Выберите правильное имя файла

Обновлено: 21.11.2024

Присвоение имени файлам — важный первый шаг для тех, кто только начинает оцифровывать файлы. В этом документе рассматривается планирование и использование эффективной системы именования файлов при управлении цифровыми файлами. В этом документе освещаются преимущества использования соглашения 8.3 и рассматриваются некоторые варианты именования производных, суррогатных файлов.

' Имена файлов 8.3 содержат не более восьми символов, за которыми может следовать точка . и расширение имени файла, обычно состоящее из трех символов.'

Введение
Когда вы снимаете свой первый цифровой файл, вам нужно решить, как и как его назвать. Именование файлов — это вопрос, который следует учитывать с самого начала проекта оцифровки, а установленная вами система именования файлов должна быть описана в спецификациях проекта.

Присвоение имен файлам, подходящим для вашего проекта, может показаться очевидным, особенно если коллекция небольшая или если каждому файлу должен быть присвоен порядковый номер, но при принятии решения о том, как именовать или нумеровать файлы в любом цифровая коллекция. Полезная система именования файлов не только обеспечит согласованность, но и станет неотъемлемой частью процесса поиска.

Для небольших коллекций именование файлов может включать только присвоение каждому документу порядкового номера или описательного имени. Однако, какими бы простыми ни казались выбранные имена файлов, есть несколько полезных советов, о которых следует помнить, прежде чем углубляться в них.

Стандарты именования файлов
Операционные системы Microsoft Windows (95 и более поздних версий) и Apple Macintosh теперь позволяют использовать длинные имена файлов. Однако, если файл должен быть действительно совместимым между платформами, он должен быть назван в соответствии с соглашением 8.3, которое ограничивает имена восемью символами, за которыми следует трехсимвольное расширение (например, 12345678.txt). Это особенно важно при записи файлов на CD-R или DVD-R, поскольку стандарт именования файлов ISO 9660 использует 8.3 для обеспечения совместимости на всех платформах.

Имена файлов не должны содержать знаков препинания. Это связано с тем, что некоторые символы, такие как \ / : * ? " | зарезервированы для использования самой операционной системой. Следует избегать пробелов или заменять их дефисами или символами подчеркивания, особенно в файлах, предназначенных для Интернета.

Описательные имена файлов
Имена файлов можно четко разделить на «описательные» и «неописательные». Описательное имя файла состоит из слов, аббревиатур или цифр, которые имеют какое-то отношение к содержимому, имени или инвентарному номеру самого актива; тогда как неописательное имя файла, скорее всего, будет состоять из цифр или комбинации цифр и символов, которые не имеют существенного «человеческого» значения.

Описательные системы именования файлов, как правило, подходят для небольших коллекций, где пользователям легко визуально просматривать набор папок и файлов с описательными именами. Например, коллекцию из 20 000 киноафиш можно разделить сначала по десятилетиям (получив набор папок с названиями 1920, 1930, 1940 и т. д.), а затем по начальной букве названия фильма (папки a, b, c и т. д.). ), за которым следует уникальный номер (001, 002 и т. д.). Таким образом, имя файла для постера «Унесённых ветром» может быть таким: 1930g001.tif.

Диаграмма 1. Описательное имя файла в структуре папок

‌

Этот конкретный пример также подчеркивает потенциальную проблему или, скорее, подчеркивает необходимость надлежащего планирования: выбирая 001, 002, 003 и т. д., а не 1, 2, 3, или 01, 02, 03 и т. д. Используемая здесь система позволяет использовать до 1 000 отдельных имен файлов (000–999) в каждом разделе, но что происходит? если за одно десятилетие более тысячи названий фильмов начинаются на одну и ту же букву?

Конечно, есть много возможных решений, но это показывает, что нужно серьезно подумать над структурой имени файла — было бы достаточно просто добавить лишний ноль (1930g0001.tif< /em>), но это превысит рекомендованный лимит в восемь символов. При тщательном планировании описательные имена файлов 8.3 могут содержать достаточно информации, чтобы дать некоторое представление о содержимом файла. 1930vf01.tif (папка vf для фильмов режиссера Виктора Флеминга) или 1939gwtw.tif (сокращенные названия фильмов, одна папка в год) или< em>39mgm-01.tif (количество фильмов производства MGM в год).

Однако это обнажает одну из проблем описательного именования: может быть очень сложно создать осмысленное описательное имя, состоящее из восьми символов. Странные комбинации букв и цифр могут иметь какое-то значение для тех, кто их создал, но если это значение неясно другим и для его понимания требуется ключ, тогда весь смысл описательных имен файлов теряется.

Еще один вариант – сохранить ту же структуру папок и просто назвать каждый файл 001.tif, 002.tif и т. д. (или 00000001.tif , чтобы разрешить использование большего количества имен файлов). Это может быть подходящим способом организовать коллекцию книг, называя каждый файл по номеру страницы. Такая система может работать хорошо, но требует описательной структуры папок, на которую можно положиться при идентификации отдельных файлов, поскольку многие имена файлов не будут уникальными (например, файлы из нескольких разных папок будут называться 001.tif< /em>).

Диаграмма 2. Именование каждого файла после номера страницы

Имена файлов в такой системе явно не описательные сами по себе, а сделаны таковыми из-за их места в структуре папок.

Альтернативой может быть присвоение описательных имен файлам, которые являются уникальными. Это помогло бы идентифицировать содержимое файлов, даже если они были удалены из системы папок. Недостаток здесь, как и в любой описательной системе, заключается в том, что каждое имя файла необходимо присваивать вручную, что увеличивает вероятность ошибок или присвоения одного и того же имени более чем одному файлу.

Диаграмма 3. Присвоение каждому файлу уникального имени

Неописательные имена файлов
Неописательные имена файлов больше подходят для больших коллекций или тех, кто использует более сложную систему управления цифровыми активами (DAMS). DAMS обычно создает файлы внутри, а затем автоматически генерирует уникальные имена файлов. Они могут быть сгенерированы случайным образом или могут быть последовательно присвоенными номерами. В любом случае, после завершения оцифровки каждый файл в коллекции будет иметь бессмысленный номер в качестве имени файла, но каждый файл будет гарантированно уникальным.

Очевидно, что система, использующая такие имена файлов, не принесет много пользы с точки зрения поиска и поиска, если не существует DAMS для связи чисел с их метаданными индексации. Это одна из причин, по которой неописательные имена файлов подходят для больших коллекций — коллекция, которая слишком велика, чтобы ее можно было просматривать каким-либо разумным образом, полагается на базу данных для поиска файлов, что делает ненужными описательные имена файлов.

Чем больше коллекция, тем выше вероятность ошибок (неправильных или повторяющихся имен файлов), поэтому часто считается, что простая и надежная система последовательной нумерации является лучшим способом обеспечения уникальности каждого имени файла. Использование стандарта именования 8.3 по-прежнему позволяет использовать до 99 999 999 уникальных имен файлов, и если некоторые числа заменить буквами, эта система сможет охватить практически любой размер коллекции.

В отличие от описательных имен файлов, которые помогают идентифицировать файлы независимо от их базы данных, система последовательной нумерации позволяет идентифицировать файлы только по метаданным в базе данных, в которой они хранятся. Таким образом, защита DAMS так же важна для стратегии сохранения цифровых данных, как и защита самих цифровых объектов — без DAMS файлы со случайными именами могут оказаться бесполезными.

Суррогатные файлы
Система именования также должна учитывать создание суррогатных файлов — файлов, созданных из архива для доставки (например, для Интернета или печати). Для коллекции неподвижных изображений типичный «пакет изображений» для доставки в Интернет может состоять из нескольких файлов JPEG разного размера: миниатюра, эталонное изображение, полноэкранное изображение и полноразмерный файл JPEG, созданные из исходного эталонного файла TIFF.

Если файлы основного архива используют структуру именования 8.3, для суррогатных файлов это не так важно: в конце концов, они являются производными от основного архива, где сохранение действительно важно. При необходимости для файлов доставки можно использовать более длинные имена файлов.

На примере файла 1930g001.tif можно добавить суффиксы для каждого размера файла JPEG, например. -tn для эскиза; -рф для справки; -sc для полноэкранного режима; -fs для полного размера.

Диаграмма 4. Суррогатные файлы с уникальными именами

Другой вариант, при котором файлы сохранялись бы в версии 8.3, – это создание ряда папок для каждого размера и использование в каждой из них одного и того же имени файла:

Диаграмма 5. Суррогатные файлы, упорядоченные по размеру файла

‌Как упоминалось ранее, после удаления из структуры папок файлы с одинаковыми именами могут вызвать проблемы. Однако в этом случае каждый файл относится к версии одного и того же цифрового объекта, и достаточно легко определить, что есть что, только по размеру файла.

Не существует действительно правильного или неправильного ответа на вопрос о суррогатном именовании файлов: некоторые проекты могут решить, что наличие уникальных идентификаторов важнее восьмисимвольного имени. Конечно, нет никаких причин, по которым суррогатные имена файлов не могут быть одновременно уникальными и в пределах 8.3: либо путем сокращения исходного основного имени файла и добавления соответствующего суффикса (например, 39g001tn.jpg), либо путем создания случайных имен файлов для каждый суррогат. Пока они могут быть связаны с исходным мастер-файлом (т. е. с использованием метаданных в DAMS), фактическое имя файла для суррогатных изображений не обязательно должно быть описательным.

В файлах, создаваемых для доставки в Интернете, не следует использовать символы верхнего регистра, поскольку некоторые операционные системы, такие как Unix, чувствительны к регистру. Также следует избегать пробелов, так как некоторые веб-браузеры «выбрасывают» все после пробела.

Когда приходит время отправлять резюме, убедитесь, что каждая часть процесса отражает то, кем вы являетесь как профессионал. Иногда это означает обратить внимание на имя файла и тип вашего резюме. Это то, что легко упустить из виду, но может изменить ситуацию. В этой статье мы обсудим важность имени файла вашего резюме, а также то, как выбрать имя и тип файла резюме, прежде чем подать заявку на следующую вакансию.

Почему важно имя файла резюме?

Имя файла резюме – это первое, что отличает ваше резюме от остальных при приеме на работу. Соблюдение соглашений об именах файлов резюме облегчает работодателям поиск и понимание того, к какому файлу они обращаются. Если имена файлов резюме будут краткими и легко читаемыми, это также принесет пользу соискателю.

Большинство рекрутеров и специалистов по поиску талантов не тратят много времени на просмотр резюме. Это может быть всего лишь вопрос секунд, от которых зависит, будет ли выбрано ваше резюме для собеседования или нет. Усовершенствованное имя файла резюме — это один из способов выделить ваше резюме, например, в базе данных, где хранятся резюме компании, или на веб-платформе, такой как Indeed.

Наличие правильного имени файла резюме сделает ваше резюме более доступным для поиска на веб-сайтах вакансий и в почтовых ящиках, поэтому, если кто-то ищет ваше резюме, он с большей вероятностью найдет его. Если это кратко и по существу, занятому рекрутеру будет легче усвоить его с первого взгляда. Название файла резюме — это один из способов убедиться, что вы используете каждую возможность произвести хорошее впечатление и быть конкурентоспособными.

Как выбрать имя файла резюме

Следуйте этим советам, чтобы выбрать имя файла резюме, которое будет замечено:

Говорите кратко и по делу.

Применить правила соглашения об именах файлов.

Используйте слово "резюме" в имени файла.

Исключить номера версий.

Используйте свое имя

Первое соглашение, которое вы хотите соблюдать, – это использовать свое имя в имени файла. Если вы укажете свое имя и особенно фамилию где-нибудь в имени файла (обычно в начале), ваше резюме станет более заметным для потенциальных работодателей.

Когда они откроют файл, они будут знать, кто кандидат и чего ожидать, что полезно в эпоху, когда люди во всех отраслях должны быть осторожны в отношении того, какие файлы они открывают.

Говорите кратко и по делу

Как правило, вы хотите, чтобы полное имя файла, включая расширения файлов и пробелы, не превышало 24 символов. Это означает использование короткого, узнаваемого имени файла. Создайте имя файла, которое включает наиболее важную информацию в минимально возможном объеме. Это поможет людям быстро найти и понять, что они ищут, что повысит ваши шансы как кандидата.

Применить правила соглашения об именах файлов

При создании имени файла резюме необходимо соблюдать определенные правила в отношении имен файлов. Это связано с тем, что некоторые символы нельзя использовать в именах файлов, например косую черту или символы больше или меньше. Понимание этих соглашений упростит процесс присвоения имен.

Используйте слово «резюме» в имени файла

Кроме того, важно использовать слово "возобновление" в имени файла, потому что это сообщает читателю, какое содержание он может ожидать от вашего файла. Это также может отличить ваш файл от других файлов, которые вам могут понадобиться для отправки, таких как рекомендации, сопроводительное письмо, рекомендательное письмо, оценки или любое количество документов для предварительного отбора. Это также отличает вас от других соискателей, позволяя легко стать более востребованным кандидатом.

Исключить номера версий

Вам следует избегать использования цифр, указывающих, какую версию вашего резюме кто-то просматривает.Как соискатель, вы хотите, чтобы ваше резюме рассматривалось как единый связный документ вашей истории работы. Вы можете избежать намеков на несколько версий, исключив номера версий.

Пример имени файла резюме в правильном формате может выглядеть примерно так:

Бренда _ Мерфи _ Resume.docx или Остин Штадт _ Resume.pdf

В некоторых случаях предпочтительнее использовать дефисы вместо символа подчеркивания:

Brenda-Murphy-Resume.docx или AustinStaadt-Resume.pdf

Как выбрать тип файла для резюме

Выберите тип файла для своего резюме, выполнив следующие действия:

Прочитайте информацию от потенциального работодателя для получения инструкций. Первое, что вы хотите проверить, это ваш потенциальный работодатель. Возможно, они дали вам инструкции по типам файлов, поэтому сначала проверьте их веб-сайт, список вакансий или переписку по электронной почте.

Ищите спецификации на онлайн-порталах резюме, если вы используете онлайн-портал компании для загрузки своего резюме, чтобы подать заявку на работу.

Сохранить как документ Word или PDF. Чаще всего документ Word или PDF будет лучшим форматом файла для отправки по электронной почте или загрузки резюме. Вы можете сохранить свое резюме как один из этих файлов, как обычно.

Советы по файлу резюме

Вот несколько советов по выбору лучшего имени файла для вашего резюме:

Говорите ясно, но не неразборчиво. Использование такого имени файла, как резюме.doc, может привести к тому, что вы потеряетесь в море других соискателей. Убедитесь, что когда вы говорите кратко и ясно, вы избегаете излишней простоты. Всегда добавляйте свое имя к имени файла.

Создайте папку для компонентов резюме. Если у вас нет папки для резюме, создайте ее. Это позволяет хранить все версии резюме и компонентов в одном месте для более удобного доступа.

Используйте единый стиль для резюме и сопроводительного письма. Брендинг важен. Используйте это как возможность брендировать свои документы, создав единый вид, который вы можете применить к резюме, сопроводительному письму и визитным карточкам или любым другим предметам, которые вы приносите на собеседование.

Проверьте все. Прежде чем отправлять резюме, тщательно его проверьте. Кроме того, проверьте имя файла на наличие опечаток.

Хорошим именем файла является такое, которое позволяет не только его создателю, но и любому другому сотруднику учреждения определить его содержание и контекст и принять решение о его релевантности, не открывая сам файл.

Для этого имя файла должно быть:

  • Цель
  • Значимый
  • Кратко
  • Стандартизировано.

Качества хорошего имени файла

Цель

Когда вы используете субъективные термины, то, что имеет смысл для вас, может быть гораздо менее понятно другим, особенно если они не знакомы с вашей работой.

Примеры

  • Плохая практика — "Текущий график команды"
  • Передовой опыт — "Схема организации ИТ-услуг, 2012 год"

Значимый

Аббревиатуры и личные сокращения вряд ли будут понятны другим и могут быть открыты для неправильного толкования, особенно если другие используют ту же аббревиатуру в другом контексте.

Примеры

  • Недопустимая практика – "AcBd mins 0411".
  • Передовая практика – «Протокол 18 апреля 2011 г.»

Кратко

Длинные и бессвязные имена файлов могут привести к потере важной информации среди тривиальной информации. Это также может затруднить быстрое сканирование длинных списков файлов другими пользователями в поисках нужного файла.

Часто такая информация, как имя автора, захватывается в качестве метаданных приложением, используемым для создания информации, и нет необходимости ее дублировать.

Примеры

  • Плохая практика: "Отчет о поездке и другие мысли, касающиеся управления записями, сделанные Стивом Бейли на конференции Jisc в Бирмингеме"
  • Передовой опыт — «Отчет о поездке на конференцию Jisc за 2012 03 13 года»

Стандартный

Согласие и соблюдение стандартов является ключом к тому, чтобы имена ваших файлов были максимально понятны. Без стандартов вы не знаете, является ли 0307 датой в марте или июле, или месяцем в 2003 или 2007 году, или является ли SMT командой высшего руководства или школой медиа и технологий. Невозможно сказать вам, каким стандартам должно следовать ваше учреждение.

Тем не менее, можно перечислить типы вещей, которые вам, возможно, следует учитывать. В некоторых случаях они должны определять формат, в котором они должны быть выражены (т. е. все даты должны быть ГГГГММДД). В других случаях это может быть список утвержденных терминов, которые можно использовать в каждой области:

Какое имя файла лучше всего использовать для вашего резюме или CV-документа, когда вы сохраняете его для подачи заявки на работу? Когда вы сохраняете свое резюме, важно выбрать имя файла для вашего резюме, которое включает ваше собственное имя.

Когда вы подаете заявление о приеме на работу, менеджеры по найму будут знать, чье это резюме, и им будет проще отслеживать ваше заявление о приеме на работу и делиться им с коллегами, участвующими в процессе найма.

Почему имя файла вашего документа важно

Если вы отправляете свое резюме работодателю по электронной почте, название документа будет первым, что он увидит. Как только работодатель открывает документ, первое, на что он смотрит, это заголовок. Таким образом, заголовок и название документа имеют решающее значение для повторного взгляда на ваше резюме.

Как выбрать имя файла резюме

Не называйте свое резюме resume.doc. Его невозможно будет отличить от всех других резюме с таким же именем файла.

Вместо этого укажите свое имя в имени файла. Работодатель сразу узнает, чье это резюме: например, johndoeresume.doc или JohnDoeResume.docx. Назовите свое сопроводительное письмо так же, например, johndoecoverletter.doc или JohnDoeCoverLetter.docx.

Варианты сохранения резюме

Если работодатель не указал иное, важно отправить или загрузить свое резюме в формате PDF или документа Word. Таким образом, получатель получит копию вашего резюме и сопроводительного письма в исходном формате.

Во многих случаях работодатель сообщает вам, как он хочет получить ваше резюме, поэтому обязательно следуйте инструкциям и предоставьте то, что требуется.

Если вы не будете следовать инструкциям, изложенным в объявлении о вакансии, вы не сможете претендовать на эту вакансию.

Прежде чем сохранить резюме, вы можете создать новую папку с файлами, чтобы все материалы вашего заявления о приеме на работу были в одном месте. Это поможет вам отслеживать различные версии вашего резюме, сопроводительного письма и время, когда вы использовали их для отклика на вакансию.

Чтобы сохранить резюме в виде документа Word, нажмите «Файл», «Сохранить как» и введите имя файла, которое вы даете своему резюме, например, JohnDoeResume.doc или JohnDoeResume.docx. Выберите папку, которую вы выбрали для сохранения.

Чтобы сохранить резюме Google Doc в виде документа Word или PDF, нажмите «Файл», «Загрузить», «Microsoft Word» (.docx) или «Файл», «Загрузить», «Документ PDF» (.pdf). Выберите папку для сохранения документа.

Чтобы сохранить документы Word в формате PDF, в зависимости от вашей программы обработки текстов вы можете выбрать Файл, Печать Microsoft Print в PDF или Печать в Adobe PDF. Если нет, есть бесплатные программы, которые вы можете использовать для преобразования файла в PDF. Выберите папку для сохранения PDF-версии вашего резюме.

Если вы подаете заявку по электронной почте, следуйте этим инструкциям, чтобы прикрепить документы к сообщению электронной почты.

Запомните или запишите место, где вы сохранили документ, чтобы его было легко найти и прикрепить к сообщению электронной почты или загрузить. Рекомендуется создать новую папку для всей корреспонденции, связанной с поиском работы. Другой вариант – отправить копию себе по электронной почте, чтобы последняя версия всегда была в вашем почтовом ящике.

Советы по выбору имени для резюме

Дон Форнес, бывший генеральный директор Software Advice, делится своими советами о том, как назвать свое резюме, как сохранить свое резюме и другими советами по составлению резюме.

Не называйте свое резюме "Резюме". Около трети соискателей называют документы для резюме «resume.doc». «Резюме» может иметь смысл на вашем компьютере, где вы знаете, что это ваше резюме. Однако на моем компьютере это одно из многих резюме с таким же названием. Используя такое общее имя файла, заявитель упускает прекрасную возможность заявить о себе (например, «Джон Доу — Квотокрашер»). Если вы достаточно квалифицированы, чтобы продавать или рекламировать для нас, вы не упустите возможность хотя бы использовать свое имя в названии файла.

Не обязательно использовать все строчные буквы. Я не знаю, откуда взялась эта тенденция. Это какой-то обмен текстовыми сообщениями? На клавиатуре так просто правильно использовать заглавные буквы, и это уместно.

Проверьте свое резюме. Невероятное количество орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок, которые я вижу в резюме. Опять же, это яркая подсказка, говорящая менеджеру по найму, что вы не проверяете свою работу и не обращаете внимания на детали. Вот контрольный список для проверки вашего резюме.

Сохраните резюме в формате PDF. Не все используют ту же операционную систему и текстовый процессор, что и вы. Я использую Mac. У меня нет Word, и он мне не нужен. Мой ATS не может обрабатывать файлы .docx. Многие резюме, которые я вижу, приходят ужасно искаженными. PDF или переносимый формат документа — это простое решение, если компания не указывает формат. Вот как выбрать формат файла для вашего резюме.

Читайте также: