтерского учета. Если вы решите работать через Интернет, вам следует выбрать программное обеспечение, которое можно интегрировать с веб-сайтом, что позволит вам принимать заказы онлайн.
Дэниэл Уокер – редактор, писатель и владелец ранчо из Техаса. С 1992 года он работал репортером и редактором ежедневной газеты. Он получил награды от Texas, Oklahoma and Kansas Press, APME и Фонда наследия Оклахомы. Он был редактором журналов "Coffeyville Journal", "Herald-Banner" и "Nowata Star". Уокер имеет степень бакалавра и аспирантуру по коммуникациям в Северо-восточном государственном университете.
Использование служб управления печатью становится все более популярной тенденцией среди компаний любого размера. Из-за большого количества распечаток, в которых нуждаются компании, их затраты на печать неуклонно растут, и у управления печатью есть несколько способов снизить эти затраты и сделать весь процесс более эффективным. Выбор лучшего для вашего бизнеса зависит от ряда факторов. Вот как упростить выбор лучшего поставщика услуг.
Стратегия печати
Компания, которую вы выберете для предоставления услуг по управлению печатью, должна предлагать множество услуг и быть готова настроить выбранный вами тарифный план. Лучшие компании по управлению печатью оценят, что конкретно нужно вашему бизнесу, а затем разработают план управления для удовлетворения этих потребностей. Благодаря гибким услугам вы можете лучше решать проблемы в офисе и создавать лучшую систему, более продуктивную и эффективную с точки зрения печати.
Оценка принтера
Прежде чем приступить к фактическому предоставлению услуг по управлению печатью, необходимо лично оценить все принтеры вашей компании. Некоторые из них могут быть упразднены, другие можно обновить, а третьи идеально подходят для помощи сотрудникам в рамках системы управления печатью. Используемые принтеры проверяются на наличие проблем и при необходимости проходят техническое обслуживание. Имея в своем парке хорошие и эффективные принтеры, сотрудники всегда знают, что когда они идут к принтеру и им нужны печатные копии, этот принтер работает и готов к печати.
Уход за оборудованием
Уход за физическими принтерами, а также за системой, которая их контролирует, должен предлагаться вашей компанией по управлению печатью. Часто работа по обслуживанию принтеров ложится на ИТ-отдел. Это дает им больше возможностей, когда ИТ-задач уже много. У него также есть люди, которые не обучены работе с этими конкретными принтерами, чтобы заботиться о них. Чтобы снять часть этой нагрузки с ИТ-персонала и позволить им вернуться к своей важной работе с компьютерной сетью, ваш поставщик услуг по управлению печатью должен заниматься такими вопросами, как мониторинг принтеров на наличие проблем и выполнение необходимых сеансов планового обслуживания.
Когда вы будете готовы снять часть бремени с собственного персонала и повысить эффективность компании, свяжитесь с нами сегодня по поводу управляемых услуг печати.
Читайте также: