Как работает многофункциональный сканер?

Обновлено: 20.11.2024

Принятие решений на основе данных стимулирует рост и инновации во всех отраслях. Но по мере того, как компании массово подхватывают эту тенденцию, многие обнаруживают скрытый недостаток в своей работе: офисное оборудование.

Управление на основе данных работает только тогда, когда вы можете передавать данные нужным людям в нужное время в нужном формате. Часто эти данные являются цифровыми, и ими можно легко делиться и анализировать. Иногда данные находятся на бумаге, и их необходимо преобразовать в цифровой формат для принятия решений.

Неразбериха по поводу различий между сканерами и многофункциональными принтерами (МФУ), также известными как многофункциональные устройства или периферийные устройства, часто лежит в основе проблем компаний, связанных с технологиями и обменом данными. Вот что вам нужно знать, чтобы правильно выбрать оборудование для вашего бизнеса.

Разница между МФУ и сканерами

На первый взгляд среднее МФУ и сканер выглядят очень похоже. У каждого есть слот для подачи бумаги в машину и набор элементов управления для выбора способа обработки документов. Оба создают дубликаты документов, которые вы вставляете.

Критическое различие заключается в типе дубликатов, которые создает каждое устройство.

Многофункциональный принтер или МФУ — это часть офисного оборудования, которое сканирует, копирует, печатает, отправляет по электронной почте и факсу документы. Если для вас это звучит как копировальный аппарат, вы не одиноки — многие МФУ называются копировальными аппаратами из-за основной функции, для которой они используются. Основное различие между МФУ и копировальными аппаратами заключается в том, что МФУ разрабатываются с учетом множества задач.

Сканеры

Сканеры переводят бумажный документ в стандартный, удобный для пользователя цифровой формат. Затем эти цифровые файлы могут:

Сохраняться на централизованном файловом сервере для легкого доступа всех сторон

Сохраняться непосредственно на устройстве с поддержкой Wi-Fi

Отправить на печать, если вам нужны дубликаты печатных копий

Сканеры, как правило, создают изображения более высокого качества, чем принтеры, и, поскольку файлы можно сканировать непосредственно на принтер, являются отличным дополнением к МФУ.

Сканеры идеально подходят для:

Создание и сохранение цифровых резервных копий важных документов

Быстрый и эффективный обмен цифровыми файлами и ведение записей

Компании, стремящиеся снизить выбросы углекислого газа и отказаться от использования бумаги в офисе

Сканеры Kodak Alaris, оснащенные технологией Smart Touch, гарантируют, что пользователи каждый раз будут получать отсканированные изображения самого высокого качества. Они также экономят время и деньги пользователей, предоставляя им возможность сразу же сохранять файлы в предпочитаемых форматах прямо в конечный пункт назначения.

Сканеры и МФУ: что лучше?

Многие компании считают, что им необходимо многофункциональное устройство, объединяющее сканер, копировальный аппарат и принтер. Чего большинство не знает, так это того, что эти устройства на самом деле менее эффективны, чем сканер хорошего качества с правильным программным обеспечением.

Например, сканер Kodak Alaris с технологией Smart Touch может отсканировать стандартный документ за 17 секунд. Полученный файл имеет размер 0,7 МБ.

МФУ с функциями сканера и копира могут работать в четыре раза дольше, а итоговый файл может быть в четыре раза больше.

Это делает компании, использующие МФУ, как минимум на 75 % менее эффективными, чем компании, использующие только сканеры!

МФУ также подвержены застреванию бумаги, и им не хватает инновационных специализированных функций сканеров, таких как оптическое распознавание символов, для универсальности.

Подробнее

Узнайте больше о том, как сканер с поддержкой Smart Touch может заменить ваш существующий сканер и установку МФУ, сэкономив ваше время и деньги уже сегодня. Ознакомьтесь с решениями, предлагаемыми сканерами Kodak Alaris, или свяжитесь с нами для индивидуальной поддержки.

Отчасти это вина производителей и дилеров, таких как мы, которые привыкли работать в отрасли, изобилующей аббревиатурами, и на протяжении многих лет просто принимали понимание от наших клиентов, не имея до конца ясного представления о том, что мы делаем. обсуждают. Но это не то, чему вас учили бы в школе, а такие термины, как «копировальный аппарат» и «МФУ», настолько взаимозаменяемы в повседневном офисном языке, что для большинства людей они кажутся одним и тем же. еще хуже то, как часто люди неправильно называют эти устройства «принтерами»… *удушье*!

Но не бойтесь. Если у вас есть пять свободных минут для чтения, Reliable с удовольствием проведет для вас вводный урок по терминологии управления документами. Разумеется, бесплатно:

Типичное МФУ представляет собой комбинацию следующих функций: электронная почта, принтер, сканер, копировальный аппарат, факсимильный аппарат

Первая печать

Вы можете думать о «МФУ» как о продукте, который стал кульминацией множества взаимозависимых технологий, изобретенных в разное время за последнее столетие. телефон, компьютер и сенсорный экран. Точно так же, как стационарный телефон был первой базовой частью смартфона, принтер был основной функцией МФУ, которое предстояло изобрести. Печать имеет очень долгую историю, уходящую в глубь веков, и мы здесь не для того, чтобы говорить о прессе Гутенберга. Что касается нашего сегодняшнего обсуждения, то первый электрографический или «ксерографический» принтер был запатентован Честером Карлсоном в 1942 году. Первоначально не успешная с финансовой точки зрения, эта технология сухой печати сегодня является основой всех офисных печатающих устройств. Сегодня мы больше не будем тратить время на принтер, потому что вы можете больше узнать об истории ксерографии (да, того Xerox) здесь.

Другие названия многофункциональных принтеров (МФУ)

    • Многофункциональное устройство (МФУ)
    • Многофункциональный копировальный аппарат (MFC)
    • Многофункциональное периферийное устройство (МФУ)
    • Многофункциональный продукт (МФУ)
    • Многофункциональное устройство (тип МФУ)
    • «Копир» (неверно)
    • «Принтер» (неверно)

    Ксерокс

    Дебютировав в 1959 году, Xerox 914 произвел революцию на рабочем месте. При весе более 650 фунтов он имел скорость печати 7 страниц в минуту (страниц в минуту), и из-за его склонности к возгоранию при интенсивном использовании Xerox предоставила «комплект для устранения пригорания» (небольшой огнетушитель) с каждое устройство.

    Первым коммерчески жизнеспособным копировальным аппаратом был Xerox–914. Изобретен Xerox на основе патента Честера Карлсона на технологию сухой печати. По сегодняшним меркам он был большим и грубым, но культовый Xerox 914 произвел революцию на рабочем месте. Это позволяло одному оператору поместить оригинал документа на лист стекла, нажать кнопку и получить копию указанного документа на обычной бумаге. Так родился офисный копировальный аппарат. Важно помнить, что копировальный аппарат и принтер — это два разных устройства: фотокопир копирует и принтер, печатает. Достаточно просто.

    В современном офисном языке слово "копир" используется для обозначения почти любого печатающего устройства, которое может копировать, печатать, сканировать и т. д. Однако в самом строгом смысле термин копировальный аппарат определяется только его способность делать ксерографические копии. Многофункциональность современных МФУ была еще впереди.

    Сканирование и оптическое распознавание символов (OCR)

    Возможность брать изображения текста из физического документа и преобразовывать их в удобную для просмотра электронную информацию называется технологией оптического распознавания символов (OCR) . Технологии OCR сильно изменились за прошедшие годы, но основная цель всегда была одной и той же: возможность преобразовывать информацию в физическом документе в машинно-кодированный текст (также известные как компьютерные языки). Без технологии OCR оцифровка рабочего места и преобразование бумажной документации в цифровые файлы могли бы никогда не произойти.

    Программное обеспечение OCR стремится идентифицировать элементы, которые оно видит в отсканированном текстовом документе или изображении, сравнивая изображения с базой данных сохраненных символов программного обеспечения.

    Планшетный сканер был изобретен Рэем Курцвейлом одновременно с OCR

    Самые ранние сканеры должны были быть обучены распознавать изображения каждого отдельного символа алфавита и быть способны понимать только несколько типов шрифтов для этих символов. Сканер с технологией оптического распознавания символов, способный считывать все шрифты и даже рукописные документы, был впервые разработан (наряду с планшетным сканером, символом современной технологии) в начале 1970-х годов Рэем Курцвейлом. для запуска приложений, которые позволят слепым читать или слушать физические книги без шрифта Брайля.

    Сегодняшняя технология OCR является краеугольным камнем функциональности МФУ и расширяет возможности его операционной системы и программного обеспечения. Например, устройства Xerox под управлением ОС Versalink полностью способны переводить и передавать информацию на различных компьютерных языках (PDL).Многие современные более совершенные устройства способны даже сканировать физические документы и преобразовывать их непосредственно в Microsoft Office Suite и другие распространенные удобные для пользователя редактируемые типы файлов. Например, модели Sharp Advanced-Series.

    МФУ

    Многофункциональные принтеры или МФУ в своей основе основаны на ксерографической технологии фотокопировальных устройств, но с дополнительными функциями печати, сканирования, отправки факсов и т. д. Действительно, многофункциональность МФУ растет с каждым днем, и это является одной из основных причин, по которой сегодня они стали доминирующим типом офисной машины для большинства малых предприятий. МФУ предоставляют широкие возможности управления документами, занимая при этом относительно мало места на рабочем месте — размером примерно со стандартный копировальный аппарат, а в некоторых случаях даже меньше.

    Многофункциональный "Офис"

    Самым популярным сегментом многофункциональных устройств являются офисные МФУ среднего размера. Офисные МФУ представляют собой отдельно стоящие консоли (есть как черно-белые, так и цветные варианты) и предназначены для использования в качестве центральной офисной системы на рабочем месте. Обычно они способны производить отпечатки размером с бухгалтерскую книгу, а некоторые даже большего размера. Примером одного из таких устройств может быть цветное многофункциональное устройство Sharp MX-3071 Advanced-Series. Устройства этого класса обычно легко настраиваются с помощью различных вариантов финишной обработки сшивания, перфорации и изготовления буклетов. Также доступно множество обновлений программного обеспечения, таких как комплекты расширения Sharp OCR, которые сделают ваше устройство способным сканировать физические документы непосредственно в форматы файлов Microsoft Office.

    Показано офисное МФУ Sharp MX-3071 Advanced Series со встроенным финишером (слева) и тумбой (справа)

    Возможность факса является обычной, но не обязательно стандартной для большинства моделей. Хотя сегодня факс используется не так часто, как в прошлом, в некоторых отраслях по-прежнему высоко ценится его функциональность. Например, в сфере здравоохранения, где он по-прежнему широко используется в качестве средства выбора для безопасной передачи PPI пациентов, защищенных HIPAA. Если вам интересно, просмотрите наш каталог вертикальных рынков, чтобы узнать, какие конкретные конфигурации МФУ необходимы или предпочтительны в вашей отрасли.

    Принтер "Все в одном"

    Xerox Versalink C605/XL — одно из новейших МФУ "все в одном" с функциями послепечатной обработки.

    Принтеры «все в одном» и копировальные устройства «все в одном» — это названия, которые относятся к одному и тому же типу многофункциональных настольных устройств. Короче говоря, принтеры «все в одном» — это МФУ размером с настольный компьютер. Эти устройства предназначены для использования дома или в небольшом офисе и ориентированы на функции копирования/печати/сканирования. Они могут печатать исключительно на бумаге формата «legal» 8,5 x 11 и традиционно не имеют дополнительных возможностей финишной обработки (некоторые новые модели, такие как C605/XL, недавно представили финишную обработку в этом классе). Первые принтеры «все в одном» не были совместимы с сетью и требовали подключения через USB. Однако некоторые новые МФУ, такие как Xerox Versalink C405DNM (который также имеет стандартную функцию факса), поддерживают полностью беспроводную связь.

    Заглядывая вперед

    Надеюсь, этот блог помог вам лучше понять историю и терминологию многофункциональных принтеров. За последние полвека развития МФУ стали экспоненциально более способными взаимодействовать с другими устройствами на цифровом рабочем месте. Теперь они могут похвастаться вычислительной мощностью, позволяющей размещать не только их компьютерные интерфейсы с сенсорным экраном, но и целые программные системы, способные размещать сложные собственные и неродные приложения. На заре нового десятилетия МФУ добавили в свой функциональный репертуар возможности ПК. Эксперты отрасли все чаще рассматривают технологию оптического распознавания текста как технологию, которая станет основой революции Smart Office/Factory «Industry 4.0». Революция, которая только ускорилась из-за пандемии COVID-19. Применительно к прогнозируемому «Умному офису» или «Умной фабрике» ближайшего будущего мы можем ожидать мир, в котором почти каждое электронное устройство в офисе или на складе будет напрямую взаимодействовать друг с другом в среде IoT, имея полный доступ к информации друг друга. данные при необходимости. Возможно, еще более захватывающей идеей для рассмотрения является влияние возможностей OCR в сочетании с недавними инновациями в области цены и практичности в аддитивном производстве (3D-печать) для такой тяжелой отрасли производства деталей и ремонта, как наша. Но эти идеи немного выходят за рамки этой статьи и, возможно, вашего дружелюбного местного продавца копировальных аппаратов здесь тоже 😊 !

    Функция сканирования, присутствующая на различных профессиональных и офисных принтерах, представляет собой функцию, которая оцифровывает распечатанные документы и изображения и отправляет файлы на ваш компьютер или выводит дубликаты элементов через принтер. К принтерам со встроенными компонентами сканирования относятся многофункциональные, струйные и лазерные принтеры. Некоторые МФУ также включают компоненты факса, которые позволяют отправлять отсканированные файлы третьим лицам.

    Физические характеристики

    Компонент сканирования находится в верхней части принтера и неподвижен. Компонент содержит крышку, стеклянную поверхность, на которую помещаются предметы для сканирования, и лазер, перемещающийся под предметом на стекле. Компонент сканирования работает так же, как автономный планшетный сканер, но компонент физически подключен к принтеру.

    Цифровые характеристики

    Компонент сканирования принтера управляется драйвером устройства принтера и приложением печати. Программное обеспечение устанавливается с помощью мастера установки, который проведет вас через подключение принтера к компьютеру и установку драйвера устройства, протокола TWAIN, который позволяет компоненту сканирования обмениваться данными с вашим компьютером, прикладной программы принтера и любых дополнительных файлов редактирования/печати. Вы также можете использовать сторонние приложения сканера, а также приложения для обработки графики с принтерами, содержащими компоненты сканирования; такие приложения включают PaperScan, Scanitto Lite и PaperPort.

    Другое использование

    Помимо возможности сканировать документы на компьютер и отправлять факсы получателям, компонент сканирования на принтере также позволяет принтеру работать как автономное копировальное устройство для копирования фотографий, писем, контрактов, чеков или документов. другой документ. Опция копирования не требует вашего компьютера, а также не требует загрузки и установки драйвера устройства или любой другой утилиты.

    Доступность

    Принтеры, содержащие компоненты сканирования, можно приобрести непосредственно у производителей принтеров, включая HP, Canon, Epson, Ricoh и Samsung. Их также можно приобрести в магазинах компьютеров, электроники, канцелярских товаров и в розничных магазинах, а также в интернет-магазинах. Принтеры «все в одном» также известны как многофункциональные принтеры; не все многофункциональные принтеры поддерживают отправку и получение факсов.

    Сьюзан Уорд писала о малом бизнесе для The Balance Small Business в течение 18 лет. Она руководила консалтинговой фирмой в области ИТ, а также разработала и провела курсы по продвижению малого бизнеса.

    Многофункциональные принтеры (МФУ) стали невероятно популярными среди малых и домашних предприятий, и это неудивительно; МФУ может сэкономить место, снизить затраты на электроэнергию и повысить производительность за счет интеграции традиционных офисных функций печати, отправки факсов, сканирования и копирования в одном устройстве. Цены на МФУ (также известные как МФУ) продолжают снижаться, а их функции улучшаются.

    Нужен ли вашему бизнесу многофункциональный принтер?

    Многофункциональный принтер — это, по сути, принтер с дополнительными возможностями сканирования/копирования и факсимильной связи. Обычно производитель принтеров продает как базовый принтер, так и многофункциональное устройство, основанное на одном и том же механизме печати. Даже если вам не нужно регулярно отправлять факсы, сканировать или копировать, наличие МФУ дает вам возможность делать это по мере необходимости.

    Если в вашем бизнесе нет необходимости в сканировании, копировании и отправке факсов, покупка устройства «только принтер» может быть дешевле и может быть проще в эксплуатации, поскольку МФУ обычно поставляются с устройствами подачи документов (увеличивая размер и вес), более сложные панели управления и дополнительное программное обеспечение для отправки факсов, сканирования и т. д.

    Выбор типа принтера

    Если печать является основным предназначением МФУ, важно, чтобы ваши потребности соответствовали возможностям принтера. Более дорогие модели обычно предназначены для более высокой скорости печати и интенсивного использования.

    К счастью, существует широкий выбор МФУ, основанных как на струйных, так и на лазерных принтерах. Есть даже МФУ, которые превосходно печатают цветные фотографии.

    Требуется ли факсимильная связь?

    Некоторые МФУ больше не оснащены факс-модемами, что подходит для компаний, которым не нужно обмениваться факсами с клиентами или поставщиками. Факс по-прежнему удобен для отправки/получения документов, требующих подписи, но для настройки собственной службы факса требуется подключение к телефонной линии. Обычная телефонная линия может использоваться совместно с факсимильным аппаратом, если не возникает проблем с занятостью телефонной линии при отправке/получении факсов. В противном случае потребуется отдельная телефонная линия.

    Если вам нужна функция факса, но вы не хотите хлопот и затрат на настройку собственного факса, существует несколько онлайн-сервисов, позволяющих отправлять и получать факсы по электронной почте, через Интернет или через смартфон.

    Сканирование

    Большинство МФУ поставляются со сканером с низким или средним разрешением, предназначенным для сканирования документов. Если вам требуется сканирование фотографий или других слайдов или негативов в высоком разрешении, вам понадобится либо отдельный автономный сканер, либо МФУ, специализирующееся на сканировании/печати фотографий, например линейка МФУ Canon Pixma.

    Автоподатчики документов

    Если вы собираетесь отправлять факсы, сканировать или копировать большие документы, убедитесь, что выбранное вами МФУ оснащено устройством автоматической подачи документов (АПД) с достаточной емкостью листов. Как правило, менее дорогие МФУ имеют АПД меньшего размера на 20–30 листов, тогда как более дорогие модели могут вмещать 50 и более листов.

    Автоматическая двусторонняя печать (двусторонняя печать/сканирование/копирование/факс)

    Вполне вероятно, что в какой-то момент вам понадобится сканировать, отправлять по факсу или печатать двусторонние документы. Если на вашем МФУ нет автоматической двусторонней печати и вы хотите печатать на обеих сторонах страницы, вам потребуется напечатать нечетные страницы документа, взять распечатанные страницы, перевернуть их, вернуть во входной лоток и распечатать. четные страницы. Это утомительно и подвержено ошибкам, поэтому считайте автоматическую двустороннюю печать очень желательной функцией, особенно если учесть, что это уже не такой дорогой вариант, как раньше.

    Связь

    Что касается подключения к МФУ, чем больше вариантов, тем лучше. Помимо стандартного USB-разъема, если вы хотите подключить МФУ к сети, вам потребуется проводной (Ethernet) или беспроводной (Wi-Fi) порт (для печати с мобильных устройств).

    Большинство МФУ с подключением к сети Wi-Fi поддерживают стандартные отраслевые протоколы беспроводной связи, такие как Apple AirPrint, Google Cloud Print или NFC (что позволяет подключить смартфон или планшет с поддержкой NFC к МФУ и автоматически подключить его).

    Читайте также: